Inhalt. Grußwort...2. Was ist CAFM?...3. Unsere Lösung: controlfm...4. Unser Service: Alles aus einer Hand...5. Individuelle Zusammenarbeit...

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2 Inhalt Grußwort...2 Was ist CAFM?...3 Unsere Lösung: controlfm...4 Unser Service: Alles aus einer Hand...5 Individuelle Zusammenarbeit...6 Datenaufnahme...7 Unsere Module: Bestandsdokumentation...8 Flächenmanagement...10 Vertragsmanagement...12 Broschüre Facility Management Software controlfm Copyright 2014 Software Papst Umschlaggestaltung: Florian Jung Layout und Satz: Florian Jung / Wartungs- & Instandhaltungsmanagement...14 Reinigungsmanagement...16 Impressum...17

3 Grußwort Was ist CAFM? Sehr geehrte Leserin, sehr geehrter Leser, in vielen Bereichen unseres Lebens sind automatisierte Abläufe und computergestützte Prozesse bereits selbstverständlich und auf Grund ihrer Vorteile in Bezug auf Zeit und Kostenersparnis kaum noch wegzudenken. Im Bereich der Gebäudeverwaltung ist dieser Trend allerdings noch nicht sehr weit verbreitet, obwohl es grade in diesem Bereich weitreichende Möglichkeiten zur Automatisierung und softwarebasierten Unterstützung gibt. Oftmals fehlt es an der Verknüpfung des handwerklich orientierten Gebäudemanagements zum IT-Bereich. Nur mit dieser Verknüpfung ist eine sinnvolle und optimale IT-Unterstützung möglich. Dies hat uns als IT- Experten zusammen mit erfahrenen Facility Managern ermutigt, ein CAFM-System (Computer Aided Facility Management) zu entwickeln, das die Grundlagen für eine softwarebasierte Unterstützung des Gebäudemanagements bietet, aber dennoch einfach und schnell an die Prozesse des Nutzers angepasst werden kann. Viel Spaß beim Lesen der Broschüre wünschen, Sebastian & Jens Papst CAFM (Computer Aided Facility Management) bildet einen Schwerpunkt im Informationsmanagement von Immobilien. Die Ziele eines ganzheitlichen Facility Management sind nur in Verbindung mit einer Integration von Software in die relevanten Unternehmensprozesse zu erreichen. Da hiermit die Komplexität der Abarbeitungsschritte steigt, steht die Notwendigkeit der Verwendung eines Datenbankmanagementsystems außer Frage. Jedes Gebäude ist einzigartig und die Anforderungen des Gebäudenutzers werden durch das Kerngeschäft bestimmt. Daher sollte auch jedes CAFM- System einzigartig sein, denn nur wenn die Software an die Anforderungen des Nutzers angepasst wird, bringt sie den gewünschten Nutzen. Der Einsatz einzelner Softwarebestandteile orientiert sich daher in erster Linie an den jeweiligen Schwerpunkten des Kunden. Diese können in der Verwaltung von öffentlichen Gebäuden, der Einsatzplanung der Reinigungskräfte oder in der Abwicklung der Wartungs- und Instandhaltungsaufträge liegen. Doch nicht nur im klassischen Facility Management lässt sich controlfm einsetzen. Auch in Bereichen wie beispielsweise der Gemeindeverwaltung kann controlfm zur Zeit- und Kostenoptimierung eingesetzt werden und so die Bewirtschaftung und Verwaltung von Bürgerhäusern, Mehrzweckhallen oder Kitas vereinfachen. Ziel bei der Einführung eines CAFM-Systems muss sein, jedem Anwender bei seinen individuellen Aufgabenstellungen eine optimale Unterstützung zu bieten. 2 3

4 Unsere Lösung Unser Service controlfm: Das von uns entwickelte CAFM-System controlfm deckt die wesentlichen Kernprozesse des kaufmännischen, technischen und infrastrukturellen Facility Managements ab. Im Vorfeld der CAFM-Systemeinführung werden die von Ihnen benötigten Module an Ihre Bedürfnisse und Prozesse angepasst, um Ihnen den größtmöglichen Nutzen zu bieten. Gemeinsam mit Ihnen analysieren wir dafür Ihre Prozesse und Arbeitsabläufe und erstellen eine individuelle Anforderungsbeschreibung. Anhand dieser Definition werden die Basismodule angepasst und Sie erhalten ein Softwaretool, welches auf Ihre Anforderungen zugeschnitten ist. Die genannten Eigenschaften der Module sind daher lediglich die grundlegenden Funktionen, die aktuell am Markt als Standard je Modul definiert sind. Der modulare Aufbau von controlfm bietet Ihnen die Möglichkeit die auf den folgenden Seiten dargestellten Komponenten einzeln sowie als Komplettlösung zu nutzen. Alles aus einer Hand: Wichtigste Grundlage für ein optimales Datenmanagement ist eine korrekte, sinnvolle und logische Strukturierung und Erfassung der Bestandsdaten. Gerade im Facility Management Bereich liegen meist nur unvollständige Daten pro Raum oder Liegenschaft vor (z.b.: nur Gesamtquadratmeter). Aber auch im Bereich der Produktverwaltung ist eine genaue Erfassung aller relevanter Daten des Produkts sowie die korrekte Definition der Lagerstandorte eine Grundvoraussetzung für eine optimale Softwareunterstützung. Nutzen Sie unseren Service der Datenerfassung, so werden alle relevanten Daten (und auch nur diese) von uns direkt in Ihrer Software erfasst. Dies spart Zeit und Geld! Im Rahmen der stetigen Weiterentwicklung unseres CAFM-Systems arbeiten wir bereits heute an weiteren Modulen wie beispielsweise Energiecontrolling, Schließanlagen- und Vermietungsmanagement. 4 5

