Informationen für Bieter

Transkript

1 Elektronische Ausschreibung von Bauaufträgen / Lieferungen / Leistungen und Dienstleistungen im Informationen für Bieter

2 Inhalt: I. Was bedeutet die evergabe II. Plicht zur Erfüllung der evergabe III. Allgemeines IV. Inhalt und Aufbau der Ausschreibungsunterlagen V. Zugang zur Vergabeplattform von subreport VI. Das Verfahren aus Bietersicht VII. Voraussetzung Bieterseite VIII. Kosten IX. Vorteile der elektronischen Angebotsabgabe X. Submission XI. Sicherheit XII. Linksammlung 2

3 I. Was bedeutet die evergabe evergabe ist der digitale Austausch von Vergabeunterlagen über eine geeignete Plattform im Internet! papierlos schnell flexibel kostengünstig 3

4 I. Was bedeutet die evergabe Unter der evergabe versteht man die (vollständig) elektronische Durchführung von Vergabeverfahren bei der Beschaffung von Waren, Dienstleistungen und Bauleistungen. Unter Zuhilfenahme einer Vergabeplattform werden sämtliche Verfahrensschritte vom Auftraggeber und Bieter elektronisch vorgenommen, so z.b.: die Er- und Bereitstellung der Vergabeunterlagen, die Kommunikation mit den Bietern, die elektronische Angebotserstellung und - abgabe, die Angebotsöffnung und die Zuschlagserteilung. 4

5 Digitaler Austausch der Vergabeunterlagen Ausschreiber stellt die digitalen Vergabeunterlagen auf der Vergabeplattform im Internet ein Submissionsstelle lädt nach Freischaltung der Submission die Vergabeunterlagen von der Plattform herunter Bewerber lädt sich die Unterlagen von der Plattform herunter, füllt diese aus und lädt sie wieder hoch 5

6 II. Plicht zur Erfüllung der evergabe Die neuen Vergaberichtlinien der EU sehen vor, dass zukünftig alle öffentlichen Auftragsvergaben elektronisch durchgeführt werden müssen. Am 17. April 2014 sind die EU-Vergaberichtlinien in Kraft getreten. Grundsätzlich beträgt die nationale Umsetzungsfrist 2 Jahre ab in Kraft treten der Richtlinie. Ausnahmslos gilt daher: Im Zuge der Umsetzung der EU-Richtlinie über die öffentliche Auftragsvergabe ist den Bietern spätestens ab dem 18. April 2016 für europaweite Ausschreibungen unentgeltlich ein uneingeschränkter und vollständiger direkter Zugang über eine Internetadresse zu Bekanntmachungen und Vergabeunterlagen zu ermöglichen. 6

7 II. Plicht zur Erfüllung der evergabe Für bestimmte Bereiche sind längere Umsetzungsfristen eingeräumt worden: Ausnahmsweise läuft die Umsetzungsfrist für nationale Vergabestellen im Bereich der evergabe bis zum 18. Oktober Spätestens ab dem müssen nationale Vergabeverfahren vollständig elektronisch abgewickelt werden; für zentrale Beschaffungsstellen gilt diese Pflicht bereits ab dem Da eine frühere Umsetzung möglich ist, erfolgt die Einführung der evergabe bereits in diesem Jahr! 7

8 II. Plicht zur Erfüllung der evergabe Zum 01. April 2016 wird beim die evergabe (elektronische Vergabe) eingeführt. Das bedeutet, dass alle Bieter, die sich an Vergabeverfahren des Kreises beteiligen wollen, in Zukunft ihre Vergabeunterlagen bei subreport kostenfrei runterladen können und die Angebote ebenfalls elektronisch über o.g. Plattform einreichen können. Mit der Einführung der evergabe haben wir somit auch die EU-Richtlinie über die öffentliche Auftragsvergabe (unentgeltlich, uneingeschränkt, vollständig und direkter Zugang über eine Internetadresse) erfüllt. 8

