CSR EVA Anleitung. Version Donnerstag, 26. April 2012

Transkript

1 CSR EVA Anleitung Version Donnerstag, 26. April 2012

2 Neuerungen Version Wird Im Journalfeld wird bei Absender/Empfänger nun der entsprechende Name angezeigt. Version Empfangsbestätigungen werden nun rechts im Journal als Haken angezeigt, wenn GBF Dateien von EVA an EVA gesendet werden. Wird eine GBF Datei direkt per an EVA gesendet, erhalten sie eine gesonderte Empfangsbestätigung in Ihrem EVA. Version Es wurde eine Schaltfläche zum Anzeigen der aktuellen Mitglieder beim Projekt EVA auf der Hauptmaske hinzugefügt. Es erscheint eine Maske, auf der Sie alle Mitglieder sowie deren Kontaktdaten einsehen können. Version Es wurde ein Fehler bei der Zuordnung des Empfängers beim Versandt von Anfragen behoben. Version Wenn eine GBF Datei zusammen mit einem PDF direkt über EVA versendet wird, so kann anschließend über die Taste Z die versendete PDF Datei eingesehen werden. Version xxx Es ist nun möglich, unter Einstellungen > 3. Programm > Extras > Drucker für PDF Dokumente einen Standarddrucker zum Ausdrucken von empfangenen PDF Dateien auszuwählen (Newsletter, Vorgänge ect.) Version 0.95.xxx Es wurde eine Änderung an den Verteilergruppen vorgenommen. Gesendete Vorratsdateien werden von nun an direkt an alle Empfänger versendet. Version 0.97.xxx Die Schaltfläche Z im Journal (Anzeigen von PDF Dateien) wurde überarbeitet. Version 0.98.xxx Die Funktion Automatisch mit Windows starten wurde geändert. Das Programm startet nun 30 Sekunden nachdem Windows hochgefahren wurde, um den Startvorgang des Betriebssystems nicht zu beeinträchtigen. 2

3 Neuerungen... 2 Version Version Version Version Version Version xxx... 2 Version 0.95.xxx... 2 Die Hauptmaske... 5 Datenaustausch... 5 Mitglieder/Journal (neu ab Version )... 5 Einstellungen... 5 Nächster Abruf... 5 Verbindungsinformationen... 5 Die Einstellungen Konten... 6 Allgemeines... 6 Adresse Anbieter... 6 Benutzername... 6 Passwort... 6 POP3 Server (Eingang)... 6 SMTP Server (Ausgang)... 6 SMTP Authentifikation... 6 Nur von Gartenbauformat.de empfangen... 6 PDF ausdrucken... 6 Anhänge weiterleiten... 7 Empfänger... 7 Verwende SSL... 7 Aktiviert... 7 Daten überprüfen Empfang und Versand... 8 Alte GBF Dateien automatisch entfernen (Empfang und Versand)... 8 Abruf-Intervall... 8 Speicherort (Empfang und Versand)... 8 Verteilergruppe... 8 Beitritt Programm... 9 Alte Protokolle/Berichte automatisch entfernen... 9 Programmprotokoll... 9 Berichte ausdrucken... 9 Berichte versenden... 9 Berichte speichern... 9 Newsletter... 9 Empfangen... 9 Empfangene Newsletter ausdrucken... 9 Nach Datenaustausch ausführen... 9 Drucker für PDF Dokumente (neu ab Version 0.94) Extras

4 Automatisch mit Windows starten Das Journal Z Status Typ Absender / Empfänger Empfangen EB Anhang Liste von POP- und SMTP Servern der gängigsten Anbieter: Tastenkombinationen Unterstützte Tabellendokumente Nachrichtentypen Journal Status Notizen Konten

5 Die Hauptmaske Datenaustausch Empfängt und versendet GBF Dokumente. Zusätzlich zu jeder GBF Datei können noch ein PDF- und Tabellendokument im Anhang vorhanden sein. Empfangene PDF Dokumente können auf Wunsch ausgedruckt oder weitergeleitet werden. Mitglieder/Journal (neu ab Version ) Mit einem Klick auf diese Schaltfläche wird zwischen Journal und einer Mitgliederliste hin und her gewechselt. Auf der Mitgliederliste können Sie sehen, welche Betriebe bei der EVA Börse vorhanden sind. Neue Mitglieder der letzten 14 Tage werden Blau hinterlegt. Einstellungen In dieser Maske werden alle Einstellungen vorgenommen, wie zum Beispiel die Verwaltung ihres Abrufkontos, festlegen der Speicherorte für Datenein- und ausgang und die Programmeinstellungen. Nächster Abruf In diesem Feld steht die Uhrzeit, wann das Programm einen Datenaustausch ausführt. Verbindungsinformationen Zeigt Informationen zum aktuellen Verbindungs- und Programmstatus an. 5

