Direktdatenaustausch im ebuak-portal Kund/innen

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1 Direktdatenaustausch im ebuak-portal Kund/innen Stand:

2 Inhaltsverzeichnis 1. Anmeldung zum ebuak-portal Firmen- bzw. Steuerberatungsportal UE-Verrechnung Allgemeine Informationen Direktdaten übertragen Verrechnung Rückmeldungen Meldung Austritte Allgemeine Informationen Direktdaten übertragen Archiv Protokoll Zuschlagsmeldung Allgemeine Informationen Direktdaten übertragen Direktdaten verarbeiten und freigeben Rückmeldungen Schlechtwetterverrechnung Allgemeine Informationen Direktdaten übertragen Verrechnung Rückmeldungen Abteilung IT und Organisation Direktdatenaustausch im ebuak-portal Seite: 2

3 1. Anmeldung zum ebuak-portal Die verpflichtende Nutzung der ebuak- Portalapplikationen werden im 10 Abs. 1 BSchEG sowie in 22 Abs. 6 und 33g Abs. 5 BUAG vorgeschrieben. Alle buag-pflichtigen Betriebe und der BUAK bekannten gewerbsmäßig befugter Parteienvertreter/innen (Rechtsanwält/e/innen, Berufsberechtigte im Sinne des Wirtschaftstreuhandberufsgesetzes, Bilanzbuchhaltungsberufe) verfügen über Zugangsdaten zum ebuak-portal. Der Link zum Login-Bereich befindet sich rechts oben. Durch Klicken gelangen Sie zum Anmeldebereich.Hier sind User/innenname und Passwort einzugeben und mit Anmeldung zu bestätigen. Nach erfolgreich Anmeldung wird das ebuak-portal gestartet. Ist die Anmeldung mit den Benutzer/innendaten nicht möglich, kontaktieren Sie uns unter der Abteilung IT und Organisation Direktdatenaustausch im ebuak-portal Seite: 3

4 adresse 2. Firmen- bzw. Steuerberatungsportal Auf der Startseite werden allgemeine Informationen und Neuigkeiten bekanntgegeben. Im Firmen bzw. Steuerberatungsportal werden alle vorhandenen Portalanwendungen angezeigt. Bei der Vergabe der Zugangsberechtigung wird zwischen Firmen und gewerbsmäßig befugten ParteienvertreterInnen (Berufsberechtigte im Sinne des Wirtschaftstreuhandberufsgesetzes) unterschieden. Für die Verrechnungen im BUAK-Direktdatenaustausch stehen derzeit folgende Anwendungen zur Verfügung: Schlechtwettereingabe UE-Verrechnung Meldung Austritt mit xml-file Meldungseingabe ebuak-archiv Zusätzlich gibt es die Baustellenmeldung, den Kontoauszug und die Zuschlagsentrichtung durch BeschäftigerInnen. Für Betriebe, die den Entsendebestimmungen des BUAG unterliegen, sind Verrechnungen im BUAK- Direktdatenaustausch nicht möglich. Im Bereich KundInnen Administration haben Benutzer/innen mit Administrationsrechten die Möglichkeit, weitere User/innen innerhalb, ihrer Portalzugangsberechtigung anzulegen und zu verwalten. Unter Passwort ändern besteht die Möglichkeit, Passwortänderungen mit der angemeldeten Zugangsberechtigung zu erledigen. Passwortregelungen sind auch hier zu beachten: Mindestens 8 Zeichen, ein Großbuchstabe, bereits verwendete Passwörter dürfen nicht mehr vergeben werden. Abteilung IT und Organisation Direktdatenaustausch im ebuak-portal Seite: 4

5 Unter FAQ werden die Nutzungsbedingungen für das ebuak-portal, Informationen zu den unterschiedlichen WEB-Browsern und Beschreibungen zu den einzelnen BUAK-Portalanwendungen zur Verfügung gestellt. Abteilung IT und Organisation Direktdatenaustausch im ebuak-portal Seite: 5

