Zeugnisse und Datenschutz

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1 Departement Bildung, Kultur und Sport Abteilung Volksschule Dezember 2010 Zeugnisse und Datenschutz Tipps, wie Daten im Umgang mit den neuen elektronischen Beurteilungsinstrumenten geschützt werden können. Verfasst von terreactive AG (dvb) 2010 terreactive AG Kasinostrasse 30 CH-5001 Aarau

2 - 2 - Inhalt 1. Alt versus Neu Angriffspunkte Schutzmassnahmen Funktionsweise Service für elektronische Beurteilungsinstrumente Generell Einzelformulare Notenerfassungslisten...6 A Merkblatt zum Ausdrucken... 7 A.1 Angriffspunkte (Bedrohungen)...7 A.2 Verhaltensgrundlagen...7 Zusammenfassung Dieser Bericht fasst die wichtigsten Punkte zum Schutz von Noten und Zeugnissen zusammen, die im Workshop 2 Datenschutz "Sicherer Umgang mit elektronischen Beurteilungsinstrumenten" vom 30. Oktober 2010 am Institut für Weiterbildung und Beratung (IWB) der Pädagogischen Hochschule diskutiert wurden.

3 Alt versus Neu Mit der elektronischen Zeugniserstellung wird nicht alles neu. Bereits heute werden viele en elektronisch erstellt, Noten und Durchschnitte elektronisch verwaltet und Zeugnisse sicher aufbewahrt. Was ändert, ist deshalb einzig der Vorgang der Zeugniserstellung. Dies geschieht neu elektronisch. Gültig ist ein Zeugnis aber nach wie vor nur in Papierform, d.h. neu auf dem Zeugnispapier mit Wasserzeichen ausgedruckt und mit der Unterschrift der verantwortlichen Lehrperson versehen. 1.1 Angriffspunkte Um Daten schützen zu können, ist es wichtig, deren Gefährdung zu kennen. Abbildung 1 zeigt die Bedrohungen im Umfeld von Noten auf. durchführen korrigieren Noten eintragen Durchschnitt berechnen Zeugnis sresultate Zeugnis stehlen fälschen fälschen Abbildung 1 Bedrohungsanalyse 1.2 Schutzmassnahmen Schutzmassnahmen müssen überall dort ansetzen, wo Bedrohungen existieren. Dabei sind elektronische und physische Dokumente gleichermassen zu schützen. Grundsätzlich gilt es, Daten sicher zu transportieren und an Orten abzulegen, die nur für Berechtigte zugänglich sind. Schutz der Daten: en, Noten Es kann davon ausgegangen werden, dass eine Manipulation der en und der snoten einfacher ist, als diejenige der Zeugnisse. Folgende Schutzmassnahmen können gegen die Bedrohungen ' stehlen' und 'sresultate fälschen' angewandt werden: Keine Daten auf Schüler-PCs ablegen.

