TOP 15 Antrag 13 Antrag des Präsidiums auf Verabschiedung der Anlage 3 der Verbands-Finanzordnung (VFO)

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1 Antrag 13 - Seite 1 von 7 TOP 15 Antrag 13 Antrag des Präsidiums auf Verabschiedung der Anlage 3 der Verbands-Finanzordnung (VFO) Ja Nein Enth. Verbands-Finanzordnung, Anlage 3 Abrechnungsrichtlinien (Stand: ) Vorbemerkungen Die Abrechnungsrichtlinien sind Arbeitshilfen und Hinweise für die ehrenamtlich Tätigen und hauptberuflich Beschäftigten im/des Nordwestdeutschen Volleyball-Verbandes e.v.. Sie ergänzen die Verbands-Finanzordnung als Anlage 3. Inhaltsverzeichnis A Reisekostenrichtlinie A.1 Begriffsbestimmungen A.2 Erstattungsgrundsätze A.3 Abrechnungszeiträume A.4 Steuerliche und sozialversicherungsrechtliche Behandlung A.5 Sonstige Festlegungen B Trainer- und Schiedsrichterlehrgänge B.1 Referenten / ehrenamtliche Lehrgangsleiter B.2 Lehrgangsteilnehmer C Leistungssportmaßnahmen C.1 Lehrgänge (nur durch den Landesverband ausgeschriebene) C.2 Stützpunkttraining D Auslagenpauschalen D.1 Staffelleiter D.2 Bezirksjugendspielwarte E Eigenanteile / Teilnehmergebühren F Abrechnungstechnische Hinweise ANLAGE: Formulare Reisekostenabrechnung Vorschussanforderung Waschbeleg (Kadertrainer) Vordruck für Sonstige Ausgaben (z.b. Verpflegung, Tanken, Mietwagen etc.)

2 Antrag 13 - Seite 2 von 7 A. Reisekostenrichtlinie Die nachstehenden Regelungen und Hinweise gelten für den Nordwestdeutschen Volleyball- Verband e.v.. Die Gliederungen des NWVV können dazu ergänzende Bestimmungen festlegen. A.1 Begriffsbestimmungen 1.1 Dienstreisen Als Dienstreisen gelten ein- und mehrtägige Reisen zur Erledigung von Aufgaben sowohl im Rahmen der ehrenamtlichen als auch der hauptamtlichen Tätigkeit außerhalb des Wohnbzw. Dienstortes. Dienstreisen sollen nur dann durchgeführt werden, wenn sie aus dienstlichen Gründen notwendig sind. Die Dauer der Dienstreise bestimmt sich nach der Abreise und Ankunft an der Wohnung, es sei denn, die Dienstreise beginnt oder endet am Dienstort. 1.2 Dienstreisende Dienstreisende sind diejenigen, die berechtigt sind, Dienstreisen auszuführen. Der Punkt A.1.3 regelt jeweils im Einzelnen, wer Dienstreisen zu genehmigen hat. 1.3 Reisegenehmigung Zum Besuch von Ausschusssitzungen haben Vorstands- und Präsidiumsmitglieder sowie der Geschäftsführer eine pauschale Dienstreisegenehmigung. Ressortleiter erhalten für erforderliche Dienstreisen zu Veranstaltungen ihres Bereichs eine Dienstreisegenehmigung vom gemäß Geschäftsverteilungsplan zuständigen Vorstandsmitglied. Die berufenen/gewählten Mitarbeiter in den Ressorts (Trainer, Betreuer, Ausschussmitglieder, etc.) erhalten ihre Genehmigung vom Ressortleiter (durch die Einladung). Reisen im Auftrage des Vorstands werden durch einen sog. Dienstreiseplan genehmigt (Fortschreibung auf jeder Vorstandssitzung). Fahrten, die nicht im Dienstreiseplan stehen, können vom Vizepräsidenten (VP) Finanzen (ersatzweise vom Geschäftsführer) genehmigt werden. Verbandstrainer: Genehmigung eines gesonderten Einsatzplans durch den Lenkungskreis Leistungssport bis zum eines jeden Jahres. Hauptberuflich Beschäftigte: Genehmigung eines gesonderten Einsatzplans durch den Geschäftsführer (in Abstimmung mit dem Ressortleiter oder Präsidenten) vor Beginn des Abrechnungsmonats. 