evergabe Schulungsveranstaltung für Firmen 22. September 2011

Transkript

1 evergabe Schulungsveranstaltung für Firmen 22. September 2011

2 Themen: 1. Kurze Einführung in die Thematik evergabe 2. Kostenlose Registrierung auf subreport 3. Download (Bestellung) von Ausschreibungsunterlagen 4. Vorstellung der gemeinsamen Datenstruktur 5. Nachrichten und Fragen im Ausschreibungsverfahren 6. Bearbeitung des GAEB-Leistungsverzeichnisses 7. Arten der Signatur und Beschaffung eines Softwarezertifikats 8. Angebotsabgabe und Upload von Dateien 9. Einsicht in die Eröffnungsniederschrift 10. Mehrwert (Vorteile) der elektronischen Angebotsabgabe 11. Fragen und Anregungen

3 Ausblick auf die evergabe - 2 Billionen Euro pro Jahr an öffentlichen Aufträgen - Ziel bis = 50% aller Aufträge über evergabe Millarden Euro pro Jahr an öffentlichen Aufträgen - elektronische Vergabe verbindlich im Bereich VOL - Ziel: schnellstmögliche Umsetzung der evergabe

4 Ausblick auf die evergabe in der Region STADT NEUSS 470 Vergabeverfahren mit einem Gesamtvolumen von rund 95 Millionen Euro pro Jahr

5 Entwicklung der digitalen Angebotsabgabe am Beispiel der Stadtentwässerungsbetriebe Köln Papier 31% Digital 69% 105

6 So finden Sie unsere öffentlichen Ausschreibungen: Stadtentwässerungsbetriebe Köln, AöR - Aktuelles - Ausschreibungen - aktuelle Ausschreibungen Rhein-Kreis-Neuss - Bürgerservice - Ausschreibungen Stadt Neuss - Aktuelle Ausschreibungen Abfallwirtschaftsbetriebe Köln GmbH & Co. KG - Ausschreibungen subreport ELViS Das Elektronische Vergabeinformations- System für Auftraggeber und Unternehmen subreport Verlag Schawe GmbH Köln

7 2. kostenlose Registrierung auf subreport

8 Rufen Sie auf und klicken danach auf Login Bewerber. STADT NEUSS

9 Hier klicken Sie auf Login / Registrierung subreport ELViS

10 Bitte klicken Sie für Ihre Registrierung auf Jetzt anmelden.

11 Da Sie sich neu registrieren, wählen Sie bitte nein. STADT NEUSS

12 Füllen Sie die Anmeldung mit Ihren Firmenkontaktdaten komplett aus. Wählen Sie die Rolle aus. Klicken Sie dann auf weiter

13 Bitte füllen Sie nun Ihre persönlichen Firmendaten vollständig aus. Bitte vergeben Sie hier Kennung und Passwort. Bitte stimmen Sie noch den AGB zu und klicken Sie dann auf weiter.

14 Hier werden Ihnen noch einmal sämtliche Daten im Überblick angezeigt. Ist alles komplett, klicken Sie bitte auf anmelden.

15 Ihre Anmeldung wird nun schnellstmöglich geprüft und Sie erhalten per die Freischaltung. STADT NEUSS

16 3. Download (Bestellung) von Ausschreibungsunterlagen

17 Rufen Sie auf und klicken danach auf Login Bewerber. STADT NEUSS

18 Hier klicken Sie auf Login / Registrierung subreport ELViS STADT NEUSS

19

20 Wählen Sie jetzt Ihre Bewerber-Rolle. Ist nur eine Rolle angemeldet, wird diese Seite übersprungen.

21 Wählen Sie Dokumente bestellen, um die ELViS-ID aus der des Auftraggebers eingeben zu können.

22 Geben Sie hier die in der angegebene ELViS-ID-Nummer ein und klicken auf Ausschreibung anzeigen.

23 Jetzt können Sie die Vergabeunterlagen bestellen. STADT NEUSS

24 Klicken Sie auf zur Bestellung.

25 Hier sehen Sie Ihre Bestell-Bestätigung. Bitte klicken Sie nun auf bestellen.

26 Klicken Sie auf Dokument herunterladen und speichern alle Dokumente lokal auf Ihren Rechner.

27 Alle Unterlagen sind vollständig, Sie können sich jetzt ausloggen und die Vergabeunterlagen aus dem Ordner auf Ihrem PC bearbeiten. STADT NEUSS

