Hier: Ausschreibungsunterlagen zur Einreichung der Teilnahmeanträge

Transkript

1 Beschränkte Ausschreibung nach öffentlichem Teilnahmewettbewerb für die Lieferung, Installation, Einführung und Schulung einer mandantenfähigen, integrierten Software zur Bewohnerverwaltung, Pflegedokumentation, Abrechnung für Pflegeheime und sonstige Pflegeeinrichtungen Hier: Ausschreibungsunterlagen zur Einreichung der Teilnahmeanträge Seite 1 von 13

2 I. Allgemeine Hinweise 1. Auftraggeber Klinikum Mittelbaden ggmbh Dr.-Rumpf-Weg Baden-Baden Die Klinikum Mittelbaden ggmbh ist ein regionales Unternehmen mit attraktiven Standorten. Zum Verbund gehören die Akutkliniken Klinikum Mittelbaden Baden-Baden Bühl, Rastatt- Forbach, fünf Pflegeeinrichtungen im Stadt- und Landkreis, zwei Tagespflegeangebote, ein Demenzcentrum, ein Ambulanter Pflegedienst, zwei Palliativangebote und ein Hospiz. Medizinische Versorgungszentren und weitere Tochtergesellschaften ergänzen das Portfolio.Mit rund Beschäftigten gehört die Klinikum Mittelbaden ggmbh zu den größten Arbeitgebern in Mittelbaden. Als verlässlicher Gesundheitsdienstleister verfügt das Klinikum im akutstationären Bereich über 900 Betten in mehr als 30 Fachabteilungen, Zentren und Instituten. Allgemeine Informationen über Strukturen und Einrichtungen der Klinikum Mittelbaden ggmbh finden Sie auf unserer Homepage Hier können Sie auch den aktuellen Geschäftsbericht einsehen. 2. Auftragsgegenstand Auftragsgegenstand ist die Lieferung, Installation, Einführung und Schulung einer mandantenfähigen integrierten Software zur Bewohnerverwaltung, Pflegedokumentation, Abrechnung für Pflegeheime und sonstige Pflegeeinrichtungen. Die Beschaffung von Hardware ist nicht Auftragsgegenstand. 3. Art der Vergabe Beschränkte Ausschreibung nach öffentlichem Teilnahmewettbewerb. Die Vergabe erfolgt in einem zweistufigen Verfahren: Stufe 1: Im Rahmen des Teilnahmewettbewerbs wird die Eignung der Bewerber festgestellt. Die hierzu aufgeführten Prüfpunkte entnehmen Sie bitte Punkt II. Bewerbungsbedingungen und Eignungsanforderungen für den Teilnahmewettbewerb. Stufe 2: Aus dem Kreis der geeigneten Bewerber werden mindestens drei maximal jedoch sechs Bewerber ausgesucht, die in einer Beschränkten Ausschreibung zur Angebotsabgabe aufgefordert werden. Seite 2 von 13

3 4. Standorte für die Einführung der Software Das Projekt soll in folgenden Einrichtungen / Standorten der Klinikum Mittelbaden ggmbh umgesetzt werden: Klinikum Mittelbaden Lichtental Standort Schafberg Schafberg Baden-Baden Klinikum Mittelbaden Lichtental Standort Theresienheim Geroldsauer Str Baden-Baden Klinikum Mittelbaden Erich-Burger-Heim Herrmannstr Bühl Klinikum Mittelbaden Haus Fichtental Pflege- und Seniorenzentrum Friedrichstr Kuppenheim Klinikum Mittelbaden Hub Pflege- und Betreuungszentrum Hubstr Ottersweier Klinikum Mittelbaden Kurzzeitpflege Forbach Friedrichstr Forbach Klinikum Mittelbaden Ambulanter Pflegedienst Hubstr Ottersweier Hospiz Kafarnaum Dr.-Rumpf-Weg Baden-Baden Seite 3 von 13

