FIFÄ. FIFA-Forward-Berichterstattung 2016: lokale FIFA-Programmbuchprüfung und statutarische Buchprüfung

Transkript

1 FIFÄ An die Mitgliedsverbände der FIFA und die Konföderationen Zirkular Nr Zürich, 22. Februar 2017 ZBO/coj/dot FIFA-Forward-Berichterstattung 2016: lokale FIFA-Programmbuchprüfung und statutarische Buchprüfung Sehr geehrte Damen und Herren, mit der Lancierung des FIFA-Forward Entwicklungsprogramms im Mai 2016 hat in der globalen Fussballförderung eine neue Ära begonnen, die höhere Investitionen, mehr Transparenz und höhere Führungsstandards garantiert. Das Buchprüfungs und Berichtsverfahren ist ein zentraler Pfeiler dieser neuen wegweisenden Strategie zur weltweiten Förderung des Fussballs. Angesichts dessen und gemäss Art. 14 des Reglements für das FIFA-Entwicklungsprogramm Forward, das vom FIFA-Exekutivkomitee am 9. Mai 2016 verabschiedet wurde, müssen alle Mitgliedsverbände und Konföderationen über die Venxvendung aller Gelder aus dem Forward- Programm jährlich Bericht erstatten. Der FIFA sind deshalb bis 30.Juni 2017 die folgenden Unterlagen zuzustellen: 1. Lokale FIFA-Programmbuchprüfung für 2016 a) Bericht über vereinbarte Prüfungshandlungen des unabhängigen Buchprüfers zum Programmkonto (früher FAP-Konto) des Mitgliedsverbands/der Konföderation b) Vom Buchprüfer unterzeichnete Unabhängigkeitserklärung c) Vom Mitgliedsverband/von der Konföderation unterzeichnete Vollständigkeitserklärung d) Berichtsformulare für alle Programme, für die der Mitgliedsverband/die Konföderation Gelder erhalten hat e) Berichtsformular4 f) Unterzeichnetes Original der Bestätigung der Bank, bei der das FlFA Forward- Programmkonto geführt wird, mit der klaren Angabe der Kontoinformationen, des (der) Begünstigten, der Vollmachten über das Konto und des Datums der Kontoeröffnung g) Kopie der Bankauszüge des FIFA-Programmkontos vom 1. Januar 2016 bis 31. Dezember 2016 Die Vorlagen für die Berichtsformulare liegen bei. Achten Sie darauf, dass der lokale Buchprüfer die neusten Vorlagen, insbesondere diejenige für den Bericht über vereinbarte Prüfungshandiungen, ven/vendet. Mitgliedsverbände/Konföderationen, die gemäss Art.15 des Reglements für das FIFA- Entwicklungsprogramm Fon/vard einer zentralen Prüfung unterzogen werden, müssen keine lokale Programmbuchprüfung vornehmen. Die entsprechenden Mitgliedsverbände/Konföderationen werden ordnungsgemäss benachrichtigt. Föderation Internationale de Football Association FlFAeStrasse 20 PO Box 8044 Zurich Swrtzerland Tel +41 (0) Fax +41 (0) www FIFA com

