S/4HANA von SAP: Reporting Data Warehousing im Fokus

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1 Fachartikel S/4HANA von SAP: Reporting Data Warehousing im Fokus Erschienen in: rechnungswesen & controlling Ausgabe 2/2016 Seite 2-5 Christina Eilers Competence Center Controlling & Finance Ralf Stärk Competence Center Controlling & Finance

2 S/4HANA von SAP: Reporting Data Warehousing im Fokus Die neue Business Suite S/4HANA von SAP revolutioniert nicht die ganze Welt des Data Warehousing, ist aber doch ein Meilenstein hin zu mehr und noch besseren Analysemöglichkeiten im Unternehmen. Unternehmen haben die Qual der Wahl. Christina Eilers Ralf Stärk Mit der Business Suite S/4 HANA hat SAP sein neues ERP System, basierend auf der In-Memory-Technologie HANA, vorgestellt. Es handelt sich um den Nachfolger der bisherigen SAP Business Suite, wobei S für Simple steht und die 4 für die vierte Produktgeneration. Kernpunkte sind die In-Memory-Datenbank HANA, ein optionales Betriebsmodell als gehostete Cloud-Lösung sowie moderne, mobilfähige Benutzeroberflächen. Doch was bedeutet das für Unternehmen in der Praxis, insbesondere für das zukünftige Berichtswesen einschliesslich der bestehenden Berichtsprozesse? onen meist während der Nacht aggregiert in ein Data Warehouse extrahiert werden und stehen dort für Auswertungen am nächsten Tag zur Verfügung. Dieser Prozess geschieht meist für Finanz- und Controlling-Daten separat. Da die Daten auf dem Weg in das Reporting-System meist noch für das Berichtswesen optimiert werden, und der Zeitpunkt der Datenbeladung nicht identisch ist, ist es fast nicht möglich, übereinstimmende Werte zu erhalten. Das bringt umfangreiche Abstimmungsaufwände mit sich. Mit S/4HANA ändert sich dies grundlegend, da ein leistungsstarkes Reporting nun auch direkt im Quellsystem möglich ist. Da es nur noch einen Beleg gibt, in dem eine unbeschränkte Anzahl von Dimensionen zur Verfügung steht und dieser in Echtzeit ausgewertet werden kann, wird das Reporting einfacher, flexibler und schneller. Da liegt die Vermutung nahe, dass Unternehmen künftig auf den Aufbau und die Nutzung eines separaten, unternehmensweiten Systems für Reporting und Planung verzichten können und den Zugriff auf die Unternehmensdaten direkt im ERP ermöglichen. Reporting einfach gemacht Im ersten Schritt wurden die klassischen Module für Controlling und Finanzen vereinfacht und in S/4HANA Finance gebündelt. Eine zentrale Rolle spielt dabei der integrierte Buchungsbeleg, der Finanzdaten mit Informationen aus dem Controlling verknüpft. Diese Verknüpfung führt dazu, dass Daten aus den beiden Bereichen in Zukunft nicht mehr aufwändig abgeglichen werden müssen, internes und externes Rechnungswesen sind also jederzeit abgestimmt. Man spricht in diesem Zusammenhang auch von einem Einkreissystem. Durch diese Änderung wird auch ein schnellerer Monatsabschluss möglich, da die meisten Abschlussaufgaben entfallen. Eine Simulation kann jederzeit während der Periode auf Knopfdruck erfolgen. Dadurch ergeben sich auch weitreichende Änderungen für das Reporting in Unternehmen. Bislang müssen Informati- Data Warehouse im Fokus Insofern sollten Anwender eigentlich davon ausgehen können, dass die Systemarchitektur und auch die Anwendungsszenarien durch den Einsatz von S/4HANA extrem vereinfacht und flexibel werden. Grundsätzlich stimmt das auch. Jedoch schafft genau diese Flexibilität eine nur schwer überschaubare Vielzahl möglicher Optionen und Szenarien, welche bei