Evaluation und Controlling eines neuen Hilfeplanverfahrens

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1 Evaluation und Controlling eines neuen Hilfeplanverfahrens Milena Roters und Daniel Brinkmann - Landschaftsverband Westfalen-Lippe (LWL) Landschaftsverband Westfalen-Lippe (LWL)

2 Agenda 1. Vorstellung des Projektes Teilhabe Datenbeschaffung und -aufbereitung 3. Evaluation des Projektes 4. Controlling 2

3 1. Vorstellung des Projektes Teilhabe Landschaftsverband Westfalen-Lippe (LWL)

4 Vorstellung des Projektes Teilhabe2015 Politischer Auftrag der LWL-Behindertenhilfe Westfalen im Projekt Teilhabe2012 und Nachfolgeprojekt Teilhabe2015 Weiterentwicklung des bisherigen Hilfeplanverfahrens Berücksichtigung von Steuerungseffekte bei Sozialplanung, Demographie und Kostenentwicklung Evaluationszeitraum

5 Vorstellung des Projektes Teilhabe2015 Anforderung an Bedarfserhebung durch den Kostenträger Mitwirkung und Selbstbestimmung der Menschen mit Behinderung (Partizipation) Stärkung der Teilhabefähigkeit der Menschen mit Behinderung Erproben einer zeitgemäßen Teilhabeplanung und fortschreibung (CF-Orientierung, Ziel- und Wirkungsorientierung) 5

6 Vorstellung des Projektes Teilhabe2015 Zeitrahmen 01/14-05/15 Empirische Phase ab Teilhabeplanung bei Neuantrag: Beratungsgespräch + Teilhabeplangespräch durch Hilfeplaner/-innen ab Teilhabefortschreibung bei Verlängerungsantrag Teilhabefortschreibung durch Anbieter (inkl. Prüfung der Zielerreichung + aktuelle Zielplanung) Bearbeitung der Teilhabefortschreibung durch Hilfeplaner/-innen (Entscheidung z.t. im Gespräch, z.t. am Schreibtisch) 2015 Datenauswertung und Berichterstattung 2016 Abschlussbericht Bis dato Verfahren TH2015 wird in Teilhaberegionen weitergeführt sukzessives Ausrollen des Verfahrens in Planung 6

7 Vorstellung des Projektes Teilhabe2015 Teilhabeplanung bei Neuantrag immer im Gespräch durch Hilfeplaner/-innen Beratungsgespräch + Teilhabeplangespräch n der Teilhabeplanung werden Bedarfe, Ziele und Leistungen gemeinsam besprochen und festgelegt. Die Festsetzung der Leistung erfolgt durch den LWL. Wenn möglich und notwendig erfolgt der Verweis an andere Hilfen im Versorgungsgefüge der Region. 7

8 Vorstellung des Projektes Teilhabe2015 Teilhabeplanung bei Neuantrag Leistungsanbieter erstellen im Vorfeld keine Unterlagen! Leistungsanbieter erstellen im Vorfeld keine Bedarfs- und Zielplanung! Vom Leistungsanbieter erfolgt keine Einschätzung zur Stundenhöhe, zum Leistungstyp u./o. der HBG! 8

9 Vorstellung des Projektes Teilhabe2015 Teilhabeplanung bei Neuantrag - Beteiligte am Verfahren Leistungsträger / LWL Teilhabeplangespräch Neuantrag Beratung + Bedarfserhebungsgespräch bei Bedarf: Hausbesuch u./o. Hilfeplankonferenz HP DB Dokumentatio n in der Hilfeplanerdatenbank Antragsteller/-in ggf.: rechtliche/-r Betreuer/-in ggf.: vertraute Person auch Leistungsanbieter als vertraute Person möglich Leistungsanbieter (ambulante + stationäre Leistungen) 9

10 Vorstellung des Projektes Teilhabe2015 Teilhabeplanung bei Neuantrag Bedarfserhebung nstrument TH2015 Persönliche Ziele des/der Antragstellers/-in Globalziele langfristige Ziele Nahziele (SMART) mittel- u. kurzfristige Ziele Lebenssituation / aktuelle Situation Leistung + Leistungsfähigkeit Kontextfaktoren: Umweltfaktoren + personbezogene Faktoren Förderfaktoren + Barrieren Ausprägung des Problems andere Hilfen Teilhabeplanung LWL Bedarfserhebung, Zielvereinbarung, Festsetzung der Leistung mit individueller Befristung ABW: Festsetzung in Fachleistungsstunden auf Grundlage der zeitliche Einschätzung in Minuten pro Lebensbereich stationär: Einstufung LT und HBG durch Hilfeplaner/in, 10

