Konzept INES - STV FL Lohnsteuer Schnittstelle Lohndaten Import

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1 Dokument Informatik für Verwaltungen Lohnsteuer Schnittstelle Lohndaten Import Abstrakt: Dokumenttyp: Spezifikation der erforderlichen Datenstruktur für den automatisierten Import elektronisch gelieferter Arbeitnehmerlohndaten in die INES Lohnsteuerapplikation der STV FL. Referenz Version: 1.06 Datum: Dokumentstatus: Klassifizierung: Projekt Autoren: Ablage: Oliver Walser, Hanspeter Freitag J:\Steuern\STVFL\3_Konzept\SE\Konzept\SE_Konzept_Lohnsteuer_DTA_Arbeitgeber_XML_Schnittstel le.doc Ohne ausdrückliche schriftliche Erlaubnis der Infover AG darf kein Teil dieser Unterlagen für irgendwelche Zwecke vervielfältigt oder übertragen werden, unabhängig davon, auf welche Art und Weise oder mit welchen Mitteln, elektronisch oder mechanisch, dies geschieht.. Sirnacherstrasse Wil. Telefon 071 / Telefax 071 / info@infover.ch

2 Inhaltsverzeichnis 1 Zweck des Dokuments 4 2 Konventionen Identifikation und Prüfung Mengen und Häufigkeiten Vorgaben für den Dateinamen Zusammenhang Steuergemeinde, Land / Grenzgänger Arbeitnehmer wohnhaft in FL Im Ausland wohnhafte Arbeitnehmer mit Grenzgänger-Status Andere Ausländer mit Steuerpflicht in FL Wertebereiche für Land und Steuergemeinde Zusammenhang Strasse und Hausnummer Vorzeichen Bruttolohn und Lohnsteuerabzug Format der AHV-Nr Datumsformat Weitere Formate 7 3 Encoding 8 4 Schema und Validierung Grafische Darstellung des XSD Schemas Beispiel für den Inhalt einer XML Datei 10 5 Überblick aller Felder und Gültigkeitsbereiche 11 6 Anhang XSD Schema 12 Abbildungsverzeichnis Figur 1: Übersicht Datenaustausch Lohndaten 4 Tabellenverzeichnis Tabelle 1: Zusammenstellung sämtlicher XML Elemente Arbeitgeber 11 Tabelle 2: Zusammenstellung sämtlicher XML Elemente Arbeitnehmer 11 Zweck des Dokuments Lohnsteuer Referenz Seite 2/14

3 Versionen Version Datum Autor Bemerkungen O. Walser Postleitzahl und Hausnummer auf 20 Stellen (CHAR) erweitert. Dadurch flexibler bezgl. Anschriften im Ausland O. Walser Landeskennzeichen LI (Fürstentum Liechtenstein) und AT (Österreich) nach ISO 3166 Norm, sind auch zulässig H. Freitag Element <hausnr> fakultativ gesetzt. Kapitel: Zusammenhang Steuergemeinde / Land umgestaltet H. Freitag Überprüft und freigegeben O. Walser Ergänzungen nach Besprechung mit STV FL am H. Freitag Überprüft und ergänzt O. Walser Erste Version erstellt. Tabelle: Versionen Referenzierte Dokumente Referenz Dokument Autor Version/Datum [HERMES] HERMES - Führung und Abwicklung von Informatik- Projekten, Ausgabe 1995, Bundesamt für Informatik, Bern URL: Version 1995 Deutsch [ ] Tabelle: Referenzierte Dokumente Konventionen In diesem Dokument wurden folgende Konventionen verwendet: Gleichstellung grün gelb Im Zuge sprachlicher Vereinfachung wird innerhalb des vorliegenden Dokuments jeweils nur eine Form von Personenbezeichnungen (z.b. Projektleiterin, Mitarbeiter etc.) verwendet. Selbstverständlich ist stets auch die jeweils andere Form der entsprechenden Personenbezeichnung gemeint und mit eingeschlossen. Grün hinterlegter Text betrifft Punkte, welche noch besprochen werden müssen. Gelb hinterlegter Text betrifft Punkte, welche bei der Umsetzung speziell beachtet werden müssen. Zweck des Dokuments Lohnsteuer Referenz Seite 3/14

