Das elektronische QM-System

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1 Preiswert Schnell und Zeitsparend Individuell und Flexibel Zukunftsweisende Technologien Professionelle QM-Tools und Datenbanken Zentrale Steuerung der QM-Dokumentation für alle Mitglieder Das leistungsfähige und professionelle elektronische Qualitätsmanagementsystem im Internet Für Verbände und Vereine, die ihre Mitglieder bei der Einführung und Zertifizierung eines QM-Systems kostengünstig unterstützen und dieses System zentral verwalten möchten. Für eine Gruppe von Unternehmen, die gemeinsam ein preiswertes und qualitativ hochwertiges Qualitätsmanagementsystem einführen möchten. Eine Zertifizierung nach verschiedenen Managementsystemen ist mit eqms möglich, aber nicht verpflichtend. Generell ist es mit dem eqms möglich, eine Zertifizierung nach DIN EN ISO 9001:2008, nach DIN EN ISO 13485:2003 AC 2007 oder nach einem branchenbezogenen Zertifizierungssystem bzw. verfahren durchzuführen. Auch ein Mix aus verschiedenen Normen und Systemen ist ohne großen Mehraufwand realisierbar. Mit eqms liegen die Kosten für die Einführung eines QM-Systems für Verbände, Vereine und Gruppen von Unternehmen weit unter den Kosten herkömmlicher QM-Systeme. Verbände können Ihre Mitglieder selber bei der Einführung unterstützen oder auf unsere Hilfe zurück greifen. Hinzu kommen monatliche Kosten in Höhe von ca. 30 Euro für die Nutzung des eqms. Wenn sich mindestens 200 Unternehmen zusammenschließen, fallen die Einführungskosten noch deutlich geringer aus. Verbänden und Vereinen wird das Administrationstool zur Organisation Ihrer Mitglieder im eqms kostenfrei zur Verfügung gestellt. Jeder angeschlossene Betrieb erhält seine eigenes und individuelles Qualitätsmanagementsystem in einer eigenen eqms-umgebung. Die Vorteile liegen mit eqms klar auf der Hand! Gestaltung eines einheitlichen QM-Systems Einheitliches Auftreten gegenüber den Kunden und Kostenträgern Sicherstellung der erforderlichen Qualität Erhöhung der Mitgliederzufriedenheit durch aktive Unterstützung Verringerung von äußeren Einflüssen, keine Abhängigkeiten ein akzeptables Preis- Leistungsverhältnis Preisvorteile durch Gruppenrabatte bei Zertifizierungen Einzelzertifizierungen und Gruppenzertifizierungen möglich

