Architrave GmbH Handbuch für Administratoren

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1 Architrave GmbH Handbuch für Administratoren / Handbuch für Administratoren 1

2 Architrave GmbH Handbuch für Administratoren Benutzerhandbuch [erstellt: September 2017] Handbuch für Administratoren.doc; Version: 2.0 Architrave GmbH, Berlin 2017 Die vorliegende Dokumentation ist urheberrechtlich geschützt. Jede Verwertung außerhalb der engen Grenzen des Urheberrechtsgesetzes ist ohne Zustimmung der Architrave GmbH unzulässig und strafbar. Dies gilt insbesondere für Vervielfältigungen, Übersetzungen, Änderungen Mikroverfilmungen und die Einspeicherung und Verarbeitung in elektronischen Systemen. Die in dieser Dokumentation bereitgestellten Informationen dienen ausschließlich Informationszwecken und können sich ohne vorherige Ankündigung ändern. Die Architrave GmbH übernimmt keinerlei Verantwortung oder Haftung für in dieser Dokumentation eventuell enthaltene Fehler oder Ungenauigkeiten. Die verwendeten Software- und Hardwarebezeichnungen sowie Markennamen der jeweiligen Firmen unterliegen im Allgemeinen warenzeichen-, marken- oder patentrechtlichem Schutz. / Handbuch für Administratoren 2

3 INHALTSVERZEICHNIS 1 Erste Schritte Erste Anmeldung, Passwort festlegen Übersicht und Erläuterung der Icons Der Menü-Button Benutzereinstellungen und -Benachrichtigungen festlegen Abmelden Das Cockpit Suche Auswahl eines Portfolios Asset-Details und Funktionen auf ein ganzes Asset anwenden Asset auf Verkauf bzw. Bestand stellen Asset freigeben Herunterladen Dokumentenliste Symbole im Cockpit Zwischen Käufer- und Verkäuferansicht wechseln Der Document Organizer Aufbau Die Echtzeitsuche im Document Organizer Navigieren in der Ordnerstruktur Die Dokumentenvorschau Ordner und Dokumenten Symbole Ansicht Alle Dokumente Der Index-Button Der Zurück-Button Funktionen auf Ordner anwenden Funktionen auf Dokumente anwenden Ordner oder Dokumente in ein anderes Asset kopieren / verschieben Die Verwaltung Filter in der Verwaltung Benutzer- und Benutzergruppen Eine Benutzergruppe anlegen einen Benutzer anlegen / Handbuch für Administratoren 3

4 5.2.3 Benutzer in eine Benutzergruppe aufnehmen oder entfernen Ein Asset einer Benutzergruppe hinzufügen oder entfernen Benutzer / Benutzergruppe anpassen oder löschen Nutzerrechte eines Nutzers übernehmen Portfolios und Assets Ein Portfolio anlegen Ein Asset anlegen Objekteigenschaften anpassen Ein Asset in ein Portfolio aufnehmen oder entfernen Zuständige Manager einem Asset zuweisen oder entfernen Berechtigungen Festlegen der Berechtigungen einer Benutzergruppe auf ein Asset Erläuterungen zu den verschiedenen Berechtigungen auf Verzeichnisse und Dokumente Berechtigungen vererben Berechtigungen einer Benutzergruppe exportieren Q&A Prozesse Reports Support / Handbuch für Administratoren 4

5 1 ERSTE SCHRITTE 1.1 Erste Anmeldung, Passwort festlegen Um Architrave zu nutzen, erhalten Sie per eine Einladung, die Ihren persönlichen Link zur Registrierung enthält. Nachdem Sie Ihr Passwort festgelegt haben, können Sie sich direkt in Architrave anmelden und loslegen. Klicken Sie in der Einladungs- einfach auf den Button Anmelden. Wählen Sie anschließend Ihr persönliches Passwort. Mit Ihrer -Adresse und persönlichem Passwort melden Sie sich am Datenraum an. Alternativ melden Sie sich bequem per SSO (Single Sign-On) mit Ihrem Microsoft-Konto an. Alle Details zum Single Sign-On finden Sie auf unserer Website, in der zum Download bereitstehenden Technischen Dokumentation SSO. / Handbuch für Administratoren 5

6 1.2 Übersicht und Erläuterung der Icons Icon Kommentar Menü Cockpit Fragen & Antworten Reports Verwaltung Abmelden Benutzer & Gruppen Portfolios & Assets Berechtigungen Filter: Alle anzeigen Filter: Selektierte anzeigen Filter: Unselektierte anzeigen Ändern / Handbuch für Administratoren 6

