2013/10. Erste Schritte mit EvaSys V6.0

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1 2013/10 Erste Schritte mit EvaSys V6.0

2 Impressum Electric Paper Evaluationssysteme GmbH Konrad-Zuse-Allee Lüneburg Deutschland Telefon: Telefax: info@evasys.de Geschäftsführer: Sven Meyer USt-IdNr.: DE Handelsregister: HRB-Nr. 1604, Lüneburg Redaktion: Sandra Blomeyer, Dr. Iris Hille, Simone Höppner-Welcher, Bernd Röver, Ulrike Schiefelbein 2013 Electric Paper Evaluationssysteme GmbH Das Werk einschließlich aller seiner Teile ist urheberrechtlich geschützt. Änderungen und Irrtümer vorbehalten.

3 Inhalt 1. EINLEITUNG BENUTZERINTERFACE ERSTELLUNG DER ORGANISATIONSSTRUKTUR ERSTELLUNG EINES TEILBEREICHS ERSTELLUNG EINES NUTZERKONTOS ERSTELLUNG EINER LEHRVERANSTALTUNG ERSTELLUNG EINES FRAGEBOGENS DURCHFÜHRUNG EINER PAPIERBASIERTEN UMFRAGE GENERIERUNG EINER UMFRAGE DRUCK UND AUSFÜLLEN DES FRAGEBOGENS EINSCANNEN DER FRAGEBÖGEN ABRUF DER AUSWERTUNG DURCHFÜHRUNG EINER ONLINEUMFRAGE ERSTELLUNG EINER ONLINEUMFRAGE AUSFÜLLEN DES FRAGEBOGENS ABRUF DER AUSWERTUNG ZUSAMMENFASSUNG Electric Paper Evaluationssysteme GmbH 3

4 Electric Paper Evaluationssysteme GmbH

5 Einleitung 1. Einleitung Dieses Dokument beschreibt einige grundlegende Abläufe bei der Arbeit mit EvaSys. Voraussetzung ist eine abgeschlossene Installation der EvaSys-Software gemäß Installationshandbuch. 2. Benutzerinterface Abbildung 1: EvaSys Login-Fenster EvaSys wird über einen Webbrowser gesteuert. Wir empfehlen den Einsatz des Microsoft Internet Explorers sowie Mozilla Firefox. Rufen Sie die EvaSys-Startseite auf. Sollten Sie direkt an dem PC sitzen, auf dem EvaSys installiert wurde, so lautet die Internetadresse Falls Sie von einem anderen PC aus auf EvaSys zugreifen, muss das System auf dem installierten Rechner entsprechend eingerichtet werden. In diesem Fall muss der Teil localhost in der Internetadresse durch die IP-Adresse bzw. den Netzwerknamen des Servers ersetzt werden. Der Login als Administrator erfolgt mit dem Nutzernamen admin und dem Kennwort admin (sofern noch nicht angepasst) Electric Paper Evaluationssysteme GmbH 5

6 Erstellung der Organisationsstruktur Abbildung 2: EvaSys Haupt- und Kontextmenü (Administrator) Nach erfolgreichem Login erscheint eine Auflistung der Teilbereiche. Im oberen Hauptmenü sind die Abschnitte Teilbereiche, Fragebögen, Einstellungen und Systeminformationen zu finden. Im linken Kontextmenü erscheinen Funktionen, die dem jeweiligen Hauptmenübereich zugeordnet sind. 3. Erstellung der Organisationsstruktur 3.1. Erstellung eines Teilbereichs In diesem Abschnitt werden ein neuer Teilbereich, ein Nutzer sowie zwei Lehrveranstaltungen angelegt Electric Paper Evaluationssysteme GmbH

7 Erstellung der Organisationsstruktur Klicken Sie auf [Neuen Teilbereich anlegen] (in der Gesamtübersicht Liste aller Teilbereiche ). Geben Sie anschließend den Text Software-Trainings im Namensfeld ein und bestätigen Sie mit [OK]. Abbildung 3: Erstellung eines Teilbereichs Der neu erstellte Teilbereich erscheint nun in der Liste Electric Paper Evaluationssysteme GmbH 7

