Fachkonzept zur Pilotierung der Operativen Services sowie der damit verbundenen Anpassungen in den AA und der (Pilotfachkonzept RD SAT)

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1 vbba HPR-News Ausgabe 3/ März 2012 Liebe Kolleginnen und Kollegen, hier die monatlichen Informationen aus der Sit- im HPR ha- zung des HPR. Wenn Sie Fragen oder Anregungen an die vbba-fraktion ben, stehen Ihnen deren Mitglieder gern zur Verfügung. Ihre AnsprechpartnerInnen finden Sie im Anhang der Ausführungen. Fachkonzept zur Pilotierung der Operativen Services sowie der damit verbundenen Anpassungen in den AA und der RD SAT (Pilotfachkonzept RD SAT) Im Zuge der Neuorganisation der BA werden bei der Umstellung der RDen, AA und IS so- Umstel- wie bei der Errichtung der Operativen Services (OS) bundesweit umfangreiche lungs- und Errichtungsarbeitenn erforderlich. In den genannten Organisationseinheiten RD, AA, OS und IS wird dazu eine Umstellungs-/Errichtungsorganisation eingeführt. Überge- Betrieb. ordnetes Ziel ist die reibungslose Umstellung der Organisation bei laufendem Erste Evaluationsschritte erfolgen für den Bereich Qualifizierung zum Herbst 2012, für den Bereich OS Ende Evtl. erkennbare notwendige Veränderungen der Pilot- Pilotierung ein. Die Fachkonzepte fließen zu Beginn des Jahres 2013 in die bundesweitee Flächeneinführung ist dann zum Ende des 1. Quartals 2013 geplant. Die Umsetzung der Neuorganisation erfordert ein hohes Maß an Abstimmungs- und Koordinationsaufwand. Insbesondere, um die Schnittstellen zwischen den Organisationseinhei- einhalten zu kön- ten optimal zu regeln und den zeitlichen Rahmen des Gesamtprojekts nen. Dabei werden die Verantwortlichkeiten für die Umstellung bzw. Errichtung dezentral verankert. Insgesamt stellt sich die Kaskadierung der Verantwortlichkeiten in folgender Weise dar: Ebene 1 Koordinierungsgruppe auf IS-/OS-Ebene Klärung und Abstimmung über aufgetretene Fragen/Unklarheiten, die durch die zentral bereit gestellten Hilfsmittel nicht gelöst werden können. Ebene 2 Umstellungsorganisation der zuständigen Regionaldirektion Klärung fachlicher Fragen, die durch die zentral bereitgestellten Hilfsmittel sowie die Ab- stimmungsgespräche vor Ort nicht gelöst werden können. 1

2 Ebene 3 Zentrale Klärung fachlicher, umstellungsbezogener Fragen über die RD, die auf Ebene 2 nicht gelöst werden können. Ggf. Flächen-Information bei übergreifender Relevanz. Die Pilotierung in der RD SAT umfasst neben der Bildung von drei Operativen Services auch Anpassungen in den Agenturen für Arbeit und in der Regionaldirektion, soweit die Einrichtung der OS oder die Veränderungen der Agenturen für Arbeit (Grenzanpassungen, Fusionen, Neugründungen) dies erforderlich machen. Neue Kennziffern für das Controlling werden im Rahmen der Pilotierung des OS nicht eingeführt. Auswirkungen auf die Agenturen Der Antragsservice Alg verbleibt mit dem bisherigen Serviceangebot in den Agenturen. Die wahrzunehmenden Aufgaben in der Eingangszone, Reha/SB und der EGT- Koordination und -Budgetverantwortung werden der neuen Organisation angepasst. Sachbearbeitende Aufgaben werden in den OS verlagert. Persönlich an die Kundin/den Kunden zu erbringende Dienstleistungen werden weiterhin in den AA angeboten, d. h. einzelne kundennahe Aktivitäten auch aus den leistungsgewährenden Teams werden in die Eingangszone bzw. den Antragsservice verschoben. In den