DOKUMENTATION DER SCHNITTSTELLEN

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1 DOKUMENTATION DER SCHNITTSTELLEN

2 FEGIME Deutschland Marktgemeinschaft im Elektrogroßhandel GmbH & Co. KG Inhalt 1. Vorwort Allgemeine Informationen Voraussetzungen für die Einrichtung neuer Online-Shops von Großhändlern OCI- und IDS-Schnittstelle Einrichtung der OCI-/IDS-Schnittstelle in IN-FORM Einstellungen für Online Systeme in der Büroorganisation Einstellung der Mitarbeiter-Rechte Artikel aus dem Warenkorb des Online-Shops importieren Artikelinformationen im Online-Shop ansehen Abfrage innerhalb der Positionsbearbeitung im Schriftstück Abfrage innerhalb der Artikelkartei Bestellung an den Warenkorb des Online-Shops exportieren 17 IN-Software GmbH Reutäckerstraße Karlsbad Tel.: Fax:

3 1.1 Allgemeine Informationen 1.1 Allgemeine Informationen Die Anbindung Großhändler Online verbindet Online-Shops von Großhändlern und das ERP-System der IN-Software GmbH, sodass Artikellisten und Bestellungen zwischen Handwerk und Lieferanten online ausgetauscht werden können. Insgesamt sind dabei drei Abläufe möglich: Übernahme eines Warenkorbs aus dem Online-Shop in das ERP-System z.b. während der Angebotserfassung. Übergabe eines Warenkorbs aus dem ERP-System in den Online-Shop, d.h. die Abwicklung von Bestellungen aus dem ERP-System heraus. Aufruf von Online-Artikeln und der dahinterliegenden Detailinformationen direkt aus dem Kalkulationsprogramm des ERP-Systems mit der damit verbundenen Einsicht auf Preise und Verfügbarkeiten. Das bietet die folgenden Vorteile: Direkter Aufruf des Web-Shops über das ERP-System = 1 Anwendung, Einmalige Erfassung von Daten, Export/Import von Artikellisten, Direkte Bestellung beim Web-Shop anhand des Angebots und somit eine große Arbeitserleichterung und Zeitersparnis für jeden Handwerksbetrieb. Die Nutzung der Großhändler-Online-Anbindung steht IN-FORM-Kunden mit dem Zusatzmodul Schriftstückimport /-export zur Verfügung. Zu diesen Schnittstellen fallen in der Kommunikation meist die Begriffe UGL, FTP, OCI oder IDS. Was sich hinter diesen Abkürzungen verbirgt, wird im Folgenden kurz beschrieben. FTP FTP (File Transfer Protokoll) ist eine Übertragungsart (kein Format), bei dem Dateien zwischen IN-FORM und einem Großhändler-Server übertragen werden. Das Format der Dateien spielt hierbei keine Rolle. Es können Dateien im UGL- Format, GAEB-Format oder anderen Formaten per FTP übertragen werden. UGL (Übergabeschnittstelle Lang) UGL 2 und UGL 4 sind Dateiformate, somit ein Übertragungsformat von Daten. Mit diesen Daten werden Artikel und Jumbos für Schriftstücke ausgetauscht. UGL-Dateien können an verschiedenen Stellen im Programmteil Positionsbearbeitung für den Import und Export von Positionen per UGL-Format genutzt werden. Sie können entweder direkt vom Datenträger gelesen, auf diesen geschrieben oder per FTP übertragen werden. 3

