Leitfaden Unternehmenssteuern und Fristen für den Mittelstand Der Leitfaden soll es Unternehmen ermöglichen, einen einfachen und schnellen Überblick über die wichtigsten allgemeinen Unternehmenssteuern zu gewinnen.
Inhalt Kapitel 1 Die Grundlagen Kapitel 2 Die Einkommenststeuer Kapitel 7 Die Einkommenssteuererklärung Kapitel 8 Der Steuerkalender Kapitel 3 Die Körperschaftssteuer Kapitel 4 Die Gewerbesteuer Kapitel 5 Die Umsatzsteuer Kapitel 6 Die Lohnsteuer
Kapitel 1: Die Grundlagen Grundsätzlich unterscheidet das Steuerrecht zwischen drei grundlegenden Steuerarten: den Ertragssteuern, der Verbrauchssteuern und den Substanzsteuern. Ertragssteuern Wie der Name bereits sagt, besteuern Ertragssteuern den Ertrag, für die hier relevanten Unternehmen also den Gewinn, bei Privatpersonen das Einkommen. Die wichtigsten Steuern sind in diesem Zusammenhang die Körperschaftssteuer, die Einkommenssteuer und die Gewerbesteuer. Verbrauchssteuern Verbrauchssteuern belasten den Verbrauch von bestimmten Gütern und Dienstleistungen, sie richte sich also auf die Verwendung von Einkommen oder den Erwerb von Vermögenswerten. So wird beim Kauf von Waren oder Dienstleistungen die Umsatzsteuer berechnet, für den Kauf von Grundstücken die Grunderwerbssteuer. Substanzsteuern In Abgrenzung zu den Ertragsteuern knüpfen die Substanzsteuern an Roh- oder Reinvermögensgrößen, d.h. an Bestandsgrößen an. Zu den Substanzsteuern zählt unter anderem die frühere Vermögensteuer, die seit Ende 1996 nicht mehr erhoben wird. Insgesamt spielen Substanzsteuern heute kaum noch eine Rolle. Lediglich Grundsteuer sowie Erbschafts- beziehungsweise Schenkungssteuer werden noch erhoben. 3
Das steuerliche Verfahren für Unternehmen beginnt in der Regel ohne eigenes Zutun: Mit der vollzogenen Gewerbeanmeldung tritt das Finanzamt auf den Plan und meldet sich automatisch bei den betroffenen Unternehmern. Sie erhalten nun einen Fragebogen, in den Sie alle steuerrelevanten Informationen zu Ihrem Unternehmen eintragen und anschließend zurück an die Finanzbehörde senden. Nach diesem Vorgang erhalten Sie eine Steuernummer und sind somit in steuerlichen Verfahren angekommen. Die genaue Belastung, die auf Ihr Unternehmen nun durch Steuern zukommt, lässt sich nur schwer schätzen, da sie von vielen verschiedenen Faktoren abhängt. Als Anhaltspunkt wird in der Regel ein Steuersatz von ca. 36% bei Unternehmen genannt. Der wirkliche Satz vereint aber verschiedene, individuelle Elemente wie zum Beispiel die Rechtsform eines Unternehmens, den Unternehmenssitz und die Unternehmensgröße die reale Höhe der tatsächlich zu zahlenden Steuern kann daher erheblich von dem mit 36% festgesetzten Standardwert abweichen. Welche Steuern muss mein Unternehmen zahlen? Bestimmte Steuern müssen von allen Unternehmen gezahlt werden, unabhängig von deren individueller Situation. So müssen beispielsweise Gewerbesteuer und Umsatzsteuer von allen Unternehmen gezahlt werden. Wenn Ihr Unternehmen eine Kapitalgesellschaft (GmbH, AG) ist, muss es Körperschaftssteuer abführen, bei einer Personengesellschaft und Einzelunternehmen werden die Gesellschafter beziehungsweise die Inhaber zur Einkommensteuer veranlagt. Sobald Sie in Ihrem Unternehmen Mitarbeiter beschäftigen, sind Sie zudem verpflichtet, die anfallende Lohnsteuer an das Finanzamt abzuführen. Dies ist jedoch keine Steuer, die von Ihrem Unternehmen aufgebracht werden muss: Die Lohnsteuer zahlt der Arbeitnehmer. Das Unternehmen übernimmt lediglich die Aufgabe, die anfallende Lohnsteuer direkt vom Gehalt des Mitarbeiters abzuziehen und an das Finanzamt zu überweisen. Eventuell kommen darüber hinaus weitere Steuern auf Sie zu beispielsweise die Grundsteuer, die anfällt, wenn Ihr Unternehmen ein eigenes Grundstück hat, oder weitere Steuern für betriebliche Aufwendungen wie z.b. Kfz- oder Versicherungssteuern. Auf derartige Steuern wird in diesem Leitfaden nicht weiter eingegangen, da diese zu sehr von der spezifischen Unternehmenssituation abhängig sind. Im Folgenden finden Sie eine Auflistung der wichtigsten Unternehmenssteuern inklusive aller wichtigen Fristen, die es bei deren Zahlung zu beachten gilt. 4
