Kulturhaus Ludwigsfelde Kulturelles Zentrum der Stadt

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1 Kulturhaus Ludwigsfelde Kulturelles Zentrum der Stadt Freihändiges Vergabeverfahren mit vorgeschaltetem Teilnahmewettbewerb Vermietung der Individualgastronomie mit Exklusivbewirtschaftungsrecht (bei städtischen Veranstaltungen) 1

2 Inhalt Teil I Allgemeine Informationen zum Kulturhaus 3 Ausgangssituation Ludwigsfelde & Kulturhaus Teil II Freihändige Vergabe Vermietung Gastronomiebereich im Kulturhaus 4 Angaben zum Verfahren Mietgegenstand Weitere Angaben zum Mietgegenstand Mietzeitraum Mietzins Betriebskosten Anforderungen an den Mieter/ die Mieterin Beurteilungskriterien Abgabe der Bewerbung / des Angebotes Teil III Bewerbung 8 Einzureichende Unterlagen Teil IV Planzeichnungen 10 Übersichtslageplan Lage des Kulturhauses Grundriss Kulturhaus Seitenflügel Erdgeschoss und Keller Mit Gastronomiebereichen 2

3 Ausgangssituation (Ludwigsfelde & Kulturhaus) Das Kulturhaus liegt direkt an der Potsdamer Straße/ Theodor Fontane Str. im Zentrum der Stadt. Ludwigsfelde ist ein bedeutender Industrie- und Wirtschaftsstandort mit Tradition sowie herausragender Lage und Infrastruktur im Zentrum der Metropolregion Berlin Brandenburg. Mit vielen klein- und mittelständischen sowie international agierenden Unternehmen, mit weniger als fünf Prozent Wohnungsleerstand bei etwa Einwohnern (Durchschnittsalter: 44 Jahre) genießt Ludwigsfelde Standortvorteile, die schon viele Investoren überzeugt haben. Gleichzeitig positioniert sich Ludwigsfelde als starker Wirtschaftsstandort, ebenso auch als eine lebendige Stadt zum Wohlfühlen. Das 1959 eröffnete Kulturhaus bildet das kulturelle Zentrum der Stadt und bietet seinen Gästen und potentiellen Veranstaltern stets vielfältige Events und Nutzungsmöglichkeiten. Nicht nur Konzerte, Tanzveranstaltungen und Theateraufführungen finden hier ihren würdigen Rahmen und ein begeisterungsfähiges Publikum. Bei bis zu 170 Veranstaltungen im Jahr können ca Gäste verzeichnet werden. Im unmittelbaren Umfeld des Kulturhauses befinden sich das Rathaus, die Stadtwerke Ludwigsfelde, die kommunale Wohngesellschaft Märkische Heimat sowie Geschäfts-, Büro- und Wohngebäude. Die drei großen, gut frequentierten Gewerbeparks liegen nur wenige Minuten Autofahrt entfernt. Im Sommer 2011 begannen die umfangreichen energetischen Sanierungs- und Modernisierungsarbeiten, die aus dem 50er-Jahre-Bau bis voraussichtlich Frühjahr 2014 ein modernes Veranstaltungs- und Bürgerzentrum entstehen lassen. Das Kulturhaus wird nach der Wiedereröffnung eine regional bedeutsame Veranstaltungsstätte im Landkreis Teltow Fläming sein. Der Saal wird für verschiedenartige Veranstaltungen und Events im Segment für bis zu 800 Gäste konzipiert. An ihn schließt sich der Hof mit 710 qm und einem neuen Amphitheater für bis zu 400 Besucher als weitere Bespielungsmöglichkeit für die warmen Monate an. 3