2 Das eqms ist eines der führenden internetbasierten, elektronischen Qualitätsmanagementsysteme in Deutschland. Es wurde in Zusammenarbeit mit Verbänden, Landeskontrollstellen, Beratern, Berufskollegen und Prüforganisationen entwickelt. eqms steht in verschiedenen Versionen für die unterschiedlichsten Anforderungen und Branchen zur Verfügung. Die nachfolgende Information ist speziell auf die Befindlichkeiten von Verbänden und Vereine abgestimmt. Das bietet eqms in Kurzform Gebührenfreier und geschützter Administrationsbereich für Verbände (auch Vereine/ Gruppen von Untenehmen) zur Dokumentenverwaltung und Mitgliederverwaltung. Einzelne Mitgliedsbetriebe haben in diesen Bereich keinen Zugang. Der Verband kann für die Verbandsdokumentation entscheiden, welche Dritte (z.b. Mitarbeiter, einzelne Landesinnungen, Kostenträger, Berater, Zertifizierer) auf das eqms zugreifen dürfen. Komplettes Vorlagensystem (QM-Dokumentation), geordnet nach Arbeitsbereichen und Regelwerken, welche die Verbände für ihre Mitgliedsbetriebe übernehmen, anpassen und freigeben können. Je nach Anzahl der Betriebe steht das Vorlagensystem kostenfrei zur Verfügung. Die QM-Dokumentation wird hinsichtlich der ersten Einführung nur einmal erstellt und anschließend auf Knopfdruck jedem einzelnen Betrieb zur Verfügung gestellt, der sich dem System des Verbandes anschließen möchte. Der Verband kann steuern, welche Dokumente später von den einzelnen Betrieben geändert werden dürfen. Sollten sich Änderungen im QM-System ergeben, kann der Verband die entsprechenden Änderungen durchführen, sie auf Knopfdruck allen Betrieben zur Verfügung stellen und über die Änderungen informieren. Jeder einzelne Betrieb erhält nach der Freigabe eine eigene, nur für ihn zugängliche und geschützte QM-Dokumentation im eqms. Darüber hinaus kann der Betrieb entscheiden, welche Dritte (z.b. Mitarbeiter, Kostenträger, Berater, Zertifizierer) auf das QM-System des Betriebes zugreifen dürfen. Jeder einzelne Betrieb kann für ihn nicht relevante QM-Dokumente ausblenden und die vom Verband zur Änderung freigegebenen QM-Dokumente anpassen. Selbstverständlich kann jeder Betrieb noch weitere QM-Dokumente in sein bestehendes QM-System einfügen. Sollte ein Betrieb schon ein fertiges QM-System bzw. eine fertige QM-Dokumentation besitzen, kann diese in das bestehende eqms mit eingebunden werden. Es besteht im eqms die Möglichkeit, QM-Dokumente direkt online zu erstellen oder Dateien von der Festplatte eines PC in das eqms hochzuladen. Alle Betriebe können sich untereinander über Foren austauschen und untereinander Dokumente zur Verfügung stellen.

3 Gesetze und Verordnungen liegen i.d.r. im eqms gebührenfrei über eine Verlinkung (Internetseiten des Gesetzgebers, BG, EU etc.) bereit. Dokumente können von den Betrieben exakt nach verschiedenen Kriterien zugeordnet werden wie z.b. Mitgeltende Unterlagen, Arbeitsbereiche, Normenpunkte, Mitarbeiter etc.. Überall, wo ein Internetanschluss besteht, kann auf das eqms zugegriffen werden. Weitere Funktionen im eqms Das eqms bietet, im Gegensatz zu losen Blattsammlungen oder QM-Systemen von CD eine Reihe von datenbankgestützen Funktionen die sie so nur selten finden werden. Dazu zählen eine Lieferantenbewertung, Verwaltung von Mess- und Prüfmitteln, Verwaltung von Fachliteratur, Planung, Bewertung und Auswertung von Qualifizierungsmaßnahmen, Interne Kommunikationsmöglichkeiten (Nachrichten und Foren), Lexikon und u.a. eine Adressdatenbank. Weitere Funktionen im Überblick (Langform) Organisationsstruktur im eqms anlegen und verwalten Die Organisationsstruktur kann im eqms individuell erstellt und jederzeit angepasst, aus fertigen Vorlagen übernommen, nach einzelnen Standorten und Fachbereichen/Prozessen gegliedert oder mit sonstigen Namen versehen werden. Regelwerke und Normen auswählen und anpassen wählen Sie das gewünschte Regelwerk aus (z.b.: DIN EN ISO 9001/13485 oder andere) erstellen Sie branchenbezogene Regelwerke kombinieren Sie verschiedene Regelwerke, wenn sie es möchten Die Erstellung der gewünschten Struktur erfolgt individuell und kann jederzeit angepasst werden. Verbände können auch aus einer Vielzahl von Vorlagen wählen. Nicht zutreffende Normenpunkte können ausgeblendet/ausgeschlossen werden. Erstellen eigener Hinweis- und Hilfetexte Im eqms können zu jedem Arbeitsbereich und zu jedem hinterlegten Normenpunkt Hinweistexte, Erläuterungen oder Anleitungen hinterlegt werden.

