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1 PfAD.wtg Handbuch für die WTG-Behörden Seite 1 von 75

2 Inhalt 1 Einleitung Ablauf des Anzeigeverfahrens Aufgaben und Verwaltung Erklärung von Begriffen in PfAD.wtg Aufgaben Freigabe von Leistungsangeboten Freigabe von Wohngemeinschaften Neue Versorgungsverträge Bestätigung von Leistungsangeboten Neue Meldungen von Leistungsangeboten Neue Meldungen von Wohngemeinschaften Gelöschte Leistungsangebote (4-Augen-Prinzip) Verwaltung Mandant bearbeiten Benutzerinnen und Benutzer anzeigen und neue Benutzerinnen und Benutzer anlegen Meldungen Leistungsangebote Meldungen Wohngemeinschaften Meldefristen Verbände Leistungsanbieter Leistungsangebote Wohngemeinschaften Gelöschte Leistungsangebote Massenmail Signatur Anforderungsdokumente Anforderungstexte Dokumente nach Prüfung Löschen von Leistungsanbietern und Leistungsangeboten Listen exportieren Anlage 1 Registrierung von Leistungsangeboten Seite 2 von 75

3 1.1 Eingabe des Startcodes Eingabe Ihrer individuellen Benutzerdaten Eingabe Ihres Leistungsangebots Anlage 2 Meldung Vollstationäre Dauereinrichtung nach SGB XI Ambulanter Dienst Servicewohnen Anlage 3 Bestätigungs nach Freigabe der Registrierung Seite 3 von 75

4 1 Einleitung Gemäß 47 Absatz 1 Wohn- und Teilhabegesetz (WTG) müssen Wohn- und Betreuungsangebote, die bereits vor Inkrafttreten des Gesetzes ihren Betrieb aufgenommen haben und bisher nicht in den Geltungsbereich des Gesetzes in der bis vor Ablauf des 15. Oktober 2014 geltenden Fassung fielen, dies bei der zuständigen Behörde anzeigen. Neue Angebote sind gem. 9 Abs. 1 WTG NRW spätestens zwei Monate vor Betriebsaufnahme anzuzeigen. Die WTG DVO regelt den Umfang der Anzeigepflicht und schreibt vor, dass Änderungen unverzüglich anzuzeigen sind. Die Verpflichtung der Leistungsanbieterinnen und Leistungsanbieter zur Nutzung von PfAD.wtg ergibt sich aus 9 Absatz 2 und 14 Absatz 6 WTG. 9 Absatz 2 WTG bestimmt, dass soweit die zuständige Behörde den Einsatz einer internetgestützten, elektronischen Datenbank zur Verfügung stellt die Leistungsanbieterinnen und Leistungsanbieter diese Datenbank für die Erfüllung ihrer Meldepflicht zu nutzen haben. 14 Absatz 6 WTG sieht vor, dass das zuständige Ministerium die Erfüllung der Aufgaben nach dem WTG durch ein Verfahren zur elektronischen Datenverarbeitung unterstützen kann und berechtigt ist, zum Zwecke der Landesplanung Auswertungen vorzunehmen. Die IT-Lösung PfAD.wtg ermöglicht die Umsetzung der im WTG verankerten Anzeigepflicht für den Betrieb von Angeboten im Sinne des Gesetzes (Einrichtungen mit umfassendem Leistungsangebot, Wohngemeinschaften mit Betreuungsleistungen, Angebote des Servicewohnens, ambulante Dienste, Gasteinrichtungen) einschließlich der regelmäßigen Aktualisierungspflichten durch eine Online-Anwendung sowie die Unterstützung der sich daran anschließenden behördlichen Qualitätssicherung. Im Einzelnen beinhaltet PfAD.wtg folgende wesentliche fachliche Funktionalitäten: o Anzeigeverfahren (Registrierung und Meldung) nach dem WTG (Betriebsaufnahme, Änderungen, Beendigung) o Prozessteuerung für Kreise und kreisfreie Städte (Freigabe/Bestätigung, Rückfragen) o Implementierung eines Exports der Stamm- und WTG-Daten zur Weiterverarbeitung in den Kreisen und kreisfreien Städten für weitere WTG- Aufgaben im Rahmen der behördlichen Qualitätssicherung (CSV/Excel) Bereitstellung von weiteren Daten und Auswertungen (z. B. Geoauswertungen) für die Kreise/kreisfreien Städte und das MGEPA. 2. Ablauf des Anzeigeverfahrens Das Anzeigeverfahren nach dem WTG unterteilt sich in PfAD.wtg im Wesentlichen in zwei Schritte: die (Erst-) Registrierung und die Meldung. Beide Schritte sind durch die Seite 4 von 75

5 Leistungsanbieterinnen und Leistungsanbieter durchzuführen. Die WTG-Behörden prüfen die Angaben auf Plausibilität und Richtigkeit und geben diese frei. Chronologisch gliedert sich das Registrierungs- und Meldeverfahren im Zusammenspiel von Leistungsanbieterinnen und Leistungsanbietern und der WTG- Behörde wie folgt: - Zunächst erfolgt die Registrierung der Leistungsangebote durch die Leistungsanbieterinnen und Leistungsanbieter im System. (Eine kurze Einführung, wie dies aus Sicht des Leistungsangebotes durchgeführt wird, finden Sie in Anlage 1.) - Nach der Registrierung bekommt das Leistungsangebot eine mit einem Aktivierungslink zugeschickt. Wenn dieser geöffnet wird, kann der Mantelbogen heruntergeladen werden. Der Mantelbogen wird unterschrieben an die zuständige WTG-Behörde gesendet. - Die Registrierung wird Ihnen in Ihrem Login unter dem Reiter Aufgaben angezeigt. Die neu getätigte Registrierung kann dort von Ihnen angesehen, geprüft, mit dem Mantelbogen abgeglichen und freigegeben werden (erklärt in Punkt: Freigabe eines Leistungsangebotes oder Punkt: Freigabe von Wohngemeinschaften). Mit der Freigabe können rechtlich bedeutsame Feststellungen verbunden sein, z.b. eine Änderung der ursprünglich bei der Registrierung vorgenommenen Einstufung, um welche Art Leistungsangebot es sich handelt (z.b. die selbstverantwortete Wohngemeinschaft ist nach dem Ergebnis der Prüfung durch die WTG-Behörde eine anbieterverantwortete Wohngemeinschaft). Der Leistungsanbieter bzw. die Leistungsanbieterin wird über diese Freischaltung per informiert und erhält in den Fällen mit Statusänderung einen schriftlichen Verwaltungsakt. Nach der Freischaltung bekommt der Benutzer des Leistungsangebotes eine automatisch generierte mit der Information, dass die Registrierung freigeschaltet wurde und nun die Meldung erstellt werden kann. (Eine kurze Einführung, wie eine Meldung aus Sicht der Leistungsanbieter bzw. Leistungsangebotes durchgeführt wird, finden Sie in Anlage2. In Anlage 3 finden Sie die automatisch generierte an das Leistungsangebot). Der Leistungsanbieter bzw. die Leistungsanbieterin ist nun gehalten, den diesem Angebot zugeordneten Meldepflichten anhand speziell nach den entsprechenden Vorschriften der nach WTG gestalteten Eingabemasken am System nachzukommen und dabei auch individuell von der WTG-Behörde vorgegebene weitere Unterlagen in dem System hochzuladen. Das Unterlassen oder verspätete Vornehmen der gesetzlich vorgeschriebenen Meldungen über das IT-System kann gemäß 42 Absatz 1 Ziffer 1 WTG eine Ordnungswidrigkeit darstellen. Diese kann auf der Grundlage des 42 Absatz 2 WTG mit einem Bußgeld geahndet werden. - Die von der Leistungsanbieterin oder dem Leistungsanbieter erstellte und abgesendete Meldung wird direkt an die zuständige WTG-Behörde gesendet und kann online von Ihnen unter dem Reiter Aufgaben angesehen, geprüft und Seite 5 von 75

