Handbuch. Paper and Picture Gateway. EWERK Medical Care GmbH

Transkript

1 Handbuch Paper and Picture Gateway Ersteller: EWERK Medical Care GmbH Erstellungsdatum:

2 Inhalt 1 Vorwort Installation Voraussetzungen Installation Handhabung Einstellungen... 5 Dateiimport...13 Wie kann ich unübertragbare Dateien doch übertragen?...14 Fehlerreport Updates...16

3 1 Vorwort Das Paper und Picture Gateway (folgend PPG) dient zur Übertragung von Dokumenten, z. B. Word-Dokument, Textdatei, HTML-Datei, und Mediaelementen, wie Bild, Video, DICOM-Elemente in die Karteikarte eines Patienten in die Arztsoftware TURBOMED. Dabei wird das angegebene Verzeichnis inkl. Unterverzeichnissen nach allen Dateien durchsucht und ganz nach werden die gefundenen Dateien in der Liste angezeigt. Voraussetzung für das PPG ist eine bestehende TURBOMED-Verbindung. PPG kann unbeobachtet auf einem Server arbeiten, jedoch ist ein gelegentlicher Nutzereingriff nicht zu vermeiden. Wichtige Hinweise: Die Software der EWERK Medical Care GmbH ist nur für die zum Tag der Abnahme installierte TURBOMED-Version konzipiert. Jegliche TURBOMED-Updates sollten daher zuvor mit uns abgesprochen werden, da nicht jede Version unterstützt wird. Für entstehende Fehler / Probleme durch eigenmächtiges Updaten ist der Anwender verantwortlich. Für den Support und den Betrieb ist eine Servicevereinbarung und / oder ein Softwarewartungsvertrag mit uns erforderlich. Zur Wartung und Installation ist ein Zugang zum TURBOMED-Server-System mit allen Rechten erforderlich. Dies geschieht in der Regel über eine Internetverbindung per TeamViewer oder LogMeIn. Dabei wird der Vollzugriff vom Kunden gewährleistet. Die Freischaltung zur TURBOMED-Schnittstelle wird vom Kunden aus bei TURBOMED in Auftrag gegeben. Die EWERK Medical Care GmbH erklärt sich bereit bei der Einrichtung und Installation Hilfestellungen zu geben. Der Nutzer ist jedoch für jede eigenmächtige Änderung der Programmeigenschaften nach Abnahme selbst verantwortlich und trägt den daraus resultierenden Schaden sowie den Supportaufwand.

4 2 Installation 2.1 Voraussetzungen Um das PPG nutzen zu können, benötigen Sie ein Microsoft Windows Betriebssystem, z. B. ab Windows XP. Des Weiteren wird das auf der Microsoft - Webseite bereitgestellte.net Framework 2.0 benötigt. Sollten Sie eine neuere Version dieses Frameworks bereits installiert haben, benötigen Sie die Version 2.0 nicht mehr. Um dies zu ermitteln, klicken Sie auf Start Systemeinstellungen Software und schauen Sie in der Ihnen nun angezeigten Liste nach dem Eintrag. Eine Einschränkung gibt es jedoch. Das.Net Framework 4.0, welches seit dem Windows 7 mitgeliefert wird, unterstützt dessen Vorgängerversion nicht. Um dies zu beheben, klicken Sie im Start Programme und Funktionen Windows- Funktionen ein- oder ausschalten Microsoft.Net Framework 3.0 (3.5) und aktivieren Sie die Rolle.Net Framework 3.5, dieses beinhaltet die benötigte Version Installation Doppelklicken Sie auf die PPG-Setup.exe und folgen Sie den Anweisungen des Installationsassistenten.

5 3 Handhabung 3.1 Einstellungen Hinweis: Durch Komprimierung von Bildern kann es zu Qualitätsverlusten kommen. Daher sollte nach dem Import die Bildqualität geprüft werden. In jedem Falle ist das Programm nicht zur Diagnostik gemäß gesetzlicher Bestimmungen geeignet. Zu Beginn sollte das Quellverzeichnis angegeben werden, in dem sich anschließend jegliche Dateien befinden können. Dabei Unterverzeichnisse werden hierbei berücksichtigt.

6 Um Dateien später in die Karteikarte des jeweiligen Patienten übertragen zu können, müssen folgende Einstellungen vorgenommen werden: Dateityp o Hierbei stehen dem Benutzer sieben mögliche Dateitypen zur Verfügung jpg / jpeg bmp doc / docx htm / html pdf tif avi sxw dcm (DICOM) sollten Sie DICOM schon nutzen, so ist dies die beste Variante, da die Bilder mit der Qualität des erzeugenden Gerätes in die Karteikarte geschrieben werden und nicht erst konvertiert werden müssen und Sie somit einen möglichen Qualitätsverlust in Kauf nehmen müssen Karteiart o beschreibt die Spalte Art in der Karteikarte im TURBOMED, also welcher Typ Eintrag vorgenommen werden soll o dabei kann der Benutzer selbst entscheiden, wie er die Art des Eintrags bezeichnen möchte

