LISTENFILTER FÜR DIE MITARBEITER-STAMMDATEN

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1 LISTENFILTER FÜR DIE MITARBEITER-STAMMDATEN PRODUKT(E): KATEGORIE: Vivendi PEP Stammdaten VERSION: 2.95 ERSTELLT AM: Frage: Wie filtert man in Vivendi PEP die Mitarbeiterdaten nach bestimmten Kriterien, so dass nur die Mitarbeiter- Datensätze angezeigt werden, auf die diese Kriterien zutreffen? Zum Beispiel werden alle Mitarbeiter, die seit mehr als 3 Monaten eingestellt sind und den Vertrag "AV VZ/TZ" haben, gesucht. Wie können diese gezielt anzeigen werden? Antwort: Über die Listenfilter-Funktion ist es möglich bestimmte Mitarbeiter-Datensätze auszuwählen. Dazu hinterlegen Sie in einem ersten Schritt einen Listenfilter mit den gewünschten Kriterien. Im zweiten Schritt brauchen Sie diesen Filter nur noch im gewünschten Bereich auszuwählen und es werden Ihnen nur die relevanten Datensätze angeboten. Wie Sie Listenfilter in Vivendi PEP einrichten und verwenden, erfahren Sie auf den nächsten Seiten. x-tention Informationstechnologie GmbH, Römerstraße 80A, 4600 Wels Seite 1

2 INHALT 1. Listenfilter Notwendige Rechte Arbeiten mit dem Listenfilter Neuen Listenfilter erstellen Listenfilter anwenden Listenfilter deaktivieren Listenfilter bearbeiten Listenfilter löschen Listenfilter Einstellmöglichkeiten Filter-Zeiträume Karteikarte 'Allgemeines' Einstellung, Austritt, Einordnung, Statistikgruppe Karteikarte 'Berufsdaten' Berufsgruppen, Qualifikationen, Funktionen Karteikarte 'Regelungen' Karteikarte 'Vertrag' Karteikarte 'Merkmale' Karteikarte 'Tags' x-tention Informationstechnologie GmbH, Römerstraße 80A, 4600 Wels Seite 2

3 1. Listenfilter Sofern Sie die entsprechenden Rechte dafür besitzen, können Sie beliebige Listenfilter definieren. Diese Listenfilter sind dann für alle Benutzer verwendbar, aber nur der Benutzer mit den Schreibrechten für diese Funktion darf sie ändern. Listenfilter können bereichsweise eingeschränkt werden. Das bedeutet, dass bei Wahl eines Bereiches der Filter nur dann sichtbar ist, wenn Sie sich in diesem Bereich oder seinen Unterbereichen befinden. In allen anderen Bereichen ist dieser Filter ausgeblendet. Die Einstellung, dass die Mitarbeiterliste mit einem Filter belegt ist, bleibt so lange erhalten, bis der Filter manuell entfernt, gewechselt oder Vivendi PEP geschlossen wurde. Beachten Sie bitte, dass die Listenfilter-Funktion stets nur dann sichtbar ist, wenn die Karteikarte 'Mitarbeiter' geöffnet ist! 1.1 Notwendige Rechte Die in diesem Kapitel beschriebenen Schritte müssen durch einen Vivendi PEP- Administrator durchgeführt werden. Die Rechte können Sie über Datei Zugriffsrechte Benutzerverwaltung auf der Karteikarte 'Gruppen' bearbeiten. Wählen Sie eine Gruppe, der Sie eine Berechtigung für die Listenfilter geben möchten, und vergeben Sie die Rechte unter der Rubrik Allgemein Listenfilter. Damit Sie selbst einen Listenfilter erstellen dürfen, benötigen Sie die folgenden Rechte. Mit dem Startrecht können Sie sich Listenfilter-Einstellungen anzeigen lassen, sie aber nicht bearbeiten. Schreibrechte benötigen Sie, um Listenfilter erstellen und bearbeiten zu können. Zum Löschen einer Listenfilter- Vorgabe benötigen Sie Löschrechte. Zum Ausführen eines bereits definierten Listenfilters benötigen Sie keine Rechte! x-tention Informationstechnologie GmbH, Römerstraße 80A, 4600 Wels Seite 3