6 freigegeben werden (erklärt in Punkt: für Leistungsangebote oder Punkt: für Wohngemeinschaften). 3 Aufgaben und Verwaltung Als Mitarbeiter/in der WTG-Behörde haben Sie als Benutzer/in eigene Zugangsdaten für das WTG-Portal erhalten. Die Startseite finden Sie hier: Nach erfolgreichem Einloggen mit Ihren Login Daten ( -Adresse und Passwort) folgt die Startansicht: In der Startansicht sind oben die Reiter Aufgaben und Verwaltung (1.) zu sehen. Unter dem Reiter Aufgaben sind Ihre noch offenen Aufgaben angezeigt und mit ihrer jeweiligen Anzahl versehen. Diese werden auf der Startseite ebenfalls auf der linken Seite (2.) aufgelistet. In diesem Reiter ist somit immer aktuell angezeigt, welche Aufgaben für Sie als WTG-Behörde noch offen und zu erledigen sind. Sollten in dieser Liste alle Punkte mit einer 0 versehen sein, so ist zu diesem Zeitpunkt alles erledigt worden. (weitere Informationen zu diesem Reiter erhalten Sie in Punkt: 2.2) Unter dem Reiter Verwaltung ist der vollständige Datenbestand zu finden und zu verwalten, der im Portal gespeichert und verarbeitet wurde. Zum Beispiel Stammdaten der Leistungsangebote oder bereits abgegebene und bestätigte Meldungen (nähere Informationen zum Reiter Verwaltung finden Sie unter Punkt 2.3). Seite 6 von 75

7 Die Inhalte der Reiter Aufgaben und Verwaltung sind folglich immer mit der Auflistung auf der linken Seite identisch. Es ist im Endeffekt Geschmackssache, welchen Navigationsweg Sie bevorzugen. Hinweis: Alle Listen, die im System angezeigt werden, können über das Suchfeld ( ) nach Merkmalen wie Namen, (bei bereits freigegebenen Leistungsangeboten, Wohngemeinschaften oder Benutzern) oder NRW-Schlüssel durchsucht werden. Sie haben außerdem in allen Listen die Möglichkeit nach den jeweiligen Spalten (über die kleinen Pfeile ) zu sortieren. 3.1 Erklärung von Begriffen in PfAD.wtg Anzeige Das Anzeigeverfahren nach dem WTG unterteilt sich in zwei Schritte: die (Erst-) Registrierung und die Meldung. o Registrierung Im ersten Schritt müssen sich alle Leistungsangebote, die in den Geltungsbereich des WTG fallen und für die eine Anzeigepflicht gilt, in PfAD.wtg registrieren. Die Einrichtungen mit umfassendem Seite 7 von 75

8 Leistungsangebot sowie die ambulanten Pflegedienste haben zu diesem Zweck einen Startcode für die Registrierung vom MGEPA zugesandt bekommen. Die WTG-Behörden wurden gebeten, alle weiteren Leistungsangebote zur Registrierung aufzufordern. Im Rahmen der Registrierung sind zunächst nur grundlegende Basisdaten anzugeben. In diesem Schritt geht es zunächst darum, die Leistungsanbieterinnen und Leistungsanbieter überhaupt mit ihren Kontaktdaten zu erfassen und zu kategorisieren. o Meldung Die Meldung stellt die eigentliche Anzeige dar. Im Rahmen dieses Schrittes sind alle über die Basisdaten hinaus erforderlichen Angaben zu machen und entsprechende Nachweise und Dokumente beizufügen. Auch Änderungen zu diesen Angaben sind im Rahmen einer Meldung über PfAD.wtg der WTG-Behörde mitzuteilen. o Freigabe Sowohl die (Erst-) Registrierung als auch die Meldungen sind durch die WTG-Behörden auf Plausibilität und Richtigkeit zu überprüfen. Mit der Freigabe bestätigt die WTG-Behörde die registrierten bzw. gemeldeten Daten als plausibel und korrekt. Leistungsanbieter/in PfAD.wtg verwendet grundsätzlich die Begriffe aus dem WTG. Leistungsanbieterin oder Leistungsanbieter ist gem. 3 Absatz 2 WTG, wer allein oder gemeinschaftlich mit einer anderen natürlichen oder juristischen Person, älteren oder pflegebedürftigen Menschen oder Menschen mit Behinderungen, Wohn- und Betreuungsleistungen nach dem WTG anbietet. Leistungsanbieterin bzw. Leistungsanbieter ist damit in vielen Fällen der Träger der Einrichtung. Leistungsangebot Der Begriff des Leistungsangebots ist in 2 Absatz 2 WTG geregelt. Auf dieser Grundlage wurden für PfAD.wtg folgende Arten von Leistungsangeboten entwickelt: o Vollstationäre Dauerpflegeeinrichtung nach SGB XI o Vollstationäre Einrichtung der Eingliederungshilfe nach SGB XII o Vollstationäre solitäre Kurzzeitpflege o Teilstationäre Nachtpflegeeinrichtung o Teilstationäre Tagespflegeeinrichtung o Ambulanter Dienst mit Versorgungsvertrag nach 72 SGB XI. o Ambulanter Dienst ohne Versorgungsvertrag nach 72 SGB XI. o Ambulanter Dienst mit Versorgungsvertrag nach 79 SGB XII. o Ambulanter Dienst ohne Versorgungsvertrag nach 79 SGB XII. o Hospiz o Servicewohnen Seite 8 von 75

9 o Wohngemeinschaften Anbieterverantwortete Wohngemeinschaften Selbstverantwortete Wohngemeinschaften Bestandseinrichtung Der Begriff der Bestandseinrichtung bezieht sich nicht, wie von einigen Leistungsanbietern/innen angenommen, auf den Bestand in PfAD.wtg. Eine Einrichtung ist dann eine Bestandseinrichtung, wenn sie der WTG-Behörde bereits bekannt ist. Keine Bestandseinrichtungen sind daher neue Angebote, die der WTG- Behörde erstmalig angezeigt werden. Die Unterscheidung von Bestandseinrichtung und Nicht-Bestandseinrichtung ist vor allem im Registrierungsverfahren von Bedeutung, da die Basisdaten für die bereits in PfAD.web und PfAD.invest bekannten Bestandseinrichtungen überführt wurden. NRW-Schlüssel Der NRW-Schlüssel wird für jede/n Leistungsanbieter/in sowie für jedes Leistungsangebot individuell als Unterscheidungsmerkmal vergeben. Die Vergabe des NRW-Schlüssels erfolgt nach der Freigabe automatisch durch das System. In dem dafür vorgesehenen Feld können daher keine Eingaben gemacht werden. Mandant Als Mandant wird in PfAD.wtg die WTG-Behörde bezeichnet. Unter dieser Bezeichnung werden die Basisdaten der WTG-Behörde gespeichert. Benutzer/in Als Benutzerinnen und Benutzer werden in PfAD.wtg die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der WTG-Behörde bezeichnet, die PfAD.wtg nutzen. Sie können von der Administratorin bzw. vom Administrator der WTG-Behörde eingerichtet werden. 3.2 Aufgaben Über den Reiter Aufgaben erreichen Sie als WTG-Behörde Menüpunkte, die für die Freigabe von Leistungsangeboten und Wohngemeinschaften sowie zur anschließenden Bearbeitung der Meldungen benötigt werden. Der Reiter Aufgaben stimmt mit der links angezeigten Liste der Startseite überein. So ist eine schnellere Auswahl der Punkte möglich. Seite 9 von 75

10 (3.) Dieser Ansicht ist gut zu entnehmen, dass die beiden Aufgabenlisten (links und unter dem Menüpunkt Aufgaben übereinstimmen. Die noch offenen Aufgaben sind mit ihrer Anzahl versehen. In diesem Reiter gibt es folgende mögliche Aufgaben, welche in den nachfolgenden Punkten genauer beschrieben werden: - Freigabe von Leistungsangeboten - Freigabe von Wohngemeinschaften - Neue Versorgungsverträge - Bestätigung von Leistungsangeboten - Bestätigung von Leistungsanbietern (dies ist für die WTG-Behörde irrelevant, da Sie die Änderungen von Leistungsanbietern nicht bestätigen müssen. Dies wird in regelmäßigen Abständen von d-nrw vorgenommen. - Neue Meldungen von Leistungsangeboten - Neue Meldungen von Wohngemeinschaften - Gelöschte Leistungsangebote (4-Augen-Prinzip) Freigabe von Leistungsangeboten Um ein Leistungsangebot freizugeben, geht man folgendermaßen vor: Nach einem Klick auf den Reiter Aufgaben, wählen Sie den Punkt Leistungsangebote freigeben aus. Nach dieser Auswahl wird eine Liste aller freizugebenden Leistungsangebote angezeigt. Seite 10 von 75