8 Erstellung der Organisationsstruktur Abbildung 4: Liste aller Teilbereiche Klicken Sie auf den Namen des Teilbereichs, um diesen zu öffnen (oder verwenden Sie alternativ das Kontextmenü). Im Folgenden erscheint eine Auflistung der Nutzer dieses Teilbereichs, die in diesem Moment noch leer ist Electric Paper Evaluationssysteme GmbH

9 Erstellung der Organisationsstruktur 3.2. Erstellung eines Nutzerkontos Klicken Sie in der Übersicht eines Teilbereichs auf [Neuen Nutzer anlegen] und füllen Sie das Profil zum Beispiel für die Dozentin/Trainerin 1 (abhängig von der gewählten Systemsprache) Frau Dr. Petra Mustermann, p.mustermann@example.com, folgendermaßen aus. Schritt 1: Auswahl des Nutzertyps Abbildung 5: Anlegen eines Nutzertyps Schritt 1 Der Nutzertyp Dozent/in ist vor ausgewählt. Klicken Sie nun auf [Weiter] um im nächsten Schritt die Daten Ihres Nutzers einzutragen. 1. * Im Folgenden wird nur von Dozent/in gesprochen Electric Paper Evaluationssysteme GmbH 9

10 Erstellung der Organisationsstruktur Schritt 2: Festlegen der Nutzerattribute Abbildung 6: Anlegen eines Nutzertyps Schritt 2 Klicken Sie wiederum auf [Weiter] um die Zugriffsrechte für die Qualitätsmanagementansichten und den Formulareditor zu vergeben Electric Paper Evaluationssysteme GmbH

11 Erstellung der Organisationsstruktur Schritt 3: Vergabe der Zugriffsrechte für Dozenten Abbildung 7: Anlegen eines Nutzertyps Schritt 3 Nachdem Sie auf [Speichern] geklickt haben, erscheint das neue Nutzerkonto in der Nutzerliste des Teilbereichs. Da in dieser Anleitung zentral erzeugte Umfragen durchgeführt werden, kann das Nutzerkonto durch einen Mausklick auf das Symbol vor dem Namen (stilisierte Person) passiv geschaltet werden. Abbildung 8: Liste der Nutzer an einem Teilbereich 2013 Electric Paper Evaluationssysteme GmbH 11

12 Erstellung der Organisationsstruktur 3.3. Erstellung einer Lehrveranstaltung Klicken Sie in der Spalte LV (Lehrveranstaltungen) auf die Anzeige [0]. (Sie finden diese Spalte in der Übersicht über die Nutzer eines Teilbereichs direkt hinter deren Namen.) Beim Klick auf LV erscheint eine leere Auflistung der Lehrveranstaltungen. Klicken Sie auf [Neue Lehrveranstaltung anlegen]. Abbildung 9: Erstellung einer Lehrveranstaltung Füllen Sie das Formular zum Beispiel wie hier gezeigt aus: Name: Einführung in EvaSys Studiengang: Evaluation EDV Kennung: EVA1 Teilnehmer: 23 Bestätigen Sie durch Klick auf [Ok] Electric Paper Evaluationssysteme GmbH

13 Erstellung der Organisationsstruktur Die neue Lehrveranstaltung erscheint nun in der Liste. Abbildung 10: Lehrveranstaltungsliste Klicken Sie auf [Zurück] um wieder in die Teilbereichsübersicht zu gelangen. Nun ist in der Spalte LV der Nutzerin Dr. Petra Mustermann eine [1] zu sehen aufgrund genau einer (der von Ihnen soeben angelegten) Lehrveranstaltung, die dieser Nutzerin zugeordnet ist Electric Paper Evaluationssysteme GmbH 13

