ENTWICKLUNG DES BERICHTSWESENS HIN ZUM PFLEGECONTROLLING
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- Kristian Boer
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1 0 PATIENTENVERSORGUNG IM FOKUS ENTWICKLUNG DES BERICHTSWESENS HIN ZUM PFLEGECONTROLLING Thomas Giesel Zentraler Dienst 15 Pflegeentwicklung und -koordination (Controlling/ Leistungserfassung) Universitätsklinikum Halle (Saale)
2 Ausgangslage Controlling Planung Controlling Kontrolle
3 Das Frühwarnsystem Aufgabe: Veränderungen der Patientenbedürfnisse und Veränderungen der internen und externen Bedingungen der Krankenhausarbeit zu erkennen sowie Informationen zur Entwicklung bzw. zwecks Erkennen von Erfolgspotentiale im Sinne der Existenzsicherung sichern
4 Von Daten zur Information Daten Verarbeitung durch Mensch oder PC Informationen Abhängig von Art und Weise ihrer Generierung und Erfassung (Datengüte) Abhängig von IT-Struktur (Schnittstellenproblematik) Abhängig von Standardisierungsgrad der Informationsaufbereitung
5 Station I 6 1. Übersicht Vollkräfte Dienstart Soll 2013 Ø Ist 2013 Differenz DA 02 - PD 9,94 VK 8,81 VK -1,13 VK DA 03 - MTD 0,75 VK 0,75 VK DA 04 - FD DA 05 - Kl. HP 0,50 VK 0,50 VK Springerpool* Summe 10,44 VK 10,06 VK -0,38 VK * Abbildung der Springereinsätze bis zum aktuellen Monat Personalkennziffern I Ausfallzeiten Abw eichung Arbeitszeitkonten in Ausfall krank o. von linearer Stunden Gesamt Krankheit WB Sonstige Urlaub Verteilung LFZ gesamt Ø pro MA Jan 22,6% 2,4% 9,5% 10,7% 2,4% 456,3 38,0 Feb 19,6% 1,4% 9,5% 8,7% 0,4% 405,8 33,8 Mrz 32,7% 12,4% 9,5% 10,8% 2,5% 523,0 43,6 Apr 29,1% 5,4% 16,8% 6,9% -1,4% 540,0 45,0 Mai 28,1% 2,9% 9,5% 15,7% 7,4% 601,0 50,1 Jun 25,5% 4,8% 4,8% 16,0% 7,7% 609,2 50,8 Jul Aug Sep Okt Nov Dez Ø ,3% 4,9% 9,9% 11,5% 3,2% 261,3 21,8 Bemerkung: unter "Sonstiges" fallen Kind krank und Beschäftigungsverbot * lineare Verteilung pro Monat: 8,3 % Krankheit Gesamt Jan 11,9% Feb 11,0% Mrz 25,0% 21,9% Apr 22,2% 20,0% Mai 12,4% 15,0% Jun 9,5% 10,0% Jul Aug 5,0% Sep 0,0% Okt Nov Dez Ø ,8% Bemerkung: Mittelwert Januat bis einschl. aktueller Monat 35,0% 30,0% 25,0% 20,0% 15,0% 10,0% 5,0% 0,0% Ausfallzeiten Jan Feb Mrz Apr Mai Jun Jul Aug Sep Okt Nov Dez Ø 2013 Ausfall Gesa mt WB Abweichung von linearer Verteilung Datenschnittstellen Krankheit Sonstige krank o. LFZ Urlau b 9,0% 8,0% 7,0% 6,0% 5,0% 4,0% 3,0% 2,0% 1,0% 0,0% -1,0% -2,0% 700,0 600,0 500,0 400,0 300,0 200,0 100,0 0,0 Krankheit Gesamt Arbeitszeitkonten in Stunden Jan Mrz Mai Jul Sep Nov Ø 2013 gesamt Gesamt 1. Übersicht Vollkräfte Dienstart Soll 2013 Ø Ist 2013 Differenz DA 02 - PD 18,40 VK 18,35 VK -0,05 VK DA 03 - MTD 4,29 VK 4,67 VK 0,38 VK DA 04 - FD 7,36 VK 7,55 VK 0,19 VK DA 05 - Kl. HP 1,00 VK 1,00 VK Springerpool* Summe 31,05 VK 31,57 VK 0,52 VK * Abbildung der Springereinsätze bis zum aktuellen Monat 