11 In der Spalte Aktion (rot markiert) haben Sie die Möglichkeit über den Bearbeitungsbutton das jeweilige Leistungsangebot zu bearbeiten und freizugeben. Wenn dies ausgewählt wird erhalten Sie folgende Ansicht, in der die wichtigsten Daten des freizugebenden Leistungsangebots zu Prüfzwecken angezeigt werden. Der NRW-Schlüssel wird nach der Freigabe automatisch vom System vergeben, daher ist in diesem Feld keine Eingabe möglich. Alle sonstigen Daten können von Ihnen bei Bedarf geändert werden. Seite 11 von 75

12 Bei der Freigabe von Leistungsangeboten können Sie als WTG-Behörde eigene Unterlagen hochladen oder Kommentare und Anmerkungen hinzufügen. Die anzufügenden Dokumente können vorher unter dem Reiter Verwaltung unter dem Punkt Anforderungsdokumente hochgeladen werden (Beschreibung siehe Kapitel ) und dann jeweils zum Versand ausgewählt werden. Außerdem haben Sie die Möglichkeit einen eigenen Text (welchen Sie vorher bei Bedarf als Textbaustein unter dem Reiter Anforderungstexte hinterlegen können [Kapitel ]) hinzuzufügen unter: Vorlage angebotsbezogener Unterlagen bzw. Angaben. Somit können Sie jeder Einrichtung bei Bedarf einen speziellen Text und die gewünschten Unterlagen zusenden. Seite 12 von 75

13 Mit einem Klick auf Freigeben und versenden wird das Leistungsangebot freigegeben und über die erfolgte Freigabe per informiert. Wie diese genau aussieht, können Sie sich in der Anlage 3 ansehen. Mit der Freigabe können rechtlich bedeutsame Feststellungen verbunden sein, z.b. eine Änderung der ursprünglich bei der Registrierung vorgenommenen Einstufung, um welche Art Leistungsangebot es sich handelt (z.b. die selbstverantwortete Wohngemeinschaft ist nach Meinung der WTG-Behörde eine anbieterverantwortete Wohngemeinschaft). Der Leistungsanbieter bzw. die Leistungsanbieterin wird über diese Freischaltung per Mail informiert und erhält in den Fällen mit Statusänderung einen schriftlichen Verwaltungsakt. Sollte es also erforderlich sein, können Sie die angezeigten Stammdaten (z.b. Art des Leistungsangebots) vor der Freigabe anpassen. Sobald Sie die Registrierung freigegeben haben, verschwindet das Leistungsangebot aus dem Reiter Aufgaben (da für Sie hier erst einmal nichts mehr zu erledigen ist). Im Reiter Verwaltung finden Sie die Daten des Leistungsangebotes weiterhin im System. Grau hinterlegte Stammdaten können von Ihnen nicht eigenständig korrigieret werden. Sollten Änderungen in diesen Feldern zwingend erforderlich sein, wenden Sie sich bitte an den Support ( , pfad@d-nrw.de) Freigabe von Wohngemeinschaften Freigabe einer einzelnen Wohngemeinschaft Die Freigabe von Wohngemeinschaften ist fast identisch mit der Freigabe von Leistungsangeboten. Mit einem Klick auf den Reiter Freigabe von Wohngemeinschaften erhalten Sie nachfolgende Ansicht: Seite 13 von 75

14 Hier können Sie ebenfalls in der Spalte Aktion die Wohngemeinschaft bearbeiten und freigeben. Nach dieser Aktion erhalten Sie nachfolgende Ansicht: Seite 14 von 75

15 Identisch mit der Freigabe eines Leistungsangebotes können Sie hier vorher hochgeladene, eigene Unterlagen an Ihre Bestätigung für die Wohngemeinschaft sowie eigene Texte im Freitextbereich hinzufügen. Über den blauen Button Freigeben und versenden können Sie die Registrierung der Wohngemeinschaft freigeben. Nach diesem Schritt bekommt der/die Benutzer/in des Leistungsangebotes, welche/r die Wohngemeinschaft registriert hat, hierüber eine Mitteilung (siehe Anlage 3). Nach der Freigabe verschwindet die WG aus der Liste im Reiter Aufgaben. Die Daten der Registrierung finden Sie weiterhin unter dem Reiter Verwaltung. Seite 15 von 75

16 Zusammenführen von Wohngemeinschaften Wählen Sie unter dem Reiter Aufgaben den Punkt Wohngemeinschaften freigeben aus, erscheint eine Liste mit den aktuell freizugebenden Wohngemeinschaften. Bei den in der Liste aufgeführten Objekten handelt es sich um Adressen, an denen Wohngemeinschaften gemeldet und nun freizugeben sind. Durch einen Klick auf das Stiftsymbol, welches in der Auflistung unter der Spalte Aktion zu sehen ist, erscheinen alle Wohngemeinschaften, die an derselben Adresse gemeldet sind. Seite 16 von 75

17 Nun besteht die Möglichkeit, eine einzelne Wohngemeinschaft freizugeben oder mehrere Wohngemeinschaften vor der Freigabe zusammenzuführen. Dies ist erforderlich, wenn zu einer Wohngemeinschaft mehrere Registrierungen vorliegen da beispielsweise mehrere ambulante Dienste in der gleichen Wohngemeinschaft tätig sind und zuvor unabhängig voneinander die entsprechenden Daten eingegeben haben. Sollten in der Liste der Wohngemeinschaften einzelne doppelt oder mehrfach aufgeführt werden obwohl es sich tatsächlich um ein und dieselbe Wohngemeinschaft handelt (Beispiel: selbstverantwortete WG, in der mehrere ambulante Dienste unabhängig voneinander einige Nutzerinnen und Nutzer betreuen), können diese zu einer Wohngemeinschaft zusammengeführt werden. Dazu müssen die entsprechenden Wohngemeinschaften mit einem Häkchen markiert werden. Nachdem alle markiert worden sind (5.), kann der Prozess mit einem Klick auf "Weiter" fortgeführt werden (6.). Seite 17 von 75

18 5. 6. In der folgenden Anzeige ist die zusammengeführte Wohngemeinschaft nun mit ihrer Bezeichnung sowie der Anzahl der insgesamt betreuten Nutzerinnen und Nutzer abgebildet. Bei der Zusammenlegung wird automatisch davon ausgegangen, dass die Zahl der Nutzerinnen und Nutzer addiert werden soll, die Zahl der Plätze aber gleichbleibend ist. In atypischen Fällen kann hier eine Änderung nur über den Support erreicht werden. Auch für die Freigabe einer zusammengeführten Wohngemeinschaft besteht die Möglichkeit, durch Setzen eines Häkchens Anforderungsdokumente auszuwählen. Die Freigabe erfolgt durch einen Klick auf den Butten Freigeben und versenden. Seite 18 von 75

19 3.2.3 Neue Versorgungsverträge Die Leistungsangebote haben die Möglichkeit (falls es nach der Registrierung einen neuen Versorgungsvertrag geben sollte) einen neuen Versorgungsvertrag im System hochzuladen. Wenn dies geschieht, wird bei Ihnen (der WTG-Behörde) der neue Versorgungsvertrag unter dem Reiter Aufgaben angezeigt. Seite 19 von 75

20 In der Spalte Aktionen können Sie sich den neuen Versorgungsvertrag des Leistungsangebotes herunterladen, ansehen und / oder abspeichern Bestätigung von Leistungsangeboten Die Funktion Bestätigen von Leistungsangeboten ist keine Freigabe; sie dient dazu Veränderungen bei den Basisdaten der Leistungsanbieterinnen und Leistungsanbieter sowie der Leistungsangebote im System zu bestätigen. Die Leistungsangebote können nach der Registrierung ihre Daten im System bei Bedarf ändern. Jedes Mal, wenn eine Änderung der Basisdaten vorgenommen und abgespeichert wird, erscheint dies in Ihrem Aufgabenbaum. Seite 20 von 75

