Einrichtung eines Mail-Clients für Office365 Mail-System der KPH Wien/Krems Ihre Zugangsdaten zum Mail-Account sind dieselben, die Sie für PH-Online verwenden (Benutzername und Passwort). Ihre E-Mail-Adresse setzt sich im Regelfall folgendermaßen zusammen: vorname.nachname@kphvie.ac.at, also beispielsweise max.muster@kphvie.ac.at. In Ausnahmefällen (z.b. Namensgleichheit) kann Ihre E-Mail-Adresse von dieser Regel abweichen. Wenn Sie nicht sicher sind, wie Ihre korrekte E-Mail-Adresse lautet, sehen Sie bitte auf Ihrer Visitenkarte in PH-Online nach. Über den Webzugang http://webmail.kphvie.ac.at können Sie in Ihr persönliches Outlook E-Mail- Konto einsteigen und von dort E-Mails abrufen und senden, wo immer Sie Zugang zum Internet haben. Sie können allerdings auch verschiedenste Mailprogramme dazu benutzen, Ihre E-Mails auf Ihrem Laptop, Computer, Tablet-PC oder Smartphone abzurufen. In dieser Anleitung finden Sie die Einstellungen, die getroffen werden müssen, um Ihre KPH Wien/Krems E-Mails mittels Outlook oder Mozilla Thunderbird abzurufen sowie Hinweise, wie Sie Ihre E-Mails über Ihr Smartphone abrufen können. Inhalt Allgemeine Hinweise... 2 Unterschied von Exchange und IMAP... 3 Einrichten von Outlook 2007/2010 als Exchange-E-Mail-Konto... 4 Einrichten von Outlook 2003 als IMAP-E-Mail-Konto... 8 Einrichten von Mozilla Thunderbird als IMAP-E-Mail-Konto... 14 Einrichten von Exchange Active Sync auf einem Smartphone... 17 Weiterführende Informationen... 17 Stand: September 2014
Allgemeine Hinweise Die Zugangsdaten für Ihren KPH Wien/Krems Webmail-Account (Einloggen unter http://webmail.kphvie.ac.at) sind dieselben, die Sie für PH-Online verwenden. Das betrifft Benutzername und Passwort. Ihre E-Mail-Adresse setzt sich wie folgt zusammen: Im Regelfall lautet die E-Mail-Adresse vorname.nachname@kphvie.ac.at. In Ausnahmefällen (z.b. Namensgleichheit) kann Ihre E-Mail- Adresse von dieser Regel abweichen. Für jene Lehrenden bzw. Bediensteten, die bereits vor der Umstellung eine KPH Wien/Krems E-Mail Adresse hatten, lautet die E-Mail-Adresse [wie.bisher]@kphvie.ac.at (z.b. max.muster@kphvie.ac.at) Wenn Sie nicht sicher sind, wie Ihre korrekte E-Mail-Adresse lautet, sehen Sie bitte auf Ihrer Visitenkarte in PH-Online nach. Wichtiger Hinweis: Wenn Benutzername und Mailadresse (z.b. Benutzername in PH-Online s.tester, Mailadresse = susi.tester@kphvie.ac.at) nicht ident sind, geben Sie bitte bei der Nutzung eines Mailclients (Outlook, Thunderbird etc.) Folgendes bei Benutzername ein: benutzername_aus_ph- Online@kphvie.ac.at und das Passwort, das Sie auch für PH-Online verwenden. Passwortänderungen für E-Mail-Account und andere Online-Services der KPH Wien/Krems (Lernplattformen) können Sie nur über PH-Online durchführen. Sollten Sie Ihr Passwort vergessen haben, benutzen Sie bitte den Link Passwort vergessen? auf der Anmeldeseite von PH-Online. Bitte beachten Sie: Passwortänderungen in PH-Online benötigen ca. 15 Minuten, bis sie in Ihrem E-Mail-Account bzw. bei Ihrem Moodle-Login wirksam werden. Andere Änderungen in PH-Online (z.b. Benutzername, E-Mail-Adresse) benötigen bis zu 24 Stunden, bis sie in den anderen Online-Services (E-Mail, Lernplattform, E-Portfolio-Software) aufscheinen. Seite 2
