Beschreibung des Aufgabenkreises (BAK)

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1 Dienststelle Berliner Feuerwehr LBD B Datum Dezember 2017 Telefon Beschreibung des Aufgabenkreises (BAK) Anlagen: Inn 171a sonstige Anlagen (AP) 3 Blatt 7 Blatt 1. Organisatorische Einordnung des Aufgabenkreises ( Arbeitsgebiet ) : Kapitel/Titel 0561 / Lfd.Nr. des GVPl./Stellenbezeichnung/Egr. - / LBD / BesGr. A11 Abt./Amt Letzte BAK vom - Bewertungsentscheidung vom Beschreibung des Arbeitsgebietes nach dem gültigen GVPl.: Siehe beigefügte Kopie aus dem GVPl., die auch die Stellung des Arbeitsgebietes im Organisationsgefüge des Amtes/Sachgebietes aufzeigt! Neues Arbeitsgebiet Büroleitung, Personal- und Finanzmanagement für den Bereich des Büros der Behördenleitung und des Stabes, Geschäftsstelle Beschäftigtenvertretungen, Personalführung Gegenüber der letzten Stellenbewertung eingetretene Änderungen im Arbeitsgebiet: Zugeordnete Produkte: entfällt Funktion: Sachbearbeitung Büroleitung LBD Büro und Stab Bei Leitungsfunktion Erläuterungen zur Größe und Bedeutung der Zielgruppe, für die die Verwaltungsleistung bestimmt ist *): entfällt Bei Leitungsfunktion Erläuterungen zu den Anforderungen an die Organisationsgestaltung *): entfällt Auf welche Bereiche oder Personenkreise wirkt sich das Arbeitsverhalten aus: Behördenleitung; Stab; Zentraler Service; Organisationsbereiche der gesamten Feuerwehr; Beschäftigtenvertretungen, Bewerber Vertretung von: - wird vertreten von: LBD B 1 *) Auszufüllen bei der Beschreibung von Dienstposten für Beamtinnen und Beamte Inn 171 1

2 3. Umfang der Befugnisse: Weisungsbefugnis gegenüber folgenden Dienstkräften ( Zahl und Gruppe ) / besondere Anforderungen an die Personalführung 2 MA im Vorzimmer der Behördenleitung (mittlerer fwt. oder nichttechnischer Verwaltungsdienst) Unterschrifts-/Feststellungsbefugnis / besondere Anforderungen an Gestaltung und Bewirtschaftung des Budgets Zeichnungsbefugnis nach GGO I, sachliche und rechnerische Feststellungsbefugnis, Anordnungsbefugnis in Höhe von Funktionsbezeichnung und Bewertung der Stelle des unmittelbaren Vorgesetzten LBD B (A 13) 4. Bemerkungen z.b. besondere Belastungen am Arbeitsplatz Große Themenvielfalt mit daraus resultierender Verschiedenartigkeit von Aufgaben, hoher Arbeitsanfall, Flexibilität hinsichtlich des Arbeitsbeginns und des Arbeitsendes 5. Benötigte Fachkenntnisse und Fähigkeiten (Anforderungsprofil des Arbeitsgebietes) 1) Die im Aufgabenkreis zu erledigenden Arbeitsvorgänge sind mit den Arbeitsleistungen, den Arbeitsergebnissen und den hierfür jeweils benötigten Fachkenntnissen und Fähigkeiten der Anlage - Inn 171a - zu entnehmen! Für zur Bewältigung des Aufgabenkreises erforderliche Aus- und Weiterbildung usw. Befähigung für das Einstiegsamt der Laufbahngruppe 2 im allgemeinen nichttechnischen Verwaltungsdienst Für zur Bewältigung des Aufgabenkreises erforderliche Kenntnisse und Erfahrungen Kenntnisse des Personalrechts sowie des Personalvertretungsrechts (TV-L, LBG, BBesG, PersVG, LGG, SGB IX, Arbeitszeit- GAs, DVs etc.) Kenntnis zu den Rechtsbereichen der Verwaltung (VwfG, GG, GGO etc.) hohe