6 Die Einstellungen 1. Konten Allgemeines Wenn eine Eingabe fehlt, werden alle Felder, die für einen fehlerfreien Programmablauf benötigt werden, rot markiert. Solange eines dieser Felder leer ist, kann der Datenaustausch nicht ausgeführt werden. Adresse Über dieses Menü können Sie eine angelegte Adresse auswählen um diese zu bearbeiten. Anbieter Durch eine Auswahl eines Anbieters aus diesem Menü werden alle benötigten Einstellungen automatisch eingetragen. Selbstverständlich können Sie die eingetragenen Einstellungen jederzeit ändern. Diese Option ist nur verfügbar, wenn das Programm nicht an das Gartenbauformat gebunden ist. Benutzername Tragen Sie hier bitte ihren registrierten Benutzernamen ein. Dieser besteht aus GBF. und ihrer BDB Mitgliedsnummer. Beispiel: GBF Passwort In dieses Feld tragen Sie ihr Passwort ein. Nach der Eingabe müssen Sie dieses im nebenstehendem bestätigen. Bei einer nicht übereinstimmenden Eingabe, werden Sie zu einer Korrektur aufgefordert. POP3 Server (Eingang) Das Programm benötigt zum Empfangen von s die Angabe des POP3 Servers. Dieser wird automatisch eingetragen. Sollte dies nicht geschehen, tragen Sie bitte einen der zutreffenden POP3 Server aus dem Anhang dieses Dokuments aus. SMTP Server (Ausgang) Um eine versenden zu können, benötigt das Programm die Angabe eines SMTP Servers. Dieser wird automatisch eingetragen. Sollte dies nicht geschehen, tragen Sie bitte einen der zutreffenden SMTP Server aus dem Anhang dieses Dokuments aus. SMTP Authentifikation Um eine versenden zu können, muss für die meisten Anbieter eine SMTP Authentifikation vorgenommen werden. Diese Einstellung wird automatisch vorgenommen. Sollte dies nicht geschehen, wählen Sie bitte die richtige Einstellung entsprechend der Tabelle im Anhang dieses Dokuments aus. Nur von Gartenbauformat.de empfangen Wird hier ein Haken gesetzt, empfängt EVA nur s von Gartenbauformat Mitgliedern. Eine Änderung dieser Option durch den Benutzer ist derzeit nicht vorgesehen. PDF ausdrucken Ist dieses Feld aktiviert, werden alle empfangenen PDF Dokumente auf dem Standarddrucker an Ihrem PC ausgedruckt. Es können nur PDF Dokumente ausgedruckt 6

7 werden, die als Anhang einer GBF Datei empfangen wurden. Dabei haben Sie die Möglichkeit nur bestimmte Typen ausdrucken zu lassen. (Siehe Anhang, Nachrichtentypen) Anhänge weiterleiten Wenn Sie diese Option aktiviert haben, können Sie alle empfangenen Dateianhänge automatisch an ein anderes Konto weiterleiten. Es können nur PDF Dokumente weitergeleitet werden, die als Anhang einer GBF Datei empfangen wurden. Hierbei haben Sie ebenfalls die Möglichkeit nur bestimmte Typen ausdrucken zu lassen. (Siehe Anhang, Nachrichtentypen) Empfänger Tragen Sie hier die Adresse ein, an die Sie empfangene Dokumente weiterleiten möchten. Verwende SSL Je nach Anbieter, bietet EVA Ihnen die Möglichkeit, s über eine SSL Verschlüsselung zu versenden oder zu empfangen. Durch Aktivieren werden die Felder für den Posteingang (POP3) und Postausgang (SMTP) freigeschaltet. Entnehmen Sie der Tabelle im Anhang dieses Dokuments bitte die entsprechenden Ports. Diese Funktion ist zurzeit nicht verfügbar. Aktiviert Sie können jede eingerichtete Adresse für den Datenaustausch aktivieren oder deaktivieren. Werden alle Adressen deaktiviert, findet kein Datenaustausch statt. Daten überprüfen Durch einen Klick auf diese Schaltfläche werden die eingegebenen Einstellungen getestet. Nun öffnet sich ein Meldungsfenster für den Empfangs- und Versandtest. Dieses enthält Informationen darüber, ob die Verbindung erfolgreich hergestellt werden konnte. Es empfiehlt sich, diese Schaltfläche nach dem Eintragen einer neuen Adresse oder bei Empfangsproblemen zu aktivieren. 7

