Institut für Pathologie; Follow up Überprüfung

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1 Wien Wirkungsbereich der Bundeshauptstadt Wien Allgemeines Krankenhaus der Stadt Wien Universitätskliniken mit dem Schwerpunkt Klinisches Institut für Pathologie; Follow up Überprüfung Die Stadt Wien kam dem überwiegenden Teil der Empfehlungen des RH zum Institut für Pathologie nach, die er im Jahr 2006 veröffentlicht hatte. Die Umsetzung des noch ausständigen Pathologie Informationssystems am Klinischen Institut für Pathologie des Allgemeinen Krankenhauses der Stadt Wien Universitätskliniken war für das Jahr 2010 geplant. Kurzfassung Prüfungsziel Ziel der Follow up Überprüfung des Allgemeinen Krankenhauses der Stadt Wien Universitätskliniken (AKH Wien) mit dem Schwerpunkt Klinisches Institut für Pathologie war, die Umsetzung von Empfehlungen zu beurteilen, die der RH bei einer vorangegangenen Gebarungsüberprüfung abgegeben und deren Umsetzung die Stadt Wien zugesagt hatte. (TZ 1) Verrechnung externer Einsendungen Gemäß der Empfehlung des RH erstellte das Klinische Institut für Pathologie (Institut) des AKH Wien klare Verrechnungsanweisungen, um eine lückenlose und ordnungsgemäße Verrechnung und Dokumentation von Leistungen bei externen Einsendungen sicherzustellen. Weiters unterzog das Institut die Verrechnung externer Einsendungen weiteren Kontrollen. (TZ 7) Wien 2010/4 91

2 Kurzfassung Aktualisierung des Tarifkatalogs betreffend pathologische Leistungen und Überprüfung der Verrechnung Die Stadt Wien kam auch der Empfehlung des RH nach, Tarife für die Verrechnung von pathologischen Leistungen im Tarifkatalog der Wiener Städtischen Krankenanstalten zu aktualisieren sowie die Verrechnungen von Leistungen gegenüber externen Einsendern zu überprüfen und gegebenenfalls Nachverrechnungen zu veranlassen. (TZ 8) Aufarbeitung offener Obduktionsbefunde und zeitnahe Erledigung Das Institut arbeitete unerledigte Obduktionsbefunde auf und führte ein entsprechendes Kontrollsystem für eine zeitnahe Erledigung von Obduktionsbefunden ein; damit setzte es die Empfehlung des RH um. (TZ 5) Bereitstellung von Krankengeschichten bei Obduktionen Die Stadt Wien kam der Empfehlung des RH nach, für die Durchführung von Obduktionen eine lückenlose Bereitstellung der (vollständigen) Krankengeschichten an das Institut stärker als bisher zu forcieren. (TZ 6) Dokumentation und Analyse von Leistungsdaten Der Empfehlung des RH folgend, Leistungsdaten systematisch zu dokumentieren und zu analysieren, setzte das Institut erste Schritte und erfasste Leistungsdaten am Institut vorerst noch bereichsweise organisiert IT unterstützt. Auch darauf basierende Analysen von Leistungsdaten nahm es vor. Die vollständige Umsetzung der Empfehlung des RH war mit der Implementierung eines Allgemeinen Krankenhausinformationssystems und eines damit verbundenen Pathologie Informationssystems geplant. Die Implementierung dieser Systeme war für das Jahr 2010 vorgesehen. (TZ 3) 92 Wien 2010/4

3 Kurzfassung Wien AKH Wien Pathologie; Follow up Überprüfung Evaluierung des Personaleinsatzes Die Empfehlung des RH, den Personaleinsatz des Instituts zu evaluieren und als Basis dafür Leistungskennzahlen heranzuziehen, die IT unterstützt für die vom Institut zu erbringenden Untersuchungsleistungen zu ermitteln wären, setzte die Stadt Wien teilweise, nämlich für den von ihr bereitgestellten medizinisch technischen Dienst, um. Hinsichtlich des von der Medizinischen Universität Wien bereitzustellenden ärztlichen Personals wurde der Empfehlung des RH nicht gefolgt. (TZ 4) Implementierung eines Pathologie Informationssystems Die vom RH seinerzeit empfohlene Implementierung des Pathologie Informationssystems setzte die Stadt Wien nicht um. (TZ 2) Wien 2010/4 93