6 3. UE-Verrechnung 3.1. Allgemeine Informationen Die UE-Verrechnung im BUAK-Direktdatenaustausch steht derzeit Betrieben mit vorhandenem Treuhandkonto zur Verfügung. Die Anwendungen für die Verrechnung der Meldungen (SA11) und Abholung der Rückmeldung sind im Bereich Direktdaten bereitgestellt. Verrechnungen mit Direktauszahlungen an die Arbeitnehmer/innen sind unter der Rubrik Eingabe zu erledigen Direktdaten übertragen Nach Auswahl der Rubrik Direktdaten verarbeiten ist mittels der Schaltfläche Durchsuchen die xml- Datei mit den zu verrechnenden UE-Daten aus der Arbeitsumgebung des/der User/in auszuwählen. Der Dateiname der ausgewählten Datei wird angezeigt. Mit der Schaltfläche DATEI HOCHLADEN werden die UE-Einreichungsdaten der ausgewählten xml-datei an die BUAK übertragen. Nach dem erfolgreichen Hochladen der ausgewählten Datei, wird die angezeigte Schaltfläche PRÜFEN für die Prüfung der Daten betätigt. Sind die UE-Einreichungsdaten der Datei fehlerfrei, werden die Arbeitnehmer/innen mit Namen, AKZ, VSNR und den eingereichten Urlaubstagen nach Betrieb (Betriebskennzeichen) sortiert angezeigt. Abteilung IT und Organisation Direktdatenaustausch im ebuak-portal Seite: 6

7 Anzeige der UE-Einreichungsdaten Hier besteht die Möglichkeit Arbeitnehmer/innen noch vor der Verrechnung zu löschen. Dazu können einzelne Arbeitnehmer/innen mit dem Kennzeichen Löschen markiert werden, mit der Schaltfläche LÖSCHEN wird die Aktion ausgeführt. Durch Auswählen der Schaltfläche ALLE werden alle angezeigten Arbeitnehmer/innen mit Löschen markiert. Wird beim Hochladen der Daten aus der Datei der Kund/innen ein Fehler festgestellt oder sind in dieser Datei mehr als 250 Einreichungen für Arbeitnehmer/innen enthalten, wird eine Fehlermeldung ausgegeben. In diesen Fällen ist die Datei als Anhang an zu übermitteln, die Verrechnung wird von BUAK-Mitarbeiter/innen erledigt. Rückmeldungen und Verrechnungslisten werden in gewohnter Weise zur Verfügung gestellt. Es erfolgt hier nur die Prüfung der Daten auf die Richtigkeit der Meldungen lt. Schnittstellenbeschreibung für den BUAK-Direktdatenaustausch. Die Überprüfung der eingereichten Urlaubstage erfolgt bei der Verrechnung. Abteilung IT und Organisation Direktdatenaustausch im ebuak-portal Seite: 7

8 3.3. Verrechnung Die Online-Verrechnung der angezeigten Arbeitnehmer/innen wird durch Betätigen der Schaltfläche DATEI VERARBEITEN gestartet. Die Online-Verrechnung der Daten kann je nach Anzahl der eingereichten Arbeitnehmer/innen einige Zeit in Anspruch nehmen. Das Ende der Verarbeitung ist abzuwarten, nur dadurch kann die korrekte Verrechnung der UE-Einreichungen erledigt werden. Anzeige der Verrechnungsdaten Nach erfolgreicher Verrechnung, werden die verrechneten Arbeitnehme/iInnendaten mit AKZ, VSNR, Name, UE-Tage und Betriebskennzeichen aufgelistet. Die Verrechnungsliste/n werden hier als pdf-dokument zum Speichern und Drucken bereitgestellt. Wurde die UE-Verrechnung für mehrere BKZ erledigt, werden die Verrechnungslisten für alle BKZ als zip-datei als Download zur Verfügung gestellt. Spätestens am nächsten Tag können die Verrechnungslisten auch im ebuak-archiv in der Rubrik Entgeltverrechnungsliste-THK abgerufen werden. Die Rückmeldung wird im Bereich Archiv Rückmeldungen bereitgestellt. Mit der Schaltfläche NEU EINGABE wird die Startseite Direktdaten verarbeiten aufgerufen. Es kann eine neue UE-Verrechnung erledigt werden Rückmeldungen Im Bereich Archiv-Rückmeldungen werden die elektronischen Rückmeldungen der verrechneten UE- Einreichungen im BUAK-Direktdatenaustausch zur Verfügung gestellt. Abteilung IT und Organisation Direktdatenaustausch im ebuak-portal Seite: 8