8 2. Empfang und Versand Alte GBF Dateien automatisch entfernen (Empfang und Versand) Erlaubt es dem Programm, in festgelegten Abständen (Standard sind 14 Tage) empfangene Daten automatisch zu entfernen wenn diese nicht durch eine Warenwirtschaft verarbeitet wurden. (Aktivierung empfohlen) Abruf-Intervall Gibt den Abstand in Minuten an, in welchen der Datenaustausch ausführt wird. Wird ein zu geringer Abstand eingetragen, ändert sich die Farbe des Feldes. Wird dieses Feld rot, so wird ein höheres Intervall empfohlen, da es bei einigen Anbietern bei zu aufeinanderfolgenden Abrufen zu Problemen kommen kann. (Standard 15 Minuten) Speicherort (Empfang und Versand) Durch einen Doppelklick auf dieses Feld können Sie den Speicherort für zu empfangene und ausgehende Daten zuweisen. Es wird empfohlen, die Angaben nicht zu verändern. Um den Inhalt des Ordners anzuzeigen oder zu löschen, klicken Sie auf die entsprechende Schaltfläche rechts neben dem Eingabefeld. Verteilergruppe Eine Möglichkeit zum Austausch von GBF Dateien ist die Verteilergruppe. Hierfür müssen Sie Sich für eine Verteilergruppe anmelden und können anschließend die Verteilergruppe auswählen. Versendet EVA eine GBF Datei des Typs Vorratsdatei wird diese an alle Mitglieder der eingetragenen Verteilergruppe gesendet. Möchten Sie das EVA eine Vorratsdatei nur an eine Person sendet, muss Ihre Warenwirtschaft die Nummer des Empfängers in die Datei schreiben. Beitritt Um einer Verteilergruppe beizutreten, klicken Sie auf diese Schaltfläche und wählen die gewünschte Verteilergruppe aus. Optional können Sie uns zusätzlich eine Nachricht über das Textfeld zukommen lassen. Die Bearbeitung Ihres Antrags kann einige Zeit in Anspruch nehmen. 8

9 3. Programm Alte Protokolle/Berichte automatisch entfernen Erlaubt es dem Programm, in festgelegten Abständen (14 Tage) erstellte Protokolle und Fehlerberichte automatisch zu entfernen. (Aktivierung empfohlen) Programmprotokoll Solange diese Option aktiviert ist, wird während der Laufzeit des Programms ein Protokoll erstellt, in dem programmbezogene Aktionen, Fehlermeldungen und Hinweise protokolliert werden. Dieses Protokoll können Sie mit der Tastenkombination STRG + R auf der Hauptmaske des Programms anzeigen lassen. (Aktivierung empfohlen) Berichte ausdrucken Wenn aktiviert, werden alle erstellten Fehlerberichte nach einem Datenaustausch auf dem Standarddrucker des PCs ausgedruckt. Diese enthalten Fehlermeldungen bei der Verarbeitung von empfangenen und gesendeten GBF Dateien. (Aktivierung empfohlen) Berichte versenden Fehlerberichte lassen sich auch an eine Adresse weiterleiten. Geben Sie dazu die Empfängeradresse ein. Berichte speichern Unabhängig davon, ob Sie Berichte ausdrucken oder versenden aktiviert haben, können Sie auswählen ob diese gespeichert werden sollen oder nicht. Es wird empfohlen, diese Option zu aktivieren, um eine Fehlersuche bei nicht verarbeiteten Dateien zu vereinfachen. Newsletter Um Sie auf dem Laufendem zu halten, senden wir Ihnen zu bestimmten Anlässen wie zum Beispiel Programmupdates oder der Erweiterung Ihrer Verteilergruppe Newsletter. Empfangen Wenn Sie keine Newsletter von uns empfangen möchten, deaktivieren Sie diese Option bitte. Beachten Sie aber, dass Sie in diesem Fall nicht über Programmaktualisierungen informiert werden! Empfangene Newsletter ausdrucken Wenn Sie es wünschen, kann EVA empfangene Newsletter automatisch auf Ihrem Standarddrucker ausdrucken. Nach Datenaustausch ausführen Durch einen Doppelklick auf das Feld können Sie ein Programm auswählen, welches nach Abschluss des Datenaustausches ausgeführt werden soll. Dieses Programm kann eine Warenwirtschaft sein, die nun die empfangenen Daten einlesen kann. Um diese Funktion zu deaktivieren, löschen Sie bitte den Inhalt des Feldes. Drucker für PDF Dokumente (neu ab Version 0.94) Alle empfangenen PDF Dokumente werden auf dem ausgewählten Drucker ausgedruckt. Wenn sie den ausgewählten Drucker auf den Standarddrucker ändern möchten, löschen Sie einfach den Inhalt des Feldes. 9

