GeoDB - Elektronischer Aufsatzkatalog der Bibliothek Geographie, Hydrologie und Ethnologie in neuer Form

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1 GeoDB - Elektronischer Aufsatzkatalog der Bibliothek Geographie, Hydrologie und Ethnologie in neuer Form Der Elektronische Aufsatzkatalog (FBGeoDaBa) der Bibliothek Geographie, Hydrologie und Ethnologie hat ein neues Gesicht bekommen und löst die 1. Version von 2004 ab (s. Expressum 2004, H. 3). Die Datenbank, bisher auf dem institutseigenen Server installiert, wird seit Juli 2011 auf einem Server der UB gespeichert und verwaltet, da die Pflege innerhalb des Instituts zu aufwändig war. Im Zuge dessen wurde die Datenbank in GeoDB umbenannt und in ein neues Format überführt, was einige Verbesserungen bezüglich der Dateneingabe, der Recherche und den Korrekturen mit sich bringt. Während der Migration wurde eine Dublettenprüfung durchgeführt. Es gab nur ca. 3 % Dubletten, was bei der Datenmenge von ca Titeln kaum ins Gewicht fällt. GeoDB und ist im Internet einerseits über die Bibliothekshomepage (Kataloge, Systematik -> Aufsatzkatalog) zugänglich oder aber im Datenbank- Infosystem DBIS (1) beim Fach Geographie unter dem Namen GeoDB zu finden. Unter geodb.ub.uni-freiburg.de erreicht man die öffentlich zugängliche Einstiegsseite, von der aus man zum Benutzungsbereich (Alphabetische und Sachliche Suche) und zum MyLogin-geschützten Personalbereich (Dateneingabe und Korrekturen) gelangt. 1 Abbildung 1 : Übersichtsseite der GeoDB 10

2 GeoDB Suche Alphabetische Suche : Abbildung 2 : Suche : Gesamtübersicht In der Alphabetischen Suche kann ein Benutzer nach verschiedenen Kriterien wie z.b. Freitext, Aufsatztitel, Zeitschriftentitel, Verfasser, Standnummer und Sachgruppe suchen. Ähnlich wie bei Google wird bereits bei der Eingabe nach Datensätzen gesucht. Abbildung 3 : Bereits beim Eintippen wird nach Treffern gesucht Auf der rechten Seite wird ein Histogramm angezeigt, das die Verteilung der Treffer auf einzelne Jahre auflistet. Über einen Jahresslider kann die Trefferauswahl auf einen gewissen Zeitbereich reduziert werden. (z.b. Artikel zwischen ) Abbildung 4 : Einschränkung über den Jahresslider 11

3 Wie viele andere Datenbanken und Kataloge ermöglicht die GeoDB Facettierungen, also Einschränkungen anhand eines gewissen Typs. Im unteren Beispiel wird die Auswahl auf die Zeitschrift Petermanns Geographische Mitteilungen eingeschränkt. Auch Mehrfachfacettierungen ( Geographische Rundschau ODER Catena ) und Facettenausschlüsse (Zeitschrift Geography ausschließen) sind möglich. Abbildung 5 : Facettierung nach Zeitschrift Die Ergebnisliste hat eine tabellenartige Form. Man kann die Treffer dort nach verschiedenen Werten sortieren. Die 1. Spalte der Trefferliste (Link) nutzt den LinkResolver-Dienst der UB. Anhand der hinterlegten Metadaten wird geprüft, ob der Artikel online als pdf verfügbar und lizensiert ist und liefert im Erfolgsfall einen Link zur pdf zurück. Abbildung 7 : Link zum Volltext 12

4 In der letzten Spalte der Trefferliste (Merken) kann sich ein Benutzer einen Datensatz merken, um diesen später als Datei (Bibtex oder Text) oder direkt nach Citavi zu exportieren. Abbildung 8 : Zwei gemerkte Datensätze + Exportmöglichkeiten Sachliche Suche : Es kann auch über die bibliothekseigene Systematik gesucht werden. Hat man den Systematikbereich gefunden, werden beim Anklicken von A die Aufsätze angezeigt. GeoDB Dateneingabe Abbildung 9 : Übersicht Eingabemaske 13

