Anleitung Lync Online Meeting für externe Teilnehmer

Transkript

1 we care about IT Anleitung Lync Online Meeting für externe Teilnehmer bestimmt für: ADVIS-externe Lync Online Meeting-Teilnehmer Datum: ADVIS AG Brüggliweg 20 CH-3073 Gümligen T F info@advis.ch

2 Der Inhalt und die Konzepte im vorliegenden Dokument (sei es als Ganzes oder in Teilen) unterliegen dem Copyright der ADVIS AG in Gümligen und dürfen nicht ausserhalb des Kunden verwendet oder bekannt gemacht werden. Ebenso darf dieses Dokument (sei es als Ganzes oder in Teilen) nicht dupliziert und verteilt werden, ausser zur weiteren internen Bearbeitung beim Kunden. Vorbehalten bleibt das Recht des Kunden, jene in diesem Vorschlag enthaltenen Informationen zu nutzen, welche er bereits aus anderen Quellen erhalten hat. Dokumentinformationen Dokument Anleitung: Lync Online Meeting für externe Teilnehmer Datum Autor ADVIS AG Dokument-Identifikation DOK-LYNC-ADVIS-ONLINEMEETING Versionenkontrolle Version Änderung / Bemerkungen Datum Visum 1.0 Initial FHU DOK-LYNC-ADVIS-ONLINEMEETING V Seite 2 von 11

3 1 Inhalt 2 Einführung Einladung zu einem Lync Online Meeting Teilnahme an Lync Online Meeting via Personal Computer Verbindungsaufbau und Anmeldung Funktionen Kurznachrichten Teilnahme an Telefonkonferenz Freigaben Teilnahme via Festnetz- oder Mobiltelefon Verbindungsaufbau und Anmeldung DOK-LYNC-ADVIS-ONLINEMEETING V Seite 3 von 11

4 2 Einführung Die ADVIS AG betreibt zur Kommunikation mit internen und externen Stellen eine Microsoft Lync- Umgebung. Diese erlaubt Audio- und Videotelefonie, Chats und das visuelle Teilen und Übertragen von Inhalten. Die Verfügbarkeit der Funktionen ist abhängig von den eingesetzten Endgeräten. Dieses Dokument beschreibt, wie Sitzungsteilnehmer ohne spezifische Lync-Infrastruktur an Lync Online Meetings teilnehmen können. Durch die Lync Web App wird es auch externen Benutzern ermöglicht, ohne interne Benutzerkennung und ohne Installation des Lync Clients an Lync Online Meetings der ADVIS teilzunehmen sowie Inhalte und Informationen zu teilen. DOK-LYNC-ADVIS-ONLINEMEETING V Seite 4 von 11

5 3 Einladung zu einem Lync Online Meeting Die Einladung zu einem Lync Online Meeting erfolgt durch einen ADVIS-Mitarbeitenden per bzw. als Termineinladung an den externen Teilnehmenden und sieht bspw. wie folgt aus: Das Online Meeting ermöglicht eine Teilnahme an einem Personal Computer (PC/Mac), um visuelle Inhalte zu sehen/freizugeben oder aber mit anderen Teilnehmern zu chatten. Zusätzlich wird eine Telefonkonferenz zur Verfügung gestellt, auf welche man sich auch von unterwegs verbinden kann. DOK-LYNC-ADVIS-ONLINEMEETING V Seite 5 von 11

6 4 Teilnahme an Lync Online Meeting via Personal Computer 4.1 Verbindungsaufbau und Anmeldung Die Verbindung zum Online Meeting erfolgt durch Klick auf den Link (im Beispiel unten: in der oder Termineinladung, bzw. durch Eingabe des Links in das Adressfeld eines Browser-Fensters (z.b. Internet Explorer oder Safari): Um die Lync Web App ausführen zu können, wird Microsoft Silverlight 4.0 benötigt. Ist diese Komponente nicht installiert, weist Lync automatisch darauf hin: DOK-LYNC-ADVIS-ONLINEMEETING V Seite 6 von 11

7 Nach der Installation von Silverlight und Aktualisierung der Site, öffnet sich die Lync Web App in einem neuen Fenster. Das ursprüngliche Fenster kann geschlossen werden: DOK-LYNC-ADVIS-ONLINEMEETING V Seite 7 von 11

8 Als Anmeldeinformation wird "Als Gast teilnehmen" gewählt. Danach den eigenen Namen eintragen und anschliessend mit [An Besprechung teilnehmen] in das Meeting verbinden: DOK-LYNC-ADVIS-ONLINEMEETING V Seite 8 von 11

9 Ist die Verbindung erfolgreich, erscheint folgende Ansicht der Lync Web App: DOK-LYNC-ADVIS-ONLINEMEETING V Seite 9 von 11

10 4.2 Funktionen Kurznachrichten In der Hauptansicht der Lync Web App können Kurznachrichten verfasst (siehe Eingabefeld unten) sowie Kurznachrichten anderer Teilnehmer empfangen werden: Teilnahme an Telefonkonferenz Zur Teilnahme an einer Telefonkonferenz aus der Lync Web App, kann die persönliche Telefonnummer hinterlegt werden: "Option 1: Die Konferenz ruft Sie an". Alternativ kann man sich mit Hilfe der Telefonkennung des Online Meetings einwählen: "Option 2: In die Konferenz einwählen": Freigaben Der Reiter "Freigabe" bietet die Funktionen zur Freigabe diverser Inhalte bzw. zur Ansicht von Inhalten anderer Teilnehmer: DOK-LYNC-ADVIS-ONLINEMEETING V Seite 10 von 11

11 5 Teilnahme via Festnetz- oder Mobiltelefon 5.1 Verbindungsaufbau und Anmeldung Die Teilnahme an der Telefonkonferenz ist via Festnetz- oder Mobiltelefon möglich. Dazu muss die die Konferenzkennung bekannt sein (Beispiel: 12345). Nach dem Wählen der Telefonnummer (Beispiel: ) muss die Konferenzkennung eingegeben und anschliessend mittels Klick auf [#] bestätigt werden. Um sich im Konferenzraum anzumelden, wird man nach dem eigenen Namen gefragt, welcher beim Beitritt den anderen Teilnehmern durch das System übermittelt wird. DOK-LYNC-ADVIS-ONLINEMEETING V Seite 11 von 11