2 FIFÄ For the Same. For the Worldi 2. Statutarische Buchprüfung für 2016 a) Jahresrechnung 2016 (mindestens Erfolgsrechnung und Bilanz oder Ähnliches) und der entsprechende statutarische Buchprüfungsbericht vom statutarischen Buchprüfer b) Protokoll der letzten Generalversammlung, bei der die Jahresrechnung genehmigt wurde Mitgliedsverbände/Konföderationen, deren Geschäftsjahr nicht am 31. Dezember 2016 endet, müssen eine Jahresrechnung einreichen, die frühestens per 30. Juni 2016 abgeschlossen wurde. Gemäss Art. 18 Abs. 3 des Reglements für das FIFA-Entwicklungsprogramm Forward muss der statutarische Buchprüfer ein externer, unabhängiger Buchprüfer mit den lokal vorgeschriebenen Qualifikationen seine Im Weiteren möchten wir Sie auf einige Punkte hinweisen, die in der Berichterstattung über die Verwendung von Entwicklungsgeldern vielfach festgestellt wurden. Um eine sorgsame und transparente Nutzung von Entwicklungsgeldern zu gewährleisten und Verstösse gegen das Reglement für das FIFA-Entwicklungsprogramm Forward zu vermeiden, haben wir in Anhang I die häufigsten Probleme und die empfohlenen Gegenmassnahmen aufgeführt, Die FIFA-Division Mitgliedsverbände ist gerne zu einem offenen und transparenten Dialog über etwaige Probleme und die gebotenen Gegenmassnahmen bereit. Wir danken Ihnen für Ihr fortwährendes Engagement für die Ziele und die Grundsätze des FIFA- Forward»EntwickIungsprogramms. Mit freundlichen Grüssen FEDERATION INTERNATIONALE DE FOOTBALL ASSOCIATION x. _. 5 x, Zvonimir Boban Stellvertretender Generalsekretär (Fussball) Anlagen der Vorlage für den Bericht über vereinbarte Prüfungshandlungen - Vorlage für die Unabhängigkeitserklärung des Buchprüfers Vorlage für die VolIständigkeitserklärung - Vorlagen für die Berichtsformulare

3 Anhang I In früheren Berichtsperioden beanstandete Punkte Problem Empfehlung Grund Problem Empfehlung Grund Problem Empfehlung Grund Fehlende Belege für getätigte Ausgaben Belegdokumente wie Rechnungen, Quittungen, Verträge, Zahlungsaufforderungen usw. sind zur späteren Prüfung aufzubewahren und bei den entsprechenden Transaktionen abzulegen. Für die Registrierung, Ablage und Archivierung aller Zahlungsbelege ist ein geeignetes System einzurichten. Falls nötig ist zu diesem Zweck eine entsprechende Buchhaltungssoftware zu installieren sowie qualifiziertes und geschultes Personal einzustellen. Ohne vollständige Belege für alle Zahlungen können weder das lokale Management und der Buchprüfer noch die FIFA und ihre Vertreter die tatsächliche Verwendung der FIFA-Forward-Gelder überprüfen. Infolge dessen drohen Verstösse gegen Art. 8 Abs, 1 lit a des Reglements für das FIFA-Entwicklungsprogramm Forward. Transfers vom FIFA-Programmkonto auf andere Bankkonten Alle Zahlungen von FIFA-Entwicklungsgeldern sind direkt auf das und vom separaten Forward-Programmkonto zu tätigen. Wenn der Verband Geld auf ein in der Landeswährung geführtes Konto überweisen muss, darf er dafür ein separates Fon/vard Programmkonto in dieser Währung eröffnen, Dieses darf allein für die Überweisung der in die Landeswährung konvertierten FIFA-Gelder genutzt werden. Sämtliche Zahlungen müssen direkt von diesem Konto erfolgen. Transfers von den separaten Programmkonten auf andere Konten des Verbands verschleiern die Zahlungsströme und erschweren Rückschlüsse auf die Quelle und den Empfänger der Entwicklungsgelder. Beeinträchtigt sind davon auch die Kontrolle der Mittelverwendung und die externe Berichterstattung. Zudem drohen Verstösse gegen Art.8 Absi Iit.d des Reglements für das FIFA- Entwicklungsprogramm Forward. Grosse Zahl an Bargeldbezügen und Barzahlungen Der Umfang und die Häufigkeit von Bargeldbezügen sind möglichst einzuschränken. Falls Bargeldbezüge unvermeidbar sind, müssen der Zweck für den Bezug, die Person, die das Geld bezogen hat, und das Datum des Bezugs dokumentiert und die entsprechenden Belege zusammen mit einer Begründung für die Zahlung aufbewahrt werden. Wie alle Zahlungen sind auch Barzahlungen mit Rechnungen, Quittungen oder ähnlichen Unterlagen zu belegen und die entsprechenden Belege sicher aufzubewahren. Barbezüge und zah ungen sind mit grösseren Risiken behaftet als Banküberweisungen und Schecks. Bei Barzahlungen kommt es häufiger zu Fehlern, und es fehlen Anhaltspunkte zum Transaktionsverlauf. Zudem geht Bargeld leicht verloren oder wird gestohlen. Bei häufigen Barzahlungen drohen zudem negative Prüfungs- und Berichtsergebnisse, da sie im Gegensatz zu anderen Zahlungsformen nicht so einfach zurückverfolgt werden können.

