Die Norm ISO Arbeits- und Gesundheitsschutz

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1 Schweizerische Vereinigung für Qualitäts- und Management- Systeme (SQS) SQS-Kundensupport Die Norm ISO Arbeits- und Gesundheitsschutz in Unternehmen Inhaltsübersicht 1. Hintergrund 2. Schwerpunkt der ISO An wen richtet sich der neue Standard? 4. Wichtigste Inhalte der ISO im Überblick 5. Umstellung der Zertifizierung massgebende Eckpunkte 6. Vorgehen zur Umstellung des Managementsystems 7. Nutzung des SQS-Kundensupports und weiterer Möglichkeiten Die Inhalte dieses Dokuments basieren auf der ISO/DIS 45001, die im Februar 2016 veröffentlicht wurde. Am 12. Februar 2016 hat die Abstimmung in den Normenkomitees gestartet. Änderungen sind noch zu erwarten. 1

2 1. Hintergrund Die ISO entwickelt derzeit einen neuen Standard (ISO 45001) für Arbeits- und Gesundheitsschutzmanagementsysteme. Dieser Standard soll Unternehmen in die Lage versetzen, ihre Arbeits- und Gesundheitsschutzrisiken zu steuern und ihre Leistung hinsichtlich der Verhinderung von Verletzungen und Erkrankungen zu verbessern. Die Implementierung eines Arbeits- und Gesundheitsschutzmanagementsystems kommt einer strategischen Entscheidung gleich, da das betreffende Unternehmen das System im Sinne seiner Nachhaltigkeitsinitiativen nutzen und darüber hinaus sicherstellen kann, dass die Arbeitsumgebung für Beschäftigte und relevante Dritte sicherer und gesünder wird. Gleichzeitig kann das Unternehmen seine Rentabilität steigern. Die betrieblichen Aktivitäten eines Unternehmens können für die in dessen Auftrag handelnden Personen mit einem Risiko von Verletzungen und Erkrankungen einhergehen und zu schweren Gesundheitsschäden bis hin zum Tod führen. Daher ist es wichtig, dass Unternehmen ihre Arbeits- und Gesundheitsschutzrisiken durch geeignete Vorbeugemassnahmen beseitigen bzw. minimieren. Mit einem Arbeits- und Gesundheitsschutzmanagementsystem kann ein Unternehmen seine Absicht, Vorfälle zu verhindern, in systematische und kontinuierliche Prozesse überführen (die durch den Einsatz geeigneter Methoden und Werkzeuge gestützt werden) und auf diese Weise sein Engagement zur proaktiven Verbesserung seiner Arbeits- und Gesundheitsschutzleistung ausbauen. 2. Schwerpunkt der ISO Die internationale Norm ISO spezifiziert die Anforderungen an Arbeits- und Gesundheitsschutzmanagementsysteme und enthält Richtlinien für deren Umsetzung in die Praxis. Auf diese Weise sollen Unternehmen befähigt werden, ihre Arbeits- und Gesundheitsschutzleistung durch die Verhinderung von Verletzungen und Gesundheitsschäden proaktiv zu verbessern. Die ISO gilt für alle Unternehmen, unabhängig von ihrer Art, Grösse und Tätigkeit. Ihre Anforderungen sollen vollumfänglich in die eigenen Managementprozesse des Unternehmens integriert werden können. 3. An wen richtet sich der neue Standard? Die einfache Antwort lautet: Die neue Norm richtet sich an alle Unternehmen. Es spielt grundsätzlich keine Rolle, ob es sich bei Ihrem Unternehmen um einen Kleinstbetrieb oder einen global agierenden Konzern, eine gemeinnützige Organisation, eine Stiftung, eine akademische Einrichtung oder eine öffentliche Verwaltung handelt. Sofern Menschen im Auftrag Ihres Unternehmens arbeiten bzw. von den Aktivitäten Ihres Unternehmens betroffen sein könnten, bedeutet die Umsetzung eines systematischen