4 Kenndaten des Klinischen Instituts für Pathologie Rechtsgrundlagen Aufgaben Wiener Krankenanstaltengesetz 1987, LGBl. Nr. 23/1987 i.d.g.f.; Universitätsgesetz 2002, BGBl. I Nr. 120/2002 i.d.g.f. Pathologie: Diagnose und Klassifikation krankhafter Veränderungen und Erkrankungen (insbesondere bei Tumorerkrankungen); Lehre und Forschung: wissenschaftliche Untersuchung von Ursachen, Wesen und Folgen von Krankheiten sowie die praktische und theoretische Ausbildung von Studenten in Mill. EUR Kosten 9,84 10,43 10,34 11,29 11,87 davon Personalkosten 6,93 6,94 6,65 7,15 7,52 Leistungskennzahlen Anzahl der Untersuchungsleistungen Anzahl nach Untersuchungsarten: histologische Untersuchungen andere Untersuchungen (zytologische, molekularpathologische, zytogenetische, usw.) Prosektur Summe Leistung nach Ambulanz Selbstzahler Katalog Code: Genetisches Labor nach Bereichen: Patientenversorgung (Routine) Wissenschaft und Lehre Summe Mitarbeiter 1) Ärzte 33,9 33,6 32,5 33,1 33,2 medizinisch technischer Dienst 60,7 59,6 58,9 62,5 63,8 andere Bedienstetengruppen 41,0 39,0 37,7 38,0 39,1 Summe 135,6 132,2 129,1 133,6 136,1 1) in Vollzeitäquivalenten Quellen: Controllingdaten des AKH; Leistungsaufzeichnungen des Instituts 94 Wien 2010/4

5 Wien AKH Wien Pathologie; Follow up Überprüfung Prüfungsablauf und gegenstand 1 Der RH überprüfte im Oktober 2009 die Umsetzung der Empfehlungen, die er im Jahr 2006 bei einer vorangegangenen Gebarungsüberprüfung des Allgemeinen Krankenhauses der Stadt Wien Universitätskliniken (AKH Wien) mit dem Schwerpunkt Klinisches Institut für Pathologie (Institut) abgegeben hatte und deren Veröffentlichung die Stadt Wien zugesagt hatte. Der in den Reihen Wien 2006/4 und Bund 2006/12 veröffentlichte Bericht wird in der Folge als Vorbericht bezeichnet. Weiters hatte der RH zur Verstärkung der Wirkung seiner Empfehlungen deren Umsetzungsstand bei der Stadt Wien nachgefragt. Das Ergebnis dieses Nachfrageverfahrens hatte er in seinem Bericht Reihe Wien 2009/2 veröffentlicht. Zu dem im Dezember 2009 übermittelten Prüfungsergebnis gab der Wiener Stadtsenat im Februar 2010 eine Stellungnahme ab. Eine Gegenäußerung an den Wiener Stadtsenat war nicht erforderlich. Implementierung eines Pathologie Informationssystems 2.1 Der RH hatte der Stadt Wien in seinem Vorbericht empfohlen, ein dem neueren Stand der Technik und den besonderen Anforderungen des Instituts entsprechendes Pathologie Informationssystem zu implementieren. Im Nachfrageverfahren hatte der Wiener Stadtsenat die Einführung des IT Projekts Allgemeines Krankenhaus Informations Managementsystem und eines damit verbundenen Pathologie Informationssystems für das Jahr 2008 in Aussicht gestellt. Der RH stellte nunmehr fest, dass weder das Allgemeine Krankenhaus Informations Managementsystem noch das Pathologie Informationssystem im Einsatz waren. Laut Auskunft des AKH Wien befanden sich die beiden Systeme noch in der Vorbereitungsphase und sollten im Jahr 2010 implementiert werden. 2.2 Die Empfehlung des RH setzte die Stadt Wien nicht um. Der RH empfahl, die bereits in die Wege geleitete und für 2010 geplante Implementierung des Pathologie Informationssystems zügig zu realisieren. Wien 2010/4 95