5 Unser Service Unser Service Individuelle Zusammenarbeit: Jedes Unternehmen ist einzigartig, dementsprechend auch seine Arbeitsprozesse. Standardisierte Software kann daher meist nur einen geringen Teil der Prozesse automatisieren und die Unternehmen sind gezwungen Ihre Prozesse umständlich an die Software anzupassen um diese nutzen zu können. Daher erarbeitet Software Papst innerhalb der Analysephase gemeinsam mit dem Kunden ein individuelles Konzept zur Umsetzung. Die Software wird somit an die Arbeitsprozesse und Workflows des Kunden angepasst und nicht umgekehrt. Dies ermöglicht einen größtmöglichen Nutzen der Software für den Kunden. Datenaufnahme: Auf Wunsch übernehmen wir für Sie die Aufnahme aller raum- und liegenschaftsbezogenen Daten nach DIN 277 direkt in Ihre neue CAFM- Software. Somit erhalten Sie einen Rundum-Service aus einer Hand, was nicht nur Zeit, sondern auch Geld spart. Sie haben Fragen zu unserer Facility Management Lösung controlfm, oder wünschen einen unverbindlichen Beratungstermin? Dann melden Sie sich einfach unter bei uns! Gerne erläutern wir Ihnen die Arbeitsabläufe oder stellen Ihnen unsere verschiedenen Module vor, die selbstverständlich auch individuell auf ihr Unternehmen anpassbar sind. Wir begleiten Sie von der Analyse Ihrer Prozesse, über die Erstellung eines Pflichtenheftes bis hin zur Implementierung und auch darüber hinaus. Denn unsere Software kann immer weiter wachsen und sich so Ihren aktuellen Bedürfnissen anpassen. 6 7

6 Unsere Module Unsere Module Bestandsdokumentation: Wer bereits die Planung und den Bau von Immobilien und Facilities sorgfältig dokumentiert, kann später Zeit, Aufwand und Geld sparen. Denn eine umfassende und aktuelle Dokumentation von Daten und Informationen über den gesamten Lebenszyklus einer Immobilie hinweg ist sehr wichtig für Ausschreibungen, den reibungslosen Betrieb und professionelles Facility Management gerade im großen Maßstab. Daher ist das Raumbuch das Herzstück des CAFM-Systems. Bestandsdaten zu Liegenschaften, Gebäuden, Räumen, technischen Anlagen sowie Freiflächen und Inventar können zentral und kinderleicht über eine Oberfläche an gelegt, aktualisiert und verwaltet werden. Der ergonomische Aufbau der Erfassungsmaske ermöglicht eine einfache und schnelle Aufnahme aller raumund liegenschaftsbezogenen Daten nach DIN 277. Zudem kann die Nutzungsart der jeweiligen Räume direkt mit angegeben werden. Die übersichtliche Darstellung der zu den Räumen gehörenden Gewerke (z.b.: Türen, Fenster, Inventar, Heizkörper usw.) ermöglicht die direkte Verfügbarkeit aller benötigten Daten. Innerhalb des integrierten Berichtgenerierungsbereichs haben Sie die Möglichkeit in Sekundenschnelle Reports und Auswertungen zu erstellen. Dabei können Sie neben den von Ihnen definierten Standardauswertungen auch über unseren Reportkonfigurator im Handumdrehen individuelle Auswertungen selbst erstellen. 8 9