4 (Briefkopf des Mitgliedsverbands, Mitgliedsverband ) An: [Lokaler Buchprüfer] [Adresslinie1] [Adresslinie2] [Adresslinie3] [Adresslinie4] [Adresslinie5] Datum Sehr geehrte Damen und Herren, im Zusammenhang mit dem Ihnen erteilten Auftrag, die Fédération Internationale de Football Association (FIFA) bei den mit der FIFA vereinbarten Prüfungshandlungen einzig bei der Kontrolle von Zahlungen im Rahmen der FIFA-Entwicklungsprogramme zu unterstützen, bestätigen wir: 1. dass wir uns bewusst sind, dass Sie nicht mit einer Buchprüfung oder Überprüfung, die eine Beurteilung der Jahresrechnung bedeuten würde, beauftragt wurden und keine solche durchgeführt haben. Sie haben deshalb keine solche Beurteilung abgegeben. Bei der Vornahme zusätzlicher Handlungen hätten Ihnen weitere Punkte auffallen können, die berichtet worden wären. Wir bestätigen ebenfalls, dass Ihnen während Ihres Auftrags zur Vornahme vereinbarter Prüfungshandlungen nach bestem Wissen und Gewissen folgende Zusicherungen gemacht wurden: 2. Wir sind verpflichtet zu gewährleisten, dass: (a) die von der FIFA gemäss Forward-Programm bewilligten und ausgezahlten Gelder sowie alle anderen Gelder für FIFA-Entwicklungsprogramme ordnungsgemäss eingegangen sind und beim Mitgliedsverband verbucht wurden und (b) diese Mittel gemäss den massgebenden Bestimmungen und dem von der FIFA bewilligten Antrag verwendet wurden. Wir bestätigen insbesondere, dass keine von der FIFA im Rahmen des Forward- Programms erhaltenen Gelder und keine anderen Gelder für FIFA- Entwicklungsprogramme für andere als die von der FIFA bewilligten Zwecke genutzt oder an unberechtigte Personen inner- oder ausserhalb des Mitgliedsverbands gezahlt wurden.

5 Seite 2 3. Wir haben Ihnen alle Finanzunterlagen und -daten im Zusammenhang mit dem Empfang solcher Gelder von der FIFA oder der Nutzung dieser Gelder geliefert. 4. Wir haben Ihnen alle Massnahmen gemeldet, die bei Aktionärsversammlungen, Vorstandssitzungen und Aufsichtsratssitzungen (oder Sitzungen ähnlicher Organe) getroffen wurden und die Erklärung betreffen können. 5. Ihr Bericht wird allein von der FIFA und deren Buchprüfern verwendet und darf für keine anderen Zwecke genutzt oder anderen Parteien abgegeben werden. 6. Wir haben während des an Sie ergangenen Auftrags umfassend auf alle Fragen geantwortet, die an uns gerichtet wurden. 7. Wir haben Ihnen alle bekannten Tatsachen gemeldet, die der Erklärung widersprechen. 8. Der Mitgliedsverband hat alle vertraglichen Vereinbarungen eingehalten, die im Fall eines Verstosses materielle Auswirkungen auf die Erklärung haben. 9. Es gibt keine materiellen Transaktionen, die im Rahmen der Erklärung nicht ordnungsgemäss verzeichnet wurden. 10. Wir bestätigen, dass die im Schlussbericht vom [DATUM] vermerkten Ergebnisse am [DATUM] mit dem lokalen Buchprüfer erörtert und abgesprochen wurden. Mit freundlichen Grüssen [Name des Kunden] [Name] Präsident [Name] Generalsekretär

