Software-Lizenzmanagement. Minimierung von Risiken und Kosten

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1 Software-Lizenzmanagement Minimierung von Risiken und Kosten

2 Inhaltsverzeichnis Inhaltsverzeichnis...2 Software-Lizenzmanagement: Minimierung von Risiken und Kosten...3 Vorteile des Softwaremanagements...4 Wirtschaftlichkeitsbetrachtung des Software-Lizenzmanagements...6 Einsparen von Softwarekosten: Jetzt und in der Zukunft... 6 Vermeiden von Kosten, die durch Nichteinhaltung von Lizenzverträgen entstehen... 6 Bringen Sie Ordnung in Ihre Softwarebestände, um die Gesamtproduktivität zu steigern... 7 Was ist eine Compliance-Revision durch einen Hersteller?... 8 Wer hat die Revision durchgeführt?... 9 Softwarelizenzen: Grundlagen...10 Was ist eine Softwarelizenz? Der Dschungel der Lizenzformen Neu entstehende Lizenzformen: Mieten, On-Demand, Software-as-a-Service, Flatrate Anwenderbericht: Reduzierung des Softwarebestands um 50 % Die Top-20-Softwarehersteller, die im Rahmen des Programms zur Software- Lizenzierungseinhaltung verwaltet werden...12 Welche Faktoren berücksichtigt Ihr Unternehmen in seinem Software-Lizenzmanagementprogramm? Spezielle Lizenzformen: ausgelagert, gebraucht, Open-Source Aufbau eines Lizenzmanagementprogramms...15 Schritt 1: Bewertung der aktuellen Prozesse Inventarisierung der aktuellen Softwarebestände Zuweisen von Rollen und Verantwortlichkeiten an Mitarbeiter Überprüfen der Richtlinien Festlegung des Umfangs eines Lizenzmanagementprogramms Modellieren eines Lizenzmanagementprogramms auf Basis bestehender Standards...22 Zusammenfassung der SAM-Prozesse des ISO/IEC Standards Neue Versionen des Standards So finden Sie die richtigen Tools für das Lizenzmanagement...25 Ausgangspunkt für den Bewertungsprozess Selbst entwickelte Anwendungen sind nicht ausreichend Technologien und Applikationen für das Software-Lizenzmanagement Sind die Daten Ihres SAM-Tools genau und vollständig? Beantworten Sie die folgenden Fragen, um festzustellen, wie Ihr SAM-Tool Bestandsdaten interpretiert Fazit

3 Software-Lizenzmanagement: Minimierung von Risiken und Kosten In der heutigen Geschäftswelt dreht sich alles um das Thema Software. Unternehmen geben weltweit jährlich mehrstellige Milliardenbeträge für Software in den Bereichen Buchhaltung, Datenbanken, E-Commerce, Web- und Office-Produktivität aus. Sie sind auf Software angewiesen, um Produkte entwickeln und vertreiben, die Buchhaltung abwickeln und Geschäftsabläufe überwachen zu können. Doch die Frage ist: Können sie den maximalen Nutzen aus ihren Investitionen ziehen? Die Ausgaben für Software machen mittlerweile knapp 25 Prozent der IT-Kosten von Unternehmen aus. Deshalb suchen Führungskräfte von Unternehmen und Regierungsorganisationen nach Möglichkeiten, die ausufernden Ausgaben für Software in den Griff zu bekommen. 1 Doch ohne zuverlässige Zahlen zu Softwarebeständen, -lizenzen und -nutzung ist eine effektive Handhabung von Softwareausgaben und Lizenzierungsvorgaben nahezu unmöglich. Laut einer kürzlich von der International Data Corporation (IDC) durchgeführten Umfrage sind 76 Prozent der Befragten der Ansicht, dass Anwendungen zum Teil nicht ausreichend genutzt werden, d. h. es wird zu viel Geld für Software ausgegeben, und die Unternehmen sind überlizenziert. 2 Neben dem Druck, Gemeinkosten zu reduzieren und das Geschäftsergebnis zu verbessern, drohen europäischen und internationalen Unternehmen im Falle eines Lizenzverstoßes durch Verletzung der Abschlussprüfungs-Richtlinie (Euro SOX) der Europäischen Kommission hohe Strafen, oder sie müssen mit Bußgeldern oder sogar mit Haftstrafen rechnen. Darüber hinaus sollten Unternehmen jederzeit auf Lizenzprüfungen durch weltweit vertretene Softwarehersteller vorbereitet sein, die diese regelmäßig durchführen. Ein effektives Software-Lizenzmanagement stellt somit die Grundlage für die Verwaltung von Software dar. In diesem Dokument werden die Grundvoraussetzungen für die Implementierung einer Lizenzmanagementstrategie dargestellt. Außerdem wird aufgezeigt, warum das Lizenzmanagement gerade in wirtschaftlich schwierigen Zeiten besonders wichtig ist, und wie es zur Kostenkontrolle und zur Risikominimierung beitragen kann. Zudem wird beschrieben, was eine Lizenz genau ist und welche unterschiedlichen Lizenztypen es gibt. Bei der Entwicklung Ihrer eigenen Strategie für das Software- Lizenzmanagement möchten Sie unter Umständen bewährte Modelle und Best Practices aus der Industrie zur Hilfe nehmen, die sich als besonders effektiv erwiesen haben. Ferner wird darauf eingegangen, wie Lizenzmanagement in der Praxis funktioniert, was Sie bei der Wahl eines Tools beachten sollten, und wo Sie anfangen können. Unkontrollierte Kosten, Risiken und gesetzliche Haftungen, die durch die Nichteinhaltung von Softwareverträgen entstehen, sind Faktoren, die die Implementierung eines wirtschaftlichen und revisionssicheren SAM-Systems für Unternehmen weltweit unverzichtbar machen. 3

4 Vorteile des Softwaremanagements Kostensenkung ist laut den 2005 bis 2009 von der International Business Software Managers Association (IBSMA) durchgeführten Umfragen das wichtigste Motiv für die Anschaffung von SAM- und IT-Asset-Management-Lösungen. Die am zweithäufigsten angegebenen Gründe sind eine verbesserte Software-Lizenzierungseinhaltung und die Standardisierung des IT-Portfolios. In mehr als 70 Prozent der Firmen, die bereits ein formales System für das Software- Lizenzmanagement besitzen, werden die Nutzung und die Lizenzeinhaltung über festgelegte Richtlinien und Verfahren nachverfolgt und entsprechend angepasst. Die IBSMA-Umfragen haben jedoch auch ergeben, dass die Softwarelizenzierung in mehr als 80 Prozent der Firmen aller Größen in Nordamerika und Europa nicht professionell verwaltet wird. Leider stellen viele IT-Manager und Geschäftsbereichsleiter die Notwendigkeit professioneller und dedizierter Lizenzmanagementprozesse und -tools immer noch in Frage. Sie werden wahrscheinlich erst reagieren, wenn die Lizenzierungseinhaltung in ihrem Unternehmen überprüft und festgestellt wird, dass Excel-Tabellen und einfache Tracking-Tools nicht ausreichen. Der folgende Fragebogen mit sieben Fragen unterstützt Sie bei der schnellen Bewertung Ihrer Softwareausgaben und Ihres Risikomanagementprofils. Frage 1. Welche finanziellen Folgen und Betriebsrisiken sind mit der Verletzung des Urheberrechts von Software oder anderem Lizenzeigentum verbunden? 2. Wissen Sie, wie viele Softwarelizenzen Sie besitzen, und wie viele Lizenzen tatsächlich genutzt werden? 3. Können Sie die Anzahl Ihrer Softwarelizenzen innerhalb von wenigen Minuten bestimmen? Erläuterung Der Betrag kann für ein Unternehmen mit Mitarbeitern im mehrstelligen Millionenbereich liegen. Bestimmen Sie die fünf oder zehn wichtigsten Softwareanbieter (bzgl. der höchsten jährlichen Ausgaben oder Gesamtinvestitionen), und führen Sie die Analyse für diese Gruppe durch. Das Betriebsrisiko kann je nach Geschäftsfeld oder der Möglichkeit, ein Softwareprodukt durch ein anderes zu ersetzen, stark variieren. Wenn Sie die Lizenzanzahl nicht kennen und nicht wissen, wie hoch die Unterlizenzierung ist, ist Ihr Risiko genauso hoch wie in Punkt 1. Was die Überlizenzierung betrifft, so liegen möglicherweise Lizenzen vor, die erneut verwendet werden können. So können Sie Geld sparen, da Sie dieselbe Lizenz nicht erneut erwerben müssen. Zeit ist Geld. Wenn Sie die Bestände nicht genau erfassen können, sind Sie bei der Verhandlung neuer Softwareverträge im Nachteil, oder Sie können bei einer Lizenzprüfung durch den Hersteller keine genauen Angaben zu den verwendeten Lizenzen machen. 4

