Chancen und Risiken für Marktteilnehmer beim Outsourcing nach dem AIFMG

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1 A I F M F e d e r a t i o n F a c h t a g u n g f ü r i n s t i t u t i o n e l l e I n v e s t o r e n Chancen und Risiken für Marktteilnehmer beim Outsourcing nach dem AIFMG MMag. Dominik Damm Mag. Benim Saric, LL.M. Wien, 15. April 2015

2 Inhalt Gesetzliche Grundlagen und Zielsetzungen für Outsourcing Voraussetzungen für die Auslagerung Unterauslagerungen, Haftung und Information der Anleger Spezielle Anforderungen bei Auslagerung des Portfolio- oder Risikomanagements Vermeidung einer Letter-Box Entity Grenzen des Outsourcings Erfahrungen & Praxisberichte Deloitte

3 Gesetzliche Grundlagen und Zielsetzungen für Outsourcing Überblick Optimierung der Unternehmensfunktionen und prozesse, dadurch auch Senkung der Kosten möglich Konzentration des Fondsmanagers auf sein Kerngeschäft (z.b. Portfolio- und/oder Risikomanagement), indem administrative Tätigkeiten ausgelagert werden (z.b. Fondsbuchhaltung, Fondscontroling) Rechtsgrundlagen AIFM Richtlinie Abschnitt 3 Übertragung von Funktionen der AIFM (Artikel 20) Erweiterung der eigenen Expertise z.b. geographische Region, Asset Klasse, Risk Management Methoden, Kundenbeziehungen AIFMG Abschnitt 3 Übertragung von Funktionen des AIFM ( 18) Begrenzung der Auslagerung bzw. Unterauslagerung, um die Aufsicht zu verbessern und den Anlegerschutz zu erhöhen Umfangreiche Qualitätsanforderungen an das Auslagerungsunternehmen und den auslagernden AIFM um zu verhindern, dass die Auslagerung zu einer Verschlechterung der Leistungserbringung und des Anlegerschutzes führt Vermeidung der Umgehung der umfangreichen Anforderungen des AIFMG AIFM Durchführungsverordnung Abschnitt 8 Übertragung von Funktionen des AIFM (Artikel 75 ff) FMA Leitlinien Information für die Konzessionierung von AIFM gemäß dem AIFMG Abschnitt H Angaben zu Delegationen Deloitte

5 Voraussetzungen für die Auslagerung Überblick Meldung der beabsichtigten Auslagerung bei der FMA Vorliegen eines objektiven Grundes Voraussetzungen Anforderungen an das Auslagerungsunternehmen und den AIFM Gewährleistung der Effektivität der Aufsicht Deloitte

6 Voraussetzungen für die Auslagerung Meldung der beabsichtigten Auslagerung bei der FMA (1/2) Meldung der beabsichtigten Auslagerung bei der FMA Meldung (Anzeige) der beabsichtigten Auslagerung an die FMA unverzüglich ab Beschlussfassung, jedenfalls bevor die Vereinbarung zur Auslagerung in Kraft tritt Grundsätzlich keine Erlaubnispflicht der FMA der Auslagerung Die Auslagerungsvereinbarungen müssen grundsätzlich zunächst nicht übersendet werden, jedoch behält sich die FMA vor, die Auslagerungsvereinbarungen nachzufordern Ausnahmsweise Erlaubnispflicht der Auslagerung Die Auslagerung betrifft das Portfolio- oder das Risikomanagement Das in Frage kommende Auslagerungsunternehmen ist für Zwecke der Vermögensverwaltung nicht zugelassen und unterliegt keiner Aufsicht Unternehmen, die für die Zwecke der Vermögensverwaltung zugelassen sind und einer Aufsicht unterliegen, sind abschließend im Art. 79 der AIFM Durchführungsverordnung Ex-ante-Meldung geregelt der beabsichtigten Genehmigungsantrag gemäß 18 Abs. 1 Z 4 AIFMG erforderlich Auslagerung bei der FMA Delegationsformulare der FMA Delegationsformular Anzeige gem. 18 Abs. 1 AIFMG (Details siehe nächsten Seite) Deloitte