9 Bei der Auswahl von Archiv-Rückmeldungen werden alle Rückmeldungen der letzten 6 Monate automatisch angezeigt, sortiert nach Aktualität absteigend. Es wird für alle Betriebe (BKZ) eines gemeldeten Datenbestandes eine eigene Datei bereitgestellt. Mit der Funktion Suchen kann nach Eingabe eines 10-stelligen Betriebskennzeichens die Einschränkung der Anzeige auf das eingegebenen erfolgen. Mit alle Rückmeldungen vom TT.MM.JJJJ erfolgt die Einschränkung der Anzeige auf den angegeben Tag. Anzeige der UE-Rückmeldungen Bei den angezeigten Rückmeldungen steht der Link Download angegeben. Mit Anklicken des Links kann die Datei auf den PC des/der Anwender/in übertragen werden. Danach steht die Rückmeldung zur Übernahme in das Lohnprogramm zur Verfügung. Abteilung IT und Organisation Direktdatenaustausch im ebuak-portal Seite: 9

10 4. Meldung Austritte 4.1. Allgemeine Informationen Seit sind Arbeitgeber/innen verpflichtet, Austritte unverzüglich der BUAK zu melden. Für die Übermittlung dieser Meldungen per xml-datei steht im ebuak-portal die Anwendung Meldung Austritte mit XML File (SA 02) zur Verfügung. In der ebuak-portalanwendung Meldungseingabe ist es ebenfalls möglich, Austrittsmeldungen für Arbeitnehmer/innen zu erfassen und zu löschen. Die Stornierung von bereits übermittelten Austrittsmeldungen ist bis zur Verrechnung des betreffenden Zuschlagsmonats mittels Meldung der vorhandenen Austrittsdaten und zusätzlich des Stornokennzeichens möglich. Nach erfolgter Zuschlagsvorschreibung können ungültige Austritte berichtigt werden Direktdaten übertragen Mit Portalanwendung Meldung Austritte mit XML File sind die Austrittsmeldungen per xml-datei (SA 02) an die BUAK zu übermitteln. Mit der Schaltfläche Durchsuchen ist die xml-datei mit der/den Austrittsmeldung/en aus der Arbeitsumgebung des/der UserIn auszuwählen. Durch Betätigen der Schaltfläche Datenbestand prüfen und ggf. speichern erfolgt die Prüfung und bei fehlerfreien Meldungen die Übertragung dieser an die BUAK. Nach erfolgreicher Übertragung der Meldungen werden alle Arbeitnehmer/innen inkl. deren Meldungen ausgegeben. Durch Klicken auf Protokoll als PDF herunterladen besteht die Möglich das angezeigte Ergebnis der Übertragung als PDF-Dokument zu speichern. Abteilung IT und Organisation Direktdatenaustausch im ebuak-portal Seite: 10

11 Wird bei der Prüfung ein Fehler festgestellt, erfolgt keine Übertragung der Meldungen der Datei an die BUAK. Auch für die fehlerfreien Meldungen findet keine Übertragung statt. Im Protokoll werden die Arbeitnehmer/innen mit den fehlerhaften Meldungen zusätzlich vorab unter Fehler angegeben. Unter Gesamtübersicht werden alle gemeldeten Daten der Datei ausgegeben. Die notwendigen Korrekturen sind zu erledigen, bis bei der Prüfung keine Fehler festgestellt werden und somit die Übertragung der Meldungen erfolgt. Abteilung IT und Organisation Direktdatenaustausch im ebuak-portal Seite: 11

12 4.3. Archiv Protokoll Unter dem Link Protokolle Suchen stehen für alle erfolgreich übertragenen Meldungen die Protokolle als Download zur Verfügung. Es werden alle BKZ, welche dem/der angemeldeten User/in zugeordnet sind, aufgelistet. Es kann nach Erstellungsdatum, BKZ und Zeitraum sortiert werden. Zusätzlich kann in den angezeigten Protokollen mittels Eingabe von BKZ bzw. Datum im Feld Textfilter gesucht werden. Durch Anklicken des Links herunterladen kann das ausgewählte Protokoll lokal gespeichert werden , , , , Abteilung IT und Organisation Direktdatenaustausch im ebuak-portal Seite: 12