4 Interne Nachrichten und Kommunikation Nachrichten mit anderen Nutzern austauschen dokumentenbezogene Nachrichten und individuelle Nachrichten an die Geschäftsleitung, den QMB oder sonstigen Personen senden auf Wunsch Weiterleitungen von internen Nachrichten im eqms an eigene adresse (gilt auch für Änderungen an Dokumenten etc.) Foren Die im eqms zur Verfügung stehenden Diskussionsforen können individuell mit unterschiedlichen Themenbereichen unternehmens- und verbandsspezifisch ausgestattet werden. firmeneigenes Forum Forum für eine Gruppe von Unternehmen / Verbände eqms weites Forum (alle Branchen) Kalenderfunktionen Terminverwaltung Tages-, Monats- und Jahresansicht Terminlisten Druckfunktionen Zusammenfassungen und Auswertungen Datenbankgestützte Lieferantenbewertung Lieferantenstammdaten verwalten Vorgaben für Bewertungen hinterlegen Bewertungen nach verschiedenen Vorgaben durchführen Statistiken abrufen Die Vorgaben werden in Hauptkategorien und Unterkategorien geordnet und können in den jeweiligen Kategorien weiter individuell untersetzt werden. Datenbankgestützt - Qualifizierungsmaßnahmen planen, bewerten, auswerten Hauptthemen für Qualifizierungen anlegen Qualifizierungsthemen einzelnen Hauptthemen zuordnen Bewertungspläne erstellen Bewertungen durchführen Statistiken abrufen Druckfunktionen

5 Die Unternehmensleitung kann Bewertungsschablonen für einzelne Qualifizierungsmaßnahmen anlegen. Die Bewertungen können von den Mitarbeitern im eqms oder mit Hilfe von Formularen, nach Abschluss der jeweiligen Qualifizierungsmaßnahme, durchgeführt werden. Datenbankgestützte Verwaltung von Mess- und Prüfmitteln Sie können folgende Bereiche verwalten: Mess- und Prüfmittel Prüftermine (nächsten Überwachungstermine) Prüfpläne (Angaben zur Pflege und Eigenkalibrierung, Wartung etc.) Prüfmittelgruppen Standorte (Einsatzort) Zuordnung zu Herstellern Zuordnung zu Lieferanten Zuordnung zu Prüfinstituten Im Ergebnis gibt das eqms einen Überblick über alle Informationen zu den einzelnen Mess- und Prüfmitteln. Datenbankgestützte Verwaltung von Fachliteratur Sie können folgende Bereiche verwalten: Fachliteratur Aktualisierungstermine Verleihdokumentation Rubriken Standorte Verlage Lieferanten Darüber hinaus können für alle Branchen die wichtigsten Gesetze und Verordnungen direkt aus dem eqms angesteuert werden. Somit ist die Aktualität sichergestellt. Datenbankgestützt - Auditdurchführung Auditplanung Auditdokumentation (Auditbericht, Fragenkatalog etc.) Abweichungen/Hinweise etc. erfassen/verfolgen Überwachung von Korrektur- und Vorbeugungsmaßnahmen Mit diesem Modul können interne und externe Audits hinsichtlich der Dokumentenprüfung dokumentiert werden. In Kürze wird folgendes Modul im eqms integriert: KPI = Key Performance Indicator (Prozessmessung, Leistungsindikator)

6 Umfangreiches QM-Lexikon Das Lexikon wird zentral durch den Systemgeber branchenbezogen verwaltet. Weitere Bereiche Jeder Mitarbeiter kann seine eigene Aufgabenliste erstellen Jeder Mitarbeiter kann seine eigenen Notizen erstellen Jeder Mitarbeiter kann seine eigene Linkliste erstellen und entscheiden, ob auch Kollegen auf bestimmte Links zugreifen dürfen Umfangreiches Logbuch (Aufzeichnung aller Aktivitäten im eqms) Statistiken (Informationen zu den Dokumenten im eqms) Jeder Mitarbeiter kann sich das eqms an seine persönlichen Befindlichkeiten anpassen Mitarbeiterverwaltung (Zugriff, Leserechte, Änderungsrechte etc.) Umfangreiche Hilfefunktion bzgl. der Anwendung eqms