7 2 DER MENÜ-BUTTON Egal in welchem Bereich im Datenraum Sie sich aktuell befinden, Sie finden den Menü-Button jederzeit in der oberen rechten Bildschirmecke. Dort befinden sich auch die Echtzeitsuche und der Cockpit-Button. Über einen Klick auf den Menü-Button erreichen Sie die nebenstehenden Einträge. Ihre persönlichen Benutzereinstellungen erreichen Sie über Ihren Namen. / Handbuch für Administratoren 7

8 2.1 Benutzereinstellungen und -Benachrichtigungen festlegen Um Ihre Benutzereinstellungen zu öffnen, klicken Sie im Menü auf Ihren Namen. In den Einstellungen passen Sie Ihre Anrede, Vorname und Nachnamen an. Als Administrator können Sie hier auch direkt die hinterlegte -Adresse anpassen. Hier legen Sie die Sprache der Menüführung fest. Entscheiden Sie sich, für welche Bereiche bzw. Ereignisse Sie -Benachrichtigungen erhalten möchten. Wichtig: Sollten Sie bereits individuelle/einzelne Benachrichtigungen gesetzt haben, werden diese bei Aktivierung von globalen Benachrichtigungen überschrieben! Wie Sie einzelne Benachrichtigungen setzen, wird in Abschnitt 4.8 erläutert. / Handbuch für Administratoren 8

9 2.2 Abmelden Um sich sicher abzumelden, benutzen Sie bitte den Button Logout. 3 DAS COCKPIT Nach der Anmeldung gelangen Sie zum Cockpit. Hier finden Sie eine Übersicht aller Assets, die sich im Bestand (weiß) und im Verkauf (blau) befinden. Jede Kachel enthält individuelle Objektinformationen wie Adresse, zuständiger Asset-Manager und Anzahl der neu hinzugefügten Dokumente seit der letzten Anmeldung. Außerdem wird der Befüllungsstand der Dokumentenanlage angezeigt. 3.1 Suche Mit der Echtzeitsuche nutzen Sie ein mächtiges Werkzeug zum schnellen Finden von Objekten. Noch während der Eingabe werden die Suchergebnisse angezeigt unabhängig davon, ob Sie nach Assetnamen, Adresse, Asset-Manager oder Asset- Beschreibung suchen / Handbuch für Administratoren 9

10 3.2 Auswahl eines Portfolios Über den Button Auswahl Portfolio wählen Sie ein Portfolio aus und bestimmen dadurch, welche Assets im Cockpit angezeigt werden. Haben Sie bereits ein Portfolio ausgewählt, wird der entsprechende Name rechts neben dem Button angezeigt. Wie Sie ein Asset zu einem Portfolio hinzufügen, erfahren Sie im Abschnitt Asset-Details und Funktionen auf ein ganzes Asset anwenden Mit einem Rechtsklick auf ein Asset öffnen Sie die Asset-Details. Diese enthalten Objektinformationen, sowie alle für das Asset verfügbaren Funktionen. So erhalten Sie schnell z.b. die Größe des Datenraums (in MB/GB), die Anzahl der Dokumente, sowie eine Beschreibung des Assets. Auf dem Reiter Karte wird der Standort des Objekts angezeigt. Mit einem Klick auf die Karte öffnen Sie die Adresse in Google Maps Asset auf Verkauf bzw. Bestand stellen Mit dieser Funktion bestimmen Sie, ob sich ein Asset im Verkauf oder im Bestand befindet. Die Farbe der Kachel ändert sich entsprechend in weiß (Bestand) oder blau (Verkauf). Nur Objekte die sich im Verkauf befinden, können von Bietergruppen eingesehen werden Asset freigeben Mit dieser Funktion geben Sie sämtliche Ordner und Dokumente eines Assets frei. WICHTIG: Es werden alle bestehenden Ordner und Dokumente transaktionsrelevant markiert und abgenommen. Sind im Vorfeld einzelne Ordner bzw. Dokumente als nicht transaktionsrelevant oder nicht freigegeben markiert worden, wird diese Markierung überschrieben! Wie Sie einzelne Ordner oder Dokumente freigeben, wird in Abschnitt 4.8 erläutert. / Handbuch für Administratoren 10