4 1.1 Allgemeine Informationen OCI Das Open Catalog Interface (OCI) ist eine standardisierte Schnittstelle zum Austausch von Kataloginformationen. Innerhalb der OCI-Schnittstelle sind gleichzeitig Übertragungsformat sowie Übertragungsart definiert. Sie beinhaltet die folgenden Funktionen: o o Übernahme der ausgewählten Artikel aus dem Warenkorb des Online-Shops in das IN-FORM-Dokument Zugangsberechtigungen für die ganze Firma aber auch für einzelne Mitarbeiter IDS Mit der IDS-Schnittstelle kann der direkte Austausch zwischen Artikeln und Dokumenten aus dem IN-FORM und dem Online-Shop des Großhändlers stattfinden. Sie ist umfangreicher als die Anbindung via OCI. Die IDS-Schnittstelle beinhaltet folgende Funktionen: o o o o o o Übernahme der ausgewählten Artikel aus dem Warenkorb des Online-Shops in das IN-FORM- Dokument Übergabe der Artikel aus dem IN-FORM-Dokument an den Online-Shop des Großhändlers Übergabe von Bestelldaten an den Online-Shop des Großhändlers (Kommissionsnummer) Rückgabe eines neuen oder geänderten Warenkorbs an das IN-FORM Zugriff auf eine im Online-Shop aufgeführte Artikel-Information (Preis, Verfügbarkeit, Bilder etc.) Zugangsberechtigungen für die ganze Firma aber auch für einzelne Mitarbeiter 4

5 1.2 Voraussetzungen für die Einrichtung neuer Online-Shops von Großhändlern 1.2 Voraussetzungen für die Einrichtung neuer Online-Shops von Großhändlern Alle Anbindungen zu Großhändlern an das IN-FORM ERP-System werden vorab von IN-Software getestet und freigegeben. Erst nach der Freigabe durch IN-Software stehen diese Anbindungen den IN-FORM Anwendern zur Verfügung. Um einen neuen Online- Shop des Großhändlers einzurichten, benötigen wir daher die folgenden Informationen des Großhändlers: Was soll eingerichtet werden? o OCI o IDS o UGL URL-Adresse des Servers des Online-Shops für mit automatischem Login Beispiel des URL-Aufrufs für OCI- bzw. IDS-Zugriff mit allen Parametern Firmenangaben Großhändler Für Großhändler, welche die Schnittstelle in IN-FORM unterstützen, zeigen wir in einem Dialog die Adressdaten an. Bitte teilen Sie uns daher die notwendigen Daten mit, sodass wir diese auf unserem Kommunikationsserver speichern und innerhalb IN-FORM bei Benutzung der Schnittstelle zur Identifikation anzeigen können. o Name (Anzeige im Titel): o Anrede: o Namenzeile 1: o Straße Nr.: o PLZ Ort: o Länderkennung: D o o WWW: o Telefon: o Telefax: Testzugang Außerdem möchten wir unter Verwendung eines Testzugangs die Schnittstelle prüfen, damit wir den Zugriff auf den Online-Shop freischalten können. Bitte richten Sie für uns daher einen Testzugang ein und teilen Sie uns die passenden Zugangsdaten (URL, Benutzername, Kundennummer für IDS sowie das Kennwort) für diesen Account mit. 5

6 2.1 Einrichtung der OCI-/IDS-Schnittstelle in IN-Form 2 OCI- und IDS-Schnittstelle 2.1 Einrichtung der OCI-/IDS-Schnittstelle in IN-Form Einstellungen für Online Systeme in der Büroorganisation Abbildung 1: Einstellungen innerhalb der IN-FORM Büroorganisation 1. Die Liste der Online-Systeme aktualisiert sich beim Öffnen automatisch. (Manuell über Schaltfläche [Liste aktualisieren]). 2. Mittels Suchbegriff den gewünschten Großhändler aussuchen. 3. Großhändler markieren (blau hinterlegt) und Klick auf [Login-Daten]. 6

7 2.1 Einrichtung der OCI-/IDS-Schnittstelle in IN-Form Abbildung 2: Login-Daten für den Großhändler eintragen 4. Login-Daten für Großhändler eintragen. Kundennummer Benutzerkennung Passwort 5. Eingaben mit [OK] bestätigen. HINWEIS: Bei IDS+OCI Positionsimport auf JA stellen Bestellung auf JA stellen Artikelinfo aus E-Shop auf JA stellen 7