6 2.3 Laut Stellungnahme des Wiener Stadtsenats seien das Lastenheft für das neue Pathologie Subsystem fertiggestellt und der Zeitplan mit dem Institut festgelegt worden. Die Produktivsetzung des Systems sei mit Mai 2010 vorgesehen. Dokumentation und Analyse von Leistungsdaten 3.1 Der RH hatte der Stadt Wien in seinem Vorbericht eine systematische Dokumentation und Analyse von Leistungsdaten empfohlen, um in Hinkunft eine fundiertere Planung und Steuerung der Institutsgebarung zu ermöglichen. Im Nachfrageverfahren hatte der Wiener Stadtsenat mitgeteilt, dass der Empfehlung des RH durch die Einführung des Allgemeinen Krankenhaus Informations Managementsystems und des damit verbundenen Pathologie Informationssystems entsprochen werde (siehe dazu auch TZ 2). Der RH stellte nunmehr fest, dass das Institut die im Vorbericht aufgezeigte, damals weitgehend geübte Praxis der händischen Erfassung von Leistungsdaten am Institut eingestellt hatte. Die Anschaffung von Computern für die jeweiligen Kostenstellenbereiche des Instituts ermöglichte die Eingabe und Erfassung von Leistungsdaten und kennzahlen (z.b. Anzahl und Art der externen Einsendungen und Identität der Einsender, Anzahl der aufgearbeiteten Objektträger insgesamt und je Pathologen, Stand der Erledigungen der Obduktionsbefunde, diagnostische Leistungen je Pathologe, Erledigungsdauer der Befunde je Pathologe, etc.). Die Erfassung der Daten erfolgte jeweils bereichsweise organisiert in unterschiedlicher Form, teilweise in Kalkulationstabellen oder aber mittels Datenbanken. Aus diesen Daten erstellte das Institut Leistungsstatistiken, die als Basis für die Planung und Steuerung, wie z.b. für die Personalplanung, herangezogen werden konnten. Die seitens des Wiener Stadtsenats für das Jahr 2008 angekündigte Implementierung des Allgemeinen Krankenhaus Informationssystems sowie des Pathologie Informationssystems durch das AKH Wien soll laut Auskunft des AKH Wien wie bereits erwähnt voraussichtlich im Jahr 2010 stattfinden (siehe dazu TZ 2). 3.2 Der Empfehlung des RH folgend, Leistungsdaten systematisch zu dokumentieren und zu analysieren, setzte das Institut erste Schritte und erfasste Leistungsdaten vorerst noch bereichsweise organisiert IT unterstützt. Auch darauf basierende Analysen von Leistungsdaten nahm es vor. 96 Wien 2010/4

7 Dokumentation und Analyse von Leistungsdaten Wien AKH Wien Pathologie; Follow up Überprüfung Der RH empfahl, im Rahmen des noch zu implementierenden Allgemeinen Krankenhaus Informationssystems und Pathologie Informationssystems die Leistungsdaten systematisch zu dokumentieren und zu analysieren. 3.3 Laut Stellungnahme des Wiener Stadtsenats werde die Umsetzung der Empfehlung des RH im Rahmen der Implementierung des Pathologie Informationssystems erfolgen. Evaluierung des Personaleinsatzes 4.1 Der RH hatte der Stadt Wien in seinem Vorbericht empfohlen, den Personaleinsatz am Institut für Pathologie zu evaluieren. Als Basis dafür sollten Leistungskennzahlen herangezogen werden, die IT unterstützt für die vom Institut zu erbringenden Untersuchungsleistungen zu ermitteln wären. Der Wiener Stadtsenat hatte die Umsetzung der Empfehlung im Rahmen einer für das gesamte Personal des AKH Wien zwischen dem Bund und der Stadt Wien akkordierten Personalbedarfs und Einsatzplanung zugesagt. Im Nachfrageverfahren hatte der Wiener Stadtsenat mitgeteilt, dass eine den Leistungen entsprechende Nachadjustierung des Personaleinsatzes laufend vorgenommen werde. Der RH stellte nunmehr fest, dass die in Aussicht gestellte, zwischen dem Bund und der Stadt Wien akkordierte Personalbedarfs und Einsatzplanung für das AKH Wien noch nicht umgesetzt wurde. Für das am Institut tätige Personal des medizinisch technischen Dienstes der Stadt Wien wurde seit dem Jahr 2008 jährlich der jeweilige Personalbedarf im Rahmen von jährlichen Personalbedarfsberechnungen ermittelt, die für das gesamte Personal des medizinisch technischen Dienstes des AKH Wien durchgeführt wurden. Die Grundlage dafür bildeten IT unterstützt dokumentierte Leistungskennzahlen sowie Zeitanalysen, mit denen die entsprechenden Personalbindungszeiten erhoben wurden. Daraus wurde der zur Leistungserbringung erforderliche Personalstand ermittelt. Wien 2010/4 97

