Ist der Einsatz von Facility Management im Krankenhaus notwendig?

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1 Ist der Einsatz von Facility Management im Krankenhaus notwendig? Karsten Köchlin Berlin, den Technische Fachhochschule Berlin Luxemburger Straße 10, Berlin Facility Management im Krankenhaus Seite 1

2 Inhaltsverzeichnis 1. Einführung Definition von Facility Management (FM) Was ist CAFM? Einsatzgebiete von FM im Krankenhaus Einsatz von FM im Bereich Technik Einsatz von FM im Bereich Verwaltung Nutzen von FM im Krankenhaus Zusammenspiel der Bereiche Verlust von Wissen vorbeugen Aktualität der CAFM-Daten Nutzen von FM im Bereich Technik Nutzen von FM im Bereich Verwaltung Folgen von FM im Krankenhaus Outsourcing Fazit Abkürzungsverzeichnis Abbildungsverzeichnis Literaturverzeichnis...10 Facility Management im Krankenhaus Seite 2

3 1. Einführung Das vorrangigste Ziel eines Krankenhauses ist es, seine Patienten bestmöglich zu versorgen. Daher stellt sich die Frage, welche Faktoren zur Erfüllung dieser Aufgabe beitragen. Neben der guten medizinischen Ausbildung der Ärzte ist zu überlegen, wie das reibungslose Zusammenarbeiten der einzelnen Abteilungen eines Krankenhauses im täglichen Betrieb funktioniert. Dabei ist es äußerst wichtig, das Arbeitsumfeld der Mitarbeiter zu analysieren und den Anforderungen entsprechend zu gestalten. Facility Management versteht sich als Management-Richtung, deren Ziel es ist, Sach- und Personalresscourcen rund um die Immobilie zu definieren, die Zusammenhänge zu erkennen und die Abläufe zu optimieren. Deshalb stellt sich die Frage, ob der Einsatz von Facility Management im Krankenhaus notwendig ist bzw. inwiefern Facility Management in den Abteilungen Verwaltung und Technik zu einer besseren Organisation sowie einem reibungslosen Betrieb des Krankenhauses beitragen kann. Facility Management im Krankenhaus Seite 3

4 2. Definition von Facility Management (FM) Facility Management ist ein strategisches Konzept zur Bewirtschaftung, Verwaltung und Organisation aller Sachressourcen innerhalb eines Unternehmens Was ist CAFM? CAFM ist die Abkürzung für Computer Aided Facility Management und bezeichnet computerunterstütztes Facility Management. Auf dem Markt befinden sich derzeitig zahlreiche Unternehmen die CAFM-Software anbieten. Eine CAFM-Software stellt meist eine Kombination aus einem CAD-Programm für die reinen Zeichnungsdaten sowie einem Datenbank-Server für die Speicherung der Definitions- und Objektinformationen dar. 3. Einsatzgebiete von FM im Krankenhaus In einem Krankenhaus gibt es für Facility Management, im Gegensatz zu einem Bürogebäude, eine Vielzahl an Einsatzgebieten. Diese ergeben sich einerseits aus der hohen technischen Gebäudeausrüstung und andererseits aus der Notwendigkeit einen reibungslosen Arbeitsablauf zwischen allen Beteiligten zu gewährleisten Einsatz von FM im Bereich Technik Im Bereich Technik werden sämtliche Gebäudezeichnungen digital als CAD-Dateien in dem CAFM-System auf dem Computer verwaltet. Alle Objekte, wie z.b. Räume, Waschbecken, Feuerlöscher, Netzwerkkabel werden ebenfalls in das CAFM-System eingeben. 2 Daraus ergibt sich eine Datenvielfalt, die häufig für die Flächenüberwachung und Inventarverwaltung verwendet wird. 1 Nävy, Jens (2003): Facility Management: Grundlagen, Computerunterstützung, Systemeinführung, Anwendungsbeispiele; 3. Auflage; Springer; Seite 3 2 Nävy, Jens (2003): Facility Management: Grundlagen, Computerunterstützung, Systemeinführung, Anwendungsbeispiele; 3. Auflage; Springer; Seite 75 ff. Facility Management im Krankenhaus Seite 4