9 III. Allgemeines Die elektronische Ausschreibung: Ziel: Die komplette elektronische, medienbruchfreie und rechtsichere Abwicklung des Vergabeprozesses! Voraussetzung: Jedes Angebot muss die für seine Bewertung erforderliche Angaben enthalten. Die Vertraulichkeit der Angebote bis zu ihrer Bewertung muss gewährleistet sein. Die Angebote müssen rechtsicher abgegeben und unterschrieben werden können. 9

10 III. Allgemeines Die Anforderung und die Abgabe von Angeboten erfolgte bisher ausschließlich in Papierform. Ab dem 01. April 2016 stellen wir Ihnen sämtliche Unterlagen ausschließlich in digitaler Form zum Download unter zur Verfügung. Die Veröffentlichung der Bekanntmachung mit dem Link zu den Vergabeunterlagen finden Sie wie gewohnt weiterhin in den von Ihnen genutzten Medien (Pflichtbekanntmachung HAD). 10

11 III. Allgemeines Für den Download der digitalen Ausschreibungsunterlagen ist je nach Vergabeverfahren lediglich die Registrierung Ihres Unternehmens bei subreport erforderlich. Bei einer anonymen Downloadmöglichkeit der Unterlagen im Rahmen von EU-Ausschreibungen ist die Registrierung empfehlenswert, um an der automatischen Bieterkommunikation teilzuhaben. Diese Registrierung ist kostenfrei. Gleichzeitig haben Sie neben dem Download der Ausschreibungsunterlagen die Möglichkeit, Ihr elektronisches Angebot bei subreport einzustellen. 11

12 III. Allgemeines Für die Abgabe von elektronischen Angeboten benötigen Sie zur Unterschrift und zur Verschlüsselung Ihrer Daten eine elektronische Signatur. Hierdurch ist sichergestellt, dass alle Angebotsbestandteile rechtskräftig unterschrieben und verschlüsselt sind. Diese können Sie bei verschiedenen Anbietern beziehen (siehe Linksammlung im Anhang). Die folgende Folie zeigt Ihnen die beiden Wege der Übermittlung von Ausschreibungsunterlagen bis zur Submission. 12

13 Bieter N e u e r Internet (www. subreport.de Digitales Medium Vergabestelle Printmedium W e g Digitales Angebot Papierangebot Papierangebot Submission 13

14 IV. Inhalt und Aufbau der Ausschreibungsunterlagen Der Aufbau der Ausschreibungsunterlagen orientiert sich immer an der gleichen Struktur: 1. Die eingestellten PDF-Dateien geben den kompletten Inhalt der Ausschreibung wieder. Sie werden Vertragsbestandteil, müssen jedoch bei der Angebotsabgabe nicht mit zurückgegeben werden. 14

15 IV. Inhalt und Aufbau der Ausschreibungsunterlagen 2. Alle Dateien, die vom Bieter ausgefüllt werden und an die Vergabestelle zurückgeschickt werden müssen, sind nicht als PDF sondern in einem anderen ausfüllbaren Format eingestellt (Word-/ Excel Dateien und als GAEB- Datei). Beim Ausfüllen der Angebotsunterlagen müssen Sie lediglich diese Dateien berücksichtigen. 3. Zusätzlich können Sie beliebig viele sonstige Dateien (z.b.: Nebenangebote, Referenzunterlagen etc.) beim Hochladen Ihres Angebotes auf der Vergabeplattform einstellen. 15

16 V. Vergabeplattform subreport Verlag Schawe GmbH Buchforststraße 1-15, Köln Telefon: , Fax:

17 V. Zugang zur Vergabeplattform von subreport Um die Ausschreibungsunterlagen kostenfrei einzusehen, benötigen Sie die entsprechende Ausschreibungskennung die ELVIS-ID diese finden Sie in der Veröffentlichung. Um mit den Ausschreibungsunterlagen arbeiten zu können, benötigen Sie einen Zugang zur Vergabeplattform subreport ELVIS. Sie registrieren sich im Internet bei subreport, hinterlegen eine Kennung mit Passwort und erhalten dann die Möglichkeit, elektronische Unterlagen runter zu laden (Download). Nachfolgender Link verweist direkt auf die Anmeldeseite von subreport. 17