Ansatzes zur Steuerung von Gesundheits- und Sicherheitsaspekten einen Nutzen für das Unternehmen. Der Standard eignet sich für kleine Unternehmen mit geringen Risiken ebenso wie für grosse und komplexe Unternehmen mit einem hohen Risikoniveau. Während die Norm fordert, dass Arbeits- und Gesundheitsschutzrisiken untersucht und kontrolliert werden, verfolgt sie auch im Hinblick auf das Arbeits- und Gesundheitsschutzmanagementsystem selbst einen risikobasierten Ansatz. Damit soll gewährleistet werden, dass dieses System a) effektiv ist 2

3 und b) ggf. verbessert wird, um sich dem kontinuierlich wandelnden Kontext des Unternehmens anzupassen. Dieser risikobasierte Ansatz steht in Einklang mit der Art und Weise, wie Unternehmen ihre sonstigen Geschäftsrisiken steuern. Damit wird die Integration der in der Norm enthaltenen Anforderungen in die übergeordneten Managementprozesse des Unternehmens erleichtert. 4. Wichtigste Inhalte der ISO im Überblick Ein Arbeits- und Gesundheitsschutzmanagementsystem, das auf ISO basiert, ermöglicht Unternehmen die Verbesserung ihrer Arbeits- und Gesundheitsschutzleistung durch folgende Massnahmen: Ausarbeitung und Implementierung einer Arbeits- und Gesundheitsschutzrichtlinie sowie von Arbeits- und Gesundheitsschutzzielen Einführung systematischer Prozesse, bei denen der Kontext des Unternehmens, dessen Risiken und Chancen sowie die für das Unternehmen geltenden rechtlichen und anderen Anforderungen berücksichtigt werden Ermittlung der Gefahren sowie Arbeits- und Gesundheitsschutzrisiken, die mit den Aktivitäten des Unternehmens verbunden sind sowie die Umsetzung von Massnahmen zu deren Beseitigung bzw. die Einführung von Kontrollen zur Minimierung der potenziellen Risikofolgen Einführung betrieblicher Kontrollen zur Steuerung der Arbeits- und Gesundheitsschutzrisiken sowie der rechtlichen und anderen Anforderungen des Unternehmens Erhöhung des Bewusstseins für die Arbeits- und Gesundheitsschutzrisiken des Unternehmens Bewertung der Arbeits- und Gesundheitsschutzleistung des Unternehmens und Umsetzung geeigneter Massnahmen zur Optimierung dieser Leistung Sicherstellung einer aktiven Beteiligung der Beschäftigten an Arbeitssicherheitsfragen In ihrer Kombination gewährleisten diese Massnahmen, dass das Unternehmen sich als Arbeitgeber positioniert, der ein sicheres Arbeitsumfeld bietet, was wiederum sein Ansehen steigert; zudem können sich ganz direkte Vorteile ergeben wie z.b. die folgenden: Verbesserung der Fähigkeit des Unternehmens, regulatorische Vorgaben zu erfüllen Senkung der vorfallbedingten Gesamtkosten Reduzierung von Ausfallzeiten und Kosten für Betriebsunterbrechungen Senkung der Ausgaben für Versicherungsprämien Verminderung von Fehlzeiten und Mitarbeiterfluktuationsraten Anerkennung für die Erreichung eines internationalen Massstabs (was in der Folge Kunden beeinflussen könnte, die ihrer sozialen Verantwortung gerecht werden möchten) 3

