Bundesweite Befragung zur Prüfungsverwaltung 2007 Auswertung der Umfrage

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1 Bundesweite Befragung zur Prüfungsverwaltung 2007 Auswertung der Umfrage Forum Prüfungsverwaltung Mobilität in Zeiten von Bologna Hannover, 13. März 2008 Dr. Lars Degenhardt / Dr. Matthias Schwarzmüller 1

2 Kontext und Methodik Initiatoren: Arbeitskreis Prüfungsverwaltung und die Hochschul-Informations-System GmbH Themenschwerpunkte: Sozialstrukturelle Aspekte, Beschäftigungsverhältnis, Arbeitskontexte, IT- Unterstützung, Aufgabenspektrum, Arbeitszufriedenheit und Arbeitsbelastung Adressaten: Rektorinnen/Rektoren, Kanzlerinnen/Kanzler) und Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in der Prüfungsverwaltung (Leitung, Sachbearbeitung) Durchführung: Sommer 2007 Online-Befragung Bundesweite Befragung zur Prüfungsverwaltung

3 Kontext und Methodik Erhebung: Expertentest, Pretest Stichprobe: Absolventenbefragung (Adressenliste der Prüfungsämter) Ergebnisse: Keine strenge Repräsentativität, aber aufschlussreiche Trendaussagen sind möglich Ergebnisse = Selbstauskünfte und -einschätzungen der Hochschulen und Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter Antworten beruhen auf Kenntnisstand der Befragten Qualitative Vertiefungsinterviews 3

4 Kontext und Methodik Rücklauf der beiden Fragebögen Fragebogen angeschrieben geantwortet haben Anzahl Anzahl % Hochschulleitung ,3 MitarbeiterInnen ,5 4

5 Kontext und Methodik Rücklauf Rektorenfragebogen nach Hochschulart 16% 29% Universität FH Kunst- und Musikhochschulen 55% 5

6 Kontext und Methodik Rücklauf Fragebogen Mitarbeiter/-innen nach Hochschulart Fachhochschulen; 32,49% Kunsthochschulen; 4,22% Universitäten; 63,29% 6

7 Übersicht Die Prüfungsverwaltung und ihre Akteure Sozialstrukturelle Aspekte Beschäftigungsverhältnis Arbeitskontexte IT-Unterstützung 7

8 Übersicht Die Prüfungsverwaltung und ihre Akteure Sozialstrukturelle Aspekte: Geschlecht Alter Schulabschluss Ausbildung 8

9 Geschlecht männlich; 24% weiblich; 76% 9

10 Arbeitsfunktion und Geschlecht % männlich weiblich 0 Leitungsfunktion DV-Funktion Sachbearbeitung 10

11 Alter % ,4 30,3 18,2 8,9 6,2 0,7 unter über 59 11

12 Art des Schulabschlusses Abitur Realschulabschluss 42,9 47,2 Hauptschulabschluss 8,5 kein Schulabschluss 1, % 12

13 Arbeitsfunktion und Schulabschluss % Hauptschule Realschule Abitur kein Schulabschluss 0 Leitungsfunktion DV-Funktion Sachbearbeitung 13

14 Art der Ausbildung Verwaltungsfachprüfung 2 6,1 Verwaltungsfachprüfung 1 11,0 Hochschulabschluss 35,2 betriebliche Ausbildung 47, % 14

15 Arbeitsfunktion und Ausbildung % Betrieblich Hochschule Verwaltungsprfg. I Verwaltungsprfg. II 10 0 Leitungsfunktion DV-Funktion Sachbearbeitung 15

16 Übersicht Die Prüfungsverwaltung und ihre Akteure Beschäftigungsverhältnis: Stellenumfang Stellendauer Beamte oder Angestellte Vergütung/ Bezahlung 16

17 Vollzeit oder Teilzeit? Teilzeit; 24,6% Vollzeit; 75,4% Durchschnittliche Beschäftigungsdauer: 10 Jahre 17

18 Arbeitsfunktion und Stellenumfang % Teilzeit Vollzeit Leitungsfunktion DV-Funktion Sachbearbeitung 18

19 befristet oder unbefristet? befristet; 11,4% unbefristet; 88,6% 70% der Befristeten haben eine Vertragsdauer von 24 Monaten 19

20 Arbeitsfunktion und Befristung % befristet unbefristet Leitungsfunktion DV-Funktion Sachbearbeitung 20

21 Beamtenstatus Ja; 21,1% Nein; 78,9 % 21

22 Arbeitsfunktion und Verbeamtung % Ja Nein 10 0 Leitungsfunktion DV-Funktion Sachbearbeitung 22

23 Besoldungsstufe Beamte ,9 % ,9 6,9 6,9 6,9 11,6 13,9 9,3 9,3 4,6 2,3 0 A6 A7 A8 A9 A10 A11 A12 A13 A14 A15 A16 23

24 Gehalt Beamte nach Ausbildung % mittleres Gehalt hohes Gehalt 0 betriebliche A usbildung H o chschulabschluss Verwaltungsfachprüfung I Verwaltungsfachprüfung II 24