7 Voraussetzungen für die Auslagerung Meldung der beabsichtigten Auslagerung bei der FMA (2/2) Delegationsformular der FMA Anzeige gemäß 18 Abs 1 AIFMG In dieser Spalte soll dargelegt werden, welche Tätigkeit übertragen wird (zb Portfolioverwaltung gemäß 4 Abs 2 ivm Z 1 lit a der Anlage 1 zu 4 AIFMG). 18 Abs 1 Z 2 AIFMG ivm Art 76 AIFM Durchführungsverordnung fordert, dass der AIFM der FMA erläutern muss, worin der objektive Grund für die Auslagerung besteht (Für Details siehe Seite 10). Ex-ante-Meldung der beabsichtigten Auslagerung bei der FMA Vermeidung von Interessenkonflikten. Gemäß 18 Abs 2 Z 1 AIFMG darf eine Auslagerung hinsichtlich des Portfolio- oder Risikomanagements nicht an die Verwahrstelle oder einen Beauftragten der Verwahrstelle erfolgen. Keine Übertragung des Portfolio- oder Risikomanagements auf ein Unternehmen, dessen Interessen mit denen des AIFM oder der Anleger des AIF im Konflikt stehen könnten ( 18 Abs 2 Z 2 AIFMG). Art 80 AIFM-DurchführungsVO enthält eine nicht abschließende Liste mit Kriterien zur Beurteilung, ob Interessenkonflikte vorliegen Deloitte

8 Voraussetzungen für die Auslagerung Vorliegen eines objektiven Grundes Pflicht des AIFM zum Nachweis eines objektiven Grundes 18 Abs 1 Z 2 AIFMG ivm Art. 76 der AIFM Durchführungsverordnung: 4 Kategorien von objektiven Gründen Optimierung von Geschäftsfunktionen- und - verfahren Kosteneinsparungen Fachkenntnisse des Auslagerungsunternehmens im Bereich der Verwaltung auf bestimmten Märkten oder in bestimmten Anlagen Zugang des Auslagerungsunternehmens zu globalen Handelsmöglichkeiten Art 76 Abs 1 lit. a Art 76 Abs 1 lit b Art 76 Abs 1 lit c Art 76 Abs 1 lit d Beispiel: die Auslagerung ermöglicht es dem AIFM, sich auf seine Kernkompetenzen im Portfolio- und Risikomanagement zu konzentrieren In der Praxis regelmäßig der Hauptbetreiber des Outsourcing z.b. Tätigkeiten des Back Office, die bei dem AIFM von vergleichsweise hoch bezahlten Angestellten erbracht werden müssen, können auf externe Dienstleister ausgelagert werden, die die Leistung kostengünstiger erbringen können z.b. Auslagerung der Tätigkeiten auf externe Dienstleister in Staaten mit niedrigem Lohnniveau Mit bestimmten Märkten sind geografische Märkte gemeint, während Anlagen bestimmte Assetklassen bezeichnen Für einen weltweit anlegenden AIF von Vorteil z.b. Auslagerung des Portfoliomanagements an ein lokales Auslagerungsunternehmen, das über die besonderen Kenntnisse in den lokalen Märkte verfügt Beispiel: wenn der AIFM für einen bestimmten geografischen Wertpapiermarkt selbst über keine Vertragsbeziehungen zu einem Händler verfügt Darlegung der objektiven Gründe im Delegationsformular der FMA Anzeige gemäß 18 Abs. 1 AIFMG Derzeit keine klare Aussage darüber ob Art 76 AIFM Durchführungsverordnung eine abschließende oder nur eine demonstrative Liste mit objektiven Kriterien enthält. Die Aussage der FMA deutet darauf hin, dass die Liste abschließend ist ( FMA, FAQ zur Anwendung des AIFMG, S 17) Deloitte