21 In der Spalte Aktionen haben Sie nun mehrere Möglichkeiten. Sie können sich über einen Klick auf die Daten des Leistungsangebotes ansehen, über die Daten ansehen und gegebenenfalls korrigieren, über das Briefsymbol die historie anzeigen lassen (hier werden alle automatisch verschickten s über das System an das Leistungsangebot angezeigt) oder über das Leistungsangebot löschen. Falls Sie die Daten Löschen möchten, wird zur Sicherheit noch einmal vorher nachgefragt, ob Sie dies auch wirklich tun möchten. Über den Bearbeitungsbutton können Sie die Änderungen des Leistungsangebotes bestätigen, in dem Sie auf der nachfolgenden Seite den Button Speichern betätigen. Nach dem Speichern / bestätigen verschwindet das Leistungsangebot aus der Aufgabenliste und kann weiterhin unter dem Reiter Verwaltung angesehen werden. Seite 21 von 75

22 3.2.5 Neue Meldungen von Leistungsangeboten Sobald Meldungen für Leistungsangebote im System durch einen Benutzer erfasst wurden, werden Ihnen diese mit der Anzahl der erfassten Meldungen, links in der Spalte angezeigt (7.). Durch klicken auf den Punkt Meldungen Leistungsangebote erhalten Sie eine Übersicht der Meldungen. Sie haben nun die Möglichkeit, sich diese Meldungen in der Spalte Aktion anzusehen, sowie zu prüfen. Außerdem haben Sie die Möglichkeit, dem Ersteller der Meldung über das Nachrichtensymbol (ebenfalls in der Aktionsspalte) eine Nachricht zukommen zulassen. Wenn Sie die Meldung über das grüne Symbol zur Prüfung aufrufen, erhalten Sie dieselbe Ansicht wie unter dem Punkt Ansehen (Augensymbol). Sie haben hier die Möglichkeit die Prüfung abzuschließen und den jeweiligen Benutzern / Benutzerinnen die Vollständigkeit der hochgeladenen Dokumente sowie eigentragen Daten zu bestätigen. (8.) Seite 22 von 75

23 7. Seite 23 von 75

24 8. 9. Seite 24 von 75

25 Des Weiteren haben Sie die Möglichkeit den/die Benutzer/in des Leistungsangebots direkt über die Nachrichtenfunktion innerhalb von PfAD.wtg zu kontaktieren, um ihn/sie beispielsweise auf fehlende Dokumente aufmerksam zu machen. Wenn Sie das Leistungsangebot kontaktieren möchten, klicken Sie auf Leistungsangebot kontaktieren. (9.) Anschließend erscheint nachfolgende Übersicht, der Sie den bisherigen Nachrichtenverlauf entnehmen können. Hier haben Sie nun auch die Möglichkeit eine neue Nachricht (blauer Button: + Neue Nachricht ) zu erstellen und diese zu versenden. Sobald Sie auf + Neue Nachricht klicken, erscheint folgende Ansicht: Seite 25 von 75

26 Hier haben Sie die Möglichkeit einen Betreff sowie Ihre Nachricht (dies sind beides Pflichtfelder; diese werden mit einem Sternchen gekennzeichnet * ) einzugeben und bei Bedarf eine Datei anzuhängen über den grünen Button: + Dateien auswählen. Geprüfte Meldungen können Sie sich unter dem Reiter Verwaltung unter dem Punkt Meldungen Leistungsangebote anzeigen lassen. Außerdem haben Sie noch eine weitere Möglichkeit eine Datei vor Abschluss der Prüfung hochzuladen. Dies wird im Punkt erklärt. Falls Sie vorher Unterlagen hochgeladen haben, wird Ihnen dies noch einmal vor der Bestätigung bzw. dem Abschluss Ihrer Prüfung in dem blauen Feld angezeigt Neue Meldungen von Wohngemeinschaften Das Prüfen von Meldungen einer Wohngemeinschaft erfolgt ähnlich wie bei den Leistungsangeboten. Nachfolgende Ansicht erhalten Sie, wenn Sie sich in Ihrem Aufgabenreiter Meldungen von Wohngemeinschaften anzeigen lassen, indem Sie auf den Button klicken: Seite 26 von 75

27 Hier können Sie sich über die Aktionsspalte die Meldung ansehen, prüfen oder eine Mitteilung an den Benutzer der registrierten WG senden. Alle Schritte erfolgen nun identisch wie in der Beschreibung zu Meldung von Leistungsangeboten (Punkt: 3.2.5) Gelöschte Leistungsangebote (4-Augen-Prinzip) Falls Leistungsangebote von Ihnen oder einem / einer anderen Mitarbeiter/in der WTG- Behörde gelöscht werden, erscheinen diese ebenfalls in Ihrem Aufgabenbaum, da das Löschen eines Leistungsangebotes im Vier-Augen-Prinzip erfolgt. Ein/e Zweite/r Mitarbeiter/in der WTG-Behörde muss das Löschen eines Leistungsangebotes bestätigen. Seite 27 von 75

28 Ein/e zweite/r Mitarbeiter/in muss sich nun über die Spalte Aktion und über den Bearbeitungsbutton die Daten des gelöschten Leistungsangebotes anzeigen lassen und bekommt nachfolgende Ansicht: Seite 28 von 75

29 Um die Löschung durchzuführen muss nun über den grünen Button: Löschung Zur Kenntnis genommen die Löschung bestätigt werden. Erst dann wird das Leistungsangebot gelöscht und nun nicht mehr im System angezeigt (nur noch im Reiter Gelöschte Leistungsangebote unter dem Verwaltungsbaum). 3.3 Verwaltung Über den Reiter Verwaltung sind diverse administrative Punkte zu finden. So sind beispielsweise das Anlegen von Benutzerinnen und Benutzern sowie das Hinterlegen von Anforderungsdokumenten unter diesem Reiter zu finden. Außerdem haben Sie hier die Möglichkeit Stammdaten der Verbände unter dem Punkt Verbände anzusehen. Änderungen sind hier leider nicht möglich. Über die Punkte Leistungsanbieter, Leistungsangebote und Wohngemeinschaften können Sie sich die bereits freigegebenen Leistungsangebote und Leistungsanbieter sowie Wohngemeinschaften anzeigen lassen. Hier haben Sie auch die Möglichkeit Änderungen der Stammdaten vorzunehmen. Über die Punkte Meldungen Leistungsangebote und Meldungen Wohngemeinschaften können Sie sich bereits geprüfte Meldungen anzeigen lassen und sich die dort hinterlegten Dokumente erneut herunterladen. Außerdem werden hier auch Meldungen mit dem Status Im Entwurf angezeigt. Meldungen, welche im Entwurf stehen, werden nur aufgelistet und lassen sich nicht inhaltlich anzeigen. Nachfolgende Punkte sind im Verwaltungs-Menü zu finden: - Mandant Bearbeiten - Benutzer - Meldungen Leistungsangebote - Meldungen Wohngemeinschaften - Meldefristen - Verbände - Leistungsanbieter - Leistungsangebote - Wohngemeinschaften - Gelöschte Leistungsangebote - Massenmail - -Signatur - Anforderungsdokumente - Anforderungstexte Seite 29 von 75

30 - Dokumente nach Prüfung Die genannten Punkte werden nachfolgend genauer erklärt Mandant bearbeiten In diesem Reiter können Sie Ihre eigenen Daten (Daten der WTG-Behörde) bearbeiten, falls dies erforderlich ist. Nachfolgende Ansicht erhalten Sie, wenn Sie diesen Reiter betätigt haben: Benutzerinnen und Benutzer anzeigen und neue Benutzerinnen und Benutzer anlegen Sollten Sie sich als Administratorin bzw. Administrator Ihrer Behörde das erste Mal einloggen ist es wichtig, dass Sie alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter Ihrer Behörde, die PfAD.wtg nutzen sollen, anlegen. Dazu wählen Sie den Reiter Verwaltung und anschließend den Punkt Benutzer aus. Seite 30 von 75