25 Gehalt Beamte nach Geschlecht % mittleres Gehalt hohes Gehalt 0 männlich weiblich 25

26 Entgeltstufe TVöD TVöD 15a 0,6 TVöD 14 0,6 TVöD 13a 1,8 TVöD 13 1,8 TVöD 12 1,8 TVöD 11 5,4 TVöD 10 3,0 TVöD 9 18,2 TVöD 8 20,7 TVöD 7 3,0 TVöD 6 18,2 TVöD 5 6,7 TVöD 3 0,6 weiß nicht 17, % 26

27 Gehalt Angestellte nach Ausbildung % ca. bis ca. bis über k. Angabe betriebliche Ausbildung Ho chschulabschluss Verwaltungsfachprüfung I Verwaltungsfachprüfung II 27

28 Gehalt Angestellte nach Geschlecht % ca. bis ca. bis über k. A. 0 männlich weiblich 28

29 Übersicht Die Prüfungsverwaltung und ihre Akteure Arbeitskontexte: Organisationsform und Studierendenzahl Anzahl der Kolleginnen und Kollegen Verwaltung von Studierenden und Abschlüssen 29

30 Studierendenzahl und Organisationsform Zentral Dezentral 14% 8% 21% 19% 3% 25% 22% 15% 42% 31% Rektorenfragebogen bis 1000 bis 2000 bis bis über bis 1000 bis 2000 bis bis über

31 Arbeiten Sie in einem zentralen oder dezentralen Prüfungsbereich? dezentral 36% zentral 64% 31

32 Wie viele Personen arbeiten in Ihrem Prüfungsbereich? 21 bis 30 2,3 16 bis bis 15 6 bis 10 2,8 4,1 13,8 Median = 3 Mittelwert = 4,5 4 bis 5 18,7 2 bis 3 33,5 1 24, % 32

33 Anzahl der Personen im Prüfungsbereich nach Hochschultyp Universitäten Fachhochschulen 21 bis bis bis 15 6 bis 10 4 bis 5 3,2 3,2 4,6 15,7 11,8 21 bis bis bis 15 6 bis 10 4 bis ,7 13,8 19,4 2 bis 3 37,5 2 bis 3 33,3 1 23,6 1 30, % % 33

34 Welche Studienabschlüsse werden von Ihnen verwaltet? Staatsexamen 10% Promotion 5% Bachelor 25% Magister 9% Diplom 26% Master 25% Im Durchschnitt werden ca. 3 Abschlüsse pro Person verwaltet. 34

35 Wie viele Studiengänge betreuen Sie persönlich insgesamt? über bis bis bis bis ,4 2,8 3,4 3,4 5,1 5,1 5,7 6,5 7,4 7,9 9,1 9,4 8,8 11,9 11,6 Median: 6 Mittelwert: 11, % 35

36 Wie viele Studierende betreuen Sie persönlich? über bis ,7 2,3 bis 5000 bis 2000 bis ,4 25,2 24,7 Median: 1000 Mittelwert: 1694,6 bis bis ,1 5, % 36

37 Übersicht Die Prüfungsverwaltung und ihre Akteure IT-Unterstützung: Einsatz von HIS-Software Einsatz von Selbstbedienungsfunktionen Abbildung von Prüfungsordnungen und Systemadministration 37

38 Welche elektronischen Services bieten die Hochschulen ihren Studierenden - Essentials Bibliotheks- und Informationsdienste sowie Informationsplattformen schon sehr weit verbreitet Allgemeine Verwaltungsservices (Online-Bewerbungen, Immatrikulation, Bescheinigungsausdruck etc.) ebenfalls schon bei knapp ¾ der Hochschulen vorhanden ¼ plant) LV-Dienste (An- und Abmeldung zu LV und Prüfungen etc.) erst bei rund der Hälfte 30% planen dies Ebenfalls viel Planung bei zentralen Self-Service-Portalen (31%) (Single Sign On) und Web-Services für Alumni (30%) 38

39 Benutzen Sie Software der Firma HIS? Nein; 21,6% Ja; 78,4% 39

40 Welche Software von HIS genau? 27% 17% 56% POS LSF QIS 40

41 Welche andere Software benutzen Sie? selbstentwickelte Software; 38,9% Software von anderen Anbietern; 61,1% 41

42 Einsatz von Selbstbedienungsfunktionen bei Studierenden? 41,6% 58,4% Ja Nein 42

43 Wie funktioniert die Selbstbedienung bei Studierenden? 22,2% 77,8% Selbstbedienung über Internet Selbstbedienung über Campus-/Terminal 43