14 Erstellung eines Fragebogens 4. Erstellung eines Fragebogens In diesem Abschnitt erstellen Sie einen kurzen VividForms Fragebogen. Abbildung 11: Liste aller im System verfügbaren Fragebögen Klicken Sie im Hauptmenü auf den Bereich Fragebögen. Es erscheint eine Auflistung der im System verfügbaren Fragebögen. Klicken Sie nun im linken Kontextmenü die Option Fragebogen erstellen an, um mit der Erstellung eines neuen Fragebogens zu beginnen. Im folgenden Fenster kann nun entweder der VividForms Editor bzw. - bei entsprechender Lizenz - der VividForms Designer zur Fragebogenerstellung ausgewählt werden. Klicken Sie auf den VividForms Editor um einen neuen Fragebogen zu erstellen Electric Paper Evaluationssysteme GmbH

15 Erstellung eines Fragebogens Es erscheint ein neues Formular sowie eine Dialogbox Formular Wizard. Füllen Sie diesen Dialog wie folgt aus: Kurzname: Eval_01 Überschrift: Fragebogen zur Trainingsevaluation Abbildung 12: Fragebogenerstellung Klicken Sie auf [Übernehmen], um mit der Bearbeitung fortzufahren. Abbildung 13: Erster Fragebogen 2013 Electric Paper Evaluationssysteme GmbH 15

16 Erstellung eines Fragebogens Klicken Sie in der Editor-Steuerung auf Fragengruppe, um eine neue Fragengruppe zu erstellen. Geben Sie Didaktik ein und wählen Sie unter Indikator die Option Indikator aus 4-er Skalafragen. Abbildung 14: Anlegen einer Fragengruppe Klicken Sie auf [Übernehmen], um die Fragengruppe anzulegen. Wenige Augenblicke später erscheint die Überschrift auf der Formularvorschau. Hinweis: Da bei jeder Änderung am Formular der Browserinhalt im Hintergrund neu geladen und erst bei vollständiger Übertragung dargestellt wird, kann es einige Sekunden bis zur Anzeige dauern. Dieser Effekt ist normal und fällt erst bei unzureichender Leistung des Servers unangenehm auf. Klicken Sie jetzt auf Frage, um der gerade erstellten Fragengruppe eine Frage hinzuzufügen. Wählen Sie im erscheinenden Dialog den Fragetyp Skalafrage und klikken Sie auf [Weiter]. Geben Sie nun den Fragetext Das Tempo der Veranstaltung war angemessen. ein. Wählen Sie im nächsten Fenster unter Ankreuzfelder 4 aus und aktivieren die Option Poltexte individualisieren. Geben Sie folgenden Text ein: Linker Pol: trifft zu Rechter Pol: trifft nicht zu Electric Paper Evaluationssysteme GmbH

17 Erstellung eines Fragebogens Abbildung 15: Anlegen einer Frage Klicken Sie auf [Übernehmen], um die Frage zu erstellen. Abbildung 16: Skalafrage in der VividForms Vorschau 2013 Electric Paper Evaluationssysteme GmbH 17

18 Erstellung eines Fragebogens Klicken Sie nun wieder auf Frage und wählen den Fragetyp Offene Frage. Klicken Sie auf [Weiter]. Geben Sie den Fragetext Was hat Ihnen besonders gut gefallen? ein. Unter Größe wird die Anzahl der Zeilen für die Schreibzone angegeben. Belassen Sie den vorgegebenen Wert bei 5 Zeilen und klicken Sie auf [Übernehmen], um die Frage zu erstellen. Abbildung 17: Offene Frage in der VividForms Vorschau Klicken Sie oberhalb der Formularvorschau auf das PDF-Symbol, um die PDF-Version des Fragebogens zu betrachten. Abbildung 18: Icon der PDF Vorschau Die PDF-Ansicht zeigt Ihnen, wie der Fragebogen beim Druck aussehen wird. Die Platzhalter im Kopfbereich ([ORGANIZATION], [SUBUNIT], etc.) werden später automatisch für die jeweiligen Befragungen personalisiert Electric Paper Evaluationssysteme GmbH

19 Erstellung eines Fragebogens Abbildung 19: PDF Vorschau Schließen Sie die Vorschau und klicken Sie auf Formular speichern und Editor verlassen, um die Bearbeitung des Fragebogens zu beenden. Sie gelangen nun automatisch zu den Einstellungen des Fragebogens. Belassen Sie die Einstellungen so, wie sie sind Electric Paper Evaluationssysteme GmbH 19

