Nutzung von Yammer als leichtgewichtiges many-to-many Kommunikationstool bei Saxonia Systems AG Holger Helas, Saxonia AG Dr. Lutz Gerlach, TU Chemnitz Dresden Frankfurt/Main Leipzig München Hamburg Görlitz Berlin
Wordpress/P2 Microblogging = neue Kommunikationstechnologieform
Social Layer Following, @user, Retweet #Hashtag, Metadaten Informationsstruktur
Enterprise Microblogging = - Geschützt im Intranet - Tätigkeitsströme (Activity Streams) - Social Layer: flexible Personennetzwerke (Ad-hoc Prozesse) - flexible Informationsstruktur (Prozess-Dokumenation #Auftrag21) - menschliche Quellen - nicht-menschliche Quellen - direkte Interaktion - Quellen kleinteilig Output aggregiert www.tu-chemnitz.de/ubimiclabor
Gliederung 1. Wichtige Kommunikationsmittel heute 2. Alltagsprobleme der Projektkommunikation 3. Microblogging praktisch vorgestellt 4. Wie verändern Microblogs die Projektkommunikation 5. Ergebnisse Microblogging Umfrage
1. Wichtige Kommunikationsmittel heute Welche Medien sind wichtig für die Kommunikation am Arbeitsplatz? Gespräch/Telefon Email Meeting Instant Messenger Microblogging SharePoint Videokonferenz Intranet Blog Wiki Telefon und Email dominieren die heutige Projektkommunikation!
2. Alltagsprobleme der Projektkommunikation ;-) 3 Tage Welches ist das richtige? Wie machen wir das im Projekt? Tree Merge, gut. Projektleiter A Wie merge Wunderbar! ich meine Änderungen in den Trunk? Team A Team B meint, ihr müsst Tree Merge nutzen Da gibt es drei verschiedene Merge- Szenarien. Das macht man mit einem Tree Merge. Team B Projektleiter B Informationsverlust und Doppelarbeit durch Barrieren herkömmlicher Kommunikationsmittel
2. Alltagsprobleme der Projektkommunikation Zu viele Emails. Wichtige Informationen kommen nicht an. Entscheidungen sind nicht Nachvollziehbar.
3. Microblogging praktisch vorgestellt 30 Minuten Wir evaluieren gerade Git. Das Mergen ist dort viel einfacher. Projektleiter A Projektleiter B Wunderbar! Wie merge ich meine Änderungen in den Trunk? Team A Team B Mit einem Tree Merge, rafiniert! Kommunikation via Microblogging erhöht Transparenz, Problemlösungsfähigkeit &- Geschwindigkeit
VERGLEICH ;-) 3 Tage Welches ist das richtige? Wie machen wir das im Projekt? Tree Merge, gut. Projektleiter A Wie merge Wunderbar! ich meine Änderungen in den Trunk? Team A Team B meint, ihr müsst Tree Merge nutzen Da gibt es drei verschiedene Merge- Szenarien. Das macht man mit einem Tree Merge. Team B Projektleiter B Informationsverlust und Doppelarbeit durch Barrieren herkömmlicher Kommunikationsmittel
4. Wie verändern Microblogs die Projektkommunikation Einfachheit Kürze Dialog Tätigkeitsbezogene Inhalte Flache Hierarchien Selbstorganisierende Strukturen Offenheit & Vertraulichkeit Informelle Kommunikation
5. Wie verändern Microblogs die Projektkommunikation Weniger Emails. Projektmeetings für kreative Arbeit statt Informationsverteilung. Hohe Transparenz.
Microbloging Werkzeuge (Auswahl) Communote: deutscher Online-Dienst und Lizensierung für inhouse-betrieb www.comunote.de Yammer, Present.ly, SocialCast US Amerikanische Firmen www.yammer.com Worpress P2, Open Source Erweiterung für Wordpress-Blogs www.wordpress.org
90 80 70 60 50 40 30 20 10 0 SaxoniaSystems 5. Ergebnisse Microblogging Umfrage Anonyme interne Befragung am 01.03.2010 33 gültige Antwortsätze der Mitarbeiter Mitglieder im Zeitverlauf Tweets im Zeitverlauf 1200 1000 800 600 400 200 0 01.02. 02.02. 03.02. 04.02. 05.02. 08.02. 09.02. 10.02. 11.02. 12.02. 15.02. 16.02. 17.02. 18.02. 19.02. 22.02. 23.02. 24.02. 25.02. 26.02. 01.02. 02.02. 03.02. 04.02. 05.02. 08.02. 09.02. 10.02. 11.02. 12.02. 15.02. 16.02. 17.02. 18.02. 19.02. 22.02. 23.02. 24.02. 25.02. 26.02.