der Architekturentscheidung in Betracht gezogen werden müssen. Es ist daher elementar, frühzeitig und sorgfältig eine Grundsatzentscheidung zu fällen, welche die Basis für alle weiteren Überlegungen ist: Setzt das Unternehmen auf ein separates Data Warehouse oder will es die Berichte direkt in der S/4HANA Business Suite aufbauen? Zur Beantwortung dieser Kernfrage gibt es keinen, für alle Unternehmen funktionierenden Best- Practice-Ansatz. Grundsätzlich lassen sich jedoch drei un- 2 I rechnungswesen & controlling 2 I 2016 Controlling

3 terschiedliche Optionen des Datenzugriffs unterscheiden (s. Abbildung 1). Option 1: Vollständige Integration der Berichtslösung in die Business Suite (direkter Zugriff auf die Daten in Echtzeit über Core Data Services, CDS), ohne Einsatz eines zusätzlichen Data Warehouse. Diese Option bietet alle Vorteile der neuen Technologie (bspw. real-time, hohe Datengranularität und -integrität, Einbindung in die transaktionalen Prozesse) und ermöglicht so eine schnellstmögliche Reaktion auf Veränderungen im Reporting. Planungsfunktionalitäten mittels CDS werden aktuell noch nicht angeboten, sind jedoch in der Roadmap der SAP. Die Ausrichtung des Berichtswesens ist stark operativ. Option 2: Nutzung des Embedded BW (Daten werden mit Hilfe der CDS über das Embedded BW zur Verfügung gestellt). Diese Option ist dann von Vorteil, wenn kein eigenständiges Data Warehouse zur Verfügung steht und der spezifische, von der SAP ausgelieferte Content für die operative Planung genutzt werden soll. Es zeichnet sich jedoch ab, dass der technologische Fokus auf der Anbindung mittels CDS liegt. Option 3: Hybrides Szenario, bei dem die operativen Daten in Echtzeit aus der Business Suite zur Verfügung gestellt und mit aggregierten Informationen im Data Warehouse verknüpft werden. Diese Option ermöglicht die Realisierung weiterer Potenziale und adressiert sowohl das strategische als auch operative Reporting. Unabhängig von der Architekturoption stellen die Anwender während der Bedienung in ihrem Arbeitsalltag keinen Unterschied fest, da die Werkzeuge einheitlich sein können. Mit der neuen Business Suite stellt SAP auch die sog. Fiori Apps als zentralen Einstiegspunkt für den Anwender zur Verfügung. Es gibt Fiori Apps sowohl für operative Transaktionen, wie beispielsweise die Buchung von Hauptbuchbelegen, als auch für analytische Anwendungen. Die Grenzen zwischen Transaktion und (Management) Reporting verschwimmen dabei immer mehr. Architekturrelevante Entscheidungskriterien Für eine fundierte Entscheidung sollten zunächst die grundlegenden Vorteile eines eigenständigen Data Warehouse sowie die zukünftigen Reportinganforderungen betrachtet werden. Es gilt, eine Zielarchitektur zu entwickeln und für bestehende Systeme zu entscheiden, ob diese nach einer S/4HANA-Einführung noch Bestand haben werden. Hierzu können verschiedene Entscheidungskriterien herangezogen werden, die im Folgenden beschrieben werden: Bestehende Data Warehouse Strukturen & Berichts-/Planungslösungen Wichtige Entscheidungskriterien stellen die Grösse des bestehenden Data Warehouse, die Anzahl und Komplexität der bereits produktiv genutzten Berichts- und Planungslösungen sowie die Aktualität der Technologie dar. Daher empfiehlt es sich im Sinne einer Kosten-/ Nutzenabwägung, erst die bestehenden Berichts- und Planungslösungen zu analysieren, ehe das Management die Zielarchitektur und die Roadmap festlegt. Grad der System- und Datenharmonisierung Ein wichtiger Aspekt ist der Grad der Harmonisierung: Kommen die Daten aus dem Finanzbereich aus unter- Abbildung 1: Optionen des Datenzugriffs Controlling 2 I 2016 rechnungswesen & controlling I 3