4 Struktur und Inhalt der ISO DIS Kontext der Organisation 5 Führung und Mitbestimmung 6 Planung 7 Unterstützung 8 Betrieb 9 Bewertung der Leistung 10 Verbesserung Verstehen der Organisation und ihres Kontextes Führung und Verpflichtung Massnahmen zum Umgang mit Risiken und Chancen Ressourcen Betriebliche Planung und Steuerung Überwachung, Messung, Analyse und Bewertung Vorfälle, Nichtkonformität und Korrekturmassnahmen Erfordernisse und Erwartungen von Beschäftigten und anderen interessierten Parteien Festlegen des A&G-Anwendungsbereichs A&G-Managementsystem A&G-Politik Rollen, Verantwortlichkeiten, Rechenschaftspflicht, Befugnisse Mitbestimmung und Konsultation Gefahrenerkennung und Risikobewertung Rechtliche Verpflichtungen und andere Anforderungen Massnahmen zum Umgang mit Risiken und Chancen Kompetenz Bewusstsein Information Kommunikation Lenkung von Veränderungen Ausgelagerte Prozesse Beschaffung Bewertung der Einhaltung der gesetzlichen Vorschriften und anderer Anforderungen Internes Audit Fortlaufende Verbesserung A&G-Ziele und Planung zu deren Erreichung Dokumentierte Information Auftragnehmer Managementbewertung Notfallvorsorge Gefahrenabwehr 5. Umstellung der Zertifizierung massgebende Eckpunkte (Stand Februar 2016, Änderungen vorbehalten) Die ISO folgt der sogenannten High Level Structure (HLS), die auch bei anderen ISO-Managementsystemnormen wie der ISO 9001 (Qualität) oder der ISO (Umwelt) zur Anwendung kommt. Bei der Ausarbeitung des Standards wurden die Inhalte anderer internationaler Standards wie z.b. der OHSAS berücksichtigt. Unternehmen, die den Standard nach seiner Veröffentlichung übernehmen möchten, dürften bei der Umstellung keine Schwierigkeiten haben, da seine Anforderungen in Einklang mit denjenigen der OHSAS stehen. Darüber hinaus bietet ein solcher Wechsel Raum für die Anpassung und Integration mit den Anforderungen anderer ISO-Managementsystemnormen in die übergeordneten Managementprozesse des betreffenden Unternehmens. 5.1 Publikation der neuen Norm und Ausstellung von Zertifikaten Gemäss heutigen Informationen ist die Veröffentlichung voraussichtlich anfangs 2018 zu erwarten. Zertifikate können nach Publikation der neuen Norm ausgestellt werden. 5.2 Übergangszeiten zur Umstellung zertifizierter Managementsysteme 3-jährige Übergangszeit ab dem offiziellen ISO-Publikationsdatum. D.h. 3 Jahre nach Publikation der ISO wird die OHSAS 18001:2007 zurückgezogen und nicht mehr gültig sein. Bis dahin müssen alle Anforderungen durch die Zertifizierungsstelle überprüft resp. muss ein entsprechendes Audit zur Umstellung durchgeführt werden. 5.3 Anmeldungen zur SQS-Zertifizierung nach Publikation der neuen Norm Die SQS empfiehlt den Anwendern, dass sie Anmeldungen zur Zertifizierung, im Falle einer Erstzertifizierung (Neukunden, die bisher keine entsprechende Zertifizierung hatten), nach der neuen ISO vornehmen. 4

5 5.4 Rezertifizierungsaudits nach Publikation der ISO Ab Publikation führt die SQS nach Möglichkeit die mit Kunden geplanten ordentlichen OHSAS Rezertifizierungsaudits nach der neuen Norm durch. Die Gültigkeit des erneuerten Zertifikats erhält in diesem Fall eine neue 3-jährige Laufzeit (angeschlossen an das abgelaufene alte Zertifikat). Sollte eine Firma entscheiden, ein Rezertifizierungsaudit nach Publikation der ISO noch nach OHSAS zu absolvieren, so muss die Laufzeit des Zertifikats auf das Ende der 3-jährigen Übergangszeit beschränkt werden (voraussichtlich September/Oktober 2019). Eine rechtzeitig geplante und durchgeführte Zertifikatsumstellung vermeidet den Nachteil einer beschränkten Zertifikatslaufzeit. 5.5 Aufrechterhaltungsaudits ab Publikation der ISO Aufrechterhaltungsaudits werden bis zum Umstellungszeitpunkt noch nach OHSAS durchgeführt. Allerdings ist spätestens der Zeitpunkt der letzten Überprüfung vor Ablauf der 3-jährigen Übergangsfrist für die Umstellung auf ISO zu nutzen. 