Muster Einladungsschreiben mit Zuschlagkriterien für Stufe 2 Verhandlungsverfahren

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1 Muster Einladungsschreiben mit Zuschlagkriterien für Stufe 2 Verhandlungsverfahren Büro Straße PLZ Ort Vorab ohne Anlagen per Fax an xyz Generalsanierung Hallenbad Marktredwitz VgV Verhandlungsverfahren Techn. Ausrüstung, TED 2017/S - LOS 1 HLS / LOS 2 BWT Einladung zur Verhandlung mit Aufforderung zur Präsentation am Wochentag, den xx.yy.2018 Sehr geehrte Damen und Herren, wir freuen uns Ihnen mitteilen zu dürfen, dass Ihr Büro zu den Bewerbern zählt, die im Ergebnis des Teilnahmewettbewerbs für die Vergabeverhandlungen Los 1 / 2 ausgewählt wurden. Die Stadt Marktredwitz möchte Ihnen deshalb die Gelegenheit bieten, sich und Ihr Büro am: Wochentag, den xx.yy.2018 um..:.. Uhr im Technischen Rathaus, Böttgerstraße, 961 Marktredwitz im Vortragssaal EG, im Rahmen eines persönlichen Gespräches vorzustellen. Bitte warten Sie im Vorraum auf Ihren Aufruf. 1. Ablauf des Verhandlungsgespräches Für das Verhandlungsgespräch sind insgesamt 60 Minuten eingeplant. Diese gliedern sich wie folgt: Kurze Bürovorstellung Präsentation Ihres Büros / Bewältigung der geforderten Aufgabenstellung Rückfragen und ergänzende Erläuterungen, allgemeine Diskussion / Honorarverhandlung: Min. 40 Min. 1 Min. Im Rahmen der Verhandlung sind Sie aufgefordert, die Bewältigung der geforderten Leistungen anhand Ihrer Angebotspräsentation unter Berücksichtigung der unter Pkt. 2. aufgeführten Bewertungskriterien auf Grundlage der Vergabeunterlagen zu präsentieren. Es wird erwartet, dass die von Ihnen benannten Projektverantwortlichen für die Planungs- und Ausführungsphase anwesend sind und dass diese für die Fragen des Auswahlgremiums zur Verfügung stehen. Weiterhin setzen wir voraus, dass die Projektverantwortlichen die gleichen Personen sind, welche Sie in Ihren Bewerbungen vorgestellt haben. Für Ihre Präsentation steht ein PC / Notebook (ausgestattet mit der gängigen MS Office Software inkl. PowerPoint Dateien können per USB- Stick oder CD eingelesen werden) und ein Beamer sowie eine passende Projektionsfläche zur Verfügung. Wir würden Sie bitten, Ihre Präsentation bzw. Ihre kompletten Angebotsunterlagen als Tischvorlage in 2-facher Ausfertigung in Papierform sowie 1-fach in digitaler Form (USB / CD) zur Verhandlung mitzubringen. Die Unterlagen verbleiben bei der Vergabestelle und werden nicht zurückgegeben. Kosten für das Verfahren werden nicht erstattet. Mit diesem Schreiben erhalten Sie zusätzliche Unterlagen der vorliegenden Vorplanung auf CD. Die Unterlagen sollen Sie in die Lage versetzen, sich ein konkretes Bild von der anstehenden Bauaufgabe zu machen und sich konstruktiv damit auseinander zu setzen. Gleichzeitig bilden diese Unterlagen die Grundlage für Ihr Honorarangebot. Die übersendeten Unterlagen sind vertraulich zu behandeln und dürfen ausschließlich für den Zweck der Bewerbung im Rahmen dieses VgV Verfahrens verwendet werden. Seite 1