8 Evaluierung des Personaleinsatzes Hinsichtlich des von der Medizinischen Universität Wien bereitgestellten ärztlichen Personals 1) wurden für die Planung des Personalstands keine Leistungskennzahlen der vom Institut erbrachten Untersuchungsleistungen herangezogen. 1) Für die Krankenbehandlung im AKH Wien wird das gesamte ärztliche Personal von der Medizinischen Universität Wien bereitgestellt. Das Pflegepersonal, das Personal des medizinisch technischen Dienstes und das sonstige Personal für die Krankenversorgung wird von der Stadt Wien zur Verfügung gestellt. 4.2 Die Empfehlung des RH aus dem Vorbericht wurde teilweise, nämlich für den von der Stadt Wien bereitgestellten medizinisch technischen Dienst, umgesetzt. Der RH empfahl der Stadt Wien, IT unterstützt ermittelte Leistungskennzahlen der am Institut durchgeführten Untersuchungsleistungen auch für die Personalplanung des ärztlichen Personals bereitzustellen. Auf dieser Basis sollte eine künftige Evaluierung des Personals im Rahmen der zwischen der Stadt Wien und dem Bund akkordierten Personalbedarfs und Einsatzplanung aufbauen. 4.3 Laut Stellungnahme des Wiener Stadtsenats werde die Evaluierung des ärztlichen Personalstands auf Basis der diagnostischen Leistungen seitens der Ärztlichen Direktion und in Bezug auf Forschung und Lehre durch das Rektorat erfolgen. Aufarbeitung offener Obduktionsbefunde und zeitnahe Erledigung 5.1 Der RH hatte der Stadt Wien in seinem Vorbericht empfohlen, rd. 460 unerledigte Obduktionsbefunde aus den Jahren 1992 bis 2004 rasch aufzuarbeiten und in Hinkunft unter Einführung eines entsprechenden Kontrollsystems für eine zeitnahe Erledigung zu sorgen. In seiner Stellungnahme hatte der Wiener Stadtsenat mitgeteilt, dass die Rückstände bereits behoben seien und ein Kontrollsystem zur Vermeidung von Rückständen geschaffen worden sei. Aus der dem RH im Rahmen der Follow up Überprüfung vorgelegten institutsinternen Dokumentation ging hervor, dass die rd. 460 unerledigten Obduktionsbefunde der Jahre 1992 bis 2004 Ende 2005 bzw. Anfang 2006, unmittelbar nach der Einschau des RH erledigt worden waren. Die vom RH stichprobenweise überprüften, seinerzeit unerledigten Obduktionsbefunde waren in der Zwischenzeit aufgearbeitet. 98 Wien 2010/4

