Ziele: qualifizieren motivieren beteiligen ermächtigen anerkennen im Dialog sein

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1 Jahresgespräch und Zielvereinbarung Jahresgespräch und Zielvereinbarung Quality is everybody s job Mitarbeiterorientierung Ziele: qualifizieren motivieren beteiligen ermächtigen anerkennen im Dialog sein 1

2 Allgemeine Merkmale Allgemeine Merkmale vertrauliches Gespräch zwischen Führungskraft und Mitarbeiter/in über Themen außerhalb der Arbeitsroutine wird regelmäßig durchgeführt und / oder konkrete Zielvereinbarung zwischen Führungskraft und Mitarbeiter/in Schwerpunkte 1. Förderung berufliche Qualifikation persönliche Weiterentwicklung Karriere / Aufstieg 2. Zielvereinbarung Soll- / Ist-Vergleich der Vorjahresziele Leistungs- und persönliche Ziele 2

3 Im Vorfeld zu entscheiden: Im Vorfeld zu entscheiden: Wer spricht mit wem? In welchem Zyklus? Mit welchen Zielen? Mit welchen Inhalten? Nach welchen Regeln? Wie wird das Vorgehen eingeführt? Wie wird der Erfolg überprüft? Wer spricht wann mit wem? Wer spricht wann mit wem? Die/der unmittelbare Vorgesetzte/r mit ihren/seinen Mitarbeiter/innen Die Zuordnung leitet sich aus dem Organigramm ab Typischer Zyklus: einmal im Jahr Zielvereinbarungsgespräche: ggf. zweimal im Jahr 3

4 Mit welchen Zielen? Mit welchen Zielen? Eine vertrauensvolle und fruchtbare Arbeitsatmosphäre schaffen Eine offene Kommunikation entwickeln Die gegenseitigen Beziehungen festigen Arbeitsleistung und Arbeitsverhalten optimieren Personal fördern und entwickeln Motivation stärken Mit welchen Inhalten? Mit welchen Inhalten? Leistungen in der vergangenen und Ziele für die kommende Arbeitsperiode Die persönliche Situation, Gesundheit, Belastungen, persönliche Ziele Arbeitszufriedenheit Qualifikation und Fortbildungsbedarf Zusammenarbeit im Team Feedback für die Führungskraft 4

5 Nach welchen Regeln? Nach welchen Regeln? Vertraulichkeit der Gesprächsergebnisse Dokumentation im Gesprächsprotokoll von beiden Gesprächspartnern unterzeichnet, jeder erhält eine Kopie geht i.d.r. nicht in die Personalakte ein wird nach festgelegter Frist (2 Jahre) bzw. bei Beendigung dieses Vorgesetztenverhältnisses vernichtet Der/die Mitarbeiter/in darf der PV Einsicht in das Protokoll gewähren Nach welchen Regeln? Nach welchen Regeln? Gesprächstermin einvernehmlich festlegen ggf. neutraler Raum Ausreichend ungestörte Zeit zur Verfügung stellen (1 2 Stunden) in Konfliktsituationen Moderator/in hinzuziehen 5

6 Nach welchen Regeln? Nach welchen Regeln? Partnerschaftlicher Dialog Ausgewogene Gesprächsbeteiligung Aktives Zuhören Offene Fragen Sachliche Argumentation Feedback-Regeln einhalten (Rückmeldungen konkret, zuerst die positiven, Ich-Botschaften, usw.) Wie einführen? Wie einführen? Ein Thema für Herrn Dr. Koch 6

7 Wie überprüfen? Wie überprüfen? Die Gesprächspartner überprüfen die die Umsetzung ihrer Vereinbarungen im Folgegespräch Die Führungskraft meldet die Anzahl der durchgeführten Gespräche der Personalabteilung und/oder der/dem Qualitätsbeauftragten Nach dem ersten Jahr wird das Rahmenkonzept evaluiert Beispiel Arbeitsaufgaben Beispiel Arbeitsaufgaben Die Aufgabenschwerpunkte des vergangenen Jahres zusammenfassen Deren Ergebnisse dokumentieren Vereinbarungen für das kommende Jahr festlegen: Was ist zu tun? Bis wann? 7