44 Wie funktioniert die Authentifizierung bei Studierenden? Chipkarte - multifunktional 8,2 Pin-Tan 19,1 Pin (Username & Passwort) 58,6 keine Angabe 14, % 44

45 Einsatz von Selbstbedienungsfunktionen bei Prüfenden? 36,9% Ja Nein 63,1% 45

46 Wie funktioniert die Selbstbedienung bei Prüfenden? 20,6% 79,4% Selbstbedienung über Internet Selbstbedienung über Campus-/Terminal 46

47 Wie funktioniert die Authentifizierung bei Prüfenden? Chipkarte - multifunktional 3,0 Pin-Tan 14,1 Pin (Username & Passwort) 68,6 keine Angabe 14, % 47

48 Anteil der Studiengänge, die in der Software abgebildet sind 7,4% 7,4% 52,4% 10,8% 21,7% % 40-60% 70-90% 100% 48

49 Anteil der Studierenden, die in der Software abgebildet sind 6,5% 57,5% 6,1% 7,3% 22,3% 0% 10-30% 40-60% 70-90% 100% 49

50 In welchen Organisationseinheiten werden bei Ihnen die Prüfungsordnungen abgebildet? Intern andere Hochschulstellen 23,5 Universitätsrechenzentrum 14,7 Koordinierungsstelle zur Prüfungsverwaltung 11,7 Prüfungsverwaltung 50 Rektorenfragebogen % 50

51 Übersicht Kontext und Methodik der Befragung Die Prüfungsverwaltung und ihre Akteure Aufgabenspektrum Arbeitszufriedenheit und Arbeitsbelastung 51

52 Allgemeine Aufgabenverteilung Aufgabenspektrum (1) Erfassen & Dokumentieren von Prüfungsergebnissen (2) Beteiligung an der Anerkennung von Prüfungsleistungen anderer (3) Beteiligung an übergreifenden Aufgaben (4) Anmeldungen zu Prüfungen (einschl. Zulassung) (5) Beteiligung an Prüfungsplanung (6) Unmittelbare Prüfungsorganisation (7) Entwicklung von Studien- und Prüfungsordnungen (8) Abmeldungen von Prüfungen (9) Beteiligung an der Studien- und Prüfungsberatung (10) Erstellung und Bereitstellung von Informationen (11) Beteiligung an Systemadministration (12) Eingabe und Abbildung von PO in die EDV (13) Interpretation von PO Median 52

53 Aufgabenspektrum Zentral und dezentral (1) Erfassen & Dokumentieren von Prüfungsleistungen Beteiligung an der Anerkennung von Prüfungsleistungen Beteiligung an übergreifenden Aufgaben Anmeldungen zu Prüfungen (einschl. Zulassung) Beteiligung an Prüfungsplanung Unmittelbare Prüfungsorganisation Median zentral dezentral 53

54 Aufgabenspektrum Zentral und dezentral (2) Entwicklung von Studienund Prüfungsordnungen Abmeldungen von Prüfungen Beteiligung an der Studien- und Prüfungsberatung Erstellung und Bereitstellung von Informationen Beteiligung an Systemadministration Eingabe & Abbildung von PO in die EDV Interpretation von PO Median zentral dezentral 54

55 Aufgabenspektrum Selbstbedienung bei Studierenden (1) Erfassen & Dokumentieren von Prüfungsleistungen Beteiligung an der Anerkennung von Prüfungsleistungen Beteiligung an übergreifenden Aufgaben Anmeldungen zu Prüfungen (einschl. Zulassung) Beteiligung an Prüfungsplanung Unmittelbare Prüfungsorganisation Median Mit Selbstbedienung Ohne Selbstbedienung 55

56 Aufgabenspektrum Selbstbedienung bei Studierenden (2) Entwicklung von Studienund Prüfungsordnungen Abmeldungen von Prüfungen Beteiligung an der Studien- und Prüfungsberatung Erstellung und Bereitstellung von Informationen Beteiligung an Systemadministration Eingabe & Abbildung von PO in die EDV Interpretation von PO Median Mit Selbstbedienung Ohne Selbstbedienung 56

57 Aufgabenspektrum Selbstbedienung bei Prüfenden (1) Erfassen & Dokumentieren von Prüfungsleistungen Beteiligung an der Anerkennung von Prüfungsleistungen Beteiligung an übergreifenden Aufgaben Anmeldungen zu Prüfungen (einschl. Zulassung) Beteiligung an Prüfungsplanung Unmittelbare Prüfungsorganisation Median Mit Selbstbedienung Ohne Selbstbedienung 57

