TEILNAHMEBEDINGUNGEN FERIENMESSE BERN 2019 Version Mai 2018 BERNEXPO AG Mingerstrasse 6 Postfach CH-3000 Bern 22 Tel. +41 31 340 11 11 Fax +41 31 340 11 10 http://www.ferienmesse.ch, ferienmesse@bernexpo.ch
1. Termine für Ihre Planung (Änderungen vorbehalten) E-Mail-Versand für Online-Anmeldung Februar 2018 an Aussteller Empfangsbestätigung per E-Mail nach Eingang der Online- Anmeldung bei BERNEXPO AG Beginn der Halleneinteilung August 2018 bei BERNEXPO AG E-Mail-Versand der Standeinteilungen, technische Bestellungen im Online Service Center (OSC 1 ) Oktober 2018 an Aussteller Versand der Akontorechnung 2 Wochen nach Standbestätigung an Aussteller Fälligkeit der Akontorechnung 30 Tage ab Fakturadatum bei BERNEXPO AG Einsendeschluss technisches Dossier (Bestellung via OSC) Letzte Änderungen gedrucktes Ausstellerverzeichnis 30. November 2018 bei BERNEXPO AG 30. November 2018 bei BERNEXPO AG Versand Werbemittel ab November 2018 an Aussteller Detaillierte Auf- und Abbauinformationen (Verkehrskonzept) Dezember 2018 an Aussteller Versand Aussteller- und Parkkarten Dezember 2018 (nach Zahlungseingang der Akontorechnung) an Aussteller Aufbau 21. 23. Januar 2019 Ausstellung 24. 27. Januar 2019 Abbau 27. 28. Januar 2019 Schlussrechnung März 2019 an Aussteller Fälligkeit der Schlussrechnung 30 Tage ab Fakturadatum bei BERNEXPO AG 1 Online Service Center (OSC): www.osc.bernexpo.ch 2
2. Öffnungszeiten (Änderungen vorbehalten) Offizielle Öffnungszeiten der Veranstaltung: Donnerstag 24. Januar 2019 10.00 bis 18.00 Uhr Freitag 25. Januar 2019 10.00 bis 18.00 Uhr Samstag 26. Januar 2019 10.00 bis 18.00 Uhr Samstag 27. Januar 2019 10.00 bis 18.00 Uhr Für Aussteller: 1 Stunde vor resp. 1 Stunde nach den offiziellen Öffnungszeiten der Veranstaltung. 3. Veranstalter BERNEXPO AG Ferienmesse Bern Telefon +41 31 340 11 11 Mingerstrasse 6 Fax +41 31 340 11 10 Postfach E-Mail ferienmesse@bernexpo.ch 3000 Bern 22 Internet www.ferienmesse.ch 4. Geltungsbereich Die vorliegenden Teilnahmebedingungen gelten für die Teilnahme an der Ferienmesse Bern (hiernach Messe genannt) und ergänzen die jeweils gültigen Allgemeinen Teilnahmebedingungen der BERNEXPO AG. Ebenfalls massgebend sind die jeweils gültige Betriebsordnung der BERNEXPO AG und die jeweils gültigen Technischen Informationen über die Hallen. Des Weiteren sind die allgemein massgebenden gesetzlichen Vorschriften wie zum Beispiel die Verordnung über die Bekanntgabe von Preisen (PVB) zu beachten. 5. Vertragspartner Der angemeldete Hauptmieter ist der Vertragspartner der BERNEXPO AG. Eventuelle Kosten für zusätzliche, durch einen Mit-/Untermieter bestellte Ausstellerkarten, Parkkarten oder Ähnliches, werden dem der BERNEXPO AG gegenüber verbindlichen Hauptmieter in Rechnung gestellt. Es obliegt dem Hauptmieter, die Kosten dem Mit-/ Untermieter zu verrechnen. 6. Zugelassene Aussteller Als Aussteller sind alle Unternehmungen und Privatpersonen zugelassen, die einen Bezug zum Themengebiet haben. Es besteht kein Recht auf Zulassung. Zulassungsgesuche können ohne Begründung abgewiesen werden. 