4 Unabhängig von den Berechtigungen für den Listenfilter werden Ihnen nur Mitarbeiter- Stammdaten angezeigt, für die Sie eine Berechtigung haben (siehe Vorgänge 'Mitarbeiter- Datenbereiche' und 'Stammdaten'). Beispiel: Eine Filterung nach dem Einstellungsdatum zeigt nur dann Wirkung, wenn Sie über das Startrecht für den Mitarbeiter-Datenbereich 'Arbeitsdaten' und das Leserecht für die Stammdaten 'Mitarbeiter' verfügen. 1.2 Arbeiten mit dem Listenfilter Öffnen Sie mit Klick auf Stammdaten Mitarbeiter die Mitarbeiterliste. Erst wenn die Karteikarte 'Mitarbeiter' geöffnet ist, wird Ihnen das Listen Filter-Symbol in der Menüleiste 'Ansicht' angezeigt. Sie können beliebig viele Listenfilter anlegen, die anschließend im Drop-Down-Menü der Symbolschaltfläche Listen Filter erscheinen Neuen Listenfilter erstellen Um überhaupt einen Listenfilter auswählen zu können, muss zuvor einer definiert werden. Wie Sie ganz neue Listenfilter erstellen, beschreibt das Kapitel Listenfilter komplett neu anlegen. Wenn bereits Listenfilter existieren, können Sie diese als Vorlage für weitere Listenfilter nutzen, die ähnlich aufgebaut sind. Wie Sie Listenfilter zuerst kopieren und dann abwandeln, erfahren Sie im Kap. Listenfilter kopieren und anpassen Listenfilter komplett neu anlegen 1 Klicken Sie auf Ansicht Listen Filter oder alternativ auf den Untermenüpunkt Listenfilter definieren. Sie gelangen in den Definitions-Dialog zum Listenfilter. Hier können Sie die von Ihnen gewünschten Kriterien einstellen und zur späteren Wiederverwendung speichern. x-tention Informationstechnologie GmbH, Römerstraße 80A, 4600 Wels Seite 4

5 2 Tragen Sie unter Bezeichnung den Namen für Ihren Listenfilter ein. 3 Hinterlegen Sie unter Kürzel ein eindeutiges Kürzel für diesen Listenfilter. Das Kürzel wird Ihnen bei gefilterten Listen und in der Menüauswahl des Listenfilters angezeigt. Einstellmöglichkeiten und Kombinationsmöglichkeiten finden Sie im Kapitel Listenfilter Einstellmöglichkeiten. 4 Zum Speichern beenden Sie den Dialog mit OK. Wenn Sie neben das Listenfilter-Symbol auf den kleinen schwarzen Pfeil klicken, dann wird Ihnen in der Auswahlliste der soeben angelegte Listenfilter aufgeführt Listenfilter kopieren und anpassen Wenn bereits ein Listenfilter aktiv ist, dann können Sie, statt einen gänzlich neuen Listenfilter anzulegen, den gewünschten kopieren und im Anschluss abändern. 1 Klicken Sie auf den kleinen Pfeil neben dem Listenfiltersymbol. 2 Wählen Sie den Listenfilter, den Sie als Vorlage für Ihren neu zu erstellenden nutzen möchten. 3 Klicken Sie dann erneut auf den schwarzen Pfeil neben dem Listenfiltersymbol, so dass sich die Liste öffnet. 4 Wählen Sie nun den letzten Punkt Listenfilter definieren. Daraufhin öffnet sich die Konfiguration des gewählten Listenfilters. x-tention Informationstechnologie GmbH, Römerstraße 80A, 4600 Wels Seite 5