4 Verpachtung Individualgastronomie & Exklusivbewirtschaftungsrecht (bei städtischen Veranstaltungen) Angaben zum Verfahren Die Stadt Ludwigsfelde führt eine freihändige Vergabe für die Verpachtung einer Individualgastronomie im Seitenflügel des Kulturhauses Ludwigsfelde durch. Zusätzlich ist ein Exklusivbewirtschaftungsrecht (bei städtischen Veranstaltungen) für die Event- und Veranstaltungsflächen des Kulturhauses auf Basis eines Rahmenvertrages angestrebt. Die Stadt Ludwigsfelde behält sich vor, das Verfahren jederzeit einzustellen, ohne dass hierdurch Ansprüche potentieller Interessenten geltend gemacht werden können. Die Kosten der Teilnahme an der freihändigen Vergabe werden nicht erstattet. Mietgegenstand Mietgegenstand dieser freihändigen Vergabe ist der Gastronomiebereich im Seitenflügel des Kulturhauses. Im Kern des Hauses mit angeschlossener Lounge ist eine attraktive gastronomische Einrichtung, die zum Verweilen einlädt, vorgesehen. Gegenstand der Ausschreibung ist die "Vermietung der Individualgastronomie mit Exklusivbewirtschaftungsrecht" für die Event- und Veranstaltungsflächen des Kulturhauses. Weitere Angaben zum Mietgegenstand Flächen - Fläche für Individualgastronomie 112, 65 qm - Küche 44,69 qm - Spülbereich 31,66 qm - Personalraum 11,79 qm - Personal WC / Umkleide 19,04 qm - Lagerflächen Gastronomie 33,24 qm - Lagerflächen Catering 56,98 qm - Fläche Außenterrasse ca. 75,00 qm - Ausstattung der Böden mit Fußbodenheizung Weitere Angaben - Möblierung des Gastraumes durch den Mieter - Küchen- und Lagerausstattung durch den Mieter - Abschließbarer Stellplatz für Mülltonnen auf dem Kulturhaushof - Grundinstallation aller Anschlüsse 4

5 - Öffentliche Parkplätze in unmittelbarer Umgebung - Installierte Be- und Entlüftungsanlagen in Küchenbereich - Verbindung Küchen- und Kellerbereich durch Aufzug Mietzeitraum / Laufzeit Rahmenvereinbarung Der Mietbeginn ist voraussichtlich im III. Quartal Ein genauer Zeitpunkt wird in Abhängigkeit vom weiteren Bauverlauf verbindlich zum mitgeteilt. Der Mietvertrag und die Rahmenvereinbarung werden auf 5 Jahre abgeschlossen. Mietzins Mit dem Angebot ist ein verbindliches Mietangebot abzugeben. Hierbei gilt folgende Mindestmiete kalt je Monat: Für die Höhe des Nettomietzinses greift folgende Grundlage zur Berechnung: Gastronomieräume EG 10,00 je qm; Gesamt 189 qm zu 1.890,00 Lager- und Personalräume KG 3,00 je qm; Gesamt 121,05 qm zu 363,15 Terrasse EG 4,00 je qm; Gesamt 75 qm zu 300,00 Gesamtnettomiete 2.553,15, Der Mietzins ist monatlich fällig. Es besteht keine vertragliche Bindung des Vermieters mit einer Brauerei. Die Vermietung erfolgt provisionsfrei. Es gilt eine Kaution in Höhe von vor Vertragsschluss bei der Stadt zu hinterlegen. Betriebskosten Die Betriebskosten werden im Verhältnis zur Gesamtfläche berechnet, soweit diese nicht durch Messeinrichtungen ermittelt werden können. Für die Betriebskosten mit allen Inhalten orientieren Sie sich an der Betriebskostenverordnung. Die anfallenden Kosten für die Wartung oder Reparatur der gastronomischen Gerätschaften sind vom Mieter selbst zu tragen. Anforderungen an den Mieter / die Mieterin Die eigenständig zu bewirtschaftende Individualgastronomie mit ihren gesamten Betriebsflächen erfordert einen "Fulltime Gastronomen". Angestrebt wird eine an die räumlichen Gegebenheiten angepasste attraktive Gastronomieeinrichtung. Die seitens des Betreibers einzubringenden Ausstattungsgegenstände sowie die Gestaltung des Innenraumes müssen sich am Stil bzw. Farbkonzept des Kulturhauses orientieren und sind mit der Stadtverwaltung abzustimmen. Für den Erfolg des gesamten Projektes Kulturhaus ist es notwendig, dass gastronomische Kompetenzen (Kenntnisse, Fähigkeiten, Qualifikationen und Erfahrungen) für die 5