11 3.3.3 Herunterladen Laden Sie alle verfügbaren Dokumente eines Assets herunter. Die Ordnerstruktur wird dabei übernommen. Sobald Sie den Download anfordern, wird dieser im Hintergrund vorbereitet. Sie erhalten daraufhin eine , die einen Link zum Download enthält Dokumentenliste Laden Sie mit dieser Funktion ein Excel-Dokument herunter, welches für alle Dokumente im Asset die folgenden Informationen enthält: Asset Pfad Dateiname Status Hochgeladen von Aktualisiert am 3.4 Symbole im Cockpit 1: Letzte Änderung im Asset 2: Anzahl der Dokumente, die seit Ihrem letzten Login hinzugefügt wurden 3: Alle transaktionsrelevanten Ordner in diesem Asset sind freigegeben. 4: Füllstand: Anteil der transaktionsrelevanten Ordner, die freigegeben sind. / Handbuch für Administratoren 11

12 3.5 Zwischen Käufer- und Verkäuferansicht wechseln Für Benutzer, die sowohl einer Käufer- als auch einer Verkäufergruppe angehören, steht im Datenraum ein Button zum Wechsel der Ansicht zur Verfügung. / Handbuch für Administratoren 12

13 4 DER DOCUMENT ORGANIZER Öffnen Sie den Document Organizer mit einem einfachen Klick auf das gewünschte Asset. Hier finden Sie sämtliche für das Asset hinterlegte Dokumente und können diese verschieben, kopieren, löschen, bearbeiten, herunterladen oder direkt in der Dokumentenvorschau öffnen. Darüber hinaus stehen zusätzliche Benachrichtigungs- und Freigabefunktionen zur Verfügung. 4.1 Aufbau Der Document Organizer ist in drei übersichtliche Bereiche unterteilt: 1 Asset-Information und Navigation 2 Index (Ordnerstruktur) 3 Dokumentenliste Die Echtzeitsuche im Document Organizer Auch im Document Organizer steht Ihnen die Echtzeitsuche zur Verfügung. Damit werden sowohl Ordner als auch Dokumente gefiltert. / Handbuch für Administratoren 13

14 4.3 Navigieren in der Ordnerstruktur Klicken Sie auf einen Ordner, um die enthaltenen Dokumente im rechten Bereich anzuzeigen. Der angeklickte Ordner erscheint blau hinterlegt. Befinden sich in einem Ordner weitere Unterordner, wird dies mit einem schwarzen Pfeil angezeigt. Mit Klick auf den schwarzen Pfeil wird die gewählte Ebene ausgeklappt. Mit diesem Button wechseln Sie in den übergeordneten Ordner. Daneben wird der Pfad zum aktuellen Ordner angezeigt. Die Elemente des Pfades sind anklickbar und können somit auch zur Navigation benutzt werden. / Handbuch für Administratoren 14

15 4.4 Die Dokumentenvorschau PDF-Dokumente und Bilder (*.png, *.jpg, *.tif) lassen sich direkt im Vorschaufenster des Document Organizers anzeigen. Einfach auf das Dokument klicken und die Vorschau wird eingeblendet. In mehrseitigen Dokumenten blättern Sie mit Hilfe der Pfeiltasten oder mit Klick auf die Vorschaubilder. Der Dateiname wird über dem Vorschaufenster angezeigt. Klicken Sie einfach auf den Namen, um ihn direkt in der Vorschau anzupassen. Über das X in der oberen rechten Ecke wird die Vorschau wieder geschlossen. / Handbuch für Administratoren 15

16 4.5 Ordner und Dokumenten Symbole Schnell erkennen Sie gefüllte Ordner an der schwarzen Schrift. Wird ein Ordner grau angezeigt, wurden hier noch keine Dokumente hinterlegt. Für Ordner: ist transaktionsrelevant, jedoch noch nicht freigegeben. Für Dokumente: ist transaktionsrelevant. (somit sichtbar innerhalb einer Transaktion für Bietergruppen) Transaktionsrelevanter Ordner ist freigegeben. Für diesen Ordner wird eine E- Mailbenachrichtigung an Sie versendet, sobald neue Dokumente hinzugefügt wurden. 4.6 Ansicht Alle Dokumente Über diesen Button lassen sich sämtliche Dokumente aus allen Ordnern eines Assets auflisten. Sie können die Dokumente anhand der folgenden Attribute aufsteigend oder absteigend (alphanumerisch) sortieren: Dokumentenname Art Größe Anzahl der Seiten Ordnerpfad Hochgeladen von zuletzt geändert Über die Auswahlfelder links können Sie einzelne oder mehrere Dokumente markieren und Funktionen auf diese anwenden. (Welche Funktionen zur Verfügung stehen erfahren Sie in Abschnitt 4.10) Mit Hilfe des Buttons wechseln Sie wieder in die Ordneransicht. / Handbuch für Administratoren 16