8 Beispiel Vereinbarung Beispiel Vereinbarung Was? Wer? Bis wann? Beispiel Qualifizierung Beispiel Qualifizierung Anforderungen der Einrichtung? Wünsche zur beruflichen / persönlichen Weiterentwicklung? Qualifikationsdefizite? Vereinbarungen für das kommende Jahr festlegen: Wer macht was bis wann? 8

9 Beispiel Zusammenarbeit Beispiel Zusammenarbeit Zusammenarbeit im Team? Zusammenarbeit mit der/dem Vorgesetzten? Wünsche an die/den Vorgesetzte/n? Verbesserungsvorschläge? Vereinbarungen für das kommende Jahr festlegen: Wer macht was bis wann? Weitere Themen Weitere Themen Die persönliche Situation Belastung? Gesundheit? Vorschläge zur Gesundheitsprävention Einschätzung der Arbeitszufriedenheit auf einer Skala (z.b. von 1 10) Maßnahmen zur Verbesserung Vereinbarungen dokumentieren Wer macht was bis wann? 9

10 Jahresgespräch und Zielvereinbarung Jahresgespräch und Zielvereinbarung Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit 10

11 Bundesverband für Stationäre Suchtkrankenhilfe e.v. Anmerkungen zu Mitarbeitergesprächen Dr. Andreas Koch 1 Themen: 1. Das Beurteilungsgespräch 2. Vorgehen bei der Einführung 3. Erfahrungen aus Einführungsprojekten 2 1

12 Das Beurteilungsgespräch (1) Einschätzung der Leistung des Mitarbeiters und Identifizierung von Defiziten Beurteilung der Arbeitsleistungen und Erfüllung der Aufgaben anhand von z.b. Funktionsbeschreibung, Anforderungsprofil, Beurteilungskriterienkatalog, Beobachtungsdatenblatt Beurteilung muss nach einheitlichen Bewertungskriterien erfolgen sowie mit Fakten und Daten aus dem Beurteilungszeitraum durch die Führungskraft belegt werden 3 Das Beurteilungsgespräch (1) Beurteilter nimmt Stellung zu der Leistungseinschätzung Diskussion über Veränderungsmöglichkeiten und ggf. Hilfestellung beim Abbau von Schwachstellen Kopplung der Beurteilungsergebnisse an die Lohn- und Gehaltsfestlegung oder Gewährung von Leistungsprämien 4 2

13 Vorgehen bei der Einführung (1) Entwicklung des Rahmenkonzeptes (Leitfaden, Checklisten, Formulare) Klärung der Voraussetzungen Bildung der Gesprächspaare (Organigramm, besondere Regelungen) Einbezogen werden in der Regel alle Mitarbeiter auf allen Ebenen ausgenommen Mitarbeiter mit längeren Abwesenheiten (z.b. Elternzeit), Praktikanten und Aushilfen Information und Abstimmung mit der Personalvertretung (Betriebsvereinbarung) 5 Vorgehen bei der Einführung (2) Information und Qualifikation der Führungskräfte Workshop Führung eines Mitarbeitergesprächs Zielvereinbarungs-/ Beurteilungstraining Start 1. /4. Quartal (dann 1x im Jahr) Top-down-Einführung Evaluation nach dem zweiten Gesprächsdurchlauf (qualitativ und quantitativ, Beobachtungsbogen) bei Bedarf Weiterentwicklung des Konzeptes und der Instrumente 6 3

14 Nutzen für die Führungskraft Bessere Einschätzung der Mitarbeiterpotenziale Bessere Einbindung der Mitarbeiter in gemeinsame Zielsetzungen (Unternehmen, Abteilung) Weiteres Führungsinstrument Thematisierung von Erwartungen, Anforderungen und Anliegen Weitere Grundlage für Unterstützung und Förderung der Mitarbeiter Mehr Erkenntnisse über das eigene Führungsverhalten 7 Nutzen für die Mitarbeiter Bessere Einschätzung der erzielten Arbeitsergebnisse Mehr Klarheit über langfristige Entwicklungen und Ziele des Unternehmens bzw. der Abteilung Thematisierung von Erwartungen und Wünschen Chance zum Dialog Bessere Planung der eigenen Entwicklung Möglichkeit eines strukturierten und geschätzten Feedbacks an die Führungskraft 8 4