8 2.1 Einrichtung der OCI-/IDS-Schnittstelle in IN-Form 2.2 Artikel aus dem Warenkorb des Online-Shops importieren Einstellung der Mitarbeiter-Rechte Innerhalb der IN-FORM Mitarbeiterkartei können Sie für jeden Mitarbeiter einstellen, wer die Anbindung nutzen darf. Für die Nutzung können dabei folgende Rechte vergeben werden. Mitarbeiterkartei Register Rechte Funktion Recht in Recht Import Warenkorb in Positionsbearbeitung Bestellung aus Positionsbearbeitung Artikelinfo aus Positionsbearbeitung Artikelinfo aus Artikelkartei Positionsbearbeitung Positionsbearbeitung Kommunikation Artikel Kommunikation Daten (ASCII, GAEB) in / aus Schriftstücke importieren / exportieren Daten (ASCII, GAEB) in / aus Schriftstücke importieren / exportieren Senden und Empfangen von Preisanfragen Artikel mit Preisinformationen bearbeiten und Senden und Empfangen von Preisanfragen Tabelle 1: Rechtevergabe Mitarbeiterkartei 2.2 Artikel aus dem Warenkorb des Online-Shops importieren Abbildung 3: Positionsbearbeitung - Positionen aus Warenkorb importieren 8

9 2.2 Artikel aus dem Warenkorb des Online-Shops importieren 1. Neues Schriftstück in IN-FORM anlegen Positionsbearbeitung öffnen. 2. Rechtsklick in der linken Funktionsspalte und Funktion Positionen importieren / Warenkorb aus E-Shop auswählen (Alternativ können Sie in der Funktionsspalte auch direkt IMP eingeben). Abbildung 4: Dialog - Schriftstückpositionen importieren 3. Es öffnet sich das Fenster Schriftstückpositionen importieren. 4. Im Dropdown Datenformat Eintrag E-Shop (per OCI oder IDS) auswählen. 5. Eingaben mit [OK] bestätigen. 9

10 2.2 Artikel aus dem Warenkorb des Online-Shops importieren Abbildung 5: Online-Shop starten 6. Es öffnet sich das Fenster zum Starten des E-Shops. 7. Im Auswahlfeld stehen nun alle freigehaltenen Großhändler zur Verfügung. Wählen Sie den gewünschten Großhändler aus. 8. Bestätigen Sie die Eingabe über [E-Shop starten]. Abbildung 6. Artikel im Online-Shop suchen und in den Warenkorb legen 10

11 2.2 Artikel aus dem Warenkorb des Online-Shops importieren 9. Jetzt gelangen Sie direkt in den Online-Shop (Der Login erfolgt über die Schnittstelle automatisch im Hintergrund). Sie können nun, wie gewohnt, Artikel in den Warenkorb des Online-Shops legen. 10. Haben Sie alle Artikel in den Warenkorb gelegt, klicken Sie auf die Schaltfläche [IDS Connect] (die Schaltfläche kann bei anderen Großhändlern auch Sender per OCI oder IDS, Übernahme an Handwerkerprogramm, Warenkorb absenden oder Bestellen heißen). Abbildung 7: Warenkorb an IN-FORM übergeben Abbildung 8: Statusmeldung des Imports 11

12 2.2 Artikel aus dem Warenkorb des Online-Shops importieren 11. Die Artikel wurden nun in das INTA-Norm-Format konvertiert und in die Schriftstückpositionen importiert. Das Browserfenster kann über [Schließen] geschlossen werden. 12. Zurück in IN-FORM können Sie die importierten Daten nun überprüfen, gegebenenfalls Textkorrekturen oder Ergänzungen vornehmen. Abbildung 9: Schriftstück innerhalb IN-FORM mit importierten Artikeln 12

13 2.3 Artikelinformationen im Online-Shop ansehen 2.3 Artikelinformationen im Online-Shop ansehen Abhängig vom Großhändler können im Rahmen der OCI- und IDS-Anbindung Preise sowie Verfügbarkeiten einzelner Artikel online angefragt werden Abfrage innerhalb der Positionsbearbeitung im Schriftstück 1. Sie befinden sich im Schriftstück innerhalb der Positionsbearbeitung. Abbildung 10: Aufruf der Artikeldetails innerhalb der Positionsbearbeitung 2. Über Doppelklick auf den Einzelpreis gelangen Sie in die Artikeldetails der Position. 3. Mit dem Button [EK-Preis und Lagerbestand über Internet beim Großhändler anfragen] (Icon rechts neben dem Einkaufspreis) gelangen Sie zu den Artikeldetails des Großhändlers. Abbildung 11: Positionsdetails 13