20 Durchführung einer papierbasierten Umfrage 5. Durchführung einer papierbasierten Umfrage In diesem Abschnitt erstellen Sie mithilfe des gerade erstellten Fragebogens eine papierbasierte Umfrage und werten diese vollständig aus Generierung einer Umfrage Klicken Sie im Hauptmenü auf den Bereich Teilbereiche. Klicken Sie nun im linken Kontextmenü im Bereich Zentrale Evaluation auf die Option Umfragen generieren : Abbildung 20: Umfragen generieren Wählen Sie der Nummerierung der Kästchen entsprechend folgende Optionen: 1. Teilbereich: Software-Trainings 2. Erhebungsperiode: SS13 3. Lehrveranstaltungsart: Vorlesung 4. Fragebogen: Eval_01 5. Lehrveranstaltung(en): Einführung in EvaSys (EVA1) (Befragungstyp): Papierumfrage / Selbstdruck Klicken Sie nun auf [Umfragen generieren] Electric Paper Evaluationssysteme GmbH

21 Durchführung einer papierbasierten Umfrage Die gerade erstellte Umfrage erscheint nun in der Umfragenübersicht des Teilbereichs. In diese Ansicht gelangen Sie auch durch einen Klick auf den Namen Dr. Petra Mustermann in der Teilbereichsansicht. Abbildung 21: Angelegte Umfrage in der Umfragenliste Klicken Sie nun auf Fragebogen anzeigen. Beachten Sie auf dem nun erscheinenden PDF-Fragebogen den auf diese Umfrage personalisierten Kopfbereich. Abbildung 22: Kopfzeile des Fragebogens Der untere Fragebogenrand zeigt einen 2D-Barcode, anhand dessen nach dem Scannen die Umfrage identifiziert, zugeordnet und weiterverarbeitet wird. Abbildung 23: Fußzeile des Fragebogens 2013 Electric Paper Evaluationssysteme GmbH 21

22 Durchführung einer papierbasierten Umfrage 5.2. Druck und Ausfüllen des Fragebogens Drucken Sie den Fragebogen nun in zwei Exemplaren aus. Bitte stellen Sie im Druckdialog des Acrobat Readers die Seitenanpassung auf Keine. Die Standardoption Große Seite verkleinern führt zu einer Schrumpfung des Fragebogens. EvaSys kann zwar um bis zu 15% geschrumpfte Fragebögen sicher lesen, dennoch sollten unnötige negative Beeinflussungen des Druckbildes vermieden werden. Abbildung 24: Druckereinstellungen Füllen Sie die beiden Fragebögen ähnlich wie im Beispiel gezeigt aus Electric Paper Evaluationssysteme GmbH

23 Durchführung einer papierbasierten Umfrage Abbildung 25: Ausfüllen der Fragebögen 2013 Electric Paper Evaluationssysteme GmbH 23

24 Durchführung einer papierbasierten Umfrage 5.3. Einscannen der Fragebögen Starten Sie nun die EvaSys Scanstation. Legen Sie die ausgefüllten Fragebögen in den Scannereinzugsschacht ein und klicken Sie auf [Scannen]. Abbildung 26: Scanstation Nach dem Einscannen der Fragebögen erscheint eine Rückfrage. Klicken Sie auf [Stapel freigeben], um die Übertragung der Grafikdatei an den EvaSys Server zu veranlassen Electric Paper Evaluationssysteme GmbH

