Schwärzung von Inhalten in Dokumenten

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1 KoGIs Die Senatorin für Finanzen Schwärzung von Inhalten in Dokumenten Kurzbeschreibung zur Schwärzung von Dokumenten mit Acrobat Version vom Dezember 2016

2 Impressum Herausgeberin Senatorin für Finanzen Zentrales IT-Management und E-Government, Referat 02 Rudolf Hilferding Platz Bremen Kontaktadresse Senatorin für Finanzen 02 - Zentrales IT-Management und E-Government Rudolf Hilferding Platz Bremen office-ref02@finanzen.bremen.de URL: Autorin: KoGIs, Referat 02, Senatorin für Finanzen Creative Commons Namensnennung 4.0 Diese Lizenz ermöglicht nicht die Nutzung folgender ggf. enthaltener Inhalte Hoheits- und Wahrzeichen der Freien Hansestadt Bremen Titelbild Bildschirmfotos aus dem Internet Personenbezogene Daten Unrechtmäßig veröffentlichtes Material

3 Inhalt 3 Inhalt 1. Notwendigkeit für Schwärzungen 4 2. Ungeeignete Methoden für Schwärzungen Ungeeignet - Schrift und Hintergrund auf die gleiche Farbe setzen Ungeeignet - Textpassagen mit Grafiken markieren Ungeeignet - Textpassagen in XXXX abändern 5 3. Schwärzungen richtig durchführen 6 4. Schwärzung mit Acrobat Dokument für die Schwärzung vorbereiten Schwärzung im Dokument durchführen Geschwärztes Dokument als Duplikat abspeichern Aktualisierungen 14

4 Notwendigkeit für Schwärzungen 1. Notwendigkeit für Schwärzungen Durch das Schwärzen von digitalen Dokumenten können nachträglich Buchstaben, Wörter, Sätze, Textpassagen oder Bilder vollständig und dauerhaft unkenntlich gemacht werden. Mit der richtigen Methode der Schwärzung können damit Informationen (insbesondere personenbezogene Daten) vor dem unberechtigten Zugriff geschützt werden. Die Schwärzung geht über die Unkenntlichmachung im Text hinaus und betrifft ebenfalls Metainformationen und weitere Inhaltstypen wie JavaScript, Kommentare, Aktionen (z.b. Links) und Formularfelder.

5 Ungeeignete Methoden für Schwärzungen 5 2. Ungeeignete Methoden für Schwärzungen Bei der Schwärzung ist es wichtig, dass diese richtig umgesetzt wird, andernfalls ist es in den meisten Fällen sehr leicht möglich, den entsprechenden Text wieder erkennbar zu machen. 2.1 Ungeeignet - Schrift und Hintergrund auf die gleiche Farbe setzen Wenn im digitalen Dokument Schrift und Hintergrund in der gleichen Farbe eingefärbt werden, dann ist der Text nach wie vor erschließbar. Typische Beispiele hierfür sind weiße Schrift auf weißem Grund oder schwarze Schrift auf schwarzem Grund. Das folgende Beispiel zeigt einen Text in schwarz auf schwarzem Hintergrund: Sobald der Balken mit der Maus markiert wird, kommt der darunter liegende Text zum Vorschein: 2.2 Ungeeignet - Textpassagen mit Grafiken markieren Genauso ungeeignet sind das Überschreiben von Textpassagen mit einem dunklen Filzstift (oder anderem Stift) oder andere digitale schwarze Balken über Textpassagen. Oftmals reicht eine Markierung des Textes rund um den schwarzen Balken und das Umkopieren in eine neue Datei durch Kopieren und Einfügen aus, damit der angeblich verborgende Text wieder sichtbar wird. Durch das Kopieren und Einfügen wird auch der unter dem Balken befindliche Text markiert, damit erfasst und in die neue Datei geschrieben. 2.3 Ungeeignet - Textpassagen in XXXX abändern Wenn Textpassagen mittels XXXX abgeändert werden, besteht beispielsweise in Word die Möglichkeit, Änderungen sichtbar und damit nachverfolgbar zu machen. Dies ist in Word über den Menüpunkt Überprüfen Änderungen nachverfolgen möglich.

6 Schwärzungen richtig durchführen 3. Schwärzungen richtig durchführen Ohne zusätzliches Werkzeug ist es immer möglich, dass das Dokument ausgedruckt und die Textpassagen entweder ausgeschnitten oder mit undurchsichtigen Labeln überklebt werden. Im Anschluss muss das Dokument eingescannt, die Texterkennung durchlaufen und die meist manuelle Umwandlung der Barrierefreiheit des Dokuments zur Veröffentlichung im Internet durchgeführt werden. Da in der bremischen Verwaltung die Acrobat Vollversion auf vielen Internetarbeitsplätzen zur Veröffentlichung von barrierefreien Dokumenten im Internet installiert ist und zur Verfügung steht, wird die Schwärzung mit diesem Werkzeug vorgestellt. Auf dem Markt werden aber noch viele weitere kostenfreie und kostenpflichtige Werkzeuge zur Schwärzung angeboten, die vor dem Einsatz in Hinblick auf die Eignung überprüft werden müssen (siehe vorheriges Kapitel). Achtung Ab Sommer 2017 wird laut Senatsbeschluss "Umsetzungskonzept für die Veröffentlichungspflicht nach dem Bremer Informationsfreiheitsgesetz" vom im Dokumentenmanagementsystem VISkompakt ein zusätzliches Werkzeug integriert sein, mit dem es möglich ist, aus VIS heraus Dokumente zu schwärzen. Diese Anleitung dient der Arbeit in der Übergangszeit, bis das Werkzeug innerhalb von VISkompakt zur Verfügung steht.