9 Wien AKH Wien Pathologie; Follow up Überprüfung Weiters stellte der RH fest, dass am Institut zur Kontrolle einer zeitnahen Erledigung wöchentliche Listen offener Obduktionsbefunde geführt wurden. Verzögerungen bei der Erledigung von Obduktionsbefunden hinterfragte bzw. urgierte der Leiter des Instituts per E Mail. 5.2 Die Empfehlung des RH wurde damit vollständig umgesetzt. Bereitstellung von Krankengeschichten bei Obduktionen 6.1 Der RH hatte der Stadt Wien in seinem Vorbericht empfohlen, für die Durchführung von Obduktionen eine lückenlose Bereitstellung der (vollständigen) Krankengeschichten an das Institut stärker als bisher zu forcieren. Im Nachfrageverfahren hatte der Wiener Stadtsenat mitgeteilt, dass die Ärztliche Direktion des AKH Wien die bislang schon geltende Regelung der Direktion des Wiener Krankenanstaltenverbunds in einem Erlass erneut bekannt gemacht hatte. Die Krankengeschichten stünden nun durchgehend den Obduzenten zur Verfügung. Der RH stellte nunmehr fest, dass in Ergänzung zur bisher geltenden Regelung im Mai 2006 besagter Erlass der Ärztlichen Direktion betreffend die Bereitstellung von Krankengeschichten bei Obduktionen an die Institute des AKH Wien erging. Einer hausinternen Korrespondenz zwischen dem Institut und der Direktion zufolge würden nunmehr 90 % der Krankengeschichten vor der Obduktion eintreffen, die restlichen 10 % müssten urgiert werden. 6.2 Die Stadt Wien setzte damit die Empfehlung des RH vollständig um. Verrechnung externer Einsendungen 7.1 Das Institut erbrachte auch pathologische Leistungen für Patienten anderer Krankenanstalten und des extramuralen Bereichs. Soweit diese Leistungen nicht leistungsunabhängig im Rahmen einer Pauschale (Ambulanzpauschale) abgegolten wurden 1), waren sie als Einzelleistungen gemäß Tarifkatalog für die Wiener Städtischen Krankenanstalten zu verrechnen. 1) Beispielsweise externe Einsendungen ambulanter Patienten von Krankenanstalten des Wiener Krankenanstaltenverbunds. Vor der Gültigkeit eines Erlasses zur Verrechnung von Laboruntersuchungen im Auftrag externer Anforderer vom 13. Februar 2007 waren auch die mit Überweisungsschein übermittelten externen Einsendungen ambulanter Patienten anderer Krankenanstalten und des extramuralen Bereichs im Rahmen der Ambulanzpauschale abgegolten. Wien 2010/4 99

10 Verrechnung externer Einsendungen Der RH hatte in seinem Vorbericht festgestellt, dass die Verrechnung der gemäß Tarifkatalog zu verrechnenden Leistungen externer Einsendungen mangels klarer und einheitlicher Vorgaben unterschiedlich erfolgte und in Einzelfällen gänzlich unterblieb. Eine Kontrolle hinsichtlich der Vollständigkeit und Richtigkeit der von den Schreibkräften des Instituts erfassten Leistungen war nicht erfolgt. Der RH hatte bemängelt, dass die Erfassung der zu verrechnenden Leistungen ohne Vorgabe von klaren und einheitlichen Anweisungen durch die Ärzte erfolgte. Der RH hatte daher in seinem Vorbericht empfohlen, eine lückenlose und ordnungsgemäße Verrechnung und Dokumentation von Leistungen bei externen Einsendungen durch klare Verrechnungsanweisungen sicherzustellen sowie stichprobenartige Kontrollen durchzuführen. Im Nachfrageverfahren hatte der Wiener Stadtsenat mitgeteilt, dass bis zur Etablierung einer für 2008 geplanten IT basierten Lösung Laufzettel eingeführt worden wären. Verrechnung und Ursprung der Außeneinsendungen würden vom Vorstand und vom Sekretariat nachkontrolliert und dokumentiert werden. Der RH stellte im Rahmen der Follow up Überprüfung fest, dass entsprechend der Stellungnahme des Wiener Stadtsenats Laufzettel zum Einsatz kamen. Die Laufzettel enthielten Vorgaben zur einheitlichen Verrechnung der Leistungen bzw. Leistungseinheiten (z.b. die Zahl der zu untersuchenden Blöcke, Zahl der Antikörper), wurden jeweils den befundenden Ärzten vorgelegt und entsprechend den angegebenen Leistungen im Schreibbüro verrechnet. Zur Dokumentation und weiteren Kontrolle durch den Vorstand und das Sekretariat wurden die zu verrechnenden Außeneinsendungen in Tabellen erfasst und wöchentlich eine Liste unter Angabe der Identität des Außeneinsenders, der Art des zu untersuchenden Materials und dem Status der Verrechnung (z.b. volle Verrechnung, keine Verrechnung wegen wissenschaftlichen Interesses) erstellt. Die im Nachfrageverfahren zugesagte IT basierte Lösung zur Sicherstellung einer lückenlosen und ordnungsgemäßen Verrechnung und Dokumentation war noch ausständig, sollte jedoch mit der für das Jahr 2010 geplanten Einführung des Allgemeinen Krankenhaus Informations Managementsystems und des Pathologie Informationssystems umgesetzt werden. 100 Wien 2010/4