5 Frage 4. Wie viele unterschiedliche Softwareanwendungen werden in Ihrem Unternehmen verwendet? 5. Können Sie Mitarbeiter überwachen, die nicht autorisierte, illegale oder nicht standardisierte Software installieren und verwenden? 6. Sind Sie im Falle einer externen Softwareprüfung in der Lage, die entsprechenden Dokumente vorzulegen (d. h. Lizenzen und Kaufbelege)? 7. Wie viel Geld können Sie durch die Konsolidierung von Software sparen? Erläuterung Die eigentliche Frage ist: Wie viele Anwendungen werden tatsächlich benötigt? Beide Fragen sind schwierig zu beantworten, wenn Softwarebestand und -nutzung nicht erfasst werden können. Doch eines ist sicher: Je mehr Anwendungen, desto höher die Support-Kosten. Das Risiko, dass Mitarbeiter nicht autorisierte und unlizenzierte Software installieren und verwenden, steigt mit der Anzahl der Mitarbeiter und dem Fehlen von Kontrollmechanismen zur Verhinderung dieser Nutzung. Das Sperren von Desktopcomputern ist ein erster Schritt. Zudem kann die Verwendung persönlich genutzter Software über eine Richtlinie untersagt werden. Der nächste Schritt besteht darin, regelmäßige Software-Inventarisierungen vorzunehmen und Verfahren einzurichten, die nicht autorisierter Software von den Computern der Mitarbeiter entfernt. Siehe Fragen 1, 2, 3 und 5 oben. Verzögerte Reaktionen auf Revisionsanforderungen wecken die Vermutung, dass Sie etwas zu verbergen haben oder Ihnen die nötigen Unterlagen nicht vorliegen. In jedem Fall erwecken Sie den Eindruck, dass Ihre Software nicht ordnungsgemäß verwaltet wird. Dies könnte den Softwarehersteller dazu veranlassen, mehr Druck auszuüben oder noch genauer hinzusehen. Sie müssen nicht nur in der Lage sein, Bestandsdaten vorzuzeigen, sondern Sie müssen auch darauf vorbereitet sein, Kaufbelege oder Nutzungsnachweise vorzulegen. Eine gute Vorbereitung ist das A und O. Generell gilt die Faustregel: Ein Unternehmen mit Mitarbeitern spart ca. 20 Prozent im ersten Jahr und ca. 10 Prozent in den Folgejahren. In der Regel decken die bei der ersten Revision generierten Einsparungen die Kosten für Revision und Implementierung einer Infrastruktur, die ein moderates Maß an Lizenzmanagement unterstützt. 5

6 Wirtschaftlichkeitsbetrachtung des Software-Lizenzmanagements Die Verbesserung des Software-Lizenzmanagements bringt drei wesentliche Vorteile mit sich: Kosteneinsparungen, Vermeidung des teueren Risikos eines Lizenzverstoßes und die Steigerung der Produktivität im gesamten Unternehmen. Software Asset Management (SAM) unterstützt Unternehmen beim Aufbau eines optimalen Software-Investitionsmanagements. Dies geschieht durch eine bessere Steuerung, Verwaltung und Optimierung der Prozesse in den Bereichen Konfigurationsmanagement, Life-Cycle-Management, Bestandsmanagement und Lizenzeinhaltung. Software-Lizenzmanagement ist die aktive Verwaltung der unternehmensweiten Lizenzbeschaffung, -zuweisung, -bereitstellung und -verwendung. Es umfasst auch die Einhaltung der Bedingungen von Softwarelizenzverträgen. Diese Aktivität beinhaltet die Software-Lizenzierungseinhaltung und ist ein Teil des Software Asset Managements. Sparen Sie Softwarekosten: Jetzt und in Zukunft Ihr Unternehmen kann mit einem effektiven Lizenzmanagementprogramm in den Bereichen Beschaffung, Wartung, Versicherungen und bei anderen softwarebezogenen Ausgaben zwischen fünf und 25 Prozent der Kosten einsparen. Die Teilnehmer der IBSMA-Umfrage geben an, dass durch die Verwaltung der Softwarebeschaffung und die erneute Bereitstellung von Software mehrere Zehntausend bis zu mehreren Millionen Dollar eingespart werden können. 3 Wodurch entstehen diese immensen Einsparungen? Der Grund ist, dass viele Unternehmen mehr Lizenzen erwerben als sie benötigen, d. h. sie sind überlizenziert. Überlizenzierung tritt in der Regel auf, wenn verschiedene Abteilungen desselben Unternehmens berechtigt sind, neue Software zu erwerben, ohne die zentrale Einkaufsabteilung zu Rate zu ziehen. Beispiel: Die Einkaufsabteilung kauft Software, die Rechtsabteilung verhandelt Lizenz- und Wartungsverträge, die Technikabteilung installiert und entfernt Software, und Endbenutzer verwenden die Software. Wenn die einzelnen Interessengruppen nicht miteinander kommunizieren und ihre Aktivitäten nicht aufeinander abstimmen, überzählige Lizenzen erneut bereitstellen, die Nutzung überwachen und verwalten oder Softwarepakete erwerben, um von Rabatten zu profitieren, können die Softwarekosten ins Unermessliche steigen. Es kommt auch vor, dass Unternehmen Millionenbeträge in Software investieren, die gar nicht mehr verwendet wird aber noch in den Büchern steht und erneut bereitgestellt werden kann. Beispiel: Ein Unternehmen gibt 4 Millionen Dollar für Microsoft-Office-Desktoplizenzen aus dieser Lizenzen werden auf aktiven Computern verwendet, Lizenzen befinden sich auf gelagerten Computern, und Lizenzen wurden mit veralteten Computern ausgemustert. Der Einkaufs-Buchungssatz zeigt, dass Lizenzen eingekauft wurden, und der Käufer, der sich nicht bewusst ist, dass nur Lizenzen verwendet werden, gibt für die Wartung der einzelnen 6

