Anforderungen 2016 und 2017

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1 REGISTRIERKASSENPFLICHT Anforderungen 2016 und 2017 Stand 30.Oktober

2 Registrierkassenpflicht - Stand Seite 2 INHALTSVERZEICHNIS 1. REGISTRIERKASSENPFLICHT DIE WICHTIGSTEN INFORMATIONEN REGISTRIERKASSENPFLICHT AB Anforderungen an die Kasse ab Umgang bei Kassenausfällen ( 17 Abs. 5 RKS-V) Prüfung der Datensicherheit der Registrierkassen ( 19 Abs. 2 RKS-V) Belegerteilungspflicht ab TECHNISCHE SICHERHEITSEINRICHTUNG BEI KASSENSYSTEMEN AB Signaturerstellung Prüfung des Startbelegs Datenerfassungsprotokoll, Datensicherung und Datenverlust Umgang bei Kassenausfällen ab Meldungen der Summenspeicher SONDERFÄLLE Durchlaufende Posten und freiwillige Belege Geschlossene Systeme Verwendung einer Registrierkasse von mehreren Unternehmen Leistungen außerhalb der Betriebsstätte ( 7 BarUV 2015) Leistungen von Ärzten Verkauf und Einlösen von Gutscheinen FÖRDERUNG KONKRETE LÖSUNGEN ZUR REGISTRIERKASSENPFLICHT BESTEHENDE FAKTURENSOFTWARE EINFACHE PC-SOFTWARELÖSUNG UMFANGREICHE PC-SOFTWARELÖSUNG WEGFALL DER REGISTRIERKASSENPFLICHT ( 8 BARUV 2015) ÜBERBLICK ÜBER DIE GRENZEN DER REGISTRIERKASSENPFLICHT BEENDIGUNG DER REGISTRIERKASSENPFLICHT WEITERFÜHRENDE INFORMATIONEN: RECHTLICHE GRUNDLAGEN BEISPIEL DATENERFASSUNGSPROTOKOLL (DEP) BEISPIELE FÜR HANDELSÜBLICHE BEZEICHNUNGEN STRAFEN... 17

3 Registrierkassenpflicht - Stand Seite 3 1. REGISTRIERKASSENPFLICHT DIE WICHTIGSTEN INFORMATIONEN Für die Umsetzung der Registrierkassenpflicht gibt es zwei relevante Stichtage: Registrierkassenpflicht samt Belegerteilungspflicht, jedoch Übergangsschonfrist: - die ersten drei Monate bis Ende März 2016 werden generell straffrei bleiben, - bis Ende Juni 2016 gilt Straffreiheit nur bei Begründung, - ab keine Straffreiheit mehr Technische Sicherheitseinrichtung bei Kassensystemen 1.1 REGISTRIERKASSENPFLICHT AB Eine Registrierkasse* ist gemäß 131b Abs. 1 Bundesabgabenordnung ab (entsprechend der Kassenrichtlinie, Vgl. KRL 2012) verpflichtend für Betriebe, deren Gesamt-Jahresumsatz EUR ,- übersteigt und wenn die darin enthaltenen Barumsätze** EUR 7.500,- überschreiten * Definition Registrierkasse: ein elektronisches Aufzeichnungssystem zur Einzelerfassung von Barumsätzen. Barumsätze sind jene Umsätze, die mittels Bargeld, Bankomatkasse oder Kreditkarte bezahlt werden; aber auch andere vergleichbare elektronische Zahlungsformen, Barschecks, Gutscheine, Bonds und Geschenkmünzen gehören dazu. Als Registrierkasse können auch serverbasierte Aufzeichnungssysteme, Waagen und Taxameter mit Kassenfunktionen dienen. ** Relevante Barumsätze: es zählen nur Umsätze aus den betrieblichen Einkunftsarten (Gewerbebetrieb, selbständige Arbeit, Einkünfte aus Land- und Forstwirtschaft (Ausnahme: vollpauschalierte Landwirte). Es zählen nicht Einkünfte aus V&V, nichtselbständige Arbeit, Einkünfte aus Kapitalvermögen und sonstige Einkünfte. Ab dem erstmaligen Überschreiten der oben genannten Grenzen muss der Unternehmer mit Beginn des viertfolgenden Monats nach Ablauf des Voranmeldezeitraums für die Umsatzsteuer (Kalendermonat oder Kalendervierteljahr) ein Kassensystem haben. Als Beobachtungszeitraum gilt bereits das Jahr 2015! Wer von Jänner bis September 2015 die Grenzen unterliegt bereits mit der Registrierkassenpflicht. Beispiel 1: Erstmaliges Überschreiten der Gesamtumsatzgrenze und Barumsatzgrenze im November 2015 (Jänner bis November ,- Umsatz, davon mehr als 7.500,- bar). Ist der Voranmeldungszeitraum der Kalendermonat besteht die Registrierkassenpflicht ab , im Falle des Kalendervierteljahres ab Beispiel 2: Neugründung eines Unternehmens am Umsätze April bis August 2016: ,- davon mehr als 7.500,- Barumsätze. Ist der Voranmeldungszeitraum der Kalendermonat, besteht die Registrierkassenverpflichtung ab , im Falle des Kalendervierteljahres ab Beispiel 3: jemand wird mit 2016 sein Unternehmen verlässlich einstellen => keine Registrierkassenpflicht Beispiel 4: wenn jemand verlässlich in 2016 alle Barumsätze verlässlich auf z.b. Zahlschein umstellen wird => keine Registrierkassenpflicht Beleg: ein Beleg muss übrigens NICHT zwingend in Papierform sein, auch ein elektronisch zugestellter Beleg via Mail, Web-Link, App, gilt als Beleg, wenn er die Formvorschriften erfüllt.

