TriNotar. Administrationshandbuch. Copyright Wolters Kluwer Deutschland GmbH Build vom

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1 Copyright Wolters Kluwer Deutschland GmbH Build vom TriNotar Administrationshandbuch (Version mit Schwerpunkt auf Neuerungen Build ) Wolters Kluwer Deutschland GmbH Software + Services Legal Robert-Bosch-Straße 6 D Hürth Telefon (02 21) Telefax (02 21) support@trinotar.de

2 1. Inhaltsverzeichnis 1. Inhaltsverzeichnis Einleitung Administrationskonsole Anwender Anwendungen Einstellungen Rechte Abwärtskompatibilität mit der alten Berechtigungs-Struktur Erteilen von Berechtigungen durch Gruppenzuweisung Zuweisung der abwärtskompatiblen N-Gruppen Detail-Berechtigungen konfigurieren Anderkonten Buchungstexte Hausbanken und Reservekonten Rechnungen Muster für Rechnungsdruck Muster für Mahnungen Weitere Einstellungen zu Mahnungen Referate Musterverfügungsbogen Stammaktentypen Werte- und Zuordnungslisten AWO-Werkzeuge... 7 TriNotar - Administration - Seite 1 -

3 2. Einleitung Das folgende Handbuch richtet sich an Administratoren eines TriNotar-Systems. Ihnen werden die Grundlagen zur Konfiguration von Anwendern, Rechten, Referaten und diversen anderen Einstellungen in den verschiedenen Programmmodulen erläutert. TriNotar - Administration - Seite 1 -

4 3. Administrationskonsole Die TriNotar Administrationskonsole finden Sie im Startmenü unter der Programmgruppe TriNotar (oder auf älteren Installationen noch unter Trigon Data GmbH ). Alternativ öffnen Sie TriNotar und wählen im Menü Programm Einstellungen TriNotar. Klicken Sie dann im Fenster TriNotar-Einstellungen auf Ihren Namen unten rechts um das Anmeldefenster zu erhalten. Melden Sie sich mit Benutzername und Passwort eines Admin -Anwenders an um vollen Zugriff auf die Administrationskonsole zu erhalten. Hinweis: Auch wenn ihr eigener in TriNotar angemeldeter Anwender als Admin konfiguriert ist müssen Sie sich an der Administrationskonsole explizit noch einmal mit Ihrem Benutzernamen und TriNotar-Passwort anmelden um vollen Zugriff zu erhalten Anwender 3.2. Anwendungen 3.3. Einstellungen 3.4. Rechte Mit der Version Build 28 wurde das Berechtigungssystem innerhalb von TriNotar grundlegend überarbeitet und so gestaltet, dass auf Ebene der einzelnen Fachmodule (Anderkonten, Finanzbuchhaltung, Urkundenverwaltung, ) aber auch für bestimmte administrative Aufgaben im Programm (z.b. Bearbeitung von Referaten) sehr detaillierte Berechtigungsstrukturen möglich sind. Berechtigungen können einzelnen Anwendern oder Anwender-Gruppen zugewiesen werden. Aus Gründen der Übersichtlichkeit und für eine einfache Verwaltung wird empfohlen, Berechtigungen möglichst auf Basis von Gruppen zu vergeben. Im Auslieferungs-Standard sind drei vordefinierte Gruppen vorhanden, in welche die Anwender zugewiesen werden müssen um bestimmte Basis-Berechtigungen zu erhalten. Für abweichende Berechtigungs-Konfigurationen wird empfohlen, eigene Gruppen einzurichten und diese entsprechend zu konfigurieren. Um Berechtigungen konfigurieren zu können muss ein TriNotar-Anwender folgende Kriterien erfüllen: Der Anwender muss für die Einstellung Rechte konfigurieren den Wert Voll besitzen (im Auslieferungs-Zustand trifft dies für die Gruppe Notare- Rechte zu, so dass dieses Kriterium durch die Mitgliedschaft in dieser Gruppe erfüllt ist). Der Anwender muss in TriNotar ein Passwort eingerichtet haben. TriNotar - Administration - Seite 2 -

