Wissenschaftliche Begleitung zur Planung und Anforderungsanalyse einer Schulmanagement-Software

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1 November 2009 Wissenschaftliche Begleitung zur Planung und Anforderungsanalyse einer Schulmanagement-Software in der Behörde für Schule und Berufsbildung der Freien und Hansestadt Hamburg Kurzfassung der Ergebnisse der Umfrage zur Anforderungsanalyse in den Schulen

2 Seite ii Projekt: Wissenschaftliche Begleitung zur Planung und Anforderungsanalyse einer Schulmanagement-Software in Hamburg Projektteam: Dipl.-Inf. Nicole Büsching Dipl.-Inf. Angelina Lange Dipl.-Inf. Melanie Tietjen Prof. Dr. Andreas Breiter Institut für Informationsmanagement Bremen GmbH (ifib) Am Fallturm Bremen {nbuesching, alange, mtietjen, abreiter}@ifib.de ifib GmbH 2009

3 Seite 3 Ziel des Projektes In den öffentlichen Schulen der Freien und Hansestadt Hamburg (FHH) werden zur Schulverwaltung aktuell die Softwareprodukte LUSD (in allgemein bildenden Schulen) und WinSchool (in berufsbildenden Schulen) eingesetzt. Beide sind bereits einige Jahre im Einsatz und erfüllen nicht mehr die gewachsenen Erwartungen an IT-Unterstützung in Schule und Verwaltung. Die Behörde für Schule und Berufsbildung (BSB) der FHH hat daher den internen Projektauftrag erteilt, eine mögliche Ablösung dieser beiden Softwareprodukte zu untersuchen. Zu diesem Zweck wurde ein Projekt zur Prüfung von Anforderungen und Möglichkeiten gestartet (Projekt Schulverwaltung, PSV), das vom Institut für Informationsmanagement Bremen GmbH (ifib) wissenschaftlich begleitet wird. Ein zentraler Aspekt des Projektes ist es, den Zweck des neuen Schulverwaltungssystems (SVS) neu zu definieren. Es ist zu klären, welche Prozesse durch eine neue Software unterstützt werden sollen und welche Funktionalitäten sie später aufweisen soll. Um diese Fragen beantworten zu können, ist es insbesondere wichtig, die Anforderungen und Erwartungen der direkt Betroffenen in den Schulen zu erheben und in die Systembeschreibung einfließen zu lassen. Dadurch können zum einen alle wichtigen Aspekte aus Nutzersicht berücksichtigt und zum anderen die Akzeptanz der später einzuführenden Software erhöht werden. Aus diesem Grund wurden verschiedene Personengruppen an Schulen durch das Projektteam der BSB mit Unterstützung des ifib befragt. In der Langfassung des Berichtes sind die Ergebnisse der Onlineumfrage an allen Hamburger Schulen im Detail erläutert worden. Diese Zusammenfassung stellt kurz die wesentlichen Ergebnisse der Auswertung dar. Methodisches Vorgehen Um die Anforderungen und Erwartungen an ein neues Schulverwaltungssystem aus Sicht der Schulen besser einschätzen zu können, wurde im Projekt PSV ein Multi-Methoden-Ansatz aus qualitativen Methoden (Interviews an den Schulen) und quantitativen Methoden (Onlineumfrage an allen Hamburger Schulen) gewählt. Im Rahmen der Befragung sollten sowohl die aktuelle Nutzung von Softwareprodukten zur Unterstützung der Schulverwaltung als auch die Anforderungen aus Sicht der Schulen an das neue Schulverwaltungssystem aufgenommen werden. Dazu wurde ein Instrumentarium entwickelt, das jeweils zu den Aufgaben der Befragten im Bereich der Schulverwaltung folgende Fragen beantworten sollte: Wie häufig werden die einzelnen Aufgaben in den Schulen durchgeführt? Was gehört zum Tagesgeschäft? Was wird nur selten (ein oder zweimal im Jahr) ausgeführt? Welche Softwareprodukte werden von den Schulen derzeit neben dem jeweiligen Schulverwaltungssystem (LUSD oder WinSchool) eingesetzt? Welche Aufgaben werden aus Sicht der Befragten derzeit mit welchem Softwareprodukt unterstützt? Bei welchen ihrer Aufgaben wünschen sich die Befragten zukünftig eine technische Unterstützung, durch ein Schulverwaltungssystem oder eine andere Software? Wenn die Befragten zukünftig bei einigen Aufgaben eine andere Software bevorzugen, um welche Produkte handelt es sich dann und was sind die Gründe dafür? Wie findet derzeit der Datenaustausch mit dem Schulverwaltungssystem statt? Welche Daten werden übertragen? Wo fehlen Schnittstellen? Welche aufgabenübergreifenden Funktionalitäten finden die Befragten in einem Schulverwaltungssystem wesentlich?

