Setup Documentation. NC Payments Import Microsoft Dynamics NAV 2015 Windows Client

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1 Setup Documentation NC Payments Import 8.00 Microsoft Dynamics NAV 2015 Windows Client

2 DISCLAIMER This Documentation serves for information purposes only. In case of using the manual for other purposes NAVAX Consulting GmbH rejects each guarantee because of special and defective titles. NAVAX Consulting GmbH rejects each adhesion for direct and indirect damage no matter if it is from contract or from law -, which can develop in connection with application and other use of the Documentation, and any errors and omissions in this publication. This Documentation can be changed at any time if necessary without previous announcements by NAVAX Consulting GmbH. The content of this Documentation is protected by copyright. Without written permission of NAVAX Consulting GmbH no part of this documentation may be multiplied or transferred for any purposes no matter which way, electronically or mechanically, it happens. Microsoft Dynamics NAV, Microsoft Dynamics AX, Microsoft Dynamics CRM, Microsoft SharePoint, QlikView and Corporate Planner are registered trademarks. Further mentioned product and company names may be protected by copyright terms of their legal owners. In this document is a version whose contents may change yet. These changes occur without prior notice. This documentation may be used only for internal purposes. Disclosure to third parties. Diese Dokumentation dient zu Informationszwecken. Bei anderweitiger Verwendung lehnt die NAVAX Consulting GmbH jedwede Gewährleistung aus Sach- und Rechtsmängeln ab. NAVAX Consulting GmbH lehnt jede Haftung für direkte und indirekte Schäden sei es aus Vertrag oder aus Gesetz, die in Verbindung mit der Anwendung und sonstiger Nutzung der in der Dokumentation beschriebenen Anwendung entstehen können sowie für Fehler und Unterlassungen in dieser Publikation ab. Diese Dokumentation kann bei Bedarf ohne vorherige Ankündigungen von NAVAX Consulting GmbH geändert werden. Der Inhalt dieses Buchs ist urheberrechtlich geschützt. Ohne schriftliche Erlaubnis von NAVAX Consulting GmbH darf kein Teil dieses Buchs für irgendwelche Zwecke vervielfältigt oder übertragen werden, unabhängig davon, auf welche Art und Weise oder mit welchen Mitteln, elektronisch oder mechanisch, dies geschieht. Microsoft Dynamics NAV, Microsoft Dynamics AX, Microsoft Dynamics CRM, Microsoft SharePoint, QlikView und Corporate Planner sind eingetragen Warenzeichen. Weitere in dieser Publikation angeführte Produkt- und Firmennamen können geschützte Marken Ihrer jeweiligen Inhaber sein. Bei der vorliegenden Dokumentation handelt sich um eine Version, deren Inhalt sich noch verändern kann. Diese Veränderungen erfolgen ohne gesonderte Bekanntgabe. Diese Dokumentation darf ausschließlich für interne Zwecke verwendet werden. Eine Weitergabe an Dritte ist ausgeschlossen. NAVAX Deutschland Österreich Schweiz Seite 2 von 12

3 SETUP DOCUMENTATION Herausgeber NAVAX Autor Michael Koch Datum 2014 Copyright 2014 NAVAX Consulting GmbH Dokumentation NAVAX Consulting GmbH EURO PLAZA Technologiestraße 8 A-1120 Wien Telefon: Telefax: [email protected] NAVAX Deutschland Österreich Schweiz Seite 3 von 12