28 4. Vorstellung der gemeinsamen Datenstruktur

29 Verwendung Vergabehandbuch Bund (VHB) und weitere Bestandteile einer Ausschreibung Formblätter gemäß VHB Eigenerklärung Angebotsaufforderung Bewerbungsbedingungen Angebotsschreiben Besondere Vertragsbedingungen Zusätzliche Vertragsbedingungen 233/234 - Nachunternehmerleistungen Abfall Submissionsaufkleber... Sonstige Unterlagen - weitere besondere Vertragsbedingungen - Leistungsverzeichnis - Ausführungsplanung/Bauzeitenplan - Gutachten -Fotos -...

30 Alle Formulare, die der Bieter ausfüllen und wieder über die Vergabeplattform zurücksenden (hochladen) muss, werden als Word-Dateien (.doc) Excel-Dateien (.xls) GAEB-Datei (.D83) beim Rhein-Kreis Neuss und der Stadt Neuss zur Verfügung gestellt. Bei den Stadtentwässerungsbetrieben Köln und den Abfallwirtschaftsbetrieben Köln sind dies: Word-Dateien (.doc) Excel-Dateien (.xls) GAEB-Datei (.P83) AdobeAcrobat-Dateien (.pdf)

31 000 Aufforderung und Bedingungen (PDF-Dokument) Inhalt bei VOB: VHB 211 (Aufforderung), 212 (Bewerbungsbedingungen), 214 (Besondere Vertragsbedingung), 215 (Zusätzliche Vertragsbedingungen), 215 a (Z VOL_Z VOB), 231 a (Tariftreue) / Inhalt bei VOL: VHB 631 (Aufforderung), 632 (Bewerbungsbedingungen), 634 (Besondere Vertragsbedingung), 635 (Zusätzliche Vertragsbedingungen), 215 a (Z VOL_Z VOB), 231 a (Tariftreue) alternativ: VHB entsprechende eigene Dokumente 010 Leistungsverzeichnis (PDF-Dokument nur bei Abgabe von Papierangeboten) Inhalt bei VOB: DIN (Allgemeiner Hinweis für Bauarbeiten), Leistungsverzeichnis, Submissionsaufkleber / Inhalt bei VOL: Leistungsverzeichnis, Submissionsaufkleber 011 Leistungsverzeichnis GAEB Inhalt: Leistungsverzeichnis als D83 bzw. P Bieterangabenverzeichnis (Excel-Formular) 020 Planunterlagen (PDF-Dokument) Pläne, Zeichnungen und Gutachten

32 030 Bauzeitenplan (PDF-Dokument) 040 Statik (PDF-Dokument) 050 Fotos (PDF-Dokument) 124 Eigenerklärung (Word-Formular) Wird nur bei öffentlichen Ausschreibungen eingesetzt. Muss nur abgegeben werden sofern Ihre Firma nicht präqualifiziert ist. 213/633 Angebotsschreiben (Word-Formular) Muss immer abgeben werden! Wichtigste Angaben sollten Sie nochmals prüfen: Firmenname, Endbetrag, Nachlass, Nebenangebote (und bei Papierangeboten zusätzlich: Unterschrift) 233/234 Nachunternehmer (Word-Formular) Muss (in Abhängigkeit vom Angebot) abgegeben werden, sofern Ihre Firma bestimmte Leistungspositionen nicht selbst ausführt.