7. Tarife (Preisangaben zzgl. MwSt.) Die Mietpreise schliessen folgende generelle Leistungen ein: technischer Pikettdienst Informationsdienst Heizung tägliche Reinigung der allgemeinen Hallenflächen (nicht Standfläche!) allgemeiner Überwachungsdienst Werbung & PR 1 Austellerkarte pro 4 m 2 Standfläche (min. 2 / max. 20 Stück) 7.1 Standmiete in Hallen (Leere Standfläche ohne Infrastruktur) Artikel-Nummer Artikelbezeichnung Preis pro m 2 100045 Reihenstand (1 Front offen) CHF 260.00 100045 Eckstand (2 Fronten offen) CHF 330.00 100045 Kopfstand (3 Fronten offen), ab 12 m 2 möglich CHF 345.00 100045 Blockstand (4 Fronten offen), ab 25 m 2 möglich CHF 360.00 3
7.2 Standpakete Detailangaben gemäss Beiblatt Standpakete. Artikel-Nummer Artikelbezeichnung Preis Fläche 105000 Standpaket MODUL / Reihenstand (1 Front offen) CHF 5'050.00 12 m 2 105000 Standpaket MODUL / Reihenstand (1 Front offen) CHF 6'230.00 15 m 2 105000 Standpaket MODUL / Reihenstand (1 Front offen) CHF 7'310.00 18 m 2 105000 Standpaket MODUL / Reihenstand (1 Front offen) CHF 395.00 / m 2 ab 20 m 2 105010 Standpaket WELLNESS / Reihenstand (1 Front offen) CHF 5'910.00 12 m 2 105010 Standpaket WELLNESS / Reihenstand (1 Front offen) CHF 7'060.00 15 m 2 105010 Standpaket WELLNESS / Reihenstand (1 Front offen) CHF 463.00 / m 2 ab 18 m 2 105005 Standpaket ASIEN / Reihenstand (1 Front offen) CHF 5 910.00 12 m 2 105005 Standpaket ASIEN / Reihenstand (1 Front offen) CHF 7 060.00 15 m 2 105005 Standpaket ASIEN / Reihenstand (1 Front offen) CHF 463.00 / m 2 ab 18 m 2 105009 Standpaket EMOTION / Reihenstand (1 Front offen) CHF 4 750.00 8 m 2 105009 Standpaket EMOTION / Reihenstand (1 Front offen) CHF 7 050.00 12 m 2 Zuschlag auf Grundtarif bei Standpaketen mit mehreren offenen Fronten: 1 offene Front ohne Zuschlag 2 offene Fronten CHF 70.00 / m 2 3 offene Fronten CHF 85.00 / m 2 ab 12 m 2 möglich 4 offene Fronten CHF100.00 / m 2 ab 25 m 2 möglich 7.3 Frühbuchungsrabatt Der Frühbuchungsrabatt wird bei der Akontorechnung berücksichtig und nur gewährt, wenn die Anmeldung bis zum 30. Juni erfolgt. 7.4 Nebenkosten Folgende Leistungen kommen zur Standmiete in jedem Fall hinzu: Kommunikationspaket CHF 250.00 Unterhaltspauschale CHF 8.00 / m 2 Alle weiteren Zusatzleistungen wie Mobiliar, Steckdose, Reinigung, Parkplatzkarten, usw. sind fakultativ und können nach Versand der Standeinteilung im Online Service Center bestellt werden. 7.5 Verpflegungsstand Für alle Verpflegungsstände wird eine Umsatzabgabe von 17% erhoben. Die Vorauszahlung einer Minimalmiete von mindestens CHF 2 000.00 ist obligatorisch. Übertreffen die 17% des erzielten Umsatzes die CHF 2'000.00, wird die Differenz mit der Schlussrechnung belastet. Artikel-Nummer Artikelbezeichnung Pauschalpreis 102010 Verpflegungsstand Minimalmiete (pauschal) CHF 2 000.00 4
