Die Digitalisierung der Hauptversammlung Technische Möglichkeiten und rechtliche Grenzen

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1 Die Digitalisierung der Hauptversammlung Technische Möglichkeiten und rechtliche Grenzen Dr. Konrad von Nussbaum ADEUS Aktienregister-Service-GmbH stocks & standards-workshop Hauptversammlungssaison 2018 Eschborn, 6. September 2017

2 Rechtliche Rahmenbedingungen für die Digitalisierung der Hauptversammlung Rahmenbedingungen durch Gesetzgeber geschaffen Umsetzung und Gestaltungsmöglichkeiten durch die Gesellschaften Satzungsfreiheit Vorstandsermächtigung 2

3 Modernisierung des Aktienrechts TUG 2007 ARUG 2009 (Elektronische) Briefwahl Online-HV Online-Teilnahme EHUG 2006 HV-Unterlagen auf Internetseite UMAG 2005 Aktionärsforum Vorabveröffentlichung Q&A im Internet TransPuG DCGK 2002 Bild- und Tonübertragung HV Gegenanträge/HV-Unterlagen auf Internetseite Erreichbarkeit des Stimmrechtsvertreters während der HV NaStraG 2001 Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft Erleichterung Vollmachtserteilung (elektronischer Weg) Elektronische Einladung 3

4 Neue Datenschutzregeln für das digitale Zeitalter EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO): Umfassende Überarbeitung der Europäischen Datenschutzregeln Direkte Anwendung in allen Mitgliedstaaten ab 25. April 2018 Gilt für Verantwortliche (controller) und Auftragsverarbeiter (processor), die Daten von EU-Bürgern verarbeiten Gibt betroffenen Personen (data subject) stärkere Rechte und etabliert für Verantwortliche und Auftragsverarbeiter ein strengeres regulatorisches Cross-Border-Regime, besonders bei Beteiligung von Nicht-EU-Staaten Etabliert schärfere Durchsetzungsmechanismen und hohe Bußgelder 4

5 Ziele für die Digitalisierung der Hauptversammlung Nutzung moderner Kommunikationswege Aktionärs- bzw. kundenzentrierter Kommunikationsweg Erleichterung der Stimmrechtsausübung, auch grenzüberschreitend Präsenzerhöhung mit Fokus auf Privatanleger Internationale Investoren Prozessoptimierung und Komfortverbesserung Kosteneinsparungen Ausstrahlung von Modernität Umweltaspekte (Papier, Transporte, ) 5

6 Namensaktien bieten Vorteile für die Digitalisierung Kenntnis der Aktionäre Direkte Kontaktaufnahme (ohne Intermediäre) möglich Direkte Rückmeldewege Bank Durchgängige Digitalisierung Aktionär Emittent Börse und Clearingstelle STARiS ADEUS 6

7 Digitalisierung Aktionärskommunikation und Hauptversammlung Aktionär Elektronisch* Post Post & Formular Online- Service Aktienregister/ Anmeldesystem STARiS Scan System Online-Service STARvote STARiX * , E-Postbrief, D 7

8 Chronologie ADEUS Online-Services Start der Girosammelverwahrung für Namensaktien mit Allianz AG Erster Online- Service zum Internet Proxy Voting mit Einsatz des HV-Cockpits Integration des Video- Streamings (HV-Cockpit) Erster elektronischer HV- Einladungsversand per Einführung Online- Briefwahl Versand von HV-Einladungen per E-Postbrief Versand von HV-Einladungen per D Einführung der elektronischen Sammelurne für Allianz SE Erste HandyEintrittskarte mit Wallet-Integration zur Verwendung auf dem Smartphone 8

9 Online-Angebot für Aktionäre der Allianz SE (1/3) Aktienregistereinsicht und Adressänderung Registrierung für elektronischen Versand der HV-Einladung ( , E-Postbrief, D ) Online-Services Eintrittskartenbestellung inkl. HandyEintrittskarte Online-Briefwahl Vollmacht/Weisung an Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft Vollmacht/Weisung an Kreditinstitut/Aktionärsvereinigung HV-Cockpit am HV-Tag Live-Übertragung der gesamten Hauptversammlung, ab Generaldebatte nur für Aktionäre (mit Login) Änderung von Weisungen/Stimmen bis Ende der Generaldebatte Dokumentencenter Abstimmergebnisse 9

10 Online-Angebot für Aktionäre der Allianz SE (2/3) 10

11 Online-Angebot für Aktionäre der Allianz SE (3/3) 11

12 Online-Service aus Aktionärssicht Beispiel Allianz SE Durchgängige Digitalisierung des Einladungs-, Anmelde- und Abstimmprozesses 12

13 Erfolgsfaktoren Angebotsalternativen schaffen Postprozess bei Einladung/Anmeldung (bisher noch) als Standard verfügbar Prozessneuerungen als optionale Alternativen mit Mehrwert einführen => Neues einfügen Anreize für Nutzung digitaler Kanäle Anlehnung an etablierte Marktlösungen Online-Banking Airline-Prozesse Ticketing Votingprozesse Benutzerfreundlichkeit und einfache Bedienbarkeit Umsetzung auf hohem Qualitätsniveau Sicherheit durch Redundanzen 13

14 Aktionärstransparenz: Europäische Entwicklung ECB Task Force Shareholder Transparency (2011) EU-Kommission Corporate Governance Green Paper (2011) Bericht der ESMA (2017) e/ag/html/subtrans/index.en.html Änderung EU-Aktionärsrechterichtlinie (2017) ec.europa.eu/internal_market/company/d ocs/modern/com _en.pdf eur-lex.europa.eu/legalcontent/de/txt/pdf/?uri=celex:32017l0828 &from=en 14

15 Umsetzung geänderte EU-Aktionärsrechterichtlinie TUG 2007 ARUG EU-SRD ARUG (Elektronische) Briefwahl Online-HV Online-Teilnahme EHUG 2006 HV-Unterlagen auf Internetseite UMAG 2005 Aktionärsforum Vorabveröffentlichung Q&A im Internet TransPuG DCGK 2002 Bild- und Tonübertragung HV Gegenanträge/HV-Unterlagen auf Internetseite Erreichbarkeit des Stimmrechtsvertreters während der HV NaStraG 2001 Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft Erleichterung Vollmachtserteilung (elektronischer Weg) Elektronische Einladung 15

16 EU-Aktionärsrechterichtlinie (EU 2017/828) Identifizierung der Aktionäre ist Voraussetzung für unmittelbare digitale Kommunikation zwischen Emittent und Aktionär Ziel: Erleichterung der Stimmrechtsausübung Erst die direkte Aktienregistereintragung auch ausländischer Aktionäre eröffnet diesen die digitalisierten Mitwirkungsmöglichkeiten (elektronischer Versand, Online-Service zur Abstimmung) Effiziente und effektive Mitwirkung von Intermediären in der Verwahrkette Elektronische Abstimmbestätigung als zusätzlicher Service und Möglichkeit zur Überprüfung 16

17 Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit! Dr. Konrad von Nussbaum Geschäftsführer ADEUS Aktienregister-Service-GmbH