33 5. Nachrichten und Fragen im Ausschreibungsverfahren

34 Fragen bzw. grundsätzliche Kontaktaufnahme von Bewerbern/Bietern zu den einzelnen Ausschreibungen - grundsätzlich schriftlich und - nur über die Funktion Nachrichten auf subreport. Antworten des Ausschreibers - grundsätzlich schriftlich, - an alle Bewerber/Bieter und - nur über die Funktion Nachrichten auf subreport.

35 Klicken Sie auf Nachrichten und die erstellen bei der entsprechenden Ausschreibung Ihre Nachricht an den Auftraggeber. Über die Antwort werden Sie per mail Informiert und können Sie hier im Bereich Nachrichten lesen. STADT NEUSS

36 6. Bearbeitung des GAEB-Leistungsverzeichnisses

37 Was heißt eigentlich GAEB? Gemeinsamer Ausschuss Elektronik im Bauwesen Welche GAEB-Formate gibt es und was bedeuten Sie? GAEB-Dateien gibt es in den Standards D, P und X. Die nachfolgende Nummer weist auf den entsprechenden Datentausch hin. Bei den Dateien D83, P83 und X83 handelt es sich immer um eine Angebotsaufforderung. Eine D83 ist eine im Standard der GAEB90 erstellte Datei. Nachfolgend wurde auf dieser Basis der Standard P (GAEB DA 2000) bzw. X (GAEB DA 2000 XML) entwickelt. Damit alle Bewerber/Bieter gleichermaßen mit diesen Dateien arbeiten können, wurde beim Rhein-Kreis Neuss und der Stadt Neuss der Standard D, bei den Stadtentwässerungsbetrieben Köln P festgelegt. Die Bewerber erhalten mit den Ausschreibungsunterlagen das Leistungsverzeichnis in Form einer D83 bzw. P83 Datei und sind aufgefordert in diesem Format bei der Angebotsabgabe eine D84 Datei (P84 Datei bei den Stadtentwässerungsbetrieben Köln) beizufügen. Was ist eine GAEB Datei? Die GAEB-Datei ist die Basis des Leistungsverzeichnisses. Sie vereinfacht die Angebotskalkulation mit dem eigenen Kalkulationsprogramm. Sofern der Bewerber nicht über ein solches Programm verfügt, kann er sich das Programm Heitker kostenlos von der jeweiligen Website der Ausschreiber herunterladen.

38 GAEB-Datenaustausch Quelle:

39 Die Tabellenansicht ermöglicht die direkte Eingabe der Einzelpreise. Die Einzelpreise werden durch das Programm berechnet (Rechenfehler sind damit ausgeschlossen) und der Gesamtpreis wird ausgewiesen. STADT NEUSS

40 In der Detailansicht wird nur die einzelne Position angezeigt. Die Eingabe der Einzelpreise erfolgt für jede Positionsnummer gesondert. Die Einzelpreise werden durch das Programm berechnet (Rechenfehler sind damit ausgeschlossen) und der Gesamtpreis wird ausgewiesen. Der Langtext ist gegenüber der Tabellenansicht hier vergrößert dargestellt.

41 Im Deckblatt/Bieterinfo trägt der Bieter den Firmennamen ein. Währung und MwSt sind i.d.r. voreingestellt. Danach erzeugt der Bieter über das Diskettensymbol eine D84 bzw. P84 Datei (Angebotsabgabe).

42 Ihre Vorteile: - Zeitersparnis - Vermeidung von Erfassungsfehlern - übersichtliche Darstellung der Kalkulation - klar lesbare Angebotsunterlagen - Vermeidung von Korrekturaufwand - Kostenersparnis (z.b. Kosten der Ausschreibungsunterlagen, Fahrt- Portokosten) - Gleichbehandlung aller Bewerber bei Rückfragen und Antworten

