Gelungene Medienarbeit : Kontakte knüpfen und Bekanntheit steigern

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1 Gelungene Medienarbeit : Kontakte knüpfen und Bekanntheit steigern Kontakt Servicebüro Lokale Allianzen Tel.+49 (0) Fax.+49 (0) service-lokale-allianzen@neueshandeln.de Veranstaltungsmanagement zur Woche der Demenz 2016 Liebe Vertreterinnen und Vertreter der Lokalen Allianzen, die Woche der Demenz rückt immer näher und Ihre Planungen sind sicher gut vorangeschritten. Doch selbst interessante und spannende Projekte verlieren an Bedeutung, wenn sie nicht laufend nach außen kommuniziert werden. In der letzten Ideenpost haben wir Ihnen gezeigt, wie Sie Werbemittel nutzen können, um den Bekanntheitsgrad Ihrer Arbeit zu erhöhen. Eine sinnvolle Ergänzung zur Werbung ist die Medienarbeit. Sicher haben Sie schon mal Erfahrung mit den Medien in Ihrem Ort oder Ihrer Kommune gemacht. Vielleicht haben Sie auch festgestellt, dass es nicht immer ganz einfach ist, mit den gewünschten Botschaften in die passenden Medien zu kommen. Deshalb möchten wir Ihnen in dieser Ideenpost Tipps und Tricks rund um die Medienarbeit verraten. Was kann Medienarbeit leisten? In der Werbung bestimmen Sie die Inhalte und Botschaften, die auf Ihrem Plakat oder in Ihrem Flyer stehen sollen. Diese Garantie erhalten Sie bei der Medienarbeit nicht. Kennen Sie jedoch die Medienlandschaft und wissen Sie, wie Journalisten ticken und Redaktionen arbeiten, haben Sie sehr gute Chancen mit wenig Mühe und sehr geringen Kosten eine breite Öffentlichkeit über Medien zu erreichen. Medienarbeit kann... interessante Themen und Menschen in die Medien bringen komplexe Sachverhalte vermitteln Für mehr Vertrauen und Verständins sorgen Reputation und Image aufbauen und pflegen Medienarbeit kann nicht... Berichterstattung garantieren uninteressante oder alte Ereignisse lancieren Sie oder prominente Unterstützer auf die Titelseite bringen falsche Tatsachen behaupten negative Fakten aus der Welt schaffen

2 2 Das A und O für gelungene Medienarbeit Journalisten und Journalistinnen erhalten täglich zahlreiche Anfragen und Themenvorschläge. Doch nicht alles was an einem Tag geschieht findet Raum in der Berichterstattung der Presse. Deshalb treffen Redaktionen eine Auswahl an Ereignissen, die von ihrer Sicht aus erzählenswert sind. Die Nachrichtenfaktoren bzw. der Newswert sind dabei wichtige Maßstäbe, die bei der Auswahl helfen. Je mehr Faktoren einem Ereignis zugeschrieben werden können, desto höher die Wahrscheinlich, dass darüber berichtet wird. Folgende Nachrichtenfaktoren sind besonders für Sie und Ihre Lokale Allianz relevant: Aktualität: Dies bezieht sich nicht nur auf die zeitliche Aktualität, sondern auch darauf wie aufgeschlossen die Öffentlichkeit gegenüber dem Thema ist. Nähe: Besonders für Lokal-Redaktionen ist die regionale Nähe einer Nachricht und die Nähe zur Leser-, Hörer- oder Zuschauerschaft entscheidend. Emotion: Wenn ein Thema die Gefühle der Leserinnen und Leser anspricht kann das von Interesse für die Presse sein. Persönliche Erfahrungen und Geschichten machen eine Nachricht besonders lebendig und erzählenswert. Personalisiert: Liefern Sie den Medien Geschichten von Menschen mit denen Sie arbeiten und die bereit sind über Ihr Schicksal zu sprechen. Das können Angehörige, auch Jugendliche, demenziell Erkrankte aber auch Pflegekräfte und Therapeuten sein. Auch Faktoren wie Prominenz, Kuriositäten bzw. Überraschungen oder Serviceangebote, die Sie als Teil Ihrer Arbeit anbieten, ermöglichen den Weg in die Medien. Der Erfolg Ihrer Medienarbeit hängt auch davon ab, ob Sie das Format des