2 2. Zuschlagskriterien Los 1 HLS / Los 2 BWT Der Zuschlag erfolgt je Los auf das wirtschaftlichste Angebot mit dem besten Preis-Leistungs-Verhältnis. Dabei werden folgende Kriterien maßgebend sein: Kriterien je Los: Punkte: 0. Kurze Bürovorstellung allgemein 0 1. Fachkunde und Qualifikation 20 - Der Bewerber soll darlegen, wie die eigenen Erfahrungen und Kenntnisse bezogen auf die gestellte Bauaufgabe umgesetzt werden können. - Dargestellt werden soll die zu erwartende fachliche Leistung mit vergleichbaren Anforderungen der Bauaufgabe Generalsanierung Hallenschwimmbad - aufbauend auf den Kenntnissen und Erfahrungen vergleichbarer Projekte - welche eine wirtschaftliche, funktionale, zweckmäßige und nachhaltige Fachplanung Techn. Ausrüstung erkennen lässt. o o Los 1 mit Schwerpunkt HLS Los 2 Badewassertechnik - Der Bewerber wird insbesondere gebeten, aus seiner Sicht bekannte Besonderheiten oder erwartete Schwierigkeiten der vorliegenden Planung aufzuzeigen sowie eigene Lösungsansätze für Planung und Bauausführung zu benennen. 2. Projektabwicklung / Organisation / Qualitätssicherung / Dokumentation - Dargestellt werden soll aufgabenbezogen die grundsätzliche Herangehensweise und vorgesehene Aktivitäten sowie eingesetzte Hilfsmittel während Planungs- und Ausführungsphase. - Zusammenarbeit mit Auftraggeber und Nutzer und allen Beteiligten 3. Mitwirken bei der Kosten- und Terminsteuerung 20 - Dargestellt werden soll aufgabenbezogen die grundsätzliche Herangehensweise bzw. eingesetzte Hilfsmittel oder Kontrollinstrumente zur Ermittlung, Überwachung und Einflussnahme der Kosten über den gesamten Projektzeitraum in den einzelnen Phasen. - Gewünscht ist weiterhin eine Aussage zu den genannten Baukosten. - Dargestellt werden sollen Erläuterungen zur Einflussnahme und Überwachung des Bereiches Termine unter Darstellung eingesetzter Hilfsmittel oder Kontrollinstrumente. Es sind Erläuterungen wichtig, wie Planungs- und Bautermine aufgestellt und überwacht werden und wie bei Abweichungen vom Soll reagiert wird. - Eine Aussage zu den genannten Terminen wird erbeten. 4. Kapazitäten und Präsenz - Es wird eine Aussage erwartet über die kurzfristige Verfügbarkeit des vorgestellten Projektteams für einen umgehenden Planungsbeginn (Kapazitäten). - Es wird eine Aussage zur grundsätzlichen Verfügbarkeit während der Planungs- und Ausführungsphase sowie speziell zur Präsenz vor Ort während der gesamten Bauphase erwartet.. Gesamteindruck Präsentation / Eindruck der verantwortlichen Personen 20 - Bewertet wird der qualitative Gesamteindruck der Präsentation (z.b. Inhalt, Struktur, Herangehensweise) um Rückschlüsse auf eine spätere Projektbearbeitung zu ziehen. - Bewertet wird aufgabenbezogen der persönliche Eindruck der anwesenden Personen: - Projektleiter/in - Stellvertreter/in 6. Honorar im Rahmen der HOAI 20 Honorarvorschlag (Vergleichende Bewertung nach Vorprüfung / Bewertung nach Verhandlung) Summe max. 0 Seite 2

3 Dargestellt werden soll jeweils die zu erwartende fachliche Leistung und Arbeitsweise - aufbauend auf der eigenen Fachkunde, Kenntnissen und Erfahrungen welche die Qualität der eigenen Leistung bezogen auf die anstehende Bauaufgabe erkennen lässt. Die Bewältigung der Aufgabenstellung kann zusätzlich durch Präsentation von Leistungen bei vergleichbaren Referenzprojekten dargestellt werden. Es werden keine Details oder ausgearbeitete Lösungsvorschläge gefordert. Es wird bewertet, ob mit der jeweils dargestellten Methodik der Herangehensweise und den geplanten Aktivitäten die wirtschaftliche Umsetzung und Lösung der gestellten Bauaufgabe unter Einhaltung der Projektziele über alle Projektphasen sicher erreichbar scheint. Maßgebend für die Entscheidung, mit wem die Vertragsverhandlungen aufgenommen werden, ist die Platzierung in der Auswertung der Juroren je Los. 3. Honorarangebot je Los 1 HLS / Los 2 BWT Aus Gründen der Vergleichbarkeit der Honorare gehen Sie bitte von folgenden Vorgaben aus: - Bestimmungen der HOAI 2013, Teil 4 Fachplanung, Abschnitt 2 Techn. Ausrüstung 3 ff. - Einstufung je nach Schwierigkeit und Objekt je Anlagengruppe in die maßgeblichen Honorarzonen nach HOAI 6 bzw. Anlage 1 zu 6 Absatz 3 und hier Objektliste nach Punkt Erbringung der Leistungsbilder der LPH (3) 4 9 der HOAI, - Vertragsabschluss erfolgt auf Basis des Kommunalen Vertragsmusters nach HAV-KOM - Der Vertrag wird stufenweise geschlossen. Zuerst die Stufe 1 mit Leistungsphasen (3) 4. - Die Planung und Bauausführung soll in einem Zuge erfolgen Eine Entwurfsplanung einschl. Kostenberechnung wurde erstellt und liegt den Unterlagen bei. Wir bitten diese zu prüfen und in Bezug auf die Vollständigkeit und einen ggf. nach Ihrer Einschätzung notwendigen Leistungsumfang der LPH 3 zu bewerten. Maßgebliche Kosten nach DIN 276, alle Kosten in Euro: - KoGR 200 Herrichten und Erschließen 2.00,00 - KoGR 300 Bauwerk ,31 - KoGR 400 technische Anlagen ,00 o 4 GWA ,00 o 420 WA ,00 o 430 LA ,00 o 440 SA ,00 o 40 FI 79.11,00 o 476 BWT ,00 o 480 GAA (zu ) ,00 o 480 GAA (zu ) 2.300,00 o 490 sonstige (zu ) 1.200,00 - KoGR 00 Außenanlagen 112.4,00 - KoGR 600 Ausstattung 0,00 - KoGR 700 Baunebenkosten (ca. 2 % aus ) ,8 Zwischensumme Gesamtsumme Ihr Honorarvorschlag muss enthalten: ,89 netto Zzgl. 19 % MwSt , ,04 brutto - nachvollziehbare Ermittlung des Angebotspreises (Rechenweg) mit Endsumme - Nach eigener Einschätzung / Prüfung: o Honorarzone und -Satz o Höhe von Zuschlägen (Umbauzuschlag/ mitzuverarbeitende Bausubstanz mvb im Bestand) - Angaben zu Nebenkosten oder Nebenkostenpauschale, einschl. Kopierkosten (ohne LV) und einschl. Reisekosten - Angaben zu Ihren Stundensätzen. Dazu gehen Sie bitte von folgenden fiktiven Ansätzen aus: Stunden für den Auftragnehmer, Stunden für Mitarbeiter (Projektleiter / Ingenieure), Stunden für Mitarbeiter (Zeichner, Techniker) Seite 3