15 Fördernde Faktoren Sich Zeit nehmen Richtiger Rahmen Angenehme Gesprächsatmosphäre Gemeinsame Zielvereinbarung, bessere Planbarkeit und Orientierung Vereinbarungen gemeinsam schriftlich festhalten zum Einbringen von Entwicklungswünschen motivieren Identifikation mit Arbeit Vertrauensklima Gegenseitige Akzeptanz Offene Information und Kommunikation Beidseitige Vorbereitung des Gesprächs Verbindlichkeit der Ziele und Konsequenzen / Maßnahmen Strukturierter Gesprächsbogen insbesondere für Rückmeldung 9 Hemmende Faktoren Zu stringente Gesprächsführung ohne Eingehen auf die Bedürfnisse des anderen Gesprächspartners Vereinbarungen oder Maßnahmen, die niemals umgesetzt werden Schriftliche Zusammenfassung, die im Alleingang durch die Führungskraft erst nach dem Gespräch erfolgt oder überhaupt fehlt Rückmeldung (Feedback) nicht begründet Zielvereinbarung zu unklar Fehlende Transparenz Unklare Kompetenzen und Regelungen Leitung steht nicht dahinter Handlungsrahmen der Führungskräfte nicht klar Bestehende Anreizsysteme ungeeignet 10 5

16 Klinik Musterstadt Qualitätsmanagement-Handbuch Teil B Unterstützungsprozesse B 2.3. Mitarbeitergespräche Abteilung A 1. Ziel und Zweck Die Leitung führt mit den ärztlichen, nichtärztlichen und pflegerischen Mitarbeitern jährlich Gespräche zur beruflichen Standortbestimmung, Laufbahnplanung und Vereinbarung von Projektzielen. Grundlage sind die vorangegangenen Mitarbeitergespräche und die Klinikziele (D 1.2). Langfristig soll außerdem eine Stellenbeschreibung zugrunde gelegt werden. Im Rahmen dieser Gespräche können Wünsche von beiden Seiten angeführt werden. Konstruktive Kritik und wechselseitige Rückmeldung finden hier Platz. Die Mitarbeitergespräche haben keine kontrollierende Funktion, vielmehr sollen sie dem Mitarbeiter eine Möglichkeit der Meinungsäußerung und der gezielten Weiterentwicklung bieten. Der Inhalt des Gespräches orientiert sich an dem Gesprächsprotokoll (siehe Anhang). 2. Durchführung Teilnehmer Die Gespräche mit ärztlichen Mitarbeitern werden vom Ärztlichen Direktor geführt. Die Gespräche mit den nichtärztlichen Mitarbeitern werden von dem für den Bereich verantwortlichen Oberarzt geführt. Mitarbeitergespräche im Pflegedienst werden von der Pflegedienstleitung geführt (eigene Prozessbeschreibung: LINK). Die Mitarbeitergespräche erfolgen vertraulich. Auf Wunsch kann ein Vertreter des Personalrates oder die Frauenbeauftragte des Klinikums hinzugezogen werden. Ort und Zeit Mitarbeitergespräche finden jährlich im Büro des jeweiligen Vorgesetzten statt. Sie sollen etwa min dauern und nicht unterbrochen werden. Vorbereitung Der verantwortliche Vorgesetzte lädt den Mitarbeiter zwei bis vier Wochen vor dem Gespräch ein. Den Beteiligten wird der Vorbereitungsbogen zur Vorbereitung zur Verfügung gestellt (auf dem Server vorhanden). In einer der vorangehenden Oberarztkonferenzen informiert sich der verantwortliche Vorgesetzte über den Mitarbeiter. Inhalt 1. Rückschau auf die vergangene Arbeitsperiode: Einschätzung der Zielerreichung (Selbsteinschätzung und Feedback des Vorgesetzten) 2. Zusammenarbeit im Team 3. Erkannte Stärken und Schwächen 4. Arbeitszufriedenheit 5. Berufliche und außerberufliche Perspektiven 6. Gemeinsame Festlegung der Ziele für die kommende Arbeitsperiode: Grundlage sind das Ergebnis der ersten Gesprächsphase und die Klinikziele (D 1.2). Die Ziele sollen eine realistische Herausforderung darstellen. Sie sollen unmißverständlich, wo möglich messbar und terminiert formuliert werden. Anschließend wird die Realisierung dieser Ziele geplant. 7. Weiterbildungsbedarf, Qualifizierungs- und Fördermaßnahmen Geltungsbereich Ärzte X Pflege Verwaltung X Freigabe (Ärztlicher Direktor) (Pflegedirektion) (Verwaltungsmitarbeiter) Dateiname MAG Prozess Seite 1 von 2