25 Durchführung einer papierbasierten Umfrage Abbildung 27: Abgeschlossener Scan-Vorgang Sofern Sie den VividForms Reader nicht als Dienst eingerichtet haben, stellen Sie sicher, dass der VividForms Reader gestartet wurde Abruf der Auswertung Loggen Sie sich nun wieder als Administrator bei EvaSys ein und öffnen Sie die Umfrage von Dr. Petra Mustermann im Teilbereich Software-Trainings. Abbildung 28: Umfrage mit Daten in der Umfragenliste Es ist erkennbar, dass zwei Fragebögen eingegangen sind und Berichte abgerufen werden können. Klicken Sie auf das PDF-Symbol, um den PDF-Report abzurufen. Prüfen Sie die Korrektheit der Daten sowie die gute Lesbarkeit der handschriftlichen Kommentare. Sollte die Auswertung nicht verfügbar sein und sich die Umfrage nach wie vor im Status Bereit befinden, so prüfen Sie die korrekte Installation der Scanstation. Konsultieren Sie die Handbücher der Scanstation, des VividForms Readers sowie das Installationshandbuch selbst, um weitere Informationen zu finden Electric Paper Evaluationssysteme GmbH 25

26 Durchführung einer Onlineumfrage 6. Durchführung einer Onlineumfrage In diesem Abschnitt führen Sie eine Onlineumfrage durch Erstellung einer Onlineumfrage Klicken Sie nun im linken Kontextmenü im Bereich Zentrale Evaluation auf die Option Umfragen generieren : Abbildung 29: Umfragen generieren Wählen Sie dann der Nummerierung der Kästchen entsprechend folgende Optionen: 1. Teilbereich: Software-Trainings 2. Erhebungsperiode: WS13/14 3. Lehrveranstaltungsart: Vorlesung 4. Fragebogen: Eval_01 5. Lehrveranstaltung(en): Einführung in EvaSys (EVA1) (Befragungstyp): Online / TAN-basiert Klicken Sie nun auf [Umfragen generieren] Electric Paper Evaluationssysteme GmbH

27 Durchführung einer Onlineumfrage Die gerade erstellte Umfrage erscheint nun in der Umfragenübersicht des Teilbereichs. In diese Ansicht gelangen Sie auch durch einen Klick auf den Namen Dr. Petra Mustermann in der Teilbereichsansicht. Abbildung 30: Onlineumfrage in der Umfragenliste Klicken Sie auf TANs anzeigen, um die Zugangscodes zu dieser Umfrage darzustellen. Notieren Sie sich einen der Zugangscodes. Abbildung 31: PDF Vorschau der TANs 2013 Electric Paper Evaluationssysteme GmbH 27

28 Durchführung einer Onlineumfrage 6.2. Ausfüllen des Fragebogens Rufen Sie anschließend die auf jeder TAN-Karte angegebene Internetadresse auf. In diesem Fall lautet diese Geben Sie den notierten TAN-Code ein, anschließend gelangen Sie auf die HTML- Version des Fragebogens. Abbildung 32: Ausfüllen einer Onlineumfrage Hinweis: Die Darstellung des Fragebogens können Sie an Ihre Bedürfnisse anpassen. Konsultieren Sie hierzu das Administratorhandbuch. Füllen Sie nun den Fragebogen aus und klicken Sie auf [Absenden] Abruf der Auswertung Melden Sie sich als Administrator an und öffnen Sie die Umfragen von Dr. Petra Mustermann im Teilbereich Software-Trainings. Abbildung 33: Onlineumfrage mit Daten Es ist erkennbar, dass ein Datensatz eingegangen ist. Klicken Sie auf das PDF-Symbol, um den PDF-Bericht anzuzeigen Electric Paper Evaluationssysteme GmbH

29 Zusammenfassung 7. Zusammenfassung Herzlichen Glückwunsch! Sie haben die wichtigsten Grundzüge in der Arbeit mit Eva- Sys kennen gelernt. Um die vielfältigen weiteren Möglichkeiten dieses Systems kennen zu lernen, empfehlen wir Ihnen die Teilnahme an einer unserer zweitägigen Schulungen. Die umfangreiche Dokumentation bietet Ihnen alle notwendigen Informationen, um sich bei Bedarf auch autodidaktisch in die Anwendung von EvaSys einzuarbeiten. Die Handbücher finden Sie als Administrator oder Teilbereichsadministrator im Menü Systeminformationen/Handbücher. Wir wünschen Ihnen viel Erfolg bei der Arbeit mit EvaSys! 2013 Electric Paper Evaluationssysteme GmbH 29