58 Aufgabenspektrum Selbstbedienung bei Prüfenden (2) Entwicklung von Studienund Prüfungsordnungen Abmeldungen von Prüfungen Beteiligung an der Studien- und Prüfungsberatung Erstellung und Bereitstellung von Informationen Beteiligung an Systemadministration Eingabe & Abbildung von PO in die Prüfungsordnung Interpretation von PO Median Mit Selbstbedienung Ohne Selbstbedienung 58

59 Aufgabenspektrum LT/Sachbearbeiter/DV (1) Erfassen & Dokumentieren von Prüfungsleistungen Beteiligung an der Anerkennung von Prüfungsleistungen Beteiligung an übergreifenden Aufgaben Anmeldungen zu Prüfungen (einschl. Zulassung) Beteiligung an Prüfungsplanung Unmittelbare Prüfungsorganisation Median Leitungsfunktion Sachbearbeitungsfunktion DV-Funktion 59

60 Aufgabenspektrum LT/Sachbearbeiter/DV (2) Entwicklung von Studienund Prüfungsordnungen Abmeldungen von Prüfungen Beteiligung an der Studien- und Prüfungsberatung Erstellung und Bereitstellung von Informationen Beteiligung an Systemadministration Eingabe & Abbildung von PO in die Prüfungsordnung Interpretation von PO Median Leitungsfunktion Sachbearbeiter DV-Funktion 60

61 Übersicht Kontext und Methodik der Befragung Die Prüfungsverwaltung und ihre Akteure Aufgabenspektrum Arbeitszufriedenheit und Arbeitsbelastung 61

62 Arbeitszufriedenheit und Arbeitsbelastung Zufriedenheit mit aktueller Arbeitssituation , % ,75 21,65 14, ,79 überhaupt nicht zufrieden 6,3 nicht zufrieden eher nicht zufrieden eher zufrieden zufrieden sehr zufrieden 62

63 Arbeitszufriedenheit und Arbeitsbelastung Zufriedenheit mit (Durchschnittsnoten zwischen 1 (sehr gut) und 6 (sehr schlecht): der aktuellen Arbeitssituation 2,6 mit Vorgesetzten 2,4 Kollegen 2,0 Fakultäten 2,9 Prüfungsausschüssen 2,4 Prüfern 2,6 Hochschulverwaltung 3,0 63

64 Arbeitszufriedenheit und Arbeitsbelastung Persönliche Arbeitsbelastung sehr hoch hoch 42,8 46,1 eher hoch 6,9 eher niedrig niedrig sehr niedrig 0,7 0,3 2, % 64

65 Arbeitszufriedenheit und Arbeitsbelastung Unter- oder Überforderung? quantitativ- überfordert 14,2 30,8 42,4 9,4 2,6 unterfordert 0, % 65

66 Arbeitszufriedenheit und Arbeitsbelastung Unter- oder Überforderung? qualitativ- überfordert 1,1 3,7 38,8 41,8 12,4 unterfordert 1, % 66

67 Arbeitszufriedenheit und Arbeitsbelastung Entlastung durch EDV? (überhaupt) nicht entlastend; 12,6% (sehr) entlastend; 49,8% mehr oder weniger entlastend; 37,5% 67

68 Arbeitszufriedenheit und Arbeitsbelastung ausreichend Weiterbildungsmöglichkeiten? Nein; 24,8% Median: 1 Mittelwert: 1,8 Ja; 75,2% 68

69 Arbeitszufriedenheit und Arbeitsbelastung In welchen Bereichen möchten Sie zusätzliche Weiterbildungen? DV-Bereich Rechtlicher Bereich (Prüfungsrecht, Verwaltungsrecht) Sprachen Bereich Kommunikation und Konfliktmanagement 69

70 Durch welche der angeführten Merkmale ließe sich Ihre Arbeitssituation prinzipiell verbessern? (Nennungen jeweils in Klammern) Behebung organisatorischer Mängel (170) Behebung von Personaldefiziten (164) Weniger Zeitdruck (156) Technische Unterstützung (109) Klarere Vorgaben (96) Bessere Zusammenarbeit mit Vorgesetzten/Hochschulleitung (83) Bessere Erreichbarkeit des akademischen Bereiches (64) Schulungen (57) Raumsituation/Arbeitsbedingungen (55) Reduzierung des Aufgabengebietes (53) Einheitliche Belege (44) Bessere Zusammenarbeit mit KollegInnen (43) Arbeitshandbuch (35) Weniger Wechsel in den Aufgaben (25) Mehr Kommunikation mit dem Personalrat (14) Sonstiges (45) 70

71 Arbeitszufriedenheit und Arbeitsbelastung Zufriedenheit nach zentral/dezentral % (überhaupt) nicht zufrieden mehr oder weniger zufrieden (sehr) zufrieden 10 0 zentral dezentral 71