2. Personalkennziffern I Ausfallzeiten Abw eichung Ausfall krank o. von linearer Gesamt Krankheit WB Sonstige Urlaub Verteilung LFZ Ø ,1% 4,2% 1,5% 1,3% 0,4% 12,8% 4,5% Januar 25,3% 12,0% 3,4% 1,8% 0,8% 7,4% -0,9% Februar 21,6% 4,5% 3,2% 0,6% 1,0% 12,3% 4,0% März 22,0% 6,9% 3,4% 1,2% 1,0% 9,5% 1,2% April 20,4% 5,0% 5,9% 1,6% 7,9% -0,4% Mai 25,0% 4,9% 3,5% 1,9% 0,9% 13,9% 5,6% Juni 22,2% 4,9% 1,7% 2,3% 13,3% 5,0% Juli August September Oktober November Dezember Ø ,8% 6,4% 3,5% 1,6% 0,6% 10,7% 2,4% Bemerkung: unter "Sonstiges" fallen Kind krank und Beschäftigungsverbot * lineare Verteilung pro Monat: 8,3 % II 30,0% 25,0% 20,0% 15,0% 10,0% 5,0% 0,0% Ø 2012 Februar April Juni August Oktober Dezember Ausfall Ges am t dav on Krank heit Saldo Arbeitszeitkonten in Stunden gesamt Ø pro MA Januar 932,6 27,5 Februar 902,9 26,7 März 1.035,7 30,4 April 970,9 28,7 Mai 1.132,7 33,7 Juni 1.083,0 32,1 Juli August September Oktober November Dezember Gesamt 1. Übersicht Vollkräfte Dienstart Soll 2013* Ø Ist 2013 Differenz DA 02 - PD 836,86 VK 800,08 VK -36,78 VK DA 03 - MTD 45,26 VK 49,31 VK 4,05 VK DA 04 - FD 262,54 VK 267,85 VK 5,32 VK DA 05 - Kl. HP 45,00 VK 44,80 VK -0,19 VK DA 06 - WVD DA 08 - VD 11,58 VK 11,96 VK 0,38 VK Springerpool Summe 1.201,23 VK 1.174,00 VK -27,23 VK 2. Personalkennziffern I Ausfallzeiten II Ausfall Gesamt Krankheit krank o. LFZ WB Sonstige Urlaub Abw eichung von linearer Verteilung* Ø ,8% 6,8% 2,4% 0,5% 1,3% 12,9% 4,6% Januar 20,8% 9,1% 2,6% 1,6% 0,6% 6,9% -1,4% Februar 23,9% 9,3% 2,5% 10,2% 0,3% 1,7% -6,6% März 23,8% 8,9% 2,7% 0,5% 1,6% 10,1% 1,8% April 22,7% 7,5% 3,0% 0,8% 1,4% 10,0% 1,7% Mai 25,1% 6,0% 2,9% 0,5% 1,5% 14,2% 5,9% Juni 25,2% 5,9% 3,2% 0,7% 1,6% 13,8% 5,5% Juli August September Oktober November Dezember Ø ,6% 7,7% 2,8% 2,1% 1,2% 9,9% 1,6% Bemerkung: unter "Sonstiges" fallen Kind krank und Beschäftigungsverbot * lineare Verteilung pro Monat: 8,3 % 30,0% 25,0% 20,0% 15,0% 10,0% 5,0% 0,0% dav on k rank o. LFZ Ø 2012 Februar April Juni August Oktober Dezember Ausfall Gesamt Krankheit Ausfallzeiten kr ank o. LFZ Saldo Arbeitszeitkonten in Stunden gesamt Ø pro MA Januar ,9 14,0 Februar ,9 12,7 März ,0 15,9 April ,3 13,5 Mai ,7 14,2 Juni ,0 16,3 Juli August September Oktober November Dezember dav on WB dav on Sons tige Ausfallzeiten WB dav on Urlaub Sonstige Abweic hung von linearer Verteilung Urlaub 6,0% 5,0% 4,0% 3,0% 2,0% 1,0% 0,0% -1,0% -2,0% 8,0% 4,0% 6,0% 0,0% 2,0% -4,0% -2,0% -8,0% -6,0% Abweichung von linearer Verteilung* Ausfall Gesa mt WB Abweichung von linearer Verteilung Krankheit Sonstige krank o. LFZ Urlau b gesamt Einnr. Juni 13 Juli 13 Ausfall gesamt Krank Krank ohne LFZ WB sonstiges Urlaub Ausfall gesamt Krank Krank ohne LFZ WB sonstiges Urlaub 24,6% 9,2% 0,0% 0,0% 0,6% 14,8% 17,8% 4,5% 0,0% 0,0% 0,0% 13,2% 23,5% 0,0% 11,8% 0,0% 0,0% 11,8% 29,2% 12,3% 11,8% 0,0% 0,0% 