4 1 Zweck des Dokuments Definition des Datenformats für den Import elektronisch gespeicherter Arbeitnehmer- Lohndaten. Leitfaden für Firmen und andere Arbeitgeber, die Lohndaten ihrer Arbeitnehmer bereits elektronisch verwalten und diese automatisch an die STV FL übermitteln möchten. Als Datenträger für den Austausch dient eine XML Datei. Die einzelnen Elemente und deren Inhalte werden im Folgenden erläutert. Figur 1: Übersicht Datenaustausch Lohndaten Zweck des Dokuments Lohnsteuer Referenz Seite 4/14

5 2 Konventionen 2.1 Identifikation und Prüfung Die Importschnittstelle in der INES Lohnsteuer-Applikation liest den Arbeitgeber und alle Arbeitnehmer aus der XML Datei und überprüft als Erstes die Identifikationsmerkmale: - Für die Identifikation der Arbeitgeber wird die PEID herangezogen. - Die Identifikation der Arbeitnehmer geschieht über deren AHV-Nr und das Geburtsdatum. Wenn der Arbeitgeber nicht zugeordnet werden kann, ist ein Import nicht möglich. Arbeitnehmer, die anhand der AHV-Nr und des Geburtsdatums nicht den vorhandenen ZPV- und Registerdaten zugeordnet werden können, werden nicht automatisch importiert. Stattdessen werden die anderen Informationen wie Namen, Wohnort, Strasse etc. herangezogen, um die Ergebnisse des Abgleichprozesses zu prüfen und eine manuelle Zuordnung bzw. Fehlersuche zu ermöglichen. Ausser dem Überprüfen der Identifikationsmerkmalen werden während des Imports auch die Anzahl der Arbeitnehmer sowie deren Bruttolöhne und Lohnsteuerabzüge summiert und am Schluss mit den Totalen im <arbeitgeber>-element verglichen. Im <arbeitgeber>-element der XML Datei müssen daher: - die Summe der Bruttolöhne <totbrutto> - die Summe der Lohnsteuerabzüge <totlohnst> - sowie die Anzahl der Arbeitnehmer <anzrec> geliefert werden, damit sie mit den während der Verarbeitung hochgerechneten Arbeitnehmerdaten verglichen werden können. Stimmen diese Prüfsummen nicht, wird von einer fehlerhaften Übertragung ausgegangen und der gesamte Import verworfen. 2.2 Mengen und Häufigkeiten Da die Lohnsteuerabrechnungen nur einmal im hr an die STV abzuliefern sind, sind keine mehrmaligen Datenimporte pro Arbeitgeber/Steuerjahr notwendig oder vorgesehen. Erwartet wird folglich pro Arbeitgeber und hr nur genau eine Datei. Falls nachträglich Korrekturen nötig werden sollten, müssen diese auf anderem Wege der STV mitgeteilt werden. 2.3 Vorgaben für den Dateinamen - Als Dateiendung wird.xml erwartet. - Damit die Anwender vor dem Import den Arbeitgeber überprüfen können, muss die PEID des Arbeitgebers im Dateinamen angegeben werden. Um die Eindeutigkeit der Datei zu gewährleisten (pro hr und Arbeitgeber ein Import) sollte auch das hr in der Dateibezeichnung untergebracht werden. Diese Kriterien ergeben dann die folgende Maskierung für den Dateinamen: LST_[PEID]_[yyyy].xml Beispiel: LST_12771_2009.xml Konventionen Lohnsteuer Referenz Seite 5/14