Unterschied zwischen Exchange und IMAP Abruf mittels Exchange-E-Mail-Konto Im Vergleich zu anderen Möglichkeiten des E-Mail-Abrufs (wie z.b. IMAP oder POP) bietet die Einrichtung eines Exchange E-Mail-Kontos eine Synchronisation aller Mails, Kontakte und des Kalenders. Das bedeutet, dass sowohl auf dem Rechner, auf dem Outlook installiert ist, als auch im Webmail ständig dieselben Informationen vorhanden sind. Sobald Sie Ihre Mails mit Outlook am PC abrufen, gleicht das Programm Ihre Ordner, Kontakteinträge und Kalenderdaten miteinander ab, so dass stets die neuesten Informationen vorhanden sind, egal ob Sie am PC, am Smartphone oder im Webmail etwas geändert haben. Auf diese Weise können Sie ständig von jedem PC mit Internetzugriff auf alle Daten zugreifen. Derzeit können Sie Outlook 2007 und Outlook 2010 als Exchange-E-Mail-Konto einrichten, bei anderen E-Mail-Clients müssen Sie auf IMAP zurückgreifen. Abruf mittels IMAP-E-Mail-Konto Wenn Sie mit Thunderbird oder Outlook 2003 Ihre Mails abrufen wollen, empfiehlt sich die Einrichtung als IMAP-E-Mail-Konto. Das bedeutet, dass von den Mails, die Sie mittels E-Mail- Programm abrufen, eine Kopie auf dem Server verbleibt. So haben Sie auch online von jedem Computer mit Internet-Zugang Zugriff auf bereits abgerufene Mails. Ihre empfangenen und gesendeten E-Mails werden in allen Ordnern synchronisiert (abgeglichen). Was mit IMAP nicht funktioniert, ist die Synchronisation, also der Abgleich, Ihrer Kontakte und die Einträge im Kalender. Seite 3
Einrichten von Outlook 2007 / 2010 als Exchange-E-Mail-Konto Öffnen Sie Outlook 2007 bzw. Outlook 2010 auf Ihrem Computer. Wenn Sie Outlook das erste Mal öffnen, führt Sie der Start-Assistent durch die Einrichtung. In diesem Fall klicken Sie auf der ersten Seite des Assistenten auf Weiter. Klicken Sie dann auf der Seite E-Mail-Konten des Assistenten erneut auf Weiter, um ein E- Mail-Konto einzurichten. Sollte der Start-Assistent nicht geöffnet werden, gehen Sie wie folgt vor: Klicken Sie auf Extras in der Menüzeile und danach auf Kontoeinstellungen. Seite 4
Klicken Sie bei E-Mail auf Neu. Seite 5
Im Fenster Neues E-Mail-Konto hinzufügen geben Sie Ihren Namen ein. Tragen Sie danach Ihre vorname.nachname@kphvie.ac.at E-Mail-Adresse ein. Hinweis: Wenn Sie nicht sicher sind, wie Ihre korrekte E-Mail-Adresse lautet, sehen Sie bitte auf Ihrer Visitenkarte in PH-Online nach. Geben Sie anschließend das Kennwort zweimal ein. Klicken Sie danach auf Weiter. Die Servereinstellungen werden nun automatisch gesucht. Wichtiger Hinweis: Wenn Benutzername und Mailadresse nicht ident sind, kann es sein, dass Outlook Ihr Konto nicht vollautomatisch einrichten kann. Das bedeutet: Benutzername in PH-Online = susi.tester, Mailadresse = susi.tester@kphvie.ac.at -> Konto wird automatisch angelegt Benutzername in PH-Online = s.tester, Mailadresse = susi.tester@kphvie.ac.at -> Konto wird NICHT automatisch angelegt. Wenn Ihr Benutzername in PH-Online NICHT ident mit Ihrer Mailadresse ist, werden Sie aufgefordert, Benutzername und Kennwort einzugeben. Geben Sie dann bitte Folgendes bei Benutzername ein: benutzername_aus_ph-online@kphvie.ac.at und das Passwort, das Sie auch für PH-Online verwenden. Seite 6