18 Deutschlan Informationen zur evergabe im V. Zugang zur Vergabeplattform von subreport unter 18

19 V. Zugang zur Vergabeplattform von Subreport Der nächste und letzte Schritt zu einem rein elektronischen Ausschreibungsverfahren ist die Abgabe eines digitalen Angebotes (Upload). Hierfür benötigen Sie zusätzlich eine elektronische Signatur zum Signieren und Verschlüsseln der von Ihnen eingestellten Angebotsdokumente (Dateien) - Signaturkarte oder. Softwarezertifikat. Diese elektronische Signatur gewährleistet neben der Rechtsverbindlichkeit auch die Sicherheit und Vertraulichkeit Ihrer Dateien gegenüber Dritten. Ein unbefugter, d. h. auch ein vorzeitiger Zugriff auf Ihre eingestellten Daten ist nicht mehr möglich. 19

20 VI. Das Verfahren aus Bietersicht Die Bieter müssen sich einmalig registrieren. Nach dem Registrieren können alle Unterlagen in einem ZIP- Ordner oder einzeln heruntergeladen und offline bearbeitet werden. Das Leistungsverzeichnis kann einfach per an Lieferanten und Subunternehmer versendet werden. Bieteranfragen müssen zentral gestellt werden. Die Beantwortung erfolgt wiederum über die Nachrichtenfunktion der Vergabeplattform. 20

21 VI. Das Verfahren aus Bietersicht Das Leistungsverzeichnis kann nach wie vor von Hand ausgefüllt werden. Alternativ steht zur elektronischen Abgabe eine sogenannte GAEB-Datei zur Verfügung. Die Unterlagen sind geschützt mit freigegebenen Textfeldern. Somit können die Vergabeunterlagen nicht verändert werden. Nur an den dafür vorgesehenen Stellen können Einträge vorgenommen werden. Zum Hochladen, der elektronischen Abgabe Ihres Angebotes wird eine digitale Unterschrift benötigt (Softwarezertifikat). Vorteil: Die Unterschrift kann nicht vergessen werden. 21

22 VII. Voraussetzung Bieterseite Hardware: Standard PC mit einem Betriebssystem Internetzugang (minimal ISDN, besser DSL) Elektronische Unterschrift (bei digitaler Abgabe): - qualifizierte Signatur (Kartenleser/persönliche Signaturkarte) - fortgeschrittene Signatur, sogenanntes Softwarezertifikat (Empfehlung) Bei der fortgeschrittenen und bei der qualifizierten elektronischen Signatur muss der Signaturschlüssel-Inhaber gemäß 2 Nr. 9 (SigG) eine natürliche Person sein. 22

23 VII. Voraussetzung Bieterseite Software: Für den Zugang zur Vergabeplattform subreport ELVIS müssen Sie keine spezielle Software erwerben. Sie arbeiten mit Ihrem vorhandenen Internet-Browser (z.b.: Internet-Explorer oder Mozilla Firefox). Die Funktionen der Vergabeplattform sind sehr bedienerfreundlich und selbsterklärend. 23

24 VII. Voraussetzung Bieterseite Software: MS Office (Word oder kompatible Textverarbeitung) Angebotssoftware (d83 d84) (freeware) z.b.: RIB Heitker ASBwin PDF-Reader (freeware) ZIP-Programm, z.b.: WinZip 24

25 VIII. Kosten Folgende Kosten müssen Sie für die Teilnahme am elektronischen Ausschreibungsverfahren einplanen: Software Zertifikat für fortgeschrittene Signatur für 4 Jahre ca. 90, also 22,50 pro Jahr (z.b.: Allgeier IT) Software 7-Zip (kostenlos zum Download bei subreport unter Internetanschluss, Textverarbeitungsprogramm und Adobe Acrobat sind in der Regel vorhanden 25