17 4.7 Der Index-Button Klicken Sie im Document Organizer auf den Index- Button, um den vollständigen Index des Asset einzublenden. Ansicht des Index. Um zu einem der Ordner zu wechseln, klicken Sie einfach auf den entsprechenden Namen. 4.8 Der Zurück-Button Nachdem Sie den Document Organizer aufgerufen haben, gelangen Sie auf Wunsch über den Zurück- Button wieder an Ihren Ausgangspunkt. / Handbuch für Administratoren 17

18 4.9 Funktionen auf Ordner anwenden Mit einem Rechtsklick auf Ordner werden im Kontextmenü die verfügbaren Funktionen angezeigt. Frage stellen (nicht) Benachrichtigen Neuer Ordner Kopieren Verschieben Umbenennen (nicht) Freigeben Blendet ein Fenster mit Textfeld ein. Damit lässt sich eine Frage zum Ordner einreichen. Aktiviert/Deaktiviert die -Benachrichtigung für neue hochgeladene Dokumente in diesem Ordner. Bei aktiver Benachrichtigung wird ein Briefumschlag neben dem Ordnernamen angezeigt. Erstellt einen neuen Unterordner mit gewünschtem Namen. Sind im ausgewählten Ordner bereits Unterordner vorhanden, wird der neue Ordner an unterster Stelle eingefügt. Kopiert den gesamten Inhalt eines Ordners. Nach Auswahl des zu kopierenden Ordners wird der Index eingeblendet, klicken Sie anschließend auf den Zielordner. Der Ablauf ist identisch zu dem des Kopierens, jedoch wird der ursprüngliche Ordner nicht kopiert, sondern verschoben. Blendet ein Textfeld ein, um den Namen des Ordners anzupassen. Die Nummerierung bleibt dabei bestehen. Geben Sie einen transaktionsrelevanten Ordner für die Käuferseite frei bzw. nicht frei (Ordnerabnahme). Nur Dokumente, welche als transaktionsrelevant markiert und in einem freigegebenen Ordner enthalten sind, können von Bietern gesehen werden. Ein freigegebener Ordner wird mit einem grünen Häkchen markiert. / Handbuch für Administratoren 18

19 (Nicht) Transaktionsrelevant Hochladen Löschen Markieren sie einen Ordner als transaktionsrelevant oder entfernen Sie die Markierung. Transaktionsrelevante Ordner werden mit einem roten Ausrufezeichen versehen. Öffnet den Dateiexplorer Ihres Systems, um Dateien für das Hochladen auszuwählen. Es ist auch möglich, mehrere Dokumente auf einmal hochzuladen. Alternativ können Sie Dokumente auch per Drag and Drop einem Ordner hinzufügen. Markieren Sie dazu den gewünschten Ordner und ziehen dann die Dokumente in den Dokumentenbereich. Löscht den gewählten Ordner und seinen Inhalt. Ist ein Ordner als transaktionsrelevant oder freigegeben markiert, ist die Löschfunktion inaktiv. Entfernen Sie zunächst die Markierung, um das Löschen zu ermöglichen Funktionen auf Dokumente anwenden Mit einem Rechtsklick auf Dokumente werden im Kontextmenü die verfügbaren Funktionen angezeigt. Bitte beachten Sie, dass die zur Verfügung stehenden Funktionen von Ihren Berechtigungen abhängen. Frage stellen Blendet ein Fenster mit Textfeld ein. Damit lässt sich eine Frage zum Ordner einreichen. Kopieren Kopiert das gewählte Dokument. Nach Auswahl wird der Index eingeblendet - klicken Sie dort auf den gewünschten Zielordner. Verschieben Der Ablauf ist identisch zu dem des Kopierens, jedoch wird das ursprüngliche Dokument hierbei nicht kopiert, sondern verschoben. Umbenennen Blendet ein Textfeld ein, mit welchem Sie den Dokumentenname anpassen können. / Handbuch für Administratoren 19

