ELO Kanzlertagung

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1 ELO Kanzlertagung Hochschule Ruhr West, Campus Mülheim Wolfgang Mülders 1

2 Definition - Dokument Dokumente sind alle Objekte auf Papier oder in elektronischer Form, die Informationen für die jeweiligen betrieblichen Prozesse zur Verfügung stellen. Dokumente werden gruppiert und gemäß ihres Inhaltes kategorisiert, z.b. nach Rechnungen, Verträgen etc. Vorteile papiergestützter Dokumente vertrautes Medium portabel Verfügbarkeit technologische Unabhängigkeit inhaltliche Flexibilität Verständlichkeit und Klarheit einmalige Dokumente (Sicherheit) 2

3 Nachteile papiergestützter Dokumente Papier hemmt die Automatisierung und bedingt viele Medienbrüche Papier geht verloren ist unvollständig ist im Umlauf wird falsch abgelegt wird langsam transportiert Nachteile papiergestützter Dokumente Papier heißt unvollständige Information redundante Information Entscheidungshistorie (-prozess) schlecht dokumentiert (Gründe für) Entscheidungen nur über dokumentierte Notizen keine standardisierte Terminologie keine Sicht für kooperative Dokumentation 3

4 Nachteile papiergestützter Dokumente passives Medium keine Plausibilitätskontrolle keine Warnungen keine Erinnerungen/Wiedervorlage keine Links zu externer Information keine Kontrolle auf Vollständigkeit keine Vorschriften bezüglich Struktur und Einträgen Dokumentenmanagement - Sind unsere Daten strukturiert? Erfassung digitaler Doumente Scannen von Papieren Ablage Sicherung Archivierung Versionierung Wiederherstellung Verwaltung Nutzerrechte Metainformationen Ablagestruktur Suche Detaillierte Suchanfragen über eine Volltextsuche oder Metainformationen Gruppieren von Dokumenten zu Wissenseinheiten über Metainformationen Gewichtung der Informationen nach individuellen Schwerpunkten Berücksichtigung der Zugriffskontrolle Quelle : SAP 4

5 Definition Dokumentenmanagement Ein Dokumentenmanagementsystem dient Zur collaborativen Organisation und Koordination der Entwicklung unternehmensrelevanter Dokumente. Zur Überarbeitung, Überwachung und Verteilung von Dokumenten aller Art über ihren gesamten Lebenszyklus, von ihrer Entstehung bis zu ihrer Vernichtung. Dokumentenmanagement - Kernaufgaben Erfassung digitaler Dokumente Scannen von Papieren Ablage Sicherung Archivierung Versionierung Wiederherstellung Verwaltung Nutzerrechte Metainformationen Ablagestruktur Suche Detaillierte Suchanfragen über eine Volltextsuche oder Metainformationen Gruppieren von Dokumenten zu Wissenseinheiten über Metainformationen Gewichtung der Informationen nach individuellen Schwerpunkten Berücksichtigung der Zugriffskontrolle Quelle: Prof. Dr. Wolfgang Riggert 5

6 DMS-Funktionen - abstrakt Durch ein Dokumenten-Management-System (DMS) werden veränderliche, dynamische Informationen flexibel gehandhabt. Die Möglichkeiten und Funktionen werden durch die sieben V s umschrieben: Verarbeiten, Verwahren, Verhindern, Verfügen, Verändern, Verwalten, Vernichten Eine Information entsteht, wird archiviert, muss vor unbefugtem Zugriff geschützt werden, soll wiedergefunden werden, kann bearbeitet oder aktualisiert werden, muss gepflegt und verwaltet werden und wird zu einem festgelegten Zeitpunkt gezielt gelöscht Dokumentenerfassung manuell Scannen von Papierdokumenten ohne Nachbearbeitung (nur Image, Non-Coded Information - NCI) mit Nachbearbeitung (z.b. Umwandlung in Text durch OCR - Optical Character Recognition) COLD-Verfahren: Computer Output on Laser DiscUmwandlung von Dokumenten in NCI (z.b. TIFF) für Langzeitarchivierung Speicherung 6