17 Dokumentation Das Mitarbeitergespräch wird auf dem Dokumentationsbogen festgehalten. Der Mitarbeiter sowie der Vorgesetzte erhalten eine Kopie des Dokumentationsbogens. Sind arbeitsrechtlich relevante Punkte vereinbart worden, muss das Original des Protokolls in der Personalakte abgelegt werden. 3. Mitgeltende Unterlagen Die aufgeführten Dokumente in diesem Kapitel sind mitgeltend, d.h. sie sind verbindliche Festlegungen durch die Klinik oder andere externe Stellen. Abkürzung Dokument Link zum Dokument Bundesangestelltentarifvertrag Weiterbildungsordnung der Ärztekammer 4. Dokumente Die aufgeführten Dokumente in diesem Kapitel enthalten ergänzende bzw. detaillierte Regelungen. Sie werden von der Abteilung selbst erstellt und gepflegt. Abkürzung Dokument Link zum Dokument Vorbereitungsbogen Dokumentationsbogen MAG Prozess Seite 2 von 2

18 Klinik Musterstadt Qualitätsmanagement-Handbuch Teil B Unterstützungsprozesse B 2.3. Mitarbeitergespräche Abteilung A Vorbereitungsbogen zum Mitarbeitergespräch Gesprächsteilnehmer/innen:...Gesprächstermin:.../.../... Dieser Bogen dient ausschließlich der persönlichen Vorbereitung und Durchführung des anstehenden Mitarbeitergesprächs. Besprechung der vergangenen Arbeitsperiode Lassen Sie die vergangene Arbeitsperiode noch einmal Revue passieren und ziehen Sie Bilanz: Welche Zielvereinbarungen wurden für die vergangene Arbeitsperiode getroffen? (Nehmen Sie bitte den Dokumentationsbogen des letzten Mitarbeitergesprächs zur Hand.) Wurden alle Zielvereinbarungen erreicht? Was ist noch nicht erledigt? Wie zufrieden sind Sie mit den erzielten Ergebnissen? Welche Gründe haben Sie für diese Einschätzung? % Was war förderlich / was war hinderlich? Was ist effizienter zu gestalten? Welche Probleme sind aufgetreten (mit Verbesserungsvorschlägen)? Welche Stärken sind in der vergangenen Arbeitsperiode offensichtlich geworden? Geltungsbereich Ärzte X Pflege Verwaltung X Freigabe (Ärztlicher Direktor) (Pflegedirektion) (Verwaltungsmitarbeiter) Dateiname MAG Vorbereitung Seite 1 von 4

19 Welche Schwächen sind offensichtlich geworden? Zusätzliche Fragen für den Mitarbeiter: Wie zufrieden bin ich mit der Arbeitssituation und dem Arbeitsumfeld (Arbeitsklima, Arbeitsplatz)? Bin ich mit der Zusammenarbeit mit den Kollegen, der/dem Vorgesetzten zufrieden (Verbesserungsvorschläge und -wünsche)? Treffen neuer Zielvereinbarungen Fragen für den Mitarbeiter: Wie zufrieden bin ich mit meinen Arbeitsaufgaben und Verantwortlichkeiten? Welche besonderen fachlichen Interessen kann ich bei mir feststellen? Welche Ziele sollen in der kommenden Arbeitsperiode erreicht werden? Sollen zusätzliche oder neue Aufgaben übernommen werden? Sollen Aufgaben abgegeben werden? Wenn ja, welche? Welche zusätzlichen Ziele möchte ich erreichen (max. 3-5 Vorschläge)? MAG Vorbereitung Seite 2 von 4