1.4 Reisekosten Reisekosten sind Auslagen, die durch eine genehmigte Dienstreise veranlasst sind. Hierzu gehören im Einzelnen: Kosten für die Nutzung öffentlicher Verkehrsmittel (Bahn/Bus/Straßenbahn/U-Bahn etc.), Taxikosten (nur wenn zwingend erforderlich) in der angefallenen Höhe, Entschädigung für die Nutzung des eigenen PKW, Flugkosten (nur in begründeten Einzelfällen mit Genehmigung des VP Finanzen). 1.5 Anspruchsberechtigung Jeder Dienstreisende hat Anspruch auf Reisekostenvergütung in Höhe der dienstlich veranlassten Aufwendungen, soweit sie zur Erledigung des Dienstgeschäftes notwendig waren. Der Anspruch auf Reisekostenvergütung erlischt, wenn er nicht innerhalb der Abrechnungszeiträume (gemäß Ziffer A.3) nach Beendigung der Dienstreise schriftlich oder elektronisch geltend gemacht wurde. Zuwendungen von dritter Seite für dieselbe Dienstreise sind auf die Reisekostenvergütung anzurechnen.

3 Antrag 13 - Seite 3 von 7 A.2 Erstattungsgrundsätze 2.1 Fahrtkosten Erstattet werden grundsätzlich die Kosten für die Fahrt mit der Deutschen Bahn AG in der 2. Klasse oder für andere öffentliche Verkehrsmittel (Bus/Straßenbahn/U-Bahn etc.) in der tatsächlich angefallenen Höhe incl. erforderlicher Zuschläge. Die Fahrkarten müssen vorgelegt und der Abrechnung beigefügt werden. In begründeten Ausnahmefällen können die Fahrtkosten mit der Deutschen Bahn AG in der 1. Klasse erstattet werden. Mögliche Fahrpreisermäßigungen sind in Anspruch zu nehmen. Bei Benutzung eines Kraftfahrzeuges wird eine Wegstreckenentschädigung von 0,30 je Entfernungskilometer gewährt, höchstens jedoch 130 Euro. Mit dieser Wegstreckenentschädigung sind auch die Kosten für die Mitnahme weiterer Dienstreisenden sowie die Mitnahme von dienstlichem und persönlichem Gepäck abgegolten. Dienstreisenden, die in einem anderen Pkw mitfahren, werden lediglich die Kosten erstattet, soweit ihnen Auslagen entstanden sind, z.b. die An-/Abreise zu einem Treffpunkt (Vorlage von Quittungen bzw. separaten Abrechnungen erforderlich). Zwingend erforderliche Taxikosten werden in der entstandenen Höhe erstattet (Vorlage der Originalquittungen notwendig). Flugkostenerstattung nur in Einzelfällen mit Genehmigung des VP Finanzen. Fahrtkosten werden nicht erstattet, wenn eine unentgeltliche Beförderungsmöglichkeit genutzt werden kann. 2.2 Reisenebenkosten Die notwendigen Reisenebenkosten z.b. für Parkplatzgebühren (bis zu 5,00 Euro täglich), Gepäcktransport und Gepäckaufbewahrung können erstattet werden, soweit sie angemessen sind und nachgewiesen werden. 2.3 Übernachtungskosten Erforderliche Übernachtungskosten werden in der nachgewiesenen Höhe erstattet (von der nach der Reisekostenordnung des LSB Niedersachsen möglichen Erstattungspauschale ohne Beleg wird kein Gebrauch gemacht). A.3 Abrechnungszeiträume Dienstreisen sind auf den dafür vorgesehenen Vordrucken einzeln oder zu mehreren zusammengefasst schnellstmöglich abzurechnen. Diese Vordrucke sind zum Ende des Quartals, in dem die Auslagen anfielen, bei der NWVV-Geschäftsstelle einzureichen. Dabei ist jeweils die Art der Tätigkeit, die Reisedauer (Abfahrt und Ankunft vom/am Wohnort bzw. von/an der Dienstort) sowie Beginn und Ende des Dienstgeschäftes anzugeben. Gemäß 8 der Verbands-Finanzordnung werden verauslagte erstattungsfähige Kosten nur anhand von Kostenaufstellungen erstattet, die spätestens bis zum des Folgejahres auf der NWVV-Geschäftsstelle eingereicht werden müssen. Dies gilt nicht bei einer pauschalen Auslagenerstattung für festgelegte Aufgabenbereiche. Der Erstattungsanspruch erlischt nach sechs Monaten, spätestens zum des Folgejahres.