7 Softwarepakete jeweils 400 Dollar aus. Das Unternehmen gibt 1,6 Millionen Dollar zuviel aus, wenn die Softwarewartung erneuert wird. Die sieben Hauptvorteile des Lizenzmanagements Ein produktives Lizenzmanagement ermöglicht es Ihnen: 1. Lizenz-, Beschaffungs- und Vertragsbedingungen zu Ihrem Vorteil zu verhandeln 2. die Nutzung und Kosten durch Einführung von Softwarestandards und -richtlinien zu steuern 3. Kosten einzusparen durch die Schaffung nutzungsbasierter Lizenzen 4. Überkapazitäten zu identifizieren und ungenutzte Lizenzen zur Optimierung der Effizienz neu zu verteilen 5. Support und Lizenzverwaltung zu standardisieren und damit Zeit und Geld einzusparen 6. das Risiko des Lizenzverstoßes zu minimieren und Unterlizenzierung oder Übernutzung aufzudecken 7. Unterlagen zur Unterstützung einer Compliance-Revision oder Lizenzprüfung schnell zu erstellen Vermeiden Sie Kosten, die durch Nichteinhaltung von Lizenzverträgen entstehen Die Anzahl der Compliance-Audits nimmt zu. Rund 53 Prozent der Teilnehmer der 2009 durchgeführten IBSMA-Umfrage geben an, dass ihr Unternehmen in den letzten drei Jahren von einem Softwarehersteller oder einer anderen Stelle überprüft wurde. Darüber hinaus berichten mehr als die Hälfte aller Lizenz-Manager, dass sie allein im Jahr 2009 zwischen ein und fünf Mal überprüft wurden. 3 Wenn in Ihrem Unternehmen Lizenzverstöße festgestellt werden, kann Ihr Unternehmen mit Bußgeldern bestraft werden, oder es fallen unvorhergesehene Kosten für den Erwerb zusätzlicher Lizenzen an. Dies kann in die Hunderttausende gehen. Neben rechtlichen Sanktionen, möglichen Haftstrafen (selbst für unbeabsichtigte Verstöße), negativer Publicity und der Zerstörung der Beziehung zum Softwarehersteller gibt es also genügend Gründe, dafür zu sorgen, dass das eigene Unternehmen die Bedingungen von Software-Lizenzverträgen einhält. Laut einer Gartner- Studie sind 2010 knapp 40 Prozent aller mittelständischen und großen Unternehmen von potenziellen externen Überprüfungen der Software-Lizenzierungseinhaltung betroffen. 1 Die IBSMA-Studien zeigen, dass ein durchschnittliches Unternehmen mit einer Wahrscheinlichkeit von 50 Prozent innerhalb des nächsten Jahres überprüft werden wird. Seit 2005 steigt die Anzahl der gemeldeten Revisionen durch Hersteller und Wirtschaftsprüfungsunternehmen, wohingegen die Anzahl der gemeldeten Revisionen durch US-Vollzugsbehörden (z. B. BSA und SIIA) beträchtlich abgenommen hat. 7

8 Bringen Sie Ordnung in Ihre Softwarebestände, um die Gesamtproduktivität zu steigern Wussten Sie, dass die fünf meistgenutzten Anwendungen Webbrowser sind (zu den Top-Ten gehören Webbrowser, Instant Messaging-Anwendungen, Facebook und Gmail)? Tatsächlich rangieren alle Arten von Webbrowsern unter den Top-Fünf aller verwendeten Softwareprogramme. Unternehmen, deren Mitarbeiter unkontrollierten Internetzugang haben, laufen Gefahr, dass die Mitarbeiter sehr viel Zeit im Internet verbringen. Wissen Sie, welche Anwendungen in Ihrem Unternehmen am meisten verwendet werden und welche nur sehr selten oder gar nicht genutzt werden? 4 Was ist eine Compliance-Revision durch einen Hersteller? Jede Anfrage eines Softwareherstellers bezüglich der Verwendung seiner Produkte sollte als Compliance-Revision oder Lizenzprüfung betrachtet werden. Diese Anfrage können in den meisten Fällen weder ignoriert noch abgelehnt werden. Vertragliche Vereinbarungen zwingen Unternehmen in der Regel zur Kooperation oder drohen ansonsten mit rechtlichen Folgen. Die Business Software Alliance (BSA), ein weltweit tätiger Interessenverband zur Verfolgung von Software-Piraterie, wirbt mit hohen Belohnungen für die Meldung von Lizenzverstößen. Ungefähr 53 Prozent der Teilnehmer der 2009 durchgeführten IBSMA-Umfrage (s. Abb. oben) gaben an, dass sie in den letzten drei Jahren ein bis zehnmal überprüft wurden. Die Resultate entsprechen den Ergebnissen der gemeldeten Compliance-Revisionen von 2007 und 2008 (56 bzw. 50 Prozent). Mit anderen Worten: Ein durchschnittliches Unternehmen wird mit einer Wahrscheinlichkeit von 50 Prozent innerhalb des nächsten Jahres überprüft. Wie häufig wurde in Ihrem Unternehmen innerhalb der letzten drei Jahre ein Audit über eine korrekte Softwarelizensierung durchgeführt? 25% 20% 15% 10% 5% 0% Kein Audit 1 oder 2 Audits 2 oder 3 Audits 3 oder 4 Audits 4 bis 10 Audits 10 oder mehr Audits weiß nicht Quelle: IBSMA 2009 Survey of Software License Compliance Practices 8

9 Wer hat die Revision durchgeführt? 2009 fragte IBSMA das erste Mal, wie viele Unternehmen interne Compliance-Revisionen für Software durchführen. 37 Prozent gaben eine positive Antwort. Ein gutes Zeichen. Die Anzahl der von externen Anbietern durchgeführten Revisionen lag bei 63 Prozent. Dies ist vergleichbar mit den Ergebnissen der Vorjahre. Softwarehersteller und Wirtschaftsprüfungsunternehmen (die im Namen von Softwarefirmen agieren) führten 47 Prozent der Compliance-Revisionen durch und 2009 lag diese Zahl noch bei 45 bzw. 65 Prozent, d. h. es gab einen Anstieg, wobei die Gesamtzahl der Revisionen sank (aufgrund der höheren Anzahl geprüfter Unternehmen in 2009). Die Anzahl der von den Interessengruppen Business Software Alliance (BSA), Federation Against Software Theft (FAST), Software & Information Industry Association (SIIA) und Canadian Alliance Against Software Theft (CAST) gemeldeten Revisionen waren 2008 und 2009 ungefähr gleich. Die Ergebnisse entsprechen den Vorjahreszahlen. Seit 2005 scheint die Aktivität dieser Gruppen in Nordamerika und Großbritannien stark abgenommen zu haben. 40% 35% 30% 25% 20% 15% 10% 5% 0% Internes Audit Softwarehersteller Wer hat dieses Audit durchgeführt? Wirtschaftsprüfungsunternehmen Andere Business Software Alliance Regierung Federation Against Software Theft Software & Information Industry Association Quelle: IBSMA 2009 Survey of Software License Compliance Practices Unternehmen, die die Softwarenutzung durch Mitarbeiter verfolgen und überwachen und dabei die gesetzlichen und im Unternehmen festgelegten Datenschutzbestimmungen einhalten, können Software, die zu wenig oder nicht genutzt wird, entfernen und erneut bereitstellen. Leider haben viele Firmen keinen genauen Überblick darüber, welche Software aktuell verwendet wird und wie oft bzw. ob sie überhaupt richtig lizenziert ist. Neben der Nutzungskontrolle kann die Anzahl einmalig angeschaffter Software durch Standardsoftware-Konfigurationen und eine Richtlinie für Verwaltungsausnahmen erheblich reduziert werden. Außerdem wird die Nutzung von Produkten basierend auf einer unternehmensweiten IT-Architektur gefördert. 9