6 2.4 Zusammenhang Steuergemeinde, Land / Grenzgänger Arbeitnehmer wohnhaft in FL Im Element <steugde> muss die Postleitzahl der für die Steuerverwaltung angewendeten Steuergemeinde abgefüllt werden. Normalerweise handelt es sich dabei um die Wohngemeinde des Arbeitnehmers. Im Element <land> muss FL resp. LI mitgegeben werden Im Ausland wohnhafte Arbeitnehmer mit Grenzgänger-Status Grenzgänger im öffentlichen Dienst Bei Grenzgängern im öffentlichen Dienst muss die Steuergemeinde analog dem ordentlichen Steuerverfahren gesetzt werden. Dass heisst, bei diesen im Ausland wohnhaften Arbeitnehmern muss im Element <steugde> die Postleitzahl der Steuergemeinde in FL angegeben werden. Normalerweise handelt es sich dabei um den Arbeitsort des Arbeitnehmers Übrige Grenzgänger Bei Grenzgängern wird das Element <steugde> leer gelassen, dafür muss das Element <land> zwingend auf entweder A resp. AT (Österreicher), CH (Schweizer) oder auf andere allgemein gültige internationale Länderkennzeichen gesetzt werden (ausser FL natürlich) Andere Ausländer mit Steuerpflicht in FL Bei allen anderen Ausländern mit Steuerpflicht in FL muss die Steuergemeinde analog dem ordentlichen Steuerverfahren gesetzt werden. Dass heisst, bei diesen Arbeitnehmern muss die Postleizahl der Steuergemeinde in FL angegeben werden. Normalerweise handelt es sich dabei um den Arbeitsort des Arbeitnehmers Wertebereiche für Land und Steuergemeinde Gültige Werte für <land> sind: FL resp. LI (Fürstentum Liechtenstein), A resp. AT (Österreich), CH (Schweiz), etc. (weitere Länderkennzeichen). Gültige Werte für <steugde> sind: Postleitzahlen aus FL ohne Landeskennzeichen. 2.5 Zusammenhang Strasse und Hausnummer Das Element <hausnr> ist fakultativ. Anstatt <strasse>feldweg</strasse> <hausnr>81</hausnr> kann auch <strasse>feldweg 81</strasse> abgefüllt werden. Konventionen Lohnsteuer Referenz Seite 6/14

7 2.6 Vorzeichen Bruttolohn und Lohnsteuerabzug Sowohl der Bruttolohn als auch der Lohnsteuerabzug sind positiv. Negative Werte sind möglich, falls Bedarf für Korrekturen vorhanden ist. Im Importprozess werden die Vorzeichen nicht interpretiert sondern ohne Veränderung in die Datenbank der Lohnsteuer- Applikation importiert. Bei Beträgen sind 2 Dezimalstellen zulässig. Als Dezimaltrennzeichen dient der Punkt. XSD Schema: <xs:element name="brutto"> <xs:restriction base="xs:decimal"> <xs:totaldigits value="13"/> <xs:fractiondigits value="2"/> 2.7 Format der AHV-Nr Die AHV-Nummer wird als lineare positive Nummer, mit einer Maximallänge von 12 Stellen geliefert (z.b ) XSD Schema: <xs:element name="ahvnr"> <xs:restriction base="xs:nonnegativeinteger"> <xs:totaldigits value="12"/> 2.8 Datumsformat Für die Datumsfelder genügt das einfache Standard XML Datumsformat. Dieser Typ erwartet ein Datum im Format CCYY-MM-DD XSD Schema: <xs:element name="gebdat" type="xs:date"/> 2.9 Weitere Formate Neben den bereits aufgeführten Elementen werden auch alle anderen Elemente überprüft. Im Kapitel Überblick Felder und Gültigkeitsbereiche sind alle während des Imports einzuhaltenden Gültigkeitsbereiche und Kriterien zusammengefasst und übersichtlich dargestellt. Konventionen Lohnsteuer Referenz Seite 7/14