5,1% 6,7% 0,0% 0,0% 0,0% 0,0% 6,7% 0,0% 0,0% 0,0% 0,0% 0,0% 0,0% 22,3% 4,1% 0,0% 1,1% 0,7% 16,4% 23,4% 9,4% 0,0% 0,6% 0,0% 13,4% 24,1% 4,9% 2,2% 0,6% 0,4% 16,0% 22,8% 3,3% 2,2% 0,4% 0,6% 16,2% 19,9% 1,6% 0,0% 1,1% 6,2% 11,0% 26,6% 4,0% 0,0% 0,6% 6,5% 15,5% 15,1% 0,0% 0,0% 0,0% 0,0% 15,1% 36,2% 13,2% 0,0% 0,0% 0,0% 23,0% 28,0% 10,9% 11,2% 0,0% 0,0% 5,9% 33,0% 6,1% 10,4% 0,0% 0,0% 16,5% #NV #NV #NV #NV #NV #NV 8,6% 0,0% 0,0% 8,6% 0,0% 0,0% 20,5% 0,0% 0,0% 3,7% 0,0% 16,7% 17,7% 5,9% 0,0% 0,0% 0,0% 11,8% 32,4% 12,5% 0,0% 0,0% 0,0% 19,9% 12,6% 0,0% 0,0% 0,0% 0,0% 12,6% 21,8% 0,0% 0,0% 0,0% 0,0% 21,8% 23,9% 11,2% 0,0% 2,2% 0,0% 10,4% 29,6% 12,5% 0,0% 1,1% 0,0% 16,0% 13,9% 3,4% 0,0% 0,0% 0,0% 10,5% 16,2% 1,3% 0,0% 0,0% 0,0% 14,9% Personalkennzahlen 23,1% 0,4% 7,7% 0,0% 0,0% 15,1% 22,4% 1,2% 7,7% 0,0% 0,3% 13,2% (GB II) Besetzung (GB II) Soll 2013 (ohne Springerpool) V-Ist 2013 DA 03 DA 04 DA 05 DA 08 Gesamt DA 04 DA 05 Einrichtung Station EingruppierunDA 02 DA 02 DA 03 DA 08 Gesamt Allg. Chirurgie Ambulanz Station 1,00 1,33 2,33 1,00 1,33 2,33 Allg. Chirurgie Allgem. KST Sonstiges 0,02 0,02 Allg. Chirurgie IMC Station 7,96 7,96 8,40 8,40 Allg. Chirurgie Station 1,2,3 Station 9,55 0,40 9,95 9,89 0,40 10,29 Allg. Chirurgie Station 4 Station 8,53 0,44 8,97 8,46 0,44 8,90 Anästhesie Ambulanz Station 1,00 2,75 1,00 2,75 Anästhesie Eigenblutspende Station 2,75 2,75 1,27 1,27 Anästhesie HBO Station 1,80 1,80 1,80 1,80 Anästhesie ITS I ITS 38,14 40,23 37,19 0,95 39,28 0,95 Anästhesie ITS II ITS 32,12 1,00 33,12 33,16 1,00 34,16 Augen Ambulanz Station 7,38 7,34 1,88 5,50 1,51 5,83 Augen Station Station 0,88 14,75 0,88 15,50 13,12 0,75 13,88 0,75 Dermatologie Ambulanz Station 2,00 2,13 2,00 2,13 Dermatologie Funktionsabteilung Station 1,75 1,75 1,75 1,75 Dermatologie Station Station 17,50 21,73 15,69 0,64 1,17 20,29 1,44 DIM IKL IKL Station 4,40 4,40 4,00 0,75 4,75 Belegungsdaten (GB III) Monatl. Berichtswesen Krankheit Gesamt Abw eichung lin. Verteilung Pflegerisches BW - KPL Pflegerisches BW Zusammenfassung Pflegedirektion Abweichung lin. Verteilung Abweichung linearer Vert. PKMS Jan 12 Feb 12 Pflegeaufwand Bettenbelegung Pflegeaufwand Bettenbelegung LEP-PT/BT Std C-Wert Station LEP-PT/BT Std C-Wert OP.ITS 1 15,2 8,6 34,7 91,8 11,4 9,3 47 (ZD Op-ITS2 12,1 15) 9,1 31,3 86,6 13,3 8,6 30,5 71,3 94,8 I 1 12,3 7,5 33,7 94,5 13 7,6 28,2 100 I ,5 14,1 127,1 14,6 4,8 20,3 117 IMC 1 8 5,1 19, ,1 4,6 25,4 101,7 IMC 2 18,4 5,7-7,6 102,3 21,1 5,4-14,2 117,2 HTC 1 12, ,5 106,7 14,3 9,7 7,3 119,3 IMC3 I1_I2 Leistungskennzahlen (LEP) (Pflegecontrolling) Krankheit Gesamt Krankheit Jan 28,1% Gesamt Feb 10,9% Mrz 30,0% 12,1% Apr 2,7% 25,0% Mai 6,5% 20,0% Jun 11,6% 15,0% Jul 10,0% Aug 5,0% Sep 0,0% Okt Jan Feb Mrz Apr Mai Jun Jul Aug Sep Okt Nov Dez Ø Nov 2013 Dez Ø ,0% Bemerkung: Mittelwert Januat bis einschl. aktueller Monat