Fachteams des OS entstehen neue Dienstposten für Assistenten/-innen für administrativ-organisatorische Aufgaben. Detail-Pilotfachkonzepte im Einzelnen: Pilot-Fachkonzept Alg Plus: Fachkonzept zur Neuorganisation der Teams Arbeitslosengeld und Leistungen mit direktem Bezug zum Arbeitslosengeld: Spezialisierte Fachteams für die Bestandsbearbeitung bei der Auszahlung von Arbeitslosengeld und die Antrags- und Bestandsbearbeitung weiterer Leistungsarten (z. B. FbW, Gründungszuschuss). Die Bearbeitung der Anträge auf Alg erfolgt im Antragsservice in der Agentur für Arbeit. Damit besteht eine klare Trennung der Verantwortlichkeiten für Antragsbearbeitung und Bestandsbearbeitung. Pilot-Fachkonzept AMDL (Arbeitsmarktdienstleistungen In den Teams AMDL werden vorrangig standardisierte sachbearbeitende Aufgaben agenturübergreifend bearbeitet. Hierbei handelt es sich insbesondere um Leistungen der aktiven Arbeitsförderung in den bisherigen Teams Bb AG/T bzw. Reha/SB. Die Budgetverantwortung wird weiterhin von der jeweiligen AA wahrgenommen. Pilot-Fachkonzept BAB/Reha Zukünftig werden unter der Bezeichnung BAB/Reha spezialisierte Fachteams für die Antrags- und Bestandsbearbeitung der Leistungen Berufsausbildungsbeihilfe, Ausbildungsgeld incl. Teilnahmekosten und Übergangsgeld incl. Teilnahmekosten gebildet. Pilot-Fachkonzept Betriebliche Einstellungshilfen (BEH) In diesen Teams werden zukünftig ausschließlich Leistungen in Zusammenhang mit Betrieblichen Einstellungshilfen bearbeitet. Wie bisher bleiben die Entscheidungsbefugten im operativen Bereich (Vermittlungsfachkräfte im AG-S, arbeitnehmerorientierte Vermittlungsfachkräfte, Vermittler/-in und Berater/-in Reha/SB) Ansprechpartner für die Antragsteller. 2

3 Die Aufgabenerledigung im Sachgebiet BEH beginnt mit dem Vorliegen bearbeitungsreifer Vorgänge. Pilot-Fachkonzept Kug In den Fachteams für Kug, Insg und AtG werden zukünftig ausschließlich diese drei Leistungsarten bearbeitet, wobei der Erstkontakt zum Anliegen Kug-Bezug im AG-S der Agentur stattfindet, der dann das zuständige Team Kug informiert. Persönlich vorsprechende Kunden mit Anliegen zu Insg erhalten ihre Unterstützung durch die Eingangszone (Antragsausgabe und qualifizierte Antragsannahme. Es ist davon auszugehen, dass dies für ca. 5 bis 15 % aller Insg-Antragsteller zutrifft. Pilot-Fachkonzept OWi Die bereits seit 2007 in Berlin Nord und München erprobte Organisationsform hat sich im Wesentlichen bewährt. Die Fallaufgriffe haben sich konstant um 99,3 % gesteigert. Die neu zu bildenden OWi-Fachteams übernehmen die Kernaufgaben Verfolgung und Ahndung von Ordnungswidrigkeiten nach SGB IX und AÜG sowie nach 404 Abs. 2 SGB III i. V. m. 405 Abs.1 Nr. 2,3 SGB III. Hierbei geht es um die Vollzuleitung aller Überzahlungsvorgänge ohne Vorprüfung. Die fachliche Steuerung wird auf die RD verlagert. Pilot-Fachkonzept SB-AV (Sachbearbeitung Arbeitsvermittlung) Die Aufgaben werden sich aus folgenden Kernaufgaben zusammensetzen: Vermittlungsbudget incl. Reisekosten, ordnungspolitische Aufgaben nach dem Schwerbehindertenrecht, rehaspezifische Leistungen. Pilot-Fachkonzept SGG Kernaufgabe der neu geschaffenen Rechtsbehelfsstelle im OS ist die Erledigung der sich aus dem Sozialgerichtsgesetz ergebenden Aufgaben. Hinzu kommt die aus der RD verlagerte Kernaufgabe der Geschäftsführung des Widerspruchsausschusses bis hin zur Bearbeitung der hieraus