7 Eintrag o der Eintrag dient als Beschreibungsfeld o ein Beispiel wäre der obigen Darstellung zu entnehmen Dateinamen anhängen o dabei handelt es sich um eine Einstellung, ob dem Karteieintrag die Datei angehängt werden soll o diese befindet sich dann im TURBOMED-Verzeichnis unter Dokumente als lokale Kopie Trennzeichen und Stelle der PatID o diese zwei Einstellungen sind sehr wichtig, denn durch die Angabe der PatID kann die zu importierende Datei dem richtigen Patienten zugeordnet werden o dabei muss das Trennzeichen im Dateinamen angegeben werden, wo sich die PatID befindet o zu beachten hierbei ist, dass die Stelle der PatID nullbasiert ist Beispiel: die PatID im Dateinamen befindet sich an erster Stelle, dann wird in die Spalte die 0 eingetragen befindet sich die PatID an 2 Stelle im Dateinamen, so wird eine 1 eingetragen dabei sollte immer das Trennzeichen beachtet werden Beispiel: 21688_Bild_Benutzer.jpg PatID Trennzeichen Der Benutzer muss nicht alle sechs Felder zur Auswahl der Datentypen füllen, wenn nur ein Dateityp übertragen werden soll, so reicht es, eine Auswahl zu treffen.

8 Ebenso kann die Stelle der Region (Information über z. B. ein untersuchtes Organ) angeben. Dies geschieht wie im vorherigen Punkt beschrieben. Weitere Einstellungen Automatischer Import aller x Sekunden o der Standardwert ist fünf Sekunden, kann jedoch individuell vom Benutzer eingestellt werden o diese Einstellung holt sich aller x Sekunden alle Dateien im Verzeichnis, die der oben getroffenen Auswahl entsprechen und importiert diese anschließend in die Karteikarte des jeweiligen Patienten Fremde Dateien anzeigen o durch Anhaken dieser Einstellung werden alle Dateien, die sich in dem oben eingetragenen Verzeichnis inkl. Unterverzeichnissen, angezeigt Datei nach Import löschen o wie der Name beschreibt, werden die übertragenen Dateien nach dem Import in TURBOMED aus dem jeweiligen Verzeichnis gelöscht o diese Einstellung ist vor allem dann sinnvoll, wenn der automatische Import nach x Sekunden eingeschaltet ist, da ansonsten die Dateien immer wieder übertragen und Einträge in die Karteikarte vorgenommen werden

9 Alle Dokumente löschen o dieser Button beinhaltet zwei Funktionen wenn Datei nach Import löschen angehakt ist, werden alle sich im Verzeichnis befindlichen Dateien und deren Verzeichnisse bis auf das oben Eingetragene gelöscht ist die Einstellung nicht angehakt, so wird der Windows Explorer im angegebenen Verzeichnis geöffnet, damit der Benutzer selbst die Möglichkeit des kontrollierten Löschens hat MD5 erzeugen o diese Optionen bildet einen MD5-Wert über die jeweilige Datei und trägt diesen anschließend in die Karteikarte des Patienten ein o damit kann die Unveränderbarkeit der Datei jeder Zeit nachgewiesen werden

10 GE / Mindray o einige Geräte liefern die Patientennummer nicht im Dateinamen sondern legen ein Verzeichnis mit der Nummer an und legen anschließend alle dazugehörigen Dateien hinein o in diesem Falle sollte diese Funktion ausgewählt werden, damit die Zuordnung der Bilder zum Patienten erfolgen kann JPG zu TIF zusammenführen o bei der Verwendung von *.jpg-dateien bietet es sich an, diese Funktion auszuwählen o während bisher immer pro Datei ein Eintrag in der Karteikarte hinterlassen wurde, werden in diesem Falle alle zu einem Patienten gehörenden Bilddateien zu einer TIF-Datei zusammen gefasst und es entsteht nur ein einziger Eintrag in der Karteikarte des Patienten o wichtig hierbei ist zu wissen, dass maximal 15 Bilder zu einem TIF zusammengefügt werden, danach wird ein neues TIFF erstellt o TIF zu TIF o analog zur vorherigen Einstellung

11 Komprimierung o Standardwert = 1 (LZW) o Die Komprimierungen sind nach dem Standard von IrfanView festgelegt (siehe Handbuch IrfanView). o Normalerweise sind mit den Einstellungen 0 (unkomprimiert) und 1 (LZW) im TURBOMED die besten Ergebnisse zu erzielen. o Sollte im TURBOMED keine Darstellung möglich sein (mutmaßlicher Fehler im TURBOMED), empfehlen wir IrfanView als Standardbildbetrachter zu verwenden. (siehe TURBOMED- Handbuch) Mit IrfanView können sämtliche Formate klaglos angezeigt werden. Zuordnung aktiver Fall o Enthält der Dateiname die Patientennummer, so wird der angegebene Patient im TURBOMED aufgerufen und die Dokumente werden dem aktuellen Fall zugeordnet. o Wird diese Einstellung nicht verwendet, so erfolgt nur ein Eintrag in die Karteikarte ohne Zuweisung Zuordnung aktiver Patient o alle Dokumente werden nun in den im TURBOMED geöffneten Patienten importiert o ACHTUNG: In Verbindung mit automatischer Import kann dies zu unerwünschten Importen kommen! Bitte vorher überdenken. o des Weiteren wird hierbei eine Datei pat.nr in das Quellverzeichnis mit dem Inhalt patnr_nachname_vorname gelegt diese kann dann für andere Programme verwendet werden