6 5 Klicken Sie dann auf, so dass die Kopierabfrage aufgerufen wird. 6 Bestätigen Sie die Meldung mit Kopieren. 7 Ändern Sie dann in der Kopie die gewünschten Einstellungen ab und vergeben Sie einen aussagekräftigen Namen für den neuen Listenfilter Listenfilter anwenden Um einen Listenfilter zu aktivieren, genügt es, diesen über den kleinen schwarzen Pfeil neben dem Listen Filter-Symbol auszuwählen. Der ausgewählte Filter erhält dann einen orange hinterlegten Haken. Der Filter wird sofort auf die Mitarbeiterliste angewendet. Das Filtersymbol verändert sich bei aktiviertem Listenfilter: Nun befindet sich ein blaues Häkchen neben dem Trichter- Symbol. Außerdem sehen Sie das Kürzel des aktiven Filters im Karteireiter der Mitarbeiterliste Listenfilter deaktivieren Um wieder alle Mitarbeiter eines Bereichs angezeigt zu bekommen, deaktivieren Sie den Listenfilter: Klicken Sie dazu über den kleinen schwarzen Pfeil des Listen Filter-Symbols klicken Sie erneut auf den Filter mit dem Häkchen. Das Häkchen verschwindet und der Listenfilter ist nicht mehr aktiv. x-tention Informationstechnologie GmbH, Römerstraße 80A, 4600 Wels Seite 6

7 1.2.4 Listenfilter bearbeiten 1 Sie können den aktuell ausgewählten Listenfilter durch Auswahl des Menüpunktes Ansicht Listenfilter Listenfilter definieren bearbeiten vorausgesetzt Sie besitzen die nötige Berechtigung. (Falls kein Listenfilter ausgewählt ist, gelangen Sie wieder in den Dialog um einen neuen Listenfilter zu erstellen.) 2 Wählen Sie den gewünschten Listenfilter an und tragen Sie auf der gewünschten Karteikarte die Änderungen ein. 3 Mit Übernehmen oder OK können Sie die Änderungen speichern. Innerhalb des Dialogs können Sie über das Auswahlfeld Aktueller Listenfilter zu einem anderen Filter wechseln und diesen bearbeiten. Wenn Sie einen Bereich angeben, so ist der Filter nur dann sichtbar, wenn Sie sich in diesem Bereich oder seinen Unterbereichen befinden. In allen anderen Bereichen ist dieser Filter nicht sichtbar Listenfilter löschen Nicht mehr benötigte Listenfilter können Sie ebenfalls in der Listenfilter-Definition löschen. 1 Wählen Sie den zu löschenden Filter über das Drop-Down-Menü und klicken Sie auf die Schaltfläche. 2 Sobald Sie die Frage, ob Sie den Listenfilter tatsächlich entfernen möchten, mit Löschen bestätigt haben, ist der Listenfilter gelöscht. x-tention Informationstechnologie GmbH, Römerstraße 80A, 4600 Wels Seite 7

8 2. Listenfilter Einstellmöglichkeiten Sie können folgende Kriterien erstellen: Karteikarte Allgemeines Karteikarte Berufsdaten Karteikarte Regelungen Einstellungsdatum Austrittsdatum Einordnung im aktuellen Bereich Statistikgruppen Berufsgruppen Qualifikationen Funktionen Regelungen Zeitraum in dem die Regelung aktiv ist/war Karteikarte Vertrag Karteikarte Merkmale Karteikarte Tags Arbeitsverträge Merkmale Tags Zeitraum in dem die Regelung aktiv ist/war Wenn Sie mehrere Kriterien wählen, so sind diese untereinander UND-verknüpft. Beispiel: Es soll nach Mitarbeitern mit der Berufsgruppe X UND der Qualifikation Y gefiltert werden. Nur Mitarbeiter, die sowohl der Berufsgruppe X als auch der Qualifikation Y angehören, werden angezeigt. Wenn Sie kein Ergebnis erhalten sollten, dann prüfen Sie bitte, ob Sie evtl. zu viele Kriterien gewählt haben. x-tention Informationstechnologie GmbH, Römerstraße 80A, 4600 Wels Seite 8