4 5. Beschreibung des Projektes In den fünf stationären Pflegeeinrichtungen der Klinikum Mittelbaden ggmbh, dem Ambulanten Pflegedienst, dem Hospiz Kafarnaum, dem Behindertenheim im Klinikum Mittelbaden Hub und der Kurzzeitpflegeeinrichtung im Klinikum Mittelbaden Rastatt- Forbach, sowie aktuell zwei Tagesstätte-Einrichtungen soll die bisher in Papierform unterschiedlicher Systeme stattfindende Dokumentation auf eine einheitliche EDV- Lösung umgestellt werden. Neben der Pflegeplanung und dokumentation soll in diesem Zusammenhang auch die Abrechnung der erbrachten Leistungen in das neue System integriert werden. Derzeit haben wir für die Abrechnung jeder Einrichtung eine autonome Lösung im Einsatz. Eine einheitliche Lösung mit einer zentralen Datenbank, die citrixfähig, terminalserverfähig ist und über eine Mehrmandantenfähigkeit verfügt, ist Voraussetzung für die Implementierung einer elektronischen Pflegedokumentation und Abrechnung im Klinikum Mittelbaden. In den stationären Pflegeeinrichtungen wurden bereits im Jahresverlauf 2016 die Dokumentationen an die Anforderungen SIS Entbürokratisierung in der Pflegeangepasst. Die elektronische Pflegedokumentation muss auf Basis dieser Anforderungen erfolgen und die bundeseinheitlichen Vorgaben, welche unter verfügbar sind, sind zwingend zu berücksichtigen. Hinweis: Die Beschaffung von Hardware ist nicht Gegenstand der Ausschreibung. 6. Teilnahmeantrag 6.1 Bestandteile des Teilnahmeantrags a) Firmendaten des Bewerbers (Firma, Anschrift, Telefon- und Fax-Nummer, - Adresse, Ansprechpartner mit Kontaktdaten) b) Ausgefüllte und unterzeichnete Eigenerklärungen (Anlage 1-3) c) Beantwortung der Forderungen gem. II. Punkt Termine und Fristen für den Teilnahmeantrag Schlusstermin für den Eingang der Teilnahmeanträge (Teilnahmefrist): , 10:00 Uhr Letzter Termin zum Stellen von Bieterfragen: , 10:00 Uhr Seite 4 von 13

5 6.3 Kontaktdaten Ansprechpartner für die Ausschreibung ist: Klinikum Mittelbaden ggmbh, Einkauf, Versorgung Frau Laura Bollweber Engelstr Rastatt Erhalt der Ausschreibungsunterlagen und Registrierung Die vollständigen Ausschreibungsunterlagen stehen Ihnen zum Download auf unserer Homepage unter folgendem Link zur Verfügung: Die Unterlagen können ohne Registrierung heruntergeladen werden; die Registrierung per Mail an die genannte Ansprechpartnerin (s. 4.4 Kontaktdaten) wird empfohlen; registrierte Teilnehmer werden über automatisch Aktualisierungen zu Bieterfragen und Antworten per Mail unterrichtet. 6.5 Fragen zu Ausschreibung Fragen zur Erstellung des Teilnahmeantrages, die sich nicht aus den Bieterunterlagen erschließen, sind ausschließlich per zu richten an: Hinweis: Nur registrierte Teilnehmer können automatisch über Aktualisierungen zu Bieterfragen und Antworten per Mail unterrichtet werden! Nicht registrierte Teilnehmer können die Aktualisierungen auf unserer Homepage abrufen. 6.6 Einreichen des Teilnahmeantrags Die vollständigen Teilnahmeunterlagen sind in einem verschlossenen Umschlag bis zum , 10:00 Uhr an folgende Anschrift auf dem Postweg oder durch persönliche Überbringung an: Klinikum Mittelbaden ggmbh, Einkauf, Versorgung Frau Laura Bollweber Engelstr Rastatt mit dem deutlich angebrachten Vermerk (außen auf dem Umschlag!) Seite 5 von 13