4 Seite 4 Welche Aspekte und Anforderungen wollen die Befragten darüber hinaus mitteilen? Diese Fragen sollten gezielt den Personengruppen in den Schulen gestellt werden, die Aufgaben im Rahmen der Schulverwaltung durchführen, beispielsweise Verwaltung von Schülerinnen und Schülern, Stundenplanung oder Zeugniserstellung. Aus den bisherigen Erfahrungen werden diese Aufgaben insbesondere durch die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Schulsekretariate, die Schulleitungen und stellvertretenden Schulleitungen sowie durch Lehrkräfte mit Funktionsstellen oder besonderen zusätzlichen Aufgaben erfüllt, wie beispielweise Abteilungsleitung oder Stundenplanung, so dass diese Personengruppen gezielt befragt wurden. Die Beteiligung an der Onlinebefragung variierte erheblich zwischen den Personengruppen. Am höchsten lag sie bei den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern der Schulsekretariate (vgl. Abbildung 1). 100% 90% 80% 70% 60% 50% 40% 43% 30% 20% 10% 23% 14% 13% 0% Gesamt Schulleitungen, n=370 Stellvertretende Schulleitungen, n=375 Lehrkräfte mit Funktionsstellen, n=542 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter im Schulbüro, n=710 Abbildung 1: Beteiligung an der Umfrage in Prozent von der Grundgesamtheit Zusammenfassung der Ergebnisse der Befragung Bei der Befragung wurde aus datenschutzrechtlichen Gründen auf eine Zuordnung zwischen Befragten und Schule sowie auf weiterführende sozio-demografische Daten verzichtet. Auch wenn daher keine statistisch repräsentativen Aussagen getroffen werden können, lassen sich doch aufgrund der sehr guten Beteiligung insbesondere bei den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern der Schulsekretariate, die oben aufgeworfenen Fragen folgendermaßen beantworten 1 : Wie häufig werden die einzelnen Aufgaben in den Schulen durchgeführt? Was gehört zum Tagesgeschäft? Was wird nur selten (ein oder zweimal im Jahr) ausgeführt? An den Schulen ist eine relativ klare Aufgabenverteilung vorhanden. Der Großteil der Verwaltungsaufgaben in allen Schulformen wird durch die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Schulsekretariate wahrgenommen. Sie führen fast alle Aufgaben im Bereich der Schulverwaltung 1 Ausführliche detaillierte Beschreibungen zu den Antworten auf die einzelnen Fragen finden sich in der Langfassung des Berichtes.