20 Welche Unterstützung brauche ich zur Erreichung meiner Ziele von meiner Vorgesetzten/meinem Vorgesetzten? Welche Erwartungen habe ich außerdem an meine Vorgesetzte/meinen Vorgesetzten (hinsichtlich unserer Zusammenarbeit etc.)? Fragen für den Vorgesetzten: Welche Aufgaben kommen in der nächsten Arbeitsperiode auf die Mitarbeiterin/den Mitarbeiter zu? Worüber muss ich sie/ihn informieren (Veränderungen)?... Welche Erwartungen habe ich an die Mitarbeiterin/den Mitarbeiter (fachlich, hinsichtlich unserer Zusammenarbeit etc.)? Welche besonderen fachlichen Interessen habe ich bei der Mitarbeiterin/dem Mitarbeiter beobachtet? Welche Ziele sollen vereinbart werden (max. 3-5 Vorschläge, bitte so konkret wie möglich)? Überlegen Sie genau, ob die Mitarbeiterin/der Mitarbeiter alle nötigen Informationen zur Zielerreichung erhalten hat. Was kann ich zur Verwirklichung der Ziele der Mitarbeiterin/des Mitarbeiters beitragen? MAG Vorbereitung Seite 3 von 4

21 Förderung des Mitarbeiters Fragen für den Mitarbeiter Welche Qualifikationen benötige ich für die Zielerreichung? Welche Qualifizierungs- und Fördermaßnahmen möchte/sollte ich besuchen? Wie stelle ich mir meine persönliche und berufliche Weiterentwicklung/Zukunft vor? Welche zusätzlichen Qualifizierungs- und Fördermaßnahmen möchte ich im Hinblick auf meine persönliche und berufliche Weiterentwicklung/Zukunft besuchen? Fragen für den Vorgesetzten: Welcher Bildungsbedarf lässt sich für die Mitarbeiterin/den Mitarbeiter ableiten? Welche Qualifizierungs- und Fördermaßnahmen sollte/könnte sie/er besuchen? Welche Möglichkeiten kann ich der Mitarbeiterin/dem Mitarbeiter anbieten, um sich weiter zu qualifizieren und um an ihrer/seiner Karriereplanung arbeiten zu können? Sonstiges... MAG Vorbereitung Seite 4 von 4

22 Klinik Musterstadt Qualitätsmanagement-Handbuch Teil B Unterstützungsprozesse B 2.3. Mitarbeitergespräche Abteilung A Dokumentationsbogen zum Mitarbeitergespräch Gesprächsteilnehmer:...Gesprächstermin:.../.../... Folgende Themen/Problemfelder wurden besprochen: 1. Rückschau auf die vergangene Arbeitsperiode: Einschätzung der Zielerreichung (Selbsteinschätzung und Feedback des Vorgesetzten) 2. Zusammenarbeit im Team 3. Erkannte Stärken und Schwächen 4. Arbeitszufriedenheit 5. Berufliche und außerberufliche Perspektiven Folgende Ziele werden für das kommende Jahr vereinbart: Geplante Qualifizierungs- und Fördermaßnahmen: Weitere Vereinbarungen (bzgl. Zusammenarbeit, Arbeitssituation, Arbeitsplatz, Hilfestellung der Vorgesetzten/des Vorgesetzten): Sonstiges Datum, Unterschrift Vorgesetzter Datum, Unterschrift Mitarbeiter Geltungsbereich Ärzte X Pflege Verwaltung X Freigabe (Ärztlicher Direktor) (Pflegedirektion) (Verwaltungsmitarbeiter) Dateiname MAG Dokumentation Seite 1 von 1