4 Vorwort Die in dieser Dokumentation definierten Abläufe und Szenarien wurden mit dem Produkt NC Zahlungsverkehr Import 8.00 entwickelt. Die Dokumentation soll dem Leser die Zusammenhänge innerhalb der Anwendung vermitteln. Die Dokumentation ist als Referenz konzipiert, in der Sie die notwendigen Informationen für die Erledigung Ihrer Aufgaben mit Microsoft Dynamics NAV finden. Liebe Leserin, lieber Leser, Diese Dokumentation wurde sorgfältig erstellt und geprüft. Doch keine noch so gute Dokumentation ist ohne Fehler. Lassen Sie uns bitte wissen, wenn Sie der Meinung sind, dass wir etwas verbessern können. Über weitere Anregungen und Lob freuen wir uns natürlich auch. Viel Freude beim Lesen wünscht NAVAX Consulting GmbH Besuchen Sie unsere Internetseite Zielgruppe Diese Dokumentation ist in erster Linie für jene Anwender gedacht, die mit dem Produkt NC Zahlungsverkehr Import 8.00 arbeiten. Der Leser sollte über Grundkenntnisse in der Datenverarbeitung verfügen. Gliederung Der Aufbau der Benutzerdokumentation ist ablauforientiert. Jedes Kapitel enthält eine schrittweise Beschreibung der wichtigsten Einrichtungen für das Arbeiten mit NC Zahlungsverkehr Import. Masken und Funktionen Wird in diesem Text von verschiedenen Masken, Funktionen oder Feldern gesprochen, so werden diese zur besseren Übersicht im Text fett hervorgehoben. Beispiel: Um einen neuen Datensatz zu erfassen wählen Sie die Schaltfläche Neu in der Menüleiste der Übersicht aus. Ein Fenster Karte öffnet sich, über das Sie nun folgenden Felder definieren können: Code, Beschreibung. Hinweise HINWEIS: IN DIESER DOKUMENTATION GIBT ES ABSCHNITTE, DIE WIE DIESER DURCH KURSIVE GROSSSCHREIBUNG HERVORGEHOBEN WERDEN. SIE ENTHALTEN HINWEISE DIE VON BESONDERER WICHTIGKEIT SIND. Weiterführende Information: In dieser Dokumentation gibt es Abschnitte, die wie dieser durch kursive Großund Kleinschreibung hervorgehoben werden. Sie enthalten zusätzliche Informationen. Verweise Dieses Dokument enthält Verweise, sowohl auf andere Dokumente als auch innerhalb dieser Dokumentation, um weitere wichtige Informationen zu bestimmten Kapiteln zur Verfügung stellen zu können. NAVAX Deutschland Österreich Schweiz Seite 4 von 12

5 Inhalt Allgemein Zahlungsverkehr Import Einrichtung FastTab Allgemein FastTab Abgleich/Ausgleich FastTab Version Funktionen Zahlungsverkehr Import Postensuche Zahlungsverkehr Import Postensuche Funktionen Tabellenbeschreibung Zahlungsverkehr Import Postensuche Zahlungsverkehr Import Codes Zahlungsverkehr Import Codes Funktionen Tabellenbeschreibung Zahlungsverkehr Import Codes Technischer Anhang... Fehler! Textmarke nicht definiert. NAVAX Deutschland Österreich Schweiz Seite 5 von 12

