Gute Organisation ist alles: Empfehlungen zur Prozessoptimierung in Forstwirtschaftlichen Zusammenschlüssen

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1 Gute Organisation ist alles: Empfehlungen zur Prozessoptimierung in Forstwirtschaftlichen Zusammenschlüssen 15. K W F T A G U N G in Schmallenberg Arbeitskreis MOBILISIERUNG Dr. Michael Lutze

2 Inhalt 1. Hintergründe/ Informationen 2. Organisationsformen 3. Prozessmanagement: Kernprozess Holzbereitstellung und Vermarktung 4. Teilprozesse 1. Kontaktaufnahme und Beratung (Mobilisierung) 2. Holzaufnahme 5. Prozessanteile und -zeiten 6. Fazit/Zusammenfassung/Diskussion

3 1. Hintergründe/Informationen Ungünstige strukturelle Bedingungen im Kleinund Kleinstprivatwald Hohe Preisschwankungen auf den Holzmärkten Zunehmende Konkurrenz durch forstliche Dienstleistungsunternehmen Wie können die über 140 Forstlichen Zusammenschlüsse (WBV/FBG) in Bayern diesen Herausforderungen begegnen?

4 Themen und Partner Holzmobilisierung Logistik Vermarktung Geschäftsprozessmanagement Forstl. Zu- Schlüsse Waldbesitzer Unternehmen/ Holzind. Forstl. Berater

5 Ziele (relevant für Präsentation) Unterstützung der Forstlichen Zusammenschlüsse (FZus) bei ihrer - Weiterentwicklung - Geschäftsprozessmanagement (analysieren und verbessern)

6 Methoden Abgrenzung und Priorisierung der Kernprozesse Beschreibung und Analyse der Kernprozesse Neudesign der Kernprozesse Implementieren

7 Prozesszeiten und -kosten Messung von Prozesszeiten Ziel: Quantifizieren (Zeiten & Kosten) Methoden Schätzen? Messen (Zeitstudien)? Erfassen über Zeiterfassungsbögen?

8 2. Organisationsformen 8 WBV/FBG als Partner gewonnen Unterschiedliche Voraussetzungen in Bezug auf Baumarten Waldfläche und Prazellengröße/ Mitglied Anteil PW/KW Organisationsgrad der Waldbesitzer Historie Vorstellung 3 Partner/ Organisationsformen

9 I. Modell Geschäftsführer (GF) 4 GF (FH) 3AD Reviersystem 1 GF kaufm/ WPV SBY; Vorrat >95% Fi Klein-PW dominiert ~ 10% KW II. Modell Geschäftsführer + Waldwarte (WW) 1 GF (Uni); Verw.- Ang. + Reviersystem WW NBY; Vorrat ca. 1/3 Fi, Kie, Lbh Klein-PW dominiert ~ 15% KW III. Modell GF + Revierleiter (KW, Groß-PW) 1 GF-forstl. (Uni); 1 GF kaufmännisch NBY; Vorrat ca. 20 Fi, 40 Kie, 40 Lbh KW u. Groß-PW dominiert; Klein- PW m. Realteilung

10 Weitere Aspekte der WBV/FBG Rechtsformen Alle Rechtsformen denkbar/vorhanden: e.v.; w.v.; GmbH; Genossenschaft Nuancen/Abweichungen von den 3 Grundmodellen je nach Ausgangslage/ Historie Rolle der Revierleiter Ämter für Land- und Forstwirtschaft

11 Einfluss der Modelle auf das Prozessmanagement Beschränkung auf Modell I + II Für Modell III ist die Datengrundlage noch unzureichend

12 3. Prozessmanagement Kernprozesse: strategisch wichtige Prozesse, orientieren sich am Unternehmenszweck sind entscheidend für die Wertschöpfung und besonders wichtig für die Kundenzufriedenheit und damit für den ERFOLG des Unternehmens

13 Kernprozess Holzbereitstellung und Vermarktung Nadelholz WBV Geschäftsstelle GF und VA 1 Mengen- und Sortimentsplanun g (NdH) 2 Kontaktaufnahme 3 Vertragsverhandl und ungen und - wirtschaftliche abschluss (NdH) Beratung (NdH) 4 Holzernte und Rücken (NdH) 5 Holzaufnahme (NdH) 6 Transport (NdH) 7 Abrechnung (NdH) WBV GS Teilprozesse

14 4. Teilprozesse Kontaktaufnahme und Beratung (Mobilisierung) Holzaufnahme

15 Kontaktaufnahme und wirtschaftliche Beratung Modell I: GF 2 Telefonische Beratung 3 Planung Holzeinschlag Holzernte und Rücken 4 Geschäftsführer WBV Landshut (3) 4 XXXXX GF WBV (3) Geschäftsführer Aussendienst 6 Wirtschaftliche Beratung im Wald GF AD JA Revierleiter ALF 4 WB nimmt Kontakt zum RL ALF auf 5 Vermittlung an WBV RL ALF Mengen- und Sortimentsplan ung Waldbesitzer 1 Kontaktaufnahme mit WBV NEIN WB

16 Kontaktaufnahme und wirtschaftliche Beratung (NdH) Kontaktaufnahme und wirtschaftliche Dateiname: Beratung (NdH) C:\sycat\Projekt V68\Sycat_Dateien\WBV DBPfad: Lichtenfels.sycat Druckdatum: Modell II: Stand: GF + WW0 WBV Geschäftsstelle GF und VA 2 Vermittlung an RL oder WW 6 Organisation Einschlag WBV GS JA Holzernte und Rücken Revierleiter und Waldwart JA 3 Kontaktaufnahme mit RL und WW 4 Beratung 5 Holzeinschlag geplant NEIN 7 Holzeinschlag findet nicht statt RL und WW Vertragsverha ndlungen und - abschluss Waldbesitzer 1 Kontaktaufnahme mit WBV NEIN WB