5 Sobald der Benutzer ein Eingabefeld ausgewählt hat, erscheint auf der rechten Seite eine Textbox, die bei der Erfassung hilft. Bestimmte Metadaten wie Autoren, Zeitschrift oder Standnummer wiederholen sich. Für diese Felder wird während des Eintippens eine Vorschlagsliste mit Einträgen aus bereits erfassten Datensätzen eingeblendet, aus denen man den passenden Eintrag auswählen kann. Abbildung 10 : Hilfetext für die Standnummer Beim Aufsatztitel werden zusätzlich anhand des eingegebenen Titels mögliche Dubletten angezeigt, um eine Doppeleingabe zu verhindern. Abbildung 13 : Vorschlagsliste für einen Verfasser Bevor bei der Datenerfassung das Dokument freigegeben wird, kann man sich auf der rechten Seite noch einmal eine Übersicht der erfassten Daten anzeigen lassen. Abbildung 11 : Dublettenprüfung Die Eingabefelder werden bereits beim Eintippen auf syntaktische Korrektheit überprüft. Somit kann die Fehlerzahl bei der Erfassung deutlich reduziert werden. Abbildung 14 : Kontrollübersicht vor der Freigabe Abbildung 12 : Syntaxprüfung : Heft- und Jahresangabe sind korrekt, die Seitenangabe nicht 14

6 GeoDB Korrekturen Der Korrekturbereich ähnelt der Suche. Auch hier können Eingabefelder, Jahresslider und Facettierungen beliebig kombiniert werden. Abbildung 15 : Übersicht Korrekturbereich Der Adminbereich hat zudem weitere Suchmöglichkeiten, um die Treffermenge anhand des Einfüge- oder Bearbeitungsdatum auszuwählen. Abbildung 16 : Alle Datensätze, die vorgestern eingefügt wurden Die Trefferliste ist als Tabelle realisiert. In der ersten Spalte kann über das rote X der aktuelle Datensatz gelöscht werden. Abbildung 17 : Einen Datensatz löschen 15

7 Man kann einzelne Felder der Tabelle anwählen und ändern (ähnlich wie in Excel). Änderungen werden automatisch im Hintergrund gespeichert. Abbildung 18 : Der oberste Datensatz wurde bereits geändert (grün hinterlegt), der zweite Eintrag wird gerade gespeichert. Der Benutzer kann währenddessen weiterarbeitet Schlusswort : Die neue Datenbank bietet einiges mehr an Komfort und die Such- und Einschränkungsmöglichkeiten sind deutlich verbessert. Vor allem die Dublettenkontrolle und die Vorschläge bei der Datenerfassung, die Links zum Elektronischen Volltext und zur lokalen Verfügbarkeit sind ein großer Zugewinn. Das Erstellen von eigenen Literaturlisten und der Transfer z. B. nach Citavi sind neu und erleichtern den Benutzern das Zusammenstellen von Literaturlisten. Die Dublettenkontrolle erspart bei der Retrospektiven Erfassung mühevolle Sortierarbeiten der alten Katalogkarten des Zettelkatalogs vor der Eingabe. Bisher sind die Aufsätze ab 1980 bereits erfasst. Auch die Eingabe aktueller Aufsätze geht deutlich schneller als bisher. Wir möchten auf diesem Wege den Mitarbeitern der EDV-Abteilung für die gute und konstruktive Zusammenarbeit recht herzlich danken. (Martin Helfer / Winfried Molz) Vorträge von UB-Mitarbeiterinnen und -Mitarbeitern Dr. Angela Karasch : Die historische Klosterbibliothek St. Peter in Projekten der Universitätsbibliothek Freiburg : Ein Blick in die Werkstatt. Eingeladener Vortrag im Rahmen der Tagung des Landesverbands Baden-Württembergs der Arbeitsgemeinschaft Katholisch-Theologischer Bibliotheken (AKthB) am in Freiburg i. Br. Dr. Angela Karasch : Die Virtuelle Bibliothek St. Peter Projekte zur historischen Klosterbibliothek an der Universitätsbibliothek Freiburg. Eingeladener Vortrag am im Geistlichen Zentrum der Erzdiözese Freiburg in St. Peter im Rahmen der Veranstaltungen zum Zähringertag Gäste der UB John Ahlgren und Mats Björkin von der Universität Göteborg waren am 8. November im Rahmen des Erasmus-Programms zu einem Informationsbesuch im Medienzentrum der UB. 16