resultierenden gerichtlichen Verfahren in erster und zweiter Instanz. Der HPR wird die Umsetzung der Pilotierung im Bezirk der RD SAT intensiv begleiten. Modellierung der Umsetzungsziele NEO Rückstandsmonitoring OS für Vorbereitung Pilot RD SAT Die -Info behandelt die zentrale Bereitstellung eines Rückstandsmonitorings im Rahmen der Vorbereitung der Pilotierung der Operativen Services im Bezirk der RD Sachsen-Anhalt/Thüringen. Ziel ist es, während der Pilotierungsphase der OS aufkommende Rückstände rechtzeitig zu erkennen und ggf. zeitnah abzubauen. Die dazu ausgesuchten und bei den Agenturen abgefragten Kennzahlen sollen eine Art Frühwarnsystem darstellen. Die Auswertung des Monitorings ist ein Bestandteil des FIS-Cockpits und deshalb auch barrierefrei, die Eingabemöglichkeit für die Rechtevergabe und die Erfassung bis zum jetzigen Zeitpunkt jedoch noch nicht. Bis zur Flächeneinführung wird dieses jedoch behoben sein. Im ersten Schritt soll ein Rückstandsmonitoring für die Pilotierung in der RD SAT unter Berücksichtigung der Möglichkeiten, welche die E-Akte bietet, aufgesetzt werden. Ab Mitte März 2012 sollen hierzu die ersten Auswertungen erfolgen. Das Rückstandsmonitoring lässt keine individuellen Rückschlüsse auf Leistung und Verhalten von Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern zu. 3

4 -Info POE zur Neuorganisation NEO Akutalisierung Drehbuchabschnitte und Umsetzungsmonitoring für die Umstellung der Agenturen für Arbeit Aufgrund eines Gespräches mit dem HPR-Vorstand am 22. Februar 2012 wurden Teile der Info POE zur Neuorganisation verändert bzw. aktualisiert. Besonderen Wert legte der HPR-Vorstand auf die Grundsätze zur Umstellungsorganisation und den damit verbundenen Verantwortlichkeiten, aber auch noch einmal auf die Betonung der Prämissen für eine erfolgreiche Umstellung bzw. Errichtung. Aus Sicht des HPR ist eine eindeutige Kommunikation zwischen Zentrale und den Regionaldirektionen die Grundvoraussetzung für eine erfolgreiche Neuorganisation. -Info zum Qualifizierungskonzept NEO Die -Info regelt die durch die Errichtung der Operativen Services und die Umstellung der Agenturen entstehenden Qualifizierungsbedarfe der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sowie der Führungskräfte im Bereich der RD Sachsen-Anhalt/Thüringen. Ziel der Qualifizierung ist es, die Mitarbeiter/-innen und Führungskräfte in die Lage zu versetzen, wirksam den Veränderungsprozess zu unterstützen und sie möglichst optimal auf die Übernahme ihrer neuen Aufgaben vorzubereiten. Dazu wird ein umfassendes Qualifizierungskonzept zur Verfügung gestellt. Qualifizierungen finden vor, während und nach der Umstellung statt. Zur Unterstützung der Qualifizierungen werden in jeder Agentur Trainingsbüros eingerichtet. Ablösung der Eingabeoberfläche des Systems MODEX durch das RITS-Portal für das IM/MD-SYSTEM Am 30. April 2012 ist die Produktivsetzung des IM/MD-Basissystems geplant, mit dem das Alt-Verfahren MODEX abgelöst wird. Mit der Einführung erfolgt auch der Austausch der Eingabeoberfläche, im Folgenden RITS-Portal genannt, für den Bereich RITS-Identity, da die alte MODEX-Oberfläche ab diesem Zeitpunkt nicht mehr genutzt werden kann. Das RITS-Portal löst die bisherige Eingabeoberfläche des Alt-Systems MODEX ab und soll im Bereich RITS-Identity genutzt werden sowie für eine Übergangszeit von ca. 15 Monaten im Einsatz sein. Mit der