13 5. Zuschlagsmeldung 5.1. Allgemeine Informationen Für die Erledigung der Zuschlagsmeldungen steht im ebuak-portal die Portalanwendung Meldungseingabe zur Verfügung. Im Bereich Direktdaten werden die Meldungen der xml-datei (SA01) verarbeitet. Die Rückmeldungen stehen spätestens am darauffolgenden Tag unter Archiv- Rückmeldungen zum downloaden bereit Direktdaten übertragen Nach Auswahl der Rubrik Direktdaten verarbeiten ist mittels der Schaltfläche Datei auswählen die xml-datei mit den zu verrechnenden Zuschlagsdaten aus der Arbeitsumgebung des/der User/in auszuwählen. Der Dateiname der ausgewählten Datei wird angezeigt. Mit der Schaltfläche Hochladen bzw. mit der Pfeiltaste werden die Meldungen der ausgewählten xml-datei an die BUAK übertragen. Nach dem erfolgreichen Hochladen der ausgewählten Datei, ist die angezeigte Schaltfläche Datei Prüfen für die Prüfung der Daten zu betätigen. Die Meldungen werden daraufhin geprüft. Alle bereits für diesen Zuschlagsmonat vorhanden Meldungen, bereits übermittelte unverzügliche Austrittsmeldungen, bereits eingegeben Eintrittsmeldungen und Urlaubsmeldungen aus UE-Verrechnungen werden bei der Prüfung und bei der Verarbeitung der Datei berücksichtigt, bleiben also bestehen. Abteilung IT und Organisation Direktdatenaustausch im ebuak-portal Seite: 13

14 5.3. Direktdaten verarbeiten und freigeben A) Fehlerfreie Meldungen Wird bei der Prüfung der Meldungen kein Fehler festgestellt, wird die Information Datei: XXXXXXXXXXXXXX.xml für Monat/2015 ist fehlerfrei ausgegeben. In der angezeigten Übersicht werden alle in der Meldung vorhanden Betriebe und die Anzahl der Arbeitnehmer/innen unter der Spalte Arbeitnehmer/innen fehlerfrei angezeigt Firma Firma Firma 3 Durch Auswahl der Schalfläche Datei verarbeiten werden die Meldungen der Arbeitnehmer/innen gespeichert. Nach der Speicherung der Meldung wird der Status Meldungen gespeichert in der Übersicht angezeigt. Ein Protokoll, über die gespeicherten Meldungen steht unter Hochladeprotokoll, diese Schaltfläche befindet sich unter der Übersicht, zum downloaden zur Verfügung Firma Firma Firma 3 Danach sind die Betriebe zur Verrechnung freizugeben. Es können in der ersten Spalte der Übersicht alle angezeigten fehlerfreien BKZ mittels Anklicken alle auswählen markiert werden bzw. können fehlerfreie BKZ einzeln ausgewählt werden. Durch Klicken auf die Schaltfläche ausgewählte Betriebe freigeben werden diese Betriebe zur Verrechnung freigegeben. Nach erfolgreicher Freigabe wird bei diesen Betrieben der Status auf freigegeben geändert. Die Freigabe zur Verrechnung ist nur für den Zuschlagsmonat möglich, welcher aktuell verrechnet wird! Abteilung IT und Organisation Direktdatenaustausch im ebuak-portal Seite: 14

15 Firma Firma Firma 3 Mittels Doppelklick auf das Betriebskennzeichen besteht jederzeit die Möglichkeit zur manuellen Meldungseingabe des ausgewählten Betriebes zu wechseln. Unter der Rubrik Übersicht Arbeitnehmer/innen können Meldungen der Arbeitnehmer/innen angesehen und auch neue Meldungen hinzugefügt bzw. bestehenden Meldungen gelöscht werden. Auch hier kann die Freigabe für die Verrechnung mittels der Schaltfläche Freigeben erfolgen. Der Wechsel zwischen den Ansichten der manuelle Eingabe und Direktdaten ist jederzeit möglich. Im Bereich Direktdaten wird immer der aktuelle Verrechnungsstatus der Betriebe angezeigt. Die Meldung für den Zuschlagsmonat ist fertiggestellt, wenn bei allen Betrieben der Status freigegeben angezeigt ist. Die detaillierte Beschreibung zur Meldungseingabe steht im ebuak-portal unter FAQ zur Verfügung. Abteilung IT und Organisation Direktdatenaustausch im ebuak-portal Seite: 15