6 <Briefkopf des Unternehmens> FIFA-Mitgliedsverband von Erklärung betreffend Unabhängigkeit und berufliche Qualifikation Gemäss den Anweisungen, die uns hinsichtlich der vereinbarten Prüfungshandlungen erteilt wurden, haben wir die massgebenden Transaktionen für FIFA-Entwicklungsprogramme des FIFA-Mitgliedsverbands von in den zwölf Monaten bis 31. Dezember 2016 geprüft und bestätigen die Unabhängigkeit unserer Firma während der besagten Periode und danach im Sinne des Ethikkodex für Buchprüfer des Internationalen Buchprüferverbands (IFAC). Wir bestätigen im Weiteren, dass unsere Firma für die Durchführung dieser Prüfung qualifiziert und vom zuständigen Berufsverband der Wirtschaftsprüfer offiziell zugelassen ist.. Ort und Datum Stempel und Unterschrift (Revisor)

7 Berichtsformular FIFA-Entwicklungsprogramme An: Fédération Internationale de Football Association (FIFA) z. Hd. Frau Fatma Samoura Generalsekretärin Postfach CH-8044 Zürich Schweiz Name des Mitgliedsverbands: ( der Mitgliedsverband ) Zeitspanne der Mittelauszahlung: Auf separates Bankkonto (Programmkonto) erhaltener Betrag: Total der erhaltenen Beträge in USD: Gegenwert in Lokalwährung: Verwendeter/ausgegebener Betrag in Lokalwährung: In Übereinstimmung mit Ihrem Sonderprüfungsauftrag und dem FIFA FORWARD- Reglement haben wir das folgende Verfahren durchgeführt. Unser Auftrag wurde gemäss den für vereinbarte Prüfungsaufträge geltenden internationalen Standards für prüfungsnahe Dienstleistungen 4400 durchgeführt.

8 a) Vergleich des Saldos des (der) angegebenen Bankkontos (Bankkonten) des Mitgliedsverbands ( separates Bankkonto ) per 1. Januar 2016 im Abschnitt I des Formulars 4 von 2016 mit dem Saldo per 31. Dezember 2015 (Saldovortrag des separaten Bankkontos) im Abschnitt V des Formulars 4 von b) Vergleich der Mittel, die von der FIFA im Rahmen der verschiedenen Entwicklungsprogramme für das am 31. Dezember 2016 abgeschlossene Jahr zugesprochen wurden, mit dem im Formular 4 angegebenen Gesamtbetrag der erhaltenen Zahlungen (Details in den Formularen 3.1 sowie 3.2 bis 3.9). c) Vergleich des im Formular 4 angegebenen Gesamtbetrags der erhaltenen Zahlungen (Details in den Formularen 3.1 sowie 3.2 bis 3.9) mit den Mitteln, die im am 31. Dezember 2016 abgeschlossenen Jahr auf dem separaten Bankkonto eingingen. d) Vergleich der im Formular 4 angegebenen Banksalden per 1. Januar 2016 und 31. Dezember 2016 mit den Kontoauszügen des separaten Bankkontos. Abstimmung der Kontoauszüge mit den entsprechenden separaten Bankkonten im Hauptbuch. e) Wenn Mitgliedsverbände in Ländern, in denen der US-Dollar nicht Transaktionswährung ist, je ein separates Bankkonto in der lokalen Währung und in USD haben, Überprüfung der Transfers zwischen diesen separaten Bankkonten. f) Vergleich der im Formular 4 als Zinsertrag oder Zinsaufwand und Bankgebühren aufgeführten Beträge mit den Kontoauszügen des separaten Bankkontos. g) Abklärung sämtlicher Beträge, die unter Sonstige Gutschriften/Abzüge oder im Kontrollfeld aufgeführt sind und 5 % des Gesamtaufwands übersteigen, sowie wo nötig Abgleich. h) Vergleich der im Formular 4 angegebenen begünstigten Person (Inhaber) des separaten Bankkontos und Zeichnungsberechtigung mit der entsprechenden Bankbestätigung. Prüfung und Bestätigung, dass das Bankkonto bei einer Bank im Land des Mitgliedsverbands geführt wird. Liste aller anderen Bankkonten und der damit verbundenen Zeichnungsberechtigungen gemäss Bestätigung der Bank. i) Vergleich der gemäss den Formularen 3.1A bis 3.1L und 3.2 bis 3.9 (restliche Entwicklungsprogramme) in der Transaktionswährung ausgezahlten Beträge mit den auf den Kontoauszügen für das separate Bankkonto ausgewiesenen Zahlungen. j) Vergleich der einzelnen Zahlungen, die auf den Formularen 3.1A bis 3.1L und 3.2 bis 3.9 als Ausgaben angegeben wurden, mit Belegen Dritter wie Kaufverträgen/Aufträgen, Rechnungen, Quittungen und sonstigen Beweisdokumenten. Jede Einzelzahlung von über USD 5000 muss kontrolliert werden. Für jedes Programm und insgesamt ist eine Gesamtdeckung von 60 % Pflicht. Bei den kontrollierten Transaktionen muss ebenfalls überprüft werden, ob die Einteilung auf den Berichtsformularen korrekt ist (auf dem Formular 3.1A