5 Der Anwender muss in TriNotar das Level Admin besitzen. Hinweis: Die Anwender TAD und NAD können generell keine Berechtigungen konfigurieren, auch wenn Sie die Einstellung Rechte konfigurieren = Voll besitzen. Detaillierte Erläuterungen zu Gruppen, Berechtigungs-Einstellungen und den Kriterien zum Konfigurieren von Berechtigungen finden Sie im weiteren Verlauf dieser Dokumentation Abwärtskompatibilität mit der alten Berechtigungs-Struktur Da aktuell noch die Module Vorgangsverwaltung und Finanzbuchhaltung in herkömmlicher Technik enthalten sind kommt bis auf weiteres die alte Berechtigungsstruktur parallel zur Anwendung. Dies bedeutet, dass zusätzlich zur Zuordnung der Anwender in die neuen Berechtigungs-Gruppen eine korrespondierende Zuordnung in die bisherigen Gruppen N1, N2 und N3 innerhalb von TriNotar UND am Server (Active Directory Gruppen) erfolgen muss Erteilen von Berechtigungen durch Gruppenzuweisung Im Auslieferungs-Standard sind drei Berechtigungsgruppen vorhanden, die sich in folgenden Detail-Berechtigungen unterscheiden. Alle anderen Berechtigungen sind im Standard für alle drei Gruppen auf Voll eingestellt. Gruppe Recht Auswirkungen Notare-Rechte Alle Detail-Rechte für alle Module VOLL Berechtigung, Rechte zu konfigurieren sowie Vollzugriff in allen Modulen Buchhalter-Rechte <global> Rechte konfigurieren LESEND Keine Berechtigung, Rechte zu konfigurieren Alle weiteren Detail-Rechte Vollzugriff in allen Modulen Sachbearbeiter- Rechte für alle Module VOLL <global> Rechte konfigurieren LESEND Finanzbuchhaltung Allgemein KEINE Rechnungen Export KEINE Rechnungen Listen Allgemein KEINE Keine Berechtigung, Rechte zu konfigurieren Kein Zugriff auf das Modul Finanzbuchhaltung Keine Berechtigung zum Export von Rechnungen Keine Berechtigung zum Erstellen / Anzeigen von Listen im Modul Rechnungswesen Um einen Anwender einer Berechtigungsgruppe zuzuweisen wechseln Sie in der Administrationskonsole auf die Karteikarte Anwender. Dort markieren Sie einen o- der mehrere Anwender und wählen aus dem Menü Anwender In Gruppe aufnehmen. Wählen Sie dann aus der Liste die entsprechende Gruppe. TriNotar - Administration - Seite 3 -

6 Sofern Sie eigene Gruppen für Berechtigungs-Schemata erstellt haben werden diese ebenfalls in der Liste zur Auswahl angeboten. Eigene Gruppen erstellen Sie auf dem Karteireiter Anwender über das Menü Anwender Neue Gruppe aufrufen. Hinweis: Die von TriNotar automatisch angelegte Gruppe SystemUpdater Aktualisierung berechtigt nicht zum Durchführen von Updates. Mitglieder dieser Gruppe erhalten Balloon-Benachrichtigungen wenn neue Updates zur Verfügung stehen o- der Logdateien zur Übertragung an den TriNotar-Updateserver anstehen. Ein Anwender kann Mitglied in mehreren Berechtigungs-Gruppen sein. In diesem Fall greifen bestimmte Mechanismen beim Ermitteln der effektiven Einstellung falls in den verschiedenen Gruppen konkurrierende Einstellungen existieren. Dies wird weiter unten beschrieben. Der Einfachheit halber wird empfohlen, jeweils nur EINE Berechtigungsgruppe zuzuweisen und für unterschiedliche Szenarien separate Berechtigungsgruppen einzurichten. Wenn beim Versuch eine Gruppe zu bearbeiten einen Hinweis erhalten, dass Sie keine Berechtigungen für die Gruppeneinstellungen besitzen, so erfüllt der an der Administrationskonsole angemeldete Benutzer die entsprechenden Kriterien nicht: Anwender muss das Recht Rechte konfigurieren mit Voll besitzen (z.b. als Mitglied der Gruppe Notare Rechte) Anwender TAD und NAD können keine Berechtigungs-Einstellungen vornehmen. Darunter fällt auch die Bearbeitung von Gruppen Zuweisung der abwärtskompatiblen N-Gruppen Korrespondierend zu den neuen Standard Berechtigungs-Gruppen muss derzeit noch eine Zuweisung in die herkömmlichen Rechte-Gruppen erfolgen. Hierzu wechseln Sie in der Administrationskonsole auf das Karteireiter Anwendungen. Hier markieren Sie den Eintrag <global>, klappen den Knoten Einstellungen auf und suchen darunter den Eintrag TN-Rechte. Öffnen Sie unter TN-Rechte den Knoten Anwender und markieren den gewünschten Anwender. Klicken Sie im Detailbereich rechts in die Zeile Anwender unter Werte und dann auf den Button mit den drei Tragen Sie in das Textfeld Wert bearbeiten die passende N-Gruppe ein. Dabei korrespondieren: Sachbearbeiter-Rechte = N1 Buchhalter-Rechte = N2 Notare-Rechte = N3 Hinweis: Bitte beachten Sie, dass der entsprechende Anwender auch am Server in die korrespondierende Active Directory Gruppe TriNotar_N1, TriNotar_N2 bzw. TriNotar_N3 aufgenommen oder verschoben werden muss. Ansonsten passen die Berechtigungen auf die entsprechenden Verzeichnisse im TriNotar-Ordner nicht und es kommt zu Fehlermeldungen. Sprechen Sie hierzu ggf. Ihren Systembetreuer an. TriNotar - Administration - Seite 4 -