5 3.2. Einsatz von FM im Bereich Verwaltung Die Verwaltung eines Krankenhauses ist die Koordinierungsstelle für die meisten Angelegenheiten. Um diese Aufgabe erfüllen zu können, benötigt die Verwaltung Informationen aus allen Teilbereichen des Krankenhauses. Mit Hilfe eines CAFM-Systems können sämtliche Informationen zentral gespeichert und zur weiteren Nutzung herangezogen werden. Häufig findet eine Schlüsselverwaltung Anwendung, bei der die bisherigen Daten aus den Personalakten über das System mit den ausgegebenen Schlüssel verknüpft werden. Über die Verknüpfung ist es möglich sowohl alle Schlüssel, die einem Mitarbeiter ausgehändigt wurden, aufzulisten als auch die Räume zu denen der Mitarbeiter Zugang hat. Weitere Anwendungen sind z.b. die Erstellung eines Raumbuches sowie einer Telefonliste mit Hilfe der CAFM-Daten. 4. Nutzen von FM im Krankenhaus Der Nutzen eines Facility Management Systems im Krankenhaus umfasst mehrere Faktoren. Neben der Kosteneinsparung steht die Optimierung der unterbrechungsfreien Laufzeit. Gerade im Krankenhaus kommt es darauf an, auf Fehlfunktionen und Störungen schnell zu reagieren und diese schnellstmöglich zu beseitigen Zusammenspiel der Bereiche Der Datenbestand des CAFM-Systems gewinnt schnell an Größe, wenn mehrere Abteilungen Informationen beisteuern. Dies erweitert auch die Anwendungsmöglichkeiten des Facility Managements, da somit eine bessere und breitere Grundlage für Entscheidungen bereitsteht. Auch ist es möglich, bei Fragestellungen aus einzelnen Abteilungen, umfangreiche Ergebnisse zu präsentieren Verlust von Wissen vorbeugen Die Mitarbeiter spiegeln den Wissenstand des Krankenhauses wieder, doch was geschieht wenn Mitarbeiter aus dem Unternehmen ausscheiden? Um einem Wissensverlust vorzubeugen, ist es wichtig die Informationen frühzeitig in das CAFM-System aufzunehmen. Damit ist sichergestellt, dass diese Informationen auch nach dem Ausscheiden von Mitarbeitern erhalten bleiben und für alle Berechtigten zugänglich sind. Facility Management im Krankenhaus Seite 5

6 Der sinnvollste Zeitpunkt für die Datenaufnahme liegt direkt nach der Erbauung bzw. nach einem Umbau, da zu diesem Zeitpunkt alle an dem Projekt beteiligten Personen den höchsten Wissenstand besitzen. Abbildung 1: Verfügbarkeit von Expertenwissen Aktualität der CAFM-Daten Nachdem die Daten das erste Mal eingegeben wurden, muss kontinuierlich Datenpflege betrieben werden. Je detaillierter die Informationen aufgenommen wurden, desto mehr Arbeit entsteht bei der Datenpflege. Werden die Daten jedoch nicht kontinuierlich und möglichst zeitgleich mit den Veränderungen ergänzt und gepflegt, verliert das System schnell an Aktualität und damit an Nutzen und Akzeptanz. Um eine optimale Datenpflege zu gewährleisten, sollten klare Zuständigkeiten definiert werden. 4 3 H.P. Braun, E. Oesterle, P. Haller, R. Bauer (2001): Facility Management Erfolg in der Immobilienbewirtschaftung; Springer; Seite 40; Bild H.P. Braun, E. Oesterle, P. Haller, R. Bauer (2001): Facility Management Erfolg in der Immobilienbewirtschaftung; Springer; Seite 136 Facility Management im Krankenhaus Seite 6

7 Abbildung 2: Ungepflegte Bestandspläne mit fortschreitendem Gebäudealter Nutzen von FM im Bereich Technik Im Bereich Technik ist die Speicherung der Gebäudedaten zentral auf dem Computer besonders effizient, da somit ein schneller Zugriff auf die benötigten Informationen möglich ist, anstatt in einer Vielzahl von Ordnern nach den benötigten Informationen zu suchen. Besonders einfach stellt sich die Übernahme von Änderungen, z.b. in der Hausinstallation bzw. Umbauten in Patientenzimmern, in das CAFM-System dar, da einfach die vorhandenen CAD-Zeichnungen aktualisiert werden können. Der größte Nutzen des CAFM-Systems besteht in der Möglichkeit im Krankenhaus direkt vor Ort mit Hilfe eines Tablet-PC s auf die Daten des CAFM-Systems zuzugreifen. Besonders in Notfällen, in denen es auf schnelles Reagieren und Handeln ankommt, ist es wichtig die Zusammenhänge möglichst rasch zu erkennen. 6 Mit Hilfe des CAFM-Systems erhält der Anwender einen besseren Überblick über die technischen Anlagen und deren Zusammenhänge als durch Zeichnungen auf Papier. Durch den Layer-Aufbau der CAD-Zeichnungen ist es möglich beliebige Layer ein- und auszublenden, dies steigert enorm die Übersichtlichkeit. Da die Zeichnungen im Vektor-Format gespeichert sind, lassen sie sich problemlos und ohne Qualitätsverluste vergrößern. 5 H.P. Braun, E. Oesterle, P. Haller, R. Bauer (2001): Facility Management Erfolg in der Immobilienbewirtschaftung; Springer; Seite 59; Bild H.P. Braun, E. Oesterle, P. Haller, R. Bauer (2001): Facility Management Erfolg in der Immobilienbewirtschaftung; Springer; Seite 66 ff. Facility Management im Krankenhaus Seite 7