10 Softwarelizenzen: Grundlagen Was ist eine Softwarelizenz? Software ist eine Handelsware wie viele andere Produkte. Doch im Gegensatz zu Computern und Rechenzentren handelt es sich hierbei um ein immaterielles Produkt mit zahlreichen komplexen rechtlichen Aspekten und Auswirkungen. Man kann Software nicht besitzen. Man kann nur die rechtliche Genehmigung zur Nutzung erwerben (in Form von Lizenzen). Software darf nur auf die vertraglich festgelegte Weise genutzt werden. Softwarelizenzverträge beinhalten eine große Vielzahl an Bedingungen, die folgendes abdecken: Nutzungsrecht, Folgen der missbräuchlichen Verwendung, Gewährleistungsgarantie und Urheberrecht für den Programmcode. Lizenzverträge enthalten Juristendeutsch, das je nach Land und Markt variiert. Es gibt momentan keinen weltweiten Standardvertrag für Softwarehersteller. Kunden müssen in der Lage sein, Hunderte oder manchmal sogar Tausende von verschiedenen Softwarevertragsbedingungen zu handhaben. Neben dem Markenrecht und dem Leistungsschutzrecht werden die nutzungsrelevanten Aspekte durch Verträge abgedeckt (z. B. Systemvoraussetzungen für die Installation, Lieferung der Software (z. B. CD-ROM, Diskette oder Download), sowie Aspekte wie Dokumentation, Support und Wartung, Kündigungsbedingungen, Rückgaberechte und -pflichten sowie rechtliche Aspekte zur Sicherstellung der Datensicherheit und des Datenschutzes und Gewährleistungsansprüche. Der Dschungel der Lizenzformen Es gibt derzeit keine weltweit gültigen Standards für Softwarelizenzverträge. Ob in großen oder kleinen Unternehmen: IT-Manager sehen sich ob bewusst oder unbewusst in der Situation, dass ihr Unternehmen eine Mischung unterschiedlicher Software nutzt, die vertraglich für Nutzungs-Bedingungen lizenziert wurde, welche nicht mehr manuell über Excel-Tabellen und ähnliche Papier füllende Systeme nachverfolgt und verwaltet werden können. Es gibt viele verschiedene Lizenz-Modelle, darunter: Lizenzen, basierend auf der Anzahl der Benutzer, basierend auf der Anzahl und der Geschwindigkeit der Prozessoren oder Server für die Einzelnutzung, Volumennutzung oder Servernutzung. Softwarehersteller bieten ihre Softwareprodukte meist mit verschiedenen Lizenzmodellen an. Microsoft Office wird zum Beispiel als Paketversion (Full Packaged Product, FFP) wie Retail-Boxen verkauft, bei dem der Benutzer das Recht hat, eine andere als die erworbene Office-Version in Form eines Volumenlizenzprogramms zu verwenden. Dazu zählt auch das Recht, die Version auf einem zweiten Computer oder Notebook zu installieren. Beim Einsatz einer serviceorientierten Architektur (SOA) werden meist verschiedene Softwaremodule verwendet, die jeweils eigenen Lizenzbestimmungen unterliegen. Als Beispiel sei hier eine Web-Services-Architektur genannt, in der Computer mit IBM-, Hewlett-Packard- und Apache-Serversoftware Daten austauschen und ggf. Computercode zwischen verschiedenen Geschäftsanwendungen austauschen 10

11 (d. h. Oracle-Unternehmensanwendungen und SAP-Warenwirtschaftssysteme). Neben den auf den Arbeitsplatzrechnern installierten Anwendungen stellen Unternehmen Anwendungen über Server oder virtualisierte Hostsysteme bereit, für die wiederum unterschiedliche Lizenzbestimmungen gelten. Anwenderbericht: Reduzierung des Softwarebestands um 50 % Im Folgenden finden Sie ein Beispiel aus der Praxis, das Ihnen zeigt, was Sie durch das Nachverfolgen von Softwarenutzung und -lizenzen erreichen können. Der deutsche IT-Dienstleister FIDUCIA IT AG reduzierte seinen Softwarebestand von auf Produkte durch die Einführung eines Programms für Software Asset Management. Die Software umfasst die Nachverfolgung des Lizenzbestands und die erneute Bereitstellung überzähliger Lizenzen sowie die Ausmusterung veralteter Produkte. Heute arbeitet die gesamte Belegschaft mit standardisierten Softwareversionen, was zu einer Reduzierung der System-Images um 50 Prozent sowie zu weniger IT- Supportanfragen und Service-Desk-Tickets führte. Die bessere Verfügbarkeit von Lizenzdaten, zusammen mit der Einführung standardisierter SAM-Prozesse, führte zu einer effizienteren Geschäftsabwicklung und somit zu Kosteneinsparungen und einer Verbesserung des Geschäftsergebnisses. Bei FIDUCIA ist das Software Asset Management zu einem integralen Bestandteil einer umfassenden Verwaltung der IT-Services geworden. Dank dieser Strategie konnte der Kostenfaktor IT in einen strategischen Unternehmenswert umgewandelt werden. Neu entstehende Lizenzformen: Miete, On-Demand-Nutzung, Software-as-a-Service, Flatrate Aufgrund des relativen Wachstums der Softwareausgaben als Teil der IT-Ausgaben suchen IT-Manager nach Alternativen zu herkömmlichen Lizenzierungs- und Zahlungsmodellen für Software. Der Druck, Kosten zu senken, ist ohne Zweifel ein Ergebnis der aktuell schwierigen wirtschaftlichen Lage, die Unternehmen dazu zwingt, nach Alternativen zu suchen. Laut einer Umfrage der Experton Group nutzen bereits 40 Prozent der Unternehmen mit mehr als 500 Mitarbeitern Modelle wie Miete, Leasing, On- Demand-Nutzung oder Software-as-a-Service für die Softwarebereitstellung. 5 Die Zunahme neuer Lizenzierungs- und Softwarebereitstellungsalternativen kann neue Probleme bei der Lizenzierung und Vertragsverwaltung mit sich bringen. Diese neuen Alternativen scheinen zwar günstiger zu sein, doch es müssen auch die Kosten für das Lizenzmanagement und Vertragsrisiken berücksichtigt werden. Zum Beispiel erfordert eine On-Demand-Anwendung unter Umständen die Installation eines Tools zur Nutzungsüberwachung und Berichterstattung. Software-as-a-Service mit verursacherbezogener Produktverrechnung verlagert das Lizenzmanagement zwar auf den Dienstanbieter, doch die Punkte Systemverfügbarkeit, Notfallwiederherstellung und 11