4 Antrag 13 - Seite 4 von 7 A.4 Steuerliche und sozialversicherungsrechtliche Behandlung Reisekosten und sonstige Auslagenerstattungen gem. Reisekostenrichtlinie A sind steuerfrei. Honorare sind vom Empfänger zu versteuern. Honorarzahlungen können sozialversicherungspflichtige Beiträge erforderlich machen (abhängig hauptberuflich Beschäftigte sind in der Verwaltungs-Berufsgenossenschaft pflichtversichert). Selbstständig tätige Honorarkräfte sind nicht gesetzlich in der Verwaltungs-Berufsgenossenschaft versichert. Anmerkungen (Quelle VIBSS Wir im Sport ): 1. Zur sozialversicherungsrechtlichen Beurteilung der Übungsleiter in Sportvereinen ist keine Rechtsänderung eingetreten. Die Neuregelung ist lediglich Ausfluss der praktischen Erfahrungen, insbesondere der Clearingstelle der Bundesversicherungsanstalt für Angestellte im Rahmen von Statusfeststellungen, die gezeigt haben, dass die bisherige Aussage, wonach Übungsleiter grundsätzlich als in das Unternehmen eingegliedert zu betrachten waren und demzufolge zumeist zu den abhängig Beschäftigten gehörten, den tatsächlichen Gegebenheiten bei den nebenberuflichen Übungsleitern nicht gerecht wurde. 2. Im Bereich des Steuerrechts sieht die Finanzverwaltung Übungsleiter grundsätzlich als selbstständig tätige Personen an, wenn der Umfang ihrer Tätigkeit durchschnittlich sechs Stunden in der Woche nicht übersteigt; bei mehr als sechs Stunden wöchentlich werden sie dagegen i. d. R. als Arbeitnehmer eingestuft (sog. 6- Stunden-Regelung). Daran hat sich auch durch die neue sozialversicherungsrechtliche Beurteilung nichts geändert. Die 6-Stunden-Regelung gilt jedoch nicht, wenn klare Indizien für ein Beschäftigungsverhältnis (bei bis zu 6 Std.) bzw. für eine selbstständige Tätigkeit (bei über 6 Std.) vorliegen. A.5 Sonstige Festlegungen 5.1 Die Sätze der Allgemeinen Reisekosten gelten für alle Sitzungen und Arbeitstagungen im Auftrag des NWVV. Derartige Kosten werden auch für die Mitarbeitenden des NWVV übernommen, wenn sie überwiegend im Auftrage des NWVV in anderen Gremien (DVV / LSB / Gliederungen) tätig sind und von dort keine Reisekostenerstattungen gewährt werden. Für Mitarbeitende, die im Auftrage übergeordneter Gremien tätig sind und zugleich für den NWVV erheblich tätig sind, werden die Reisekosten anteilig übernommen, wenn die übergeordneten Gremien die Reisekosten ebenfalls nur anteilig nach deren Reisekostenordnungen übernehmen. 5.2 Die Kosten für Tagungsgetränke werden übernommen. Die Kosten für einen evtl. Imbiss (während der Sitzung) werden übernommen, wenn die Sitzung zur üblichen Essenszeit fortgesetzt wird (keine Unterbrechung der Tagung). 5.3 Workshops und ähnliche Veranstaltungen fallen nicht unter die Ziffer A. Hier gelten die Richtlinien für die Lehrarbeit (Ziffer B dieser Abrechnungsrichtlinien). 5.4 Die Erstattungen von Auslagen, Fahrtkosten etc. erfolgen bargeldlos (durch Überweisung). 5.5 In den Richtlinien nicht erfasste Angelegenheiten können in Abstimmung mit dem Vizepräsidenten Finanzen und/oder dem Geschäftsführer entschieden werden (Einzelfallentscheidungen).