8 3 Encoding Die XML Datei muss im Zeichensatz UTF-8 gespeichert werden. Das Root-Element ist <arbeitgeber>. 4 Schema und Validierung Mit Hilfe der Schemavalidierung können XML Dateien hinsichtlich Struktur und Inhalt auf Basis eines XSD Schemas überprüft werden. Diese Überprüfung erkennt oder verhindert zwar nicht alle möglichen Fehler, kann aber durchaus lästige Umtriebe ersparen, insbesondere wenn sie schon bei der Quelle angewendet wird. Deshalb empfehlen wir, falls möglich, nach oder während des Exports der Daten eine Schemavalidierung durchzuführen. Der Inhalt einer XSD Datei für diese Zwecke ist im Anhang aufgeführt. Encoding Lohnsteuer Referenz Seite 8/14

9 4.1 Grafische Darstellung des XSD Schemas Schema und Validierung Lohnsteuer Referenz Seite 9/14

10 4.2 Beispiel für den Inhalt einer XML Datei <?xml version="1.0" encoding="utf-8"?> <arbeitgeber> <peid>999999</peid> <name>oberhansel AG</name> <strasse>bahnhofstrasse</strasse> <hausnr>22</hausnr> <plz>9490</plz> <ort>vaduz</ort> <steujahr>2008</steujahr> <erstdat> </erstdat> <anzrec>2</anzrec> <totbrutto>180000</totbrutto> <totlohnst>300005</totlohnst> <arbeitnehmer> <an> <ahvnr>777777</ahvnr> <name>meier</name> <vorname>rudolf</vorname> <strasse>feldweg</strasse> <hausnr>81</hausnr> <plz>9490</plz> <ort>vaduz</ort> <steugde>9490</steugde> <land>fl</land> <gebdat> </gebdat> <brutto>120000</brutto> <lohnst>20000</lohnst> <abrechvon> </abrechvon> <abrechbis> </abrechbis> </an> <an> <ahvnr>555555</ahvnr> <name>moser</name> <vorname>dagmar</vorname> <strasse>gessnerallee 17</strasse> <plz>8004</plz> <ort>zürich</ort> <steugde></steugde> <land>ch</land> <gebdat> </gebdat> <brutto>60000</brutto> <lohnst>10000</lohnst> <abrechvon> </abrechvon> <abrechbis> </abrechbis> </an> </arbeitnehmer> </arbeitgeber> Schema und Validierung Lohnsteuer Referenz Seite 10/14

11 5 Überblick aller Felder und Gültigkeitsbereiche Arbeitgeberdaten Feld Länge Format Inhalt / Beispiel oblig.? PEID 12 Integer PEID des Arbeitgebers Bsp: Name 60 Char Name des Arbeitgebers Bsp: ABC AG Strasse 60 Char Strasse des Arbeitgebers Bsp: Bahnhofstrasse Hausnummer 20 Char Hausnummer Nein Bsp: 8a PLZ 20 Char Postleitzahl (ohne Landeskennzeichen) Bsp: 9490 Ort 60 Char Ort, Bsp: Vaduz Steuerjahr 4 Integer Steuerjahr Bsp: 2008 Erstellungsdatum Date Datum, an welchem die XML Datei erstellt wurde, Bsp: Anzahl Records 6 Integer Anzahl Detailsätze (Arbeitnehmer) Bsp: 30 Total Bruttolöhne 13.2 Decimal Summe Bruttolöhne (Arbeitnehmer) Bsp: Total Lohnsteuerabzüge 13.2 Decimal Summe Lohnsteuerabzüge (Arbeitnehmer) Bsp: Tabelle 1: Zusammenstellung sämtlicher XML Elemente Arbeitgeber Arbeitnehmerdaten Feld Länge Format Inhalt / Beispiel oblig.? AHV-Nummer 12 Integer AHV-Nummer Bsp: Name 60 Char Name Bsp: Müller Vorname 60 Char Vorname Bsp: Hans Strasse 60 Char Strasse Bsp: Bahnhofstrasse Hausnummer 20 Char Hausnummer Nein Bsp: 8a PLZ 20 Char Postleitzahl ohne Landeskennzeichen Bsp: 9490 Ort 60 Char Ort, Bsp: Vaduz Steuergemeinde 6 Char Postleitzahl ohne Landeskennzeichen Bsp: 9490 oder leer bei nicht Lohnsteuerpflichtigen Personen und Grenzgänger. Falls die Steuergemeinde leer ist, darf das Feld Land nicht FL resp. LI enthalten. Land 3 Char FL, LI = Fürstentum Liechtenstein A, AT = Österreich CH = Schweiz x-andere Länderkennzeichen Geburtsdatum Date Geburtsdatum Bsp: Bruttolohn 13.2 Decimal Bruttolohn inkl. Vorzeichen Bsp: oder Lohnsteuer Decimal Lohnsteuerabzug inkl. Vorzeichen abzug Bsp: oder Abrechnungs- Date Datum der Abrechnung von zeitraum von Abrechnungszeitraum bis Tabelle 2: Bsp: Date Datum der Abrechnung bis Bsp: Zusammenstellung sämtlicher XML Elemente Arbeitnehmer vgl. Kapitel 2.4 vgl. Kapitel 2.4 Überblick aller Felder und Gültigkeitsbereiche Lohnsteuer Referenz Seite 11/14