angesprochenen Mediums richtig bedienen. Im konkreten Fall heißt das, dass Sie einer TV-Redaktion interessante Motive versprechen oder Hörfunkstation spannende O-Tön liefern bzw. interessante Gesprächspersonen zur Verfügung stellen. Erkundigen Sie sich auch über die Zielgruppe des Mediums, das Sie ansprechen werden. Seien Sie aktiv und bringen Sie Ihre Informationen prägnant und zielgenau an die Medien heran. Scheuen Sie sich nicht direkt in den Redaktionen anzurufen, denn Medien sind auch auf interessante Themen angewiesen. Der direkte persönliche Kontakt ist oft der Türöffner für eine erfolgreiche Medienarbeit. Bevor Sie allerdings zum Hörer greifen und bei der Redaktion Ihrer örtlichen Zeitung, Ihrem Lokal-Radio, Stadt-Magazin, Anzeigenblatt oder TV-Sender anrufen, sollten Sie sich auf das Gespräch vorbereiten in dem Sie sich folgende Fragen selbst stellen: Welches Ziel wollen Sie mit Ihrer Anfrage erreichen (hier gilt: je spezifischer Sie Ihr Ziel definieren desto besser)? Welche Zielgruppe will ich ansprechen? Welche Informationen sollten über welche Medien verbreitet werden?

3 3 Der Kontakt mit den Medien Der Kontakt zu den Medien spielt eine zentrale Rolle in der Öffentlichkeitsarbeit Ihres Projekts. Je mehr ein Redakteur über Ihre Arbeit erfährt, desto fundierter werden die Beiträge über Ihr Projekt sein. Hierfür kann der Presseverteiler und der telefonische Pressenachfass von enormen Nutzen sein. Presseverteiler Richten Sie sich einen Presseverteiler ein, der alle wichtigen Pressekontakte aus Ihrer Region beinhaltet. In Ihrem Presseverteiler sollten unter anderem lokale und regionale Printmedien aufgenommen sein. Dazu gehören Tageszeitungen, Anzeigenblätter, Amtsblätter, Stadt-Magazine oder spezielle Familien- und Seniorenmagazine. Aber auch Hörfunk, TV und Onlinemedien sind interessant. Vor allem die Onlinemedien sind sehr bedeutend, da jedes Medium heute einen begleitenden Online-Auftritt hat und daneben es noch zahlreiche Webseiten der Kommunen und Landkreise gibt. Größere Städte haben oft auch spezielle Stadt-Portale mit Veranstaltungskalendern. Auch freie Journalisten sollten in Ihrem Verteiler nicht fehlen. Recherchieren Sie die für Ihr Thema zuständigen Redakteure und treten Sie am besten per Telefon in Kontakt mit ihnen. Wichtig ist hierbei, dass Sie Ihren Verteiler regelmäßig aktualisieren und auch mit weiteren hilfreichen Kontakten erweitern. Das können unter anderem regionale Wohlfahrtsverbände, Parteien oder anderweitig themenrelevante Institutionen sein. Zu guter Letzt erspart es Ihnen sehr viel Zeit und Arbeit, wenn Sie Ihren Verteiler einheitlich und vollständig pflegen. In Ihrem Verteiler sollten Kontaktdaten wie direkte Durchwahl, Adresse und persönliche -Adresse vorhanden sein. Versuchen Sie zu vermeiden und suchen Sie nach der richtigen persönlichen Adresse. Neben den Adressdaten sollten Ihr Verteiler auch folgende Informationen beinhalten: Art des Mediums (Hörfunk, Online, Print) Reichweite (lokal, regional, überregional) Erscheinungsweise (täglich, wöchentlich, monatlich) Kontaktthemen (Lokale Nachrichten, Events, Gesundheit etc.) So könnte Ihr Verteiler dann aussehen: Telefonischer Pressenachfass Nach dem Versand von Pressemittelung und Einladungen sollten Sie auch immer bei den adressierten Redaktionen nachhaken, falls eine Rückmeldung aussteht. Im PR-Jargon nennt sich das Nachfass. Es gehört ein wenig Fingerspitzengefühl dazu, das richtige Maß zu finden. Warten Sie nach dem Versand Ihrer Pressemitteilung 2-3 Tage ab und geben Sie den Redaktionen Zeit, sich damit zu befassen. Erst dann sollten Sie zum Hörer greifen. Wichtig: ermitteln Sie die richtige Ansprechperson zu Ihrem Thema in der Redaktion. Ein Anruf in der Wirtschaftsredaktion ist in Ihrem Fall sicher wenig zielführend. Steht der Kontakt, dann sollten Sie kurz und knapp schildern worum es geht. Geben Sie sich als Expertin oder Experte preis, denn neben dem reinen Veranstaltungshinweis ist es genau das, was die Medien brauchen.