4 Registrierkassenpflicht - Stand Seite Anforderungen an die Kasse ab 2016 Eine Registrierkassa hat folgende Erfordernisse ab 2016 zu erfüllen: Datenerfassungsprotokoll (DEP): Erfassung und Abspeicherung jedes einzelnen Barumsatzes mit den Belegdaten gemäß 132a Abs. 3 BAO (Belegerteilungspflicht) ab Drucker für Barbelege oder Vorrichtung zur elektronischen Übermittlung der Zahlungsbelege ab Umgang bei Kassenausfällen ( 17 Abs. 5 RKS-V) Erfassung über eine andere Kasse Erfassung auf Papier: sollte die Erfassung über eine andere Kasse nicht möglich sein, sind die Barumsätze händisch zu erfassen und Zweitschriften der Belege aufzubewahren. Nach der Fehlerbehebung sind die Einzelumsätze anhand der aufbewahrten Zweitschriften nach zu erfassen und die Zweitschriften dieser Zahlungsbelege aufzubewahren ( 132 BAO) Prüfung der Datensicherheit der Registrierkassen ( 19 Abs. 2 RKS-V) Auf Verlangen der Organe der Abgabenbehörde hat der Unternehmer das Datenerfassungsprotokoll für einen vom Organ der Abgabenbehörde vorgegebenen Zeitraum auf einen externen Datenträger zu exportieren und zu übergeben. Der Datenträger ist vom Unternehmer bereitzustellen Belegerteilungspflicht ab Ab besteht gemäß 132a BAO unabhängig von der Registrierkassenpflicht(!) - eine Belegerteilungspflicht. Bei allen Barzahlungen ist ein Beleg zu erstellen und dem Käufer auszuhändigen. Als Beleg gilt auch ein entsprechender elektronischer Beleg, welcher unmittelbar nach erfolgter Zahlung für den Zugriff durch den die Barzahlung Leistenden verfügbar ist. Der Kunde hat den Beleg entgegenzunehmen und bis außerhalb der Geschäftsräumlichkeiten mitzunehmen. Die Nichtentgegennahme bzw. Nichtmitnahme des Belegs durch den Kunden hat jedoch keine finanzstrafrechtlichen Konsequenzen. Der leistende Unternehmer hat eine Durchschrift oder elektronische Abspeicherung durchzuführen und wie alle Buchhaltungsunterlagen 7 Jahre aufzubewahren. Keine Belegerteilungspflicht besteht für Betriebe der Kalte-Hände-Regelung*, wirtschaftl. Geschäftsbetriebe begünstigter Körperschaften (gemeinnützige Vereine, kleine Feuerwehrfeste, entbehrliche Hilfsbetriebe wie gesellige Veranstaltungen maximal im Ausmaß von 48 h im Jahr), Onlineshops, sowie Fahrausweisautomaten und Automaten mit Einzelumsätzen bis 20 Euro; (Automaten, die vor dem in Betrieb genommen werden, dürfen bis verwendet werden). * Die Kalte-Hände-Regelung betrifft Umsätze von Haus zu Haus, auf öffentlichen Wegen, Straßen, Plätzen oder anderen öffentlichen Orten, jedoch nicht in Verbindung mit fest umschlossenen Räumlichkeiten; (als fest umschlossene Räumlichkeit gilt auch ein Taxi). Beispiele sind Maronibrater, Marktstandverkäufer oder Betreiber von Schirmbars, offenen Verkaufsbuden und offenen Verkaufsfahrzeugen. Die Erleichterung der Kalte-Hände-Regelung besteht in der Befreiung von der Belegerteilungspflicht und der Registrierkassenpflicht sowie in der vereinfachten Losungsermittlung mittels Kassasturz. Ab gilt die Kalte-Hände-Regel nur noch bis zu einem Gesamt-Jahresumsatz von Wichtig: nicht unter die Kalte-Hände- Regel zählt es, wenn der entsprechende Umsatz "im Freien" direkt neben einer umschlossenen Räumlichkeit des Unternehmers stattfindet; also z.b. ein Maronibratstand, der direkt neben dem Geschäftslokal des Unternehmers betrieben wird, oder eine Ausschank unter einem Schirm direkt neben dem Lokal des Unternehmers; denn dann ist dem Unternehmer zuzumuten, dass er in das Geschäftslokal geht, den Umsatz in der Kassa dort erfasst und den Beleg zum Kunden bringt.

