Die neue Poststellenorganisation Six-Sigma und Poka Yoke 1
ERGO in Kürze: 100.000.000 Blatt Scannvolumen 50.000 Briefe durchschnittl. am Tag 3 Standorte mit Posteingang Marktführer in Kranken und Rechtsschutz Six-Sigma und Poka-Yoke 2
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Anforderungen an Entscheidung: IT-Anforderungen? Risikomanagement? u.v.m.!!! technische Anforderung? Ent- scheidung? Mitarbeitereinsparung? Six-Sigma und Poka-Yoke 5
Anforderungen an Service Level Anforderungen aus sich stetig ändernden Prozessen Anforderung an Mitarbeiter Know How + Standortspezifika Six-Sigma und Poka-Yoke 6
Six-Sigma als Managementsystem: - Beschreibung - Messung - Analyse - Verbesserung - Überwachung von Prozessen Six-Sigma und Poka-Yoke 7
Prüffragen vor der Durchführung: - Ist ein Prozess betroffen? - Besteht das Problem ausreichend häufig? - Ist der Schmerz des Problems groß genug? - Sind die Ursachen bekannt? - Gibt es schon eine Lösung? Six-Sigma und Poka-Yoke 8
aktuelle Themenstellungen: taggleicher Versand der Ausgangspost im Fachbereich Fachbereichspost wird teils dezentral gedruckt taggleiche Aufbereitung + Scannen im Posteingang Einhaltung Servicelevel zu jeder Zeit Six-Sigma und Poka Yoke 9
Roter Faden der Methode Define (Problem wird eindeutig definiert) Measure (Messgrößen sind geeignet) Analyze (Ursachen sammeln + analysieren) Improve (Welche Lösung führt zum Ziel?) Control (Sicherung der Nachhaltigkeit) Six-Sigma und Poka Yoke 10
positives Resümee: Akzeptanz im Unternehmen Akzeptanz bei Betriebsräten Akzeptanz bei Mitarbeitern Nachhaltige, kontrollierbare Ergebnisse Six-Sigma und Poka Yoke 11
Poka-Yoke: als Erkenntnis: - kein Mensch - kein System - keine Technik - ist in der Lage 100%ig fehlerfrei zu arbeiten. = Ziel ist es, unglückliche Fehler zu vermeiden. Six-Sigma und Poka-Yoke 12
typische Beispiele aus der Praxis: USB-Stecker, Acetylenflaschen, SIM-Karten, usw.... Six-Sigma und Poka Yoke 13
Entstehung & Idee: ursprünglich in der Industrie (Toyota) geht eng einher mit Lean Mgnt. Prinzip der kleinen Schritte leicht umsetzbar oft kostengünstig Six-Sigma und Poka-Yoke 14
Wie alles begann: Six-Sigma und Poka Yoke 15
Was geschah im Anschluss: Farbmarkierungen auf Sortierfächern führen zu einfacherer Erkennung. Farbmarkierungen sichern den Folgeprozess des Scannens. Nummerierung von Sortierfächern erlauben Priorisierung. Farblogik führt zu richtiger Aufbewahrungslogik im Kurzzeitarchiv. Durch Markierungen am Boden ergeben sich klare Strukturen von Lauf- und Nutzflächen. Stellflächen sind markiert, um sofort fehlende oder falsche Gegenstände zu identifizieren. Alle Regeln können standortübergreifend eingeführt, geprüft und geändert werden. Six-Sigma und Poka Yoke 16
Änderung der Raumlayouts und Anpassung der Prozesse: Das Raumlayout in Düsseldorf wurde analog auch in Hamburg eingeführt. - klare Strukturen - klare Trennung nach Aufgaben - optimierte Laufwege - Markierungen nach Flächennutzung - festliegende Übergabepunkte - Integration Posteingang, Posterverteilung, Postausgang, Pakete & Archiv in der Gesamtfläche Six-Sigma und Poka Yoke 17
Dort stehen wir heute: Six-Sigma und Poka Yoke 18
Resümee: Mitarbeiterzufriedenheit: In diesem Jahr kamen gebündelt sehr viele Themen auf die Poststelle zu. Trotz der Vielzahl der technischen Neuerungen, der Prozessveränderungen und den ständig wechselnden Anforderungen an die Poststelle, ist es aber unbedingt wichtig die Mitarbeiter bei Entscheidungen einzubinden. Nur so ist Zufriedenheit bei den Mitarbeitern zu erlangen. Nur so ist auf Dauer eine Akzeptanz bei notwendigen Entscheidungen zu erzielen. Hauptziel ist es, die anspruchsvolle Arbeit für die Mitarbeiter einfacher zu gestalten, den ohnehin schon enormen Druck für die Mitarbeiter durch obige Maßnahmen zu reduzieren und Fehlermöglichkeiten zu vermeiden. Das Ziel von uns muss sein: Ein Fehler, der nicht gemacht werden kann, muss auch nicht korrigiert werden. Nach einer gewissen Einführungs-/Erprobungszeit des Raumlayouts mit obigen Maßnahmen kamen von einigen Mitarbeitern Aussagen wie: die Aufgaben sind für mich viel klarer geworden oder endlich legt mir keiner plötzlich irgendwoher Arbeit hin oder man kann jetzt klar erkennen, wie viel Arbeitsvorrat noch vorhanden ist. Six-Sigma und Poka Yoke 19
Heutige Herausforderung: - kein Stillstand - ständige Anpassung - Einbindung der Mitarbeiter - Einhaltung der Spielregeln - laufende Selbstprüfung - Prinzip der kleinen Schritte Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit! Six-Sigma und Poka-Yoke 20