9 Voraussetzungen für die Auslagerung Anforderungen an das Auslagerungsunternehmen und den AIFM (1/2) Anforderungen an das Auslagerungsunternehmen 18 Abs. 1 Z 3 und 7 AIFMG ivm Art. 77 AIFM DurchführungsVO enthalten Anforderungen, die das Auslagerungsunternehmen erfüllen muss: Ausreichende Ressourcen des Auslagerungsunternehmens Personelle Ressourcen Finanzielle Ressourcen Sachliche und technische Ressourcen Angemessene Organisationsstruktur des Auslagerungsunternehmens Finanzielle Ressourcen: Entsprechende Liquidität des Auslagerungsunternehmen. Unternehmen in wirtschaftlichen Schwierigkeiten scheiden aus. Personelle Ressourcen: Die Mitarbeiter des Auslagerungsunternehmens müssen über die entsprechenden Fachkenntnisse und Erfahrungen verfügen. Ausreichende Erfahrung der Personen, welche die Aufgaben erbringen Theoretische Fachkenntnisse Praktische Erfahrungen Nachweis durch entsprechende Berufsabschlüsse bzw. Fortbildungsmaßnahmen und durch Berufserfahrung. Guter Leumund der Personen, welche die Aufgaben erbringen Von einem guten Leumund ist auszugehen, wenn das Auslagerungsunternehmen in der EU zugelassen wurde und der gute Leumund im Rahmen des Zulassungsverfahrens überprüft wurde (zb Kreditinstitute, Wertpapierfirmen, etc.) Fehlen eines guten Leumunds zb bei Vorstrafen, Gerichtsverfahren oder behördlichen Sanktionen wie zb Berufsverboten. Besonders einschlägig: Betrug, Geldwäsche, etc Deloitte

10 Voraussetzungen für die Auslagerung Anforderungen an das Auslagerungsunternehmen und den AIFM (2/2) Anforderungen an den auslagernden AIFM 18 AIFMG ivm Art. 76 AIFM DurchführungsVO enthalten Anforderungen, die der auslagernde AIFM erfüllen muss Sorgfältige Auswahl des Auslagerungsunternehmens Sorgfältige Bestellung des ausgewählten Auslagerungsunternehmens Sorgfältige und wirksame laufende Überwachung des Auslagerungsunternehmens Auswahl des Auslagerungsunternehmens mit der gebotenen Sachkenntnis, Sorgfalt und Gewissenhaftigkeit Auswahl des Auslagerungsunternehmens anhand objektiver und nachvollziehbarer Kriterien Vorab-Prüfung, ob das Auslagerungsunternehmen alle Auslagerungsvoraussetzungen erfüllt Abschluss eines schriftlichen Auslagerungsvertrages, der im Einklang mit den Vorgaben des 18 AIFMG ivm Art. 75 AIFM Durchführungsverordnung steht Ausreichende Anzahl von Mitarbeitern, die über die für die Überwachung der konkreten Aufgaben erforderlichen Fachkenntnisse verfügen. zb Überwachung durch einen Outsourcing-Beauftragten oder Dezentrale Überwachung durch die fachlich zuständigen Mitarbeiter des AIFM Mindestinhalt des Auslagerungsvertrages Klare Spezifizierung der von dem Auslagerungsunternehmen zu erbringenden Leistungen Zusicherung der Informations-, Prüf- und Zugangsrechte (sowohl zu Gebäuden als auch zu den Büchern des Auslagerungsunternehmens) Zusicherung eines Weisungsrechtes Kündigungsrechte des AIFM Zusicherung, dass Unterauslagerungen nur mit Zustimmung des AIFM möglich sind Verpflichtung des Auslagerungsunternehmens, den AIFM über Entwicklungen zu informieren, welche die ordnungsgemäße Erfüllung der Aufgaben im Einklang mit den gesetzlichen Anforderungen beeinträchtigen können Regelungen zum Schutz vertraulicher Informationen über den AIFM, den AIF und dessen Anleger Regelungen zu einem Notfallkonzept und zu periodischen sog. Backup Tests Deloitte