5 Registrierkassenpflicht - Stand Seite 5 Die Mindest-Angaben eines Beleges umfassen ab : Bezeichnung des Unternehmens fortlaufende Belegnummer mit einer oder mehreren Zahlenreihen, die zur Identifizierung des Geschäftsvorfalls einmalig vergeben werden Datum der Belegausstellung Menge und handelsübliche Bezeichnung der Ware oder Dienstleistung Betrag der Barzahlung Ab müssen bei Verwendung von elektronischen Kassen mit Sicherheitseinrichtung folgende Angaben auf jedem Beleg aufscheinen: Kassenidentifikationsnummer Bezeichnung des Unternehmens fortlaufende Belegnummer mit einer oder mehreren Zahlenreihen, die zur Identifizierung des Geschäftsvorfalls einmalig vergeben werden Datum und Uhrzeit der Belegausstellung Menge und handelsübliche Bezeichnung der Ware oder Dienstleistung Betrag der Barzahlung nach Steuersätzen getrennt maschinenlesbarer Code (OCR, QR-Code, oder Link) Beispiel für die Belegmerkmale ab sind umfangreicher

6 Registrierkassenpflicht - Stand Seite TECHNISCHE SICHERHEITSEINRICHTUNG BEI KASSENSYSTEMEN AB Ab müssen alle Kassensysteme zusätzlich über einen Manipulationsschutz, eine technische Sicherheitseinrichtung gemäß 131b Abs.2 verfügen. Diese Sicherheitseinrichtung besteht aus einer Verkettung der Barumsätze mit Hilfe der elektronischen Signatur der Signaturerstellungseinheit und ist in der RKS-V sowie der dazugehörigen Anlage (Detailspezifikationen) geregelt. Folgende Vorgaben sind einzuhalten: Schnittstelle zu einer Sicherheitseinrichtung mit einer Signaturerstellungseinheit Jeder Beleg muss mit einem maschinenlesbaren Code, der die Daten laut 10(2) RKS-V zu enthalten hat, versehen werden Ein Datenerfassungsprotokoll (DEP), in dem jeder einzelne Barumsatz inkl. der elektronischen Signatur zu erfassen und abzuspeichern ist, ist zu führen. Dabei sind zumindest die Belegdaten gemäß 132a(3) BAO festzuhalten. Jeder einzelne Barumsatz, sowie die nachfolgenden erklärten Monats- und Schlussbelege, werden elektronisch signiert. Dabei ist eine elektronische Signatur von der Signaturerstellungseinheit anzufordern und auf dem zugehörigen Beleg als Teil des maschinenlesbaren Codes anzudrucken. In die Signaturerstellung sind die Daten laut 9(2) RKS- V einzubeziehen. Verschlüsselungsalgorithmus AES 256 Kassenidentifikationsnummer Die Registrierkasse darf keine Vorrichtungen enthalten, über die das Ansteuern der Sicherheitseinrichtung umgangen werden kann. Zur Vorbereitung auf die verpflichtende Einführung einer technischen Sicherheitseinrichtung treten bereits mit folgende Bestimmungen in Kraft: Inbetriebnahme der Sicherheitseinrichtung für die Registrierkasse ( 6 RKS-V) Beschaffung der Signaturerstellungseinheit ( 15 RKS-V) Registrierung der Signaturerstellungseinheit ( 16 RKS-V, Anmeldung über Finanz Online) Die Kasse muss einen Startbeleg, der eine Prüfung entsprechend 6(4) RKS-V ermöglicht, erzeugen können. Datenbank über Sicherheitseinrichtungen für die Registrierkassen ( 18 RKS-V) Sachverständige Begutachtung geschlossener Gesamtsysteme ( 21 RKS-V) Feststellungsbescheid über geschlossene Gesamtsysteme ( 22 RKS-V)

7 Registrierkassenpflicht - Stand Seite Signaturerstellung Jeder Barbeleg ist in einem Datenerfassungsprotokoll (DEP) zu registrieren, in dem unter anderem der Betrag und die bisherige Summe aller Barbeträge sowie eine Signatur über wesentliche Bestandteile des Bons (Belegnummer, Barbetrag nach Steuersätzen, Umsatzzähler, Signatur des letzten Bons) zu erfassen sind. Die Signatur ist mit Hilfe des dem Unternehmen eindeutig zugeordneten Zertifikats zu erstellen. Die Signaturerstellungseinheit hat dabei jenen Anforderungen für qualifizierte Signaturzertifikate entsprechen. Diese qualifizierte Signatur ist auch in Form eines QR-Codes am Bon anzudrucken. Sollte der Drucker aus technischen Gründen keine QR-Codes drucken können, so ist alternativ der Andruck in maschinenlesbarer Form (OCR) als Zeichenkette möglich. Ebenso ist es möglich, dass am Bon nur ein (maschinenlesbarer) Link zu diesen Daten angedruckt wird. Die Signatur muss folgende Angaben beinhalten: Kassenidentifikationsnummer (hat ein Unternehmer nur eine Kassa, kann es die Nummer 1 sein, aber auch Begriffe wie Kassa Linz, Kassa Wien sind möglich) fortlaufende Nummer des Barumsatzes (mehrere Belegkreise sind erlaubt) Datum und Uhrzeit der Belegausstellung Betrag der Barzahlung nach Steuersätzen getrennt Umsatzzähler (verschlüsselt AES 256) Seriennummer Signaturzertifikat Signaturwert des vorhergehenden Barumsatzes Dadurch, dass in der Signatur somit der aktuelle Umsatzstand (im Umsatzzähler) enthalten ist, sowie der Barumsatz des Beleges und der Umsatzstand des letzten Beleges, ist eine eindeutige Verkettung vorhanden. Es kann damit nicht einfach ein Beleg aus der Kette gelöscht werden, wodurch eine gewisse Manipulationssicherheit erreicht wurde. Die dafür benötigte Signaturerstellungseinheit (eine technische Sicherheitseinrichtung) kann auch außerhalb der Kasse realisiert werden: derzeit sind nur Hardwarelösungen zulässig wie ein Kartenleser mit Smartcard* (=eine Chipkarte, Aufrüstungskosten inkl. Kartenleser ab etwa ). Das notwendige Signaturzertifikat ist bei einem Zertifizierungsdiensteanbieter im EU/EWR-Raum oder in der Schweiz zu beziehen. * Über einen Adapter wird eine sogenannte Smartcard mit der Registrierkasse verbunden. Die Smartcard erzeugt eine digitale Signatur, die auf den Beleg gedruckt und auf der Smartcard gespeichert wird. In Österreich gibt es für Signaturenzertifikate GLOBALTRUST oder A-Trust. Ein Zertifikat ist immer nur EINEM Unternehmen eindeutig zugeordnet und beinhaltet folgende Angaben: Ordnungsbegriff des Unternehmens Wert des OID Österreichische Finanzverwaltung Registrierkasseninhaber Seriennummer des Signaturzertifikats Beginn und Ende der Gültigkeit (Hinweis: Ein abgelaufenes Zertifikat darf weiter verwendet werden solange es als sicher gilt)