8. Rücktritt von der Anmeldung Bei einem Rücktritt von er Anmeldung treten folgende Annullationsbedingungen in Kraft. Erfolgt die Annullation bis drei Monate vor der Messe, werden 25% der gesamten Standmiete verrechnet, danach 100%. Allfällige bereits bestellte Zusatzleistungen sind ebenfalls vom Aussteller zu begleichen. Diese Bestimmungen gelten auch wenn ein Stand nach erfolgter Annullation wieder vermietet werden kann. Gemäss den jeweils gültigen Allgemeinen Teilnahmebedingungen. Bei Nichtteilnahme eines Mitausstellers bleiben in jedem Fall der volle Mitausstellerzuschlag sowie die angefallenen Nebenkosten geschuldet. 9. Ausstellerkarten Jeder Aussteller erhält pro 4 m 2 Standfläche eine Ausstellerkarte (min. 2 / max. 20 Stück), gültig für den Eintritt zur Veranstaltung jeweils bereits eine Stunde vor Messebeginn. Zusätzliche, kostenpflichtige Ausstellerausweise können in beschränktem Umfang bei der Veranstaltungsleitung über das Online Service Center bestellt werden. Die Karten werden nach Eingang der Zahlung, ca. drei Wochen vor der Messe, verschickt. Die Ausstellerkarten werden nur während der Veranstaltung benötigt. Artikel-Nummer Artikelbezeichnung Preis pro Stück 150010 Ausstellerkarten zusätzlich CHF 16.00 10. Eintrittskarten 10.1 Gästekarten für Besucher Es stehen gedruckte oder elektronische Gästekarten zur Abgabe an die Kundschaft zur Auswahl. Diese gewähren dem Besucher gratis Eintritt an die Messe. Die eingelösten Gästekarten werden nach der Messe dem Aussteller zum Preis von CHF 7.00 pro Karte verrechnet. Es werden jedoch maximal CHF 700.00 dafür verrechnet. Print: Der Besucher kann die Gästekarte direkt am Eingang abgeben, diese muss nicht an der Kasse umgetauscht werden. Die Gästekarte ist mit Adresseindruck. Die Ausstellerfirma erhält, wenn gewünscht, die eingelösten Gästekarten als Belege zurück. Wurden keine Gästekarten eingelöst, wird trotzdem eine Pauschale verrechnet. Bezug und Druck sowie 10 eingelöste Gästekarten sind in dieser einmaligen Bestellpauschale eingerechnet. Jeder Aussteller kann die benötigte Menge an Gästekarten mit den Login-Daten auf dem OSC individuell bestellen. Sämtliche Nachbestellungen, für welche ein pauschaler Administrationsbeitrag berechnet wird, müssen ebenfalls über das OSC gemacht werden. Online: Der Besucher kann den Promo-Code im online Ticketshop einlösen. Die Ausstellerfirma erhält die eingelösten Gästekarten im Excel als Beleg zurück. Diese Promo-Codes müssen nicht bestellt werden, da im November 2018 an alle Aussteller ein unbeschränkt verwendbarer Code versendet wird. Die eingelösten Codes werden wie eingangs beschrieben verrechnet. 10.2 Vergünstigungs-Gutscheine für Besucher Zur Abgabe an Kunden stellen wir den Ausstellern Vergünstigungs-Gutscheine zur Verfügung. Diese gewähren dem Besucher eine Reduktion von CHF 5.00 auf den Tageseintritt. Die Eintrittsvergünstigungen sind ausschliesslich für Tageseintrittskarten von CHF 15.00 (Erwachsene) gültig. Pro Billett kann nur eine Eintrittsvergünstigung angerechnet werden. Im Gegensatz zu den Gästekarten werden die eingelösten Eintrittsvergünstigungen den Austellern nach der Messe weder verrechnet noch zugestellt. Print: Der Besucher erhält mit Abgabe der Eintrittsvergünstigung an der Kasse eine Reduktion von CHF 5.00 auf die Tageseintrittskarte von CHF 15.00. Der Gutschein ist mit Adresseindruck. Pro Nachbestellung wird ein pauschaler Administrationsbeitrag berechnet. Die Gutscheine finden Sie in unserem Online Service Center. Für den Bezug und Druck wird ein einmaliger Administrationsaufwand verrechnet. 5