14 2.3 Artikelinformationen im Online-Shop ansehen 4. Es öffnet sich das Fenster zum Starten des Online-Shops. 5. Im Auswahlfeld stehen nun alle freigeschalteten Großhändler zur Verfügung. Wählen Sie den gewünschten Großhändler aus. 6. Bestätigen Sie die Eingabe über [OK]. Abbildung 12: Auswahl des Großhändlers 7. Nun wird die Website des Online-Shops mit dem jeweiligen Artikel im Webbrowser angezeigt. Abbildung 13: Artikelinformation aus dem Online-Shop des Großhändlers 14

15 2.3 Artikelinformationen im Online-Shop ansehen Abfrage innerhalb der Artikelkartei 1. Öffnen Sie die Artikelkartei. 2. Wählen Sie einen Artikel aus. 3. Auf dem Reiter Preise können Sie über den Button [EK-Preis und Lagerbestand über Internet beim Großhändler anfragen] die Verfügbarkeit sowie den aktuellen Preis abfragen. Abbildung 14: Preisinformationen des Artikels 4. Es öffnet sich das Fenster zum Starten des Online-Shops. 5. Im Auswahlfeld stehen nun alle freigeschalteten Großhändler zur Verfügung. Wählen Sie den gewünschten Großhändler aus. 6. Bestätigen Sie die Eingabe über [OK]. Abbildung 15: Dialog: Auswahl des Großhändlers 15

16 2.3 Artikelinformationen im Online-Shop ansehen 7. Nun wird die Website des Online-Shops mit dem jeweiligen Artikel im Webbrowser angezeigt. Abbildung 16: Artikelinformationen aus dem Online-Shop des Großhändlers 16

17 2.4 Bestellung an den Warenkorb des Online-Shops exportieren 2.4 Bestellung an den Warenkorb des Online-Shops exportieren 1. Über Kopieren/Weiterverarbeiten generieren Sie aus dem von Ihnen an Ihren Kunden übermittelten Angebot die Bestellung der Artikel an Ihren Großhändler (Ist kein Angebot vorhanden, können Sie alternativ auch ein neues Schriftstück erstellen und alle zu bestellenden Artikel innerhalb der Positionsbearbeitung eingeben). 2. In der Positionsbearbeitung entfernen Sie alle Dienstleistungen, sodass lediglich die zu bestellenden Artikel im Schriftstück vorhanden sind. 3. Rechtsklick in der rechten Funktionsspalte und Funktion Bestellung an Großhändler auswählen (Alternativ können Sie in der Funktionsspalte auch direkt GHB eingeben). Abbildung 17: Positionsbearbeitung - Bestellung an Großhändler übergeben 4. Es öffnet sich ein Dialog, in dem Sie bis zum Versenden der Bestellung geleitet werden. Neben der Lieferanschrift müssen Sie die Übertragungsart sowie den Großhändler angeben. 17

18 2.4 Bestellung an den Warenkorb des Online-Shops exportieren Abbildung 18: Übertragungsart und Großhändler auswählen 5. Wählen Sie Online-Systeme und den Großhändler aus und bestätigen Sie Ihre Eingabe durch Klick auf [OK]. 6. Nach Klick auf die Schaltfläche [Drucken/Versenden] wird eine Online-Verbindung zum Warenkorb des Großhändlers aufgebaut. Alle weiteren Schritte der Bestellung werden dabei wie gewohnt im Online-Shop vorgenommen. Hinweis: Es gibt keine Rückmeldung per IDS oder OCI an das Programm IN-FORM. 18

19 2.4 Bestellung an den Warenkorb des Online-Shops exportieren Abbildung 19: Artikel im Warenkorb des Großhändlers 19

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