20 Transaktionsrelevant Herunterladen Bearbeiten Löschen Markieren sie ein Dokument als transaktionsrelevant, oder entfernen Sie die Markierung. Transaktionsrelevante Dokumente werden mit einem roten Ausrufezeichen versehen und sind für Bieter sichtbar. Hiermit laden Sie das gewählte Dokument herunter. Als Speicherort wird der festgelegte Downloadpfad Ihres Internet Browsers verwendet. Bearbeiten Sie Mircrosoft-Office Dokumente mit Ihrem Office-Paket, ohne das Dokument herunterladen und anschließen wieder hochladen zu müssen. Um diese Funktion zu nutzen, muss der ArchClient auf Ihrem System installiert sein. Alle Details zum ArchClient finden Sie auf unserer Website, in der zum Download bereitstehenden Technischen Dokumentation ArchClient. Löscht das gewählte Dokument. Ist ein Dokument als transaktionsrelevant markiert, ist die Löschfunktion ausgegraut und steht nicht zur Verfügung. Entfernen Sie zunächst die Markierung, um das Löschen zu ermöglichen Ordner oder Dokumente in ein anderes Asset kopieren / verschieben Wählen Sie die Funktion kopieren bzw. verschieben auf den gewünschten Ordner / Dokument, um dann im eingeblendeten Index den Namen des Ziel-Assets einzugeben. Im Anschluss wird der Index des Ziel- Assets eingeblendet und Sie wählen darin einen Zielordner. / Handbuch für Administratoren 20

21 5 DIE VERWALTUNG Die Verwaltung ist für Sie als Administrator die zentrale Anlaufstelle zur Steuerung sämtlicher administrativer Prozesse. Sie erreichen die Verwaltung über das Architrave-Menu. Die Verwaltung ist in vier übersichtliche Bereiche unterteilt. Anhand der Reiter am unteren Bildschirmrand erkennen Sie, in welchem Bereich Sie sich aktuell befinden und verwenden diese auch zur Navigation: Benutzer- und Benutzergruppen Portfolios und Assets Berechtigungen Q&A Prozesse 5.1 Filter in der Verwaltung In der Verwaltung stehen Ihnen drei nützliche Buttons zum Filtern von Elementen zur Verfügung: Alle anzeigen Selektierte anzeigen Unselektierte anzeigen / Handbuch für Administratoren 21

22 In Schritt 1 wird eine Nutzergruppe markiert (in blau). Daraufhin werden die zugehörigen Benutzer und Assets gelb hinterlegt. Benutzer und Assets, die nicht in der Gruppe enthalten sind, werden weiterhin in weiß aufgelistet. In Schritt 2 und 3 wird dann sowohl für die Benutzer, als auch für die Assets der Filter Selektierte anzeigen aktiviert. Es werden dann nur noch die zwei Benutzer und zwei Assets angezeigt, die in der markierten Gruppe enthalten sind. Der Filter Unselektierte anzeigen listet dementsprechend die nicht zugehörigen Elemente auf. 5.2 Benutzer- und Benutzergruppen Hier verwalten Sie alle Benutzer und Benutzergruppen des Datenraums Eine Benutzergruppe anlegen Klicken Sie auf den Plus -Button im Gruppenbereich links um die folgende Eingabemaske zu öffnen. / Handbuch für Administratoren 22

23 Legen Sie den Namen der Gruppe fest und geben Sie bei Bedarf eine Beschreibung an. Wählen Sie eine Vorlage für Berechtigungen (z.b. Asset Manager, Bieter, Bewerter etc.). Benutzer, die Sie in diese Gruppe aufnehmen, übernehmen die indexspezifischen Rechte. Schalten Sie die Gruppe aktiv oder inaktiv. Es empfiehlt sich, bei Anlage einer neuen Benutzergruppe, diese zunächst nicht aktiv zu setzen. Haben Sie der Gruppe alle benötigten Benutzer und Assets hinzugefügt, können Sie diese jederzeit auch später aktivieren bzw. deaktivieren. Sobald eine Gruppe aktiviert wird, erhalten alle Mitglieder, welche noch keinen Zugang zum Datenraum haben, eine Einladung per . (Nicht aktive Gruppen sind in der Übersicht mit einem grauen Ausrufezeichen versehen.) einen Benutzer anlegen Klicken Sie auf den Plus -Button, um die folgende Eingabemaske zur Erstellung eines neuen Benutzers zu öffnen. / Handbuch für Administratoren 23

24 Legen Sie die Anrede, einen Titel, den Vor- und Nachnamen, die Adresse und die Sprache der Benutzeroberfläche fest. An die angegebene adresse wird eine Einladung versandt, sobald Sie den Benutzer einer aktiven Benutzergruppe hinzufügen (siehe Abschnitt 5.2.3). Die hier eingetragene Adresse muss vom Benutzer beim Login verwendet werden. Bestimmen Sie über das Feld Authentifizierungsart, ob sich ein Benutzer mit seiner -Adresse, oder per SSO (Single Sign-On) am Datenraum anmeldet. Alle Details zum Single Sign-On finden Sie auf unserer Website, in der zum Download bereitstehenden Technischen Dokumentation SSO. / Handbuch für Administratoren 24