11 Vorstellung des Projektes Teilhabe2015 Teilhabefortschreibung in laufenden Fällen Erstellen von Unterlagen zur Teilhabefortschreibung durch Anbieter Prüfung der Zielerreichung, Verlauf, aktueller Bedarf, aktuelle Zielvereinbarung, Leistung (Höhe der FLS, Leitungstyp/LT und ggf. Hilfebedarfsgruppe/HBG) Hilfeplaner/-innen: Entscheidung am Schreibtisch oder Hilfeplaner/-innen: Entscheidung im Gespräch 11

12 Vorstellung des Projektes Teilhabe2015 Teilhabefortschreibung - Beteiligte am Verfahren Leistungsträger / LWL Teilhabefortschreibung HP entscheidet anhand von Filterkriterien über die Bearbeitungsweise Teilhabefortschreibung im Gespräch (bei Bedarf: Hausbesuch u./o. Hilfeplankonferenz) Teilhabefortschreibung am Schreibtisch ohne Gespräch (bei Bedarf: Anforderung von Unterlagen u.ä.) HP DB Dokumentation in der Hilfeplanerdatenbank Antragsteller/-in ggf.: rechtliche/-r Betreuer/-in ggf.: vertraute Person Leistungsanbieter (ambulante + stationäre Leistungen) 12

13 Vorstellung des Projektes Teilhabe2015 Teilhabeplanung und fortschreibung zirkulärer Prozess Teilhabefortschreibung THF durch Anbieter: Prüfung der Zielerreichung, Verlauf, aktueller Bedarf, aktuelle Ziele, Aussagen zur Leistung Bögen zur Teilhabefortschreibung Prüfung durch LWL Entscheidung am Schreibtisch oder Entscheidung im Gespräch Bedarfserhebung nstrument TH2015 Persönliche Ziele des/der Antragstellers/-in Globalziele langfristige Ziele Nahziele (SMART) mittel- u. kurzfristige Ziele Lebenssituation / aktuelle Situation Leistung + Leistungsfähigkeit Kontextfaktoren: Umweltfaktoren + Personbezogene Faktoren Förderfaktoren + Barrieren Ausprägung des Problems andere Hilfen Leistungserbringung durch Anbieter ggf. Modifikation der Ziele Teilhabeplanung + -fortschreibung LWL Bedarfserhebung, Zielvereinbarung, Festsetzung der Leistung, individuelle Befristung 13

14 Vorstellung des Projektes Teilhabe2015 nstrument TH2015 nstrument TH2015 Bedarfserhebung wird von den Hilfeplaner/-innen verwandt bei der Teilhabeplanung und bei der Teilhabefortschreibung im Gespräch Struktur + Dokumentation + Evaluation 14

15 Vorstellung des Projektes Teilhabe2015 nstrument TH Lebensbereiche Lebensbereich 1 Lebensbereich 2 Lebensbereich 3 Lebensbereich 4 Lebensbereich 5 Lebensbereich 6 Teilhabe: Basisversorgung, Mobilität, wirtschaftliche Angelegenheiten Teilhabe: Arbeit/Beschäftigung, Ausbildung/Beruf Teilhabe: soziale Beziehungen, Freizeitgestaltung Teilhabe: Familie, Partner, Freunde, Bekannte Teilhabe: Umgang mit der eigenen Person Teilhabe: Geistige und psycho-mentale Situation aufgrund der chronischen Erkrankung Weitere Untergliederung in tems (CF) 15