8 4.5. Nutzen von FM im Bereich Verwaltung Über die zentralen Datenbestände des CAFM-Systems lässt sich sehr einfach ein stets aktuelles Raumbuch generieren. Eine weitere Anwendung ist die Erstellung einer Telefonliste. Einen großen Vorteil bringt auch die Organisation der Schlüsselverwaltung mit Hilfe des CAFM-Systems, da neben Informationen zu den einzelnen Schlüsselbesitzern auch Informationen zu den Schließanlagen hinterlegt und ausgewertet werden können. Damit ist sofort nachprüfbar, welcher Mitarbeiter offiziell Zugang zu welchen Räumen hat bzw. welche Schlüssel er benötigt um in die gewünschten Räumen zu gelangen. Diese Informationen sind über das CAFM-System sowohl in alphanumerischer als auch graphischer Darstellungsform abrufbar Folgen von FM im Krankenhaus Mit Hilfe von Facility Management lassen sich die Kosten für die Bewirtschaftung des Krankenhausgebäudes reduzieren. Doch gerade im Krankenhaus hat der Einsatz von Facility Management nicht nur einen wirtschaftlichen Nutzen. Facility Management gestattet einen reibungslosen Krankenhausbetrieb im Hinblick auf mögliche gebäudebedingte Unterbrechungen. Außerdem ermöglicht es eine bessere Koordination der Aufgaben, wodurch ein besseres Arbeitsklima für die Mitarbeiter entsteht Outsourcing Stellt sich durch Analysen heraus, dass gewisse Aufgaben, wie z.b. die Gebäudereinigung nicht wirtschaftlich erledigt werden können, kann überlegt werden diese Teilgebiete auszugliedern bzw. von Fremdfirmen ausführen zu lassen. 7 Nävy, Jens (2003): Facility Management: Grundlagen, Computerunterstützung, Systemeinführung, Anwendungsbeispiele; 3. Auflage; Springer; Seite 63 ff. Facility Management im Krankenhaus Seite 8

9 6. Fazit Gerade im Krankenhaus kann Facility Management seine Vorzüge unter Beweis stellen, da viele Informationen anfallen, die aufgenommen, verarbeitet und ausgewertet werden müssen. Bei keiner anderen Immobilie kommt es so stark auf einen unterbrechungsfreien Betrieb an, wie in einem Krankenhaus. Selbst bei Umbauarbeiten muss der reguläre Krankenhausbetrieb gewährleistet sein. Damit die einzelnen Abteilungen des Krankenhauses ihre Aufgaben gut erledigen können, benötigen sie Informationen. Diese kann ihnen das CAFM-System als Grundlage für ihre Entscheidungen schnell und anschaulich liefen. Besonders im Bereich Technik entsteht durch die Verfügbarkeit sämtlicher Gebäudedaten auf dem Computer eine starke Arbeitsunterstützung. Die Anwendung von Facility Management im Krankenhaus steht derzeit noch am Anfang. Nach Schätzungen verschiedener Anbieter von CAFM-Systemen liegt der Einsatz von CAFM-Systemen im Moment erst bei ca. drei bis zehn Prozent. 8 Damit besteht auf diesem Gebiet noch ein enormes Wachstumspotential. 8 Facility Management im Krankenhaus Seite 9

10 7. Abkürzungsverzeichnis CAD CAFM FM Computer Aided Design Computer Aided Facility Management Facility Management 8. Abbildungsverzeichnis Abbildung 1: Verfügbarkeit von Expertenwissen... 6 Abbildung 2: Ungepflegte Bestandspläne mit fortschreitendem Gebäudealter Literaturverzeichnis Nävy, Jens (2003): Facility Management: Grundlagen, Computerunterstützung, Systemeinführung, Anwenderbeispiele; 3. Aufl.; Springer W. Moslener, E. Rondeau (Hrsg.) (2001): Facility Management: Verfahren, Praxis, Potentiale; Springer H.P. Braun, E. Oesterle, P. Haller, R. Bauer (2001): Facility Management Erfolg in der Immobilienbewirtschaftung; Springer DIN 277 Beuth Verlag Deutscher Verband für Facility Management e.v. - IFMA - International Facility Management Association Facility Management im Krankenhaus Seite 10