25 5.2.3 Benutzer in eine Benutzergruppe aufnehmen oder entfernen Gehen Sie wie folgt vor, um einen Benutzer einer Gruppe hinzuzufügen: 1. Finden Sie den gewünschten Nutzer über den Echtzeit-Filter. 2. Markieren Sie den Nutzer mit einem Klick. Der Benutzer ist jetzt blau hinterlegt. 3. Finden Sie über die Suche die gewünschte Gruppe und klicken Sie auf den eingeblendeten Plus - Button. Das Vorgehen ist auch umgekehrt möglich: Markieren Sie zuerst die Gruppe und fügen dann den gewünschten Benutzer hinzu. Je nachdem, ob Sie mehrere Benutzer in die gleiche Gruppe, oder einen Benutzer in mehrere Gruppen aufnehmen möchten, bietet sich eine der beiden Methoden an. Eine Nachricht bestätigt den hinzugefügten Nutzer. Der Vorgang zum Entfernen eines Benutzers aus einer Gruppe läuft identisch ab. Wenn Sie einen Benutzer markieren, werden alle ihm zugehörigen Gruppen gelb hinterlegt. Platzieren Sie Ihren Mauszeiger auf eine der Gruppen und entfernen Sie den Benutzer über den Button Ein Asset einer Benutzergruppe hinzufügen oder entfernen Der Vorgang, um ein Asset einer Benutzergruppe hinzuzufügen, ist identisch mit dem des Hinzufügens von Benutzern (siehe vorangehender Abschnitt 5.2.3). / Handbuch für Administratoren 25

26 1. Finden Sie das gewünschte Asset über den Assetfilter. 2. Markieren Sie es mit einem Klick. 3. Platzieren Sie im Anschluss Ihren Mauszeiger auf die gewünschte Gruppe und fügen das Asset per Plus -Button hinzu. Auch hier erhalten Sie bei erfolgreicher Durchführung eine Bestätigung per eingeblendeter Nachricht. Der Vorgang zum Entfernen eines Assets aus einer Gruppe läuft identisch ab. Wenn Sie ein Asset markieren, werden alle Gruppen in denen dieses enthalten ist gelb markiert. Platzieren Sie Ihren Mauszeiger auf eine der markierten Gruppen und entfernen Sie das Asset über den Button Benutzer / Benutzergruppe anpassen oder löschen Platzieren Sie Ihren Mauszeiger auf die gewünschte Gruppe, oder den gewünschten Benutzer. Klicken Sie dann auf den eingeblendeten Button um diese/diesen anzupassen. Es öffnet sich die gleiche Eingabemaske wie bereits in Abschnitt bzw abgebildet. Zusätzlich finden Sie dort den Button, um den Benutzer bzw. die Gruppe zu löschen Nutzerrechte eines Nutzers übernehmen Möchten Sie als Admin prüfen, ob ein Benutzer Zugriff auf alle benötigten Funktionen und Assets hat, so können Sie dessen Nutzerrechte übernehmen und den Datenraum mit dessen Rechten sehen. Um diese Funktion zu nutzen, muss sich der Benutzer mit einem Passwort registriert und mindesten einmal eingeloggt haben. Dies erkennen Sie in der Benutzerverwaltung an dem Benutzerstatus Letzter Login. Markieren Sie den gewünschten Benutzer mit einem Rechtsklick und wählen dann Nutzerrechte übernehmen. / Handbuch für Administratoren 26

27 Haben Sie die Nutzerrechte eines Benutzers übernommen, wird dessen Name im Menü angezeigt. Des Weiteren steht der zusätzliche Menü- Eintrag Exit zur Verfügung, mit dem Sie die Übernahme der Rechte wieder beenden können. 5.3 Portfolios und Assets Hier verwalten Sie alle Portfolios und Assets des Datenraums. / Handbuch für Administratoren 27