4 schiedlichen Systemen, das heisst, hat das Unternehmen nicht nur ein einziges S/4HANA System im Einsatz? So ist weiterhin eine (separate) Plattform erforderlich, die ein unternehmensweites Reporting und gegebenenfalls auch die Konsolidierung sicherstellt. Eine einheitliche Definition von Kennzahlen und die Harmonisierung aller erforderlichen Stammdaten in einer zentralen Berichtsplattform, wie beispielsweise ein unternehmensweit gültiger Kontenplan, Kostenstellenhierarchien, Funktionsbereiche etc. ermöglicht es, die Informationen aus mehreren Quellen zusammenzuführen. Insbesondere für die Übergangsphase, bis alle Gesellschaften auf dem neuen S/4HANA System integriert sind, spielt eine solche zentrale Plattform eine wichtige Rolle. Verfügbarkeit historischer Daten / Versionen im Reporting Sollen Veränderungen von Informationen im Zeitverlauf dargestellt werden und nicht nur die aktuell gebuchte Wahrheit, so müssen die Informationen zu bestimmten Zeitpunkten als sogenannter Snapshot bzw. als Version dauerhaft gespeichert werden. Diese Anforderung wird, aufgrund der grossen Datenmengen, optimal von einem separaten Data Warehouse unterstützt. Zudem liegen die historischen Daten i.d.r. nicht in der gewünschten Granularität bzw. neuen Datenstruktur vor. Integration externer und unstrukturierter Daten Eine zunehmende Bedeutung bekommt die Anreicherung von Berichten mit externen und teilweise unstrukturierten Informationen, zum Beispiel aus der Marktforschung oder den sozialen Netzwerken (Stichwort: Big Data). Diese Verknüpfung von internen und externen Berichtsdaten gelingt nur dann, wenn diese auch im gleichen System verfügbar sind. Generell sollten solche externen Daten nur beschränkt in das HANA-System eingespielt werden etwa um operative Prozesse zu unterstützen. Das separate Data Warehouse ist hier also die klügere Wahl. Unternehmensweite Data-Governance Hinsichtlich der Governance kann es besser sein, beide Systeme getrennt zu halten zum Beispiel wenn der Zugriff auf die Business Suite nicht für alle Anwender von Berichten und Planungsanwendungen möglich sein soll. Dies kann zum einen lizenzrechtliche Gründe haben oder aber auch im Hinblick auf Sicherheit relevant sein. Neue S/4HANA Funktionalitäten & deren Auswirkung auf Prozesse Bedacht werden sollte auch, dass mit der Einführung von S/4HANA gleichzeitig zahlreiche neue Funktionen zum Beispiel für Accounting mit ausgeliefert werden. Um diese Funktionen vollumfänglich nutzen zu können, ist in den meisten Fällen eine Restrukturierung der Finanzprozesse erforderlich. Diese Restrukturierung wirkt sich natürlich auch auf die bestehenden Strukturen der Datengewinnung und die darauf basierenden Berichte aus. In diesem Fall können die Anpassungsbedarfe so gross sein, dass ein kompletter Neuaufbau erforderlich wird oder die Abbildung 2: Zusammenfassung der Architekturoptionen 4 I rechnungswesen & controlling 2 I 2016 Controlling