Selbständigkeit bei der Aufgabenwahrnehmung (Kenntnisse und Fähigkeit zur selbständigen Erarbeitung von Arbeitsergebnissen) kommunikative Fähigkeiten Berufserfahrung (Erfahrungswissen) 1) Bei der Besetzung dieses Arbeitsgebietes ist das Anforderungsprofil der Maßstab für die geforderte Befähigung des jeweils ausgewählten Inhabers des Arbeitsgebietes (Befähigungsprofil des Beschäftigten) Aufgestellt: Geprüft: Kenntnis genommen: Abteilungsleitung OE Personalwirtschaft Stelleninhaber/in Inn 171 2

3 Lfd.Nr. des GVPl. Lfd. Nr. a) Arbeitsvorgang 1 ) 2 ) gem. Protokollerklärungen zu 12 Abs.1 TV-L mit Angabe des Arbeitsergebnisses ( gleiche Arbeitsvorgänge, die gleiche Anforderungen stellen, sind zusammenzufassen ) b) hierfür benötigte Fachkenntnisse 5 ) u. Fähigkeiten 5 ) c) wesentliche dienstliche Beziehungen, Zielsetzungen, erläuterungsbedürftige bzw. strittige Themen, Gesprächspartner/innen d) Beschreibung des Handlungsspielraums Anlage zu Ziff. 5 BAK Zahl der Arbeitsvorgänge in der Zeit 3 ) von Bis Prozentualer Anteil an der monatlichen Arbeitszeit 4 ) 1 a) Büroleitung, Personal- und Finanzmanagement für den Bereich des LBD Büros und des Stabes - Vorbereitung für die Aufstellung der DKA - Fertigung von BAK und Anforderungsprofilen - Beratung hinsichtlich der Veränderung und Planung des Stellenplans (Stellenverlagerung etc.) - Vorbereitung von Stellenausschreibungen (intern sowie extern) - Beratung zu Organisations- bzw. Strukturfragen - Aufstellen von Ablauf- und Aufbaudiagrammen - Organisation von Arbeitsabläufen und Aufbaustrukturen - Antragsbearbeitung/ Sondierung (z.b. SU, Urlaub, Gehaltsfragen, Eingruppierungsfragen etc.) - IPV-Koordination, IPV-Sachbearbeitung - Pflege der An und Abwesenheitsnachweise mittels der Dienstplanungssoftware PlaSMa /ESS - Zahlbarmachung von Mehrarbeit, Einsatzdienst etc. - Krankheit (mit u. ohne Attest) - Freistellung aus persönlichen Anlässen, in dringenden Fällen, bei Erkrankung von Angehörigen gem. den tariflichen und gesetzlichen Vorgaben (bis zu drei Tagen) usw. - Urlaubsangelegenheiten (Planung, individuelle Aufrechnung etc.) - Personalgewinnung (Vorbereitung, Strukturierung, Gestaltung und Auswertung von Assessment Centern, Fertigung der Auswahlvorgänge, Vorauswahl nach Aktenlage, Teilnahme an Auswahlverfahren) - Überwachung und Bearbeitung von eingeleiteten Beförderungen - Überwachung der Einhaltung tarifrechtlicher bzw. beamtenrechtlicher Vorgaben, Beratung - Personalbetreuung - Personaleinsatzkoordinierung im eigenen Bereich, Urlaubsplanung - Auszubildenden- und Praktikantenbetreuung - Beratung und Organisation der Vorgaben des VGG (Führungskräfte-Feedback, Jahresgespräche etc.) 90 1 ) Soweit Funktionen insgesamt bewertet werden, entfällt die Unterteilung nach Arbeitsvorgängen; es ist lediglich die Funktion zu beschreiben und die Zahl der Mitarbeiter anzugeben, ggf. nach Besoldungsgruppen, Entgeltgruppen. 2 ) Beschreibungen der Arbeitsleistungen eines Arbeitsvorganges. 3 ) Zu wählen ist ein einheitlicher repräsentativer Zeitraum. 4 ) Bezogen auf das gesamte Arbeitsgebiet des Beschäftigten. 5 ) Genaue Angaben von Bestimmungen aus Rechts- und Verwaltungsvorschriften, Arbeitsanweisungen, von Fachliteratur, von Spezialkenntnissen, Erfahrungswissen usw. Soweit sich Fachkenntnisse oder Fähigkeiten auf mehrere Arbeitsvorgänge beziehen, genügen entsprechende Hinweise. 1