6 Allgemein Einführung NC Payments Import Das Modul NC Payments Import erweitert den Microsoft Dynamics NAV Standard und das Modul NC Zahlungsverkehr um die Möglichkeit, verschiedene Datenträger zu importieren und weiter zu verarbeiten. Im Detail handelt es sich dabei um ein separates Granule ( NC Payments - Import), welches für den NC Zahlungsverkehr erstellt worden ist. Dabei werden folgende Formate vom NC Payments Import unterstützt: camt.052 camt.053 camt.054 MT940 CREMUL 1. Zahlungsverkehr Import Einrichtung Bevor das Modul NC Zahlungsverkehr Import in Betrieb genommen werden kann, müssen Basisinformationen erfasst werden. Dies geschieht in der Zahlungsverkehr Import Einrichtung (Abteilung > Zahlungsverkehr > Verwaltung > Import > Zahlungsverkehr Import Einrichtung). Die Einrichtung wird dabei für jeden Mandanten separat ausgefüllt. HINWEIS: ÜBER DEN MENÜPUNKT ZUGRIFFSRECHTE ERSTELLEN KÖNNEN SIE ZAHLUNGSVERKEHR IMPORT ZUGRIFFSRECHTESATZ NCP-IMPORT-EDIT ERSTELLEN ODER AKTUALISIEREN. 1.1 FastTab Allgemein Mandantenwährungscode In diesem Feld wird der Code der Mandantenwährung angezeigt ISO-Mandantenwährungscode In diesem Feld muss der ISO Code der Mandantenwährung angegeben werden (Beispiel: EUR für Euro, USD für US Dollar, etc.). HINWEIS: BEIM ERSTMALIGEN ÖFFNEN DER ZAHLUNGSVERKEHR EINRICHTUNG WIRD DAS FELD ISO MANDANTENWÄHRUNGSCODE BEI MANDANTENWÄHRUNGSCODE = EUR ODER EURO MIT EUR VORBELEGT Import Einstellungen Über die nachfolgenden Felder wird festgelegt, welche Nachrichtenformate für einen Import zugelassen sind. Ist keine Option im Feld gewählt, darf die Nachricht nicht importiert werden. Die Option Nur Import erlaubt zwar einen Import der Daten, jedoch keine Weiterverarbeitung. Ein Ausdruck der Daten ist aber möglich. Die Option Fibu Buch.-Blatt erlaubt den Import der Daten und einen anschließenden Transfer in ein Buch.-Blatt. Die Option Bankkontoabstimmung erlaubt den Import der Daten und einen anschließenden Transfer in die Bankkontoabstimmung camt.052 Offene Kontoinformation Die camt.052-nachricht entspricht den bisherigen Nachrichten MT941 und MT942. Folgende Optionen stehen zur Auswahl: NAVAX Deutschland Österreich Schweiz Seite 6 von 12

7 Nur Import camt.053 Kontoauszug Die camt.053-nachricht entspricht den bisherigen Nachrichten MT940 und MT950. Folgende Optionen stehen zur Auswahl: Nur Import Fibu Buch.-Blatt Bankkontoabstimmung camt.054 Retourdaten Die camt.054-nachricht entspricht den bisherigen Nachrichten CREMUL, DEBMUL, MT900 und MT910. Folgende Optionen stehen zur Auswahl: Nur Import Fibu Buch.-Blatt MT940 Kontoauszug Folgende Optionen stehen zur Auswahl: Nur Import Fibu Buch.-Blatt Bankkontoabstimmung CREMUL Gutschriften Folgende Optionen stehen zur Auswahl: Nur Import Fibu Buch.-Blatt Importdatei archivieren Ist das Kontrollkästchen gesetzt, wird die ausgewählte Importdatei mitgespeichert. HINWEIS: BEI EINER ARCHIVIERTEN IMPORTDATEI HANDELT ES SICH UM EINE KOPIE DER IMPORTDATEI, WELCHE IN DER DATENBANK ABGELEGT WIRD Standard Importdatei In diesem Feld wird der Dateityp, welcher standardmäßig importiert werden soll, vorselektiert. Folgende Optionen stehen zur Auswahl: camt.052 Offene Kontoinformation camt.053 Kontoauszug camt.054 Retourdaten MT940 Kontoauszug CREMUL Gutschriften Standard Importordner In diesem Feld wird der standardmäßige Speicherort der Importdateien angegeben Übertragung Übertr. Buchungsdatum NAVAX Deutschland Österreich Schweiz Seite 7 von 12