9 sollten zum Beispiel nur Kosten im Zusammenhang mit dem Jugendfussball deklariert werden). k) Kontrolle der Formulare 3.1A bis 3.1L und 3.2 bis 3.9, um festzustellen, ob Budgetabweichungen von über 20 % vermerkt und begründet werden. l) Abstimmung der für einzelne Transaktionen geltenden Wechselkurse mit den zum betreffenden Zeitpunkt gültigen Marktkursen. m) Stichprobenvergleich von 20 der in den Formularen 3.1A bis 3.1L und 3.2 bis 3.9 angegebenen Aufwandposten (die zehn höchsten Beträge und zehn zufällig ausgewählte Posten) mit den entsprechenden Sachkonten. n) Anforderung der letzten geprüften Jahresrechnung und Meldung i) der Gesamteinnahmen in USD ii) des Anteils der Einnahmen, die von der FIFA stammen iii) des Nettoergebnisses in USD o) Anforderung des Protokolls des letzten Kongresses (Jahresversammlung) und Überprüfung, ob: i) die Jahresrechnung vom Kongress genehmigt wurde, ii) dem Kongress der entsprechende statutarische Buchprüfungsbericht vorgelegt wurde, iii) der Kongress für das laufende Jahr eine statutarische Buchprüfungsstelle bezeichnet hat. p) Anfrage und Überprüfung, ob der Mitgliedsverband eine Audit- und eine Finanzkommission konstituiert und einen Compliance Officer ernannt hat. Für die genannten Verfahren müssen dem Buchprüfer ausreichende und angemessene Informationen und Unterlagen vorliegen. Werden solche Informationen und Unterlagen auf Anfrage nicht binnen 24 Stunden vorgelegt, erachtet der Buchprüfer diese Informationen oder Unterlagen als fehlend und notiert eine entsprechende Feststellung.Wir vermerken folgende Feststellungen: (a) Hinsichtlich Punkt a) haben wir festgestellt, dass... <Feststellungen einfügen> (b) Hinsichtlich Punkt b) haben wir festgestellt, dass... <Feststellungen einfügen> (c) Hinsichtlich Punkt c) haben wir festgestellt, dass... <Feststellungen einfügen> (d) Hinsichtlich Punkt d) haben wir festgestellt, dass... <Feststellungen einfügen> (e) Hinsichtlich Punkt e) haben wir festgestellt, dass... <Feststellungen einfügen> (f) Hinsichtlich Punkt f) haben wir festgestellt, dass... <Feststellungen einfügen> (g) Hinsichtlich Punkt g) haben wir festgestellt, dass... <Feststellungen einfügen> (h) Hinsichtlich Punkt h) haben wir festgestellt, dass... <Feststellungen einfügen> (i) Hinsichtlich Punkt i) haben wir festgestellt, dass... <Feststellungen einfügen>