11 Voraussetzungen für die Auslagerung Gewährleistung der Effektivität der Aufsicht Wirksame Beaufsichtigung durch die FMA Die Auslagerung darf die Wirksamkeit der Beaufsichtigung des AIFM durch die FMA nicht beeinträchtigen. Sind die Voraussetzungen des Art. 79 AIFM Durchführungsverordnung erfüllt, so wird davon ausgegangen, dass eine wirksame Beaufsichtigung möglich ist Zugang zum Auslagerungsunternehmen Wirksamer Zugang der FMA, des AIFM und des Abschlussprüfers zu allen mit ausgelagerten Aufgaben zusammenhängenden Daten sowie zu den Geschäftsräumen des Auslagerungsunternehmens. Möglichkeit der Durchführung von vor Ort Kontrollen durch die FMA. Entsprechende Zugangsrechte sind durch den Auslagerungsvertrag zu sichern. Art. 79 lit. a) AIFM Durchführungsverordnung Kooperation des Auslagerungsunternehmens Aktive Zusammenarbeit des Auslagerungsunternehmens mit der FMA: z.b. Umsetzung der durch die FMA erteilten Auflagen z.b. Vorlegung bestimmten Informationen oder Dokumenten Art. 79 lit. b) AIFM Durchführungsverordnung Zurverfügungstellung von Informationen durch den AIFM Verpflichtung des AIFM, der FMA auf Anfrage alle notwendigen Informationen zur Verfügung zu stellen Art. 79 lit. c) AIFM Durchführungsverordnung Deloitte

13 Unterauslagerungen, Haftung und Information der Anleger Überblick Voraussetzungen: Unterauslagerungen Vorherige schriftliche Zustimmung des AIFM vor ihrem Wirksamwerden Eine im Voraus erteilte Blankozustimmung ist untersagt Mitteilung an die FMA Delegationsformular der FMA Anzeige gemäß 18 Abs 4 AIFMG, bevor die Vereinbarung über die Unterauslagerung in Kraft tritt Auch die Unterauslagerung muss alle Voraussetzungen einer Auslagerung erfüllen Eine Auslagerung darf die haftungsrechtliche Stellung des AIF bzw. seiner Anleger gegenüber dem AIFM nicht verschlechtern: Haftung der AIFM für das Auslagerungsunternehmen Information der Anleger über die Auslagerung Der AIFM haftet für das Verhalten des Auslagerungsunternehmens wie für sein eigenes Verhalten Eine Begrenzung der Haftung des AIFMs auf ein Auswahl- und Ex-ante-Meldung Überwachungsverschulden ist nicht möglich der beabsichtigten Auslagerung bei der FMA Information der Anleger über die Auslagerung von Verwaltungsfunktionen, bevor diese eine Anlage in einen AIF tätigen Bezeichnung des Auslagerungsunternehmens Angaben über möglichen Interessenkonflikte, die sich daraus ergeben können Information der Anleger über die von der Verwahrstelle ausgelagerten Verwahrungsfunktionen Deloitte

15 Spezielle Anforderungen bei Auslagerung des Portfolio- oder Risikomanagements Überblick 1 Auslagerung grundsätzlich nur auf Unternehmen möglich, die für die Zwecke der Vermögensverwaltung zugelassen sind und einer Aufsicht unterliegen - OGAW-Verwaltungsgesellschaften/KAG in Österreich - Wertpapierfirmen - Zur individuellen Vermögensverwaltung zugelassene Kreditinstitute - Zugelassene AIFMs - Zugelassene Drittstaatsmanager 2 Liegt kein Unternehmen vor, das für die Zwecke der Vermögensverwaltung zugelassen ist und keiner Aufsicht unterliegt, ist eine Genehmigung der FMA erforderlich Genehmigungsantrag gemäß 18 Abs 1 Z 4 AIFMG: dies ist im Besonderen für Spezialfonds von Bedeutung. 3 Besondere Anforderungen bei Auslagerungsunternehmen aus Drittstaaten - Zugelassenes Drittstaatsmanager - Kooperationsabkommen zwischen der FMA und der Aufsichtsbehörde des Drittstaatsmanagers erforderlich - Mindestinhalt des Kooperationsabkommens gemäß Art 78 Abs 3 AIFM Durchführungsverordnung 4 Zusätzliche Vorgaben des AIFM bei Auslagerung des Portfoliomanagements - Konkrete Anweisungen des AIFMs, wie die Anlagepolitik umzusetzen ist - Laufende Überwachung der Befolgung dieser Anweisungen 5 Unternehmen an welche die Aufgaben des Portfolio- oder Risikomanagements nicht ausgelagert werden dürfen - Depotbank und ihre Unterverwahrer - Unternehmen, dessen Interessen mit denen des AIFM oder der Anleger des AIF im Konflikt stehen könnten - Interessenkonflikte gemäß Art 81 AIFM Durchführungsverordnung Deloitte