31 In der dann erscheinenden Ansicht, sehen Sie alle aktuell angelegten Benutzerinnen und Benutzer. Um eine neue Benutzerin bzw. einen neuen Benutzer anzulegen, wählen Sie unten den Button Neuen Benutzer hinzufügen aus. Es öffnet sich folgende Maske, in der Sie alle Pflichtfelder (*) ausfüllen müssen: Seite 31 von 75

32 Beim Anlegen neuer Benutzerinnen und Benutzer sind deren geplante Rechte zur Nutzung des Systems zu beachten. Nur Administratorinnen und Administratoren haben erweiterte Rechte und können beispielsweise weitere Benutzerinnen und Benutzer anlegen und löschen. Hinweis: Ein späteres Anlegen von Benutzerinnen und Benutzern ist möglich. Dazu gehen Sie bitte wie oben bereits beschrieben vor Meldungen Leistungsangebote In diesem Reiter können Sie sich alle Meldungen ansehen. Hier werden Ihnen alle Meldungen angezeigt; geprüfte, offene und sogar Meldungen, welche sich noch im Entwurf befinden. Meldungen im Entwurf können Sie sich allerdings nicht ansehen. Falls eine Meldung sehr lange im Entwurf ist, können Sie bei Bedarf den/die jeweilige/n Benutzer/in kontaktieren und nachfragen. Sie haben auch die Möglichkeit über den Brief-Button eine Nachricht über das System an den/die Benutzer/in zu senden. Seite 32 von 75

33 Wenn Sie den Briefbutton betätigen, werden Ihnen in der nachfolgenden Ansicht alle bisher versendeten Mitteilungen (falls vorhanden) angezeigt. Diese können Sie sich dann ansehen. Über den Button Nachrichten gelangen Sie zur nachfolgenden Ansicht. Dort können Sie eine neue Nachricht erstellen. Sie können Ihren Betreff sowie Ihre Nachricht in die jeweiligen Felder eintragen und über den grünen Button: + Dateien auswählen Unterlagen hochladen. Über den blauen Button: Senden können Sie die Nachricht dann verschicken. Seite 33 von 75

34 3.3.4 Meldungen Wohngemeinschaften In diesem Reiter haben Sie dieselben Möglichkeiten wie im oberen Punkt: Meldungen Leistungsangebote Meldefristen Falls erforderlich, haben Sie in dem Reiter Meldefristen die Möglichkeit Fristen einzugeben, indem Sie auf den Button klicken: Meldefrist hinzufügen. Falls bereits Eintragungen erfolgt sind, werden Ihnen diese in einer Liste angezeigt Verbände In diesem Reiter werden Ihnen alle eingetragenen Verbände angezeigt. Diese können Sie sich allerdings nur ansehen. Eine Bearbeitung durch die WTG-Behörde ist nicht vorgesehen. Seite 34 von 75

35 3.3.7 Leistungsanbieter Unter dem Reiter Verwaltung besteht die Möglichkeit, sich Listen von den registrierten Leistungsanbietern (sowie auch in den anderen Reitern: Wohngemeinschaften, Verbänden oder Leistungsanboten) anzeigen zu lassen. Hierzu wählen Sie den entsprechenden Punkt aus. In der folgenden Ansicht erscheint dann eine Auflistung aller im System registrierten Leistungsanbieter. Dieser Auflistung können die Anzahl der registrierten Benutzerinnen und Benutzern, sowie die Ansprechpartnerin bzw. der Ansprechpartner und -Adresse entnommen werden. Des Weiteren besteht die Möglichkeit, nach einer Einrichtung in der Liste zu suchen (über das Suchfeld). Leistungsanbieter, die Ihrer Zuständigkeit unterliegen, können von Ihnen in der Spalte Aktion über den Bearbeitungsbutton verändert oder gelöscht werden. Seite 35 von 75

36 3.3.8 Leistungsangebote Um Änderungen in den Stammdaten bereits freigegebener Leistungsangebote vorzunehmen, klicken Sie auf den Reiter Verwaltung und wählen anschließend den Punkt Leistungsangebote aus. Bitte beachten Sie, dass nicht alle Stammdaten von Ihnen verändert werden können. So können Sie bei einem Leistungsangebot nicht den NRW-Schlüssel, das Datum der Erstinbetriebnahme, PLZ und Ort, die Art sowie den Leistungsanbieter ändern. Seite 36 von 75

37 Sollte eine Änderung, die von Ihnen nicht durchgeführt werden kann, zwingend nötig sein, kontaktieren Sie bitten den Support unter oder Wohngemeinschaften In diesem Reiter können Sie sich alle Wohngemeinschaften anzeigen lassen. Sie haben die Möglichkeit, wie in allen Listen im Suchfeld nach einer bestimmten WG zu suchen. Außerdem können Sie (wie bereits in den vorherigen Punkten erklärt) die jeweiligen Daten einer WG ansehen (Auge), bearbeiten (Stift), löschen (das rote X ) oder direkt aus dem System heraus eine Nachricht senden (Über den blauen Nachrichten-Button). Seite 37 von 75

38 Gelöschte Leistungsangebote Die Leistungsangebote, welche Sie oder ein/e andere/r Mitarbeiter/in der WTG- Behörde gelöscht hat, werden nun hier in dieser Liste angezeigt. Sie können nachvollziehen, welche/r Mitarbeiter/in zu welchem Zeitpunkt das Leistungsangebot gelöscht hat. Über den Ansehen-Button in der Aktionsspalte, können Sie sich die Löschung näher ansehen und erhalten folgende Ansicht: Seite 38 von 75

39 Es werden Ihnen in dieser Ansicht die Stammdaten des Leistungsangebotes sowie der Mantelbogen angezeigt Massenmail Über den Punkt Massenmail unter dem Reiter Verwaltung ist es möglich, beispielsweise allen registrierten Benutzerinnen und Benutzern von Leistungsanbietern und Leistungsangeboten, Massenmails zukommen zu lassen. Bereits versendete Massenmails werden Ihnen in Tabellenform angezeigt. Über den Butten Neue Massenmail lässt sich eine neue Nachricht verfassen. Seite 39 von 75

40 Sie können bei der Erstellung von Massenmails auch filtern, welche Leistungsangebotsarten die erhalten sollen (es können auch mehrere Arten eine erhalten). Außerdem haben Sie die Möglichkeit nur Bestandseinrichtungen anzuschreiben. Seite 40 von 75

41 Signatur Die -Signatur für Nachrichten, die aus dem System versendet werden, lässt sich unter dem Reiter Verwaltung und dort unter dem Punkt -Signatur speichern und ändern. Bitte beachten Sie, dass zurzeit keine Logos in die Signatur integriert werden können Anforderungsdokumente Unter dem Reiter Verwaltung finden Sie den Punkt Anforderungsdokumente. Hier haben Sie die Möglichkeit Dokumente zu hinterlegen, die Ihnen im Rahmen der Freigabe zur Auswahl angezeigt und sodann bei der Freigabe automatisch mitversendet werden (in Punkt: für Leistungsangebote oder für Wohngemeinschaften erklärt). Hier können zum Beispiel Checklisten oder für jede Art von Leistungsangeboten unterschiedliche Listen mit Unterlagen hinterlegt werden, die regelmäßig von dem Leistungsangebot bereitzustellen sind. Mit dieser Funktion wird vor allem den sehr unterschiedlichen Vorgehensweisen der WTG-Behörden Rechnung getragen (z.b. fordern einige WTG-Behörden von ihnen bekannten Einrichtungen kaum Unterlagen an, weil ihnen diese bereits bekannt sind; andere wollen erneut umfassende Unterlagen vorgelegt bekommen). Diese unterschiedlichen Vorgehenswesen konnten nicht einheitlich im System abgebildet werden, ohne in diese gewohnten und bewährten Vorgehendweisen verändernd einzugreifen. Daher haben Sie hier die Möglichkeit Dokumente zu hinterlegen, die die WTG-Behörde regelmäßig im Rahmen der Freigabe mitversenden möchte. Die hinterlegten Dokumente können Sie dann der Freigab durch das Anklicken des jeweiligen Seite 41 von 75