Microbloging Werkzeuge (Auswahl) A4. Wie oft habt ihr EINEN Kommentar in Yammer geschrieben? monatlich 24% täglich 28% wöchentlich 24% täglich wöchentlich monatlich keine, ich habe mich nur angemeldet und bin lesend unterwegs keine, ich habe mich nur angemeldet A5. Habt ihr den Yammer Desktop-Client, den iphone-client oder die Browser Version verwendet? Desktop-Client 34% Webbrowser 60% Webbrowser Desktop-Client iphone-client
Wie war der Einstieg bei Yammer? C2. Der Einstieg bei Yammer war leicht und selbsterklärend. C4. Die Hilfe der Mitbenutzer erklärte die Anwendung von Yammer. C3. Die Dokumentation zur Funktionsweise war ausreichend.
Was wurde durch Microblogging mit Yammer VERBESSERT? C16. Meinungsaustausch C13. Zusammengehörigkeitsgefühl C14. Informationsaustausch weitere positive Befunde: Vernetzung im Expertennetzwerk & Unternehmenspuls wahrnehmen & Mitsprachemöglichkeit & Feedbackkanal & Wissenstransfer
Was hat euch Microblogging gebracht (POSITIV)? (18 Antworten) KOMMUNIKATION & WIR-GEFÜHL (6) Zusammenrücken der Mitarbeiter aus den verschiedenen Standorten Kommunikation mit entfernten Kollegen Einblick in die Arbeit der anderen, Informationen welche Kompetenzen vorhanden sind ein gewissen Wir-Gefühl KOLLABORATION (5) schneller Zugriff auf Informationen, Inhalte werden schnell transparent schnelle Reaktion aller Teilnehmer möglich wesentlich aktueller als das Intranet, was Neuigkeiten aus Projekten angeht VERNETZUNG (4) Bündelung von Expertenwissen und bessere Vernetzung Meinungsaustausch erscheint einfacher, über den Tellerrand schauen andere Projekte, Ideen und Denkweisen von Kollegen)
Was wurde durch Microblogging mit Yammer NICHT verbessert? C16. Dokumentation C13. Selbstorganisation C14. Doppelarbeit reduziert negative Befunde: Effizienteres arbeiten & Projektkommunikation & Entscheidungstransparenz
Was hat euch Microblogging gebracht (NEGATIV)? (18 Antworten) INFORMATIONSFLUT (12) wie Twitter mit überflüssigen Informationen, Belanglose (private) Mitteilungen => filtern nötig zuviel "Spam", der für einen nicht interessant ist Informationsflut, zu viele Informationen über für mich uninteressante Themen eine weitere, auch ablenkende Informationsquelle, zusätzliche Reizüberflutung es kann von der eigentlichen Arbeit ablenken SINGLE SIGN ON (5) wieder an einem Tool anmelden muss Eine weitere Anlaufstelle für Informationen, die man periodisch abfragen muss WEM FOLGE ICH? (2) Es sollte eine Methode zur Informationsaufnahme zentral vorgestellt werden Wem folge ich alles? Sollte ich E-Mail-Benachrichtung verwenden?
Durch Yammer habe ich WENIGER C15. Emails geschrieben und erhalten. C13. das Intranet weniger genutzt. C14. SharePoint weniger genutzt. C11. Durch Yammer steigert die Informationsüberflutung
Wo seht ihr mögliche Einsatzgebiete für Yammer? Brainstorming Kommunikation Innovation weitere positive Befunde: Betriebliches Vorschlagswesen
Wo seht ihr mögliche Einsatzgebiete für Yammer? Vertrieb Projektmanagement Intraneteinsatz negative Befunde: Wissensmanagement
Was ist an Yammer verbesserungswürdig? (15 Antworten) DATENSICHERHEIT (3) interne Datenhaltung Es sollte im Intranet liegen und nicht im Internet, damit auch sicherheitsrelevante Dinge in die Kommunikation einfließen können. FILTERMÖGLICHKEITEN (2) besseres Filtern nach Inhalten, z.b. nach Themen, Stichworten usw. BEDIENBARKEIT (2) Handling des Tools, vor allem im Bereich Zeilenumbruch und Bildunterstützung edit button SONSTIGES Privatsphäre
Warum habt ihr an Yammer nur lesend teilgenommen? (15 Antworten) MICROBLOGGING AVERSION (5) nicht der Instant-Messenger/Blogger- Typ was mein Arbeitsgebiet angeht zufrieden mit den anderen Arten der Kommunikation noch ein Tool, wo ich mich einloggen muß Hasse "Posting an alle" Weil ich keine Banalitäten in einem firmeninternen Medium teilen möchte. Wichtige Informationen beziehe ich von direkter Stelle und warte nicht erst darauf, dass sich jemand auf gut Glück meldet. ZEITMANGEL (3) KRITISCHE MASSE (2) Für Fachthemen zu wenige Ansprechpartner Für Unternehmensthemen zu wenig Anlass
