JGL 2007 Planung von Freizeiten & Konzerten

Transkript

1 JGL 2007 Planung vn Freizeiten & Knzerten Ablaufplanung Wrst Case Senarien Nrbert & Lukas Universität für Jugendarbeit, Tettenbrn JGL 2007

2 2 Freizeiten und Knzerte Was muss bei einem Knzert alles beachtet werden? Um erflgreich ein Knzert zu planen und in die Realisatin umzusetzen benötigt es ein starkes Team! S habt ihr vielleicht in eurer Jugendgruppe der zusammen mit ein paar Freunden überlegt ein öffentliches Knzert zu veranstalten. Was dabei als Grber Rahmen zu beachten ist haben wir euch in Stichpunkten zusammengefasst. Diese sind sehr umfangreich und können bei kleineren Veranstaltungen reduziert werden. Wichtig ist, arbeitet euch nach ben, macht eure Erfahrungen auf kleineren Knzerten wie im Juz, danach könnt ihr euch an größere Sachen wagen (wenn ihr das denn wllt). Organisatin: Bands Wie viele? Ablaufplan wann spielt welche Band wann kmmt welche Band an um Aufzubauen und Sundcheck zu machen Verträge schreiben/unterschreiben Vertragszusätze der Bands beachten. Dies könnte zum Beispiel Catering, Backstagebereich der Übernachtung sein. Diese MÜSSEN erfüllt werden Gage verhandeln möglichst keine Band finanziell bevrzugen Achtet beim Verhandeln der Gage auf die Anzahl der Bandmitglieder Wichtig! Alle Absprachen schriftlich festhalten, damit es nicht zu Prblemen kmmt Vertragszusätze in den Vertrag mit aufnehmen und unterschreiben lassen! Technik Licht- und Tntechnik Beschaffung der Anlage Ist die Anlage ausreichend für eure Lkalität? Entspricht sie den Anfrderungen der Bands? W sll sie aufgebaut werden Anschlussplan/Verkabelungsplan Anlage für Publikum möglichst unerreichbar aufstellen Min. 1 Persnen muss den Abend des Knzertes anwesend sein, die sich mit der Anlage auskennen 2 Mischer, die ab Sundcheck (besser nch ab Aufbau) anwesend sind. Genügend Strm? Lkalität Bühne Infs gibt s bei den Stadtwerken der eurem lkalen Energielieferanten (z.b. RWE, e.on, EAM) Genügend Platz? Technik kann mntiert werden? Ausreichend Parkmöglichkeiten? Kenntnisse vn dem Gelände der Gebäude haben! Genügend Räumlichkeiten? Tiletten Thekenanlage Garderbe Backstagebereich Genügend Ntausgänge (min. 2) Gibt es Nachbarn/Anwhner

3 3 Freizeiten und Knzerte Ankündigung des Knzertes / der Veranstaltung Telefnnummer vn einem verantwrtlichen geben Sitzmöglichkeiten Persnal Kasse Security Technik/Mischer Garderbe Thekenkräfte Putzkräfte Werbung Flyer Zeitungsanzeigen Plakate Hmepage/Newsletter Finanzierung Finanzierungsplan Gage Nebenksten Persnalksten Miete Gema-Gebühren Spnsren? Zuschüsse? Wie hch sll der Eintrittspreis sein? Wrst Case Szenarien Knzert: Vller Elan und guter Laune kmmt eure Band am Veranstaltungsrt an und beginnt sfrt mit dem Sundcheck. Du leistet dem Mischer etwas Gesellschaft, um das Przedere verflgen zu können. Verwundert stellst du fest, dass die Töne, die die Musiker fabrizieren, nicht sehr viel versprechend klingen. Du versuchst, dich nicht aus der Ruhe bringen zu lassen: Sicher wird es beim Knzert anders sein. Pustekuchen. Erst beim Knzert ffenbart die Band, dass sie nch viel schlechter sein kann. Das merkt auch das Publikum. Meist gibt es die Möglichkeit, sich Bands schn im Vraus anzuhören (CD etc.) Dies verhindert ein böses Erwachen am Knzertabend und erspart eine Menge Ärger. Euer Knzert ist gut besucht, die Menschen stehen dicht an dicht. Slche Mengen hättest du nicht erwartet. Alles scheint gut zu laufen. Dch plötzlich verschwindet die Musik, außer irritierten Stimmen aus dem Publikum ist nichts zu hören, und vr allem nicht zu sehen: Strmausfall. Nicht einmal die grünen Hinweisschilder, die den Ntausgang ausschildern sllten, spenden etwas Licht. Du hattest sie schn im Vraus mit schwarzen Planen verdeckt, schließlich störten sie die hervrragende Lichtshw. Zu einem slchen Vrfall scheint tatsächlich eine Menge Pech zu gehören. Dennch sllten Ntausgänge immer zu erkennen sein und vr allem sllten Taschenlampen am Veranstaltungsrt zu Verfügung stehen, dies erleichtert eure Arbeit, nicht nur bei einem Strmausfall.