Bei erfolgreicher Übernahme der Servereinstellungen sollten Sie folgendes Fenster sehen: max.muster Klicken Sie auf Fertig stellen. Sie müssen Outlook neu starten, damit alle Einstellungen übernommen werden können. Nach dem Neustart ist Ihr Konto fertig konfiguriert und Sie können damit arbeiten. Wichtiger Hinweis: Wenn Sie bereits ein Exchange-Konto in Outlook eingerichtet haben, können Sie weitere Konten nur hinzufügen, wenn Sie Outlook schließen und das Konto über die Systemsteuerung von Windows einrichten. In diesem Fall folgen Sie bitte der Anleitung unter: http://hansbrender.wordpress.com/2010/12/04/microsoft-outlook-2010-konfiguration-eines-weiterenpostfaches/ Seite 7
Abrufen der Server-Einstellungen Bevor Sie Outlook 2003, Mozilla Thunderbird oder andere Mail-Clients einrichten können, müssen Sie unter Umständen die richtige Serverkonfiguration abrufen. Loggen Sie sich dazu unter http://webmail.kphvie.ac.at mit Benutzernamen und Passwort (gleichlautend wie bei PH-Online). Im E-Mail-Bereich klicken Sie auf das Zahnrad Klicken Sie anschließend auf Optionen/Einstellungen für den Zugriff über POP oder IMAP Hier finden Sie folgende Server-Einstellungen, die Sie für die Konfiguration benötigen: Seite 8
Einrichten von Outlook 2003 als IMAP-E-Mail-Konto Öffnen Sie Outlook 2003. Wenn Sie Outlook 2003 zum ersten Mal öffnen, führt Sie der Konto- Einrichtungs-Assistent durch die Einrichtung. Klicken Sie beim ersten Dialogfeld auf Weiter. Hinweis: Sollte sich der Assistent nicht automatisch öffnen, gehen Sie bitte wie folgt vor: Klicken Sie im Menü Extras auf E-Mail-Konten. Klicken Sie auf der Seite E-Mail-Konten unter E-Mail auf E-Mail-Konto hinzufügen und klicken Sie dann auf Weiter, um zum nächsten Schritt zu gelangen. Seite 9
Wählen Sie beim Servertyp die Einstellung IMAP aus. Klicken Sie danach auf Weiter. Seite 10
pod51013.outlook.com outlook.office365.com outlook.office365.com pod51013.outlook.com m.muster@kphvie.ac.at Tragen Sie im Fenster E-Mail Konten die Internet-E-Mail-Einstellungen für IMAP ein Die Benutzerinformationen bestehen aus Ihrem Namen und Ihrer E-Mail-Adresse (vorname.nachname@kphvie.ac.at) Hinweis: Wenn Sie nicht sicher sind, wie Ihre korrekte E-Mail-Adresse lautet, sehen Sie bitte auf Ihrer Visitenkarte in PH-Online nach. Bei den Serverinformationen tragen Sie bei Posteingangssever (IMAP) outllok.office365.com ein, bei Postausgangsserver (SMTP) outlook.office365.com. Tragen Sie bei den Anmeldeinformationen Ihren Benutzernamen (benutzername_aus_ph-online@kphvie.ac.at) und das zugehörige Kennwort (gleichlautend mit Ihren Anmeldeinformationen bei PH-Online) ein. Setzen Sie das Häkchen bei Kennwort speichern. Klicken Sie danach auf Weitere Einstellungen (siehe Pfeil). Seite 11