Kapitel 2: Die Einkommenssteuer Die Einkommensteuer ist eine Gemeinschaftssteuer, die auf das Einkommen aller natürlichen Personen erhoben wird. Wer? Unternehmen, die als Personengesellschaft organisiert sind (Einzelunternehmen, GbR, ohg, KG) unterliegen keiner spezifischen Ertragsbesteuerung. Jedoch sind die Inhaber oder Gesellschafter des Unternehmens verpflichtet, den Geschäftsertrag im Rahmen ihrer privaten Einkommensteuererklärung zu versteuern. Was? Der Einkommensteuer unterliegen die Gewinne aus der gewerblichen Tätigkeit. Als Gewinn bezeichnet man den Überschuss der Betriebseinnahmen über die Betriebsausgaben. Welche betrieblichen Ausgaben genau angerechnet werden können, ist ein komplexes Thema. Hier ist externe Hilfe beispielsweise durch den Steuerberater gefragt. zwischen 16% und dem Spitzensteuersatz von 45% liegt. Wann? Einkommensteuer wird im Voraus gezahlt, d.h. Sie müssen insgesamt vier Mal im Jahr eine Abschlagzahlung an das Finanzamt leisten. Die genauen Daten können Sie unserem Steuerkalender entnehmen. Die Höhe dieser Vorauszahlungen richtet sich nach dem voraussichtlich erzielten Einkommen. Bis zum 31. Mai (ab 2018 bis zum 31. Juli) des jeweiligen Folgejahres müssen Sie ihre Einkommensteuererklärung beim Finanzamt abgeben. Das Finanzamt errechnet dann Ihre tatsächliche Steuerschuld und erstattet Ihnen eventuell zu viel gezahlte Beträge zurück oder stellt eine Nachforderung, falls Ihre Vorauszahlungen zu niedrig waren. Wieviel? Zunächst einmal wird von dem zu versteuerndem Einkommen ein sogenannter Mindestfreibetrag abgezogen. Dieser beträgt derzeit 9.000,00 für Ledige und 18.000,00 für Verheiratete. Diese Beträge werden nicht besteuert. Das restliche Jahreseinkommen unterliegt einem Steuersatz, der je nach Höhe des Einkommens 5
Kapitel 3: Die Körperschaftssteuer Als Körperschaftsteuer (KSt) wird die Steuer auf das Einkommen von juristischen Personen bezeichnet. Wer? Körperschaftssteuer ist die Ertragsteuer für juristische Personen, im Unternehmensbereich also für Kapitalgesellschaften (GmbH, GmbH & Co. KG, AG). Was? Der Körperschaftssteuer unterliegen die Gewinne aus der gewerblichen Tätigkeit. Welche betrieblichen Ausgaben angerechnet werden können, ist ein schwieriges Feld. Hierzu ziehen Sie am besten Ihren Steuerberater zu Hilfe. Wieviel? Der Steuersatz liegt einheitlich bei 15%. Wann? Identisch zum Verfahren bei der Einkommensteuer, müssen für die Körperschaftssteuer vierteljährlich Vorauszahlungen geleistet werden. Bis Ende Mai des Folgejahres muss eine Steuererklärung für das Geschäftsjahr abgegeben werden. Die genauen Daten können Sie unserem Steuerkalender entnehmen. 6
Kapitel 4: Die Gewerbesteuer Die Gewerbesteuer ist eine ertragsabhängige Steuer, die Gewerbetreibende an ihre Gemeinde abführen müssen. Wer? Alle Gewerbetreibende aus Industrie, Handel, Handwerk, und Dienstleistungen sind gewerbesteuerpflichtig. Ausgenommen sind lediglich Freie Berufe sowie land- und forstwirtschaftliche Betriebe. entrichten. Die genauen Daten können Sie unserem Steuerkalender entnehmen. Eventuell zu viel gezahlte Beträge werden später wieder erstattet. Was? Die Gewerbesteuer ist eine kommunale Steuer, d.h. sie wird von der Stadt erhoben und nicht vom Finanzamt, welches die Bundes- und Landessteuern erhebt. Die Gewerbesteuer muss von allen gewerblichen Unternehmen gezahlt werden. Besteuert wird der sogenannte Gewerbeertrag, der sich aus dem Unternehmensgewinn errechnet. Wieviel? Die Höhe der Gewerbesteuer ist abhängig von der Steuermesszahl in Höhe von 3,5 % sowie vom jeweiligen lokalen Gewerbesteuerhebesatz, der von jeder Kommune selbständig festgelegt wird und dementsprechend unterschiedlich hoch ausfällt. Wann? Viermal pro Jahr müssen Gewerbebetriebe eine Gewerbesteuervorauszahlung 7