4 4 Maßnahmen der Pressearbeit Presseeinladung Für Ihre geplante Aktion während der Woche der Demenz sollten Sie unbedingt die Presse einladen. Das tun Sie am besten mit einer Presseeinladung oder einem Save the Date. Das Save the Date verschicken Sie sobald Sie den konkreten Termin und das grobe Programm für Ihre Veranstaltung kennen. Der Versand eines Save the Dates hat wirklich nur die Aufgabe, dass sich der bzw. die Empfängerin Ihren Termin vormerkt. Die Einladung sollte wiederum das Thema, Programm sowie Vortragende für Ihre Veranstaltung bereits benennen. Versprechen Sie gute Fotos sowie interessante Gesprächspartner für mögliche Interviews. Am wichtigsten sind hierbei natürlich die Fakten: Thema, Sprecher oder Sprecherin, Ort und Uhrzeit sowie eine Ansprechperson. Sie sollten allerdings spätestens eine Woche vor dem Termin die Einladung an die Redaktionen verschickt haben und bitte achten Sie unbedingt darauf, dass Ihre Einladung nicht länger als eine DIN A4 sein wird. Bieten Sie den Medien einen relevanten Anlass für ihr Kommen und machen Sie das auch in Ihrer Einladung deutlich. D.h. Wählen Sie einen interessanten und gut gelegenen Ort, der auch den Fotografen und TV-Redaktionen spannendes Bildmaterial liefert. Stellen Sie während der Veranstaltung eine Ansprechperson bereit, die ggf. Journalisten und Journalistinnen Fragen beantworten kann, interessante Gesprächsbeteiligte vermittelt oder durch die Veranstaltung oder Räume führt. Das Pressefoto Auch in der Medienarbeit lautet das Motto: Ein Bild sagt mehr als tausend Worte. Wählen Sie ein lebendiges Motiv, dass Ihre Arbeit gut in Szene setzt. Gruppenfotos sollten Sie am besten vermeiden, da es diesen oft an Aussagekraft und Attraktivität fehlt. Das Foto sollte mit einer qualitativ guten Kamera gemacht werden und druckfähig sein. Das heißt für Fotos: mindestens 300dpi bei 10 mal 15 Zentimetern. Verschicken Sie die Fotos nicht per Mail, sondern versenden Sie einen Link auf dem sich die Pressevertreter die Fotos herunterladen können. Hier bietet es sich auch an, mehrere Fotos zur Auswahl zu stellen, da in der Online-Berichterstattung Bildergalerien ein oft genutztes Mittel sind, um der Leserschaft einen ausführlichen Einblick in die Veranstaltung zu geben. Kurz und prägnant Die Pressemittelung Nach dem Sie Ihrer Veranstaltung durchgeführt haben, sollten Sie auch die restlichen Pressevertreter über Ihr Engagement benachrichtigen. Hierfür bietet sich die Pressemitteilung an. Mit einer Pressemittelung wollen Sie vor allem Interesse für Ihre Initiative wecken und über Ihr Engagement berichten. Hier finden Sie einige grundlegende Aspekte auf die Sie beim Schreiben einer Pressemittelung achten müssen: Ihre Überschrift muss die wichtigste Nachricht beinhalten. Mit einem Blick muss der Leser erkennen, um was es geht. Redaktionen erhalten täglich zahlreiche Pressemittelungen, weshalb es umso wichtiger ist, das Interesse des Lesers bereits mit der Überschrift zu wecken. Im ersten Absatz müssen alle Kerninformationen übermittelt werden. Beantworten Sie alle sieben W-Fragen: was, wann, wer, wo, wie, warum, woher. Ein guter Einstieg gelingt Ihnen zum Beispiel mit einem prägnanten Zitat von dem Vorsitzenden Ihrer lokalen Allianz oder der Schirmherrin.