8 Registrierkassenpflicht - Stand Seite Prüfung des Startbelegs Bei der Inbetriebnahme der Sicherheitseinrichtung in der Registrierkasse muss eine Registrierung über Finanzonline erfolgen und ein Startbeleg mit dem Betrag Null erstellt werden, der 7 Jahre aufzuheben ist. Für die Prüfung des Startbeleges wird das BMF eine Prüfsoftware zur Verfügung stellen Datenerfassungsprotokoll, Datensicherung und Datenverlust Alle Umsätze sind mit ihren Belegdaten in einem Datenerfassungsprotokoll (DEP) zu speichern. Gemäß 7 RKS-V muss dieses DEP ab jederzeit auf einen externen Datenträger kopiert werden können. Zusätzlich muss jedenfalls vierteljährlich eine Datensicherung auf einem elektronischen externen Medium (z.b. USB-Stick, DVD, externe Festplatte) in einem bestimmten Format erfolgen. Die Unveränderbarkeit der Daten muss gegeben sein, indem der Monatsbeleg als letzter Beleg enthalten ist. Im Falle eines Datenverlustes ist die Einrichtung eines neuen Datenerfassungsprotokolls erforderlich. Hierbei ist der Signaturwert des vorhergehenden Barumsatzes bzw. des zuletzt verfügbaren Barumsatzes zu verwenden. Trainings- und Stornobuchungen sind wie Barumsätze ebenso zu erfassen und müssen eindeutig als solche Belege gekennzeichnet sein Umgang bei Kassenausfällen ab Bei Ausfällen der Kasse darf weiter kassiert werden. Grundsätzlich sollen gemäß 17 Abs. 4 RKS-V bei einem Ausfall der Signaturerstellungseinheit die Barumsätze auf einer anderen Registrierkasse (mit Anbindung zu einer Signaturerstellungseinheit) erfasst werden. Sollte die Erfassung an einer Kasse ohne Sicherheitseinrichtung erfolgen (Ausfall der Signatureinrichtung aufgrund z.b. einer defekten Karte), so ist am Beleg ein entsprechender Aufdruck Sicherheitseinrichtung ausgefallen anzudrucken. Bei Wiederinbetriebnahme ist ein signierter Sammelbeleg zu erstellen. Die Erfassung auf Papier (mit Durchschlag/Zweitschriften und Nacherfassung) ist dann erforderlich, wenn keine andere Registrierkasse zur Verfügung steht. Eine Meldung ( 17 RKS-V) über den Systemausfall an Finanz Online hat ohne unnötigen Aufschub - in folgenden Fällen zu erfolgen: Ausfall nicht nur vorübergehend (mehr als 48 Stunden) Diebstahl oder Verlust der Signaturerstellungseinheit oder Registrierkasse Funktionsverlust der Signaturerstellungseinheit oder Registrierkasse Außerbetriebnahme der Signaturerstellungseinheit oder Registrierkasse; ein Schlussbeleg ist zu drucken Dabei sind Grund und Beginn des Ausfalls oder der Außerbetriebnahme bekanntzugeben.