26 VIII. Kosten Keine Schutzgebühr für digitale Ausschreibungsunterlagen Keine Kosten für Vergabe -Software; reine Internetplattform (Browser genügt) Kein Kosten für die Registrierung bei subreport 26

27 IX. Vorteile der elektronischen Angebotsabgabe Deutliche Verbesserung der Qualität von Ausschreibungsunterlagen Bildqualität ist deutlich besser Vollständige Abgabe der Unterlagen, Bieter erhält bei der Angebotsabgabe eine Übersicht der hoch zu ladenden Dokumente Nach dem Laden der Angebotsunterlagen werden Sie zur Signatur der Dokumente aufgefordert, daher ist ein vergessen der Unterschrift nicht mehr möglich Nach der elektronischen Angebotsabgabe bleiben die Unterlagen bis zum Eröffnungstermin für die Vergabestelle verschlossen (Adresse, Kennzeichnung, Verschluss entfällt) 27

28 IX. Vorteile der elektronischen Angebotsabgabe Verspäteter Eingang von Angeboten mit der evergabe vermeidbar (zu spät, Stau, Zustellung durch Post, usw.) Einfacher Informationsaustausch mit Nachunternehmern und Lieferanten Der Bieter kann bis unmittelbar vor dem Eröffnungstermin sein Angebot abgeben, zurückziehen, geändert erneut abgeben. Vorteil: Zeitersparnis, Fahrten zum Eröffnungstermin bzw. der Angebotsabgabe werden überflüssig, Kostenersparnis, größeres Zeitfenster in der Angebotsbearbeitung, zeitnahe Information über das Ergebnis 28

29 X. Submission Die Submission wird zum Eröffnungstermin von der Submissionsstelle auf der Vergabeplattform nach dem 4-Augen-Prinzip freigeschaltet. Die digitalen Angebotsschreiben werden zuerst geöffnet, anschließend werden auch die Angebote in Papierform geöffnet und in der Niederschrift zur Eröffnung der Angebote (Protokoll) eingetragen. 29

30 XI. Sicherheit Was passiert mit den Daten nach der Abgabe? Daten liegen auf einem höchst abgesicherten Server Angebote können nur nach dem Vier-Augen-Prinzip geöffnet werden Vergabeplattformen müssen gemäß 3 Bundessignaturgesetz von der Bundesnetzagentur zertifiziert sein Zur Zeit empfiehlt die Bundesnetzagentur eine Verschlüsselung mit einer Größe von 128 Bit. Ab 2016 soll sie 512 Bit betragen (höchste realisierbare Verschlüsselung) 30

31 Ansprechpartner EGW: Eigenbetrieb Gebäudewirtschaft Schiede Limburg Herr Petry Tel.: 06431/ Frau Meier Tel.: 06431/ Herr Weyl Tel.: 06431/ Hotline subreport ELVIS Herr Klein (oder Vertreter) Tel.: 0221/

32 XII. Linksammlung Softwaresignatur/Signaturkarten Beispiele: Allgeier IT Solutions (Deutsche Post) Deutsche Telekom Telesec GmbH D-Trust GmbH Informationen dazu erhalten Sie unter: 32

33 XII. Linksammlung Lesegeräte (nur für qualifizierte Signatur) Beispiele: Reiner SCT cyber Jack Cherry ST-2000US-R SmartTerminal KOBIL KAAN Advanced SCM Microsystems SPRx Informationen dazu erhalten Sie auch unter: 33

34 XII. Linksammlung Sonstiges Subreport ELVIS Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik: Netzwerk Elektronischer Geschäftsverkehr: Bundesnetzagentur SigLab e.v. Signaturbündnis: 34

35 XII. Linksammlung Sonstiges Die gesamten Technischen Voraussetzungen finden Sie unter sowie weitere Downloads unter 35