42 Dokuments hinzufügen. Außerdem werden diese Dokumente in der Meldung der Einrichtung angefordert. Darüber hinaus haben Sie die Möglichkeit die Freigabenachricht durch Anforderungstexte und Eingaben im Textfeld zu individualisieren. Um ein Dokument hinzuzufügen, klicken Sie auf den Button Dokument hinzufügen (10.). 10. Anschließend haben Sie die Möglichkeit das entsprechende Dokument von Ihrem Rechner aus über den grünen Button (+ Dateien auswählen) hochzuladen. Hier können Sie auch die Art der Leistungsangebote beschränken, für welche das angeforderte Dokument erforderlich ist. (11.) Es können auch mehr als eine Art ausgewählt werden. Seite 42 von 75

43 11. Die Mitteilung in einer Meldung bei dem Leistungsangebot oder einer Wohngemeinschaft sieht folgendermaßen aus: Seite 43 von 75

44 Anforderungstexte In dem Reiter Anforderungstexte haben Sie die Möglichkeit bei Bedarf eigene Textbausteine zu speichern und zu hinterlegen. Wenn Sie den Reiter Anforderungstexte anklicken, werden Ihnen bereits gespeicherte Texte angezeigt. Diese können in der Spalte Aktion angesehen (Auge), bearbeitet (Stift) oder gelöscht (X) werden. Um einen neuen Anforderungstext hinzuzufügen, kann dieser über den blauen Button: + Anforderungstext hinzufügen erstellt werden. Alle Anforderungstexte, die Sie als WTG-Behörde hinterlegen, werden der Freigabe je nach Art des Leistungsangebots, für den dieser Textbaustein vorgesehen ist, automatisch hinzugefügt. Bei mehreren Textbausteinen werden diese mit Überschrift und Text untereinander aufgeführt. Bitte beachten Sie: Die Anforderungstexte werden zentral hinterlegt (nicht individuell durch und für jede/n Sachbearbeiter/in) und automatisch für den von der WTG- Behörde festgelegten Kreis der Leistungsangebote der Freigabe hinzugefügt. Eine individuelle Auswahl von Anforderungstexten, wie bei den Anforderungsdokumenten, ist (derzeit noch) nicht möglich. Als Anforderungstext eignen sich daher besondere Hinweise, die allen Leistungsangeboten (z.b. allen Angeboten des Servicewohnens) mit der Freigabe mitgeteilt werden sollen. Seite 44 von 75

45 Sobald Sie den Button angeklickt haben, erhalten Sie folgende Ansicht: Sie können nun eine passende Überschrift sowie Ihren Text eingeben. Außerdem können Sie die Art des Leistungsangebotes, welche den Anforderungstext erhalten soll, einschränken und daraufhin auswählen. Um den Text zu sichern klicken Sie bitte auf den blauen Button Speichern. Sie können nun bei Ihrer Freigabe den Text hinzufügen und haben alle benötigten Texte somit griffbereit. Außerdem sehen die entsprechenden Leistungsangebote diese Texte (Art sollte aus diesem Grund vorher ausgewählt werden) in der Maske für die Meldung. Die Mitteilung in einer Meldung bei dem Leistungsangebot oder einer Wohngemeinschaft sieht folgendermaßen aus: Seite 45 von 75

46 Dokumente nach Prüfung In diesem Reiter können Sie Unterlagen hochladen, welche das Leistungsangebot nach Ihrer Prüfung und Bestätigung einer Meldung erhalten soll (in Punkt: für Leistungsangebote oder für Wohngemeinschaften erklärt). Sobald Sie den Reiter anklicken, erhalten Sie eine Übersicht von bereits hochgeladenen Unterlagen. Seite 46 von 75

47 Wenn Sie ein neues Dokument hochladen möchten, klicken Sie hierzu auf den blauen Button: + Dokument hinzufügen und erhalten daraufhin folgende Ansicht: Über den grünen Button: + Dateien auswählen können Sie eine Datei hochladen. Die Art des Leistungsangebotes sollte hierzu unbedingt (falls dies nicht für alle gelten soll) eingeschränkt und ausgewählt werden. Es können hierbei mehr als eine Art Seite 47 von 75

48 ausgewählt werden. Über den blauen Button: Speichern können Sie die Datei sichern. 4 Löschen von Leistungsanbietern und Leistungsangeboten Ein Entfernen bzw. Löschen von Leistungsanbietern ist nur möglich, wenn dem Leistungsanbieter kein Leistungsangebot bzw. keine Wohngemeinschaft zugeordnet ist. Sollten Zuordnungen bestehen, müssen zuerst die Leistungsangebote und Wohngemeinschaften, die dem Leistungsanbieter zugeordnet sind, gelöscht werden. Erst dann ist eine Löschung des Leistungsanbieters möglich. Ähnlich verhält es sich mit der Löschung von Leistungsangeboten. Diese können nur gelöscht werden, wenn dem Leistungsangebot keine Wohngemeinschaft zugeordnet ist. Allerdings muss wiederum vor dem Löschen eines Leistungsangebotes beachtet werden, ob diesem ein Benutzer angehört. Folgende Reihenfolge beim Löschen muss also beachtet werden: Benutzer Wohngemeinschaft (falls vorhanden) Leistungsangebot Leistungsanbieter Um zum Beispiel ein Leistungsangebot zu löschen, können Sie über den Reiter Verwaltung und den Unterpunkt Leistungsangebote zur nachfolgenden Ansicht gelangen: Seite 48 von 75

49 Sie können das jeweilige Leistungsangebot im Suchfeld durch die Eingabe des Namens oder (wenn vorhanden) des NRW-Schlüssels suchen. Um ein Leistungsangebot löschen zu können, ist es egal, ob dieses bereits freigeschaltet wurde oder nicht. Sie können durch einen Klick auf das das jeweilige Leistungsangebot löschen. Um Flüchtigkeitsfehler zu vermeiden, erfolgt eine Sicherheitsabfrage, welcher zugestimmt werden muss. Gelöschte Angebote können unter dem Reiter Verwaltung durch einen Klick auf den Punkt Gelöschte Leistungsangebote angezeigt werden. (Punkt: 3.2.8) Hier erscheint eine Liste mit allen gelöschten Leistungsangeboten und wichtigen Informationen in Tabellenform, beispielsweise von welcher Benutzerin bzw. welchem Benutzer die Löschung des Leistungsangebots durchgeführt wurde. Seite 49 von 75

50 Das Löschen von einem Leistungsangebot muss immer durch eine weitere zweite Person der WTG-Behörde durchgeführt werden. Alle weiteren Schritte hierzu werden im Punkt erklärt. 5 Listen exportieren Sie haben die Möglichkeit in allen Reitern, in denen Sie sich bestimmte Daten anzeigen lassen können, diese Daten zu exportieren. Wenn Sie zum Beispiel alle Wohngemeinschaften in eine Excel-Datei exportieren lassen wollen, klicken Sie zunächst auf den Reiter Verwaltung und dann auf Wohngemeinschaften. Ihnen wird nun eine Liste von allen WG s in Ihrem Zuständigkeitsbereich angezeigt. Sie können natürlich über das Suchfeld Ihre Suche vorher eingrenzen (falls erforderlich). Um die Daten in eine Liste zu exportieren, klicken Sie bitte auf den blauen Button: Wohngemeinschaften exportieren. Daraufhin öffnet sich eine Datei mit allen hinterlegten Wohngemeinschaften, welche Sie sich abspeichern und / oder ausdrucken können. Seite 50 von 75

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52 In dieser Liste können Sie zum Beispiel nach anbieter- oder selbstverantworteter WG sortieren. Außerdem werden Ihnen der NRW-Schlüssel (falls vorhanden), die Adresse, die Anzahl der Plätze und die Nutzer/innen angezeigt. Solche Listen können Sie sich ebenfalls unter dem Reiter Verwaltung für Leistungsangebote und Leistungsanbieter erstellen. Seite 52 von 75