5 Änderungen so umfangreich sind, dass ein Wechsel auf S/4HANA als Berichtssystem sinnvoller ist. Zukünftige Innovationen der SAP Einen weiteren Einfluss werden auch die Innovationen der SAP haben. Mit S/4HANA Finance wurden im ersten Schritt die Funktionen im Bereich Buchhaltung und Controlling vereinfacht, mit dem Update der Lösung im November 2015 kamen zahlreiche Neuerungen im Bereich Logistik hinzu, zum Beispiel für Supply Chain, Sales, Sourcing und Procurement. Man kann also davon ausgehen, das mit jeder Neuerung auch ein gewisser Anpassungsbedarf an bestehenden Berichts- und Reporting-Lösungen entsteht und neue Anwendungsszenarien aufgrund der vereinfachten Datenstrukturen und der leistungsfähigeren Verarbeitung von Informationen möglich werden. Getätigte Investitionen in Berichtslandschaften & Schulungsmassnahmen Hinzu kommt, dass die Anwender von Berichten sich an die bestehenden Berichtswerkzeuge gewöhnt und umfangreiche Schulungen stattgefunden haben. Je nachdem, wie beliebt diese Tools im Unternehmen sind, wird es schwer fallen, diese sofort durch neue zu ersetzen. Da die SAP HANA Plattform jedoch offen ist, gibt es bereits jetzt eine Vielzahl von Drittanbietern von Reporting-Tools, wie beispielsweise ArcPlan, Cognos, MicroStrategy, die für SAP HANA zertifiziert und auf der neuen Plattform lauffähig sind. Weitere Anbieter werden folgen. Eine Umgewöhnung der Berichtsempfänger an eine neue Oberfläche ist also nicht immer erforderlich. Unter dem Strich lässt sich festhalten: Die neue In-Memory-Technologie und die S/4HANA Plattform revolutionieren sicher nicht die ganze Welt des Data Warehousing. Sie ermöglichen eher einen weiteren Evolutionsschritt auf dem Weg der Data Warehouse-Architektur hin zu analytischen Services. Mit der neuen Datenbanktechnologie HANA wird nun der tatsächliche Zugriff auf Informationen in Echtzeit möglich und bietet die Verknüpfung von Daten aus den unterschiedlichsten Funktionsbereichen auf unterster Belegebene. Dabei sind die Berichtstools wesentlich interaktiver und flexibler und bieten dabei auch neue Funktionalitäten, unter anderem Predictive Analytics. Vor einem Umbau bestehender Berichtslandschaften sollten auf jeden Fall Vor- und Nachteile sorgfältig gegenübergestellt werden und die Veränderungen in einer sogenannten BI Roadmap geplant werden. Literaturhinweise: DSAG e.v. (2015): DSAG-Positionspapier Bedeutet S/4HANA das Aus für das Business Warehouse? Eine Einschätzung des DSAG-Gremiums HANA Analytics (Version 1.0) Fazit Es wird klar, dass der alleinige Einsatz von Reportinglösungen in S/4HANA nicht in allen Fällen die richtige Entscheidung ist so leistungsstark sie auch sind. Eine Nutzung der integrierten Berichte mittels Core Data Services ohne Einsatz eines zusätzlichen Data Warehouse, erscheint insbesondere bei einem stark operativ ausgerichteten Berichtswesen sinnvoll. Im Gegensatz dazu erscheint bei einer strategischen Ausrichtung des Management Reporting ein eigenständiges Enterprise Data Warehouse zielführend, wobei hier über das hybride Szenario ebenfalls Daten in Echtzeit verfügbar gemacht werden können. Auch die DSAG kommt in ihrem Positionspapier zum Schluss, dass die Kombination der bestehenden Möglichkeiten (S/4 HANA, BW, HANA Live bzw. S/4HANA Analytics und HANA Native) ein Potenzial besitzt, das in der reinen S/4HANA-Ausrichtung nicht geboten wird [siehe DSAG e.v., 2015, S.9]. Abbildung 2 soll die generelle Zusammenfassung nochmals verdeutlichen. Christina Eilers ist Leiterin Kompetenzfeld Business Intelligence im Competence Center Controlling & Finance bei der Managementberatung Horváth & Partners in Stuttgart. CEilers@horvath-partners.com Ralf Stärk ist Experte für Management Reporting im Competence Center Controlling & Finance bei der Managementberatung Horváth & Partners in Zürich. RStaerk@horvath-partners.com Controlling 2 I 2016 rechnungswesen & controlling I 5