5 Seite 5 durch, mit Ausnahme der Personalplanung und Stundenplanung, die meist von Schulleitungen oder stellvertretenden Schulleitungen wahrgenommen werden, sowie die Zeugniserstellung, die meist von Lehrkräften mit Funktionsstellen ausgeführt wird. Die Aufgaben lassen sich in Tagesgeschäft und seltener durchgeführte Aufgaben aufgliedern. So wird die Zeugniserstellung eher halbjährlich oder jährlich durchgeführt, die Verwaltung der Daten der Schülerinnen und Schüler dagegen eher mehrfach pro Woche. Welche Softwareprodukte werden von den Schulen derzeit neben dem jeweiligen Schulverwaltungssystem (LUSD oder WinSchool) eingesetzt? Das neben den Schulverwaltungssystemen am meisten eingesetzte Softwareprodukt (mehr als 70 Prozent der Befragten geben dieses an) ist sowohl in den beruflichen als auch in den allgemeinbildenden Schulen das Tabellenkalkulationsprogramm Excel. Desweiteren nutzen die Befragten häufig das Zentrale Schülerregister (ZSR), gefolgt von SAP (nur berufliche Schulen), Littera (nur allgemeinbildende Schulen) und gp-untis zur Stundenplanung. Welche Aufgaben werden aus Sicht der Befragten derzeit mit welchem Softwareprodukt unterstützt? Für die Erledigung fast aller Aufgaben nimmt der Großteil der Befragten bereits softwaretechnische Unterstützung in Anspruch. Lediglich bei der Stundenplanung geben viele Befragte an, dass sie dafür keine Software verwenden. Bei welchen ihrer Aufgaben wünschen sich die Befragten zukünftig eine technische Unterstützung, durch ein Schulverwaltungssystem oder eine andere Software? Aufgrund der derzeit schon häufig eingesetzten Softwareprodukte geben die Befragten bei den meisten Aufgaben an, dass ihnen die technische Unterstützung sehr wichtig oder wichtig sei. Abweichungen hiervon lassen sich zumeist mit schulformspezifischen Besonderheiten erklären, wie beispielweise die technische Unterstützung bei der Eingabe und Pflege der Daten von Betrieben, was für berufliche Schulen wichtiger ist als für allgemeinbildende Schulen. Fragt man die Teilnehmerinnen und Teilnehmer an der Umfrage danach, welche ihrer Aufgaben sie zukünftig integriert in einem Schulverwaltungssystem oder mit einer zusätzlichen Software erledigen möchten, zeigt sich, dass eine Integration bei den meisten Aufgaben im Schnitt zu 83 Prozent gewünscht ist. Lediglich bei den Bereichen Stundenplanung und Finanzverwaltung wünschen zwei Drittel der Befragten eine Integration und ein Drittel eine andere Software. Wenn die Befragten zukünftig bei einigen Aufgaben eine andere Software bevorzugen, um welche Produkte handelt es sich dann und was sind die Gründe dafür? Die Produkte, mit denen die Befragten die Aufgaben der Stundenplanung und der Finanzverwaltung lieber ausführen möchten, sind meist gp-untis im Bereich der Stundenplanung sowie Excel und SAP im Bereich der Finanzverwaltung. Wie findet derzeit der Datenaustausch mit dem Schulverwaltungssystem statt? Welche Daten werden übertragen? Wo fehlen Schnittstellen? Insbesondere zu Office-Programmen wie Tabellenkalkulation oder Textverarbeitung fehlt den Befragten derzeit eine automatisierte Schnittstelle für den Datenimport und -export, die sie sich für ein neues Schulverwaltungssystem wünschen. Zusammenfassend bleibt festzuhalten, dass eine softwaretechnische Unterstützung bei der Erledigung der verschiedenen Tätigkeiten im Bereich der Schulverwaltung für die befragten Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter eine große Rolle spielt. Es müssen insbesondere alle Daten, die für das tägliche Geschäft wesentlich sind, jederzeit umgehend an den Schulen vorliegen. Dies ist insbesondere bei der Frage der Datenhaltung (lokale oder zentrale Datenbank) zu berücksichtigen.

6 Seite 6 Viele Befragte wünschen sich zudem eine Integration vieler verschiedener Aufgaben in einer neuen Schulverwaltungssoftware. Bei der Stundenplanung und der Finanzverwaltung muss das Projektteam untersuchen, in wie weit die zu diesen Bereichen gehörenden Funktionalitäten im neuen Schulverwaltungssystem abgebildet oder zu welchen Softwareprodukten gegebenenfalls zusätzlich Schnittstellen geschaffen werden sollen. Darüber hinaus wird die Notwendigkeit von flexiblen Schnittstellen besonders hervorgehoben. Dies zeigt deutlich, dass es nicht ausreicht, ein neues Schulverwaltungssystem isoliert zu betrachten, sondern dass insbesondere auch Schnittstellen zu anderen Softwareprodukten sowie weiteren Fachanwendungen Berücksichtigung finden müssen.