7 Detail-Berechtigungen konfigurieren Um Berechtigungen im Detail zu konfigurieren wechseln Sie in der Administrationskonsole auf den Karteireiter Anwendungen. Die Einstellung Rechte konfigurieren zum Erlauben der Konfiguration von Berechtigungen befindet sich unterhalb des Knotens <global> Rechte. Die Detaileinstellungen für Berechtigungen in den einzelnen TriNotar-Modulen befinden sich unterhalb des Knotens Aktenexplorer Rechte. Unterhalb der Knoten für die jeweilige Detaileinstellung befinden sich immer die Knoten Anwender und Gruppen Aufgeklappt zeigen diese eine Liste der vorhandenen Anwender und Gruppen für die dann die gewählte Einstellung angepasst werden kann. Im Folgenden wird dies anhand einer Gruppe erläutert. Für einen Anwender erfolgt die Konfiguration ebenso. Hinweis: Es wird empfohlen, die Berechtigungen der Standard-Gruppen nicht zu verändern, sondern für spezielle Szenarien eigene Gruppen zu definieren und die entsprechenden Anwender diesen Gruppen zuzuordnen. Um eine Detaileinstellung zu ändern wählen Sie diese unter dem entsprechenden Modul unterhalb Aktenexplorer Rechte und wählen dann darunter die entsprechende Gruppe oder den Anwender für die / den die Anpassung gelten soll. Setzen Sie dann den Wert Anwender auf die entsprechende Einstellung. Zur Verfügung stehen Voll, Lesend, Keine oder <nicht definiert>. Um z.b. der Gruppe Sachbearbeiter Rechte das Recht zum Bearbeiten von Anderkonten zu entziehen wählen Sie die Einstellung Aktenexplorer Rechte Anderkonten Bearbeiten. Öffnen Sie darunter den Knoten Gruppen und markieren Sie die Gruppe Sachbearbeiter Rechte. Wählen Sie dann aus der Dropdown-Liste für den Wert Anwender die Option Keine. Die Gruppe Sachbearbeiter Rechte wird für die gewählte Einstellung nun fett gedruckt angezeigt. Dadurch ist erkennbar, dass die Voreinstellung an dieser Stelle verändert wurde. Im Detailbereich der Gruppe unter Aktiver Wert wird nun angezeigt, dass das Resultat für die Einstellung Anderkonten Bearbeiten wie gewünscht Keine ist und das diese Einstellung von der Gruppe Sachbearbeiter Rechte kommt (Herkunft). TriNotar - Administration - Seite 5 -

8 Abbildung 1: Ergebnis der Rechte-Konfiguration Für die letztendliche Effektive Einstellung von Rechten gelten folgende Mechanismen: Nur Voreinstellung aktiv (<nicht definiert>) Keine Berechtigung Ein global definierter Wert überschreibt die Voreinstellung für alle Anwender Wenn der Anwender Mitglied einer Gruppe ist erbt er die Rechte- Konfiguration der Gruppe. Die Gruppen-Einstellung überschreibt den globalen Wert. Wenn der Anwender Mitglied in mehreren Gruppen mit Rechte-Konfiguration ist greift der restriktivste Wert Beispiel: Anwender ist Mitglied der Gruppen Notare Rechte und Sachbearbeiter Rechte. Notare-Rechte hat Vollzugriff auf alle Module, Sachbearbeiter-Rechte teilweise nur lesend oder keine Rechte. In diesem Fall greifen für den Anwender die Einschränkungen der Sachbearbeiter-Gruppe. Ein für den Anwender explizit eingestellter Wert überschreibt die Einstellung der Gruppenmitgliedschaften. Beispiel: Anwender ist Mitglied der Gruppe Sachbearbeiter-Rechte und hat explizit die Einstellung Rechte konfigurieren auf Voll, in diesem Fall besitzt der Anwender das Recht, Rechte zu konfigurieren. Gleiches gilt auch, wenn der Anwenderwert restriktiver eingestellt ist als die Gruppenmitgliedschaft vorgibt. Die aktuell effektive Einstellung die für einen Anwender oder eine Gruppe gilt wird wie bei allen Einstellungen in den Feldern Herkunft und Resultat angezeigt. Abbildung 2: Herkunft bei detaillierten Rechten TriNotar - Administration - Seite 6 -

9 4. Anderkonten 4.1. Buchungstexte 4.2. Hausbanken und Reservekonten 5. Rechnungen 5.1. Muster für Rechnungsdruck 5.2. Muster für Mahnungen 5.3. Weitere Einstellungen zu Mahnungen 6. Referate 6.1. Musterverfügungsbogen 7. Stammaktentypen 8. Werte- und Zuordnungslisten 9. AWO-Werkzeuge TriNotar - Administration - Seite 7 -