6 Achtung: Teilnahmeantrag Software Pflegeeinrichtungen NICHT ÖFFNEN einzureichen. 6.7 Prüfung und Wertung der Teilnahmeanträge Es werden nur die Teilnahmeanträge gewertet, die fristgerecht und vollständig eingereicht werden. Grundlage für die Wertung sind die in den Eignungsanforderungen genannten Kriterien sowie die geforderten Erklärungen und Angaben. Die Forderungen und Fragen sind jeweils gekennzeichnet durch die in Klammern gesetzten Buchstaben (A) Ausschlusskriterium (B) Bewertungskriterium (Bewertung nach Punkten) (C) Informationskriterium (ohne Wertung) Die Bewerber mit der höchsten Punktzahl werden zur Abgabe eines Angebotes aufgefordert. 7. Hinweis Nachunternehmer Die Einschaltung von Nachunternehmern ist für den Fall der Auftragserteilung zulässig. Sofern ein Bieter Nachunternehmer einschalten will, bietet er die Leistung als Generalunternehmer an. Bei der Einschaltung von Generalunternehmern haftet der Auftragnehmer für die ordnungsgemäße Gesamtabwicklung des Auftrags. Falls Nachunternehmer eingeschaltet werden, müssen von diesen gleichermaßen Eigenerklärungen gem. Anlage 1-3 und Referenzen mit eingereicht werden. 8. Aufforderung zur Angebotsabgabe Es werden mindestens drei maximal jedoch sechs Bieter zur Abgabe eines Angebotes aufgefordert. 9. Zuschlagskriterien für das Angebot Den Zuschlag auf das Angebot erhält das wirtschaftlich günstigste Angebot in Bezug auf die Kriterien, die in den Angebotsunterlagen vorgegeben sind. Seite 6 von 13

7 II. Bewerbungsbedingungen und Eignungsanforderungen für den Teilnahmewettbewerb Der Bieter muss seine Fachkunde, Leistungsfähigkeit und Zuverlässigkeit nachweisen. Für die Erklärungen und Unterlagen gelten folgende Kriterien/Wertungen: A = Ausschlusskriterium B = Wertungskriterium C =Informationskriterium Folgende Erklärungen und Unterlagen müssen mit dem Angebot eingereicht werden: 1. Erklärung über den Umsatz bezogen auf den Auftragsgegenstand der letzten 3 Geschäftsjahre (B) Höchstwert Rang 2 Rang 3 Rang 4 Rang 5 Weniger 10 Punkte 8 Punkte 6 Punkte 4 Punkte 2 Punkte 0 Punkte 2. Eigenerklärung zur Anzahl Mitarbeiter in den letzten 3 Jahren im Bereich SOFTWARE (B) Höchstwert 10 Punkte Rang 2 8 Punkte Rang 3 6 Punkte Rang 4 4 Punkte Rang 5 2 Punkte Weniger 0 Punkte 3. Eigenerklärung zur Anzahl der Mitarbeiter in der ENTWICKLUNG von Software zur Verwaltung, Pflegedokumentation, Abrechnung für Pflegeheime und sonstige Pflegeeinrichtungen der letzten 3 Geschäftsjahren (B) Höchstwert Rang 2 Rang 3 Rang 4 Rang 5 Weniger 10 Punkte 8 Punkte 6 Punkte 4 Punkte 2 Punkte 0 Punkte Seite 7 von 13