11. Kommunikationsgrundpaket Das Kommunikationsgrundpaket ist für den Hauptmieter sowie für alle Untermieter obligatorisch. Der Versand der Informationsunterlagen zum Kommunikationspaket an die Aussteller findet im Herbst 2018 statt. Artikel-Nummer Artikelbezeichnung Preis pro Eintrag 610970 Kommunikationspaket Hauptmieter CHF 250.00 610980 Kommunikationspaket Untermieter CHF 250.00 11.1 elektronisches Ausstellerverzeichnis: visit.ferienmesse.ch Das elektronische Ausstellerverzeichnis der Messe wird jeweils im Herbst des Durchführungsjahres aufgeschaltet. Alle bis zu diesem Zeitpunkt eingegangenen Anmeldungen werden dann aufgeschaltet. Alle später eingehenden Anmeldungen werden bis Messebeginn fortlaufend aufgeschaltet. Die Präsenz endet jeweils im Herbst des nächsten Durchführungsjahres. Ausgleichs- oder sonstige Ansprüche gegen die BERNEXPO AG können nicht geltend gemacht werden, falls der Teilnehmer den Einjahreszeitraum nicht ausschöpft. Alle Daten können innerhalb dieses Zeitraumes von den Ausstellern bzw. Mitausstellern jederzeit aktualisiert werden. 12. Ausstellerparkplätze Die Ausstellerparkplätze befinden sich im Parkhaus (Achtung: Einfahrtshöhe max. 2.10 m), mit direktem Zugang in die Messehallen. Die Parkkarte ist gültig vom 23. respektive 24. Januar 2019 um 07.00 Uhr bis am 27. Januar 2019 um 23.00 Uhr. Artikel-Nummer Artikel-Bezeichnung Preis 106094 Ausstellerparkplatz, 4 Tage CHF 120.00 106095 Ausstellerparkplatz, 5 Tage CHF 150.00 13. Unterhaltspauschale Die Unterhaltspauschale beinhaltet die allgemeine Benutzung der Hallen sowie den Abfallservice. Artikel-Nummer Artikel-Bezeichnung Preis pro m 2 400999 Unterhaltspauschale CHF 8.00 14. Verkaufsverhalten Aufdringliches oder aggressives Verkaufsverhalten ist untersagt. Insbesondere ist untersagt: Nachrufen und Ansprechen von Besuchern in den Gängen, Hineinziehen von Besuchern in den Stand, Aufdrängen von Getränken und Lebensmitteln zur Verkostung in den Gängen, Platzierung von Standmaterial (Tische, Stühle, Theken, Barhocker, etc.) ausserhalb der eigenen Standgrenzen, Ausübung von Druck auf Besucher zwecks Kaufabschluss. Bei Zuwiderhandlung kann die BERNEXPO AG von einem bereits schriftlich verwarnten Aussteller eine Konventionalstrafe von CHF 5'000.00 verlangen. 15. Warenanlieferungen Während der Veranstaltung: Täglich 1 Stunde vor Messebeginn. Die Lieferfahrzeuge müssen das Ausstellungsgelände ½ Stunde vor Messebeginn verlassen haben. 16. Schlussbestimmungen Die hier angegebenen Preise verstehen sich (falls nicht anders angegeben) ohne Mehrwertsteuer. Preisänderungen sind vorbehalten. Verbindlich ist die jeweils zum Zeitpunkt der Anmeldung gültige Fassung in deutscher Sprache. 6