Kapitel 5: Die Umsatzsteuer Die Umsatzsteuer ist eine Verkehrsteuer, die auf alle Konsumausgaben anfällt. Bis auf wenige Ausnahmen wird auf jedes Produkt und jede Dienstleistung, die in Deutschland verkauft wird, Umsatzsteuer erhoben. Wer? Die Umsatzsteuer muss von allen Unternehmen gezahlt werden. Ausnahmen bestehen z.b. bei Ärzten oder Physiotherapeuten, ebenso bei allen Unternehmen, für die die Kleinunternehmerregelung nach 19 Umsatzsteuergesetz anwendbar ist. Was? Die Umsatzsteuer wird auf den gesamten privaten und öffentlichen Verbrauch erhoben. Beim Kauf einer Ware oder Dienstleistung ist also neben dem eigentlichen Preis, den der Verkäufer erhält, zusätzlich die Umsatzsteuer zu zahlen. An das Finanzamt abgeführt wird die Umsatzsteuer von demjenigen, der den Umsatz tätigt, d.h. vom Verkäufer. Unternehmen müssen also jedes Mal wenn sie einen Umsatz tätigen, auf den eigentlichen Verkaufspreis die Umsatzsteuer aufschlagen und diese anschließend an das Finanzamt abführen. Gleichzeitig kann das Unternehmen von dieser Steuerschuld die sogenannte Vorsteuer abziehen. Dabei handelt es sich um die Umsatzsteuer, die das Unternehmen selbst bereits entrichtet hat, beispielsweise beim Kauf von Produktionsgütern. Durch diese Regelung wird eine Mehrfachbesteuerung vermieden. Wieviel? Die Umsatzsteuer kennt zwei verschiedene Steuersätze: den allgemeinen Steuersatz von 19%. Dieser gilt für fast alle getätigten Umsätze. den ermäßigten Steuersatz von 7%. Dieser gilt für Lebensmittel (außer Getränke und Gaststättenumsätze), den Personennahverkehr, Bücher, Zeitungen und bestimmte Kunstgegenstände. Wann? In der Regel ist bis zum 10. des Folgemonats eine sogenannte Umsatzsteuervoranmeldung abzugeben, aus der die geleistete Vorsteuer sowie die einbehaltene Umsatzsteuer hervorgehen. Mit der Abgabe der Voranmeldung ist gleichzeitig die errechnete Steuerschuld zu bezahlen. Haben Sie mehr Vorsteuern gezahlt als Umsatzsteuer einbehalten, müssen Sie natürlich nichts zahlen, sondern bekommen vom Finanzamt eine Steuererstattung in entsprechender Höhe. 8
Bitte beachten Sie: Das Finanzamt ist dazu berechtigt, jederzeit und ohne vorherige Ankündigung einen Steuerprüfer zu Ihnen zu schicken, dem dann Einsicht in alle umsatzsteuerrelevanten Unterlagen gewährt werden muss. Gehen Sie daher stets besonders sorgfältig mit den Belegen über gezahlte Vorsteuer und einbehaltene Umsatzsteuer um. Unternehmen, deren gesamte abzuführende Umsatzsteuer im Vorjahr 6.136 nicht überstieg, können ihre Vorsteueranmeldung übrigens auch vierteljährlich abgeben. Zusätzlich zu den Voranmeldungen muss jedes Unternehmen eine Jahressteuererklärung bis spätestens zum 31.Mai des Folgejahres abgeben. Die darin errechnete Abschlusszahlung ist innerhalb eins Monats nach Abgabe der Erklärung an das Finanzamt zu leisten. Die Kleinunternehmerregelung Für Kleinunternehmer gibt es eine Befreiung von der Umsatzsteuer. Sofern die Umsätze eines Unternehmens im vorangegangenen Kalenderjahr den Betrag von 17.500 nicht überschritten haben und im laufenden Jahr voraussichtlich 50.000 nicht übersteigen werden, ist das Unternehmen von der Umsatzsteuer befreit. Das heißt aber auch, dass keine Vorsteuer geltend gemacht werden kann und bei getätigten Umsätzen keine Umsatzsteuer auf der Rechnung ausgewiesen werden darf. Der Vorsteuerabzug Die Vorsteuer ist die Umsatzsteuer, die ein Unternehmer einem Geschäftspartner im Rahmen seiner Leistungen in Rechnung stellt: Da nur der Endverbraucher mit der Umsatzsteuer belastet wird, kann sich der Geschäftspartner die gezahlte Umsatzsteuer als Vorsteuer vom Finanzamt erstatten lassen. Der Vorsteuerabzug ist analog zur Umsatzsteuer für alle umsatzsteuerpflichtigen Unternehmen möglich. Der Betrag also die ausgewiesene Umsatzsteuer wird jeweils bei Entrichtung der Umsatzsteuer gezahlt. 9