12 6 Anhang 6.1 XSD Schema <?xml version="1.0" encoding="utf-8"?> <xs:schema xmlns:xdb=" xmlns:xs=" elementformdefault="qualified"> <xs:element name="arbeitgeber"> <xs:complextype> <xs:sequence> <xs:element name="peid"> <xs:restriction base="xs:nonnegativeinteger"> <xs:totaldigits value="12"/> <xs:element name="name"> <xs:maxlength value="60"/> <xs:element name="strasse"> <xs:maxlength value="60"/> <xs:element name="hausnr" minoccurs="0"> <xs:maxlength value="20"/> <xs:element name="plz"> <xs:maxlength value="20"/> <xs:element name="ort"> <xs:maxlength value="60"/> <xs:element name="steujahr"> <xs:restriction base="xs:nonnegativeinteger"> <xs:totaldigits value="4"/> <xs:element name="erstdat" type="xs:date"/> <xs:element name="anzrec"> <xs:restriction base="xs:nonnegativeinteger"> <xs:totaldigits value="6"/> Anhang Lohnsteuer Referenz Seite 12/14

13 <xs:element name="totbrutto"> <xs:restriction base="xs:decimal"> <xs:totaldigits value="13"/> <xs:fractiondigits value="2"/> <xs:element name="totlohnst"> <xs:restriction base="xs:decimal"> <xs:totaldigits value="13"/> <xs:fractiondigits value="2"/> <xs:element name="arbeitnehmer"> <xs:complextype> <xs:sequence> <xs:element name="an" type="an" maxoccurs="unbounded" xdb:maintainorder="true"/> </xs:sequence> </xs:complextype> </xs:sequence> </xs:complextype> <xs:complextype name="an"> <xs:sequence> <xs:element name="ahvnr"> <xs:restriction base="xs:nonnegativeinteger"> <xs:totaldigits value="12"/> <xs:element name="name"> <xs:maxlength value="60"/> <xs:element name="vorname"> <xs:maxlength value="60"/> <xs:element name="strasse"> <xs:maxlength value="60"/> <xs:element name="hausnr" minoccurs="0"> <xs:maxlength value="20"/> <xs:element name="plz"> <xs:maxlength value="20"/> Anhang Lohnsteuer Referenz Seite 13/14

14 <xs:element name="ort"> <xs:maxlength value="60"/> <xs:element name="steugde" minoccurs="0"> <xs:maxlength value="6"/> <xs:element name="land"> <xs:maxlength value="3"/> <xs:element name="gebdat" type="xs:date"/> <xs:element name="brutto"> <xs:restriction base="xs:decimal"> <xs:totaldigits value="13"/> <xs:fractiondigits value="2"/> <xs:element name="lohnst"> <xs:restriction base="xs:decimal"> <xs:totaldigits value="13"/> <xs:fractiondigits value="2"/> <xs:element name="abrechvon" type="xs:date"/> <xs:element name="abrechbis" type="xs:date"/> </xs:sequence> </xs:complextype> </xs:schema> Anhang Lohnsteuer Referenz Seite 14/14