28 5.3.1 Ein Portfolio anlegen Klicken Sie im Bereich Portfolios auf den Plus - Button, um die Bearbeitungsmaske zur Erstellung eines neuen Portfolios zu öffnen. Vergeben Sie einen Namen für das Portfolio und fügen Sie bei Bedarf eine Beschreibung hinzu Ein Asset anlegen Klicken Sie im Bereich Assets auf den Plus -Button, um diese Bearbeitungsmaske zur Erstellung eines neuen Assets zu öffnen. Wählen Sie im Dropdown- Menü einen Index aus. Geben Sie die Wirtschaftseinheit-Nummer (Format und Länge frei wählbar), Postleitzahl, Stadt, Land und Adresse des Assets an. Bei Bedarf können Sie auch eine Beschreibung des Assets eintragen. Machen Sie den Nutzern eine Freude und fügen Sie dem Asset ein anschauliches Bild hinzu. Dieses wird an unterschiedlichen Stellen im Datenraum angezeigt (z.b. Kachel im Cockpit, Miniatur-Bild im Document Organizer). Unterstützt werden dabei Dateien vom Typ jpg, png oder gif mit maximalen Maßen 525 x 345 px und maximaler Größe von 512 KB Objekteigenschaften anpassen Platzieren Sie Ihren Mauszeiger auf das gewünschte Asset und klicken Sie auf den Button, um die allgemeinen Daten oder die Metadaten anzupassen. / Handbuch für Administratoren 28

29 Im Register Allgemeines passen Sie die im Abschnitt beschriebenen Daten an. Im Register Metadaten können Sie Mietfläche (in m²), Leerstand (in m²), Anzahl der Mieter und Miete p.a. (in ) eintragen. Über den Button können Sie das Asset löschen. WICHTIG: Damit entfernen Sie das Asset aus dem Datenraum und löschen sämtliche darin enthaltene Dokumente. Ebenfalls werden sämtliche, dem Asset zugehörigen Fragen und Antworten aus dem Q&A- Prozess gelöscht Ein Asset in ein Portfolio aufnehmen oder entfernen Markieren Sie das gewünschte Asset und platzieren Sie Ihren Mauszeiger auf das Portfolio, in welches Sie das Asset aufnehmen möchten. Es werden die beiden Buttons zum Hinzufügen und zum Anpassen des Portfolios eingeblendet. Klicken Sie auf den Button, um das markierte Asset hinzuzufügen. Das Vorgehen zum Entfernen eines Assets aus einem Portfolio läuft ähnlich ab. Wenn Sie ein Asset markieren, werden alle Portfolios in welchen dieses enthalten ist gelb markiert. Platzieren Sie Ihren Mauszeiger auf eines der gelben Portfolios und entfernen Sie das Asset über den Button Zuständige Manager einem Asset zuweisen oder entfernen Sie können bis zu zwei Manager für ein Asset festlegen. Der bzw. die Namen werden daraufhin in den / Handbuch für Administratoren 29

30 Kachel-Details des Assets im Cockpit angezeigt. Um einen Manager zuzuweisen, markieren Sie diesen und platzieren dann Ihren Mauszeiger auf das zugehörige Asset. Klicken Sie dann auf den eingeblendeten Button. Das Vorgehen zum Entfernen eines Managers von einem Asset läuft ähnlich ab. Wenn Sie ein Asset markieren, werden zugewiesene Manager gelb markiert. Platzieren Sie Ihren Mauszeiger auf einen der markierten Manager und entfernen Sie diesen über den Button. 5.4 Berechtigungen In diesem Bereich der Verwaltung passen Sie die Berechtigungen der Benutzergruppen an Festlegen der Berechtigungen einer Benutzergruppe auf ein Asset 1. Markieren Sie die Gruppe, deren Berechtigungen Sie anpassen möchten. 2. Im Bereich Assets werden die Assets aufgelistet, die in der markierten Gruppe enthalten sind. Markieren Sie das gewünschte Asset, um die zugehörigen Berechtigungen im Bereich Berechtigungen anzuzeigen. 3. Wählen Sie zwischen Bestand und Verkauf, um die Berechtigungen für den jeweiligen Status zu definieren. 4. Die aktive Vererbung sorgt dafür, dass die gesetzten Berechtigungen für alle Unterverzeichnisse der gewählten Verzeichnisse übernommen werden. Eine detaillierte Erläuterung zur Vererbung erfolgt im nachfolgenden Abschnitt Erläuterungen zu den verschiedenen Berechtigungen auf Verzeichnisse und Dokumente In der Abbildung sehen Sie die vergebenen Berechtigungen der Bieter Gruppe 1 auf das Asset 001 Hamburg wenn es sich im Verkauf befindet. / Handbuch für Administratoren 30