16 Für alle Betriebe die bis 16:00 Uhr freigegeben werden, wird die Zuschlagsvorschreibung an diesem Tag erledigt und die Rückmeldung unter Archiv-Rückmeldungen als Download bereitgestellt. B) Meldungen mit Fehlern Werden bei der Prüfung der Datei Fehler festgestellt, werden Arbeitnehmer/innen mit Fehlern in der Übersicht in der letzten Spalte ausgegeben Firma Firma Firma Firma 4 Die detaillierten Informationen zu den Fehlern werden im Fehlerprotokoll ausgegeben. Durch Klicken auf Fehlerprotokoll wird das Protokoll angezeigt. Es kann zusätzlich auch mit Auswahl Fehlerprotokoll herunterladen als pdf-dokument abgespeichert werden. Es kann die Schaltfläche Datei verarbeiten ausgewählt werden. Es wird die Hinweismeldung zum weiteren Verarbeitungsprozess eingeblendet: Es werden nur Arbeitnehmer/innen mit fehlerfreien Meldungen übernommen! Arbeitnehmer/innen, bei welchen Fehler festgestellt wurden, welche im Fehlerprotokoll enthalten sind, werden nicht gespeichert. Zu beachten: Wurden bereits Meldungen für den betreffenden Zuschlagsmonat in der Meldungseingabe gespeichert, Austrittsmeldungen mit xml-file hochgeladen und/oder UE- Verrechnungen für diese/n Arbeitnehmer/innen erledigt, so bleiben diese Daten vorhanden. Mit Auswahl Datei verarbeiten wird der Verarbeitungsprozess fortgeführt und alle Meldungen der fehlerfreien Arbeitnehmer/innen werden gespeichert. Mit Abbrechen wird der Verarbeitungsprozess an dieser Stelle beendet. Es werden keine Meldungen gespeichert. Abteilung IT und Organisation Direktdatenaustausch im ebuak-portal Seite: 16

17 Nach erfolgreicher Speicherung der Meldungen wird die Übersicht um die Spalte Meldungen gespeichert erweitert Firma Firma Firma Firma Firme Firma Firme 5 Es können nun alle BKZ mit fehlerfreien Meldungen, Spalte Arbeitnehmer/innen mit Fehlern = 0 ausgewählt werden. Mit alle auswählen wird für alle fehlerfreien Betriebe dieses Häckchen gesetzt. Mit der Schaltfläche ausgewählte Betriebe freigeben wird die notwendige Freigabe zur Verrechnung erledigt Firma Firma Firma Firma Firme Firma Firme 5 Das Hochladeprotokoll und das Fehlerprotokoll stehen zur Verfügung. Sie können geöffnet und dann gedruckt bzw. als pdf-dokument gespeichert werden. Betriebe, die in der Spalte Arbeitnehmer/innen mit Fehlern nicht 0 aufweisen, müssen separat freigegeben werden. Mit Doppelklick auf das Betriebskennzeichen wird die manuelle Eingabemaske für den betreffenden Betrieb geöffnet. Abteilung IT und Organisation Direktdatenaustausch im ebuak-portal Seite: 17