6 Individualgastronomie als auch für die Veranstaltungsgastronomie vor Ort vorhanden sind. Den Interessenten wird empfohlen, sich vor Ort einen Eindruck zu verschaffen. Das Angebotsprofil im Veranstaltungsbereich reicht von der Pausenbewirtschaftung über das klassische Buffet, Tagungsversorgung, Hochzeitsempfänge bis zum gehobenen Mehr-Gänge-Menü. Ein Mittagsangebot ist auf Grund der umliegenden Unternehmen sowie der Verwaltung gewünscht. Ausgehend von den gastronomischen Partnern der vergangenen Jahre wurde festgestellt, dass sich eine einseitig ausgerichtete Landesküche für die Gäste und auch in Symbiose mit Veranstaltungen des Kulturhauses als ungeeignet herausstellte. Daher ist eine deutsche / regionale, bodenständige Ausrichtung unabdingbar. Die gastronomischen Rechte sollen für städtische Veranstaltungen exklusiv an den Mieter vergeben werden. D.h. es besteht nicht nur das Recht die Veranstaltungen gastronomisch zu betreuen, sondern auch die Pflicht. Um die gastronomische Bewirtschaftung sicherzustellen, sind das erforderliche Inventar sowie Personal bereitzustellen. Beurteilungskriterien Die Eignung von Bewerbern wird anhand folgender Unterlagen beurteilt: Referenzen Lebenslauf Einschlägige Auszeichnungen / Qualitätszertifikate Umsatz für vergleichbare Leistungen in den letzten drei Geschäftsjahren Nachweis Kreditwürdigkeit durch Bankbescheinigung für ein Vorhaben der geplanten Art sowie Bilanz des letzten abgeschlossenen Geschäftsjahres Referenzen* Lebenslauf Einschlägige Umsatz vergleichbarer 30% 30% Auszeichnungen/ Leistungen der letzten 3 Qualitätszertifikate Geschäftsjahre 20% 20 % Nicht 0 Keine 0 Keine 0 Kein 0 Punkte vergleichbar Punkte einschlägigen Punkte Punk vergleichbarer Erfahrungen und te Umsatz Kenntnisse Ansatzweise 1 Punkt Ansatzweise 1 Punkt Eine/s 1 Durchschnitt- 1 Punkt vergleichbar einschlägige Punk licher Erfahrungen und t vergleichbarer Kenntnisse Umsatz 6

7 Annähernd 2 Annähernd 2 Zwei 2 Überdurch- 2 Punkte vergleichbar Punkte einschlägige Punkte Punk schnittlicher Erfahrungen und te vergleichbarer Kenntnisse Umsatz Voll 3 Voll einschlägige 3 Drei oder 3 Sehr hoher 3 Punkte vergleichbar Punkte Erfahrungen und Punkte mehr Punk vergleichbarer Kenntnisse te Umsatz *1 Punkt Abzug, sofern ein Referenzgeber eine qualitative Bewertung nur mit Einschränkungen abgibt, 2 Punkte Abzug, sofern ein Referenzgeber die Leistung des Bewerbers als mangelhaft bewertet. Bei Bewertung auch nur eines Kriteriums mit 0, wird der Teilnahmeantrag nicht weiter berücksichtigt. Es werden zwischen 3 und 5 Bieter mit den höchsten Gesamtpunktzahlen zur Angebotsabgabe aufgefordert. Bei Punktegleichstand entscheidet die Bewertung der Referenzen; besteht auch hier Gleichstand, entscheidet die Bewertung des Lebenslaufes. Bei Punktegleichstand in allen Kriterien der Plätze 5 und 6 entscheidet das Los. Bei nicht ausreichender Kreditwürdigkeit für dieses Vorhaben oder entsprechenden Anhaltspunkten für eine unzureichende finanzielle Ausstattung anhand der Bilanz, wird der Teilnahmeantrag nicht weiter berücksichtigt. Die Wertung der Angebote richtet sich nach folgenden Kriterien: Allgemeines Nutzungs- und Betreiberkonzept (inkl. Personalbedarf und Öffnungszeiten, Vorstellungen hinsichtlich Gestaltung, Ausstattung und Betreibung der Gastronomie) Gastronomische Qualität (anhand einer Musterspeisekarte) Zeitliche Vorstellungen zur Umsetzung des Vorhabens Angebot für Mietzins Bewerbung Der freihändigen Vergabe ist ein Teilnahmewettbewerb vorgeschaltet. Bitte reichen Sie uns daher vorerst ausschließlich die abgeforderten Unterlagen zum Nachweis Ihrer Eignung (s.u.) ein. Aus den Reihen der geeigneten Bewerber werden nach dem vorgegebenen Bewertungsprozedere zwischen 3 und 5 Unternehmen zur Angebotsabgabe aufgefordert. 7