8 Übertr. Belegdatum Übertr. Belegnr. Wählen Sie eine Option, wenn das Feld Belegnr. bei der Übertragung in ein Buch.-Blatt oder in die Bankkontoabstimmung aus den importierten Daten vorbelegt werden soll. Auszugsnr Übertr. Externe Belegnr Übertr. Beschreibung Wählen Sie eine Option, wenn das Feld Beschreibung bei der Übertragung in ein Buch.-Blatt oder in die Bankkontoabstimmung aus den importierten Daten vorbelegt werden soll. Verwendungszweck Transaktionsbeschreibung Externer Kontoinhaber Herkunftscode aus Import In diesem Feld wird der Herkunftscode aus der Herkunftscode Einrichtung (Finanzmanagement > Einrichtung > Verfolgungscodes) referenziert Herkunftscode aus Bankkontoabstimmung In diesem Feld wird der Herkunftscode aus der Herkunftscode Einrichtung (Finanzmanagement > Einrichtung > Verfolgungscodes) referenziert. 1.2 FastTab Abgleich/Ausgleich Bankkontoabstimmung/Fibu Buch.-Blatt Fixe Kontozuordnungen vorhanden Dieses Feld gibt an, ob im Zahlungsverkehr Import Fixe Kontozuordnungen hinterlegt worden sind. HINWEIS: WERDEN IN DER TABELLE ZAHLUNGSVERKEHR IMPORT FIXE KONTOZUORDNUNGEN DATEN HINTERLEGT, ÄNDERT SICH DAS FELD FIXE KONTOZUORDNUNGEN VORHANDEN AUF JA. SIND SÄMTLICHE ZEILEN IN DER TABELLE GELÖSCHT (STANDARDWERT), SO STEHT DAS FELD FIXE KONTOZUORDNUNGEN VORHANDEN AUF NEIN Analyse aktiviert HINWEIS: DAS FELD ANALYSE AKTIVIERT DIENT ZUR ERSTEN ANALYSE DER DATENSÄTZE BEI DER EINRICHTUNG DES AUTOMATISCHEN AUSGLEICHS-/ABGLEICHVORSCHLAGS UND SOLLTE FÜR DEN LAUFENDEN ARBEITSPROZESS NICHT AKTIVIERT WERDEN Bankkontoabstimmung Abgleichsdatumstoleranz (Tage) Ist im Feld Abgleichsdatumstoleranz (Tage) ein Wert vorhanden, wird beim automatischen Abgleich der Bankkontoabstimmungszeilen das Buchungsdatum der Bankkontoposten geprüft. Ein Bankkontoposten wird nur vorgeschlagen, wenn das Buchungsdatum um den angegebenen Wert vor oder nach dem Transaktionsdatum liegt. NAVAX Deutschland Österreich Schweiz Seite 8 von 12

9 1.2.3 Fibu Buch.-Blatt Ausgleichsbetrag prüfen Ist das Kontrollkästchen selektiert, werden im Buch.-Blatt nur offene Posten zum Ausgleich vorgeschlagen, welche vom Restbetrag mit dem Betrag aus dem Import übereinstimmen. Über die beiden Felder Ausgleichstoleranz % und Max. Ausgleichstoleranzbetrag kann zusätzlich noch eine Toleranz für die Prüfung eingestellt werden Ausgleichstoleranz % In diesem Feld wird die Toleranz für den Ausgleich in % angegeben Max. Ausgleichstoleranzbetrag In diesem Feld wird der maximale Betrag für die Ausgleichstoleranz angegeben. 1.3 FastTab Version Version In diesem Feld wird die aktuell verwendete Version des Moduls angezeigt. HINWEIS: WENN MAN AUF ASSISTEDIT KLICKT, ERHÄLT MAN IN EINER BROWSERANSICHT DIE GENAUEN INFOS ZUR VERSION Datum der Zahlungsverkehr Import Codes Dieses Feld gibt den Zeitpunkt an, an welchem die Zahlungsverkehr Import Codes importiert worden sind. 1.4 Funktionen Zugriffsrechte erstellen/aktualisieren In diesem Feld können die Standard Zahlungsverkehr Zugriffsrechtsätze (Rollen) erstellt bzw. aktualisiert werden Währungen initialisieren Diese Funktion füllt das Feld ISO Code Zahlungsverkehr in der Tabelle Währung. Dabei wird für jeden verfügbaren ISO Code geprüft, ob eine Währung mit selben Code existiert. Ist das der Fall, wird geprüft, ob das Feld ISO Code Zahlungsverkehr einen Wert enthält. Ist noch kein Wert eingetragen, wird der ISO Code in das Feld geschrieben. 2. Zahlungsverkehr Import Fixe Kontozuordnungen 2.1 Zahlungsverkehr Import Postensuche Funktionen Die Zahlungsverkehr Import Postensuche wird beim automatischen Abgleich/Ausgleich in der Bankkontoabstimmung bzw. im Buch.-Blatt verwendet. Es wird vor der Aktivierung der Postensuche, beim Abgleich/Ausgleich, zuerst versucht, einen Zahlungsposten über die Felder Transaktionsreferenz (Auftraggeberreferenz) und Auftragsreferenz (Bestandskontrollnr.) zu finden. Bei Rückbuchungen wird keine Postensuche durchgeführt. HINWEIS: IST DER IMPORTIERTE BETRAG POSITIV, WIRD ZUERST NACH DEBITORENPOSTEN GESUCHT UND ANSCHLIEßEND NACH KREDITORENPOSTEN. IST DER IMPORTIERTE BETRAG NEGATIV, WIRD ZUERST NACH KREDITORENPOSTEN GESUCHT, ANSCHLIEßEND NACH DEBITORENPOSTEN. NAVAX Deutschland Österreich Schweiz Seite 9 von 12