8 4. Eigenerklärung zur Anzahl Mitarbeiter und deren Qualifikation, die zur Umsetzung des Projektes Lieferung, Installation, Einführung und Schulung einer mandantenfähigen integrierten Software zur Verwaltung, Pflegedokumentation, Abrechnung für Pflegeheime und sonstige Pflegeeinrichtungen für das Klinikum Mittelbaden vorgesehen sind (B) Höchstwert Rang 2 Rang 3 Rang 4 Rang 5 Weniger 20 Punkte 16 Punkte 12 Punkte 8 Punkte 4 Punkte 0 Punkte 5. Benennung von 3 geeigneten Referenzprojekten mit Projektname, Ca.- Projektwert, Leistungszeitraum und Ansprechpartner (B) Voraussetzungen an die Referenzprojekte: a) jedes Referenzprojekt muss für mindestens 3 Mandanten realisiert worden sein b) in mindestens einem Referenzprojekt muss eine SAP-Schnittstelle realisiert worden sein Höchstwert Rang 2 Rang 3 Rang 4 Rang 5 Weniger 20 Punkte 16 Punkte 12 Punkte 8 Punkte 4 Punkte 0 Punkte 6. Darstellung des Schulungskonzeptes (B) Folgende Anforderungen müssen erfüllt werden: -Vor-Ort-Schulungen -Rollenspezifische Schulungen am Arbeitsplatz -Echtbetriebsbegleitung -Nachschulungen (Angabe Konzeption) Nachweis der Umsetzung des Konzeptes in Referenzhaus ist erforderlich Höchstwert Rang 2 Rang 3 Rang 4 Rang 5 Weniger 10 Punkte 8 Punkte 6 Punkte 4 Punkte 2 Punkte 0 Punkte Seite 8 von 13

9 7. Beschreibung des Supportkonzeptes (B) Folgende Anforderungen müssen erfüllt werden: -8 Stunden werktags -Reaktionszeit max. 2 Stunden -Angabe zur Wiederherstellungszeit -Angaben zur Fernwartung -Angaben zu Updates und Upgrades Nachweis des Supportkonzeptes für Referenzhaus muss vorgelegt werden. Höchstwert Rang 2 Rang 3 Rang 4 Rang 5 Weniger 10 Punkte 8 Punkte 6 Punkte 4 Punkte 2 Punkte 0 Punkte III. Leistungsbeschreibung 1. Auftragsgegenstand Auftragsgegenstand ist die Lieferung, Installation, Einführung und Schulung einer mandantenfähigen integrierten Software zur Bewohnerverwaltung, Pflegedokumentation, Abrechnung für Pflegeheime und sonstige Pflegeeinrichtungen. Die Beschaffung von Hardware ist kein Auftragsgegenstand. 2. Funktionsbeschreibung Die geforderten Anforderungen und Funktionalitäten sind im Pflichtenheft (siehe Anlage 5_Pflichtenheft und Anlage 7_SIS-Anforderungen) ausreichend beschrieben. 3. IST-Situation 3.1 Organisation In der Anlage_Kennzahlen erhalten Sie alle für die Ausarbeitung eines Angebotes wichtigen Informationen zu: - Bewohnerzahlen pro Haus laut Versorgungsvertrag und pro Wohnbereich - Anzahl Mitarbeiter gesamt - Anzahl examinierter Pflegekräfte Die Bewohnerverwaltung/Pflegedokumentation erfolgt derzeit nicht EDV-gestützt, mit Papierformularen der Anbieter DAN, STANDARD und GODO (Hospiz). Seite 9 von 13

10 Die Abrechnung erfolgt derzeit für alle Einrichtungen mit der Software SWING. Die Abrechnung erfolgt jeweils pro Heim durch eine abrechnende Person. Diese Personen kommen aus dem Verwaltungsbereich und haben gute EDV-Kenntnisse, während die Pflegekräfte größtenteils nur über geringe oder sogar keine EDV-Kenntnisse verfügen. 3.2 EDV-Infrastruktur ERP: SAP ECC 6.0 (FI, CO, MM). Server: Windows 2012R2 Datenbank: MS-SQL 2014 ff Archivierung: Hydmedia G5 Virtualisierung: Server Virtualisierung mit ESX (VMWare ESXi, 5.5.0). Berechtigungssteuerung: Active Directory Windows Netzwerk / Drucker: 100 MBit Netzwerk an allen stationären Arbeitsplätzen. SAN und Datensicherung: Netapp/Cluster mit Netapp-To-Disc-Sicherung HL7-Kommunikationsserver : Mirth Hinweis zum Systembetrieb: Alle Server werden von der EDV betrieben und bereitgestellt. Seite 10 von 13