17 Vermeidung einer Letter-Box-Entity Grenzen des Outsourcings Überblick Letter-Box Entity gemäß Art 82 AIFM Durchführungsverordnung Der AIFM darf seine Aufgaben nicht in einem Umfang übertragen, der ihn zu einer Briefkastenfirma werden lässt Der AIFM verfügt nicht mehr über die Fachkenntnisse und Ressourcen, die für eine wirksame Überwachung der übertragenen Aufgaben erforderlich sind Der AIFM hat in zentralen Angelegenheiten, die in die Zuständigkeit der Geschäftsleitung fallen, keine Entscheidung mehr Der AIFM verliert seine vertraglichen Rechte auf Einsichtnahme, Ermittlung, seine Zugangsrechte oder das Recht auf Erteilung von Anweisungen Der AIFM überträgt Funktionen der Anlageverwaltung in einem Umfang, der die Wahrnehmung solcher Funktionen durch den AIFM selbst deutlich überschreitet Art. 82 Abs. 1 lit. a Art. 82 Abs. 1 lit. b Art. 82 Abs. 1 lit. c Art. 82 Abs. 1 lit. d Verbot der Totalauslagerung des Portfolio- und Risikomanagements (ESMA/2012/117, P 7) Die Grenzen des Outsourcings gelten nur für das Portfolio- und Risikomanagement Keine Anwendung auf Nebentätigkeiten des AIFM (Erwägungsgrund 31 AIFM-RL) Gemäß Art 82 Abs 3 AIFM Durchführungsverordnung kann die ESMA Leitlinien herausgeben, um eine konsistente Bewertung von Strukturen zur Übertragung von Funktionen sicherzustellen Deloitte

19 Erfahrungen & Praxisberichte Überschneidungen des AIFMG mit anderen Materiengesetzen (1/2) Anwendbarkeit der AIFMG Vergütungsvorschriften auf das Auslagerungsunternehmen Anwendbarkeit grundsätzlich nur auf die AIFMs gemäß ESMA Leitlinien für solide Vergütungspolitiken unter Berücksichtigung der AIFMD Punkt 18 der ESMA Leitlinien für solide Vergütungspolitiken unter Berücksichtigung der AIFMD Werden Portfolio- oder Risikomanagementtätigkeiten gemäß Artikel 20 der AIFMD und deren Durchführungsbestimmungen übertragen, sollte der AIFM Folgendes sicherstellen: a) Die Einrichtungen, an welche Portfolio- oder Risikomanagementtätigkeiten übertragen werden, unterliegen regulatorischen Anforderungen bezüglich der Vergütung, die ebenso wirksam sind wie diejenigen, die gemäß diesen Leitlinien anwendbar sind oder b) Es bestehen angemessene vertragliche Vereinbarungen mit den Einrichtungen, an welche Portfolio- oder Risikomanagementtätigkeiten übertragen werden, um sicherzustellen, dass es zu keiner Umgehung der Bestimmungen über die Vergütung gemäß diesen Leitlinien kommt;diese vertraglichen Vereinbarungen sollten sämtliche Zahlungen umfassen, die an die identifizierten Mitarbeiter der beauftragten Einrichtung als Ausgleich für die Erbringung von Portfolio- oder Risikomanagementtätigkeiten im Auftrag des AIFM geleistet werden. Banken als Auslagerungsunternehmen Gemäß ESMA sind die CRD Vergütungsvorschriften ebenso wirksam wie die AIFMG Vergütungsvorschriften Keine Anwendung der AIFMG Vergütungsvorschriften auf Kreditinsitute, die als ein Auslagerungsunternehmen für ein AIFM tätig sind Auslagerungsunternehmen, die keinen regulatorischen Anforderungen bezüglich der Vergütung unterliegen Hier müssen geeignete Vereinbarungen mit dem Auslagerungsunternehmen bestehen, die gewährleisten, dass keine Umgehung der Vergütungsregulierung erfolgt Deloitte