9 Registrierkassenpflicht - Stand Seite Meldungen der Summenspeicher Zu jedem Monatsende sind die Zwischenstände des Umsatzzählers zu ermitteln (Monatszähler) und im Datenerfassungsprotokoll als Barumsatz mit Betrag Null und elektronischer Signatur zu speichern. Am Jahresende wird der letzte monatliche Summenbeleg als "Jahres-Summenbeleg" geprüft, indem eine Übermittlung an Finanz Online erfolgt. Dieser Jahres-Summenbeleg, der den Zählerstand zum Jahresende enthält, ist auszudrucken, zu prüfen und 7 Jahre aufzubewahren. Eine laufende Übermittlung aller DEP-Einzeldaten ist aktuell nicht vorgesehen, da dies riesige, de facto nicht bewältigbare Datenmengen bedeuten würde. Die Daten müssen dem Finanzamt nur im Falle einer Betriebsprüfung zur Verfügung gestellt werden. 1.3 SONDERFÄLLE Durchlaufende Posten und freiwillige Belege Durchlaufende Posten zählen NICHT zum Barumsatz und sind daher bei der Beurteilung der Grenzen für die Registrierkassenpflicht nicht zur berücksichtigen ( 131b Abs. 1 Z 2 BAO). Durchlaufende Posten sind Beträge, die im fremden Namen und auf fremde Rechnung vereinnahmt und als solche dem Kunden gegenüber auf einer Rechnung (einem Beleg) eindeutig ausgewiesen werden, beispielsweise: Rezeptgebühr, Kur- und Ortstaxe, Gerichtsgebühren, KFZ- Zulassungsgebühren, etc. Für durchlaufende Posten besteht zwar die Einzelaufzeichnungspflicht, aber keine Belegerteilungspflicht nach 132a BAO. Werden (freiwillig) Belege mittels Registrierkasse ausgestellt, müssen diese den Anforderungen an Registrierkassenbelege entsprechen. Diese sind als nicht umsatzsteuerrelevant zu kennzeichnen (Erfassung als Null-Umsatz) und ab 1. Jänner 2017 zu signieren Geschlossene Systeme Eine spezielle Regelung im Bereich der Zertifizierung ist für Betriebe ab 30 Kassen möglich, wenn es sich um ein elektronisches Aufzeichnungssystem handelt, in dem Warenwirtschafts-, Buchhaltungs- und Kassensysteme lückenlos miteinander verbunden sind. Die Verknüpfung der Umsätze ist auch hier ein zu erfüllendes Erfordernis. Zur Erlangung eines positiven Feststellungsbescheids (damit kein Signaturzertifikat nötig ist), muss ein Antrag gestellt werden. Das Gutachten erstellt ein gerichtlich zertifizierter Sachverständiger. Gutachtersuche: sdgliste.justiz.gv.at (Einfache Suche: z.b. Kassensoftware) Verwendung einer Registrierkasse von mehreren Unternehmen Mehrere Unternehmen können sich eine Kasse teilen, aber für jedes Unternehmen muss ein eigenes Datenerfassungsprotokoll geführt werden und ein eigenes Zertifikat verfügbar sein. Gerade bei Cloudlösungen werden daher eine Vielzahl von Zertifikaten zu verwalten sein. Dies ist nicht über sogenannte Softwarezertifikate erlaubt, sondern muss durch entsprechende Hardwareeinrichtungen - sogenannte Hardware-Sicherheitsmodule (HSM) - gelöst werden.

10 Registrierkassenpflicht - Stand Seite Leistungen außerhalb der Betriebsstätte ( 7 BarUV 2015) In der Barumsatzverordnung ( 7 BarUV 2015) sind Erleichterungen bei der zeitlichen Erfassung der Barumsätze für so genannte mobile Gruppen festgelegt worden. Darunter versteht man Unternehmer, die ihre Leistungen ganz oder teilweise außerhalb der Betriebsstätte erbringen. Beispiele: Friseur, Masseur, Reiseleiter, Fremdenführer, (Tier-) Ärzte... Diese brauchen keine Registrierkasse mitzuführen, müssen aber bei Leistungserbringung dem Kunden einen Beleg ausstellen und die Belegdurchschrift bei Rückkehr an die Betriebsstätte ohne unnötigen Aufschub nachträglich erfassen Leistungen von Ärzten Für Leistungen außerhalb der Betriebsstätte, wie beispielsweise Hausbesuche des Arztes, gilt die obige Erleichterungen ( 7 BarUV 2015) für die zeitliche Erfassung der Barumsätze. Für diese Barumsätze ist dem Patienten ein Beleg auszustellen, dessen Belegdurchschrift unmittelbar nach der Rückkehr in die Betriebsstätte in der Registrierkasse zu erfassen ist. Es besteht also weiterhin auch bei Leistungen außerhalb der Betriebsstätte die Einzelaufzeichnungs- und Belegerteilungspflicht. Leistungen der Kassenärzte an ihre Patienten, die mit den Krankenkassen verrechnet werden, erfolgen in der Regel in einer (nachgängigen) Sammelrechnung an die Krankenkasse. In diesem Fall liegen keine Barumsätze vor, weder zwischen Arzt und Patienten noch zwischen Arzt und Krankenkasse. Behandlungen von Ärzten mit Privatordination: Wenn Leistungen von Ärzten bar bezahlt werden (beispielsweise Privathonorare) und die Barumsätze die Umsatzgrenzen des 131b BAO übersteigen, ist die Registrierkassenpflicht gegeben. Wird die Honorarnote jedoch nicht unmittelbar bar bezahlt, sondern später beispielsweise mit Erlagschein überwiesen, liegt kein Barumsatz vor. Im Hinblick auf die ärztliche Verschwiegenheitspflicht ist festzuhalten, dass weder bei der Registrierkassenpflicht noch bei den Beleginhalten personenbezogene Daten (z.b. der Name des Patienten) aufscheinen müssen. Hausapotheken: Rezeptpflichtige Verkäufe aus der Hausapotheke stellen durchlaufende Posten dar, zählen damit nicht zum Barumsatz und sind bei der Beurteilung der Grenzen für die Registrierkassenpflicht nicht zur berücksichtigen ( 131b Abs. 1 Z 2 BAO). Die Einzelaufzeichnungspflicht besteht aber weiterhin. Bezeichnung der ärztlichen Leistungen: während auf normalen Belegen die handelsüblichen Bezeichnungen zwingend vorgeschrieben sind, (siehe Kapitel 8), dürfen Ärzte Codes für die Leistungen verwenden (gerade auch zur Wahrung der ärztlichen Verschwiegenheitspflicht) Verkauf und Einlösen von Gutscheinen Der Verkauf von Gutscheinen zählt im Zeitpunkt des Verkaufs nicht zum Barumsatz und ist daher bei der Beurteilung der Grenzen für die Registrierkassenpflicht nicht zur berücksichtigen. Der Gutschein stellt eine Verbindlichkeit des Unternehmers gegenüber dem Kunden dar. Es besteht Einzelaufzeichnungspflicht, aber keine Belegerteilungspflicht nach 132a BAO. Erst die Einlösung des Gutscheins gilt als Barzahlung und ist registrierkassenpflichtig. Es besteht bei der Einlösung von Gutscheinen auch die Einzelaufzeichnungs- und Belegerteilungspflicht. Ausnahme: Im Gegensatz zu oben beschriebenen Wertgutscheinen ist es bei Leistungsgutscheinen genau umgekehrt; erwirbt jemand mit einem Gutschein eine konkrete Leistung z.b. 10 x Massage gilt der Erwerb dieses Gutscheines bereits als Barumsatz. Das Einlösen des Gutscheins stellt keinen Barumsatz mehr dar.