5 Antrag 13 - Seite 5 von 7 B. Trainer- und Schiedsrichterlehrgänge Die nachstehenden Festlegungen gelten für die vom Verband finanzierten Lehrgänge: Trainer Aus- und Fortbildung (B-/C-/Fach-/Co-Trainerlehrgänge) Schiedsrichter Aus- und Fortbildung (B, BK, C, CK, D, Jugend). B.1 Referenten / ehrenamtliche Lehrgangsleiter 1.1 Fahrtkosten werden gem. Ziffer A erstattet. 1.2 Kosten für Unterkunft und Verpflegung werden während des Lehrganges im Rahmen der üblichen Lehrgangskosten übernommen. 1.3 Honorare (ohne hauptamtliche Kräfte): bis zu 13,00 Euro (Schiedsrichteraus- und weiterbildung) bis zu 16,00 Euro (Trainerweiterbildung) bis zu 20,00 Euro (Trainerausbildung) je Lerneinheit (LE= 45 Minuten) lt. Lehrgangsplan (ohne Pausen / maximal 10 LE pro Tag). Höhere Honorare bis 30,00 /LE müssen vorher beim zuständigen Ressortleiter beantragt werden. Sonderhonorare über 38,00 /LE für besonders qualifizierte Referenten müssen vorher vom Ressortleiter beim LSB schriftlich begründet beantragt und genehmigt werden. 1.4 Lehrgangsleitung Lehrgangsleitung für Tageslehrgang 25,00 Lehrgangsleitung für jeden weiteren Tag Lehrgangsdauer 15, Alle Nebenkosten (Kopien/Telefon o.ä.) sind mit der Zahlung der Honorare abgegolten. B.2 Lehrgangsteilnehmer 2.1 Fahrtkosten werden vom NWVV nicht erstattet. 2.2 Unterkunft/Verpflegung werden vom NWVV im Rahmen der üblichen Lehrgangskosten übernommen. Zuschläge für Sonderwünsche (Zuschlag für Einzelzimmer, Hotelunterkunft auf eigenen Wunsch etc.) werden nicht übernommen. Der Verzicht auf Unterkunft und/oder Verpflegung (oder Teilen davon) verringert die Höhe des Teilnehmerbeitrages nicht. 2.3 Nebenkosten (Kopien/Telefon o.ä.) werden vom NWVV nicht übernommen. 2.4 Teilnehmergebühren sind in der Verbands-Gebühren- und Honorarordnung geregelt.