Kapitel 6: Die Lohnsteuer Die Lohnsteuer ist eine Vorauszahlung auf die Einkommensteuer. Sie wird als Quellensteuer auf Einkünfte aus nichtselbstständiger Arbeit erhoben. Wer? Die Lohnsteuer wird zwar durch den Arbeitnehmer gezahlt, der Arbeitgeber ist jedoch für die ordnungsgemäße Abführung zuständig. Für Unternehmen gilt: Sie müssen die Löhne anhand der Zeiterfassung und der Überstunden berechnen. Über die Abrechnung müssen sie eine sogenannte Entgeltbescheinigung ausstellen und dem Mitarbeiter aushändigen. Die Lohnsteuer muss über Elster online an das zuständige Betriebsstätten- Finanzamt gemeldet und bis zum 10. Tag des Folgemonats überwiesen werden. Wann? Die Zahlungsfristen der Lohnsteuer sind abhängig vom Zeitraum der Lohnzahlung (wöchentlich, monatlich o.ä.). Nach diesem Rhythmus muss die Überweisung der Lohnsteuer bis zum 10. Tag des Folgemonats getätigt werden. Was? Die Lohnsteuer ist eine besondere Erhebungsform der Einkommensteuer, die auf Einkünfte aus nichtselbständiger Arbeit angewendet wird. Wieviel? Die Höhe der Lohnsteuer ist abhängig von Arbeitslohn und Steuerklasse eines jeden Mitarbeiters. 10
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Kapitel 8: Der Steuerkalender Monat Tag Steuer Fälligkeit Januar 10 Umsatzsteuervoranmeldung Dezember oder IV. Kalenderquartal des Vorjahres Lohnsteueranmeldung Dezember oder IV. Kalenderquartal des Vorjahres oder Jahresanmeldung Februar 12 Umsatzsteuer- und Lohnsteuervoranmeldung für Januar 10.01. 10.01. 12.02. 15 Gewerbesteuervorauszahlung 15.02. März 12 Umsatzsteuer- und Lohnsteuervoranmeldung für Februar 12.03. Einkommensteuervorauszahlung I. Quartal 12.03. April 10 Umsatzsteuervoranmeldung März oder I. Kalenderquartal des laufenden Jahres Lohnsteueranmeldung März oder I. Kalenderquartal des laufenden Jahres Mai 11 Umsatzsteuer- und Lohnsteuervoranmeldung für April 10.04. 10.04. 11.05. 15 Gewerbesteuervorauszahlung 15.05. 31 Abgabe der Einkommensteuererklärung und Umsatzsteuerjahresanmeldung für das Vorjahr Gewerbesteuererklärung Juni 11 Umsatzsteuer- und Lohnsteuervoranmeldung für Mai 1 Monat nach Bekanntgabe der Bescheide Steuerfestsetzung durch Gemeinde 11.06. Einkommensteuervorauszahlung II. Quartal 11.06. Monat Tag Steuer Fälligkeit Juli 10 Umsatzsteuervoranmeldung Juni oder II. Kalenderquartal des laufenden Jahres Lohnsteueranmeldung Juni oder II. Kalenderquartal des laufenden Jahres 31 Abgabe der Einkommensteuererklärung und Umsatzsteuerjahresanmeldung für das Vorjahr August 10 Umsatzsteuer- und Lohnsteuervoranmeldung für Juli 10.07. 10.07. 1 Monat nach Bekanntgabe der Bescheide 10.08. 15 Gewerbesteuervorauszahlung 15.08. September 10 Umsatzsteuer- und Lohnsteuervoranmeldung für August 10.09. Einkommensteuervorauszahlung III. Quartal 10.09. Oktober 10 Umsatzsteuervoranmeldung September oder III. Kalenderquartal des laufenden Jahres Lohnsteueranmeldung September oder III. Kalenderquartal des laufenden Jahres November 12 Umsatzsteuer- und Lohnsteuervoranmeldung für Oktober 10.10. 10.10. 12.11. 15 Gewerbesteuervorauszahlung 15.11. Dezember 10 Umsatzsteuer- und Lohnsteuervoranmeldung für November 10.12. Einkommensteuervorauszahlung 10.12. Sondervorzahlung für Dauerfristverlängerungen bei Umsatzsteuervoranmeldungen 10.12. 12
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