5 5 Verwenden Sie Verben und Aktivformen und vermeiden Sie Substantivierungen (Bürokratendeutsch) Achten Sie auf eine verständliche, einfache Sprache und orientiert Sie sich am Schema Subjekt Prädikat Objekt. Senden Sie ein bis zwei Materialien mit, das Hintergrundpapier zum Bundesprogramm und, falls vorhanden, eine Information zu Ihrer Lokalen Allianz für Menschen mit Demenz. Ganz wichtig ist, dass Sie einen Ansprechpartner für die Presse mit Namen, Telefonnummer und Adresse nennen. Für die Pressemittelung gilt: Das Wichtige (die eigentliche Neuigkeit, das für den Leser interessante) gehört an den Anfang der Pressemitteilung, das weniger Wichtige nach hinten, das Unwichtige sollte überhaupt nicht erscheinen. Online Medienarbeit Falls Sie eine Webseite betreiben oder in den sozialen Medien vertreten sind, ist es ratsam, den Journalisten ein modernes und abwechslungsreiches Angebot zur Verfügung zustellen. Journalisten beginnen meistens Ihre Recherche im Internet, weshalb es vorteilhaft ist auf Ihrer Homepage oder Facebook-Seite Wissenswertes über Ihre Allianz aber auch Fotos und Videos zu veröffentlichen und abrufbar zu machen. Wenn Sie Ihre Seite nicht mehr nutzten, schalten Sie diese unbedingt ab. Viele Webportal und Homepages von öffentlichen Einrichtungen und Zeitungen betreiben Veranstaltungskalender. Dort werden themenrelevante Veranstaltungen veröffentlicht. Treten Sie mit den Betreibern in Kontakt und lassen Sie dort Ihre Veranstaltungen ankündigen. Was Sie in der nächsten Ideenpost erwartet In der letzten Ausgabe der Ideenpost wird sich alles um die finalen Vorbereitungen für die Woche der Demenz drehen. Wir identifizieren die letzte To Do ś die für Ihre Veranstaltung ansehen, unterstützen Sie bei der Erstellung einer Checkliste für den Veranstaltungstag und zeigen Ihnen wie Sie Ihre Arbeit evaluieren. Bitte tragen Sie in jedem Fall Ihre geplante Aktion für die Woche der Demenz in den Veranstaltungskalender der Deutschen Alzheimer Gesellschaft (DAlzG) ein: Bitte geben Sie hierfür den Titel, Ort und Zeit sowie eine kurze Beschreibung Ihrer Veranstaltung an. Jede Veranstaltung und Aktion zählt! Sie haben Anregungen, Fragen und Wünsche zur aktuellen Ausgabe? Sprechen Sie uns gerne persönlich an und wenden sich an unser Servicebüro. Sie erreichen uns von Montag bis Freitag von Uhr. Ihr Team vom Servicebüro Lokale Allianzen Tel: (030)