8 Bitte senden Sie Ihre vollständigen Teilnahmeunterlagen in elektronischer Form mit fortgeschrittener elektronischer oder qualifizierter elektronischer Signatur online über den Vergabemarktplatz Brandenburg ( oder per Post mit dem Vermerk "Gastronomie Kulturhaus" bis zum 30. August 2013, Uhr, an folgende Adresse: Gelöscht: 26 Gelöscht: Juli Gelöscht: 0 Auftragsberatungsstelle Brandenburg e.v. Mittelstraße Schönefeld Die Interessenten erklären, dass sie geistige Urheber bzw. Eigentümer des eingereichten Nutzungsund Betreiberkonzeptes sind und im Erfolgsfall die weitere Vorbereitung und Durchführung des Vorhabens zu den darin getroffenen Aussagen annehmen. Die fachliche Eignung und entsprechende Befähigungen werden vorausgesetzt. Ansprechpartnerin: (für Rückfragen und Besichtigungstermin) Marlen Trautmann Tel: / Fax: / Marlen.Trautmann@svludwigsfelde.brandenburg.de Bewerbung Es wird um Einreichung folgender Unterlagen und Informationen gebeten: Unterlagen / Informationen zur Beurteilung der Eignung: Kurze Unternehmensdarstellung bzw. falls das Unternehmen erst gegründet werden soll - der geplanten Unternehmensstruktur sowie der bisherigen Position der Unternehmer (max. 3 Seiten A4), Angabe einer Kontaktperson mit Telefonnummer und sonstigen Kontaktadressen Ggf. Auszug aus dem Handelsregister Auszug aus dem Gewerbezentralregister für das Unternehmen und den Geschäftsführer bzw. falls das Unternehmen erst gegründet werden soll nur für den geplanten Geschäftsführer Referenzen (Gastronomie & Catering) des Unternehmens bzw. falls das Unternehmen erst gegründet werden soll der beteiligten Personen Lebenslauf 8

9 Einschlägige Auszeichnungen / Qualitätszertifikate (Gastronomie & Catering) für das Unternehmen bzw. falls das Unternehmen erst gegründet werden soll der beteiligten Personen Erklärung über den Umsatz für vergleichbare Leistungen in den letzten drei Geschäftsjahren bzw. falls das Unternehmen erst gegründet werden soll Angaben zu den Umsätzen für vergleichbare Leistungen der Unternehmen, in denen die beteiligten Personen bislang beschäftigt waren. Soweit Umsätze in diesem Fall nicht angegeben werden können, ist die Größenordnung der jeweiligen Geschäftstätigkeit anderweitig dazulegen Nachweis Kreditwürdigkeit durch Bankbescheinigung für ein Vorhaben der geplanten Art und/oder Bilanz des letzten abgeschlossenen Geschäftsjahres Anlage Angaben zur Zuverlässigkeit siehe Vergabeunterlagen, diese Anlage ist falls das Unternehmen erst gegründet werden soll von allen beteiligten Personen auszufüllen Die Punkte 3 bis 5 können durch eine Zertifizierung im ULV oder PQ-VOL ersetzt werden Gelöscht: sowie Unterlagen / Informationen zur Wertung des Angebots (diese bitte mit der Bewerbung noch nicht einreichen): Nutzungs- und Betreiberkonzept (1 Seite, A4, Arial, Schriftgröße 11) mit Angabe des Personalbedarfs und der Öffnungszeiten Vorstellungen hinsichtlich Gestaltung, Ausstattung und Betreibung der Gastronomie Musterspeisekarte mit geschätzten Preisen für die Individualgastronomie (Mittagstisch, Kaffee, Abend) sowie für den Cateringbereich Zeitliche Vorstellung zur Umsetzung des Vorhabens 9

10 Planzeichnungen Lage des Kulturhauses gegenüber des Rathauses 10

11 Grundriss Kulturhaus Seitenflügel Erdgeschoss Bereich des gastronomischen Mieters grün markiert Angeschlossene Terrasse Mit Blick auf Rathausplatz 11

12 Grundriss Kulturhaus Seitenflügel Kellergeschoss Bereich des gastronomischen Mieters grün markiert 12

13 Grundriss Kulturhaus mit Hof und Amphitheater 13