12 TMRemote-Freigabe erzwingen o Der Import der Bilder in einen Patienten kann zur Sperrung der Karteikarte kommen. Diese Funktion behebt diese Sperrung. (experimentell) PPG nach Import schließen o selbsterklärend Ausgabeverzeichnis für fehlerhafte Übertragungen o Wenn diese Funktion ausgewählt ist, werden Dokumente, die nicht importiert werden können, in dieses Ausgabeverzeichnis geschrieben. Abschließend werden die Einstellungen durch Klick auf Speichern im Programm gespeichert und die Liste auf der ersten Seite aktualisiert.

13 3.2 Dateiimport In der obigen Grafik können Sie eine Beispielliste von ausgewählten Dateien sehen. Dabei können Sie können Sie unter anderem die Schreibweise des Dateinamens erkennen. Beim Klick auf Dateien importieren wird im TURBOMED überprüft, ob es einen Patienten mit der angegebenen PatID gibt. Bei erfolgreichem Auffindens wird der Karteieintrag nach den zuvor ausgewählten Einstellungen vorgenommen. Sollte kein Patient gefunden werden, wird eine entsprechende Meldung ausgegeben. Ebenso wenn die Stelle der PatID möglicherweise falsch vorgenommen wurde (beschrieben in Trennzeichen und Stelle der PatID ). Nach erfolgreichem Import und ganz nach vorgenommener Einstellung wird die Datei aus der Liste und deren Verzeichnis gelöscht. Falls der automatische Import nach x Sekunden nicht vorgenommen wurde, so dient der Refresh -Button zum erneuten Auslesen des angegebenen Verzeichnisses und deren Dateien.

14 3.3 Wie kann ich unübertragbare Dateien doch übertragen? Dazu gibt es das ein Menü, welches sich per Rechtsklick öffnet.

15 Dieses Menü enthält folgende Funktionen: - Nummer zuordnen: o Damit ist es dem Benutzer möglich, der Datei eine Patientennummer für den Dateiimport zu übergeben. Diese Patientennummer sollte den dafür vorgesehenen Einstellungen im Menü Einstellungen entsprechen. o Dies bezieht sich auch auf den Menüpunkt allen Dateien eine Nummer zuordnen. - aktuellen Patienten übernehmen o Dies funktioniert ähnlich wie im vorherigen Punkt. Einzige Bedingung dabei ist, dass die Arztsoftware TURBOMED und ein Patient darin geöffnet sein müssen. o Mit Klick auf diesen Menüpunkt, holt sich das Programm die Patientennummer des aktuell aufgerufenen Patienten im TURBOMED. o Dies gilt auch für den Menüpunkt für alle Dateien aktuellen Patienten übernehmen. - Datei löschen / alle Dateien löschen o Wie der Name schon beschreibt, wird entweder die angeklickte Datei in der Liste oder alle sich im Verzeichnis befindlichen Dateien gelöscht. - Ordner öffnen o Öffnet das Verzeichnis der aktuell angeklickten Datei. - mit Standardprogramm öffnen o Beim Klick auf diesen Menüpunkt wird die ausgewählte Datei geöffnet. Dabei dient das im Windows eingestellte Standardprogramm. Dieses kann im PPG nicht geändert oder ausgewählt werden. 3.4 Fehlerreport Bei möglichen Fehlern geben Sie bitte die Versionsnummer des PPG an. Diese finden Sie im unteren Rand des Programms links neben der Update-Information.

16 4 Updates Wenn Sie Ihr TURBOMED auf eine neuere Version updaten möchten, so teilen Sie uns dies vorher mit, damit wir Ihnen mitteilen können, ob diese Version von uns unterstützt wird. Anderenfalls können Sie auch auf den Link unten rechts im Programm Update Informationen klicken. Dabei geht eine Internetseite auf, in der Sie nachschauen können, ob das PPG in Ihrer neuen Version schon vorhanden ist. Neue Versionen müssen von uns erst getestet, ggf. geändert werden. Dies kann einige Zeit in Anspruch nehmen. Sollten Sie das Update ohne vorherige Information einspielen, kann dies dazu führen, dass PPG nicht mehr oder nicht mehr richtig funktioniert. In diesem Fall besteht kein kurzfristiger Support mit zeitnaher Behebung.