4 Lfd.Nr. des GVPl. Lfd. Nr. a) Arbeitsvorgang 1 ) 2 ) gem. Protokollerklärungen zu 12 Abs.1 TV-L mit Angabe des Arbeitsergebnisses ( gleiche Arbeitsvorgänge, die gleiche Anforderungen stellen, sind zusammenzufassen ) b) hierfür benötigte Fachkenntnisse 5 ) u. Fähigkeiten 5 ) c) wesentliche dienstliche Beziehungen, Zielsetzungen, erläuterungsbedürftige bzw. strittige Themen, Gesprächspartner/innen d) Beschreibung des Handlungsspielraums - Gesundheitsmanagement - Schriftgutverwaltung, Aktenarchivierung und -vernichtung - Bestellung, Verteilung, Archivierung von Fachliteratur - Beschaffung und Verteilung von Büromaterialien - Anforderung, Koordination und Überwachung von Maßnahmen hinsichtlich Infrastruktur und Ausstattung (z.b. Kopiergeräte etc.) - IT-Management der Organisationseinheit - Sicherstellung eines zielführenden und ordnungsgemäßen Ablaufs des Vorzimmers der Behördenleitung - Bewirtschaftung zugewiesener Mittel - Kostensachbearbeitung - Aufstellung des Haushaltsplans, der Investitions- und Finanzplanung der Organisationseinheit - Begleitung des Rechnungshofs bei Prüfung der bewirtschafteten Titel - Stellungnahmen bei Prüfungsmitteilungen und -beanstandungen des Rechnungshofs - Rechnungsfeststellung - Kosten-Leistungs-Rechnung b) gründliche und umfassende Kenntnisse des Personalrechts sowie des Personalvertretungsrechts (TV-L, LBG, BbesG, PersVG, LGG, SGB IX, Arbeitszeit- GAs, DVs etc.); eingehende Kenntnisse zur Aufbau- und Ablauforganisation der Berliner Feuerwehr und Verwaltung; gründliche und umfassende Kenntnis zu den Rechtsbereichen der Verwaltung (VwfG, GG, GGO etc.); gute Kenntnisse im Bereich des Arbeits- und Gesundheitsschutzes; Kenntnisse in den Rechtsvorschriften über das Haushaltsrecht (LHO, AV- LHO, HtR); gründliche und umfassende Kenntnisse in IPV und PlaSMA/ESS; sichere Anwendung der Instrumente des Personalmanagements, sowie Kenntnisse im Bereich der Personalsteuerung; sichere Anwenderkenntnisse der im Bürobetrieb übliche Standard-Software (MS Office) sowie speziellerer Anwendungen; Leistungsfähigkeit; Selbstständigkeit, Belastbarkeit; Entscheidungsfähigkeit; Organisationsfähigkeit; Innovationsfähigkeit; Methodenkompetenz; Kommunikationsfähigkeit; Konfliktfähigkeit; Dienstleistungsverhalten; adäquate Sprachgestaltung; Mitarbeiterführung; Mitarbeitermotivation Anlage zu Ziff. 5 BAK Zahl der Arbeitsvorgänge in der Zeit 3 ) von Bis Prozentualer Anteil an der monatlichen Arbeitszeit 4 ) 1 ) Soweit Funktionen insgesamt bewertet werden, entfällt die Unterteilung nach Arbeitsvorgängen; es ist lediglich die Funktion zu beschreiben und die Zahl der Mitarbeiter anzugeben, ggf. nach Besoldungsgruppen, Entgeltgruppen. 2 ) Beschreibungen der Arbeitsleistungen eines Arbeitsvorganges. 3 ) Zu wählen ist ein einheitlicher repräsentativer Zeitraum. 4 ) Bezogen auf das gesamte Arbeitsgebiet des Beschäftigten. 5 ) Genaue Angaben von Bestimmungen aus Rechts- und Verwaltungsvorschriften, Arbeitsanweisungen, von Fachliteratur, von Spezialkenntnissen, Erfahrungswissen usw. Soweit sich Fachkenntnisse oder Fähigkeiten auf mehrere Arbeitsvorgänge beziehen, genügen entsprechende Hinweise. 2