17 Zusammenfassung Mobilisierungswege PASSIV (aus Sicht FZus) 1. WB ruft an/schickt Holzliste 2. RL Kontakt zu WB (Klein PW); Kommunen u. Genossenschaften vermittelt an WBV ( 1.) 3. WB kontaktiert Unternehmer (U), dieser kontaktiert WBV/FBG 4. U kontaktiert WB RL (Beratung) dann 1. AKTIV 1. Mitteilungsblätter/ Internet 2. GF/GS ruft WB an (z.b. bei BoKä) 3. WPV Probleme: ZEIT/Arbeitskapazität des FZus-Personals Informationen über WB Aktiv(st)e Mobilisierer: Kalamitäten und Holzmarkt

18 Holzaufnahme: Modell I GF Geschäftsführer Außendienst 1 Aufnahme der Stückzahl 4 Holzübernahme Kundenzuordnung; 5 Bereitstellungsanzeige GF AD Holzernte und Rücken Transport Unternehmer 2 Harvesterprotokoll U Waldbesitzer 3 Erstellen der Holzliste WB

19 Holzaufnahme: Modell II GF und WW Holzernte und Rücken Geschäftsführer 1 Supervision Holzaufnahme 7 Holzaufn., Überprüfung 10 Kundenzuordnung 12 Holzüberweisung an Käufer NEIN 15 keine Änderung GF 13 Nachbesserung bei Sortierung Transport Verwaltungsangestellte 2 motormanuell? 9 Senden an WB 8 Erstellung von Holzaufnahmelisten 5 Überspielen, Eingabe Holzlisten 11 Bereitstellungsanzeige JA 14 Durchführen der Änderungen VA Unternehmer NEIN 6 Harvesterprotokoll U JA 3 Holzaufnahme 4 Übermittlung Daten an GS Waldwart WW

20 5. Prozessanteile und -zeiten 5.1 Anteil der einzelnen Teilarbeiten GF AD [%] am Kernprozess Holzbereitstellung und Vermarktung; MODELL I GF 5.2 Anteil der einzelnen Teilarbeiten GF AD [%] am Kernprozess Holzbereitstellung und Vermarktung; MODELL II GF+WW

21 Anteil der einzelnen Teilarbeiten GF AD [%]; Forstlicher Zusammenschluss MODELL I GF 17% 0% 2% 10% 3% Preisverhandlungen und Mengenfestlegung Telefonische Beratung Beratung im Wald 17% 2% 0% 5% 3% 3% AS-Verträge Hiebsvorbereitung Kontakt zu Unternehmer herstellen Hiebsbegleitung Aufnahme der Stückzahl Kundenzuordnung; Bereitst.anzeige Steuerung Transport 38% Abrechnung Waldmaß durch GF Nicht zuordenbare Zeiten

22 Anteil der einzelnen Teilarbeiten GF [%]; Forstlicher Zusammenschluss MODELL II GF+WW 4% 2% 0% 0% 6% 1% 1% 22% 1% 21% 10% 3% 19% 3% 2% 1% 5% Marktbeobachtung Vertragsverhandlungen und -abschluss Beratung und Holzvermarktung Hiebsvorbereitung Hiebskontrolle Holzaufn., Überprüfung Kundenzuordnung Holzüberweisung Spedition informieren Fahrauftrag erstellen Überprüfung Abfuhr Abgleich Wald-Werk Überprüfung und Rücksprache Mengenmeldung FV Rechnungsstellung Sonstige Arbeiten Nicht zuordenbare Zeiten

23 5.3 Prozessanteile und -zeiten im Vergleich Modell I GF -Aufnahme N-Zahl 38%/ 0,92min/fm -Kundenzuordnung u. Bereitstellungsanz. 17 % 0,79min/fm Modell II GF+WW -Aufnahme N-Zahl 1% -Delegiert -Kundenzuordnung u. Bereitstellungsanz. 5 % -Delegiert -Persönliche Holzüberweisung 21%/ 0,65 min/fm

24 Fazit/Zusammenfassung/Diskussion Abschließende Beurteilung der Modelle noch nicht möglich Kostenstruktur unterschiedlich (WW, ja/nein) Vergleich erst nach weiteren Analysen/ höherer Datendichte sinnvoll Untersuchung (Prozessanalyse) der Einzelbetriebe angezeigt Historie/ Voraussetzungen/ Personalausstattung z.b. Waldwarte bereits eingebunden? Traditionelle Vermarktungswege (z.b. beim Modell III) Einfluss auf Prozesse! Rationalisierungs-Mgl. durch EDV /Hardware konsequenter nutzen Doppelerfassungen Hand/Comp. Reduzieren Zeiten für geringwertige Arbeiten reduzieren Wachstum der FZus durch Kalamitäten (extremes Bsp. BoKä in MFr) nur durch rasches Aufstocken v. Fachpersonal Fixkosten

25 Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit Projekt gefördert durch das Kuratorium für forstliche Forschung in Bayern Durchführung: SG Betriebswirtschaft und Forsttechnik der LWF, Laufzeit 3 Jahre Projektmitarbeiter: H. Borchert, H. Neuner, S. Kellner (9 M), M. Lutze