Ende 2013 geplanten Anbindung der IT-Verfahren ERP-HR/OM sowie BADIV als Quellsysteme werden die Grunddatensätze für Personen und die Organisationsdaten von diesen Quellsystemen in das IM/MD-SYSTEM eingelesen. Dadurch entfallen weitere Teile des RITS-Portals. Danach wird das RITS-Portal nur noch für die Verwaltung von externen Mitarbeitern, also Personen die nicht aus ERP-HR geliefert werden benötigt. Fachkonzept zur Neuorganisation der Prozessvertretung Personal in der BA Derzeit ist die Wahrnehmung von für Personalrechtsangelegenheiten einschließlich der Prozessvertretung unterschiedlich organisiert: In einigen Regionaldirektionen werden Personalrechtsangelegenheiten entsprechend dem jeweiligen Zuständigkeitsbereich der Regionaldirektionen von den Stäben Rechtsangelegenheiten wahrgenommen bzw. im 4

5 jeweiligen Bezirk gesteuert. In anderen Regionaldirektionen ist die Aufgabe den Personalbereichen zugeordnet. Für die besonderen Dienststellen nimmt diese Aufgabe mit Ausnahme der personalvertretungsrechtlichen Beschlussverfahren die Stabstelle Recht Personal des BA-Service Haus wahr. Die Erfahrungen aus den Arbeitsgerichtsverfahren mit der Rechtsproblematik Haushaltsbefristung und Versetzungsklagen sowie der bundesweit tendenziell zu erwartende Rückgang beamten- und disziplinarrechtlicher Rechtsstreitigkeiten erfordern eine organisatorische Neustrukturierung der gerichtlichen und außergerichtlichen Vertretung der Dienststellen der BA auf dem Gebiet des Personalrechts. Ziel der Neuorganisation ist die Realisierung von qualitativen Synergien durch Bündelung. Das vorliegende Fachkonzept sieht daher die Einrichtung von vier dezentralen Kompetenzzentren Prozessvertretung Personal unter einer zentralen fachaufsichtlichen Steuerung vor. Die gerichtliche und außergerichtliche Vertretung auf dem Gebiet des Arbeits-/ Tarifrechts sowie des Gremienrechts (Personal-, Schwerbehindertenvertretung und BGleiG) wird regional gegliedert und an den Standorten Nürnberg, Düsseldorf, Hannover und Berlin, gebündelt. Die Vertretung der besonderen Dienststellen wird an das neue Stützpunktsystem angepasst. Es ergeben sich damit grundsätzlich folgende regionale Zuständigkeiten: Das Kompetenzzentrum Nürnberg ist zuständig für die Vertretung der Zentrale, der Regionaldirektionen Bayern, Baden-Württemberg und Hessen einschließlich aller in den Bezirken liegenden Arbeitsagenturen sowie der besonderen Dienststellen (mit Ausnahme der ZAV). Das Kompetenzzentrum Düsseldorf ist zuständig für die Vertretung der Regionaldirektionen Nordrhein-Westfalen und Rheinland-Pfalz-Saarland einschließlich aller in den Bezirken der Regionaldirektionen liegenden Arbeitsagenturen sowie der ZAV. Das Kompetenzzentrum Hannover ist zuständig für die Vertretung der Regionaldirektionen Niedersachsen-Bremen und Nord einschließlich aller in den Bezirken der Regionaldirektionen liegenden Arbeitsagenturen. Das Kompetenzzentrum Berlin ist zuständig für die Vertretung der Regionaldirektionen Berlin-Brandenburg, Sachsen-Anhalt-Thüringen und Sachsen einschließlich aller im Bezirk der Regionaldirektionen liegenden Arbeitsagenturen. Die gerichtliche und außergerichtliche Vertretung der BA auf dem Gebiet des Beamtenrechts einschließlich des Disziplinarrechts wird für die gesamte BA konzentriert einem der vier Kompetenzzentren übertragen. Die Auswahl des Standorts erfolgt unter Berücksichtigung der spezifischen Fachkenntnisse der am Standort tätigen Beschäftigten sowie des Belastungsausgleichs zwischen den Kompetenzzentren. 5