18 Im Bereich Übersicht Arbeitnehmer/innen bzw. Eintritt neue/r Arbeitnehmer/innen können nun die Meldungen der nicht übertragenen Arbeitnehmer/innen ergänzt werden. Hier können alle gemeldeten Daten der Arbeitnehmer/innen des Betriebes eingesehen, gelöscht oder neue Meldungen hinzugefügt werden. Sind alle Meldungen der Arbeitnehmer/innen vollständig gespeichert, ist die Freigabe für die Verrechnung vorzunehmen. Dazu ist die Schaltfläche Freigeben rechts bzw. in der Ansicht Info Betrieb vorgesehen. Der Wechsel zwischen den Ansichten der manuelle Eingabe und Direktdaten ist jederzeit möglich. Im Bereich Direktdaten wird immer der aktuelle Verrechnungsstatus der Betriebe angezeigt. Die Meldung für den Zuschlagsmonat ist fertiggestellt, wenn bei allen Betrieben der Status freigegeben angezeigt wird. Für alle Betriebe, die bis 16:00 Uhr freigegeben werden, wird die Zuschlagsvorschreibung an diesem Tag erledigt und die Rückmeldung unter Archiv-Rückmeldungen als Download bereitgestellt. Die detaillierte Beschreibung zur Meldungseingabe steht im ebuak-portal unter FAQ zur Verfügung. Ob die Zuschlagsmeldung als Direktdatenmeldung vollständig erfolgt ist, kann in der Anwendung Meldungseingabe folgt überprüft werden. Sind mehrere BKZ zugeordnet, wird in der Ansicht Betriebsauswahl nach dem Hochladen und Freigeben der xml-datei zur Kontrolle der Freigabestatus freigegeben (Direktdaten) angegeben Musterfirma Musterfirma Abteilung IT und Organisation Direktdatenaustausch im ebuak-portal Seite: 18

19 Bei einem einzelnen BKZ ist dieser Bearbeitungsstatus unter Info Betrieb rechts oben neben dem aktuellen Zuschlagszeitraum freigegeben (Direktdaten) angeführt. Wird im Bearbeitungsstatus ausschließlich freigegeben angezeigt, wurde keine xml-datei (Direktdatendatei) verarbeitet. Der Bearbeitungsstatus freigegeben weist darauf hin, dass keine Direktdatenmeldung erfolgt ist. Solange die Zuschlagsverrechnung noch nicht vorgenommen wurde, können Sie die Meldungen nochmals bearbeiten und freigeben. In diesem Fall ist die Direktdatenmeldung im Menü Direktdaten nochmals zu erledigen. Nach dem Hochladen und Prüfen der Datei muss unbedingt die Schaltfläche Datei verarbeiten ausgewählt werden. Wird als Bearbeitungsstatuts Meldungen gespeichert ausgegeben, obwohl die xml-datei bereits verarbeitet wurde, ist die Freigabe der hochgeladenen Meldungen noch ausständig. Die Freigabe kann in der Ansicht "Info-Betrieb" rechts unten oder in der Ansicht "Übersicht Arbeitnehmer/innen" rechts oben mit den Schaltflächen "Freigeben" erledigt werden. Nach der Freigabe sollte hier (freigegeben Direktdaten) angezeigt werden Rückmeldungen Im Bereich Archiv-Rückmeldungen werden die elektronischen Rückmeldungen der verrechneten Zuschlagsmeldungen im BUAK-Direktdatenaustausch zur Verfügung gestellt. Abteilung IT und Organisation Direktdatenaustausch im ebuak-portal Seite: 19

20 Es wird für jeden Betrieb (BKZ) die Rückmeldung in einer eigenen Datei bereitgestellt. Mit der Funktion Filtern nach BKZ kann nach Eingabe eines 10-stelligen Betriebskennzeichens und Betätigen der Schaltfläche Filtern die Anzeige auf das ausgewählte BKZ eingeschränkt werden. Zusätzlich besteht die Möglichkeit, alle vorhanden Rückmeldungen von einem Zuschlagsmonat, in einem Schritt herunterzuladen. Dafür ist unter alle Rückmeldungen vom der gewünschte Zuschlagsmonat auswählen und mit herunterladen bestätigen. Damit wird der Downlaod als Zip- Datei gestartet. Anzeige der MRM-Rückmeldungen Bei den angezeigten Rückmeldungen stehen unter Herunterladen der Download als ZIP-Datei oder als XML-Datei bereit. Mittels Betätigung des jeweiligen Links kann die Datei auf den PC des/der Anwender/s/in übertragen werden. Zip-Dateien müssen vor dem Einspielen in das Lohnprogramm entzippt (entpackt, extrahiert) werden. Danach steht die Rückmeldung zur Übernahme in das Lohnprogramm zur Verfügung. Abteilung IT und Organisation Direktdatenaustausch im ebuak-portal Seite: 20