53 Anlage 1 Registrierung von Leistungsangeboten Nachfolgend erhalten Sie die Screenshots sowie die Erklärung, wie ein Benutzer ein Leistungsangebot registrieren kann: 1.1 Eingabe des Startcodes Der individuelle Startcode wurde Ihnen per Post zusammen mit dem Informationsschreiben zum Start des Verfahrens PfAD.wtg zugeschickt. Sollten Sie keinen Startcode erhalten haben, können Sie sich einen Startcode an Ihre -Adresse zusenden lassen. Geben Sie dafür Ihre -Adresse hier ein und klicken auf den Button "Startcode anfordern" Link zur Hilfeseite mit Informationen zum Ausfüllen und zu den Kontaktdaten der Hotline Feld zur Eingabe des Startcodes (Groß- und Kleinschreibung beachten). Anschl. Bestätigen klicken Wenn Sie keinen Startcode erhalten haben, geben Sie in diesem Feld ihre adresse an und klicken auf Startcode anfordern 1.2 Eingabe Ihrer individuellen Benutzerdaten Nachdem Sie Ihren Startcode eingegeben haben, legen Sie zuerst Ihre individuellen Benutzerdaten fest. Sollten Sie jedoch Ihre Benutzerdaten bereits für ein Leistungsangebot eingegeben haben, können Sie an dieser Stelle abkürzen und müssen nur Ihre -Adresse sowie Ihr Passwort eingeben. Sollten Sie sich hingegen zum ersten Mal mit einem Leistungsangebot bei PfAD.wtg registrieren, geben Sie bitte Ihre persönlichen Daten inkl. -Adresse und einem individuellen Passwort ein. Geben Sie hierbei bitte auch an, ob Sie Mitarbeiter/in eines Leistungsangebots oder eines Leistungsanbieters sind. Seite 53 von 75

54 Hinweis: Die Registrierung sollte von Ihnen in einem Stück komplett abgeschlossen werden, da ein Zwischenspeichern Ihrer Daten nicht möglich ist und Ihre Daten somit bei Abbruch der Registrierung verloren gehen. Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter eines Leistungsanbieters sind bei einem Träger beschäftigt. Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter des Leistungsangebots sind in einer Pflegeeinrichtung oder bei einem ambulanten Dienst beschäftigt Fortschrittskontrolle zeigt den Bearbeitungsstand an Seite 54 von 75

55 1.3 Eingabe Ihres Leistungsangebots Nach Eingabe Ihrer individuellen Benutzerdaten geben Sie bitte auf der darauffolgenden Seite die Angaben zu Ihrem Leistungsangebot ein Hierbei muss eines der zu wählenden Leistungsangebot der Einrichtung zugeordnet werden Der NRW Schlüssel wird für jede Einrichtung erstellt. Dieser setzt sich zusammen aus einer Kennzeichnung d Gemeinde und der Art des Leistungsangebotes sowie einer lfd. Nummer Geben Sie hier die Hausanschrift ein. Sollte diese nicht Auswahl stehen, tragen Sie die korrekte Adresse handschriftlich auf dem Mantelbogen ein. 8. Geben Sie hier die PLZ ein. Der Ort wird daraufhin automatisch zugeordnet. Sollten Sie hierbei einen ambulanten Dienst als Art des Leistungsangebots wählen, sind dabei noch Angaben zu machen, ob Sie auch pflegebedürftige Personen betreuen, die in einer Wohngemeinschaft leben. Das WTG geht dabei von einer Wohngemeinschaft aus, wenn in einer Wohnung zwei oder mehr pflegebedürftige Personen leben, die nicht miteinander verwandt sind bzw. nicht in einer Partnerschaft leben. Wenn ja, dann können Sie auf der folgenden Seite die Angaben zu dieser Wohngemeinschaft machen. Seite 55 von 75

56 Hinweis: Als ambulanter Dienst schließen Sie die Registrierung bitte zuerst ab und fügen Ihre betreuten Wohngemeinschaften anschließend hinzu. Siehe Punkt Möchten Sie hingegen eine Wohngemeinschaft allein ohne einen ambulanten Dienst registrieren, wählen Sie bitte bei Art des Leistungsangebots Wohngemeinschaft, sofern diese nicht durch einen ambulanten Pflegedienst im Geltungsbereich des SGB XI oder SGB XII verantwortet ist. Daraufhin können Sie auf der nächsten Seite die Angaben zu dieser Wohngemeinschaft machen. Eingabe Ihrer Wohngemeinschaft Sollten Sie für eine Wohngemeinschaft verantwortlich sein, dann geben Sie bitte nachfolgend die Angaben zu dieser ein. Sind Sie als ambulanter Dienst oder als Leistungsanbieter für diese Wohngemeinschaft verantwortlich, geben Sie bitte anbieterverantwortet ein. Sind Sie jedoch als natürliche Person für Ihre Wohngemeinschaft selbst verantwortlich oder Ansprechpartnerin bzw. Ansprechpartner, geben Sie hier bitte selbstverantwortet und zudem Ihre Kontaktdaten ein. Bei der Eingabe der Adresse ist hierbei folgendes Format zu beachten: Straße Hausnummer, Postleitzahl, Ort. Zudem sollten Sie diese Adresse am Stück eingeben. Ein Beispiel: Horionplatz 1, Düsseldorf Eingabe Ihres Leistungsanbieters Nach Eingabe Ihres Leistungsangebots bzw. Ihrer anbieterverantworteten Wohngemeinschaft können Sie nun die Daten Ihres Leistungsanbieters eingeben. Bitte prüfen Sie jedoch zunächst, ob Ihr Leistungsanbieter bereits im System hinterlegt ist. Die Liste der in Frage kommenden Leistungsanbieter wird angezeigt, wenn die ersten vier Zeichen des Namens in das Auswahlfeld eingetragen werden. Dann kann die Liste durchsucht und der richtige Träger ausgewählt werden. Ist der Leistungsanbieter in der Liste nicht vorhanden, kann ein neuer Leistungsanbieter angelegt werden. Seite 56 von 75

57 Starten Sie damit, den Träger einzugeben. Daraufhin erscheint eine Auswahl an Trägern in der Liste. Ist der Träger in der Liste vorhanden, werden Sie direkt zur Zusammenfassung der Registrierung geleitet. 10. Ist der Träger in der Liste nicht vorhanden, muss er durch Ausfüllen der aufgelisteten Pflichtfelder neu eingegeben werden. Seite 57 von 75

58 Anlage 2 Meldung In dieser Anlage erhalten Sie die Ansicht der Leistungsangebote oder von Wohngemeinschaften, wenn diese eine Meldung im System erstellen: Die Meldung Ihrer Leistungsangebote können Sie erstellen, wenn Sie nach dem Einloggen den Reiter Meldung aufrufen (16.). 16. Es öffnet sich eine neue Ansicht, in der Sie eines Ihrer Leistungsangebote auswählen können, für welches Sie die Meldung erstellen wollen (17.). Seite 58 von 75

59 17. Durch einen Klick auf Auswählen gelangen Sie zur nächsten Ansicht. Dann gelangen Sie durch einen Klick auf Meldung erstellen, zu den jeweiligen Meldemasken (18.). 18. Nachfolgend erfolgt die Erläuterung der Meldung für Leistungsangebote des Typs Vollstationäre Einrichtung, Ambulanter Dienst und Servicewohnen. Dadurch sind alle möglichen Punkte (Reiter) der Seite 59 von 75

60 Meldung abgedeckt. Sollte Ihr Einrichtungstyp als nicht zu den drei genannten gehören, orientieren Sie sich bitte an aufgeführten Reitern der Meldung. 1.1 Vollstationäre Dauereinrichtung nach SGB XI Für die Meldung der Vollstationären Dauereinrichtung nach SGB XI, sind die unten zu sehenden Reiter auszufüllen (19.). Die Meldung beginnt mit der Zusammenfassung der Basisdaten zu Prüfzwecken. Hier sind keine Änderungen möglich. Durch einen Klick auf Weiter gelangen Sie zum nächsten Reiter Angeforderte unterlagen. Seite 60 von 75

61 19. Seite 61 von 75

62 Hier werden Ihnen Dokumente aufgeführt, die von Ihnen noch einzureichen sind. In diesem Beispiel sind Unterlagen gefordert. Dies können Sie entweder aus dem Text entnehmen oder Sie können die Datei öffnen und ansehen. Mit einem Klick auf Speichern und Weiter gelangen Sie zum nächsten Reiter Konzeptinformationen. Hier sind Dokumente wie die allgemeine Leistungsbeschreibung, die Konzeptinformation, das vorgesehene Qualitäts- und Beschwerdemanagement sowie die Hausordnung hochzuladen (20.). Die Auswahl der Dokumente erfolgt durch einen Klick auf Dateien auswählen. Die ausgewählte Datei wird dann direkt hochgeladen. 20. Mit Speichern und Weiter gelangen Sie zum nächsten Reiter Standort und Plätze. Seite 62 von 75

