Chateaurel GmbH. Kostenabrechnung & Sicherheit beim Drucken

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1 Chateaurel GmbH Kostenabrechnung & Sicherheit beim Drucken Container Folie 1 Chateaurel GmbH Vertretung für Deutschland Hewlett-Packard IPG Solution Business Partner HP Lösungsintegrator Schwerpunkte - Kostenabrechnung - Authentifizierung - Hendrik Herberger Container Folie 2

2 Einleitung Effizienter/sicherer drucken und kopieren Farbgeräte nehmen zu Druckvolumen nimmt zu Dezentraler Druck soll optimiert werden Druckkosten sollen überwacht und minimiert werden Multifunktionale Geräte nehmen zu Jeder Benutzer kann überall alles drucken und senden /dig. senden soll gewährleistet werden Container Folie 3 Traditioneller Druck Drucken heute Push Print Push Windows Server Container Folie 4

3 Traditioneller Druck Drucken heute - keine Kontrolle Container Folie 5 Hohe Druckkosten viele Drucker dezentrale Geräte unkontrolliertes kopieren unnötige Drucke Support- und Administrationsabhängig Sicherheit Keine Dokumente für alle zugänglich Digitales senden ist offen Überblick Keine administrativen Prozesse zur Kostenoptimierung Keine Nachbelastung der Kostenstellen / Abteilungen Finanzdienstleistung sichere IT Umgebung = Mitbewerbsvorteil Container Folie 6

4 Sicherheitskonzepte Sicherheitskonzepte Container Folie 7 Sicherheitsbeauftragter Projektleiter für alle Sicherheitsangelegenheiten Physikalische Sicherheit Personen festes Personal Zeitpersonal Personal von Dienstleistern Partner Besucher Security bei besonderen Anlässen Datensicherheit Firmengeheimnisse Mitarbeiterdaten Datenbanken (Branchen kenntnisse) Kundendaten (geschützt unter DPD) IT Sicherheit Gebäudezutritt allgemeine physikalische Werte IT Hardware (Computer, PSDs, Drucker) Fuhrpark Netzwerke Niederlassungen Heimarbeiter Applikationssicherheit Webseiten Intranet Disaster Recovery Business Continuity Dokumentation der Arbeiten & Verfahren Reaktionspläne im Notfall (ERPs) Pläne für die Geschäftskontinuität (BC) Pläne für die Wiederaufnahme im Katastrophenfall (DR) Operations Mgr Sicherheitspers. + HR + Sicherheitspersonal IT Manager + Team / HR / Betrug IT Manager + Team Operations Mgr + IT Team / HR Verpflichtung des höheren Managements BESTMÖGLICHE SICHERHEITSSTRATEGIE Container Folie 8 Quelle: VigiTrust Best Practice Security Framework

5 Sicherheit beim Drucken Drucker und MFP in das Sicherheitskonzept/Richtlinien einbeziehen Aufwand sicheres Drucken mittelfristig einkalkulieren Maßnahmen die sofort greifen umsetzen Paßwörter vergeben, z.b. für den EWS aktuelle Protokolle mit Sicherheitsfeatures verwenden, z.b. SNMP v3, IPSec, IPP nicht verwendete Ports schließen sichere Festplattenlöschung regelmäßig Firmware upgraden (auch Netzwerkkarten) Informationen zum Druckauftrag kontinuierlich erfassen Erfahrungen mit Pilotumgebungen sammeln rechtliche Grundlagen prüfen Container Folie 9 Sicherheitsgrundsätze Confidentiality - Geheimhaltung Integrity - Vollständigkeit Availability - Verfügbarkeit Verantwortlichkeit Container Folie 10 Quelle: VigiTrust Best Practice Security Framework

6 Confidentiality - Vertraulichkeit Zugriffskontrolle und Authentifizierung stellt sicher, dass die Ausdrucke nur den rechtmäßigem Besitzer erreichen stellt sicher, dass an multifunktionalen Geräten nur berechtigte Personen drucken, kopieren, senden und faxen können Container Folie 11 Pull Print privater Druck Kartezeigen/ user code eintippen Windows Server Pool Rec und/oder PIN Dokumente wählen Pull Dokument folgt dem Benutzer Container Folie 12 für nahezu jeden Drucker am Markt

7 Container Folie 13 Kopienkontrolle Windows Server Pool Rec Embedded für HP Externe Lösungen für Canon, Xerox, Sharp, Ricoh, Kyocera Mita, Konica Minolta, Océ u.a. Kopienkontrolle Seitenzählung via SNMP Container Folie 14

8 Kontrolle der MFP-Funktionen MFP-Funktionen erst nach Authentifizierung Sent-to- / Sent-to-Folder / Sent-to-Fax Der Versender wird fest übernommen verhindert Identity Spoofing (Identitätsübernahme) Container Folie 15 Integrity - Integrität Datenintegrität Schützt Dokumente vor unberechtigten Betrachtern und Manipulation Verschlüsselung der Daten von der Workstation bis zum Drucker Pool Am Server immer verschlüsselt Rec Verschlüsselung am Client Container Folie 16 Entschlüsselung am Drucker/MFP