4 4 Freizeiten und Knzerte Alle Bxen sind verkabelt, alles läuft fehlerls, sgar den Eingangsbereich knntet ihr nch dekrieren. Nun kann es lsgehen. Nach und nach trudeln eure Besucher ein, vller Vrfreude stehen sie vr der Bühne. Dch w bleibt die Band? Eigentlich wllten sie sich schn eine Stunde vr dem Einlass bei euch einfinden, damit ihr in aller Ruhe Sundcheck machen könnt. Inzwischen warten eure Gäste schn eine Stunde, die ersten verlassen den Saal und gehen. Vn der Band ist nch immer nichts zu sehen. Die Veranstalter sllten im Optimalfall eine Telefnnummer haben, unter der die Band zu erreichen ist. Anrufen und nachfragen würde wenigstens euch Gewissheit verschaffen, sdass ihr euch auf die Situatin einstellen könnt. Hilfreich ist es, der Band eine genaue Anfahrtsbeschreibung zukmmen zu lassen, dass verhindert meist schn blßes Zuspätkmmen. Menschen über Menschen, du bist völlig fasziniert. Euer Knzert scheint wirklich Anklang zu finden. Schn jetzt, eine halbe Stunde vr Knzertbeginn, drängen sich die Menschen vr der Bühne. Du willst dich gerade erkundigen, wie viele Besucher ihr habt, als dir ein Tumult in den vrderen Reihen auffällt. Du siehst, wie sich vr der Bühne ein Kreis aus Zuschauern frmt, die erschrcken vr den Menschen zu ihren Füßen zurückweichen. Ausgerechnet jetzt eine Schlägerei. Versucht, Menschen in euer Team aufzunehmen, die in einem slchen Fall genügend Autrität ausstrahlen, um einfache Streitereien zu schlichten, bevr es zu einer Schlägerei kmmt. Oft hilft es schn, breitschultrige Menschen zur Kntrlle an den Eingang zu stellen. Wenn gar nichts mehr hilft, ruft die Plizei. Schn beim Aufbau der Technik bemerkst du, dass eure Mischer ziemlich nervös wirken. Sie verkabeln die Mikrfne und Bxen immer wieder neu, ärgern sich über kaputte Kabel. Der Sundcheck dauert Ewigkeiten und ist immer wieder durchzgen vn Rückkpplungen, auf viele Wünsche der Musiker können eure Mischer überhaupt nicht eingehen. Beim Knzert wird es nicht besser, immer wieder werden die Ohren der Zuschauer vn Rückkpplungen gequält und vm Gesang ist erst gar nichts zu hören. Ein gutes Technikteam ist unverzichtbar. Kümmert euch darum, Mischer zu finden, die etwas vn ihrem Handwerk verstehen und mit eurem Equipment vertraut sind. Stellt sicher, dass alles funktiniert. Euer Knzert läuft prima. Zufrieden lehnst du im Türrahmen und betrachtest das Spektakel mit etwas Abstand. Bald wird das Knzert vrbei und die Halle verlassen sein. Du blickst schn auf das Knzert, als eine wirklich gelungene Aktin zurück, als dir plötzlich vn hinten jemand die Hand auf die Schulter legt. Du blickst einem Plizisten in die Augen, der dir vn Beschwerden der Anwhner berichtet Oft reicht es schn im Vraus die Anwhner über euer Knzert zu infrmieren und sie freundlich darum zu bitten, an diesem Abend Essen zu gehen

5 5 Freizeiten und Knzerte Was muss bei einer Freizeit alles beachtet werden? Gute Vraussetzungen für eine Freizeit sind zum einen ein gut durchdachter Finanzierungsplan und ein starkes Team. Ihr slltet eure Rlle als Teamer bewusst sein. Ihr müsst eine grße Verantwrtung gegenüber den Eltern der teilnehmenden Kinder übernehmen, denn im Zeitraum der Freizeit fungiert ihr als Aufsichtspersn. Egal wie chatisch die Freizeit ablaufen wird. Das wichtigste ist, dass die Kinder zufrieden sind und ihr keinerlei rechtliche Verstöße begeht. Organisatin: Ort W sll die Freizeit stattfinden? Welche Möglichkeiten bietet mir der Ort? Welche Übernachtungsmöglichkeiten gibt es? Teilnehmer Welche Altersgruppe? Ist die Art der Freizeit interessant für die gewählte Altersgruppe? Was müsst ihr rechtlich beachten? Wie viele? Wie sll/sieht die Geschlechterverteilung aus? Team Wie viele Teamer seid ihr? Reicht die Zahl der Teamer aus? Welche Aufgaben übernimmt welcher Teamer? Küche Fahrten (Essen beschaffen, Ausflüge, Material hlen) Betreuung der TN Aufbau / Abbau An- und Abreise Wie könnt ihr den Ort erreichen? Busunternehmen Zu Fuß Wandern Rahmenthema Kann das Rahmenthema bei dem Ort umgesetzt werden? Was muss für das Rahmenthema besrgt werden? Spricht das Rahmenthema die Altergruppe der TN an? Vrbereitung des Rahmenthemas Aktinen Welche Aktinen wllt ihr anbieten? Aktinen an dem Ort Externe Aktinen Wie erreicht ihr externe Ziele, an denen ihr Aktinen durchführen wllt Wie kmmt Material, dass ihr an externen Aktinen braucht, zu dem Ort hin? Plan B Ihr braucht immer einen Plan B für Aktinen, die nicht stattfinden können (z.b. wegen Wetterveränderung) Finanzierung Wie hch sind die gesamten Ksten? Wie hch ist der Teilnehmerbeitrag? Zuschüsse Spnsren