7 Dokumentenerschließung Aus Dokumenten / Daten werden Informationen gewonnen Kategorisierung von Dokumenten Optional: Schlagwortvergabe Volltextindizierung Gewichtung von Dokumenten innerhalb von Kategorien Gruppierung ähnlicher Dokumente Versionisierung und Historie Dokumentenausgabe Ausgabe Unterstützung unterschiedlicher Ausgabeformate Publikation über verschiedene Kanäle System- und benutzergesteuerte Personalisierung Zusammenarbeit Ergänzung zu Workflow und Wissensmanagement Anmerkungen und Notizen zu Dokumenten 7

8 Dokumentenindizierung Jedes Dokument in einem DMS besteht aus Nutzdaten (Dokumentinhalt) Beschreibenden Metadaten Metadaten Attribute zur Beschreibung des Dokuments Ermöglichen ein rasches Wiederauffinden von Dokumenten Voraussetzung: eindeutige Indizierung Indizierung Festlegung der Metadaten zu einem Dokument ELOprofessional Überblick Clientzugriffe Verschiedene PC-Betriebssysteme, Browser und mobile Geräte (Windows, Mac OS, ios, Linux, Android, Blackberry) Voll Client MS Windows oder plattformunabhängig Java-basiert, voller Funktionsumfang Webclient Browserbasiert, eingeschränkter Funktionsumfang, kostenfreier lesender Zugriff MS Office Integration für Word, Excel, PowerPoint und Outlook 8

9 ELOprofessional Systemvoraussetzungen Zentrale Komponenten ELOprofessional Server 10 (mind. 1x dediziert, skalierbar) Windows Server 2008 R2/ 2012/ 2012 R2 Applikationsserver wird unter Java ausgeführt (modifizierter Tomcat) SQL Datenbank (mind. 1x dediziert) Microsoft Windows SQL Server 2008 R2/ 2012/ 2014 Oracle 11g / 12g IBM DB2 10.1, 10.5 unter Linux, Unix und Windows PostgreSQL ab 9.3 Zu empfehlen: dedizierte Testumgebung (Dreistufen) ELOprofessional Anwendung an der HN Workflowmanagement Bearbeitung von Eingangs- und Ausgangsrechnungen Forschung- und Transfer Vertragsmanagement für Personalverträge Anbindung von Fremdsystemen MACH/ FSV Skriptgesteuerte Dokumentenablage Hochschul- und Sitzungsmanagement Innenrevision QM-Handbuch 9

10 ELOprofessional Kosten Projekteinführung und Erweiterung Hardware Abhängig vom Nutzungsumfang (Anzahl Clientzugriffe, Anzahl Archive, Testumgebung), jedoch mind. je ein dedizierter Applikations- und Datenbankserver Lizenzkosten Server Lizenzen für Microsoft Windows Server und SQL Server (s.o.) ELOprofessional Kosten Lizenzgebühren ELOprofessional Höhe der Gebühren je nach Projektgröße stark variierend ausschlaggebende Größe ist Anzahl Clients mit Schreibzugriff Webclient günstiger als Vollclient (etwa 300 vs. 700 ) lesende Clients erfordern keine zusätzlichen Lizenzen, jedoch zentraler Webserver je Archiv etwa

11 ELOprofessional Rechnungsworkflow ELOprofessional Kosten Softwarepflegegebühren abhängig von Projektgröße etwa % der Summe Lizenzgebühren Supportgebühren abhängig von Projektgröße etwa 10 % der Summe Lizenzgebühren 11

12 ELOprofessional Kosten Customizing und Schulung üblicher Tagessatz ca Euro Netto je Tag grob überschlagen etwa 2000 je schreibender User exklusive Kosten für Customizing und Schulung ELO-Demo Präsentation ELO 12

13 DMS Aber zu Ende gedacht? Wie bewahren wir aber unser Wissen? Darüber müssen wir viel mehr nachdenken, als über die Digitalisierung der Gegenwart. Die Fülle der archivierten Daten ist leider nur eine Seite der Medaille. Wie sichern wir diese dauerhaft für die Zukunft? Das ist die Kernaufgabe. Impressum Name Anschrift Kontaktdaten Verantwortlich: Wolfgang Mülders Inhalt: Wolfgang Mülders, Oliver Flocken Layout: Birgit Rostek Hochschule Niederrhein, Reinarzstr. 49, Krefeld 13

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