20 Erfahrungen & Praxisberichte Überschneidungen des AIFMG mit anderen Materiengesetzen (2/2) Sind die Portfoliomanager eines Kreditinstitutes, das als ein Auslagerungsunternehmen tätig ist, als Identified Staff einzustufen? Definition Identified Staff isd ESMA Leitlinien für solide Vergütungspolitiken unter Berücksichtigung der AIFMD Kategorien von Mitarbeitern, einschließlich der Führungskräfte, Risikoträger und Mitarbeiter mit Kontrollfunktionen und alle Mitarbeiter, die eine Gesamtvergütung erhalten, aufgrund derer sie sich in derselben Einkommensstufe befinden wie die Führungskräfte und Risikoträger, deren berufliche Tätigkeit sich wesentlich auf die Risikoprofile der AIFM oder auf die Risikoprofile der von ihnen verwalteten AIF auswirkt und Kategorien von Mitarbeitern der Einrichtung(en), an die die Portfoliomanagement- oder Risikomanagementtätigkeiten vom AIFM übertragen wurden und deren berufliche Tätigkeit sich wesentlich auf die Risikoprofile der vom AIFM verwalteten AIF auswirkt. Kategorien von Mitarbeitern, deren berufliche Tätigkeit sich wesentlich auf die Risikoprofile der vom AIFM verwalteten AIF auswirkt Laut Punkt 20 der ESMA Leitlinien ist folgenden Tätigkeiten - vorbehaltlich eines möglichen Gegenbeweises - wesentlicher Einfluss auf das Risikoprofil des AIF zuzurechnen: Geschäftsleitung Kontrollfunktionen/Kontrollabteilung (Risikomanagement, Compliance, IKS und vergleichbare Tätigkeiten) Mitarbeiter, die an der Spitze der Funktionen Portfoliomanagement, der Verwaltung, des Marketing, oder HR stehen Sonstige Risikoträger, wie z.b. Mitarbeiter, deren berufliche Tätigkeit individuell oder kollektiv als Mitglieder einer Gruppe (z. B. einer Einheit oder Teil einer Abteilung) sich wesentlich auf das Risikoprofil des AIFM oder eines von diesem verwalteten AIF auswirkt, einschließlich Personen, die in der Lage sind, Verträge/Positionen abzuschließen und Entscheidungen zu treffen, die sich wesentlich auf die Risikopositionen des AIFM oder eines von diesem verwalteten AIF auswirken. Zu diesen Mitarbeitern können beispielsweise Verkaufsmitarbeiter, einzelne Händler und spezifische Handelsabteilungen zählen. Conclusio Mitarbeiter, die an der Spitze des Portfoliomanagements im Kreditinstitut (Leiter des Portfoliomanagements) stehen, sollten vorbehaltlich eines Nachweises, dass kein wesentlicher Einfluss auf das Risikoprofil des AIF besteht, als Identified Staff eingestuft werden. Diese lex specialis des AIFMG derogiert den allgemeinen Vergütungsvorschriften des BWG/CRD IV/CRR und ist als konservativer Ansatz zu werten Deloitte

21 Kontakt Deloitte Financial Advisory GmbH Mag. Benim Saric, LL.M. Analyst, FSI Advisory Renngasse 1/Freyung 1013 Vienna Tel +43(0) Fax +43(0) Deloitte Financial Advisory GmbH MMag. Dominik Damm Partner, FSI Advisory Renngasse 1/Freyung 1013 Vienna Tel +43(0) Fax +43(0) Deloitte

22 Deloitte bezieht sich auf Deloitte Touche Tohmatsu Limited, eine "UK private company limited by guarantee" und/oder ihr Netzwerk von Mitgliedsunternehmen. Jedes Mitgliedsunternehmen ist rechtlich selbstständig und unabhängig. Nähere Informationen über die rechtliche Struktur von Deloitte Touche Tohmatsu Limited und ihrer Mitgliedsunternehmen finden Sie unter