10 1. Klicken Sie im Navigationsbereich auf Zahlungsverkehr und anschließend im Contentbereich auf Verwaltung > Import > Zahlungsverkehr Import Postensuche. 2. Im folgenden Fenster Zahlungsverkehr Import Postensuche haben Sie nun die Möglichkeit, über den Reiter Aktionen eine Importdatei zu importieren Import 1. Importieren Sie eine Importdatei über die Schaltfläche Importieren. HINWEIS: SOLLTEN SCHON DATENSÄTZE IN DER TABELLE VORHANDEN SEIN, WEIST SIE DIE APPLIKATION DARAUF HIN, DASS DIE VORHANDENEN DATEN GELÖSCHT WERDEN. EXPORTIEREN SIE VORAB ÜBER DIE SCHALTFLÄCHE EXPORTIEREN IHRE VORHANDENEN DATENSÄTZE! 2. Die Tabelle Zahlungsverkehr Import Postensuche wird nun mit Datensätze gefüllt. HINWEIS: SIE HABEN JEDERZEIT DIE MÖGLICHKEIT, EINZELNE SUCHZEILEN MANUELL ZU BEFÜLLEN. WEITERS KÖNNEN IMPORTIERTE BZW. ERSTELLTE DATENSÄTZE JEDERZEIT EDITIERT WERDEN Export 1. Klicken Sie im Reiter Aktionen auf die Schaltfläche Exportieren, um alle Datensätze der Tabelle Zahlungsverkehr Import Postensuche zu exportieren. Eine Datei NCP800_ImportEntrySearch.xml wird erstellt. HINWEIS: BEIM EXPORT WERDEN IMMER ALLE DATENSÄTZE EXPORTIERT. SIE HABEN NICHT DIE MÖGLICHKEIT, NUR MARKIERTE DATENSÄTZE ZU EXPORTIEREN. Weiterführende Information: Standardmäßig wird der Dateiname beim Export mit NCP800_ImportEntrySearch.xml betitelt. 2.2 Tabellenbeschreibung Zahlungsverkehr Import Postensuche Suchreihenfolgenr. Dieses Feld bestimmt, nach welcher Reihenfolge die einzelnen Zeilen der Postensuche durchlaufen werden. Dabei gelten folgende Regeln: Sobald für eine Zeile ein eindeutiger Posten gefunden worden ist, wird die Suche beendet und der Posten wird beim Abgleich/Ausgleich vorgeschlagen. Wird nach einer Kontonr. gesucht (z.b. mit der Option Suche nach = Kontonr. über Ext.- Bankverbindung ) und es wird eine eindeutige Debitorennr. oder Kreditorennr. gefunden, wird diese bei eventuell nachfolgenden Zeilen als Filter auf die offenen Posten angewendet. HINWEIS: FÜGT MAN IN EINE BESTEHENDE LISTE (ZUM BEISPIEL 100, 200, 300) EINE ZEILE MIT 150 AM ENDE HINZU, WIRD DIE NEUE ZEILE MIT DER SUCHREIHENFOLGENR. 150 KORREKT IN DIE BESTEHENDE LISTE EINSORTIERT Suche nach Suche in In diesem Feld wird der Bereich im Import angegeben, an welchem sich der Suche Nach Wert befindet. Dabei können folgende Optionen ausgewählt werden: Verwendungszweck Zahlungsreferenz Transaktionsreferenz (Auftraggeberreferenz) NAVAX Deutschland Österreich Schweiz Seite 10 von 12