vielen Dank für die Aufmerksamkeit
8. Ergebnisse Microblogging Umfrage - Zusammenfassung 58 % der MA haben Erfahrung mit Microblogging (Twitter &Co) 29 % der MA schrieben täglich, 24% wöchentlich und 24% monatlich eine Nachricht. 24% nahmen lesend teil. Der Einstieg bei Yammer war selbsterklärend und die Dokumentation ausreichend Die Informationsflut stieg durch Microblogging. Email, SharePoint und Intranet wurden NICHT weniger genutzt. Positive Befunde: Microblogging fördert den Meinungs- & Informationsaustausch, Zusammengehörigkeitsgefühl, Vernetzung im Expertennetzwerk, Unternehmenspuls wahrnehmen, Mitsprachemöglichkeit, Feedbackkanal, Wissenstransfer Einsatzgebiete: Brainstorming, Kommunikation, Innovation, Betriebliches Vorschlagswesen Negative Befunde: keine Verbesserung in den Bereichen Dokumentation, Selbstorganisation, Doppelarbeit reduzieren, Effizienteres arbeiten & Projektkommunikation & Entscheidungstransparenz Einsatzgebiete: Vertrieb, Projektmanagement, Wissensmanagement Verbesserungsvorschläge: Datensicherheit, SharePoint Integration, bessere Filtermöglichkeiten
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1. Ergebnisse Microblogging Umfrage Gespräch B2. - B4. Was ist der Kanal für die Kommunikation unter den Mitarbeitern? Telefon 22% Meeting 11% Email 23% Gespräch 32% Email Telefon Meeting Instant Messenger Microblogging SharePoint Saxsys Video-, Webkonferenz Intranet SharePoint Kunde Blog Wiki B5. - B7. Was ist der Kanal für das Wissensmanagement unter den Mitarbeitern? Microblogging 8% Gespräch 9% Intranet 9% Email 11% Wiki 22% SharePoint Saxsys 21% Wiki SharePoint Saxsys Email Intranet Gespräch Microblogging Blog Meeting Video-, Webkonferenz Telefon SharePoint Kunde Instant Messenger
8. Ergebnisse Microblogging Umfrage A1. Bitte wählt eure Rolle aus. Mitarbeiter 15% Berater 40% Berater Entwickler Mitarbeiter Entwickler 36% Gruppenleiter Vorstand Vertrieb Twitter A3. Mit welchen Microbloggingtools habt Ihr schon Erfahrung gesammelt? Keine Erfahrung 42% Twitter 49% Lotus Sametime Advanced (IBM) Communote (Communardo) SocialCast Laconica (Identi.ca) OraTweet (Oracle) Keine Erfahrung
8. Wie kann die Einführung von Yammer besser unterstützt werden? (12 Antworten) INTERNE WERBUNG (4) Einladungslinks im Intranet Marekting via Intranet-Nachricht Vorstellung des Themas inkl. kurzer Einweisung auf den zentralen Treffen BEDIEHNUNGSANLEITUNG (2) durch eine ausgereifte Anleitung sowie Unterstützung durch Mitarbeiter HowTo im Startbereich SONSTIGES 1. Analyse der/von Kommunikationskultur allgemein 2. repräsentative Bedarfsermittlung 3. die konsequente und maximale Integration in die bestehende Landschaft
8. Wofür Eignet sich Yammer, private oder berufliche Sachverhalte? C6. Yammer eignet sich für private Sachverhalte. C5. Yammer eignet sich für berufliche Sachverhalte. C7. Yammer benutze ich auch außerhalb der Arbeitszeit.
8. Was hat euch Microblogging gebracht (POSITIV)? (18 Antworten) INFORMATIONS- & WISSENSAUSTAUSCH (4) Hinweise auf interessante Informationen Interessante Themen interessantes Wissen gehört unverbindlicher Zugang zu Themen anderer Bereiche aber auch allgemeinen Themen die sonst nur zufällig "durchdringen" FEEDBACK (3) Feedback geben, Austausch kurze Wege/Instant-Feedback gemeinschaftlichen Review von Ideen und Dokumenten SONSTIGES (4) Kommunikationsplattform für nichtberufliche Aktivitäten (z. B. Volleyball, Kicker)
8. Welche Features fehlen euch und WARUM? (13 Antworten) DESKTOP-CLIENT (2) gute Clients (zusätzlich zum guten Webclient) SHAREPOINT INTEGRATION (2) Schnittstellen zu Sharepoint Integration in SharePoint Follower nicht pauschal, sondern nur für bestimmte Themen. So bekomme ich z.b. benötigte - Fachinformation, werde aber von anderen (für mich nicht interessanten) verschont DESKTOP-CLIENT TAGCLOUD (2) Bessere Tagcloud SONSTIGES Editierfunktion, Umfragefunktion, Administratorenrechte