Zusammenfassung aggregierter Kennzahlen Krankheit Gesamt betriebene Betten Nutzungsgrad der Fachabteilungen verein- Beleg- Fallzahl Verweilbarte dav. tage vereinb. betrieb. (mit Verlegung) dauer Betten(*) inkl. FP Betten Betten Ist (Tage) insges. ITS IMC a 3b Überlastungs- Anzeigen Universitätskl. f. Anästhesiologie u. Operative Intensivmedizin ,0% 90,0% 780,0 6,3 Universitätskl. u.polikl. f. Augenheilkunde ,4% 73,4% 1.522,5 3,7 Universitätskl. u.polikl.f.allgemein-, Viszeral- u. Gefäßchirurgie ,8% 80,8% 1.161,0 6,2 Universitätskl. u.polikl. f. Herz-u. Thoraxchirurgie (PD) ,2% 90,2% 758,0 12,3 Universitätskl. u.polikl.f.neurochirurgie ,1% 69,0% 508,5 8,3 Verstöße gegen das Arbeitszeitgesetz Gesamt UKH Monat Schicht I Schicht II Schicht III / Monat Jan Feb Mrz Apr Mai Juni Juli Aug Sept Okt Nov Dez Gesamt (GB II) Überlastungsanzeige Gesamt UKH Schicht I Schicht II Schicht III / Monat Ausfallzeiten 35,0% 9,0% 8,0% 30,0% 7,0% 25,0% 6,0% 5,0% 20,0% 4,0% 15,0% 3,0% 2,0% 10,0% 1,0% 5,0% 0,0% -1,0% 0,0% -2,0% Jan Feb Mrz Apr Mai Jun Jul Aug Sep Okt Nov Dez Ø 2013 Abw eichung lin. Verteilung Arbeitszeitkonten in Stunden 90,0 80,0 70,0 60,0 50,0 40,0 30,0 20,0 10,0 0,0 Jan Mrz Mai Jul Sep Nov Ø 2013
6 Strukturelle Probleme Unterschiedliche Dokumentationsformen Unterschiedliche Software Verwendung verschiedener Datenbanksysteme Fehlen eines funktionierenden Data- Warehouse
7 Methodische Probleme der Leistungserfassung Quereinflüsse medizinischer Leistungserbringer der Diagnose und Therapie Qualität der Leistungen, die maßgeblich von der Compliance des Patienten abhängig ist Arbeitsablauf, der von nicht steuerbaren Zusatzaufgaben beeinflusst wird uno-acto-prinzip (Produktion und Konsumtion fallen zeitlich zusammen) Problem der pflegerischen Leistungsbeschreibung
8 Pflegecontrolling - Ausrichtung operativ strategisch Versorgungs- forschung Risikomanagement
9 Pflegecontrolling Konzept (Entwurf) 1. Personal (operativ / Strategisch) Berichtswesen (ohne Versorgungsforschung) 2. Produktivität (operativ / strategisch) 3. Risikomanagement
10 Kennzahlen (Auszug) 1. Personal Kennzahl Personalausfall, krank Urlaub Weiterbildung sonstige Mehrarbeit Fluktuationsrate Facharbeitermix Personalkosten Pflegedienst nach DA Datenquelle Personalwesen (Routinedaten) Personalwesen (Routinedaten) Personalwesen Personalwesen Personalwesen (Routinedaten)
11 Kennzahlen (Auszug) 2. Produktivität Kennzahl Anzahl Fälle (DRG) Case-Mix-Index (CMI) Ø Bewertungsrelation pro VK Ø PCCL pro Station Ø Bettenauslastung Mittlere Verweildauer Belegungstage / Fallzahl Anzahl PKMS-Fälle Leistungsdaten LEP & PPR Datenquelle Routinedaten Finanzen Routinedaten Finanzen Medizincontrolling / Personalwesen Medizincontrolling Routinedaten Finanzen Routinedaten Finanzen Routinedaten Finanzen Pflegecontrolling Pflegecontrolling