Nehmen Sie im Bereich Erweitert folgende Einstellungen vor: Hinweis: Rufen Sie zuerst die Serverinformationen ab, um die Einstellungen zu überprüfen siehe S. 7 Tragen Sie bei Posteingangsserver (IMAP) 993 ein und setzen Sie ein Häkchen bei Server erfordert eine verschlüsselte Verbindung (SSL). Tragen Sie bei Postausgangsserver (SMTP) 587 ein. Wählen Sie dann die Einstellungen für Postausgangsserver, indem Sie auf den Karteireiter Postausgangsserver (siehe Pfeil) klicken. Seite 12
Nehmen Sie beim Postausgangsserver folgende Einstellungen vor: Setzen Sie das Häkchen bei Der Postausgangsserver (SMTP) erfordert Authentifizierung und achten Sie darauf, dass die erste Auswahl angeklickt ist (Gleiche Einstellungen wie für Posteingangsserver verwenden). Klicken Sie auf OK. Seite 13
Einrichten von Mozilla Thunderbird als IMAP-E-Mail-Konto Hinweis: Die Anleitung bezieht sich auf Mozilla Thunderbird Version 31.1.0. Sollten Sie eine ältere Version installiert haben, so empfiehlt sich ein Update. Sie finden die neueste Version unter: http://www.mozilla.org/de/thunderbird/. Öffnen Sie das Programm Mozilla Thunderbird. Klicken Sie auf Neues Konto erstellen Klicken Sie auf Überspringen und meine existierende E-Mail-Adresse verwenden. Seite 14
Tragen Sie in die Felder Ihren Namen, Ihre vorname.nachname@kphvie.ac.at (z.b. max.muster@kphvie.ac.at) E-Mail Adresse sowie das zugehörige Passwort (das gleiche Passwort, das Sie auch für PH-Online verwenden) ein. Hinweis: Wenn Sie nicht sicher sind, wie Ihre korrekte E-Mail-Adresse lautet, sehen Sie bitte auf Ihrer Visitenkarte in PH-Online nach. Klicken Sie auf Manuell bearbeiten Hinweis: Thunderbird versucht anschließend, die Server-Daten zu ermitteln. Bitte überprüfen Sie die Server-Einstellungen mit jenen, die Sie mittels Abrufen im Webmail ermittelt haben: Seite 15
Überprüfen Sie folgende Einstellungen: Posteingang-Server: Die Option IMAP ist ausgewählt. Die Server-Adresse lautet: outlook.office365.com ein, Port: 993 Die Option SSL/TLS ist ausgewählt. Bei Authentifizierung ist Passwort, normal ausgewählt. Postausgang-Server: Die Server-Adresse lautet: outlook.office365.com ein, Port: 587 Die Option STARTTLS ist ausgewählt. Bei Authentifizierung ist Passwort, normal ausgewählt. Achten Sie darauf, dass im Feld Benutzername derselbe Benutzername eingetragen ist, den Sie auch für das Einloggen bei PH-Online verwenden. Fügen Sie an Ihren Benutzernamen noch @kphvie.ac.at an (=benutzername_aus_ph-online@kphvie.ac.at). Z.B. s.tester = Benutzername in PH-Online, Benutzername für das Erstellen Ihres Kontos in Thunderbird: s.tester@kphvie.ac.at. Klicken Sie auf Fertig. Seite 16
Einrichten von Exchange Active-Sync auf einem Smartphone Sie finden unter http://help.outlook.com/de-de/140/dd936215.aspx Anleitungen für das Einrichten von Exchange Active-Sync (Mails und Kalender) auf ios (Apple iphone, ipad oder ipod Touch) Windows Phone oder Windows Mobile Android Symbian OS (Nokia) BlackBerry Amazon Kindle Fire Weiterführende Informationen Sie finden weitere Informationen zum Einrichten von E-Mails unter: http://help.outlook.com/dede/140/cc875966.aspx Seite 17