11 Registrierkassenpflicht - Stand Seite FÖRDERUNG Für die Anschaffung oder Umrüstung von bestehenden Registrierkassen kann je Kassensystem eine Prämie von 200 Euro mit der jährlichen Steuerklärung im Beilagenformular E 108c beantragt werden. Besteht ein Kassensystem aus mehreren Einzelkassen, können je Erfassungseinheit maximal 30 geltend gemacht werden. Die Prämie kann je nach Anschaffungszeitpunkt, jedoch frühestens mit der Steuererklärung 2015 geltend gemacht werden. Im Zuge der Veranlagung erfolgt dann die Gutschrift auf dem Abgabenkonto. Darüber hinaus besteht eine unbegrenzte Sofort-Absetzbarkeit der Kosten im Jahr der Anschaffung. 3. KONKRETE LÖSUNGEN ZUR REGISTRIERKASSENPFLICHT Eine Liste möglicher Anbieter von Registrierkassensystemen finden Sie unter folgendem Link: nche=3849%2c3847%2c44969%2c3843%2c44968%2c3848%2c3846%2c3851%2c44970%2c3 850%2c3844&BranchenName=%C3%96sterreich&CategoryID=0&Zertifikate=77%2c79%2c78% 2c80&CID=8a91c474-c8ea-4f57-b9fb-6f Aktuell empfehlen wir unseren Mandanten folgende 3 Lösungen: 3.1 BESTEHENDE FAKTURENSOFTWARE Wenn ein Unternehmer bisher bereits eine Fakturensoftware verwendet, sollte der Softwarehersteller die neuen Richtlinien ab 2016 bzw. ab 2017 umsetzen. Es empfiehlt sich direkt beim Softwarehersteller nachzufragen und sich die gesetzeskonforme Umsetzung bestätigen zu lassen. 3.2 EINFACHE PC-SOFTWARELÖSUNG Hat ein Unternehmer bereits mit einer eigenen Lösung Honorarnoten auf dem PC erstellt - z.b. in Word oder Excel - und hat er diese bisher über einen Drucker ausgedruckt, gibt es eine kostengünstige Lösung um 200: "cbird.at - die Registrierkasse auf dem USB-Stick". Der USB-Stick des Herstellers wird am PC (Windows oder Mac) angesteckt, die Software registriert und anschließend können Barumsätze erfasst und über den bisherigen Drucker ausgedruckt werden. Bei einer Vielzahl von täglichen Ausdrucken kann auch ein eigener Bondrucker erworben werden, der einen günstigeren laufenden Betrieb ermöglicht. Der Hersteller verspricht, dass die Software den steuerlichen Anforderungen 2017 entsprechen wird; die Anforderung für die Belegerteilungspflicht und Registrierkassenpflicht ab 2016 werden bereits erfüllt. Automatische Updates sind bis 2017 kostenlos inkludiert und es gibt keine jährlichen Wartungsgebühren. Der Hersteller usoft.e.u. ist ein österreichisches EDV- Dienstleistungsunternehmen aus 1060 Wien. Mehr Informationen zu dieser Lösung inklusive einer Demoversion finden Sie unter Hier ein Screenshot zur Software:

12 Registrierkassenpflicht - Stand Seite 12 Dienstleistungs- und Warenvorlagen können angelegt und bei Rechnungslegung übernommen werden. Wenn die zu erfassenden Waren und Dienstleistungen im kleinen Rahmen von z.b. nur 20 verschiedenen Arten vorhanden sind, wird diese Lösung ausreichend sein. Sobald jedoch mehr Waren und Dienstleistungen angeboten werden, empfiehlt sich eine umfangreichere Lösung mit Waren- und Dienstleistungsgruppen, um die einzelnen Belege einfacher befüllen zu können. Auch erweiterte Funktionen wie automatische Stornos, Gutschriften, Kundenverwaltung etc. sind in dieser Lösung nicht möglich. 3.3 UMFANGREICHE PC-SOFTWARELÖSUNG Es gibt verschiedene Softwarehersteller für umfangreichere PC-Registrierkassen-Lösungen. Übersichtliche Warengruppen, Anbindung zu Touchscreens, Lagerverwaltung und Inventur und anderes mehr erleichtern bei komplexeren Anforderungen das Erstellen von Kassabelegen. a) Der Softwarehersteller Etron bietet eine relativ einfache Software für Windows-PCs um 390,- an; die monatlichen Wartungskosten für Telefonsupport und laufende Updates, um alle gesetzlichen Neuerungen umzusetzen, beträgt 19. Weitere Informationen finden Sie unter folgendem Link: Wer auch Hardware, wie etwa einen Bondrucker oder Vor-Ort-Service möchte, kann sich z.b. an folgenden IT-Dienstleister wenden:

13 Registrierkassenpflicht - Stand Seite 13 b) von BMD gibt es eine deutlich umfangreichere Kassenlösung mit folgenden Funktionen Kosten : - verschiedenste Warengruppen-Szenarien - Anbindung Bankomatkasse - unterschiedliche Zahlungsarten (Kreditkarten etc) - Mehrplatzfähig, Filialverwaltung - Anmeldung von Mitarbeitern mit eigener Geldlade (inkl. Provisionsermittlung) - Barverkauf mit Kundenauswahl / Kundenverwaltung - Verkauf per Strichcode / Scanner-Einheit - Rabattabzug - Gutscheinverwaltung / Fremdgutscheine - Bonierung von kleineren Gastronomiebetrieben (bis etwa 10 Tische) - Tagesabschluss mit Zähllisten - einmal 140 SQL-Runtime - Software für einen Kassaplatz 900 / Wartung monatlich 39,31. Benötigt werden ein PC+Monitor/Laptop und ein Drucker. Empfohlen bei vielen Belegen am Tag: Touchmonitor und Bondrucker Kassenlade ist erhältlich ab ca. 100 Nähere Infos unter bzw

14 Registrierkassenpflicht - Stand Seite WEGFALL DER REGISTRIERKASSENPFLICHT ( 8 BARUV 2015) 4.1 ÜBERBLICK ÜBER DIE GRENZEN DER REGISTRIERKASSENPFLICHT 4.2 BEENDIGUNG DER REGISTRIERKASSENPFLICHT Werden die Umsatzgrenzen in einem Folgejahr nicht überschritten und ist aufgrund besonderer Umstände (bspw. geplante Betriebsaufgabe) absehbar, dass die Grenzen auch künftig nicht überschritten werden, so fällt die Registrierkassenpflicht gemäß 131b BAO mit Beginn des nächstfolgenden Kalenderjahres weg, ( 8 BarUV 2015). Beispiel für den Wegfall: Es besteht ab dem Jahr 2016 Registrierkassenpflicht. Der Gesamtumsatz im Jahr 2017 beträgt Euro (Registrierkassenpflicht besteht auch 2017), es ist jedoch absehbar, dass auch 2018 die Euro Grenze nicht überschritten werden wird; daher besteht bereits ab keine Registrierkassenpflicht mehr. Wichtig: Unabhängig davon bleiben Einzelaufzeichnungs- und Belegerteilungspflicht weiterhin bestehen. 5. WEITERFÜHRENDE INFORMATIONEN: BMF: oder alternativ: Wirtschaftskammer: Pflichten-im-oesterr--Steuerrecht/Registrierkassenpflicht-.html