63 Hier werden Ihnen Ihre eingegebenen Standorte angezeigt. Durch einen Klick auf Standort hinzufügen gelangen Sie zu einer neuen Ansicht, in der Daten zum Standort abgefragt werden (21.). Diese füllen Sie bitte vollständig aus. Die Eingabe Ihrer Daten zum Standort bestätigen Sie durch einen Klick auf Speichern. Anschließend gelangen Sie wieder zur Übersicht. Hier tragen Sie bitte noch Ihre Gesamtplatzzahl in das Seite 63 von 75

64 entsprechende Feld ein (22.). Mit Speichern und Weiter gelangen Sie zum nächsten Punkt Beschäftigte. Hier füllen Sie bitte die geforderten Felder mit der Anzahl der Stellen aus. Bitte beachten Sie, dass Sie hier nicht die Anzahl der beschäftigten Personen, sondern die Angaben der besetzten Stellen eintragen. Auch Angaben zur Pflegedienstleitung sowie zur Einrichtungsleitung sind anzugeben. Besonders die gekennzeichneten Pflichtfelder sind auszufüllen. Ergänzende Angaben zur Einrichtungsoder Pflegedienstleitung können per Dateiupload hinzugefügt werden. 23. Seite 64 von 75

65 Durch einen Klick auf Speichern und Weiter gelangen Sie zum nächsten Reiter Verträge und Vereinbarungen. Dokumente die hier hochzuladen sind entnehmen Sie bitte dem Hinweistext, den Sie oben als blau hinterlegten Text sehen (24.). 24. Als nächster Reiter folgt Weitere Unterlagen. Hier wird Ihnen die Möglichkeit geboten, ergänzende Unterlagen hochzuladen. Es handelt sich hierbei nicht um ein Pflichtfeld. Durch einen Klick auf Speichern und Weiter gelangen Sie zum letzten Reiter Meldung absenden. Dort sind alle eingegeben Daten zusammengefasst und die hochgeladenen Dokumente werden angezeigt. Sollten alle Daten korrekt sein, schließen Sie die Meldung durch einen Klick auf Meldung absenden ab. Seite 65 von 75

66 1.2 Ambulanter Dienst Für die Meldung des Ambulanten Dienstes, sind die unten zu sehenden Reiter auszufüllen (25.). Die Meldung beginnt mit der Zusammenfassung der Basisdaten zu Prüfzwecken. Hier sind keine Änderungen möglich. Durch einen Klick auf Weiter gelangen Sie zum nächsten Reiter Angeforderte unterlagen. 25. Unter dem Reiter werden Ihnen Dokumente aufgeführt, die von Ihnen noch einzureichen sind. In diesem Beispiel sind keine Unterlagen angefordert. Ergänzend können Sie Notizen in dem dafür vorgesehenen Feld eintragen. Mit einem Klick auf Speichern und Weiter gelangen Sie zum nächsten Reiter Konzeptinformationen. Seite 66 von 75

67 Unter dem Punkt Konzeptinformation laden Sie eine Datei hoch, die ihre Konzeptinformation beinhaltet. Die Datei wird durch einen Klick auf Datei auswählen von Ihnen auf Ihrem Rechner ausgesucht und direkt hochgeladen (26.). Mit Speichern und Weiter gelangen Sie zum nächsten Reiter. 26. Unter dem nächsten Reiter Beschäftigte werden Angaben zu Pflegedienstleitung und Einrichtungsleitung abgefragt. Bitte füllen Sie alle gekennzeichneten Pflichtfelder aus. Ergänzende Informationen zu als Dateiupload erfolgen. Seite 67 von 75

68 Wenn Sie alle benötigten Angaben eingetragen haben, gelangen Sie durch einen Klick auf Speichern und Weiter zum nächsten benötigten Reiter Verträge und Vereinbarungen. Seite 68 von 75

69 Dokumente die hier hochzuladen sind entnehmen Sie bitte dem Hinweistext, den Sie oben als blau hinterlegten Text sehen (27.). 27. Als nächster Reiter folgt der Punkt Weitere Unterlagen. Hier wird Ihnen die Möglichkeit geboten, ergänzende Unterlagen hochzuladen. Es handelt sich hierbei nicht um ein Pflichtfeld. Durch einen Klick auf Speichern und Weiter gelangen Sie zum letzten Reiter Meldung absenden. Dort sind alle eingegeben Daten zusammengefasst und die hochgeladenen Dokumente werden angezeigt. Sollten alle Daten korrekt sein, schließen Sie die Meldung durch einen Klick auf Meldung absenden ab. Seite 69 von 75

70 1.3 Servicewohnen Für die Meldung des Servicewohnens, sind die unten zu sehenden Reiter auszufüllen (28.). Die Meldung beginnt mit der Zusammenfassung der Basisdaten zu Prüfzwecken. Hier sind keine Änderungen möglich. Durch einen Klick auf Weiter gelangen Sie zum nächsten Reiter Angeforderte unterlagen. 28. Unter dem Reiter werden Ihnen Dokumente aufgeführt, die von Ihnen noch einzureichen sind. In diesem Beispiel sind keine Unterlagen angefordert. Ergänzend können Sie Notizen in dem dafür vorgesehenen Feld eintragen. Mit einem Klick auf Speichern und Weiter gelangen Sie zum nächsten Reiter Standort und Plätze. Seite 70 von 75

71 Hier werden Ihnen Ihre eingegebenen Standorte angezeigt. Durch einen Klick auf Standort hinzufügen gelangen Sie zu einer neuen Ansicht, in der Daten zum Standort abgefragt werden (29.). Diese füllen Sie bitte vollständig aus. Die Eingabe Ihrer Daten zum Standort bestätigen Sie durch einen Klick auf Speichern. Anschließend gelangen Sie wieder zur Übersicht. Hier tragen Sie bitte noch die Anzahl der Wohneinheiten der Einrichtung in das entsprechende Feld ein (30.). Mit Speichern und Weiter gelangen Sie zum nächsten Punkt Verträge und Vereinbarungen. Seite 71 von 75

72 Dokumente die hier hochzuladen sind entnehmen Sie bitte dem Hinweistext, den Sie oben als blau hinterlegten Text sehen (31.). 31. Nachdem Sie die geforderten Dokumente hochgeladen haben, gelangen Sie durch einen Klick auf Speichern und Weiter zum nächsten Reiter Weitere Leistungserbringer. Hier erhalten Sie eine Übersicht, der bislang von Ihnen eingetragenen weiteren Leistungserbringer. Über den Button Leistungserbringer hinzufügen besteht die Möglichkeit weitere Leistungserbringer zu hinterlegen (32.). Seite 72 von 75

73 32. Um einen Leistungserbringer hinzuzufügen, füllen Sie bitte die mit einem Sternchen gekennzeichneten Pflichtfelder vollständig aus. Damit der Leistungserbringer im System hinterlegt wird, schließen Sie den Prozess durch einen Klick auf Speichern ab. Danach gelangen Sie wieder zur Ansicht, in der alle weiteren Leistungserbringer aufgelistet sind. Mit Speichern und Weiter kommen Sie zum nächsten Reiter Weitere Unterlagen Hier wird Ihnen die Möglichkeit geboten, ergänzende Unterlagen hochzuladen. Es handelt sich hierbei nicht um ein Pflichtfeld. Durch einen Klick auf Speichern und Weiter gelangen Sie zum letzten Reiter Meldung absenden. Dort sind alle eingegeben Daten zusammengefasst und die hochgeladenen Dokumente werden angezeigt. Sollten alle Daten korrekt sein, schließen Sie die Meldung durch einen Klick auf Meldung absenden ab. Seite 73 von 75

74 Anlage 3 Bestätigungs nach Freigabe der Registrierung In dieser Anlage erhalten Sie die automatisch erstelle , welche ein Leistungsangebot oder eine Wohngemeinschaft bekommt, sobald Sie (WTG-Behörde) die Registrierung im System freigeschaltet haben (Punkt: und 2.2.2): Seite 74 von 75

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