12 Kennzahlen (Auszug) 3. Risikomanagement Kennzahl Rate neu entstandener Dekubitalulzera Anzahl Stürze Patientenzufriedenheit Anzahl Patientenbeschwerden Überlastungsanzeigen Überschreitung Höchstarbeitszeit Datenquelle Orbis / Stabstelle QM Orbis / Stabstelle QM Stabstelle QM Stabstelle QM Stationen via KPDL Personalwesen (Routinedaten)
13 Anforderungen der Datenbereitstellung Definition eines Kennzahlenpools Schnittstellendefinition Definition von Berichtsstandards Inhalte Darstellung (z.b. als PDF) Erstellungstermine Zielpersonen Implementierung standardisierter Datenbanksysteme Gewährleistung der Datensicherheit Gewährleistung kontinuierlicher Datenbereitstellung (auch im Vertretungsfall)
14 Arbeitsgruppe Pflegedokumentation IT Pflege- controlling Klinik- Pflegeleitung Management
15 Zielstellung Pflegecontrolling innerhalb der AG: Strukturierte Daten Datenbanksystem Unstrukturierte Daten Parser-Software (strukturieren) Informationen Bereitstellung geeigneter Leistungsdaten Anpassung der IT-Struktur Lenkung Planung Kontrolle
16 Geplante Pflegeprozessdokumentation (Konzept) Ausleitung PKMS Kennzahlenbildung Assessment epa-ac Verknüpfung mit: Standards Leitlinien etc. Evaluation/ Ergebnisse epa-ac Elektronische Patientendokumentation Diagnose/ Pflegeproblem/ Ressourcen epa-ac Assessment Fachterminologie LEP N3 Interventionen Verknüpfung PKMS Durchführung Pflegeziele LEP N3 epa-ac Ausleitung Leistungsabrechnung Grundlage LEP N3 Formulierung Pflegemaßnahme- plan LEP N3
17 Benefit Arbeitsgruppen Pflegedokumentation: Prozessanalyse Überarbeitung bestehender Standards und Leitlinien Beschreibung einzelner Tätigkeitsfelder (Fallgruppen) Verwendung von geeigneten Assessments Verwendung einheitlicher Fachterminologie (hier LEP Nursing 3) ständigem Austausch zwischen den Stakeholdern Schaffung von Transparenz Überwinden Abteilungsgrenzen Verständnis erreicht zwischen den Zielgruppen
18 Benefit Pflegecontrolling Schnittstellenoptimierung Steigerung der Datenqualität Verkürzung der Reportprozesse Akzeptanzsteigerung durch Standardisierung der Daten Beherrschung der Komplexität auch bei steigender Berichtshäufigkeit (Ist / Planung / Forecast) Integrativer Realisierungsansatz Dokumentation der Datenzuverlässigkeit gegenüber externen Nutzern Bessere Ressourcensteuerung Verbesserte Kommunikation
19 Gegenwärtiger Stand und Ausblick
20 noch ist Zeit für Fragen
21 Das Universitätsklinikum Halle (Saale) in Fakten: 21 - etwa Mitarbeiter/innen - etwa 500 Auszubildende, darunter in zehn Gesundheitsfachberufen - größter Frauenarbeitgeber und Ausbilder der Region - pro Jahr etwa stationäre und ambulante Patienten und Patientinnen - gegliedert in 25 Universitätskliniken, drei zahnärztliche Polikliniken, sieben Institute - Umsatz: etwa 300 Millionen Euro im Jahr (inkl. Medizinischer Fakultät)
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