9 Sie können sich die Kriterien aus den verschiedenen Karteireitern der Listenfilter- Definition zusammenstellen. Diese sind untereinander ebenfalls UND-verknüpft. 2.1 Filter-Zeiträume Die Filterung nach Einstellung, Austritt oder Einordnung auf der Karteikarte Allgemeines erfolgt anhand eines definierten Zeitraums. Auch die Regelungen und Verträge können anhand eines Zeitraums gefiltert werden. Den Zeitraum können Sie so hinterlegen: Automatisch Wenn Sie diese Einstellung wählen, dann orientiert sich die Auswertung immer am aktuellen Datum. Für Beginn und/oder Ende des Zeitraums erfolgt die Auswertung x Tage/Monate/Jahre vor oder nach dem heutigen Datum. Fester Zeitraum Mit dieser Einstellung legen Sie das hinterlegte Datum fest. Der Filter ist unabhängig vom aktuellen Datum. 2.2 Karteikarte 'Allgemeines' Einstellung, Austritt, Einordnung, Statistikgruppe x-tention Informationstechnologie GmbH, Römerstraße 80A, 4600 Wels Seite 9

10 Bei dieser Suche nehmen Sie das Einstellungsdatum des Mitarbeiters als Kriterium. Hier können Sie das Austrittsdatum als Kriterium wählen. Mit dieser Einstellung können Sie nach Mitarbeitern filtern, die während eines bestimmten Zeitraums im aktuellen Bereich eingeordnet sind. Bei gesetzter Option Einordnung darf Filterzeitraum nicht überschreiten sehen Sie nur Mitarbeiter, deren Einordnung im aktuellen Bereich vollständig innerhalb des Filterzeitraums liegt. Damit haben Sie die Möglichkeit, sich beispielsweise nur ausgeschiedene oder zukünftige Mitarbeiter anzeigen zu lassen. Beispiel: Aktuelle und zukünftige Mitarbeiter Das Häkchen bei Einordnung darf Filterzeitraum nicht überschreiten darf für diese Abfrage nicht gesetzt sein. Beispiel: Nur ausgeschiedene Mitarbeiter Beispiel: Nur zukünftige Mitarbeiter Standardmäßig sind alle Statistikgruppen angewählt. Um nach einer oder mehreren Statistikgruppen zu suchen, entfernen Sie das Häkchen bei Alle und haken die gewünschten Statistikgruppen an. Wenn Sie mehr als eine Statistikgruppe anhaken, dann sind diese miteinander ODERverknüpft. Beispiel: Wenn die Haken so gesetzt sind, wie im nebenstehenden Bild, dann werden Ihnen alle Mitarbeiter angezeigt, die entweder der Statistikgruppe Examinierte MA oder der Statistikgruppe Flexi-Vertrag oder beiden Statistikgruppen angehören. Um eine negierte Abfrage zu starten, setzen Sie bitte den Haken bei Nicht und haken anschließend die Statistikgruppen an, die Sie bei dieser Suche ausschließen möchten. Es werden Ihnen dann die Mitarbeiter angezeigt, die diese Statistikgruppe nicht zugeordnet haben. x-tention Informationstechnologie GmbH, Römerstraße 80A, 4600 Wels Seite 10

11 2.3 Karteikarte 'Berufsdaten' Berufsgruppen, Qualifikationen, Funktionen Auf der Karteikarte 'Berufsdaten' sind in den Filter-Einstellungen standardmäßig Alle Berufsgruppen, Qualifikationen und Funktionen selektiert. Durch Entfernen des Alle- Hakens können Sie einzelne Berufsgruppen, Qualifikationen und/oder Funktionen auswählen. Innerhalb einer Berufsgruppe, Qualifikation oder Funktion wird ODERverknüpft, übergreifend (Berufsgruppe zu Qualifikation) UND-verknüpft. Beispiel: Sie können sich alle Mitarbeiter, die der Berufsgruppe Altenpflegehelfer/in oder der Berufsgruppe Heilerziehungshelfer/in oder beiden angehören und die; die Qualifikation Pflegehilfskraft besitzen; anzeigen lassen. Um eine negierte Abfrage zu starten, setzen Sie bitte den Haken bei Nicht und haken anschließend die gewünschten Berufsgruppen, Qualifikationen oder Funktionen an, die Sie bei dieser Suche ausschließen möchten. Es werden Ihnen dann die Mitarbeiter angezeigt, die diese Elemente nicht zugeordnet haben. Sowohl die Statistikgruppen, als auch die Berufsgruppen / Qualifikationen / Funktionen entsprechen den von Ihnen unter Stammdaten Beziehungen angelegten Elementen. Gemäß der Zuordnung in den Mitarbeiterstammdaten werden die Mitarbeiter-Datensätze durch die hier vorgenommene Einstellung gefiltert. 2.4 Karteikarte 'Regelungen' Sie können auf der Karteikarte 'Regelungen' verschiedene Regelungen auswählen, die einem Mitarbeiter zugeordnet sein müssen. Diese Filterung können Sie auch auf einen bestimmten Zeitraum begrenzen. Bei Auswahl mehrerer Regelungen sind diese UND-verknüpft, d. h. es werden nur Mitarbeiter angezeigt, denen alle gewählten Regelungen zugeordnet sind. x-tention Informationstechnologie GmbH, Römerstraße 80A, 4600 Wels Seite 11