43 7. Arten der Signatur und Beschaffung eines Softwarezertifikats

44 Arten der Signatur qualifizierte Signatur (Hardware-Zertifikat) Eine qualifizierte elektronische Signatur nach dem Signaturgesetz ist eine fortgeschrittene elektronische Signatur, die auf einem zum Zeitpunkt ihrer Erzeugung gültigen Zertifikat beruht und mit einer sicheren Signaturerstellungseinheit erzeugt wurde. ¹) fortgeschrittene Signatur (Software-Zertifikat) Eine fortgeschrittene elektronische Signatur nach dem Signaturgesetz ist eine elektronische Signatur, die ausschließlich dem Signaturschlüssel-Inhaber zugeordnet ist und die Identifizierung des Schlüsselinhabers ermöglicht. Sie muss mit Mitteln erzeugt worden sein, die der Signaturschlüssel- Inhaber unter seiner alleinigen Kontrolle hat. Außerdem muss sie mit den Daten, auf die sie sich bezieht, so verknüpft sein, dass eine nachträgliche Veränderung der Daten erkannt werden kann. ¹) ¹) Quelle: SecCommerce, Glossar

45 TrustCenter mit denen subreport arbeitet: qualifizierte Signatur D-Trust S-Trust SIGNTRUST Telesec fortgeschrittene Signatur SIGNTRUST S-Trust Beispiel: SIGNTRUST

46 Qualifiziert SIGNTRUST CARD Erfüllt Schriftform Fünfjährige Laufzeit der Zertifikate Internationaler X.509-Standard und common-pki konformes Zertifikatsprofil 2048-bit RSA Schlüssellänge Identifizierung der Antragsteller über das POSTIDENT 30 Jahre Speicherung im öffentlichen Verzeichnisdienst der Deutschen Post Fortgeschritten SIGNTRUST CERT Erfüllt Textform Fünfjährige Laufzeit der Zertifikate Internationaler X.509-Standard und commonpki konformes Zertifikatsprofil 2048-bit RSA Schlüssellänge Identifizierung des Admins über das POSTIDENT -Adresse im Zertifikat Speicherung im öffentlichen Verzeichnisdienst der Deutschen Post

47 Empfehlung: fortgeschrittene Signatur Fakten: direkter Einsatz bei und weiteren evergabe-plattformen kein Kartenlesegerät und keine Signaturkarte nötig geringere Kosten einfache Installation sehr kurze Produktionszeiten (1-2 Tage) kein POSTIDENT zahlreiche Anwendungsmöglichkeiten ( Sicherheit) Signatur-Ursprung (Trustcenter) wird weltweit erkannt Das Zertifikat ist personengebunden und kann nicht auf eine Firma ausgestellt werden.

48 Bestellvorgang einer fortgeschrittene Signatur Partner der Deutschen Post ist die Firma Allgeier IT-Solutions GmbH in Hürth bei Köln In einem Online-Antrag werden die Daten des Zertifikats-Besteller eingegeben und eine Kopie des Personalausweises zur Prüfung eingesendet (FAX). Es stehen zwei Lösungen zur Auswahl: 1. Zertifikat für den Einsatz bei elektronischen Vergabe-Plattformen ( 2. Zertifikat für den Einsatz bei Programmen und Workflow-Systemen (

49

50

51

52 1. FAX inkl. Ausweiskopie an Allgeier senden 2. Unterlagenprüfung und Produktion des Zertifikates durch Allgeier 3. Mitteilung an Antragsteller per 4. Übertragung per und Entschlüsselung des Zertifikats- Containers mittels PIN 5. Installation im PC-Betriebssystem durch Import-Assistent 6. Fertig für subreport

53 8. Angebotsabgabe und Upload von Dateien

54 Klicken Sie auf Angebot abgeben und wählen dann die entsprechende Ausschreibung aus und klicken auf abgeben. STADT NEUSS

55 Wählen Sie jeweils die geforderten Dokumente von Ihrer Festplatte aus. Der Dateiname wird dann kursiv dargestellt. Dann auf weiter

56 Wählen Sie die Form Ihrer Signatur aus.

57 Geben Sie Ihren Zertifikat-Pin ein und unterschreiben Sie damit Ihr Angebot. STADT NEUSS

58 Klicken Sie auf bestätigen und verschlüsseln Sie damit Ihr Dokument.

59 Sie erhalten eine Übersicht der abgegebenen Dokumente und können nach Eingabe eines Dokumentnamens auf die gleiche Weise weitere Dokumente Ihrem Angebot hinzufügen.