7 Schwärzung mit Acrobat 7 4. Schwärzung mit Acrobat Als Vorlage für das zu veröffentlichende Dokument sollte immer die Datei bereits in elektronischer und barrierefreier Form 1 vorliegen (Beispiel: der Vermerk in Word- oder PDF-Form). Damit sind die besten Voraussetzungen geschaffen, um im Ergebnis nach der Schwärzung ebenfalls ein barrierefreies Dokument zu erhalten. 4.1 Dokument für die Schwärzung vorbereiten Die fachlich zuständige Person sollte das Dokument für die Schwärzung mit Acrobat (Vollversion) vorbereiten. Dazu wird die barrierefreie Datei zunächst in PDF umgewandelt (mit Acrobat, nicht mit einem Druckertreiber). Diese mit Acrobat umgewandelte Datei wird in Acrobat geöffnet. Im Reiter Anzeige wird dort Werkzeuge > Schutz gewählt. 1 Kurse zur Erstellung barrierefreier PDF-Dokumente werden im AFZ angeboten. Schulungsmaterialien befinden sich unter (Kapitel 15).

8 Schwärzung mit Acrobat Es öffnet sich das Werkzeugfenster Schutz, mit dem die Schwärzung durchgeführt werden kann: Auf der Werkzeug-Liste am rechten Rand wird die Option Zum Schwärzen markieren gewählt und damit die zu schwärzenden Textpassagen markiert.

9 Schwärzung mit Acrobat 9 Mit dieser Option werden alle notwendigen Textpassagen in dem gesamten Dokument markiert. Im vorliegenden Beispiel wurde der Eintrag Schicktanz,02-2 markiert. Die ausgewählten Textpassagen werden durch eine rote Umrandung markiert. Auf diese Art können Sie auch Grafiken innerhalb der Datei markieren. Der Mauszeiger erkennt automatisch, wenn Sie sich über einem Bild befinden, so dass Sie die Grafik mit der Maus umziehen können (alternativ können Sie die Grafik auch mit einem Doppelklick auswählen). Hinweis Sollte im Vorfeld oder in einem anderen Zusammenhang die Standardeinstellung für Markierungen in Acrobat angepasst worden sein, kann die Darstellung der Schwärzungsmarkierung entsprechend abweichen. Das Dokument kann nun abgespeichert und mit weiteren fachlich verantwortlichen Personen abgestimmt werden. Falls es sich beispielsweise um Verträge handelt, die veröffentlicht werden, können Vertragspartner/innen auf diesem Wege über die geplante Schwärzung informiert werden. Änderungen können eingebunden bzw. nachgetragen werden.

10 Schwärzung mit Acrobat 4.2 Schwärzung im Dokument durchführen Anschließend wird in Acrobat der bereits zum Schwärzen markierte Text nun unwiderruflich durch Auswahl der Funktion Schwärzung anwenden geschwärzt. Durch Bestätigen der Sicherheitsabfrage auf OK wird der Schwärzungsprozess eingeleitet: Zunächst führt Acrobat eine Suche aller Informationen durch, die für die Schwärzung erforderlich sind. Das Ergebnis wird links in einer Statusmeldung aufgeführt. In der Regel sind die zu schwärzenden Inhalte auch in den Metainformationen oder in Kommentaren und Anlagen enthalten:

11 Schwärzung mit Acrobat 11 Achtung An dieser Stelle wurden die Textpassagen noch nicht geschwärzt! Durch Klick auf Entfernen wird die Schwärzung durchgeführt. Mit Klick auf OK bei der abschließenden Sicherheitsabfrage wird die Schwärzung vollständig vollzogen:

12 Schwärzung mit Acrobat Im Ergebnis wird links unten im Statusbereich angezeigt, dass die Schwärzung erfolgreich durchgeführt wurde: 4.3 Geschwärztes Dokument als Duplikat abspeichern Da die Änderungen (und damit die Schwärzung) erst wirksam werden, nachdem das Dokument abgespeichert wurde, sollte die Speicherung unmittelbar erfolgen. Acrobat schlägt eine neue Datei mit dem ursprünglichen Namen vor, ergänzt um den Suffix _geschwärzt: Nachdem das Dokument gespeichert wurde, ist die Schwärzung nicht mehr rückgängig zu machen.

13 Schwärzung mit Acrobat 13

14 Aktualisierungen 5. Aktualisierungen Datum Thema Art Seite Januar 2017 Alle Bilder Alternativtext alle hinzugefügt/korrigiert Dezember 2016 Neu erstellt alle