21 6. Schlechtwetterverrechnung 6.1. Allgemeine Informationen Die Verrechnungen der Schlechtwetterentschädigungen im BUAK-Direktdatenaustausch sind ebenfalls im ebuak-portal zu erledigen. In der Portalanwendung Schlechtwettereingabe im Bereich Direktdaten wird die xml-datei mit den SWE-Meldungen (SA21) übertragen und sofort online verrechnet Direktdaten übertragen In der Portalanwendung Schlechtwettereingabe im Bereich Direktdaten steht die Verrechnung der xml-dateien zur Verfügung. Mittels der Schaltfläche Durchsuchen ist die xml-datei mit den zu verrechnenden UE-Daten aus der Arbeitsumgebung des/der User/in auszuwählen. Durch Betätigen der Schaltfläche upload erfolgt die Übertragung der SWE-Meldungen der ausgewählten Datei an die BUAK. Sind die SWE-Daten der ausgewählten Datei fehlerfrei, werden die darin enthalten Meldungen summiert und die einzelnen Summen angezeigt. Es erfolgt hier ausschließlich die formale Prüfung der SWE-Meldungen auf die Vorgaben der Schnittstellenbeschreibung im BUAK-Direktdatenaustausch. Die Überprüfung der gemeldeten SWE- Daten mit den vorhandenen Wetterdaten erfolgt erst beim Verrechnungsvorgang. Bei fehlerhaften Meldungen erfolgt keine Übertragung der SWE-Meldungen der ausgewählten Datei an die BUAK, es wird eine entsprechende Fehlermeldung ausgegeben. Ist es nicht möglich, den Abteilung IT und Organisation Direktdatenaustausch im ebuak-portal Seite: 21

22 Fehler in der Datei selbst zu beheben, ist die Datei als Anhang an zu übermitteln, die Verrechnung wird von BUAK-Mitarbeiter/innen erledigt. Rückmeldungen und Verrechnungslisten werden in gewohnter Weise zur Verfügung gestellt Verrechnung Die Online-Verrechnung der angezeigten Daten wird mit der Schaltfläche SENDEN gestartet. Die Online-Verrechnung der Daten kann je nach Anzahl der eingereichten Meldungen einige Zeit in Anspruch nehmen. Das Ende der Verarbeitung ist abzuwarten, nur dadurch kann die korrekte Verrechnung der SWE-Meldungen erledigt werden. Nach erfolgreicher Verrechnung wird die Verrechnungsliste als pdf-dokument zum Speichern und Drucken zur Verfügung gestellt. Danach kann die Verrechnungsliste im Bereich Suche abgerufen werden. Spätestens am nächsten Tag können die Verrechnungslisten auch im ebuak-archiv in der Rubrik Schlechtwetterverrechnungsliste zur Verfügung. Die elektronische Rückmeldung wird im Bereich Archiv Rückmeldungen bereitgestellt Wird bei der Verrechnung die Fehlermeldung Es trat ein interner Fehler auf. Die Verarbeitung konnte nicht durchgeführt werden. ausgegeben, ist die SWE-Datei zur Verarbeitung an zu übermitteln. Mit der Schaltfläche NEUE DIREKTDATENDATEI wird die Startseite Direktdaten aufgerufen. Es kann eine neue SWE-Verrechnung erledigt werden. Abteilung IT und Organisation Direktdatenaustausch im ebuak-portal Seite: 22

23 6.4. Rückmeldungen Im Bereich Archiv-Rückmeldungen werden die elektronischen Rückmeldungen der verrechneten SWE-Meldungen im BUAK-Direktdatenaustausch zur Verfügung gestellt. Bei Auswahl von Archiv-Rückmeldungen werden alle Rückmeldungen der letzten 6 Monate automatisch angezeigt, sortiert nach Aktualität absteigend. Es werden alle Betriebe (BKZ) eines gemeldeten Datenbestandes (Bestandskennzeichen, Trägernummer) in einer Datei zusammengefasst. Zusätzlich besteht mit der Funktion Suchen nach Eingabe eines 10-stelligen Betriebskennzeichens die Einschränkung der Anzeige auf das eingegebenen BKZ zur Verfügung. Anzeige der SWE-Rückmeldungen Bei den angezeigten Rückmeldungen steht der Link Download angegeben. Mittels Betätigung des Links kann die Datei auf den PC des/der Anwender/in übertragen werden. Danach steht die Rückmeldung zur Übernahme in das Lohnprogramm zur Verfügung. Abteilung IT und Organisation Direktdatenaustausch im ebuak-portal Seite: 23