12 Datenschutz werden im Vertrag häufig übersehen. Die Parameter und Kosten für diese Punkte sollten im Vorfeld berücksichtigt und vertraglich geregelt werden. Ein weit verbreitetes Verfahren für die Installation von Desktopsoftware vor Ort ist das Flatrate-Modell. Bei diesem Modell ist das Unternehmen in der Regel für den Betrieb und die Verwaltung des Systems und der Lizenzen verantwortlich. Software-as-a-Service (SaaS) mit Flatrate (pro Benutzer, pro Monat oder pro Jahr) ist etwas völlig anderes, da das Unternehmen die vor Ort anfallenden Arbeiten auf den SaaS-Anbieter verlagert. Die Top-20-Softwarehersteller, die im Rahmen von Programmen zur Software-Lizenzierungseinhaltung verwaltet werden Mehr als 50 Prozent der befragten Unternehmen verwalten Microsoft-, Adobe-, IBMund Oracle-Software, um Compliance sicherzustellen. Diese Hersteller, die verschiedene Ansätze verfolgen, haben ihre weltweiten Kunden lange Zeit dazu ermutigt, ihre Software aktiv zu verwalten. Alle aufgeführten Hersteller verfügen über Methoden zur Überprüfung der Compliance ihrer Kunden. Diese Methoden tragen ohne Zweifel dazu bei, dass sich Kunden bemühen, mit den Herstellern dieser Top-20-Liste zusammenzuarbeiten. Welche Software-Produkte werden von Ihrer Lizenzmanagementsoftware verwaltet? (Prozentanteile der Antworten aufgeführt für die Top-20 Hersteller) Microsoft Adobe Systems IBM Oracle Symantec CA Hewlett-Packard Quest Software Mc Afee Cisco Systems SAP Autodesk EMC Sybase Corel Hyperion Apple BEA Mindjet Quark 0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80% 90% 100% Quelle: IBSMA 2009 Survey of Software License Compliance Practices 12

13 Unternehmen aller Größenwerden es in absehbarer Zukunft mit unzähligen Softwarebereitstellungsoptionen zu tun haben von SaaS bis zur Virtualisierung vor Ort. Da es eine so große Vielfalt und zahlreiche Kombinationen von Softwarebereitstellungsmodellen gibt, ist es für die Formulierung von Strategien zur Kosten- und Risikoreduzierung besonders wichtig, diese Komplexität zu verstehen, zu kommunizieren und zu verwalten. Welche Faktoren berücksichtigt Ihr Unternehmen in seinem Software- Lizenzmanagementprogramm? Mehr als 80 Prozent der Unternehmen verfügen über eine Softwarenutzungsrichtlinie, verwalten Verträge, und der Softwarebestand wird nachverfolgt sowie entsprechend angepasst. Diese grundlegenden Elemente sind wahrscheinlich in jedem SAM- Programm enthalten. Ungefähr die Hälfte der Unternehmen steuert den Zugriff auf Softwaremedien, plant und implementiert Richtlinien und Verfahren, integriert Nutzung und Lizenzen und verfolgt die Finanzen. Diese Faktoren sind Merkmale eines relativen reifen SAM-Programms. Weniger als 43 Prozent der Firmen geben an, dass sie über definierte Servicelevel sowie integrierte geschäftliche und technische Aspekte verfügen, die Verletzung von Bestimmungen mit Konsequenzen belegen und das Software-Management mit dem IT-Service Management integriert haben. Diese Faktoren machen ein hoch entwickeltes SAM-Programm aus. Eigenschaften von Software-Lizenzmanagementprogrammen Richtlinien zur Softwarenutzung Verträge verwalten Nachverfolgung und Abgleich des Software-Bestands Kontrolle über Medienzugriffe Planungs- und Einführungsrichtlinien sowie Vorgehensweisen Governance- und Compliance-Initiativen unterstützen Zusammenführung von Lizenbestand/-nutzung mit Lizenzen Finanzen nachvollziehen und steuern Nutzung messen Nicht genutzte/veraltete Software aussortieren Service-Level für den Software-Einsatz festlegen Integration von wirtschaftlichen und technischen Aspekten Verhängen von Strafen für Richtlinienverletzungen Integration einer Softwarebibliothek/CMDB Quelle: IBSMA 2009 Survey of Software License Compliance Practices

14 Spezielle Lizenzformen: Outsourcing, gebraucht, Open-Source Beim Outsourcing müssen verschiedene Lizenzierungsaspekte beachtet werden. Zunächst sollten Lizenzmanager vor der Bereitstellung einer Lizenz in verschiedenen Ländern oder Regionen prüfen, ob die Lizenz oder das Nutzungsrecht übertragen werden kann. Eine in Deutschland erworbene Lizenz kann zum Beispiel auf die Nutzung innerhalb Deutschlands oder einer festgelegten Region beschränkt sein. In diesem Fall kann es nötig sein, zusätzliche Lizenzen zu erwerben oder zusätzliche Gebühren für die Übertragung zu entrichten, um das Produkt in anderen Ländern nutzen zu können. Zweitens kann ein Lizenzvertrag die Nutzung der Software auf die Mitarbeiter des Unternehmens beschränken, welches die Lizenz erworben hat. In diesem Fall müssen Sie den Softwarehersteller fragen, ob die Lizenzen auch auf Outsourcing-Unternehmen übertragen werden können, oder ob Drittanbieter wie Outsourcing-Unternehmen, Berater und Zeitarbeitskräfte das Recht zur Nutzung der Software zu geschäftlichen Zwecken für das Unternehmen haben. Die Weitervermarktung von Software war jahrelang Gegenstand rechtlicher Auseinandersetzungen, wird aber durch die jüngsten Gerichtsurteile unterstützt. Damit wird sich der Sekundärmarkt für Gebrauchtsoftware rasch etablieren. Gebrauchte Software oder Software aus zweiter Hand sind Streitpunkte in laufenden rechtlichen Auseinandersetzungen, in denen Softwarehersteller die erneute Verwendung von Software einschränken wollen. Seit einigen Jahren wird die Wiedervermarktung von gebrauchter Software (z. B. in Deutschland) jedoch durch Gerichtsurteile gefördert. Diese Entwicklungen könnten die Grundlage für einen stabilen und legitimierten Sekundärmarkt für Gebrauchtsoftware bilden. Neben den Kosteneinsparungen, die mit dem Erwerb gebrauchter Software einhergehen, bietet Software aus zweiter Hand auch Möglichkeiten für Upgrades und Downgrades, die für neu lizenzierte Software möglicherweise nicht mehr zur Verfügung stehen. Darauf sollten Sie als Käufer achten: Stellen Sie sicher, dass die Softwarewartung den neuesten Standards entspricht, um nachträgliche Kosten für eine Angleichung des Wartungsstandards zu vermeiden, die die anfänglichen Einsparungen zunichte machen können. Open-Source-Software ist eine weitere günstige Alternative, obwohl es vorkommen kann, dass diese Software nur für eine beschränkte Anzahl an Benutzern kostenlos ist. Die nicht kommerzielle Nutzung könnte zum Beispiel kostenlos sein, während für die kommerzielle Nutzung Lizenzgebühren anfallen. Es könnte auch problematisch oder teuer werden, Support für spezielle Software zu bekommen, wenn dazu die Einstellung eines sachkundigen Mitarbeiters oder die Inanspruchnahme eines Dienstleisters erforderlich ist. Für Open-Source-Software gibt es, ähnlich wie bei proprietären Produkten bekannter Unternehmen, unterschiedliche Lizenzmodelle und Einschränkungen. Compliance-Prüfungen nehmen stetig zu. Eine unzureichende Verwaltung dieser Produkte kann zu Schadensersatzklagen, Zahlung von Lizenzgebühren oder sogar zur Veröffentlichung des geänderten Quellcodes führen. 14