5 Lfd.Nr. des GVPl. Lfd. Nr. a) Arbeitsvorgang 1 ) 2 ) gem. Protokollerklärungen zu 12 Abs.1 TV-L mit Angabe des Arbeitsergebnisses ( gleiche Arbeitsvorgänge, die gleiche Anforderungen stellen, sind zusammenzufassen ) b) hierfür benötigte Fachkenntnisse 5 ) u. Fähigkeiten 5 ) c) wesentliche dienstliche Beziehungen, Zielsetzungen, erläuterungsbedürftige bzw. strittige Themen, Gesprächspartner/innen d) Beschreibung des Handlungsspielraums Anlage zu Ziff. 5 BAK Zahl der Arbeitsvorgänge in der Zeit 3 ) von Bis Prozentualer Anteil an der monatlichen Arbeitszeit 4 ) c) Behördenleitung; Stab; Zentraler Service; Beschäftigtenvertretungen, Bewerber d) selbständige Erledigung von Vorgängen in der Arbeitsaufgabe; Entwicklung von Vorschlägen und Konzepten zur Weiterentwicklung im zu verantwortenden Bereich; Erstellung von Haushaltsprognosen für den zu bewirtschaftenden Titel; Erledigung des notwendigen Schriftverkehrs mit zugewiesener Unterschriftsbefugnis; selbständige und eigenverantwortliche Erteilung von Auskünften; Beratung der Behördenleitung und der Führungskräfte des Stabes hinsichtlich der Personalbestands- und Personalentwicklung a) Geschäftsstelle Beschäftigtenvertretungen - Schnittstelle der Behördenleitung zu den Beschäftigtenvertretungen - Koordination, Fristenüberwachung und Bearbeitung von Beteiligungsvorgängen - Vorlage aller Vorgänge bei der Behördenleitung - Vorlage aller Vorgänge zur Beteiligung der Beschäftigtenvertretungen für die gesamte Behörde - Erstellen und Pflege der entsprechenden Datenbank 2 b) gründliche und umfassende Kenntnisse des Personalrechts sowie des Personalvertretungsrechts (TV-L, LBG, BbesG, PersVG, LGG, SGB IX, Arbeitszeit- GAs, DVs etc.); eingehende Kenntnisse zur Aufbau- und Ablauforganisation der Berliner Feuerwehr und Verwaltung; sichere Anwenderkenntnisse der im Bürobetrieb übliche Standard- Software (MS Office) sowie speziellerer Anwendungen; Selbständigkeit; Belastbarkeit; Methodenkompetenz; Kommunikationsverhalten c) Behördenleitung, Organisationsbereiche der gesamten Feuerwehr, Beschäftigtenvertretungen d) selbständige Erledigung in der Arbeitsaufgabe; Erteilung von Auskünften; Beratung 10 1 ) Soweit Funktionen insgesamt bewertet werden, entfällt die Unterteilung nach Arbeitsvorgängen; es ist lediglich die Funktion zu beschreiben und die Zahl der Mitarbeiter anzugeben, ggf. nach Besoldungsgruppen, Entgeltgruppen. 2 ) Beschreibungen der Arbeitsleistungen eines Arbeitsvorganges. 3 ) Zu wählen ist ein einheitlicher repräsentativer Zeitraum. 4 ) Bezogen auf das gesamte Arbeitsgebiet des Beschäftigten. 5 ) Genaue Angaben von Bestimmungen aus Rechts- und Verwaltungsvorschriften, Arbeitsanweisungen, von Fachliteratur, von Spezialkenntnissen, Erfahrungswissen usw. Soweit sich Fachkenntnisse oder Fähigkeiten auf mehrere Arbeitsvorgänge beziehen, genügen entsprechende Hinweise. 3

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