7 Unsere Module Unsere Module Flächenmanagement: Welche Räume stehen aktuell leer? Welcher Mieter, welche Organisationseinheit/Kostenstelle nutzt welche Flächen? Seien Sie immer auf dem aktuellsten Stand über die Nutzung Ihrer Gebäude! Das Modul Flächenmanagement wird mit den Daten aus dem Raumbuch nach DIN 277 verknüpft und bietet bei entsprechender Datenpflege tagesaktuelle Informationen über die Nutzung aller Räume, Etagen und Liegenschaften. Folgende Teilprozesse können je nach Bedarf unterstützt werden: Darstellung der Flächengrößen und -arten pro Raum und Raumzone Datenverknüpfungen der Räume und Raumzonen für flächenbezogene Kostenumlagen an Kostenstellen oder Mieter Definition der Nutzungsart von Räumen und Raumzonen nach DIN 277 (z. B.: 2.1 Büroraum, 7.1 Sanitäräume, 3.8 Küchen) Inventarverwaltung und deren Flächenzuordnung (Inventarerfassung vorausgesetzt) Auswertung der Flächenbelegung nach spezifischen Kriterien (z. B.: Leerstand) Erstellung flächenbezogener Ausschreibungsunterlagen (z.b.: für Sanierungsmaßnahmen) 10 11

8 Unsere Module Unsere Module Vertragsmanagement: Haben Sie eine Kündigungsfrist verpasst oder schauen zum dritten Mal im Jahr in einem Ordner nach, wann der entsprechende Vertrag auslaufen wird? Setzen Sie dem ein Ende und verwalten alle wichtigen Vertragsdaten zentral in einem Modul. Durch die zentrale Speicherung aller abgeschlossenen Verträge (Dienstleistungsverträge, Wartungsverträge usw.) lassen sich über dieses Modul, je nach Datentyp (z.b. Vertragsart), alle entsprechenden Daten im Handumdrehen auswerten. Zusätzlich werden Sie durch die Erinnerungsfunktion immer rechtzeitig auf anstehende Termine hingewiesen (z.b.: Erinnerung 4 Wochen vor Kündigunsfrist). Folgende Daten werden im Modul gespeichert: Laufzeit von/bis Kündigungstermine, -fristen Verlängerung Adressen Vertragspartner Vertragsart Anlagenbezeichnung und deren Komponenten Auftraggeber/Auftragnehmer Vertragsstatus und Historie 12 13

9 Unsere Module Unsere Module Wartungs- & Instandhaltungsmanagement: Nie wieder kurzfristige Termine und unerwartete Handwerkerbesuche! Alle Instandhaltungstermine auf einen Blick verfügbar und die Kosten immer aktuell abrufbar! Dieses Modul deckt die komplette Planung und Steuerung von geplanten Instandhaltungsmaßnahmen sowie die Abwicklung von außerplanmäßigen Aufträgen ab. Zudem ist die Verknüpfung zum Störungs- und Auftragsmanagement sowie der Bestandsdokumentation möglich. Dadurch werden alle gemeldeten Störungen und die daraus entstehenden sowie geplanten Maßnahmen gemeinsam zentral vorgehalten. Folgende Teilprozesse können je nach Bedarf unterstützt werden: Visualisierung von Bearbeitungsvorgängen, gemeldeten Anfragen und deren Verrechnung Abbildung von zyklischen Maßnahmen und deren Zuordnung zu Personen oder Unternehmen in einer Bedienoberfläche mittels eines Wartungsplans inklusive automatisierter Benachrichtigung Erstellung von liegenschaftsbezogenen Monats-, Quartals- und Jahresberichten direkt aus der Software Aktuelle Auflistung der entstandenen und laufenden Kosten in Beziehung zum Verfügung stehenden Budget Komplette Übersicht aller erfassten Wartungsaufträge sowie den dazugehörigen Firmen/Lieferanten und deren Ansprechpartnern Inkludiertes Auftragsmanagement: Angebotsgenerierung mit allen relevanten Daten (sofern im Raumbuch erfasst) sowie direkte Beauftragung des entsprechenden Dienstleisters Terminexport in Outlook (Lotus Notes) 14 15

10 Unsere Module Impressum Reinigungsmanagement: Eine saubere Arbeitsumgebung gehört zum guten Ton. Doch das muss nicht immer teuer sein! Nutzen Sie statt pauschaler Reinigungsverträge die Daten aus dem Raumbuch für eine flächenbezogene Abrechnung und zahlen Sie nur für das, was auch tatsächlich gereinigt wird! Neben einer Auswahl der Raumdaten aus dem Raumbuch werden in diesem Modul die zusätzlich erforderlichen Daten für die Gebäudereinigung wie Reinigungsfläche, Reinigungsart, Bodenbelag und Fensterfläche erfasst und vorgehalten. Dies ermöglicht beispielsweise die Darstellung der Reinigungskosten pro Liegenschaft, Etage und Raum und bildet gleichzeitig die Grundlage für Ausschreibungen, Vergaben und Abrechnungen von Reinigungsdienstleistungen nach Einheitspreisen. Facility Management Software Der direkte Zugriff auf die Reinigungsverträge und Vorhaltung der vertraglich definierten Parameter ermöglicht zudem eine sofortige Preisermittlung für Sonderaufträge oder neue Ausschreibungen. Software Papst Jens & Sebastian Papst GbR Südstr Niddatal Steuernummer: info@softwarepapst.de

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