9 Eigenschaften Komfort Ausgabe am Drucker meiner Wahl keine Tumulte mehr, kein Print and Run Keine Suche in Papierstapeln mehr Eine Lösung für Drucken und Kopieren Bestehende Kartensysteme können verwendet werden Vertrauliche Dokumente am Netzwerkdrucker Original Druckertreiber werden verwendet Funktionalität Statistiken der Druckkosten und volumina Automatisches Löschen nicht abgeholter Dokumente Funktionalität am Drucker/MFP (z.b. Retain) Erweiterte MFP-Funktionalität (z.b. Von/An-Feld) Container Folie 17 Eigenschaften Einsparung Weniger Einzelplatzdrucker und mehr Netzwerkdrucker Druckquota Reduzierung Supports / weniger Administration Reduzierung unnötigen Druck (10-20%) regelgestütztes Drucken Sicherheit Dokumente werden nicht mehr von Unbefugten gelesen Ausdrucke kommen nicht mehr an den falschen Drucker Verschlüsselte Datenbank des Server Verschlüsselung vom Client bis zum Drucker möglich For your eyes only Abteilungszuweisung der Drucker/MFP möglich Aufzeichnung aller Druck-, Kopier- und Sendaktionen Container Folie 18

10 Referenzen Pull Print / Authentifizierung - hohe Sicherheitsanforderungen von ebay - Kartensystem war bereits implementiert - Nun europaweite Erweiterung auf das Drucken Go auf HP LJ 9040mfp Besonderes: - Gästekarten - Hohe Fluktuation Container Folie 19 Referenzen Pull Print / Authentifizierung / Restricted Access - privater Druck muss gewährleistet werden - hohe Sicherheitsanforderungen - Lösung muss hochverfügbar sein Besonderes: - Benutzer dürfen nur an bestimmten Geräten drucken Container Folie 20

11 Referenzen Pull Print / Authentifizierung / Verschlüsselung / Multi Server - höchste Vertraulichkeit der Ausdrucke - verschlüsseltes Roaming der Druckjobs - sichere Verschlüsselungstechnik - Druckjobs werden länderübergreifend gedruckt und abgeholt Container Folie 21 Wissen Sie, wer die Drucker/Kopierer am häufigsten benutzt? welche Dokumentarten am häufigsten gedruckt werden? was Drucken bei Ihnen wirklich kostet? ob in Farbe oder S/W gedruckt wird? auf welchen Geräten intensiv gedruckt wird? Möchten Sie, die realen Betriebs-kosten an die jeweiligen Abteilungen zuordnen? Container Folie 22

12 Kostenkontrolle Rec Tracking Container Folie 23 Tracking Überwachen des Drucker- und Kopierergebrauchs dezentraler Druck kann ebenfalls getrackt werden (Lokaler Port) Verrechnung der angefallenen Druck- und Kopierkosten auf die Abteilungen / Kostenstellen möglich Jeder Drucker hat ein eigenes Abrechnungsmodell Feste Preise für bestimmte Druckjobs Installation ohne Hardware möglich (Push Print) Optimierung der Druckerstandorte durch Auslastungskontrolle Dazu regelgestütztes Drucken, z.b. s in EconoMode, Benutzergruppen xy nur s/w Container Folie 24

13 Datenverarbeitung aufgezeichnete Daten Reports User Statistics Weiterverarbeitung Billing Statistics trackt Daten für Printer Statistics Crystal Reports Job List SAP etc Container Folie 25 TrackingID ComputerName ExportTrackingID TransactionID AccountingModelUsed StartDate StopDate TrackingState TrackingPageCount ParserPageCount DriverPageCount JobSubmitLogon JobName JobDate JobSize UserID UserDomainID UserLogon FullName Description DeviceMac DeviceID DeviceName DeviceLocation DeviceIpAddr DeviceSupportsDuplex DeviceSupportsColor DeviceModel DriverName JobPageFormat JobIsDuplex JobIsColor BillingClient BillingAccount JobPrice JobType PageCountStatus UserAccountingModel UserNodeID DeviceNodeID Anwendungsbeispiel Pull Print / Authentifizierung / Tracking - Steigende Kosten für Sender- und Druckerreparaturen - Definierte Workflows weiter verfeinern - Auslaufende Kopiererverträge Go auf HP LJ 9040mfp/9050mfp/9500mfp Besonderes: - Anpassung Container Folie 26

14 Bezahldruck Pay Erweiterung des Tracking-Moduls Benutzer bezahlen vor dem Drucken und Kopieren Benutzer ohne Guthaben können nicht Drucken und Kopieren Konzept für Bildungssektor, öffentliche Einrichtungen, etc CaseStudy University of Lincoln Campus konsolidiert: Benutzer - 35 LJ9050mfp für Studenten LaserJets für Angestellte - auf 3 Druckservern - Pay & Tracking Container Folie 27 Bezahlen via epay- Webseite Cashier- Software Money Loader- Kassierautomat Bezahltransaktionen via Internet mit Kredit- oder EC-Karte Einfache Kassiersoftware für direktes Bezahlen Kassierautomat für Geldscheine und -münzen Container Folie 28

15 IT-Abteilung Nutzen zentrale Steuerung weniger Druckschlangen Erhalten der bestehenden Benutzerdatenbanken robustere Druckprozesse Verringerung der Helpdesk-Anrufe Integration mit anderen Middleware-Lösungen Integration mit vorhandenen Zutrittssystemen TPM Container Folie 29 Einkauf Nutzen Reduzierung der Druckkosten Reduzierung Papierverschwendung Reduzierung des teuren dezentralen Druck Aufzeichnung und Verrechnung der Druckkosten auf die jeweiligen Abteilungen / Kostenstellen Container Folie 30

16 Nutzen Geschäftsleitung / Vorstand Kostenkontrolle bei der Einführung des Farbdrucks Was kosten geschäftskritische Prozesse Sicherung der benötigten Vertraulichkeit Gewinnen der Benutzerakzeptanz bei der Implementierung einer zentralen Druckstrategie Erhöhung der Effizienz Container Folie 31 Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit! Container Folie 32