Aspekte des Projektmanagements

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Sigrid Bachmeier
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1 Aspekte des Projektmanagements Antragstellung in Horizont Tipps und Stolpersteine Christa Engel, NKS SWG, PT-DLR

2 Tricks & Stolpersteine: damit Sie es etwas leichter haben I Ch. Engel 2

3 Wo stehen Sie? Konsortial bildung Antrag Projektidee Begutachtung Förderzusage Projekt 3

4 Statistics Deloitte: Studie

5 Zeitaufwand 9 Wochen 5 Wochen 10 Wochen 2,5 Wochen Knapp 7 Monate 5

6 Zeitaufwand 6

7 Zeitaufwand Zwischenbilanz in FRP7 50 % der Projekte beantragen Laufzeitverlängerung < als 1 % liefern auf Anhieb korrekte Finanzberichte ab 10 % der Finanzberichte brauchen länger als 12 Monate bis zum approval Professionelles Management ist unerläßlich Ressourcen einkalkulieren Strukturen im Projekt schaffen Sich Hilfe verschaffen Strukturen in eigener Institution nutzen Beratungsstrukturen außerhalb nutzen 7

approval Professionelles Management ist unerläßlich Ressourcen einkalkulieren Strukturen im Projekt

8 Ihr Antrag und die weiteren Beteiligten Gutachter Projektteam Koordinator EU Kommission 8

9 Sie jonglieren also im Projekt mit.. Meetings Meetings Deliver able Meetings Delive rable Meetings Milestone Milestone Unterschiedlichen Sprachen, Mentalitäten, Wissenschaftskulturen. Report Report Report Audit Prüfbescheinigung Projektstart Jahr 1 Jahr 2 Jahr 3 Projektende 9

Milestone Milestone Unterschiedlichen Sprachen, Mentalitäten,

10 Implementation ist 1 von 3 Evaluationskriterien Impact Implementation Excellence 10

11 Evaluation: RIA, IA und auch CSA - Arbeitsplan: kohärent, effektiv - Budget: angemessen - Partner: komplementär - Managementstrukturen und verfahren inkl. Risiko- & Innovationsmanagement: angemessen Standard evaluation form : 11

Risiko- & Innovationsmanagement: angemessen Standard evaluation form : http://ec.

12 Implementation: Ihr Arbeitsplan Aus: Standard proposal template RIA, IA 12

13 Ihr Arbeitsplan: Worauf sollen Sie achten! Aus: Standard proposal template RIA, IA 13

14 EU Projektmanagement: Definitionen Work Packages Arbeitspakete, die in der Regel mehrere Deliverables und mindestens einen Milestone enthalten Anzahl muss dem Projekt angemessen sein Ein WP für Management / Koordination und ein WP (oder Task) für Dissemination Ein WP enthält i.d.r. weitere TASKS Milestone Wichtiges Projektzwischenziel oder Kontrollpunkt, an dem eine Entscheidung getroffen werden muss Deliverables Fest umrissene und nachweisbare Ergebnisse wie Fortschrittsberichte, Homepage etc. ( outputs ) Ermöglicht KOM (und dem Koordinator), den Projektfortschritt zu kontrollieren 14

15 Managementstruktur Aus: Standard proposal template RIA, IA 15

16 Ihr Konsortium als Ganzes Aus: Standard proposal template RIA, IA 16

17 Projektmanagement: Phasen Quelle: Survival Kit

18 Dabei fallen natürlich viele Entscheidungsprozesse an.. Also: Wer macht was? Wer macht was wann? Wer liefert wem? Wie ist das alles zu organisieren? Klären: Rollenverteilung Entscheidungsprozesse Projektgremien Kommunikation Monitoring 18

19 EU Projekte: Wer, in welchen Rollen und welchen Gremien? Akteure, Aufgaben und Gremien im Projekt berücksichtigen Unterschiedliche Akteure Professor/innen, wissenschaftliche Mitarbeiter/innen, Post- & Doktorand/innen, Projektmanager/innen, Verwaltungskräfte, Stakeholder Unterschiedliche Rollen Koordinator/in, Partner/in, Work Package Leader, Co-Work Package Leader, Task Leader Dritte: Expert/innen, auch Unterauftragnehmende Unterschiedliche Gremien Project Management Team, Steering Committee, Communication/Dissemination Team, General Assembly, Advisory Board 19

& Doktorand/innen, Projektmanager/innen, Verwaltungskräfte, Stakeholder Unterschiedliche Rollen Koordinator/in, Partner/in, Work Package

20 Partner/in: Rolle & Aufgaben Jede am Projekt beteiligte Einrichtung als Zuwendungsempfänger / beneficiary Tritt der Zuwendungsvereinbarung innerhalb einer benannten Frist bei Übernimmt definierte Teilaufgaben Liefert der Koordinatorin zu: Ergebnisse, Berichte, Kostenaufstellungen und -nachweise, Auditzertifikate Informiert den Koordinator über Ereignisse, die das Projekt betreffen Pflichten sind in Zuwendungsvereinbarung ( GA ) genannt 20

der Koordinatorin zu: Ergebnisse, Berichte, Kostenaufstellungen und -nachweise, Auditzertifikate Informiert