4 - 4 - Schutz der Daten: Zeugnisse Diverses Lehrer-PC durch sicheres Passwort und aktualisierte Software (z.b. Windows Updates, Virenschutz, Personal Firewall) schützen. Ausdrucke nicht liegen lassen (Drucker, Schulzimmer, ), weder vor noch nach der. Elektronischer Versand von Daten nur via verschlüsselte Verbindungen. + OK: VPNs sind komplett verschlüsselte Verbindungen. + OK: https, sind verschlüsselte Protokolle (SSL). - NOK: ist so unsicher wie eine Postkarte. USB-Sticks / externe Festplatten mit Datenkopien nicht herumliegen lassen. Bsp. sicherer Datentransport mit USB-Stick: Daten auf Stick kopieren, Stick sicher transportieren, Daten herunterkopieren, Daten auf Stick löschen. Es gibt drei Möglichkeiten zur Zeugnismanipulation: Manipulation der Daten (siehe vorigen Abschnitt), Manipulation des Originalzeugnisses, Erstellung eines gefälschten Zeugnisses. Folgende Schutzmassnahmen können gegen die Bedrohung 'Zeugnis fälschen' angewandt werden: Archivierung Plausibilitätskontrolle der Noten vor Zeugnisunterschrift. Dazu eventuell regelmässig eine Papierkopie der Noten unter Verschluss ablegen. Zeugnispapier an Orten lagern, die nur für Berechtigte zugänglich sind (am besten zentral pro Schulhaus). Papierzeugnisse unter Verschluss lagern (wie bisherige Zeugnisse). Die Archivierung der elektronischen Zeugnisse empfehlen wir Ihnen zentral pro Schule zu regeln. Ist dies nicht möglich, empfehlen wir Ihnen, pro Zeugnisperiode eine CD zu brennen und im selben verschlossenen Schrank wie die Papierzeugnisse abzulegen. Dabei ist zu beachten, dass die Lebensdauer von selbstgebrannten CDs beschränkt ist und regelmässig (ca. alle 3-4 Jahre) überprüft werden sollte. Sichere Passwörter Sichere Passwörter sind mindestens 10 Zeichen lang und beinhalten Grossbuchstaben, Kleinbuchstaben, Zahlen und Sonderzeichen. Passwörter sind persönlich und dürfen weder aufgeschrieben noch anderen Personen (auch nicht dem Support) mitgeteilt werden. Ihre Übertragung sollte nur über sichere Protokolle (https, imaps, pop3s, smtps) geschehen. Merkbare Passwörter können dadurch gebildet werden, dass die Anfangsbuchstaben aller Wörter und die Satzzeichen eines beliebigen Satzes hintereinander gefügt werden. Dabei können i durch 1, o durch 0, ersetzt werden.

5 - 5-2 Funktionsweise Service für elektronische Beurteilungsinstrumente Auf der Seite können elektronische Schulzeugnisse erstellt werden. Dabei werden zwei Varianten unterschieden: Einzelformulare und Notenerfassungslisten. Im Folgenden wird auf die Abläufe dieser Erstellung aus Sicherheitssicht eingegangen. 2.1 Generell Folgende Punkte treffen für beide Varianten zu: - Die Verbindung zum Server passiert über eine sichere (verschlüsselte) Verbindung (https). - Die Daten werden auf dem Server nicht gespeichert. 2.2 Einzelformulare Schülerliste hochladen leere Zeugnisse herunterladen Zeugnisse ausfüllen Zeugnisse drucken Zeugnisse unterschreiben Abbildung 2 Erstellung von Zeugnissen via Einzelformulare Wie in Abbildung 2 ersichtlich, werden im Falle der Zeugniserstellung mit Einzelformularen keine Noten mit dem Server ausgetauscht. Diese werden erst auf dem PC der Lehrperson in die einzelnen Formulare ausgefüllt. Dies bedeutet, dass die Einzelformulare auch bereits vorgängig erstellt werden können. Diese Erstellung kann z.b. auch durch das Schulsekretariat erfolgen, welches den Lehrpersonen dann nur ihre benötigten Einzelformulare zur Verfügung stellt.

6 Notenerfassungslisten Schülerliste hochladen Notenerfassungsliste herunterladen Notenerfassungsliste ausfüllen Zeugnisse drucken Zeugnisse unterschreiben Notenerfassungsliste hochladen (= Zeugnisse erzeugen) ausgefüllte Zeugnisse herunterladen Abbildung 3 Erstellung von Zeugnissen via Notenerfassungslisten Im Falle von Notenerfassungslisten können die Noten alle in einem einzigen pdf eingefüllt werden, was für die Lehrpersonen angenehmer sein kann. Da auch hier die Zeugniserstellung auf dem Server geschieht, fliessen in diesem Falle Noten zum Server. Dies geschieht jedoch über eine sichere Verbindung, womit die Noten nicht gefährdet sind.

7 - 7 - A Merkblatt zum Ausdrucken A.1 Angriffspunkte (Bedrohungen) durchführen korrigieren Noten eintragen Durchschnitt berechnen Zeugnis sresultate Zeugnis stehlen fälschen fälschen A.2 Verhaltensgrundlagen DO starke Passwörter verwenden ( PC sichern: Updates, Virenscanner, Personal Firewall Zeugnisse: Plausibilitätscheck vor Unterschrift Zeugnisse unter Verschluss lagern (Papier + elektronisch) DON'T en auf Computer mit Schülerzugriff ablegen en frei zugänglich liegen lassen (vor + nach : Drucker, Schulzimmer, ) Passwörter aufschreiben Daten per verschicken