5.6 Aufrechterhaltungsaudit ab Publikation der neuen Norm als reduziertes vorgezogenes Rezertifizierungsaudit Ein Aufrechterhaltungsaudit, zwecks Umstellung des Zertifikats auf die ISO 45001, welches während der Gültigkeit eines bestehenden OHSAS Zertifikats erfolgt, kann auch als reduziertes vorgezogenes Rezertifizierungsaudit durchgeführt werden. Die Gültigkeit des Zertifikats wird in diesem Fall auf der noch bestehenden Zertifikatslaufzeit belassen (mit neuem Ausstellungsdatum, basierend auf dem Datum des Zertifizierungsentscheids zur Umstellung). 5.7 Auditdauer für Neuzertifizierungen und Rezertifizierungsaudits Die Regelung für die Auditdauer bei einer Neuzertifizierung sowie einer Umstellung von OHSAS zu ISO wird von der IAF erst zu einem späteren Zeitpunkt festgelegt. Diese wird sich voraussichtlich an bestehenden Vorgaben wie z.b. ISO 14001:2015 orientieren. 6. Vorgehen zur Umstellung des Managementsystems Für die erfolgreiche Umstellung auf die neue ISO werden folgende 8 Schritte empfohlen: Auseinandersetzung mit der neuen Norm ISO Systemlücken identifizieren (GAP-Analyse durch das Unternehmen selbst oder bei Bedarf freiwillige GAP-Bewertung durch die SQS) Den geeigneten Zeitpunkt für die Umstellung festlegen Implementierungsvorgehen bestimmen (z.b. Projektplan) Einbeziehung der wichtigsten Anspruchsgruppen (Management, Mitarbeitende usw.) Aktualisierung des bestehenden A&G-Managementsystems Überprüfung der erfolgreichen Implementierung durch interne Audits Vorbereitung auf die Rezertifizierung 5

6 7. Nutzung des SQS-Kundensupports und weiterer Möglichkeiten Dienstleistungen im Zusammenhang mit der Normenrevision Die SQS hat zur Unterstützung ihrer Kunden ein breit gefächertes Angebot zur effizienten Umsetzung und Nutzung der neuen Anforderungen und Empfehlungen entwickelt: Schulungsangebote unter Vorab empfehlen wir die 1-tägigen Vertiefungsseminare für Organisationen, die ihr bestehendes A&G-Managementsystem auf die neue ISO umstellen möchten. Für Unternehmen, die erstmals ein A&G-Managementsystem aufbauen, empfehlen wir den Besuch unseres zweitägigen Grundlagenseminars «Arbeits- und Gesundheitsschutzmanagement nach ISO 45001» Der Umstellungsvorgang kann mit dem entsprechenden SQS-Kundenbetreuer abgestimmt werden, er steht mit nützlicher Bewertungskompetenz gerne zur Verfügung. Für allgemeine Fragen ist die SQS-Geschäftsstelle zuständig, für Fachauskünfte die SQS- Auditorinnen und -Auditoren. Zertifizierung von Integrierten Managementsystemen Die SQS ist führend im Bereich Integrierter Managementsysteme wie z.b. Qualitäts-, Umwelt-, Arbeitssicherheits- und Energiemanagement. Dies erreicht die SQS mit ihren polyvalenten Auditorinnen und Auditoren, die mehrere Zertifizierungsstandards im Zuge eines Audits abdecken können. Gerne erstellt die SQS bei Bedarf ein unverbindliches Angebot für eine Zertifizierung nach ISO 45001, ISO 9001, ISO 14001, ISO oder eine ihrer weiteren Dienstleistungen. Damit unterstützt die SQS ihre Kunden mit Schulungs-, Bewertungs-, Zertifizierungs-, Validierungs- und Verifizierungsdienstleistungen auf dem Weg zum nachhaltigen Erfolg. Mai 2017 / Version 1.2 Schweizerische Vereinigung für Qualitäts- und Management-Systeme (SQS) Bernstrasse Zollikofen Schweiz