21 Koordinator/in: Rolle und Aufgaben Hauptverantwortlich für den Antrag/Projekt wissenschaftlich wie administrativ Unterzeichnet die Zuwendungsvereinbarung ( Grant Agreement ), Partnereinrichtungen treten bei Kommunikation: Erste, alleinige Ansprechperson der Kommission (scientific & administrative/financial officer Agentur) Kommunikation mit dem Konsortium Verantwortlich für Mitteltransfer Verantwortlich für Einhaltung von Deadlines (Berichtspflichten für reports, Lieferleistungen, etc.) Pflichten sind in Zuwendungsvereinbarung ( GA ) genannt Teilung in wissenschaftliche und administrative Leitung möglich Wichtig: Erfahrung Bestimmte Koordinierungsaufgaben wie Mitteltransfer, Review der Reports u.a. können nicht in Unteraufträge verwandelt werden 21

22 Unterauftragnehmer: Rolle und Aufgaben Tritt der Zuwendungsvereinbarung nicht bei ist kein Zuwendungsempfänger KEIN beneficiary kein Vertragspartner der EU-Kommission nicht Eigentümer von Projektergebnissen, die er u.u. im Rahmen seiner Tätigkeiten für die Partner erarbeitet Übernimmt Dienstleistungen für die Implementierung des Projekts: Catering bei Konferenzen/Projekttreffen, Website, Druckaufträge Übernimmt NICHT wissenschaftliche Kernaufgaben Wird aus Projektmitteln finanziert -> Aufgaben müssen im Antrag stehen -> Vergaberichtlinien bedenken 22

23 Work Package / Task Leader Partner wie Koordinator können folgende Aufgaben übernehmen: Work Package Leader Verantwortlich für Implementierung eines Arbeitspakets Austausch mit Koordinator/in und anderen Partnern Erstellt Berichte über sein Arbeitspaket und liefert an den Koordinator Work Package Co-Leader Unterstützt WP leader, teilt Verantwortung Task Leader Verantwortlich für Implementierung eines Sets von Aufgaben in einem Work Package Arbeitet WP Leader zu Austausch mit WP Leader 23

24 Projektgremien Projekt Management Team In der Regel beim Koordinator angesiedelt Projektmanagement & Administration Unterstützt Koordinator/in beim täglichen Management Überwachung Berichtspflichten, Finanzcontrolling, Vor- und Nachbereitung von Meetings, Reporting, Auftragsvergabe, Öffentlichkeitsarbeit Communication & Dissemination Team Z.B. 1 Vertreter je Partnereinrichtung Identifiziert politikrelevante Daten, Ergebnisse, Ereignisse Einbindung von Kompetenzen der Öffentlichkeitsarbeit (Journalisten, Grafiker ) Bereitet Projektergebnisse für die Außendarstellung auf 24

25 Projektgremien Steering Committee Mitglieder des Konsortiums, z.b. Koordinator & WP Leader Begleitet und entscheidet über Projektbelange General Assembly Z.B. 1 Vertreter pro Partnerinstitution Höchste Entscheidungsinstanz für grundlegende Fragen: Einbindung weiterer Experten oder Stakeholder, Laufzeitverlängerung, Beirat - (Scientific) Advisory Board Externe Expert/innen, Stakeholder, Multiplikator/innen, die das Projekt beraten & begleiten 25

26 Konsortialabkommen : consortium agreement Konsortialabkommen regelt das Binnenverhältnis zwischen den Partnern. Es sollte vor Abschluss des Grant Agreement vorliegen. Es regelt: - internal organisation of the consortium - management of access to the electronic exchange system - distribution of EU funding - additional rules on rights and obligations related to background and results, (including whether access rights remain or not, if a beneficiary is in breach of its obligations) - settlement of internal disputes - liability, indemnification and confidentiality arrangements between the beneficiaries. Nachlesen: GA 41.3 Internal arrangements between beneficiaries Consortium agreement -> DESCA Modell: 26

27 Projektinterne Kommunikation Meetings der verschiedenen Gremien Steering Committee, General Assembly, Projektmanagement, C&D- Team Per Telefon, Mail, Skype, Meetings Tools: interne Websites Konferenz-Tools Reporting-Tools Wie werden Entscheidungen getroffen?k Konsortialvertrag 27

28 Projektmonitoring Zwei Ebenen: wissenschaftlich und administrativ Qualitätskontrolle Welche regelmäßigen Abstände Welche Indikatoren Qualitätsmanagement Festlegung & Standardisierung von Verfahren Auftragsvergabe, Reporting-Vorlagen, Veranstaltungsleitfäden, Publikationsregeln, Vorlagen für Dissemination-Aktivitäten, Verwertungs- und Verbreitungspläne, Fortschrittsberichte, Policy Briefs Wissensmanagement Gewährleisten, dass mit Wissen/Ergebnissen/Know-How bestmöglich im Konsortium umgegangen wird Risikomanagement Risiken systematisch erfassen und bewerten Risiken steuern Wer ist dafür zuständig 28

29 Beispiel Gantt Chart: NET4SOCIETY 29

30 Beispiel PERT Chart: NET4SOCIETY 30

31 Beispiel: NET4SOCIETY 31

32 Nun ist der Weg frei? Ch. Engel 35

33 Die NKS SWG: Wer sind wir wie erreichen Sie uns? Nationale Kontaktstelle für Sozial-, Wirtschafts- und Geisteswissenschaften im Projektträger im DLR Heinrich-Konen-Str Bonn Telefon: nks-swg@dlr.de Internet: 36

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