6 6 Freizeiten und Knzerte Das aller Wichtigste egal b Knzert- der Freizeitplanung - ist sich im Team genau abzusprechen, wer welchen Teil der Arbeit übernimmt. Haltet Ergebnisse und Absprachen fest. Gut ist hierbei ein grßes Papier zu nehmen und eine t d Liste zu erstellen, s dass jeder aus dem Team weiß, wie weit ihr vrangekmmen seid. Wrst Case Szenarien Freizeit: Ihr befindet euch auf einer Wanderfreizeit. nach dem langen und anstrengenden Tag kmmt ihr mit den Teilnehmern zurück zu eurem Übernachtungsrt. Dch als ihr beim Essen sitzt, merkt ihr, dass ein Teilnehmer fehlt. Was nun? Rückgängig kann man das verschwinden des TN nicht mehr machen, als steht dazu, egal b gegenüber der Plizei der den Eltern. Beide sllten telefnisch in Kenntnis davn gesetzt werden. Die Wahrscheinlichkeit, dass ihr alleine den/die TN wieder findet ist sehr gering. Eure geplante Freizeit sll in 3 Tagen lsgehen. Da meldet sich ein Mitteamer bei euch, dass er verhindert ist und nicht an der Freizeit teilnehmen kann. Beredet dieses Prblem im Team. Könnt ihr die anfallenden Arbeiten auch mit einer Persn weniger im Team leisten? Findet ihr vielleicht nch Jemanden, der für den/die verhinderte Teamer/in einspringen kann? Ihr wllt eine Campingtur machen und kmmt mit eurem Bus auf dem Campingplatz an. Dch in dem ganzen Stress habt ihr vergessen einen Stellplatz für eure Gruppe zu reservieren. Entweder ihr könnt den Inhaber des Campingplatzes überzeugen, dass er euch einen Platz irgendwie schafft, der ihr müsst euch nach anderen Plätzen umschauen. Achtung! Schwarzzelten ist in vielen Ländern verbten, als nur auf Campingplätzen zelten! Eure Freizeit ist vrbei und ihr befindet euch auf dem Rückweg nach Hause. Dch steht ihr gerade im Stau und er scheint ziemlich lange zu sein, s dass ihr nicht zeitig zurückkmmen könnt. Da hilft nichts. Eltern anrufen und sie über die Situatin aufklären. Ansnsten stehen die Eltern beim Abhlrt und warten auf ihre Kinder. Während eurer Freizeit wllt ihr eine Waldwanderung machen um die Natur zu erfahren. Ihr wandert den ganzen Tag über Stck und Stein. Gegen Nachmittag wllen die Kinder wieder nach Hause, dch ihr findet den Weg nicht zurück. Nützlich könnten hier ein Kmpass und eine Landkarte sein, s dass ihr im ungefähren eure Lage bestimmen könnt und euch nach den Himmelsrichtungen richten könnt. Es lhnt sich nicht einfach sich das Ziel zu setzten geradeaus aus dem Wald zu laufen. Das funktiniert definitiv nicht. Wenn alles nicht hilft müsst ihr die Plizei verständigen, die wird euch dann da raushlen. Eure Freizeit ist gut angelaufen, dch merkt ihr 2 Tage vr Ende der Freizeit, dass ihr falsch kalkuliert habt und weder Geld nch genügend Nahrungsmittel dabei habt. In dem Fall müsst ihr zur eigenen Tasche greifen. Vielleicht könnt ihr in einem Feedback Abend mit Eltern das Prblem nch mal ansprechen und ein Sparschwein aufstellen. Wichtig ist, dass die Kinder gut gelaunt nach Hause kmmen und nicht mit leeren Magen! Ihr habt ein Smmerzeltlager geplant, dch regnet es in der Wche eurer Freizeit wie aus Eimern. Für slche Fälle immer einen Plan B im Kpf haben. Schlechtes Wetter kann bei nicht angepassten Aktinen schnell zu schlechter Laune führen.