6 -INFOs Personal / Organisationsentwicklung (POE) Zu folgenden Themenstellungen sind in letzter Zeit bzw. werden in Kürze von der Zentrale -Infos Personal / Organisationsentwicklung (POE) herausgegeben: -Infos POE zur Neuorganisation der BA und Pilotierung der Operativen Services (siehe unten) -Info POE Personalhaushalt der BA für das Haushaltsjahr 2012 Ergänzende Regelungen für den PHH 2012 im Nachgang zum Stellenplanschreiben Info POE vom zur Personalgestellung im Rahmen der Kantinenverpachtung Ergänzung der Niederschrift nach dem Nachweisgesetz (NachwG), Merkblatt für Leiharbeitnehmerinnen und -nehmer, Anpassung der Kantinenpachtverträge Übersicht der in der HPR-Sitzung behandelten Themen NEO Neuorganisation der BA o -Info POE Modellierung der Umsetzungsziele NEO Rückstandsmonitoring Operativer Service für die Vorbereitung der Pilotierung in der RD SAT o -Info POE Akutalisierung Drehbuchabschnitte und Umsetzungsmonitoring für die Umstellung der Agenturen für Arbeit Pilotierung der Operativen Services sowie der damit verbundenen Anpassungen in den AA und der RD SAT o Fachkonzept zur Pilotierung der Operativen Services sowie der damit verbundenen Anpassungen in den AA und der RD SAT (Pilotfachkonzept RD SAT) o -Info POE Bereitstellung eines Qualifizierungskonzepts zur Vorbereitung auf die Umstellung der AA und der Errichtung der Operativen Services in der RD SAT Weiterentwicklung der Ermessenregelung zur Gewährung der Funktionsstufe 2 Ablösung der Eingabefläche des Systems MODEX durch das RITS-Portal für das IM/MD-SYSTEM HE/GA Handbuch Ausbildung und Qualifizierung in der BA Weiterentwicklung VerBIS Versionsbeschreibung VerBIS P21 geplanter Einsatztermin IT-Verfahren DORA DORA-Abfragen D12439 (DORA Lizenzvalidierung) und D12113_ Info POE Personalhaushalt der BA für das Haushaltsjahr 2012 Ergänzende Regelungen für den PHH 2012 im Nachgang zum Stellenplanschreiben 2012 Fachkonzept zur Neuorganisation der Prozessvertretung Personal in der BA Ausgewählte Zielvereinbarungstemplates und Glossar SGB III Agenturen für Arbeit o Teamleiter Misch (2 Teams) o Teamleiter Misch (3 Teams) o Bereichsleiter Teil Glossar o Glossar Operativ SGB III 6

7 Wenn Sie Fragen oder Anregungen an die vbba-fraktion im HPR haben, stehen Ihnen deren Mitglieder gern zur Verfügung. Hier die Liste der Mitglieder der vbba im HPR nach Gruppenzugehörigkeit u. Listenplatz Name Funktion Ausschuss-Zugehörigkeit Reinhardt, Klaus-Peter 1. stellv. Vorsitzender des HPR Braun, Doris stellv. Ausschusssprecherin Janz, Axel Pedd, Siegfried Personalentwicklung, Aus- und Fortbildung, Personalwirtschaft Controlling und Steuerung Interner Service Infrastrukturservice Bau- und Liegenschaftsangelegenheiten sonstige infrastrukturelle Angelegenheiten Operative Dienstleistungen Trapp, Wolfgang Duhme-Lübke, Helga Sauer, Gabriele Struck, Wolfgang stellv. Ausschusssprecherin Interner Service Infrastrukturservice Bau- und Liegenschaftsangelegenheiten sonstige infrastrukturelle Angelegenheiten Controlling und Steuerung Interner Service Personalservice Arbeits- und Beamtenrecht Gleichstellungsfragenn Interner Service Personalservice Arbeits- und Beamtenrecht Gleichstellungsfragenn Operative Dienstleistungen Die HPR-NEWS finden Sie auch auf der Homepage ( der vbba 7