15 Aufbau eines Lizenzmanagementprogramms Schritt 1: Bewerten Sie die aktuellen Prozesse Beginnen Sie beim Aufbau eines Lizenzmanagementprogramms mit einer genauen Analyse der aktuellen Geschäftsabläufe, Softwareverwaltungsprozesse und der IT-Prozesse sowie -Richtlinien. Zunächst sollten Sie eine Bewertung durchführen. Die Ergebnisse dieser Bewertung können Sie zur Planung Ihres Lizenzmanagementprogramms nutzen. Die 10 folgenden Fragen und die entsprechenden Erläuterungen dienen Ihnen als Hilfestellung für die Durchführung der Bewertung. Bewertungsfragen 1. Welche Software ist in der IT-Umgebung meines Unternehmens erlaubt, und welche Richtlinien gibt es zur Steuerung der Softwarenutzung, zum Umgang mit Downloads und zur Verwendung von privat genutzter Software? 2. Wie wird Software, die in meinem Unternehmen eingesetzt werden soll, definiert und zertifiziert? 3. In welche Gruppen und Standardkategorien werden Softwareprodukte in unserer Beschaffungs- und IT-Abteilung eingeteilt? 4. Gibt es genehmigte Hardware-, Software- oder Service- Pakete? Erfolgen Bestellungen manuell, automatisch oder über kombinierte Prozesse? Erläuterungen Ihr Unternehmen sollte über klar definierte und schriftlich fixierte Prozesse und Richtlinien zur Installation und Verwendung von Software verfügen. Im Idealfall gibt es eine Standard-Softwarekonfiguration und einen Prozess für die Genehmigung von Ausnahmen. Downloads von externen Websites können erlaubt werden, allerdings bedarf es dazu festgelegter Sicherheitsvorkehrungen, um die Anzahl der installierten Programme zu beschränken. Private Software sollte zur Sicherheit nicht auf Unternehmensrechnern erlaubt werden, und Endnutzer sollten nicht über Administratorrechte wie Installation, Deinstallation oder andere Administratorfunktionen verfügen. Ihr Unternehmen sollte über klar definierte und schriftlich fixierte Richtlinien für die Beurteilung und Auswahl von Software verfügen. Nicht standardisierte Software sollte auf ein Minimum reduziert werden. Ein Team aus technischen und fachlichen Experten sollte mit der Zertifizierung von Software betraut werden. Zudem sollte ein Prozess zur Beurteilung von nicht standardisierter Software eingerichtet werden. Ihr Unternehmen sollte Softwareprodukte in Gruppen und Standardkategorien einteilen, um die Verwaltung der Softwarebestände und die Zuweisung von Verwaltungsaufgaben im Software-Lebenszyklus zu erleichtern. Ihr Unternehmen sollte Standard-Pakete für ausgewählte Benutzertypen und -anwendungen definieren, zum Beispiel Geschäftsbenutzer, Hauptbenutzer, IT-Benutzer, Rechenzentrumsserver usw. Geben Sie die Marken und Spezifikationen so genau wie möglich an. Es sollte ein Standardbestellprozess für alle Mitarbeiter definiert und dieser kommuniziert werden. Benennen Sie außerdem einen zentralen Ansprechpartner. 15

16 Bewertungsfragen 5. Erfolgt die Beschaffung von Software zentral, dezentral oder beides? 6. Werden Software- und Lizenzverträge und die entsprechenden Lizenzinformationen (d. h. Lizenzzertifikate, Lizenzschlüssel und -medien) an einem oder mehreren sicheren Orten verwaltet und aufbewahrt? 7. Mit welchen Prozessen (und Tools) kann sich das Unternehmen einen schnellen Überblick über aktuell gültige Wartungsverträge verschaffen? 8. Über welche Prozesse werden Softwareprodukte installiert, gekündigt und ausgemustert? Erläuterungen Es sollten grundsätzlich Verträge abgeschlossen werden, und zwar unabhängig davon, ob die Beschaffung zentral, dezentral oder über beide Wege erfolgt. Zudem sollte vorab eine Liste der Lieferanten erstellt werden, die zusammen mit einem klar definierten Bestellprozess zentral verwaltet werden sollte. Mit diesem Ansatz können Sie das Beschaffungs-Know-how Ihres Unternehmens bündeln und voll ausschöpfen. Wenn Ihr Unternehmen größer ist, sollten Sie Anbieter in Betracht ziehen, die Ihre Bestellungen lokal empfangen und diese zu Berichtszwecken für Ihre zentrale Einkaufsabteilung konsolidieren können. Vermeiden Sie lokale Lieferanten, die nicht von der Hauptgeschäftsstelle genehmigt wurden und dem Hauptsitz keine Einkäufe melden. Alle Medien, Lizenzverträge und Lizenzschlüssel sollten an einem zentralen sicheren Ort verwaltet und aufbewahrt werden. Kopien können lokal aufbewahrt werden, vorausgesetzt, sie sind gesichert, und der Zugriff ist auf festgelegte Personen beschränkt. Siehe Punkt 6 oben. Sie benötigen eine manuell gepflegte Liste, eine Excel-Tabelle oder ein Vertragsmanagementtool, um Berichte zu aktiven Wartungsverträgen zu erstellen. Automatisierte SAM-Tools mit integrierten Vertragsmanagementfunktionen sind effizient und bieten viele Funktionen auf Knopfdruck. Wenn Sie mit einem Tool arbeiten, definieren Sie eine Abfrage, um Informationen zu sammeln. Wenn Ihr System über die Funktion zur Erstellung aktiver Vertragsberichte verfügt, legen Sie die Parameter fest, um den Bericht zu festgelegten Zeiten (z. B. einmal pro Monat) erstellen zu lassen. Wenn die Verträge in Ihrem Unternehmen nicht zentral gespeichert werden (d. h. physisch oder elektronisch), können Sie keine konsolidierte Ansicht der Verträge erzeugen. Siehe Punkte 1, 2, 3 und 6 oben. Die Richtlinie und der Prozess sollten folgende Punkte umfassen: Installation, Kündigung und Ausmustern von Hardware und Software. Alternativ können Sie die Entsorgung veralteter Hardware oder einen Prozess zur Beibehaltung überzähliger Softwarelizenzen für die erneute Bereitstellung hinzufügen. 16