6 Antrag 13 - Seite 6 von 7 C. Leistungssportmaßnahmen C.1 Lehrgänge (nur durch den Landesverband ausgeschriebene Lehrgänge) 1.1 Trainer: Fahrkosten werden gem. Ziffer A.2.1 erstattet. Unterkunft und Verpflegung werden während des Lehrganges im Rahmen der üblichen Lehrgangskosten übernommen. 1.2 Honorare (ohne hauptamtliche Kräfte): Tagespauschale Trainer: 75 Euro. Tagespauschale Co-Trainer: 50 Euro. Tagespauschale Physiotherapeut: 62,50 Euro. Tätigkeiten vor, zwischen und nach den Trainingseinheiten sind mit den Honoraren abgegolten. Nebenkosten (Kopien/Telefon o.ä.) sind mit den Honoraren abgegolten. Hauptberuflich Beschäftigte rechnen ihre Fahrtkosten auf einem gesonderten Honorarformular ab. 1.3 Lehrgangsteilnehmer: Bei PKW-Benutzung werden die Fahrtkosten (jeweils für die Hinfahrt) gem. LSB- Richtlinien (z.z. 0,10 /km PKW-Einzelfahrer und 0,25 /km bei mit dem Landestrainer abgesprochenen PKW-Fahrgemeinschaften mit mindestens sechs Personen pro Fahrt) jedoch nur für Maßnahmen des NWVV erstattet; Bei Benutzung von öffentlichen Verkehrsmitteln zwischen Wohnort und Lehrgangsort werden die entstandenen Kosten nach Vorlage der Fahrkarte erstattet (Fahrkosten am Wohn-und Lehrgangsort werden nicht erstattet). Unterkunft und Verpflegung werden vom NWVV im Rahmen der üblichen Lehrgangskosten übernommen. Zuschläge für Sonderwünsche werden nicht übernommen. Der Verzicht auf Unterkunft/Verpflegung (oder Teilen davon) verringert die Höhe der Eigenbeteiligung nicht. C.2 Stützpunkttraining Trainer: PKW-Fahrten zum NWVV-Stützpunkt werden gem. A.2.1 erstattet, Unterkunft und Verpflegung werden während des Lehrganges im Rahmen der üblichen Lehrgangskosten übernommen, Honorare (ohne hauptamtliche Kräfte): 13,00 für Stützpunkttraining je UE à 45 Minuten.

7 Antrag 13 - Seite 7 von 7 D. Auslagenpauschalen D.1 Staffelleiter Die Staffelleiter des NWVV rechnen ihre Auslagen pauschal mit 80,00 Euro / Liga / Spieljahr + 20,00 Euro Telefonpauschale / Liga / Spieljahr (siehe 5 VGHO) ab. Mit diesem pauschalen Auslagenerstattungsbetrag gelten sämtliche Kosten (Ausnahme: Reisekosten), die im Zusammenhang mit der Staffelleitung entstehen, als abgegolten. D.2 Bezirksjugendspielwarte Die Bezirksjugendspielwarte des NWVV rechnen ihre Auslagen pauschal mit 100,00 Euro pro Spieljahr ab. Mit diesem pauschalen Auslagenerstattungsbetrag gelten sämtliche Kosten (Ausnahme: Reisekosten), die im Zusammenhang mit den Aufgaben der Bezirksjugendspielwarte entstehen, als abgegolten. E. Eigenanteile / Teilnehmergebühren Bei Leistungssportmaßnahmen, überregionalen Sportveranstaltungen, o.ä. können Eigenanteile entstehen. Diese liegen für Jugendliche und Schüler bei 15,00 Euro/Tag. Maßnahmen, Lehrgänge und Gebühren zur Aus- und Fortbildung von Jugendleitern und Co- Trainern werden im Auftrag der Sportjugend Niedersachsen nach deren Vorgaben durchgeführt bzw. berechnet. Werden von Gliederungen des NWVV Veranstaltungen im Auftrage des NWVV durchgeführt (z.b. Aus- und Fortbildung von Übungsleitern, Trainern oder Schiedsrichtern, Stützpunkttraining) müssen evtl. Eigenanteile/Teilnehmergebühren in voller Höhe angerechnet werden. Die Gebühren für Trainer- und Schiedsrichterlehrgänge sind in der Verbands-Gebühren- und Honorarordnung geregelt. F. Abrechnungstechnische Hinweise Einnahmen werden grundsätzlich bargeldlos per SEPA-Lastschriftmandat eingezogen (Ausnahme: Teilnehmerbeiträge bei Leistungssportmaßnahmen). Zahlungen werden grundsätzlich bargeldlos per Überweisung vorgenommen (Ausnahme: Fahrtkosten bei Leistungssportmaßnahmen). Rechnungen sind vom Ressortleiter bzw. vom Geschäftsführer sachlich richtig abzuzeichnen. Hinweise (z.b. Beschlussgrundlage) dürfen nur auf dem Buchungsbeleg / Vorblatt erfolgen. Um Skontoabzüge vornehmen zu können, sind derartige Rechnungen innerhalb des Skontozeitraums zu bearbeiten. Skontoabzüge werden im Zusammenhang mit der Zahlung berechnet. Heinz Wübbena Präsident