60 Mit einem Klick auf Empfangsbestätigung wird eine mail an Sie versendet, die die Abgabe dokumentiert.

61 9. Einsicht in die Eröffnungsniederschrift

62

63 Klicken Sie jetzt auf Dokument anzeigen.

64 Wählen Sie anzeigen.

65 10. Mehrwert (Vorteile) der elektronischen Angebotsabgabe

66 Deutliche Verbesserung der Qualität von Ausschreibungsunterlagen Papierunterlage: Bildqualität auf Grund der Kopie meist schlecht, Umfang der Unterlagen sehr gering evergabe: Bildqualität deutlich besser, Bewerber kann sich in alle Bereiche des Bildes zoomen, umfangreichere Unterlagen und Pläne (siehe Planunterlagen in der Musterausschreibung)

67 Alle Angebotsunterlagen abgegeben? Papierangebot: Der Bieter erhält im Aufforderungsschreiben eine Übersicht der abzugebenden Formulare. Aber ob die Unterlagen wirklich alle im Umschlag sind? evergabe: Der Bieter erhält bei der Angebotsabgabe eine Übersicht der hochzuladenden Dokumente

68 Unterschrift vergessen? 7 Ich/Wir erkläre(n), dass das vom Auftraggeber vorgeschlagene Produkt Inhalt meines/unseres Angebotes ist, wenn Teilleistungsbeschreibungen des Auftraggebers den Zusatz oder gleichwertig enthalten und von mir/uns keine Produktangaben (Hersteller- und Typbezeichnung) eingetragen wurden. Ort, Datum, Stempel und Unterschrift Papierangebot: Der Bieter muss sein Angebot an der dafür vorgesehenen Stelle im Angebotsschreiben unterschreiben. Das wird oftmals vergessen. Folge: Ausschluss evergabe: Unterschrift vergessen - das kann Ihnen nicht passieren. Nach dem Laden der Angebotsunterlagen werden Sie zur Signatur der Dokumente aufgefordert.

69 - Verspäteter Eingang von Angeboten Wie oft ist es schon geschehen, dass Bieter zu spät persönlich zu Eröffnungsterminen gekommen sind. Bieter haben eine Vielzahl von Begründungen angeführt: Stau, kein freier Parkplatz, Briefkasten nicht gefunden, Vergabestelle nicht gefunden Gründe die der Bieter oftmals nicht bemerkt: Zustellung durch den Postdienstleister erfolgt verspätet. Folge: Das Angebot bleibt unberücksichtigt. - Mit evergabe vermeidbar Der Bieter kann bis unmittelbar vor den Eröffnungstermin sein Angebot abgeben, zurückziehen, geändert erneut abgeben. Vorteil: Zeitersparnis, Fahrten zum Eröffnungstermin bzw. der Angebotsabgabe werden überflüssig, Kostenersparnis, größeres Zeitfenster in der Angebotsbearbeitung, zeitnahe Information über das Ergebnis

70 Formvorgaben Papierangebot: Ist der Angebotsumschlag richtig adressiert, als Angebot gekennzeichnet und verschlossen? Gibt der Postdienstleister das Angebot auch an der richtigen Stelle ab? Hierfür ist der Bieter verantwortlich. evergabe: Nach der elektronischen Angebotsabgabe bleiben die Unterlagen bis zum Eröffnungstermin für die Vergabestelle verschlossen. Die Probleme Kennzeichnung, Adressierung und Verschluss des Angebots gehören der Vergangenheit an.

71 11. Fragen und Anregungen

72 Ihr Ansprechpartner bei weiteren technischen Fragen: subreport Verlag Schawe GmbH Buchforststraße Köln Internet: Frank Seifert Vertriebsmanager Telefon: 0221 / Telefax: 0221 / frank.seifert@subreport.de

73 Eine Region Ein System STADT NEUSS Wir danken für Ihre Aufmerksamkeit