11 Schecknr. Ext.-Kontoinhaber Kontoart Kontonr. 3. Zahlungsverkehr Import Codes Bei den Zahlungsverkehr Import Codes handelt es sich um Referenzen zu verschiedenen Transaktionsarten, welche in den verschiedenen Import Dateien vorkommen können. 3.1 Zahlungsverkehr Import Codes Funktionen Download Für Zahlungsverkehr Import Codes steht die Downloadfunktion zur Verfügung. 1. Klicken Sie im Contentbereich auf Verwaltung > Import > Zahlungsverkehr Import Codes. 2. Im folgenden Fenster Zahlungsverkehr Import Codes wechseln Sie in den Reiter Aktionen. 3. Klicken Sie auf die Schaltfläche Download, um mit dem Download der aktuellsten Datensätze zu beginnen. Sollten im Zahlungsverkehr Import Codes Datensätze schon vorhanden sein, stehen folgende Optionen zur Auswahl: Abbildung 1: Auswahlmöglichkeiten beim Datenimport, Zahlungsverkehr Import Codes Die angezeigten Auswahlmöglichkeiten haben folgende Bedeutung: Option Datensätze anlegen, wenn nicht vorhanden Diese Option legt nur neue Zahlungsverkehr Import Codes an. Option Datensätze anlegen & vorhandene Datensätze überschreiben Diese Option überschreibt bzw. aktualisiert die vorhandene Codes (Beispiel: Feld Beschreibung). HINWEIS: SIND DIE DATEN IMPORTIERT BZW. HERUNTERGELADEN WORDEN, WERDEN DIE DATEN IN DER TABELLE ZAHLUNGSVERKEHR IMPORT CODES ANGEZEIGT Import 1. Klicken Sie im Reiter Aktionen auf die Schaltfläche Importieren, um die Datei NCP800_ImportCodes.xml zu importieren. NAVAX Deutschland Österreich Schweiz Seite 11 von 12

12 HINWEIS: BEIM IMPORT, FALLS DATENSÄTZE IN DER TABELLE SCHON VORHANDEN SIND, HABEN SIE EBENFALLS DIE OPTIONEN ZUR VERFÜGUNG, DIE AUCH BEIM DOWNLOAD ERSCHEINEN Export 1. Klicken Sie im Reiter Aktionen auf die Schaltfläche Exportieren, um alle Datensätze der Tabelle Zahlungsverkehr Import Codes zu exportieren. Eine Datei NCP800_ImportCodes wird erstellt. HINWEIS: BEIM EXPORT WERDEN IMMER ALLE DATENSÄTZE EXPORTIERT. SIE HABEN NICHT DIE MÖGLICHKEIT, NUR MARKIERTE DATENSÄTZE ZU EXPORTIEREN. Weiterführende Information: Standardmäßig wird der Dateiname beim Export mit NCP800_ImportCodes.xml betitelt. 3.2 Tabellenbeschreibung Zahlungsverkehr Import Codes Art Gibt die Art des Codes an. Folgende Optionen können dabei gewählt werden: Code SWIFT Transaktionscode Transaktionscode Domain Transaktionscode Family Transaktionscode Sub-Family Transaktionscode Rückgabegrund Gibt eine eindeutige Zeichenkette zur Identifizierung an Beschreibung In diesem Feld findet man eine nähere Beschreibung zum Zahlungsverkehr Import Code. NAVAX Deutschland Österreich Schweiz Seite 12 von 12