17 Bewertungsfragen 9. Wer ist im Unternehmen für das Lizenzmanagement verantwortlich? 10. Wie oft und auf welche Weise werden interne Revisionen und Stichproben zur Überprüfung von Lizenzen, Verträgen, Hardwareprodukten und Medien durchgeführt? Erläuterungen Für das Lizenz-, Software- oder IT-Asset-Management-Programm sollte ein Leiter festgelegt werden. Dieser Leiter sollte für alle Aspekte des Programms verantwortlich sein oder Aufgaben und Verantwortlichkeiten auf andere Personen übertragen. Interne Revisionen zu Medien, Verträgen und eine Überprüfung der Lizenzeinhaltung zur Sicherstellung der Compliance sollten so oft wie nötig durchgeführt werden. Die Compliance-Überprüfung sollte mindestens ein Mal pro Jahr stattfinden, in manchen Fällen sogar quartalsmäßig oder monatlich. Ihr Unternehmen möchte ggf. den Nutzen der installierten oder verwendeten Software überprüfen und abklären, ob eine Unter- oder Überlizenzierung vorliegt. Ferner kann es sein, dass die vertraglichen Anforderungen hinsichtlich Berichterstellung und Verhandlungen mit dem Softwarehersteller diskutiert werden. Dieser Prozess sollte genau definiert werden. Darüber hinaus sollte es eine Checkliste mit den zu überprüfenden und zu beachtenden Punkten geben. Im Idealfall sollten in internen Revisionen und SAM erfahrene Mitarbeiter in die Überprüfung einbezogen werden. 17

18 Inventarisieren Sie Ihre aktuelle Software Ein wichtiges Element des SAM- oder IT-Asset-Management-Programms ist ein ständiger Überblick über den Software- und Hardwarebestand im Unternehmen. Dabei spielt es keine Rolle, ob diese Bestandsinformationen elektronisch oder manuell (oder über beide Wege) erfasst werden: Sie benötigen diese Informationen, um Ihre Softwareinstallationen mit den vertraglich erworbenen Lizenzen abzugleichen. Werden Softwarelizenzen pro Benutzer oder Computer vergeben, ist es relativ einfach, die Installationen oder Benutzer und Lizenzen zu zählen und Abweichungen zu ermitteln. Schwieriger wird es, wenn eine Software für mehrere Benutzer oder nach Nutzung lizenziert wird. In diesem Fall benötigen Sie ein Tool zur Überwachung der Nutzung und zum Sammeln der erforderlichen Daten. Es ist die Aufgabe des Lizenzmanagers, Nutzungsmuster zu analysieren und Vorfälle wie Über- oder Unternutzung zu beseitigen und ggf. zusätzliche Lizenzen zu erwerben. Ein weiteres Ziel der Nutzungsanalyse ist die Identifizierung nicht oder zu wenig genutzter Software sowie die erneute Zuweisung oder Ausmusterung derselben. IT- Manager geben an, dass durch die erneute Bereitstellung und Ausmusterung von Software durchschnittlich 10 bis 30 Prozent des Softwarebudgets eingespart, der Arbeitsaufwand der Service-Desk-Mitarbeiter reduziert und die Ausgaben für die Softwarewartung gesenkt werden können. IT-Manager geben an, dass durch die erneute Bereitstellung und die Ausmusterung von Software durchschnittlich 10 bis 30 Prozent des Softwarebudgets eingespart, der Arbeitsaufwand der Service Desk-Mitarbeiter reduziert und die Ausgaben für die Softwarewartung gesenkt werden können. Praxisbeispiel Nehmen wir einmal an, Ihr Unternehmen verfügt über 50 computerbasierte Lizenzen von MS Project. Die Nutzungsanalyse ergibt, dass diese Anwendung von 40 Mitarbeitern durchschnittlich 25 Stunden pro Woche genutzt wird. Das Inventory-Tool identifiziert 100 MS-Project-Installationen auf 85 Computern. Technisch gesehen überschreitet das Unternehmen die vertraglich festgelegte Lizenzanzahl um 50 Installationen. Aus rechtlicher Sicht muss das Unternehmen dieses Ungleichgewicht unverzüglich beseitigen, um Risiken, Strafen und nicht budgetierten Softwareausgaben vorzubeugen. Eine heikle Situation! Aus Nutzungssicht ist die Software jedoch überlizenziert. Wie kann das sein, und wie sollte man in einem solchen Fall vorgehen? 40 Benutzer verwenden das Tool, und das Unternehmen verfügt über 50 Lizenzen. Die Lösung: Die Software wird von den Computern deinstalliert, auf denen die Software nicht verwendet wird (45 Computer), sodass das Ungleichgewicht ausgeglichen wird und 10 überzählige MS- Project-Lizenzen übrig bleiben. Der nächste Schritt besteht darin, die Wartungseinträge zu überprüfen und die Wartung der überzähligen bzw. stillgelegten Lizenzen einzustellen. 18

19 Softwaretitel: MS-Project Major Project Anzahl Erklärung/ Ergebnis Aktionen Vorhandene Lizenzen 50 Das Unternehmen verfügt über 50 Lizenzen Genutzte Lizenzen Personen nutzen die Software Inventarisierung der Softwareverträge und Überprüfen der Bestellunterlagen Analyse der Nutzungsmuster zur Ermittlung der benötigten Lizenzen Installierte Lizenzen 100 Einheiten auf 85 Computer 15 Computer verfügen über zwei Installationen und verbrauchen eine Lizenz pro Installation Überprüfen der Computer und Entfernen überflüssiger Software und/oder Dateien von den Computern Vorhanden installiert Vorhanden verwendet = -50 Das Unternehmen hat 50 Einheiten mehr installiert als es besitzt = 10 Das Unternehmen verfügt über 10 überzählige Einheiten Das Unternehmen muss 50 Lizenzen kaufen und/oder überzählige Software von den Computern entfernen. Das Unternehmen muss die zusätzliche Software suchen und entfernen und 10 Einheiten als überzählige Einheiten behandeln. 19

20 Weisen Sie Mitarbeitern Rollen und Verantwortlichkeiten zu Sie haben die Prozessbewertung abgeschlossen und die Software und Hardware inventarisiert. Was ist der nächste Schritt? Die Enwturfsphase des Lizenzmanagementprogramms beginnt mit der Festlegung des Umfangs (siehe Kasten rechts). Der Umfang ergibt sich aus der Anzahl der zu verwaltenden Softwaretitel, Softwarehersteller oder Computer-Plattformen. Ein weiterer Faktor ist die Spannweite des Programms (d. h. bestimmte Regionen, Geschäftseinheiten oder Unternehmen). Im zweiten Schritt werden die entsprechenden Verantwortlichkeiten und Rollen beschrieben. Dazu zählen: Rollen zur Verwaltung der Datenspeichermedien, zur Verhandlung und Verwaltung von Softwareverträgen, zur Überwachung des Lebenszyklus von Softwareprodukten und die Verantwortung für die Installation und Deinstallation von Software. Gerade für große Unternehmen ist es erfolgskritisch, die Rolle eines Vollzeitlizenzmanagers zu etablieren. Lizenzmanagement wird häufig als Teilzeitjob betrachtet. Die Aufgaben werden oft vom Einkauf, der IT-Abteilung oder von Service-Managern übernommen. In großen und mittelständischen Unternehmen hingegen, in denen Software über viele verschiedene Kanäle und Systeme erworben wird, deren Zugriff nicht eingeschränkt ist, kann es zur Nichteinhaltung von Softwarerichtlinien kommen, so dass die Anzahl der Lizenzverträge drastisch zunimmt. In diesen Fällen kümmert sich ein Vollzeit-Lizenzmanager darum, dem zunehmenden Risiko nicht verwalteter Lizenzen zu begegnen. Tatsache ist: Je größer die Anzahl der installierten Softwareprodukte, desto höher das Risiko einer Compliance-Revision. Das Lizenzmanagement umfasst vielfältige Aufgaben. Dazu zählen die Teilnahme an Vertragsverhandlungen, die Erstellung von Betriebsplänen zur Verwaltung komplexer Lizenzmodelle, die Förderung einer Unternehmenskultur, die abteilungsübergreifend und überregional Richtlinien einhält. Der ideale Mitarbeiter verfügt über Grundwissen in den Bereichen Softwarelizenzen, Geschäftspraktiken, Verhandlungsführung und technisches Grundverständnis. Meist sind es praktische Erfahrungen, und die Aufgaben sind von Unternehmen zu Unternehmen sehr unterschiedlich, je nach Automatisierungsgrad, Prozessreifegrad und Engagement der Unternehmensführung. Überprüfen Sie Ihre Richtlinien Die Aufgaben des Lizenzmanagements werden durch Richtlinien und Prozesse definiert. Der Lizenzmanager sollte Pläne zur Bereinigung und Normierung von Daten entwickeln. Das Ergebnis ist ein Prozess, bei dem die Rohdaten der Inventarisierung in nützliche Informationen mit Standardnamen, Klassifikationen und Beschreibungen umgewandelt werden. Darüber hinaus werden Richtlinien für folgende Punkte benötigt: Vertragsbedingungen, zulässige Softwarenutzung, Urheberschutz für Drittanbieter und Softwarelizenzen, Compliance, persönliche Verwendung von Software und Internet-Downloads, Verwendung von Firmensoftware auf Home-PCs, Datenschutz, Planung des Softwarebedarfs und Beschaffung von Software. 20