12 Mit dem Häkchen nach fehlenden Regelungen filtern können Sie überprüfen, welche Mitarbeiter diese Regelung nicht besitzen. Beispiel: Sie können sehr schnell überprüfen, welchen Mitarbeitern keine Regelarbeitszeit zugeordnet ist. 2.5 Karteikarte 'Vertrag' Auf der Karteikarte 'Verträge' können Sie Filtereinstellungen bzgl. der Verträge der Mitarbeiter definieren. Standardmäßig werden Alle Verträge für die Abfrage eingerechnet. Durch Entfernen des Alle-Hakens können Sie einzelne Verträge selektieren. Zudem lässt sich die Filtereinstellung auch noch auf einen Zeitraum eingrenzen. x-tention Informationstechnologie GmbH, Römerstraße 80A, 4600 Wels Seite 12

13 Beispiel: Sie möchten alle Auszubildenden angezeigt bekommen, die nach dreijähriger Lehrzeit ihre Ausbildung im Sommer 2014 abschließen werden. Demnach filtern Sie nach dem Ausbildungsvertrag und der Zuordnung dieses Vertrages drei Jahre vor Abschluss der Ausbildungszeit (hier: ). Über den Haken bei Nicht und anschließender Wahl des Vertrages / der Verträge, starten Sie eine negierte Abfrage: Mitarbeiter, die diese Verträge nicht zugeordnet haben, werden Ihnen angezeigt. 2.6 Karteikarte 'Merkmale' Mit Hilfe der Karteikarte 'Merkmale' können Sie die Mitarbeiter mit bestimmten zugeordneten Merkmalen filtern. Wenn Sie Mitarbeiterdatensätze mit fehlenden Merkmalen in Erfahrung bringen möchten, dann haken Sie bitte zuerst die Ausschluss-Funktion (Nicht) an und wählen dann die zu prüfenden Merkmale aus. Bei Anwendung des Filters werden nur die Mitarbeiter angezeigt, die diese Merkmale nicht besitzen. x-tention Informationstechnologie GmbH, Römerstraße 80A, 4600 Wels Seite 13

14 2.7 Karteikarte 'Tags' Auf der Karteikarte 'Tags' geben Sie die Filterkriterien in Bezug auf die gesetzten Tags beim Mitarbeiter an. Haken Sie die Tags an, nach denen Sie die Mitarbeiterliste filtern möchten. Wenn Sie mehr als ein Tag anhaken, dann sind diese miteinander ODER-verknüpft. Um eine negierte Abfrage zu starten, setzen Sie einen Haken bei Nicht und selektieren anschließend die Tags: Mitarbeiter, die keines dieser Tags zugeordnet haben, werden Ihnen angezeigt. Nutzen Sie die vielfältigen Filtermöglichkeiten des Listenfilters und lassen Sie sich mit nur einem Klick die Mitarbeiterdaten mit den gewünschten Kriterien ausgeben. Probieren Sie es aus! x-tention Informationstechnologie GmbH, Römerstraße 80A, 4600 Wels Seite 14