4 - Es werden Aussagen erwartet zu Honoraren für folgende Leistungen o Honorar nach HOAI 8 (3) für die Einarbeitung in die vorh. Unterlagen und Übernahme dieser für die weitere Planung (ohne Einfluss auf die Wertung des Gesamthonorars im Falle der Teilnahme des Erstellers Vorentwurf) o Beraten des AG und Mitwirken bei Förderanträgen und Verwendungsnachweis (die Antragsstellung erfolgt durch den AG selbst) o Weitere Besondere Leistungen nach Einschätzung des Bewerbers, wenn dies der Fall ist, bitten wir um ein Honorarangebot für diese Leistungen Für die Wertung wird der Angebotspreis wie folgt in eine Punkteskala von 0 bis 20 Punkten normiert: - 20 Punkte erhält das wertbare Angebot mit dem niedrigsten Preis - 0 Punkte erhält ein fiktives Angebot mit dem 1, fachen des niedrigsten Preises, oder höher Die Punktermittlung für die wertbaren Angebote zwischen dem niedrigsten und dem 1, fachen Preis erfolgt über lineare Interpolation mit bis zu einer Stelle nach dem Komma. Der Auftraggeber behält sich vor, im Ergebnis der vergleichenden Vorprüfung Ihres Honorarvorschlages noch vor den Verhandlungsgesprächen weitere konkretisierende Honorarfragen an alle Teilnehmer gleichermaßen zu stellen bzw. bei Bedarf die Bedingungen für alle Bewerber gleichermaßen anzupassen. Die Honorarangebote aller Bewerber sollen im Rahmen der Angebotspräsentation endverhandelt werden. 4. Rückfragen, Besichtigung, Abgabetermin Rückfragen zum Verfahren bzw. zur Erstellung der Honorarangebote sind grundsätzlich schriftlich bis spätestens Wochentag, den xx.yy.2018 an die Stadt Marktredwitz zu stellen. Die Antworten auf diese Fragen werden ggf. schriftlich anonymisiert an alle Bewerber weiter gegeben. Es wird kein Kolloquium oder ähnliches stattfinden. Es besteht die Möglichkeit zur persönlichen Besichtigung vor Ort. Abgabetermin ist der Wochentag, der xx.yy.2018 um..:.. Uhr - Das Honorarangebot muss unterschrieben sein - Ausfertigung 2-fach in Papierform und 1 x digital (Format pdf) auf Datenträger - Abgabe im gekennzeichneten verschlossenen Umschlag - Die eingereichten Unterlagen werden nicht zurückgegeben. Kontaktstelle für Rückfragen / Besichtigung / Abgabe Honorarangebot: Stadt Marktredwitz Stadtwerke Betriebsverwaltung Bäder Vergabestelle Herr Kolb Böttgerstraße, 961 Marktredwitz Zu Händen von: Herrn Stefan Kolb Telefon: ; Fax: stefan.kolb@marktredwitz.de. Teilnahme- und Annahmebestätigung Wir erbitten Ihre Zustimmung durch Rückgabe Ihrer ausgefüllten unterschriebenen Bestätigung. Mit freundlichen Grüßen Unterzeichner Seite 4

5 Teilnahme- und Annahmebestätigung zum VgV Techn. Ausrüstung - Los 1 HLS - Los 2 BWT VgV Verfahren Generalsanierung Hallenbad Marktredwitz am Wochentag, den xx.yy.2018 um Uhr, im technischen Rathaus Marktredwitz BESTÄTIGUNG bitte sofort nach Erhalt unterschrieben zurückfaxen: +49 (0) Die Einladung zur Präsentation mit der Aufgabenbeschreibung den Zuschlagskriterien und den Anlagen haben wir erhalten und stimmen diesen zu. Wir werden zum genannten Termin ein Honorarangebot abgeben sowie am Verhandlungstermin teilnehmen. Datum Büroname / Stempel / Unterschrift Seite