16 Vorstellung des Projektes Teilhabe Landschaftsverband Westfalen-Lippe (LWL)

17 Vorstellung des Projektes Teilhabe2015 CF-Bewertung des Problems 0 = kein Problem (0%) 1 = leicht ausgeprägtes Problem (5-24%) 2 = mäßig ausgeprägtes Problem (25-49%) 3 = erheblich ausgeprägtes Problem (50-94%) d.h. das Problem liegt mehr als 50% der Zeit mit einer ntensität vor, die die tägliche Lebensführung der Person teilweise unterbricht und das in den letzten 30 Tagen häufig auftrat 4 = vollständiges Probleme (95-100%) d.h. das Problem liegt mehr als 95% der Zeit mit einer ntensität vor, die die tägliche Lebensführung der Person vollständig unterbricht und das täglichin den letzten 30 Tagen auftrat 8 = nicht einschätzbar 9 = nicht anwendbar 17

18 Vorstellung des Projektes Teilhabe2015 Graduierung professioneller Hilfen 0 keine Hilfe erforderlich 1 nformation, Orientierung, Anleitung 2 Erschließung von Hilfen im Umfeld/ Kompensation 3 indiv. Planung, Beobachtung, Anleitung und Rückmeldung 4 begleitende übende Unterstützung 5 regelmäßige, individuelle Hilfe 18

19 Vorstellung des Projektes Teilhabe2015 Zielbegriff Stabilisierungsziele Ve eränderungsziele Persönliche Ziele Gl Nahziele Nahziele Nahziele Ziele des Antragstellers, ggf. in seiner Sprache, realistische + unrealistische Ziele und Wünsche grundlegende Ausrichtung der Teilhabeplanung und fortschreibung S pezifisch M essbar A ttraktiv R ealistisch T erminiert 19

20 Vorstellung des Projektes Teilhabe2015 Teilhabefortschreibung - nstrumente für Anbieter + Antragsteller/in Antragsteller/in: Einschätzung zur Zielerreichung Anbieter: Bögen zur Teilhabefortschreibung für Anbieter Landschaftsverband Westfalen-Lippe (LWL)

21 Vorstellung des Projektes Teilhabe2015 Teilhabefortschreibung - nstrument für Antragsteller/in Einschätzung des/der Antragstellers/in Erhebung der persönlichen Sicht 21

22 Vorstellung des Projektes Teilhabe2015 Teilhabefortschreibung - nstrument für Anbieter Grad der Zielerreichung -2 = viel weniger als erwartet -1 = weniger als erwartet 0 = erwartungsgemäß +1 = mehr als erwartet +2 = viel mehr als erwartet Landschaftsverband Westfalen-Lippe (LWL)

23 Vorstellung des Projektes Teilhabe2015 Teilhabefortschreibung - nstrument für Anbieter Landschaftsverband Westfalen-Lippe (LWL)

24 Vorstellung des Projektes Teilhabe2015 Teilhabefortschreibung - nstrument für Anbieter Landschaftsverband Westfalen-Lippe (LWL)

25 Vorstellung des Projektes Teilhabe2015 Steuerungsaspekte Bedarfserhebung und Zielvereinbarung im persönlichen strukturierten Gespräch mit den Antragstellern + strukturiertes nstrument zur Bedarfserhebung, Zielplanung und Wirkungskontrolle Antragsteller/in im Zentrum und leitend Partizipation, Personenzentrierung, Passgenauigkeit der Hilfe Priorisieren insbesondere der Ziele Verbindlichkeit Motivation Empowerment Verantwortung Berücksichtigung der Gesamtheit der Situation + der generellen Ausrichtung der Hilfe Prüfung der Zielerreichung: Bilanz ziehen - Blick öffnen auf Erfolge als Ansatzpunkt für die weitere Planung Landschaftsverband Westfalen-Lippe (LWL)

26 2. Datenbeschaffung und -aufbereitung Landschaftsverband Westfalen-Lippe (LWL)

27 Datenbeschaffung und -aufbereitung Fachliche und finanzielle Fragestellungen für das Projekt Teilhabe 2015 Durchführung von Hausbesuchen und Hilfeplankonferenzen Zusammenarbeit mit den örtlichen Trägern der Sozialhilfe Schnittstellen zur Sozialplanung Bewertung von Steuerungseffekten (Fallzahlsteuerung) 27

28 Datenbeschaffung und -aufbereitung Herausforderungen: Beschaffung der benötigten Daten n den vorhandenen EDV-Systemen wurden nicht alle benötigten Daten zur Evaluation und Steuerung des Hilfeplanverfahrens dokumentiert. Qualität der Daten Wie kann sichergestellt werden, dass die Daten in der erforderlichen Qualität bereitgestellt werden? äußerst ambitionierte Zeitplanung 28