10 4. Extras Automatisch mit Windows starten Durch einen Klick auf diese Schaltfläche wird das Programm automatisch bei jedem Windows Start minimiert (in der Taskleiste) gestartet. Wenn sie den Autostart wieder deaktivieren wollen, klicken Sie einfach erneut auf die Schaltfläche. 10

11 Das Journal Das Journal im unteren Teil der Hauptmaske zeigt alle empfangenen und versendeten E- Mails über EVA an. Z Wird ein blaues Z angezeigt, so ist für den empfangenen Vorgang ein PDF Dokument verfügbar. Durch einen Klick auf diese Schaltfläche kann die Datei geöffnet werden. Ist die Datei nicht mehr vorhanden, erscheint ein Meldungsfenster. Empfangene Newsletter werden ebenfalls im Journal angezeigt. Status Dieses Feld zeigt den Status der empfangenen oder gesendeten an. Der Status der wird mit einem Buchstaben abgekürzt. (Siehe Anhang, Journal Status) Typ Zeigt den Nachrichtentyp der übermittelten Datei an. (Siehe Anhang, Nachrichtentypen) Absender / Empfänger -Adresse des Absenders / Empfängers Wird eine Absender- oder Empfängeradresse in der EVA Datenbank gefunden, wird der hinterlegte Name an Stelle der Gartenbauformat.de Adresse angezeigt. Empfangen Empfangs- oder Sendedatum- und Uhrzeit einer EB Sobald das EVA des Empfängers eine Datei von Ihnen erhalten hat, wird im Feld EB (Empfang bestätigt) ein Haken gesetzt. 11

12 Anhang Liste von POP- und SMTP Servern der gängigsten Anbieter: (Wird nur benötigt, wenn das Programm nicht an das Gartenbauformat gebunden ist) Dienst POP3 Server SMTP Server SMTP Auth POP SSL Port SMTP SSL Port GMX Pop.gmx.net Mail.gmx.net Ja - - Google Mail Pop.googl .com Smtp.googl .com Ja Hotmail Pop3.live.com Smtp.live.com Ja Alice Pop3.alice.de Smtp.alice.de Ja - - Kabel Deutschland Pop3.kabelmail.de Smtp.kabelmail.de Nein - - O2 Online Pop.o2online.de mail.o2online.de Ja - - T-Online Pop.t-online.de mailto.t-online.de Ja - - 1und1 Pop.1und1.de Smtp.1und1.de Ja Web.de Pop3.web.de Smtp.web.de Ja - - Yahoo Pop.mail.yahoo.de Smtp.mail.yahoo.de Ja - - Gartenbauformat.de Pop.1und1.de Smtp.1und1.de Ja Tastenkombinationen Kombination Ort Ergebnis STRG + D Hauptmaske Startet einen Datenaustausch STRG + E Hauptmaske Öffnet die Einstellungen STRG + I Hauptmaske Zeigt Programm und Supportinformationen an STRG + U Überall Prüft ob eine neue Programmversion verfügbar ist STRG + N Überall Zeigt das News-Fenster an STRG + R Hauptmaske Zeigt das aktuelle Protokoll an (Protokoll muss in den Einstellungen aktiviert sein) STRG + X Hauptmaske Schließt das Programm (ESC Taste) F1 Überall Ruft die Hilfe-Datei auf ESC Überall Schließt die momentan angezeigte Maske Unterstützte Tabellendokumente Dateiendung Beschreibung.xls Microsoft Excel bis 2003.xlsx Microsoft Excel 2007/2010.csv.ods.txt Microsoft Excel oder sonstiger Editor Open Office Calc Tabellendokument Standard Textdatei Nachrichtentypen G A B L C R V X Preisanfrage Angebot Bestellung (Abrufauftrag) Lieferschein Bestätigung Rechnung Bestandsliste (Vorratsdateien) Unbekannter oder fehlender Nachrichtentyp Journal Status E G EB B N F Empfangen (Sie haben eine Datei empfangen) Gesendet (Sie haben eine Datei versendet) Empfang bestätigt (Empfänger hat ihre erhalten und sie erhalten eine Bestätigung) Blockiert (Es wurde eine von einer nicht-gartenbauformat.de Adresse an sie gesendet. Diese werden standardmäßig blockiert) Newsletter (Sie haben einen Newsletter empfangen) Fehler (Eine empfangene oder versendete hat einen Fehler verursacht. Kontrollieren Sie ihre Einstellungen und kontaktieren Sie bitte uns) 12

13 Notizen Konten BDB Nummer Passwort 13