31 Berechtigungs-Icons auf Ordnerebene Icon Kommentar Ordner sehen Berechtigt den Nutzer diesen Ordner zu sehen mit folgender Funktion: Benachrichtigen Ordner schreiben Ordner löschen Berechtigt den Nutzer diesen Ordner zu sehen mit folgenden Funktionen: Benachrichtigen Neuer Ordner Kopieren Verschieben Umbenennen Berechtigt den Nutzer diesen Ordner zu sehen mit folgenden Funktionen: Benachrichtigen Löschen (inklusive Unterordner und aller enthaltenen Dokumente) Ordner markieren Ordner abnehmen Berechtigt den Nutzer diesen Ordner zu sehen mit folgenden Funktionen: Benachrichtigen (nicht) Transaktionsrelevant Berechtigt den Nutzer diesen Ordner zu sehen mit folgenden Funktionen: Benachrichtigen (nicht) Freigeben Nur Ordner, die als transaktionsrelevant markiert sind, können für Bieter freigegeben werden. Berechtigungs-Icons auf Dokumentenebene Icon Kommentar Dokument lesen Berechtigt den Nutzer diesen Ordner und die darin enthaltenen Dokumente zu sehen. Diese Berechtigung wird vorausgesetzt, damit die nachfolgenden Dokumentberechtigungen vom Benutzer angewendet werden können. Dokument schreiben Berechtigt den Nutzer Dokumente in diesen Ordner hochzuladen. Des Weiteren stehen folgende Dokument-Funktionen zur Verfügung: Kopieren Verschieben Umbenennen Bearbeiten Dokument löschen Vorschau mit Wasserzeichen Berechtigt den Nutzer Dokumente in diesem Ordner zu löschen. Berechtigt den Nutzer Dokumente in diesem Ordner vom Typ.pdf,.jpf,.png und.tif, in der Dokumentenvorschau zu öffnen. Die angezeigte Vorschau ist dabei mit einem Wasserzeichen versehen. Dieses besteht aus einem transparenten, sich wiederholenden Schriftzug zusammengesetzt aus der adresse des Benutzers und dem aktuellen Datum. / Handbuch für Administratoren 31

32 Vorschau im Original Berechtigt den Nutzer Dokumente in diesem Ordner vom Typ.pdf,.jpf,.png und.tif, in der Dokumentenvorschau im Original zu öffnen. Dokument herunterladen Berechtigt den Nutzer Dokumente in diesem Ordner herunterzuladen. / Handbuch für Administratoren 32

33 5.4.3 Berechtigungen vererben Damit Berechtigungen nicht für alle Unterverzeichnisse einzeln gesetzt werden müssen, kann die Vererbung aktiviert werden. Beim Setzen einer Berechtigung auf ein Verzeichnis, wird diese dann für alle Unterverzeichnisse übernommen. Vererbung aktiv Vererbung inaktiv Die Vererbung ist für beide Verzeichnisse aktiv, so dass gesetzte Berechtigungen auch für sämtliche Unterverzeichnisse übernommen werden. / Handbuch für Administratoren 33

34 Sie können Berechtigungen auch auf einzelne Verzeichnisse erteilen. Erweitern Sie Verzeichnisse per Klick auf den Pfeil, bis das gewünschte Verzeichnis angezeigt wird. Wenn Sie ein Verzeichnis erweitern, wird die Vererbung automatisch deaktiviert. Hier wird die Berechtigung für das Herunterladen der Dokumente nur für das Verzeichnis Mietverträge erteilt Berechtigungen einer Benutzergruppe exportieren Mit Klick auf den Download-Button laden Sie die Berechtigungen einer Benutzergruppe auf ein bestimmtes Asset in Form eines Excel-Dokuments herunter. Im Dokument sind sämtliche Ordner und die dazugehörigen Berechtigungen auf einen Blick zu erkennen. / Handbuch für Administratoren 34

35 6 Q&A PROZESSE Für die Anlage und Verwaltung von Q&A Prozessen existiert ein eigenes Handbuch: Q&A FÜR ADMINISTRATOREN. Sie finden es unter 7 REPORTS Dieser Abschnitt des Handbuchs befindet sich in Arbeit. Bei Fragen freut sich unser Support über Ihren Anruf. 8 SUPPORT Sollten Sie Unterstützung rund um das Arbeiten mit Architrave benötigen, steht Ihnen hierfür der Menü- Eintrag Support zur Verfügung. Er leitet Sie auf unsere Support-Webseite weiter ( Dort finden sie Video-Tutorials, FAQ, Handbücher, Webinare und den direkten Kontakt zum Support- Team: +49 (0) Telefonisch sind wir werktags von 9:00 bis 18:00 Uhr für Sie da. SUPPORT@ARCHITRAVE.DE Wir setzten alles daran, Ihre Support-Anfrage innerhalb von 4 Stunden zu bearbeiten. Meistens geht es schneller. / Handbuch für Administratoren 35