29 Datenbeschaffung und -aufbereitung Lösung im Rahmen des Projektes: Access-Datenbank, in der sämtliche Dokumente (Anschreiben, Gesprächsprotokolle, Bewertungen etc.) als Eingabeformulare abgebildet werden. jederzeit aktuelle nformationen über Abläufe und Ergebnisse umfangreiche Dokumentation von Lebenssituationen, Kontextfaktoren und Hilfebedarfen der Antragsteller bzw. Leistungsempfänger Arbeitshilfe / -unterstützung statt zusätzlicher Dokumentation 29

30 Datenbeschaffung und -aufbereitung Landschaftsverband Westfalen-Lippe (LWL)

31 Datenbeschaffung und aufbereitung Landschaftsverband Westfalen-Lippe (LWL)

32 Datenbeschaffung und -aufbereitung Landschaftsverband Westfalen-Lippe (LWL)

33 Datenbeschaffung und -aufbereitung Landschaftsverband Westfalen-Lippe (LWL)

34 Datenbeschaffung und -aufbereitung Landschaftsverband Westfalen-Lippe (LWL)

35 Datenbeschaffung und -aufbereitung Landschaftsverband Westfalen-Lippe (LWL)

36 Datenbeschaffung und -aufbereitung Landschaftsverband Westfalen-Lippe (LWL)

37 3. Evaluation des Projektes Landschaftsverband Westfalen-Lippe (LWL)

38 Evaluation des Projektes - Beispiele nformationen zur Evaluation finden Sie hier: Landschaftsverband Westfalen-Lippe (LWL)

39 4. Controlling Landschaftsverband Westfalen-Lippe (LWL)

40 Controlling - Steuerungsinstrument Nach dem Projekt ist vor dem Projekt m Juni 2016 wurde ein Projekt zur Einführung eines kennzahlenbasierten Steuerungsinstrumentes begonnen. Ziele des Projektes: Ausrichtung der Abteilung auf gemeinsame Ziele Verbesserung des Zusammenwirkens der unterschiedlichen Bereiche Einbeziehung aller Beteiligten bei der Suche nach Optimierungspotentialen laufende Verbesserung und stetige Weiterentwicklung rechtzeitiges Antizipieren von neuen Entwicklungen und Tendenzen 40

41 Controlling - Steuerungsinstrument Ziele der LWL-Behindertenhilfe Westfalen Wirksamkeit / Teilhabe ermöglichen Wirtschaftlichkeit und Sparsamkeit Rechtmäßigkeit Zufriedenheit der Leistungsbezieher Mitarbeiterzufriedenheit 41

42 Controlling - Steuerungsinstrument Schritt 1 konkrete Ziele vereinbaren Schritt 4 regelmäßige Auswertung und Kontrolle der Kennzahlen Vision und Oberziele Wirksamkeit / Teilhabe ermöglichen Wirtschaftlichkeit und Sparsamkeit Rechtmäßigkeit Zufriedenheit LE und Mitarbeiter Schritt 3 dentifizierung von Erfolgsfaktoren und Vereinbarung konkreter Maßnahmen Schritt 2 Ziele in Kennzahlen und Messgrößen abbilden Vgl. z.b. Robert S. Kaplan, David P. Norton (1997): Balanced Scorecard. Strategien erfolgreich umsetzen Landschaftsverband Westfalen-Lippe (LWL)

43 Controlling - Ausblick Was in den nächsten Monaten ansteht Überführung des kennzahlenbasierten Steuerungsinstrumentes in einen permanenten Steuerungskreislauf (April) Weitergehende Auswertung und Analyse des Datenbestandes Hinweise für die Sozialplanung Analyse typischer Hilfebedarfsverläufe Anregungen für neue Wege (Ausgestaltung der Hilfen etc.) Entdeckung und Überprüfung von Ursache-Wirkungszusammenhängen und Abhängigkeiten durch multivariate Analysemethoden 43

44 Vielen Dank für hre Aufmerksamkeit. Auf Wiedersehen. Landschaftsverband Westfalen-Lippe (LWL) LWL-Behindertenhilfe Westfalen Freiherr-vom-Stein-Platz Münster Tel.: Fax: lwl@lwl.org Besuchen Sie uns im nternet: 44