15 Registrierkassenpflicht - Stand Seite RECHTLICHE GRUNDLAGEN Die Kassenrichtlinie 2012, gültig für alle Registrierkassen, also auch für die ab neu hinzukommende Registrierkassenpflicht: Die Barumsatzverordnung 2015 gültig ab : 47.pdf Die Registrierkassensicherheitsverordnung gültig ab wird vermutlich mit Jahresende 2015 hier abzurufen sein: Der aktuelle Entwurf zur Registrierkassensicherheitsverordnung ist hier nachzulesen: Technische Aspekte der Registrierkassensicherheitsverordnung: 7. BEISPIEL DATENERFASSUNGSPROTOKOLL (DEP) Das DEP ist in verschlüsselter und damit in (beinahe) unmanipulierbarer Form laufend mitzuführen. Hier ein DEP-Beispiel: {"Belege-Gruppe": [{ "Signaturzertifikat": "MIIBSDCB8KADAgECAggNcllBegffsTAKBggqhkjOPQQDAjAWMRQwEgYDVQQDDAtSZWdLYXNzYSBDQTAeFw0xNTEwMTQxNjIwMTNaFw0xNTEwMTUxNjIwMjNaMB4xHDAaBgNVBAMME1NpZ25pbmcg Y2VydGlmaWNhdGUwWTATBgcqhkjOPQIBBggqhkjOPQMBBwNCAAQfCo/G3UkqG+v3PUpXU4nJc+z4hKY9VCjpWTItm1S8Ct7wcbrxXVZScq6XnWXeESP/2bmdp/N/h0ULwbxm7z6boyAwHjAMBgNVHR MBAf8EAjAAMA4GA1UdDwEB/wQEAwIHgDAKBggqhkjOPQQDAgNHADBEAiAoXJCIRFIh0Q19GGlHClwK6hQyWwARnuD1yyP/R0UdcQIgKf1/kIogiwWqsbOU30n7BO7tKGY5snmeeC817vgNn4Q\u003d", "Zertifizierungsstellen": [ "MIIBQzCB6aADAgECAgg0UQZRK6AETzAKBggqhkjOPQQDAjAXMRUwEwYDVQQDDAxSZWdLYXNzYSBaREEwHhcNMTUxMDE0MTYyMDEzWhcNMTUxMDE1MTYyMDIzWjAWMRQwEgYDVQQDDAtSZWd LYXNzYSBDQTBZMBMGByqGSM49AgEGCCqGSM49AwEHA0IABPmos4zQnFnRbkDmOCwLMv+eezIIw9QVdj8FnWma06dr2Lm1Tr5/dpWqPTDsfk4Xm4yNIjMQOw30dAvlOIAOlX2jIDAeMAwGA1UdEwEB /wqcmaawdgydvr0paqh/baqdageamaogccqgsm49bamca0kameyciqcdg/t0zwqcr4bdeb/kyo5/g3awfvdpambvx2g49ytmfqihajs1ijtm1utff8ksizckfm2ip0wtp7u7scn1sgzwmw2m" ], "Belege-kompakt": [ "eyjhbgcioijfuzi1nij9.x1ixlufumf9eru1plunbu0gtqk9yndi2xzc3njczmf8ymde1ltewlte0vde4ojiwojizxzasmdbfmcwwmf8wldawxzasmdbfmcwwmf8wz0purkk4l3pxyz1foty4otm1mda3 NTkzMTYwNjI1X2ZQNy9QTVBTblEwPQ.Xh5wNe0akaTOVvMgLVrCcRh2xmIyP91ogbxc5xv4Rrw64lpQsqLm-1GZxuCz4D1sZl9WCv3wMMoE0p-gyLaufg", "eyjhbgcioijfuzi1nij9.x1ixlufumf9eru1plunbu0gtqk9yndi2xzc3njczmv8ymde1ltewlte0vde4ojiwojizxzusndffmcwwmf8wldawxzasmdbfmcwwmf9fl1vinedzymrlnd1foty4otm1mda3 NTkzMTYwNjI1X3ZmbmNkMExnSnVFPQ.jCuMXaOc0sTXvMy8T9yoJ6lHC5JNYABC1OJOlB8GpdPfB4-qV6vr-po-iIXzUjuDm1_spnvE1P2jpZcji0z4ww", "eyjhbgcioijfuzi1nij9.x1ixlufumf9eru1plunbu0gtqk9yndi2xzc3njczml8ymde1ltewlte0vde4ojiwojizxzasmdbfntgsmjffmcwwmf8wldawxzasmdbfnfzqckq2yjj2r289xzk2odkzntawnzu5 MzE2MDYyNV9xWmZXd2l0MHZuZz0.flmJRc4Ra8Rs5Ld_MaE0b5PpNLHRHE4odsWy_f9-TbqKChmMBCZWMUpGF0Qc7Bd3c7o_DdUuzJ5BuL5batKR2A", 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16 Registrierkassenpflicht - Stand Seite BEISPIELE FÜR HANDELSÜBLICHE BEZEICHNUNGEN Was bedeutet "handelsübliche Bezeichnung" im Zusammenhang mit der Belegerteilungspflicht? Bezeichnungen für Waren und Dienstleistungen, die den Erfordernissen einer Rechnung gem. 11 UStG entsprechen, genügen jedenfalls auch im Zusammenhang mit der Belegerteilungspflicht. In Hinblick darauf, dass die Belegerteilungspflicht auch für Geschäfte zwischen Unternehmen und Letztverbrauchern die Ausstellung von Belegen verlangt, ist es zulässig, dass die handelsübliche Bezeichnung weniger detailliert ist, als sie für eine Rechnung, die zum Vorsteuerabzug berechtigt, erforderlich ist. Damit wird vermieden, dass den Unternehmen im laufenden Betrieb unzumutbare Belastungen auferlegt werden. Die Verwendung von allgemeinen Sammelbegriffen oder Gattungsbezeichnungen wie zb. Speisen/Getränke, Obst, Lebensmittel, Textil-, Reinigungs- und Putzmittel, Büromaterial, Eisenwaren, Bekleidung, Fachliteratur, Wäsche, Werkzeuge usw. ist aber auch im Sinne des 132a BAO nicht zulässig. Die Bezeichnung muss so gewählt sein, dass Waren und Dienstleistungen identifiziert werden können.

17 Registrierkassenpflicht - Stand Seite STRAFEN - Bei Mitwirkungsmängeln im Falle von Finanzamtsprüfungen: bis zu Verweigerung eine Registrierkasse einzuführen: bis zu wer Möglichkeiten zur Manipulation der Datensatzprotokollierung bei sich einrichtet: bis zu wer solche Manipulationsmöglichkeiten anbietet: bis zu 1 Mio oder 3 Jahre Haft