10 (j) Hinsichtlich Punkt j) haben wir festgestellt, dass... <Feststellungen einfügen> (k) Hinsichtlich Punkt k) haben wir festgestellt, dass... <Feststellungen einfügen> (l) Hinsichtlich Punkt l) haben wir festgestellt, dass... <Feststellungen einfügen> (m) Hinsichtlich Punkt m) haben wir festgestellt, dass... <Feststellungen einfügen> (n) Hinsichtlich Punkt n) haben wir festgestellt, dass... <Feststellungen einfügen> (o) Hinsichtlich Punkt o) haben wir festgestellt, dass... <Feststellungen einfügen> (p) Hinsichtlich Punkt p) haben wir festgestellt, dass... <Feststellungen einfügen> Da die obigen Verfahren keine gemäss den internationalen Prüfungsgrundsätzen oder den internationalen Grundsätzen für die prüferische Durchsicht durchgeführte Prüfung oder prüferische Durchsicht darstellen, geben wir keinerlei Versicherung hinsichtlich der Konten des Mitgliedsverbands per [DATUM] ab. Hätten wir zusätzliche Verfahren angewandt oder eine den internationalen Prüfungsgrundsätzen oder den internationalen Grundsätzen für die prüferische Durchsicht entsprechende Buchprüfung oder prüferische Durchsicht der Rechnungslegung vorgenommen, hätten wir unter Umständen andere Punkte entdeckt, die wir Ihnen gemeldet hätten. Unser Bericht dient ausschliesslich dem im ersten Absatz dieses Berichts angegebenen Zweck und Ihrer Information und wird zu keinen anderen Zwecken verwendet oder an andere Parteien abgegeben. Dieser Bericht bezieht sich nur auf die oben genannten Konten und Punkte und nicht auf jegliche Rechnungslegung des Mitgliedsverbands insgesamt. Wir bestätigen, dass wir auch die ordnungsgemäss gewählten statutarischen Prüfer des oben genannten Mitgliedsverbands sind. Wir führen beide Funktionen unabhängig voneinander aus. Dieser Bericht wurde am [DATUM] mit dem Management des Mitgliedsverbands besprochen. (unterzeichnet) Buchprüfungsfirma Datum Kopie an: Präsident des Mitgliedsverbands

11 Formular 4: Bericht Wenn Ihr Verband für FIFA-Entwicklungsprojekte mehrere Konten führt (in USD und Landeswährung), müssen alle im Berichtsformular 4 aufgeführt werden. Wenn Sie nur ein Bankkonto haben (in Landeswährung oder USD), müssen Sie nur dieses Konto aufführen. Alle gelb markierten Zellen werden automatisch berechnet. Das Kontrollfeld auf Seite 2 des Formulars 4 muss 0 sein. Falls es nicht 0 ist, müssen Sie dies begründen. Alle anderen im Formular 4 aufgeführten Belastungen/Gutschriften sollten weniger als USD betragen. Andernfalls sind die Beträge zu begründen. Dieses Formular ist auf Cash-Basis zu erstellen und dient gemäss Art. 8 Abs. 1 lit. d des Reglements für das FIFA-Entwicklungsprogramm Forward als effektive Abstimmung des (der) separaten FIFA- Programm-Bankkontos (-Bankkonten). Anmerkung 1 bleibt vorbehalten. Formular 3.1: Zusammenfassung der Betriebskostenbeiträge (FAP/Forward) Hier sind alle erhaltenen Betriebskostenbeiträge aufzuführen. Alle gelb markierten Zellen werden automatisch berechnet. Es ist keine Eingabe erforderlich. Formulare 3.1A 3.1L: Betriebskostenbeitrag (FAP/Forward) Für jede Kategorie (A L) ist ein Formular 3 auszufüllen. Das Total der Auszahlungen pro Kategorie wird automatisch ins Formular 3.1 übertragen. Jede Ausgabe/Rechnung von über USD muss auf einer separaten Linie aufgeführt werden. Budgetabweichungen von über 20 % sind zu begründen. Das Formular unterscheidet zwischen Zahlungen von den Konten in USD und Landeswährung (die Zahlungen von jedem Bankkonto sind separat aufzuführen). Alle gelb markierten Zellen werden automatisch berechnet. Formulare : Diese Formulare sind für alle Entwicklungsprojekte zu verwenden, die nicht die von der FIFA erhaltenen Betriebskostenbeiträge betreffen. Das Formular unterscheidet zwischen Zahlungen von den Konten in USD und Landeswährung (die Zahlungen von jedem Bankkonto sind separat aufzuführen). Alle gelb markierten Zellen werden automatisch berechnet. Budgetabweichungen von über 20 % sind zu begründen. Das Total der Auszahlungen je Projekt ist auf das Formular 4 zu übertragen (erfolgt automatisch).