21 Und natürlich sind Technologie und Automatisierung wichtig für alle Unternehmen, es sei denn, sie haben nur wenige Endbenutzer. Die komplexen Prozesse und organisatorischen Aufgaben, die mit dem Aufbau und dem Erhalt eines Lizenzmanagementprogramms einhergehen, sollten jedoch durch Tools ergänzt werden. Das Lizenzmanagement betrifft viele Bereiche und Abteilungen und kann nur in den seltensten Fällen auf einzelne Bereiche beschränkt werden. Ein effektives System muss nahtlos in die geschäftlichen und technischen Prozesse integrierbar sein. Ein Lizenzmanagementtool ergänzt zum Beispiel ein IT Asset Repository, eine CMDB (Configuration Management Database) oder ein Service-Desk-Tool und arbeitet mit Softwarebestandsdaten sowie Vertrags- und Endbenutzerdaten. Für Lizenzmanagementfunktionen werden Asset-Management-Daten benötigt, die durch erforderliche Lizenzdaten, Berechtigen und Abgleichungfunktionen ergänzt werden. Da sich Funktionen und Prozesse überschneiden können, bevorzugen viele Unternehmen integrierte, modulare und umfassende Lösungen. Die Tools werden im nächsten Abschnitt näher behandelt. Den Umfang eines Lizenzmanagementprogramms festlegen Mit dem Umfang werden die Parameter des Software-Lizenzmanagement-Programms festgelegt, und die Geschäftsleitung kann die benötigten Personalressourcen und -rollen definieren. Beispiel: Ein Unternehmen verfügt über ca Anwender in der kaufmännischen Abteilung. Auf dem Standard-Desktop werden die Microsoft- Office-Suite und Adobe Acrobat angezeigt. Sämtliche Produkte werden von den Mitarbeitern in den USA oder von Vertragspartnern vor Ort erworben und verwendet. Die Betriebsleitung möchte die Beschaffung, Bereitstellung und Ausmusterung von Software steuern und einen ständigen Überblick über die Einhaltung von Richtlinien und das Risiko-Management behalten. Die Betriebsleitung hat folgende Punkte für das Lizenzmanagementprogramm festgelegt: Softwarehersteller und -titel: Microsoft Office und Project, Adobe Acrobat Andere Bestandsarten: Nur Software Computer-Plattform oder Betriebssysteme: Windows-Desktop. Server gehören nicht zum Umfang. Organisation: Betriebliche Geschäftseinheit SAM-Eigentümer oder verantwortlicher Manager: Leiter der IT-Beschaffung 21

22 Modellieren Sie Ihr Lizenzmanagementprogramm auf Basis bestehender Standards Der Umfang der Produkte, die von einem Software-Lizenzmanagementprogramm verwaltet werden, kann zwischen eingeschränkt und sehr umfangreich liegen. Glücklicherweise gibt es bewährte Modelle, Methoden und Standards, die Sie übernehmen und an Ihre Anforderungen anpassen können. Nützliche Informationen zur Unterstützung des Lizenzmanagements finden Sie in Publikationen wie ITIL und ISO/IEC ITIL das Handbuch für das IT Service Management ITIL v3: Themen Service Strategies Service Design Service Transition Service Operation Continual Service Improvement Die ITIL -Version 3 ist aktuell das beliebteste Best-Practices-Handbuch für IT-Manager. Es enthält Richtlinien, die auf aktuellen IT-Best-Practices, Anforderungen und Technologien basieren. ITIL wird unterschiedlich interpretiert. Objektiv betrachtet stellt diese Sammlung von Publikationen Richtlinien bereit, die Unternehmen bei der Standardisierung ihrer IT-Servicemanagement-Prozesse, Strategien und Terminologien unterstützen. Im Juli 2009 veröffentlichte der britische Verlag TSO den ITIL v3 Guide to Software Asset Management (Handbuch für das Software Asset Management). Die erste Version des Handbuchs aus 2003 musste aktualisiert werden, um an v3-bücher angepasst zu werden, die sich auf IT-Services konzentrieren. Das Handbuch bildet eine gute Grundlage für die Planung und Implementierung eines SAM-Programms. Die Version 2003 entstand parallel zum ISO/IEC SAM-Standard (weitere Informationen hierzu finden Sie im nächsten Abschnitt). Der Autor Colin Rudd bietet Hilfestellungen und Richtlinien zur Implementierung und Wartung aller erforderlichen SAM-Prozesse und -Verfahren. Er informiert die Leser über die beteiligten Rollen und stellt Vorlagen sowie Beispiele für verschiedene Dokumente zur Verfügung, darunter Beispiele zu SAM-Geschäftsszenarien, zu Inhalten einer Softwarerichtlinie und zu einer Hardware- und Softwarenutzungsrichtlinie. Das Handbuch richtet sich zudem nach dem ISO/IEC Standard. ISO/IEC : der erste internationale SAM-Standard Der ISO/IEC Standard wurde nach fünf Jahren Entwicklung im Jahr 2005 veröffentlicht. Der Standard bildet ein Rahmenwerk mit 27 SAM-Prozessgruppen, die in drei Hauptbereiche eingeteilt werden: Organisatorische Managementprozesse, SAM- Kernprozesse und primäre Prozessschnittstellen für SAM. Insgesamt beinhaltet der Standard mehr als 200 einzelne Prozesse und beschreibt die jeweils gewünschten Ergebnisse. Ein Unternehmen kann für eine bestimmte Softwarepalette nach ISO/IEC zertifiziert werden. Zum Beispiel kann einem die Konformität mit den im Standard festgelegten Vorgaben bestätigt werden, welche auf einen bestimmten Umfang an Adobe- und Microsoft-Desktop-Software in Nordamerika beschränkt ist. Ein Unternehmen muss für jeden einzelnen festgelegten Umfang zertifiziert werden. Die Zertifizierung bestätigt dem Unternehmen, dass es über SAM-Prozesse verfügt. 22