11 4. Projektphasen Die Einführung der Software ist in mehreren Teilschritten geplant. Im Folgenden sind die einzelnen Projektphasen nach dem vorläufigen Zeitplan dargestellt: Phase I (11/ /2018) - IST-Analyse - Erarbeitung SOLL-Konzept und Festlegung aller relevanten Parameter - Festlegung Mandantenstruktur - Festlegung Benutzerstruktur - Erarbeitung Prozesse - Installation der Anwendung und Parametrisierung - Schnittstellendefinition zu SAP-Finanzwesen - Schulungen in den Piloteinrichtungen: Klinikum Mittelbaden Ambulanter Pflegedienst Klinikum Mittelbaden Erich-Burger-Heim, Bühl Klinikum Mittelbaden Tagespflege im Erich-Burger-Heim, Bühl Klinikum Mittelbaden Haus Fichtental, Kuppenheim Phase II (02-04/2018) - Einführung Software incl. Abrechnungsmodul in - Klinikum Mittelbaden Ambulanter Pflegedienst - Klinikum Mittelbaden Erich-Burger-Heim, Bühl - Klinikum Mittelbaden Tagespflege im Erich-Burger-Heim, Bühl - Klinikum Mittelbaden Haus Fichtental, Kuppenheim - Schulungen (verbleibende Einrichtungen) Phase III (05/ /2018) - Einführung Software incl. Abrechnungsmodul in - Klinikum Mittelbaden Hub, Ottersweier - Klinikum Mittelbaden Lichtental Schafberg, Baden-Baden - Klinikum Mittelbaden Lichtental Schafberg Tagesstätte, Baden-Baden - Klinikum Mittelbaden Lichtental Theresienheim, Baden-Baden - Klinikum Mittelbaden Kurzzeitpflege Rastatt-Forbach, Forbach - Hospiz Kafarnaum, Baden-Baden Seite 11 von 13

12 5. Voraussichtlicher Zeitplan für die Beschränkte Ausschreibung an die ausgewählten Teilnehmer (Vergabestufe 2) Zeitplan Schlusstermin für den Eingang der Teilnahmeanträge Vorauss. Termin :00 Uhr Bieterpräsentationen Aufforderung zur Angebotsabgabe Abgabetermin Angebot Referenzbesuche KW 24 bis KW 29 Zuschlagsfrist 30.September 2017 Projektstart (Phase I) November Investitionsschutz Der Auftragnehmer gewährt dem Auftraggeber im Falle einer Einstellung der vereinbarten Pflege für die Mindestlaufzeit des Vertrages Investitionsschutz. In diesem Fall wird der Auftragnehmer den investiven Teil nach folgender Regelung zurückzahlen: 80% bei Einstellung nach dem ersten Jahr nach Implementierung 60% bei Einstellung nach dem zweiten Jahr 40% bei Einstellung nach dem dritten Jahr 50% bei Einstellung nach dem vierten Jahr Seite 12 von 13

13 7. Zuschlagskriterien für das Angebot Zuschlagskriterium ist das wirtschaftlich günstigste Angebot in Bezug auf folgende Kriterien: Angebotspreis (Preisblatt) 50 % Funktionalitäten und Anforderungen an die Software (Grundlage Anlage_Pflichtenheft) 50 % Anlagen: Anlage 1_Eigenerklärung nach 123 GWB Anlage 2_Eigenerklärung Anlage 3_Eigenerklärung MiLoG Anlage 4_Kennzahlen Anlage 5_Pflichtenheft_Erklärung Anlage 6_Preisblatt Anlage 7_SIS-Anforderungen Anlage 8_Pflichtenheft Seite 13 von 13