11 Verrechnung externer Einsendungen Wien AKH Wien Pathologie; Follow up Überprüfung 7.2 Der Wiener Stadtsenat setzte die Empfehlung des RH vollständig um. Der RH empfahl, die noch ausständige IT gestützte Lösung rasch zu realisieren. 7.3 Laut Stellungnahme des Wiener Stadtsenats werde die Umsetzung der Empfehlung des RH im Rahmen der Implementierung des Pathologie Informationssystems erfolgen. Aktualisierung des Tarifkatalogs und Überprüfung der Verrechnung externer Einsendungen 8.1 Der RH hatte in seinem Vorbericht festgestellt, dass für bestimmte Tarifpositionen im Bereich der Pathologie eine Tarifanpassung bzw. Neukalkulation im Tarifkatalog der Wiener Städtischen Krankenanstalten erforderlich war. Der RH hatte daher der Stadt Wien in seinem Vorbericht empfohlen, diese Tarifpositionen zu aktualisieren. Weiters hatte der RH angeregt, die Verrechnungen von Leistungen gegenüber externen Einsendern zu überprüfen und gegebenenfalls Nachverrechnungen zu veranlassen. Im Nachfrageverfahren hatte der Wiener Stadtsenat mitgeteilt, dass der Wiener Krankenanstaltenverbund die Bemessung der Entgelte für Leistungen der Pathologie im Tarifkatalog angepasst hatte. Der RH stellte nunmehr fest, dass aufgrund seiner Empfehlung eine Überprüfung und Neukalkulation der im Tarifkatalog enthaltenen Leistungen des Instituts durchgeführt wurde. Die für die Jahre 2006 bis 2009 erlassenen Tarifkataloge wiesen für eine Reihe von Tarifpositionen im Bereich der Pathologie deutliche Tariferhöhungen auf. Das Controlling des AKH Wien überprüfte die Verrechnung von Leistungen für externe Einsendungen. Eine Nachverrechnung wurde laut Auskunft des Controllings aus rechtlichen Erwägungen nicht durchgeführt. 8.2 Der RH erachtete seine Empfehlung als vollständig umgesetzt. Wien 2010/4 101

12 Schlussbemerkungen/Schlussempfehlungen 9 Im Rahmen der Follow up Überprüfung wurden sieben Empfehlungen des Vorberichts überprüft. Vier davon waren vollständig, zwei teilweise und eine zur Zeit der Follow up Überprüfung nicht umgesetzt. Der RH hob die nachfolgenden Empfehlungen hervor. (1) Die für 2010 geplante Implementierung des Pathologie Informationssystems wäre zügig zu realisieren. (TZ 2) (2) Eine systematische Dokumentation und Analyse von Leistungsdaten wäre im Rahmen des zu implementierenden Allgemeinen Krankenhaus Informationssystems und Pathologie Informationssystems umzusetzen. (TZ 3) (3) IT unterstützt ermittelte Leistungskennzahlen der am Institut durchgeführten Untersuchungsleistungen wären auch für die Personalplanung des ärztlichen Personals bereitzustellen. Auf dieser Basis sollte eine künftige Evaluierung des Personals im Rahmen der zwischen der Stadt Wien und dem Bund akkordierten Personalbedarfs und Einsatzplanung aufbauen. (TZ 4) (4) Die im Rahmen des Allgemeinen Krankenhaus Informationssystems bzw. Pathologie Informationssystems geplante IT gestützte Lösung zur Sicherstellung einer lückenlosen und ordnungsgemäßen Verrechnung und Dokumentation von Leistungen bei externen Einsendungen wäre rasch zu realisieren. (TZ 7) Wien, im Juli 2010 Der Präsident: Dr. Josef Moser 102 Wien 2010/4